Cartera de Crédito

Para poner en funcionamiento las operaciones de créditos y cobros en la empresa, se

requiere implementar un sistema operativo de métodos y procedimientos dentro de la
estructura orgánica de la empresa. Este funcionamiento deberá tener el interés
mayoritario de quienes dirigen la organización y sobre todo, del responsable de la
gestión de Créditos y Cobros ya que la administración del crédito y del cobro se ha
elevado a la categoría de un profesional con sus responsabilidades y ética propia, dando
una imagen de modernización, importancia y alta performance dentro de la empresa.

UNIDAD ORGANICA OPERATIVA

Desde el punto de vista orgánico el proceso del crédito es anterior al de la cobranza,

pero por el conjunto de operaciones estas funciones son complementarias y
entrelazadas por un proceso integral que permite unirlas a una sola función; de allí
nace que para operaciones homogéneas debe existir una sola unidad operativa.
(Principio Orgánico).

Por tal razón la conjunción de ambas actividades en un solo grupo operativo resulta
recomendable manejarlas, es decir dirigir el crédito y la cobranza bajo la
responsabilidad de una sola persona y con una estructura orgánica ya definida desde el
inicio de las actividades.

Por considerar al riesgo un factor inherente al crédito se da el caso de empresas que

han decidido implementar un sistema de crédito como una alternativa al incremento
de las ventas, pero el cobro la realiza otra empresa especializada, decisión que se
interpreta como la de exigir mayor responsabilidad al que desarrolla dicha función;
pero en todo caso el cobro sigue siendo complementario aun cuando las realiza otra
organización que no sea la empresa.

Según la importancia de la actividad, el encargado de ejecutar las funciones de créditos

y cobros, ocupa una posición clave en la empresa, pues es cada vez mayor la
responsabilidad que tiene tanto para ayudar a incrementar las ventas como para
permitir la recuperación del capital a través de un cobro efectivo.

DISEÑO DE LA ACCIÓN ESTRUCTURAL DE LA CARTERA DE

CREDITO

Independientemente al tamaño de la estructura orgánica de la empresa sea esta

mayorista, minorista, distribuidora representante; las primeras acciones que tendrá
que realizar el responsable o encargado, será la de implementar un plan de trabajo
determinando las siguientes acciones generales:
 1. Establecer políticas generales sobre la coordinación del manejo operativo
del crédito y la cobranza.
2. Diseñar un sistema que sea apropiado a las necesidades de la empresa aun
cuando esta no tenga la estructura necesaria.
3. Confeccionar e imprimir formularios, apropiados a las actividades que
piensa desarrollar la empresa para la supervisión y el Control.
4. Solicitar el personal que se considere necesario para la operatividad y poner
en marcha el sistema.
5. Establecer la interconexión con las demás áreas principales y secundarias
con que cuenta la empresa, tales como Ventas, Almacenes, Contabilidad, Registros,
Caja, Finanzas etc.
Dentro del criterio administrativo, el crédito y la cobranza deben producir ganancias o
beneficios porque permite la interrelación de dos funciones complementarias como son
incrementar las ventas y garantizar las utilidades futuras mediante la recuperación de la
inversión.

Pero toda función que se complemente en una organización tendrá que tener objetivos que
provengan de la finalidad o naturaleza por los cuales puedan materializarse los objetivos.

FUNCIONES ESPECIFICAS
Las funciones específicas más comunes la cartera de Crédito son :

a) Otorgamiento de los Créditos: Otorgar créditos a los clientes que deseen comprar
mediante esta modalidad, en las condiciones que están establecidas por la empresa,
teniendo en cuenta el análisis del mismo a través de la información recopilada, tratando en
lo posible de sujetarse al reglamento existente.

b) Estudio de los Estado Financieros e Información anexa: Es recomendable proveerse de

información económico financiera del cliente para tener una mejor posición en la decisión
de otorgar el crédito. Para personas jurídicas es indispensable analizar los estados
financieros, lo que nos permitirá considerarlo como un buen crédito o en caso extremo,
desaprobarlo.

