2.

7 Instrumentos de Gestión

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS

1 1. PROCESO DE INGRESO DE FONDOS

2
El proceso de ingreso de fondos tiene por objeto identificar y registrar los dos
tipos de ingresos que tiene FOROSALUD.

- Recepción de Fondos no reembolsables con cargo a rendición y auditoria

(DONACIONES)
- Generación de Ingresos Propios (VENTAS Y APORTES DE SOCIOS)
- Rendición de fondos por encargos

1.1. Recepción de Fondos no Reembolsables

Provienen de Instituciones Cooperantes, que convienen con FOROSALUD la

ejecución de Programas y Proyectos de desarrollo social y mediante acuerdo
contractuales proveen recursos financieros a FOROSALUD con cargo a rendición y
auditoria.

El proceso se inicia con una solicitud de fondos a la entidad cooperante, indicando el

período, partidas presupuéstales, montos y signos monetarios.

Se deberá tomar en cuenta los formatos de cada entidad cooperante.

Al recepcionar los fondos FOROSALUD deberá emitir un “ RECIBO DE INGRESOS”, el original

será entregado a la entidad cooperante.

Al aprobarse un proyecto, FOROSALUD aperturará de preferencia una Cuenta

Corriente exclusiva para la recepción de los fondos y ejecución de gastos del
proyecto.

Formatos :
- Voucher
- Recibo de Ingresos

1.2. Generación de Ingresos Propios

Provienen de las prestaciones de servicios de asesorías y consultorías

especializadas, Capacitaciones entre otros y por el aporte de los socios.

Al recepcionar los fondos por ventas de servicios FOROSALUD deberá emitir el

“Comprobante de Pago” de acuerdo a los requisitos exigidos por la SUNAT.

Al recepcionar los fondos por aportes de Afiliados a FOROSALUD deberá emitir un

“Recibo de Ingresos”, el original será entregado al socio.
Formatos :
- Voucher
- Recibo de Ingresos
- Factura y/o Boleta de Venta

3 2. PROCESO DE EGRESOS DE FONDOS

4
El proceso de egreso de fondos tiene por objeto establecer los
procedimientos a seguir en la ejecución del gasto.

2.1. PROCESO DE ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS

El proceso de adquisición de bienes y servicios, tiene por objeto establecer el

procedimiento correcto para la adquisición de los bienes y servicios que demanda
FOROSALUD.

- Para las de compras de bienes y/o servicios que superen el monto de US $

500.00:

- Se deberá contar previamente de 3 cotizaciones de proveedores diferentes

para productos similares.

- La Secretaría Ejecutiva evaluará el cuadro comparativo de cotizaciones, se

aceptará la más ventajosa considerando factores como: precio, calidad, fecha
de entrega, garantía del proveedor. De no haberse elegido la cotización con
el precio más bajo, se anotará las razones por tal decisión.

- Se deberá de emitir la correspondiente orden de Compra.

- Ningún funcionario, ni empleado de FOROSALUD podrá recibir directamente

o a través de terceros, regalos, “comisiones” de parte de los proveedores.
Todo beneficio debe ser a favor de FOROSALUD.

- Para compras mayores a USD $ 5,000 se requerirá la aprobación del

Consejo Ejecutivo.

- Una vez recepcionado el bien o servicio, el encargado debe informar a la

gerencia o a la administración sobre las condiciones en que se está
recibiendo el bien o servicio, tales como, cantidad, calidad o fallas, para
proceder al pago y al pronto reclamo de ser el caso.

- De ser el caso se deberá llevar el control las entradas y salidas de los bienes
adquiridos, por ejemplo: Publicaciones, materiales de capacitación, etc.

Formatos :
- Voucher
- Cuadro Comparativo
- Orden de Compra.
- Solicitud de Pago
- Control entradas y salidas a Almacén

2.2. PROCESO Y CONTROL DE LOS ACTIVOS FIJOS

El proceso de control de activos fijos tiene por objeto disponer del inventario detallado
y valorizado de todos los activos fijos de FOROSALUD.

- Se debe mantener un inventario valorizado de los activos fijos y que estos

deben estar permanentemente actualizados.
 - El inventario deberá contener como mínimo la siguiente información:

- Código del Activo Fijo.

- Código de la entidad que financió la adquisición del bien.
- Fecha de Adquisición del bien.
- Descripción detallada y sus características
- Costo de Adquisición
- Condición o estado de conservación del bien
- Responsable, ubicación física

- Todos los equipos deberán estar identificados, numerados y debidamente

etiquetados. Se deberá indicar la fuente donante.

