GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR

GUÍA DE APRENDIZAJE

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENIZAJE

• Denominación del Programa de Formación: TEGNOLOGO EN GESTION ADMINISTRATIVA

• Código del Programa de Formación: 122115 Versión: 100
• Nombre del Proyecto: Diseñar un programa de capacitación para la ejecución de procedimientos
administrativos propios de la unidad administrativa en las diferentes empresas del sector.
• Fase del Proyecto: EJECUCION
• Actividad de Proyecto: Diseñar un programa de capacitación para la ejecución de procedimientos
administrativos propios de la unidad administrativa enlas diferentes empresas del sector.
• Competencia: Organizar la documentación teniendo en cuenta las normas legales y de la
organización.
• Resultados de Aprendizaje Alcanzar: Aplicar los principios archivísticos, las normas y técnicas; la
legislación vigente y la metodología para la organización de los documentos de archivo: clasificar,
ordenar y archivar, de acuerdo con las políticas institucionales.
• Duración de la Guía: 45 HORAS (30 PRESENCIALES ,5 DESESCOLARIZADAS Y 10 VIRTUALES)

2. PRESENTACION

 El oficio de archivista o archivero tuvo sus orígenes en la Antigua Roma, cuando el hombre
descubrió la necesidad de designar personas que se encargarán específicamente de conservar y
cuidar aquellos documentos que por su carácter probatorio resultaban de gran utilidad para los
poseedores. Luego; con el transcurrir de los tiempos, el avance de la ciencia y la tecnología, el
hombre ha encontrado en los archivos no sólo su carácter utilitarista, sino el asidero de su historia
y el fundamento de su desarrollo integral. Hoy recurren a los archivos el comerciante, el científico,
el investigador, el estudioso, el analista, el historiador, el planificador, el artista etc., con sendos
propósitos.
 Por lo anterior, la archivística o la archivonomia ha ido conquistando su carácter científico y ha
merecido la atención de muchas otras disciplinas que le han aportados sus avances para hacer de
ella un apoyo eficiente a la ciencia, la tecnología y el arte, la industria, la banca, el comercio y la
actividad particular.
 Precisamente, en las últimas décadas, el archivo se ha visto enriquecido con los aportes de la
informática y se ha nutrido de nuevos elementos que la vuelven mucho más eficiente. Sin
embargo, no hay que olvidar que al hombre le seguirá correspondiendo el quehacer intelectual y
la toma de decisiones vitales.
 El aprendiz debe tener agilidad de destreza operativa y una habilidad analítica para comprender y
acatar todas las acciones a realizar.

GFPI-F-019 V3
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3. FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 ACTIVIDADES DE REFLEXIÓN INICIAL:

A la siguiente pregunta realice una corta descripción de:

 ¿Cómo puede usted hacer parte de la memoria histórica del país?

Me pregunto:

 ¿Por qué considero que la normatividad archivística de Colombia es

importante para usted y para la organización en donde trabajara en el
futuro?

3.2 ACTIVIDADES DE IDENTIFICACIÓN DE CONOCIMIENTOS:

A. De acuerdo a la lectura “ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN”, desarrolle la actividad propuesta por

la instructora en equipos de trabajo.
•Lee e interprete la información presentada
•Determine la idea principal del texto con tres ideas secundarias
•Redacte 3 conclusiones del proceso realizado en el análisis de la información.

3.3 ACTIVIDADES DE APROPIACIÓN DEL CONOCIMIENTO (CONCEPTOS Y TEORIA)

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE N° 1 Actividades (didácticas activas)

A. Realice la lectura del libro “Curso Básico de
Administración de Archivos” Capítulos II Autor: Lilia
Salgado de Jaramillo y conteste:

 Profundice en diferentes bases de datos sobre

el origen de la gestión documental y redacte
media página.
 Enumere los objetivos del archivo
 De acuerdo a su finalidad, ¿Qué están
llamados a ser los archivos?
 Describa el concepto amplio y resumido de lo
que es el archivo.
 ¿Cuál es rector de la política archivística en
Colombia?
 investigue la Ley 80 de 1989 y defina cuales
son las funciones establecidas para el Archivo
General de la Nación.
AMBIENTE REQUERIDO: Tiempo invertido en el desarrollo de la actividad:
CONVENCIONAL Presencial Desescolarizada Virtual
6horas 1 horas 2 horas
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ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE N° 2 Actividades (didácticas activas)

Realice la Lectura de la Constitución Nacional de
los artículos Nos. 8, 15, 20, 23, 71, 72, 74, 86 de
la Constitución Nacional y responda:

 ¿Qué es Derecho de Petición?