c) Gestión Efectiva de la Cobranza: Las gestiones de cobranza, se deberán realizar con los
clientes que se muestren un tanto difíciles en sus pagos, se debe tener en cuenta el motivo
de dicho atraso y el Jefe de créditos deberá considerar las medidas que se tomarán en caso
de continuar el atraso (negociación).
d) Informes a Gerencia: Deberá presentar informes a Gerencia General, referentes a los
créditos solicitados, los montos, si fueron aprobados o desaprobados, así como el número
de clientes que los solicitarán, complementando este, con el informe que deberá pasar cada
fin de mes de las cuentas en movimiento, que se tienen en cartera en la sección cobranzas,
y el análisis de estas en cuanto al atraso.

e) Control de Personal a su Cargo: Como Jefe del departamento de Créditos y Cobranzas,

está en la obligación de supervisar al personal a cargo, haciendo cumplir las normas y
reglamentos establecidos por la empresa sobre el particular.

f) Determinación de Malas Deudas: En todo negocio, el riesgo de otorgar créditos a

ocasionado el nacimiento de malas deudas (Cartera Pesada) que escapan a cualquier
control interno e implementado, y es responsabilidad del Jefe de Créditos y Cobranzas de
acuerdo a su criterio y experiencia, fijar aquellos clientes a los cuales es inútil ejercitar
acción alguna de cobranzas por considerarlos malos deudores.

g) Arqueos de Documentos: Uno de los fundamentos del control interno dentro del
departamento de Cobranzas, es el de practicar arqueos de documentos, que nos permitan
establecer la exactitud de las cifras de las cuentas de cada cliente, con las tarjetas de
cuentas corrientes que son llevadas en el departamento de Contabilidad.
 INICIO 01/05/17 TERMINACION 31/05/17
PROGRAMA GENERAL DE TRABAJO
SUSPENSION CANCELACIÓN

ÁREA EVALUAR: CARTERA DE CREDITO REINICIO TERMINACIÓN

RESPONSABLE CLAVE
´´

R MES: MAYO
. L M M J V S L M M J V S L M M J V S L M M
N° ACTIVIDAD T
E
.
1 T
PLANEACIÓN
E
Elaborar diagnostico preliminar del área de estudio para determinar la propuesta técnica, T.
1.1 programa de trabajo general y programa de trabajo específico. R.
T.
2 INSTRUMENTACIÓN E.
Realizar las reuniones de trabajo para socializar y establecer con el equipo de auditores las
fuentes de información, técnicas de recolección y análisis de información, papeles de T.
2.1 trabajo, evidencias, y forma de supervisión de los trabajos de los trabajos del equipo de R.
auditores comisionados
T.
3 EXAMEN E.
Realizar el examen aplicando el procedimiento establecido y las preguntas para determinar T.
3.1 el diagnóstico del área de estudio. R.
INFORME T.
4
E.
Elaborar el informe del diagnóstico considerando la información que arrojo el examen y que T.
4.1 se encuentra sustentado en los papeles de trabajo y las evidencias que se recolectaron. R.

ELABORÓ: REVISÓ: AUTORIZÓ:

 INICIO TERMINACIÓN
PROGRAMA DE TRABAJO ESPECÍFICO

ÁREA EVALUAR: CARTERA DE CREDITO SUSPENCIÓN - CANCELACIÓN -

Responsable: Eduardo Luis Álvarez Espinoza

MES
R. TIEMPO
N ACTIVIDAD
E. T.E/T.R S2
S1
Analizar y evaluar si las políticas para el otorgamiento de T.E
1 crédito son las adecuadas.
T.R
Revisar y verificar que los créditos hayan sido otorgados de T.E
2 acuerdo a las políticas establecidas por la empresa
T.R
Examinar y evaluar las gestiones de cobranza T.E
3
T.R
Supervisar que el personal este cumpliendo con las normas del T.E
4 depto. De crédito y cobranza
T.R
Verificar si el personal está capacitado para realizar dichas T.E
5 operaciones en su puesto.
T.R
6 Recopilar la información relacionada con el cliente y las T.E
evidencias de crédito otorgado
T.R

ELABORÓ: REVISÓ: AUTORIZÓ:

 ÁREA AUDITADA:
PROPUESTA CARTERA DE
CREDITO FECHA DE INICIO:
TÉCNICA RESPONSABLE: Eduardo
Luis Álvarez Espinoza
13/03/17

NATURALEZA Auditoría Administrativa Funcional.

