IMPORTANCIA DEL ARCHIVO

La importancia del archivo ha aumentado increíblemente, si se habla

de que iniciando el año 2004 al 2007 quizás; se puede deducir que
la mayoría de Empresas, organizaciones e instituciones
colombianas; el personal que utilizaban para administrar y organizar
la documentación y el archivo, era cualquier empleado muchas veces
lo imponían como un “castigo” por decir así, por su mala conducta o
simplemente porque su jefe lo ha dicho, lógicamente el método que
usaban estos empleados no era para nada el mejor puesto que no se
regían por alguna norma o procedimiento y lo hacían como ellos
creían aparentemente ser el mejor método haciendo que todo esto
trajera grandes consecuencias como un mal servicio al cliente en
cuanto la búsqueda de archivos, o por buscar algún documento y esto
podría causar conflictos internos.

Actualmente, podría decirse, que desde inicios del año 2011 o antes
el gobierno colombiano ha demostrado darle una gran importancia al
archivo y manejo de este mismo.
En toda organización ya sea pública o privada para la Organización
de su archivo deben legalmente tener personal especializado en el
manejo del mismo y este personal debe regirse por algunas leyes y
decretos que existen en Colombia y que hablan sobre la
Organización del archivo.

Como se sabe, el proceso de archivo cada vez es más importante en

una empresa o Institución, el individuo debe archivar por el método
apropiado para conseguir el archivo. Toda empresa tiende a
transformarse en una colección de papeles, anotaciones, fichas,
cuestionarios etc.

Ahora, en el material de apoyo que me brinda el SENA y usted

instructora, dice “que la importancia del archivo se puede comprender
a partir del valor que tiene para: la administración, la investigación, la
comunidad, el desarrollo económico, social, científico y tecnológico”,
pero, realmente son estos aspectos los que puedan clasificar la
importancia del archivo, es decir, falta alguno o sobra alguno mirando
el análisis de cada uno de ellos, primero como un punto importante
deduzco que el archivo es importante porque nos brinda el servicio
 Otro aspecto importante diría yo, son las nuevas tecnologías en el
archivo:
Archivo moderno
Actualmente el archivero moderno utiliza las tecnologías de la
información como medios para agilizar los procesos archivísticos. De
tal manera, que los documentos primarios de valor temporal y
permanente los organizan, describe, conserva y los pone al uso del
que hace el documento y al usuario externo.
Todos estos procedimientos, están estrechamente ligados a
los principios de la archivística los cuales rigen desde el siglo XIX.
Estos son: el de procedencia y el de respeto al orden original,
Son fundamentales para la práctica archivística, pues ellos –me
refiero a los principios permiten el mantenimiento de la unidad del
fondo de archivo, que no es otra cosa que el conjunto de la
documentación producida o recibida por personas físicas o jurídicas,
organismos e instituciones públicas o privadas en el libre ejercicio de
sus funciones y competencias.
El archivero moderno y tradicional organiza los documentos en el
soporte que se encuentren.
Con ello contribuye a la historia de los pueblos, perpetuando como
testimonio el devenir de las organizaciones y de los individuos, de tal
forma que la información contenida en los documentos esté al
servicio del Estado, los investigadores y los ciudadanos
Las redes: En el uso de estas nuevas tecnologías también es
necesario indispensable mencionar la comunicación rápida que
las redes permiten a los archiveros comunicarse con
sus proveedores y con sus usuarios.
· El Correo Electrónico: El correo electrónico ofrece la posibilidad de
intercambiar información de manera rápida y eficaz, pues permite el
envío de todo tipo de documentos. Es utilizado en los archivos como
medio de comunicación: Entre el archivero y los usuarios internos
para solicitud de documentación, coordinación entre el archivo
central y los archivos de gestión, comunicación de transferencias,
Entre el archivero y los usuarios externos para petición de
información. Entre el archivero y los proveedores.
Ahora veamos el archivo desde un punto de vista legal, En la
actualidad hay oportunidades reales para recurrir a servicios y
procesamiento de documentos y archivos por terceros que sean
estratégicos para generar ingresos, eliminar ineficacias, crear una
mejor experiencia para sus clientes y garantizar la seguridad de que
sus archivos estén en buenas condiciones y en un lugar seguro ya
que viéndolos desde el punto de vista legal estos documentos son
nuestras herramientas para poder asegurar nuestra empresa en
dado caso de complicaciones legales en un futuro. Esta
transformación de un mayor valor empresarial comienza con un socio
de eficacia probada que comprenda los desafíos de su compañía.