 ¿Que debe contener un derecho Petición?
 ¿Cuál es el alcance del Derecho de Petición?
 ¿Cuáles son los tipos de peticiones que se
pueden formular?
 ¿Cuáles son los términos de que disponen las
autoridades para dar respuesta a los derechos
de petición?
 Busque un ejemplo de un Derecho de Petición
en la web y transcríbala.
 De respuesta a un derecho de petición de un
exfuncionario que solicitó certificar el tiempo de
experiencia y constancias de pago a la
seguridad social y parafiscales.
 Defina Tutela, tiempo de respuesta y ante
quien se impugna.
AMBIENTE REQUERIDO: Tiempo invertido en el desarrollo de la actividad:
CONVENCIONAL Presencial Desescolarizada Virtual
6 horas 1 horas 2 horas

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE N° 3 Actividades (didácticas activas)

Lea el Código de Ética del Archivista y elabore un
folleto representativo al ello y relaciónela con los
artículos anteriormente estudiados de la
Constitución Nacional.
AMBIENTE REQUERIDO: Tiempo invertido en el desarrollo de la actividad:
CONVENCIONAL Presencial Desescolarizada Virtual
6 horas 1 horas 2 horas

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE N° 4 Actividades (didácticas activas)

Consulte la ley 594 del 2000 y realice lo siguiente:

 Que es el Sistema Nacional de Archivos y

como se categorizan.
 ¿A qué Ministerio está adscrito el AGN?
 ¿Cuál es la obligación de los funcionarios
públicos cuando tienen a cargo los archivos y
de igual manera cual es la responsabilidad en
el momento en que se desvinculan de su
trabajo en la entidad?
 Dentro de las entidades públicas cual cargo
estipula la Ley General de Archivos debe ser el
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encargado del archivo de las entidades

públicas.
 Transcriba el artículo 22 de la Ley 594/2000 y
grafíquelo?
 Transcriba el artículo 23 de la Ley 594/2000 y
explíquelo.
 Transcriba el artículo 49 de la Ley 594/2000
 Transcriba el artículo que define el concepto de
inventario documental.
 Cuáles son los parámetros de acceso y
consulta de los archivos
 Mediante gráficos explique las diferentes
definiciones del artículo 3.
 En el artículo 34 de la Ley 594/2000, menciona
el artículo 8 de la Constitución Nacional, ¿por
qué cree que esta norma debe regular dicho
artículo? Explique con sus palabras (mínimo 10
renglones).
 En el artículo 17 de la Ley 594/2000, menciona
el artículo 15 de la Constitución Nacional, ¿por
qué cree que los funcionarios públicos deben
ser más rigurosos con la ética profesional. y
deben estar guiados por la moralidad de la
sociedad? Explique con sus palabras (mínimo
10 renglones).
 Construya con sus palabras qué es documento,
documento de archivo y soporte documental.
 ¿Cuáles son los tipos de documentos?
 ¿Qué es un documento autentico y cuáles son
sus características?
 ¿Qué es un documento anónimo?
 ¿Qué valor se le puede dar a un documento?
 ¿Cuál es el concepto de Gestión Documental
según la Ley 594/2000.
 ¿Cuáles son los aspectos para tener en cuenta
para elaborar un programa de gestión
documental según la Ley?
AMBIENTE REQUERIDO: Tiempo invertido en el desarrollo de la actividad:
CONVENCIONAL Presencial Desescolarizada Virtual
6 horas 1 horas 2 horas

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE N° 5 Actividades (didácticas activas)

Consulte el Decreto 2609/2012 y realice lo
siguiente:

 ¿Qué importancia tiene este Decreto para

Colombia?
 ¿Cuáles son los cambios que se visualizan de
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este Decreto con relación a la Ley 594/2000?

 Mediante un gráfico explique los artículos 1 al
8.
 En un cuadro explique cada proceso del
programa de gestión documental.
 ¿Qué es un metadato? y de un ejemplo.
 ¿Qué componentes esenciales debe tener el
sistema de gestión documental?
 ¿Por qué es un reto la gestión de documentos
electrónicos en las organizaciones?
 ¿Cuáles son las características de un
documento electrónico?
 Indague cuales son clases de documentos
electrónicos.
 ¿Cuál es la estructura lógica de un documento
electrónico de archivo?
 Consulte la Ley 527 de 1999 y escriba la
definición de firma digital y cuáles son su
característica.
Con sus palabras explique e infograma, que
aparece en el siguiente link:
http://www.archivogeneral.gov.co/infograf%C3%ADas

AMBIENTE REQUERIDO: Tiempo invertido en el desarrollo de la actividad:

CONVENCIONAL Presencial Desescolarizada Virtual
6 horas 1 horas 2horas
3.4 TRANSFERENCIA DEL CONOCIMIENTO

A. Elabore en papel craff una línea del tiempo sobre la normatividad existente para los archivos (leyes,
acuerdos, decretos, circulares, resoluciones y normas) posteriormente sociabilícelos a sus
compañeros.

B. Apartir de esta guía elabore un diccionario documental, con 200 palabras sobre terminología
archivística, el cual deberá ser entregado al final de la competencia para mostrar su evidencia de producto
de la guía correspondiente.

