En su calidad de experto y según su experiencia en proyectos que desarrollan las

organizaciones en las que labora o en su última experiencia, por favor resolver el siguiente
cuestionario.

CONTROLAR LA CALIDAD

¿Podría listar cuales son las principales brechas para la implementación del proceso para
controlar la calidad?

Teniendo en cuenta la experiencia que he tenido en el sector público, como alcaldías y

gobernación, en el departamento de Casanare y tomando como guía el PMBOK sexta
edición, puedo mencionar como brechas del proceso de control de calidad las siguientes:

1. DEFICIENCIA EN LA RECOPILACION DE DATOS

Existe una falencia generalizada en la recopilación de datos, por cuanto las instituciones
públicas desconocen e ignoran las herramientas y técnicas para acopiar información; no
tiene implementado listas de verificación, hojas de verificación o formatos o formas que
permitan registrar anomalías o problemas de calidad, esto sucede, ya que la filosofía es
hacer la actividad, entregar el producto o prestar el servicio como fin último, no es
importante la satisfacción del cliente. Además este último si bien pude valor la calidad, no
lo manifiesta o no es tenido en cuenta por el órgano ejecutor.

No existe recopilación de datos en la práctica, únicamente se verifica que el producto o

servicio realizado con el proyecto corresponda al solicitado en el contrato. Por ejemplo: Se
realiza la visita de asistencia técnica al productor, pero no se realiza una encuesta de
satisfacción para saber si se cumplió o no con el objetivo de mejorar el cultivo o diagnosticar
adecuadamente al animal.

En otros casos como el establecimiento de cerca perimetrales en predios rurales, solo basta
construir la cerca, pero no se efectúan pruebas para determinar la calidad de los postas de
cemento empleados en la misma.

2. DEFICIENCIA EN LAS REUNIONES

En la mayoría de los casos, no se programan reuniones como herramientas específicas para

controlar o evaluar la calidad en el desarrollo de los proyectos. Las reuniones se convierten
en espacios para compartir el avance de las obras y servicios ejecutados, si este tipo de
herramienta se orientara a la calidad, sería posible obtener productos aplicables al control
de la misma. Esto sucede porque la dirección del proyecto está enfocado en el avance de la
obra y mantener controlado los costos, pero no visualiza la importancia de la calidad
teniendo en cuenta que los controles no son tan rigurosos en proyectos de inversión pública
o existen otro tipo de sesgos como la corrupción.
3. CARENCIA DE REGISTRO DE LECCIONES APRENDIDAS.

Dicen que los Colombianos carecemos de memoria histórica y sí que es esto aplicable a los
proyectos.

Si vamos alguna entidad pública y preguntamos si poseen un banco de proyectos exitosos,

casi ninguna lo tiene, esto sucede porque no realizamos el registro de lecciones aprendidas
de forma metodológica, todo el mundo quiere ser imprescindible en su trabajo, para esto
oculta información y no la comparte, cuando tiene que abandonar su cargo, borra todos los
archivos que tenía en el computado, para que lo llamen de nuevo o dificultarle el trabajo al
nuevo funcionario.

No existe la conciencia del registro de las experiencias, como un activo de la organización,

que puede traducirse en ahorro de recursos y tiempo.

CONTROLAR LOS RECURSOS

¿Podría listar cuales son las principales brechas para la implementación del proceso para
controlar los recursos?

1. DEFICIENCIA EN LA RESOLUCION DE PROBLEMAS

Esta brecha surge porque los directores son más “caudillos”, que profesionales que utilicen
una metodología científica para la identificación y resolución de problemas. Prima su
instinto y experiencia, prácticas que no permiten aplicar pasos metódicos y secuenciados
como los de identificar claramente el problema, en muchas ocasiones se confunde el
síntoma con la causas.

