EXPO FERIA TECNOLÓGICA PARA LA INDUSTRIA AGRÍCOLA.

2017

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

INTEGRANTES
ANA SILVIA NAVAS
BRIGIT PERENGUEZ LUNA
JUAN DAVID VÉLEZ

CENTRO DE BIOTECNOLOGÍA INDUSTRIAL SENA

TECNÓLOGO EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA
PALMIRA VALLE
2017
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2017

FERIA DE EXPOSICIÓN TECNOLÓGICA PARA LA INDUSTRIA AGRÍCOLA

INSTRUCTOR
EDWIN MANUEL REYES

EVENTO TECNOLÓGICO INTERNACIONAL

CENTRO DE BIOTECNOLOGÍA INDUSTRIAL SENA

TECNÓLOGO EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA
PALMIRA VALLE
2017
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INTRODUCCIÓN

En la realización de un evento es necesario la colaboración en todos los aspectos

de todos los implicados en el. La planificación, organización, ejecución y
evaluación de un evento o exposición se determinada como un objetivo a
alcanzar; así, el éxito depende del conocimiento que se tenga de las diferentes
técnicas o de la combinación de sus elementos.

EL EVENTO

La realización de eventos ha constituido una industria en la que se invierte mucho

dinero; por ello, antes de tomar cualquier decisión sobre la ejecución de un evento
deben considerarse:

¿Es el evento el medio o recurso más apropiado para alcanzar los objetivos
propuestos, o existe una forma más adecuada?

Si el evento es el medio más adecuado, ¿Qué tipo de evento debe considerarse?

En el desarrollo de actividades para la realización de un evento hay que

considerar los siguientes puntos:

El objetivo principal, número de participantes, lugar a realizarse, la duración, entre

otros y las acciones del proceso que condicionarán el tipo de evento a realizar.

TIPOS DE EVENTOS

Seminarios, simposios, reuniones técnicas, conferencias o congresos, etc., los

cuales ofrecen a los destinatarios un marco social, cultural, educativo o de
entretenimiento, que en algunos casos pueden convertirse en un procedimiento
para suscitar cambios en los individuos o en las instituciones.

IDEA PRINCIPAL

Es importante tomar en cuenta, al realizar un evento, la estrategia de

comunicación de la empresa y voceros; esto con el fin de dirigir mensajes claves
articulados los cuales ejercerán una valiosa contribución al éxito de éste, entre la
empresa y sus audiencias objetivo al direccionar los esfuerzos de comunicación a
la meta específica del evento.

Por ello las actividades a proponer deben ir siempre en línea con la estrategia de
comunicación del cliente, con objetivos claros de lo que se quiere lograr, ya que de
esto surgirán los conceptos promocionales, que, aplicados y utilizados
acertadamente, establecerán actividades que ayuden a crear momento.

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De ahí la importancia que los organizadores conozcan a profundidad a la empresa

o institución, para fundamentar la justificación de realizarlo y llevar a cabo las
actividades adecuadas que generen el momento mencionado.

OBJETIVOS

Por grande o pequeño que sea un evento, todos tienen una razón, motivo, causa o
justificación por la cual se celebran. La carencia de un objetivo, como en cualquier
acción humana, sería equivalente a un barco sin destino o ruta que navegar.

Es así que, existen dos grupos de objetivos- los generales y los específicos.

Los objetivos generales se pueden clasificar en seis tipos a tomar en cuenta a la

hora de realizar la propuesta conceptual:

Educativo: mantiene los requerimientos profesionales o políticas de las

asociaciones o empresas, mediante la reunión de un programa de actualización
y/o capacitación continua.

Informativo: mantiene a través de la reunión, una continua comunicación

actualizada de técnicas, conceptos, procesos, desarrollos, productos y servicios
que afecten en forma general o particular la profesión o el trabajo del individuo y
de los intereses de la asociación o empresa.

Motivacional: mantiene mediante la reunión un estado mental positivo hacia la

empresa o asociación por parte de los trabajadores, ejecutivos o asociados.
También, permite reconocer con estímulos las acciones sobresalientes de los
individuos cuya labor ha contribuido al bienestar de la empresa o asociación.

Social: mantiene vínculos entre personas con el fin de fomentar las relaciones
humanas, dentro de un contexto socio histórico específico en el cual existe un
proceso de intercambio que requiere ciertos medios de transmisión, dotados de
recursos y habilidades de diversos tipos.