- Los bienes inventariados deberán ser cotejados con los registros contables.
Los posibles sobrantes o faltantes deberán ser investigados.

- El inventario debe constar en una Acta firmada por los responsables

encargados.

- Las tomas de Inventario físico de Activos Fijos deberá realizarse cada año.

Formatos :
-Inventario de Activo Fijos (Equipos, Muebles y Enseres)

2.3. PROCESO DE ENTREGAS A RENDIR CUENTA

El proceso de entregas a rendir cuenta tiene por objeto establecer las condiciones
y la asignación de un adecuado recurso financiero. Garantizar que las
rendiciones de cuentas se efectúen en forma oportuna y de acuerdo a los plazos
establecidos para sustentar el uso de los anticipos otorgados.

- Cada entrega de dinero “A rendir cuenta”, sea por movilidad, o compras de

bienes y/o servicios, deberá estar previamente autorizada con el Formato
Solicitud de Adelanto.

- Cuando se realice la liquidación del adelanto, se adjuntará la documentación

sustentatoria de dichos gastos en el Formato Rendición de Cuentas.

- El plazo para la presentación de rendiciones de gastos que demanden un

desembolsos a rendir cuenta es de un máximo de 3 días después de haber
ejecutado el gasto.

- No se entregará dinero con cargo a rendir cuenta si existiese un adelanto

pendiente de liquidación.

Formatos :
- Voucher
- Solicitud de Adelanto de gastos
- Rendición de Cuentas.

2.3. PROCESO DE VIAJES

El proceso para viajes en comisión de servicios tiene por objeto establecer las
condiciones de viaje del personal de FOROSALUD y la asignación de un adecuado y
oportuno recurso financiero. Garantizar que las rendiciones de cuentas se efectúen
en forma oportuna y de acuerdo a los plazos establecidos para sustentar el uso de los
anticipos otorgados.

- Para todo viaje se deberá presentar por escrito una solicitud de autorización
de viaje indicando el itinerario del viaje. Una vez que se apruebe la solicitud
 por el Secretario Ejecutivo, se podrá proceder a hacerse las reservaciones de
pasajes, hotel etc.

- Viático es una proporción diaria que incluye gastos de alojamiento,

alimentación, movilidad, impuestos de aeropuerto, llamadas telefónicas de
coordinación y otros relacionados, todo estos en base a las fechas de salida y
regreso de acuerdo al itinerario de viaje.

FOROSALUD proveerá el íntegro de los gastos estimados previo a cada

viaje. Los adelantos deben someterse a la aprobación de la dirección
ejecutiva y utilizando el formato Solicitud de Adelanto de Viaje.

- La factura de alojamiento deberá indicar claramente el nombre del viajero la

fecha de ingreso y la fecha de salida, sí como el tipo de habitación

- El monto de viático asignado por día no debe de exceder de las tarifas de

viáticos establecidas por la entidad que financia el proyecto.

- Las tarifas de viáticos deberán ser revisadas periódicamente

- Se debe convocar por lo menos a 3 agencias de viajes para que presenten

sus ofertas de servicios, podría ser una vez al año.

- No serán autorizados como viáticos, bebidas alcohólicas, tabaco, medicinas,

artículos de uso personal.

- Las comisiones de servicio que se efectúen dentro del medio urbano de

trabajo, utilizando las horas hábiles que impliquen el retorno del viajero en el
mismo día a su residencia habitual no generarán pagos de viáticos.

- Al término del viaje, se presentará una rendición de los gastos con los
formatos establecidos debidamente documentados con comprobantes de
pago (facturas, pasajes aéreos y/o terrestres, impuestos de aeropuerto,
bording pass, etc) y las declaraciones juradas y en un plazo no mayor a 3
días hábiles al termino del viaje.

- Al término del viaje se presentará un informe detallado de todas sus

actividades realizadas durante el viaje.

- Las personas que tengan liquidaciones e informes pendientes, no podrán

percibir viáticos para nuevos viajes en tanto no presenten las
correspondientes liquidaciones e informes

Formatos :
- Voucher
- Solicitud de Autorización de Viaje
- Solicitud de Adelanto de viaje
- Rendición de gastos de viaje.
- Declaración Jurada
- Informe de Viaje

2.4. PROCESO DE GASTOS DE CAJA CHICA (FONDOS FIJOS)

El proceso de manejo de Fondos de caja chica tiene por objeto normar el uso de los
fondos en efectivo menores.
Se justifica el uso de caja chica, para aquellos gastos que no ameriten el giro de un
cheque por ser de menor cuantía.