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Tome como referencia las técnica e instrumentos de evaluación citados en la guía de Desarrollo Curricular

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación
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Evidencias de Conocimiento :
Aplicación de Prueba
conocimiento.
Evidencias de Producto:
-Presentación de las diferentes
fichas técnicas de las herramientas
dispuestas para organizar los
documentos
Evidencias de Desempeño:
- Manejo de las diferentes
herramientas dispuestas para
organizar los documentos
5. GLOSARIO DE TERMINOS
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Utiliza cuidadosamente los Técnica: Investigación
útiles, papelería, elementos, Instrumento: Prueba escrita
de mobiliario y equipos requeridos
para la recepción y despacho
de documentos.
Despacho de documentos Técnica: Trabajo grupal
internos y externos; de acuerdo Instrumento: De ejecución
con el manual de operaciones
de los equipos requeridos para
el recibo y despacho de
documentos.
-Clasifica de manera cuidadosa
la documentación recibida.
-Radica de manera rigurosa los
documentos para la
organización, internos y
externos, aplicando el software,
las normas y la legislación
vigente.
-Control de documentos
recibidos, teniendo en cuenta
las normas de gestión de la
calidad y la tecnología
disponible.
-Utiliza responsablemente los
elementos de protección, de
acuerdo con las normas de
seguridad y salud ocupacional
durante el desempeño de sus
funciones.
- Aplica de manera cuidadosa la
comunicación empresarial y las Técnica: Trabajo grupal
estrategias de atención al Instrumento: Oral
cliente cara a cara y a través de
medios tecnológicos, de
acuerdo con la tecnología
disponible.
-Distribuye oportunamente las
copias de los documentos por
enviar de acuerdo con las
normas internas y la legislación
vigente.
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Archivo: Es la organización metódica y apropiada de los documentos para su manejo, , registro,

conservación, restauración, consulta y control.

Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora de los documentos donde se reúne la documentación
en trámite o sometida a continua utilización y consulta administrativa por el personal de las oficinas.

Archivo central: Agrupa los documentos transferidos por los diferentes archivos de gestión del organismo,
una vez finalizado su trámite y cuando su consulta no es constante.

Archivo histórico: Contiene documentación que una vez evaluada se considera de conservación
permanente. Ingresa la documentación preveniente del Archivo Central que a su vez la ha recibido del de
gestión.

Carpeta: Conjunto rígido formado por dos cubiertas de cartón unidas por un material flexible y que sirve
para la conservación, y que constituye la unidad de instalación.

Clasificación: Operación intelectual que consiste en el establecimiento de las categorías y grupos que
reflejan la estructura jerárquica del fondo.

Conservación: Conjunto de procedimientos y medidas destinadas a asegurar, por una parte, las posibles
alteraciones físicas en los documentos y, por otra, la restauración de éstos cuando la alteración se ha
producido.

Custodia: Responsabilidad jurídica que implica la correcta conservación de los fondos por parte de la
institución archivística.

Depósito: Conjunto de espacios destinados a la conservación de documentos.

Descripción: Fase del tratamiento archivístico destinada a la elaboración de los instrumentos de

información (catálogo) para facilitar el conocimiento y la consulta de los fondos documentales y colecciones
de los archivos.

Documento: Toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora
o en imagen, recogidas en cualquier soporte material, hasta en soportes informáticos.

Expediente: Unidad documental formada por un conjunto de documentos, generado orgánicamente y

funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto.

Fondo: Conjunto de documentos, de cualquier tipología o soporte, producido orgánicamente y/o reunido y
utilizado por una persona, una familia o un organismo, en el ejercicio de sus actividades y funciones.

Gestión administrativa: Conjunto de actuaciones regladas que realizan las unidades administrativas para
ejercer sus funciones y que pueden ser comunes y específicas.
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Registro: Instrumento de control, normalmente bajo forma de volumen que contiene la inscripción,
generalmente numerada en orden cronológico, de informaciones consideradas de suficiente interés.

6. REFERENTES BILBIOGRAFICOS

GESTION OCUMENTAL, Fundamentación conceptual, Universidad de la Salle, 2009

Índice: Conjunto de referencias ordenadas de encabezamientos onomásticos, toponímicos, cronológicos y
de conceptos contenidos tanto en los propios documentos como en instrumentos de referencia y
descripción.

Inventario: Relación más o menos detallada que describe todas las unidades de un fondo, siguiendo su
organización en series documentales.

Principio de procedencia: Principio fundamental de la teoría archivística que establece que los documentos
producidos por una institución u organismo no han de mezclarse con los otros.

Ley General de Archivos 594 de 2000, Archivo General de la Nación.

Servicios de Archivo, Archivo General de La Nación, Bogotá, 2003
Correspondencia Comercial. Ed. McGraw Hill.

WEB GRAFIA
Guía para la digitalización y microfilmación
https://www.uis.edu.co/intranet/calidad/documentos/gestion_documental/GUIAS/GGD.05.pdf
https://es.scribd.com/doc/30601247/MICROFILMACION-digitalizacion
7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) GRUPO GESTION INSTRUCTORES FORMACION

ADMINISTRATIVA TITULADA.

8. CONTROL DE CAMBIOS(diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del Cambio

Autor (es)