ALCANCE Departamento de Crédito y Cobranza

El departamento de Crédito y Cobranza fue auditado por externos en el año 2014, en el cual se
ANTECEDENTES
presentaron algunas inconsistencias
Revisar y evaluar el área detectar las causas que provocan todas las inconsistencias
OBJETIVOS
presentadas, para posteriormente poder presentar propuestas de mejora.
Involucrar al mejor grupo de auditores con un extenso conocimiento en el ámbito para crear una
revisión bajo observación directa, con estricto cuidado y atención ante cualquier detalle que pueda
ESTRATEGIA
ser de suma importancia, apegándose de manera inherente al programa de trabajo establecido,
cumpliendo en tiempo y forma.
Se denotan inconsistencias en la recuperación de los créditos otorgados, por lo que es necesario
realizar de nuevo un examen para recabar información actual de los hechos con el fin de enfrentar
JUSTIFICACIÓN
los problemas para ayudar a la organización a mejorar su Departamento de Crédito y Cobranza y
hacerlo más eficaz y eficiente.
ACCIONES Observación directa, investigación documental, y cédulas.

RECURSOS Recursos humanos y materiales.

COSTO
Determinar la causa que originan el problema, e implementar medidas preventivas y correctivas
RESULTADOS
para su solución.
INFORMACIÓN
Información procedente del Área de Finanzas
COMPLEMENTARIA
 FECHA
CÉDULA DE NUMERO DE
1 DE:
ANÁLISIS HOJA
DOCUMENTAL RESPONSABLE E.L.A. E
FUNCIÓN
ÁREA: CARTERA DE CREDITO

RESULTADOS DE
DOCUMENTO
ANÁLISIS
 El documento analizado es el No se cuenta con las
manual de políticas para el políticas de manera visible
para el departamento de
otorgamiento de créditos, y las
crédito y cobranza.
gestiones de cobranza
establecidas por la organización,
Se encontró que
el cual es responsabilidad del
efectivamente existe un
departamento de Finanzas manual de políticas para
realizarlo y tenerlo visible. ambas funciones: Crédito y
Cobranza, más las políticas
de crédito no especifican
cuales son los requisitos que
se necesitan para que lo
clientes accedan a los
créditos.
PROPUESTA
Replantear de manera correcta y
especifica ambos manuales de
políticas tanto Crédito como
Cobranza, y que estas se apeguen a
lo que expresa una de otra.
Que el mismo Departamento de
crédito y cobranza tenga la
comunicación necesaria con los
departamentos de: Contabilidad,
Ventas, y sobre todo Finanzas.
Que este último aspecto sea
cumplido, tal como lo expresan las
Políticas generales de la
organización.

En tanto al procedimiento de
cobranza; es más detallado,
pero al no tener las políticas
de crédito bien
estructuradas, se muestra
imposible que la gestión de
cobranza pueda ser exitosa

OBSERVACIONES:

ELABORÓ: AUTORIZÓ:
 CÉDULA PARA LA FECHA
DETECCIÓN Y PÁGINA 1 DE
REGISTROS DE SUSTITUYE
HALLAZGOS Y PÁGINA DE
EVIDENCIAS FECHA
ÁREA EVALUADA: ETAPA O ELEMENTO:
CARTERA DE CREDITO Políticas de crédito y
cobranza

ASPECTOS ASPECTOS A
NUM. HALLAZGO EVIDENCIA
SÓLIDOS MEJORAR

Si se cuenta con un Se levantó un acta La carencia de Replantear de

manual de políticas administrativa para estos aspectos manera correcta y
para el cada documento afecta al especifica ambos
otorgamiento de en el cual se hace desempeño de los manuales de
crédito, pero no se mención a las trabajadores ya políticas tanto
encuentra fallas que se que no existe Crédito como
especificado y encuentran en sinergia entre ellos, Cobranza, y que
detallado en tanto tales documentos. incluso entre el estas se apeguen a
1
a los requisitos resto de las áreas, lo que expresa una
requeridos para y esto ocasiona de otra.
que los clientes que los
puedan acceder al trabajadores se
préstamo. desempeñen sin
un margen de
referencia.