- Los gastos autorizados de caja chica son:

- Artículos de Limpieza
- Útiles de Oficina de menos cuantía
- Movilidad local
 - Refrigerios,
- Otros gastos imprevistos de menor cuantía

- La caja chica, no atenderá gastos de pago de sueldos, adelanto de sueldos,

adelanto de honorarios, prestamos al personal, entre otros.

- Debe delimitarse clara y expresamente las labores de custodia y manejo de

fondos de caja chica, con las de autorización de transacciones y las de
registro contable.

- Se deberá hacer arqueos periódicos de la caja chica. Un empleado

independiente al custodio de la caja chica, deberá efectuar los arqueos
periódicos y sorpresivos a dichos fondos

Formatos:
- Voucher
- Formato de Liquidación de Caja Chica
- Recibo de Egresos
- Declaración Jurada
- Formato de Arqueo de Caja Chica
-

2.5. PROCESO DE MANEJO DE FONDOS EN BANCOS

El proceso de manejo de Fondos en Bancos tiene por objeto normar el uso de los
fondos pagados con cargo a las cuentas corrientes que mantiene la institución en las
Entidades financieras, así como el control de los depósitos y otras operaciones
realizadas en el Sistema Financiero.

- Los fondos recibidos de Cooperación Internacional, de preferencia se

mantendrán en cuentas corrientes bancarias separadas de los fondos propios
y/o de otras fuentes de financiamiento.

- Los fondos de cada agencia cooperante deberán ser usados exclusivamente

para las actividades de cada proyecto y no podrán otorgarse, en calidad de
préstamo ni ponerse a disposición de otros proyectos ni de la Cuenta
Corriente de Ingresos Propios.

- Se deberán efectuar conciliaciones bancarias mensuales, a más tardar 7 días

después de finalizado el mes. Las conciliaciones bancarias deberán ser
revisadas por el personal diferente al que gira los cheques.

- Debe delimitarse clara y expresamente las labores de custodia y manejo de

fondos, con las de autorización de transacciones y las de registro contable.

- Debe de existir un control inmediato a la recepción de entradas de dinero, en

el caso de cheques recibidos deberán endosarse inmediatamente a y
depositarlos a más tardar al día siguiente laborable.

- Para las salidas de dinero deberá existir una autorización previa.

- Los cheques deberán ser firmados mancomunadamente y expedirse en forma

nominativa. No se aceptarán cheques al Portador.

- Se recomienda usar el Sello de “No Negociable” par pagos mayores a US $

1,000.00

Formatos:
- Voucher
- Conciliaciones bancarias
2.6. PROCESO DE ADMINISTRACION DE PERSONAL

El proceso de administración de personal tiene por objeto establecer los

procedimientos y políticas que deben ser aplicados para uniformizar criterios de
selección, contratación y cese del personal, asimismo normará la jornada de trabajo,
los pagos al personal, el plan de beneficios y evaluaciones dentro del marco de las
normas legales vigentes y límites presupuestales establecidos por los donantes.

- FOROSALUD es una entidad que brinda igualdad de oportunidad para la

contratación de personal, sin tener reparo de raza, color, sexo, religión, edad,
nacionalidad.

- El proceso de selección y evaluación del personal será dirigido por el

Secretario Ejecutivo o el funcionario que este designe. Se elaborará una ficha
de Selección de Personal.

- La contratación de personal, se dará por 2 modalidades:

- Contrato de Trabajo Laboral (Empleados)
- Contrato de Locación de Servicios (Independientes)

- Se llenará una FICHA DE PERSONAL, para el registro del personal,

seguimiento, evaluación. etc.

- Se aperturará un archivo personal por cada empleado o Consultor que debe

contener:
- Curriculum vitae
- Copia de documento de identidad
- Certificados u otros documentos sustentatorios, si fuese necesario.
- Acreditación de Tarifas
- Contratos con FOROSALUD
- Términos de Referencias
- Hojas de tiempo
- Licencias, vacaciones, permisos
- Vacaciones
- Capacitaciones,
- Resultados de evaluaciones
- Otros relacionados a la labor desempeñada en FOROSALUD

- FOROSALUD podrá dirigir solicitudes a los Centros de Instrucción Superior

con los que tenga convenios de trabajo, para la convocatoria de practicantes.