2. CARENCIA DE SISTEMA DE INFORMACION PARA LA DIRECCION DE PROYECTOS

La falta de sistemas de información para la dirección de proyecto es un obstáculo para la

programación y monitoreo efectivo, esto obedece, al hecho que el director del proyecto
está poco familiarizado con esta herramientas informativas (software) y de otra parte las
microempresas que prestan servicios de consultoría, prestación de servicios o dedicadas a
la contratación estatal no aprecian su valor y carecen de los recursos para su compra.

CONTROL DE LAS ADQUISICIONES

¿Podría listar cuales son las principales brechas para la implementación del proceso para
controlar las adquisiciones?

AUDITORIAS
Para el PMI la supervisión y auditoria son herramientas del proceso de controlar; la cual
corresponde a una actividad propia del gerente; en el caso estatal la brecha resulta porque
esta, considera que el proceso debe ser externo, para lo cual contrata a un tercero por
medio de un concurso de méritos, para que ejerza la interventoría en todos los aspectos:
Administrativos, técnicos, jurídicos, ambientales y contables. En procesos de cuantía
pequeña la supervisión la realiza el secretario de despacho designado para tal fin.

DEFICIENCIA EN ADQUISICIONES CERRADAS

Se debería contar con una guía o documento interno para la liquidación de los contratos,
no existen los documentos estándar o actas para el cierre formal del contrato, dando
cumplimiento a requisitos técnicos, económicos y de calidad. Es decir que muchas veces se
adaptan o se trabajan con formatos o documentos guías desactualizados o creados por la
persona encargada de liquidar el contrato de adquisición o compra. Muchas veces sucede
por el concepto que lo efectuado por la anterior administración es erróneo o simplemente
por celo, de no utilizar algo del anterior alcalde o gobernador.

LISTADO DE BRECHAS PARA LA IMPLEMENTACION DE PROCESOS DE CONTROL EN LOS

PROYECTOS

PROCESO TIPO DESCRIPCION BRECHA

PROYECTO
No existe recopilación de
datos en la práctica,
únicamente se verifica que
DEFICIENCIA EN LA el producto o servicio
RECOPILACION DE DATOS realizado con el proyecto
corresponda al solicitado en
el contrato. Por ejemplo:
Visita de asistencia técnica
al productor.
Establecimiento de cerca
perimetral.
CONTROLAR LA CALIDAD Las reuniones efectuadas
no están orientadas
específicamente para el
DEFICIENCIA EN LAS control de calidad, son muy
REUNIONES generales y dentro de ellas
se informa el avance de
obras y servicios ejecutados
pero sin ninguna
profundidad
 No se documenta las
lecciones aprendidas, la
experiencia está dada por el
CARENCIA DE REGISTRO DE recurso humano
LECCIONES APRENDIDAS involucrado en el proyecto y
lo aprendido en proyectos
iguales o similares. Dicha
información se pierde o se
olvida cuando no se cuenta
con dicho profesional.
No efectúa un proceso
metodológico para su
DEFICIENCIA EN LA resolución. Utiliza su
RESOLUCION DE instinto y experiencia,
CONTROLAR LOS PROBLEMAS elementos que nos siempre
RECURSOS son los más acertados y
eficientes.
CARENCIA DE SISTEMA DE No se utiliza ningún
INFORMACION PARA LA software u hoja de cálculo
DIRECCION DE PROYECTOS que permita efectuar una
gestión o programación.

No existe formalmente ni
documental el seguimiento
mediante supervisor o
auditoria. Se carece de una
AUDITORIAS guía o documento interno
que especifique las
funciones y el ejercicio de la
supervisión e interventoría
CONTROL DE LAS de los contratos suscritos.
ADQUISICIONES Se debería contar con una
guía o documento interno
para la liquidación de los
DEFICIENCIA EN contratos, no existen los
ADQUISICIONES CERRADAS documentos estándar o
actas para el cierre formal
del contrato, dando
cumplimiento a requisitos
técnicos, económicos y de
calidad.