OBSERVACIONES:

ELABORÓ: AUTORIZÓ:
 CÉDULA PARA LA FECHA
DETECCIÓN Y PÁGINA 1 DE
REGISTROS DE SUSTITUYE
HALLAZGOS Y PÁGINA DE
EVIDENCIAS FECHA
ÁREA EVLUADA: ETAPA O ELEMENTO:
CARTERA DE CREDITO Políticas de crédito y
cobranza

ASPECTOS ASPECTOS A
NUM. HALLAZGO EVIDENCIA
SÓLIDOS MEJORAR

Se solicitó el
Los encargados del manual a los La falta de Actualizar el
departamento de empleados, el contar con los manual de políticas
cual llevo ambos cada 6 meses y
crédito y cobranza no
tiempo manuales a la tener un respaldo
contaban con el conseguir y el mano, ha en computadora,
manual de políticas de mismo se llegado a memoria USB, y
las respectivas encontraba causar que el por supuesto tener
funciones de crédito y físicamente en personal actué los ejemplares que
cobranza a la mano. malas en muchas sean necesarios
2 condiciones. ocasiones de para que no haga
Además la forma falta bajo ninguna
primera y arbitraria. circunstancia ni en
última ningún momento.
actualización
de dicho
manual fue
hace 10 años.

OBSERVACIONES:

ELABORÓ: AUTORIZÓ:
 FECHA
CÉDULA PARA EL PÁGINA DE
REGISTRO DE SUSTITUYE - -
ASPECTOS PÁGINA - DE -
RELEVANTES FECHA - -
ÁREA EVLUADA: ETAPA O ELEMENTO:
CARTERA DE CREDITO Manual de políticas

DOCUMENTO RESULTADOS DEL ANÁLISIS PROPUESTA

En base a la Por la carencia de lineamientos y Recrear e implementar

evaluación se detectó objetivos, es difícil que todos los documentos en los que
que no se cuenta con empleados se dirijan hacia el se plasmen los planes
un documento mismo camino, por lo que se y objetivos, en los que
actualizado y visible presentan incoherencias en sus resaltan: manual de
sobre las políticas de acciones y funciones. políticas de crédito y
crédito y cobranza. cobranza.

Con la finalidad de que

cada uno de ellos esté
al alcance de todos los
trabajadores.

OBSERVACIONES:

ELABORÓ: AUTORIZÓ:
 FECHA
CÉDULA PARA LA PÁGINA DE
CAPTACIÓN Y
SUSTITUYE
TRATAMIENTO DE
CAUSAS Y EFECTOS PÁGINA DE
FECHA
ETAPA O
ÁREA EVLUADA: ELEMENTO:
CARTERA DE CREDITO Manual de políticas
.

DETECCIÓN: Falta de detalles y especificaciones en manuales de crédito y

cobranza. Y las mismas no están de manera visible y a disposición para los
empleados del departamento.

CAUSAS: El departamento de Finanzas tiene la responsabilidad de elaborar de

manera correcta dichas políticas, y darlas a conocer al encargado del área de
crédito y cobranza para que las mismas sean llevadas a cabo de manera correcta.
EFECTOS: Las faltas ya mencionadas pueden llegar a provocar que los
empleados actúen de manera arbitraria en el desarrollo de sus funciones, sin
apego a ningún lineamiento o norma, causando pérdidas para la organización.

RECOMENDACIONES BENEFICIO ESPERADO

Preventiva Recuperación de créditos otorgados

Reinventar de manera inmediata, y reducción de deudas en la cartera.
correcta y detallada el manual de
políticas de crédito y cobranza,
además que el contenido de este tenga
correlación el uno con el otro.

Actualizar el dicho manual cada 6

meses y tenerlo visible para los
empleados del área.

