1.

- Finalidad de la información:
Que el sujeto o sistema que la recibe pueda tomar una decisión
gracias a ella.

2.- ¿Es necesario un buen archivo en la empresa? ¿Por qué?

Sí, puesto que al ordenar y clasificar los datos da lugar a
información de calidad, mejorando así la toma de decisiones y en
última instancia aumentado la competitividad de la empresa.

3.- Funciones de un archivo:

b. Como prueba ante terceros.

4.- ¿Qué es necesario para un buen archivo?

- Guardar y conservar correctamente los documentos objeto de
archivo.
- Localizar cualquier documento de una forma fácil y rápida.
- Establecer procedimientos que regulen cuándo un documento
debe archivarse y cuándo debe destruirse.
 5.- Tipos de archivos empresariales. Esquema:

En función del En función de la En función de la

soporte de archivo frescura de uso de localización física
utilizado los documentos del archivo

Archivo Gestión
convencional en Archivo activo centralizada del
soporte papel archivo

Gestión
Archivo Archivo
descentralizada
informático semiactivo
del archivo

Gestión mixta
Archivo inactivo
del archivo

6.- Diferencias entre archivo activo y semiactivo:

El archivo activo contiene documentos que se suelen utilizar con
frecuencia y por tanto está en un lugar accesible.
En el archivo semiactivo se depositan documentos de consulta
reducida, normalmente de carácter legal.
7.- Ventajas del archivo informático:
Ocupa mucho menos espacio, los costes de mantenimiento son
menores y más fácil acceder a la información.

8.- ¿Cuál es el plazo legal de conservación de un documento

empresarial según el código de comercio?
Un periodo de conservación general de seis años para cualquier
justificante o documento relacionado con la actividad.

9.- ¿Qué tipo de archivos empresariales serían utilizados en

función de la frecuencia de uso de los documentos?
c. Archivo inactivo.

10.- Es recomendable utilizar al clasificar

documentación como carpetas, etiquetas de colores, adhesivas
y separadores.

11.- Señala una finalidad del archivo:

b. Localizar cualquier documento de una manera fácil y rápida.
12.- ¿Qué importancia tienen los archivos dentro de una
empresa?
Permite que la empresa cuente con información de calidad para
la toma de decisiones y permite reducir el nivel de incertidumbre
e incrementa las posibilidades de éxito.

13.- ¿Cómo deben ser tratados los documentos al recibirlos?

Con cuidado y ordenarlos de tal manera que se puedan encontrar
fácilmente.

14.- ¿Qué exige la normativa tributaria conforme a los plazos

legales?
Conservar las facturas y justificantes contables durante el periodo
de prescripción del impuesto del que hayan constituido
documentos formales de liquidación, en su mayoría de 4 años.

15.- ¿Cómo debe archivar?

d. Todas las respuestas son correctas.

16.- ¿Cuál es la diferencia entre clasificar y ordenar?

Clasificar significa disponer y agrupar siguiendo un determinado
criterio mientras que ordenar es colocar unos elementos
siguiendo un modo o sistema concreto.

17.- ¿Cómo debe desarrollarse la labor de archivo?

Teniendo en cuenta la función de la documentación, su
importancia presente y futura y el uso que se hará de ella.

18.- ¿Qué consecuencias tiene archivar sin criterio alguno y no

se pueda encontrar?
Reducir la productividad y eficacia de la empresa e incluso causar
problemas legales.

19.- Según la Ley de Prevención del Blanqueo de Capitales,

¿cuánto tiempo obliga a conservar los documentos del cliente
tras la finalización de la relación de negocio?
Obliga a conservar la contabilidad, registros y soportes
documentales de operaciones con terceros durante un periodo
de diez años desde la terminación de la relación de negocio o la
ejecución de la operación ocasional.
20.- ¿Un archivo es?
a. Conjunto ordenado de documentos con el fin de facilitar la
actividad.

21.- Diferencias entre archivo activo e inactivo.

El archivo activo contiene documentos que se suelen utilizar y el
archivo inactivo contiene los que rara vez son utilizados.

22.- ¿Qué inconvenientes encontramos en los archivos

convencionales en soporte papel?
Uso excesivo de recursos económicos, de espacio y de personal,
siendo complicada la localización rápida y fluida de documentos
cuando el volumen de este archivo aumenta.

23.- Significa disponer y agrupar siguiendo un determinado

criterio:
c. Clasificar

24.- ¿Cuáles son los pasos al archivar?

b. Clasificar, ordenar y guardar.
25.- ¿Existe un reglamento común para todas las empresas?
Probablemente varios, siendo uno de estos la Ley de Protección
de Datos.

26.- ¿Qué sistema está basado en la utilización de distintos

espacios de archivo en cada departamento o sección
empresarial?
Gestión descentralizada del archivo.