Cultural: mantiene una percepción descriptiva del conjunto de valores,

conocimientos científicos y literarios, creencias, costumbres, convenciones,
hábitos y prácticas características dentro de un contexto social, religioso e
intelectual.

Posicionamiento de Marca - Venta: mantiene a un grupo determinado de

personas en un espacio justo y preciso con una única propuesta de venta que
tiene por objeto identificar de forma visual o verbal a la empresa diferenciándola
de las demás.

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La fijación de objetivos específicos debe ser clara y definitiva; a su vez, los

objetivos dan su razón de ser al evento, pues establecen los lineamientos y
parámetros que regirán las acciones a seguir.

Es importante identificar la audiencia para dirigir eficazmente los mensajes que se

desean comunicar de la empresa.

 Informar a la audiencia de nuevos productos y tecnologías

 Reforzar la imagen de la empresa y sus productos o servicios
 Incrementar el posicionamiento de la marca en la mente y corazón de las
audiencias objetivo.

RECURSOS BÁSICOS

Una vez estructurado el programa se pensará en lo necesario para su realización,

identificando los recursos básicos para el logro exitoso del evento:

Económicos.

Es el presupuesto en que se incurrirá, tener bien definido éste, es básico para que
un evento funcione, es conveniente señalar que se deben considerar costos de
pre y post venta, y no concentrarse únicamente en actividades propias del evento.
Lo más recomendable es definir los gastos por semana y establecer de dónde se
obtendrán los recursos.

Humanos

Se deberán considerar el número necesario de personas y definir las funciones de

cada persona de acuerdo a su experiencia, responsabilidad y autoridad, ponerlas
por escrito, establecer un organigrama y los responsables a quienes deben
reportar, con el objeto de lograr la excelencia en el evento.

Técnicos

Se incluyen todos aquellos materiales y equipos que se requieren como impresos,

papelería, gafetes, reconocimientos, diplomas, obsequios, carpetas de
información, etc., para lograr la mayor efectividad posible en la realización de cada
una de las actividades.

Instalaciones

Es el lugar en dónde se va a realizar el evento: espacios abiertos o cerrados y

servicios con los que se cuenten.

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FACTORES DE ÉXITO

Existen algunos factores de éxito que son críticos a tomar en cuenta para la
organización del evento. Se sugiere poner especial énfasis en ellos ya que
aumentarán de manera considerable las posibilidades de éxito del evento.

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GENERALIDADES

Hoy en día el éxito de las grandes empresas radica en la capacidad de adaptarse

al cambio y enfrentarse a los retos tecnológicos que se han generando debido a la
globalización.

La implementación de la tecnología en la industria agrícola contribuye con la

optimización de procesos, acortando tiempo y brindando productos de excelente
calidad a menor costo. Logrando el cubrimiento de más mercados a nivel mundial.

Palmira como la capital agrícola de Colombia requiere de la tecnificación de cada

uno de los procesos que llevan a cabo los agricultores, desde la consecución y
selección de semilla, pasando por la adecuación del terrero, arado, diseminación,
cultivo, recolección de productos y distribución de los mismos.

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ACTIVIDAD

NOMBRE DE EVENTO
Expo feria tecnológica para la industria agrícola.

TIPO DE EVENTO
Feria exposición y exhibición de maquinaria agro-industria tecnológica.

TEMÁTICA
Implementación de avances tecnológicos en la industria agrícola.

JORNADA
Media jornada en la tarde, de 1:00 pm a 6:00 pm.

EXPOSITORES
Instructores SENA expertos en el tema.

LOGÍSTICA
Se llevaran a cabo todos los pasos necesarios para la realización del evento
desde la localización del sitio, publicidad, búsqueda de participantes y
patrocinadores, desplazamiento, acondicionado, rutas de evacuación, aviso a los
bomberos, capacidad, telemetría, etc.

FECHA
El evento se realizara el miércoles 24 de mayo de 2017.

PRESUPUESTO
Al evento asistirán un estimado de mil (1.000) personas, a las cuales se les
brindara un refrigerio estimado en mil pesos (1.000) cada uno, aparte se les
entregara un recordatorio (LIBRETA CATALOGO CON MAQUINARIA AGRÍCOLA
TECNIFICADA) valor dos mil pesos (2.000) cada una, los tres (3) expositores
contaran con un bono para viáticos de cuarenta mil pesos cada uno 40.000 para
cada uno; aparte de eso se cuenta con un millón (1.000.000) mil pesos para lo que
haga falta. El presupuesto en total es de un millón (4.120.000) de pesos.

PARTICIPANTES
Agricultores de la ciudad y sus alrededores.