ELABORÓ: AUTORIZÓ:
 FECHA
CÉDULA PARA PÁGINA De
LA DETECCIÓN Y SUSTITUYE
ATENCIÓN DE A
FALLAS PÁGINA
FECHA
ÁREA EVALUADA: ETAPA O ELEMENTO:
CARTERA DE CREDITO Manual de políticas de
crédito y cobranza

NUM. FALLA PROPUESTA SEGUIMIENTO

El manual de Reinventar de manera Actualizar de

políticas del inmediata, correcta y manera eventual
departamento de detallada el manual de (cada 6 meses), y
tenerlo
crédito y cobranza políticas de crédito y
respaldado en los
no se encuentra cobranza, además que el sistemas de
redactado de contenido de este tenga información de la
manera correcta y correlación el uno con el organización.
1 especifica acerca otro.
de los requisitos
para el
otorgamiento de
créditos, y su
respectiva
cobranza.

OBSERVACIONES:

ELABORÓ: AUTORIZÓ:
 FECHA
CÉDULA PARA PÁGINA De
LA DETECCIÓN SUSTITUYE
Y ATENCIÓN DE A
FALLAS PÁGINA
FECHA
ÁREA EVALUADA: ETAPA O
CARTERA DE CREDITO ELEMENTO:
Manual de políticas

NUM. FALLA PROPUESTA SEGUIMIENTO

Las políticas Actualizar el manual de Responsabilidad:

de crédito no políticas cada 6 meses Actualización de manual
se y tener un respaldo en cada 6 meses.
encuentran computadora,
visibles para memoria USB, y por Políticas visibles para
los supuesto tener los todo el departamento.
empleados, y ejemplares que sean
a necesarios para que no
disponibilidad haga falta bajo ninguna
2 para su circunstancia ni en
verificación ningún momento.
en tanto a los
requisitos de
otorgamiento
de créditos.

OBSERVACIONES:

ELABORÓ: AUTORIZÓ:
 INFORME FINAL DE AUDITORÍA

EMPRESA AUDITADA: ÁREA AUDITADA: CARTERA DE CREDITO

RESPONSABLE DEL ÁREA AUDITADA:
CLAVE DE AUDITORÍA: AAF/CYC/01/17 FECHA DE INCIO: FECHA DE TERMINO:

N° OBSERVACIÓN FECHA
N°
OBS (DEFICIENCIA CAUSA EFECTO RECOMENDACIONES PROGRAM
OBS
REL. DETECTADA) IMPLANT.

Falta de redacción y Es Alto índice de Implementación de un

detalles; en el manual de responsabilidad deudas en nuevo manual de
políticas del del departamento cartera. políticas elaborado en
1 1 departamento de Crédito de Finanzas, la base a objetivos del
Inmediata.
y Cobranza. elaboración Créditos área de forma concreta
correcta y otorgados y específica.
apropiada de fuera de
dicho manual. lineamientos.

ELABORÓ: REVISÓ: AUTORIZÓ:

HOJA: 1 DE: 2
 INFORME FINAL DE AUDITORÍA

EMPRESA AUDITADA: ÁREA AUDITADA: CARTERA DE CREDIT

RESPONABLE DEL ÁREA AUDITADA:
CLAVE DE AUDITORÍA: AAF/CYC/01/17 FECHA DE INCIO: FECHA DE TERMINO:

OBSERVACIÓN FECHA
N° N° OBS
(DEFICIENCIA CAUSA EFECTO RECOMENDACIONES PROGRAMA
OBS REL.
DETECTADA) IMPLANT.

Manual de políticas no Es Perdidas en la Actualizar el manual

visible y a responsabilidad recuperación de de políticas cada 6
disponibilidad de los del créditos, cartera meses y tener un
empleados del departamento de deudas respaldo en
departamento. de Finanzas elevada, los computadora,
implementarlo y trabajadores se memoria USB, y por
deber del acostumbran a supuesto tener los
2 1 encargado del trabajar ejemplares que sean
Inmediata.
departamento: arbitrariamente necesarios para que
Crédito y y bajo sus no haga falta bajo
Cobranza criterios, sin ninguna
tenerlo a la seguir una circunstancia ni en
visibilidad y referencia o ningún momento.
disposición de lineamiento.
los trabajadores. Gestiones de
cobranza
 deficientes al no
tener un margen
de referencia
controlado
respecto al
otorgamiento de
créditos.

ELABORÓ: REVISÓ: AUTORIZÓ:

HOJA: 2 DE: 2