- Las vacaciones, permisos, inasistencias, subsidios, CTS, feriados etc. y otros

beneficios de los empleados que tienen relación laboral con FOROSALUD
estarán sujetos a las normas laborales vigentes.

- La jornada de trabajo será de lunes a viernes en el siguiente horario:

Hora de Ingreso: 9:30 hrs.
Refrigerio: 13:00 - 14:00 hrs.
Hola de Salida: 18:00 hrs.

- Se considera un margen de tolerancia de 10 minutos para la hora de ingreso

al centro de Trabajo.

- El personal firmará sus asistencias en hojas “control de asistencia” o “Hojas

de Tiempo”

- Los consultores deberán presentar un informe de actividades, como requisito

indispensable para el pago de sus honorarios. Este informe de actividades
deberá ser previamente revisado por el coordinador o responsable del
proyecto.
 Formatos:
- Ficha de Selección de personal
- Ficha de personal
- Términos de Referencia
- Hojas de tiempo
- Evaluaciones del Personal
- Hoja de Consultoría

2.7 MONITOREO DE GASTOS

El proceso de monitoreo de los gastos se realiza independientemente por proyectos,

desagregados por partidas presupuestarias

- De existir grandes saldos, se deberá explicar las causas y factores de las

variaciones y sugerir las medidas correctivas y regularizaciones.

- Permite analizar la gestión periódica de los proyectos por partidas

presupuestales.

- La ejecución presupuestal periódica permite corresponder los gastos

realizados con los logros obtenidos.

- Los períodos de gastos pueden ser mensuales, trimestrales, semestrales o

anuales.

- El Informe Financiero CONSOLIDADO de FOROSALUD deberá ser

presentado por el Encargado de Contabilidad dentro de la quincena del mes
siguiente al mes que se está reportando.

Formatos:
- Informe de Ejecución Presupuestal
- Informe Financiero CONSOLIDADO.

2.8 OTROS

- Este manual contiene los procedimientos y políticas administrativas y

financieras que deberán ser seguidas por FOROSALUD para el
cumplimiento de sus objetivos institucionales.

Pero, si las entidades donantes exigen procedimientos distintos a los

contenidos en este manual, se deberá tomar en cuenta los
procedimientos y formatos de dicha institución, a efectos de cumplir
con los contratos y/o convenios firmados.

- No se podrán hacer préstamos entre proyectos a cargo de FOROSALUD.

- Los cheques serán firmados de acuerdo a las necesidades de la Institución.

Se recomienda una vez por semana.
Para estos efectos, los coordinadores y/o responsables de los proyectos
enviarán a Contabilidad una relación de los pagos que se tienen que cubrir 3
días antes de la fecha programada para firmar los cheques.

- Se debe de tener en cuenta que todos los documentos, reportes, estudios,

manuales, libros etc. preparados por los empleados, consultores o
funcionarios de FOROSALUD son de propiedad de FOROSALUD.

Estos materiales no pueden ser publicados sin contar con la previa

autorización FOROSALUD, y en el caso de publicarse deben mostrar
claramente ser propiedad y producto del trabajo de FOROSALUD.
- En el caso de eventos de capacitación, seminarios, cursos y/o reuniones, el
coordinador del proyecto y/o responsable deberá elaborar un informe
narrativo el cual debe indicar: Los objetivos, el # de participantes, agenda de
la reunión, etc.

- El uso del teléfono con cargo a FOROSALUD debe ser restringido en

frecuencia y duración a llamadas necesarias de FOROSALUD. Debe de
haber un Control de llamadas.

- Se recomienda usar sellos de “PAGADO” en los comprobantes de pago

cancelados indicando la fuente de financiamiento y/o el número del proyecto
al que se esta cargando el gasto, para evitar la duplicidad de pagos.

- No se aceptarán comprobantes de pago que presentan borrones, ni

adulterados.

- No se aceptarán comprobantes de pago en las que figure como concepto del

gasto “consumo”, “compras varias”, “útiles de oficina”. Todo comprobante de
pago deberá especificar el detalle y cantidad de los productos servicios
adquiridos.

- Todos los comprobantes de pago deberán estar a nombre de FOROSALUD y

deben cumplir con los requisitos mínimos exigidos por la SUNAT.
RUC. 20507669850