BAB 4

PELAKSANAAN PKPA

IMPLEMENTASI 12 ASPEK CARA PEMBUATAN OBAT YANG BAIK (CPOB)

4.1. Manajemen Mutu

Untuk menjamin pembuatan obat yang sesuai dengan penggunaannya, memenuhi syarat

izin edar, bermutu, dan tidak menimbulkan risiko bahaya dalam penggunaannya maka

diperlukan suatu sitem, yaitu manajemen mutu. Konsep dasar pengawasan mutu, CPOB, dan

pemastian mutu adalah aspek manajemen mutu yang saling terikat.

Kegiatan manajemen mutu di PT. Mahakan Beta Farma telah memenuhi CPOB.

Pengelolaan manajemen mutu dilakukan oleh divisi Quality Operation yang terbagi atas

departemen Quality Assurance dan Quality Operation. Ruang lingkup QA adalah pemastian

mutu, sedangkan QC adalah pengawasan mutu. Tugas utama QA adalah memastikan bahwa obat

yang dihasilkan mempunyai mutu yang sesuai dengan tujuan penggunaannya. QC bertugas

mengontrol kualitas dari bahan awal (bahan baku dan bahan kemas) hingga ke produk jadi yang

siap dipasarkan dengan cara melalukan pemeriksaan meliputi pemeriksaan fisik, kimia, dan

mikrobiologi.

4.2. Personalia

Personalia merupakan aspek yang sangat penting dalam pembentukan dan penerapan

sistem pemastian mutu yang memuaskan dan pembuatan obat yang benar. Oleh sebab itu industri

farmasi bertanggungjawab untuk menyediakan personil yang sehat, terkualifikasi dan

berpengalaman praktis dalam jumlah yang memadai. Tiap personil tidak dibebani tanggung

jawab yang berlebihan untuk menghindari risiko terhadap mutu obat.

Unsur-unsur personil berdasarkan CPOB:

a) Personil Kunci

Personil Kunci mencakup kepala bagian produksi, kepala bagian pengawasan mutu dan

kepala bagian pemastian mutu, posisi utama tersebut dijabat oleh personil purnawaktu

kepala bagian produski dan kepala bagian pemastian mutu harus independen satu trhadap

yang lain.

b) Organisasi, Kualifikasi dan Tanggungjawab

Struktur Organisasi industri hendaklah sedemikian rupa sehingga bagian produksi,

pengawasan mutu, manajemen mutu (pemastian mutu) dipimpin oleh orang yang berbeda

serta tidak saling bertanggungjawab satu sama lain.

c) Pelatihan

Industri farmasi hendaklah memberikan pelatihan bagi seluruh personil di dalam area

produksi, gudang penyimpanan atau laboratorium (termasuk personil teknik,perawatan

dan petugas kebersihan) dan bagi personil lain yang kegiatannya dapat berdampak pada

mutu produk. Disamping pelatihan dasar dalam teori dan praktik CPOB, personil baru

hendaklah mendapat pelatihan sesuai dengan tugas yang diberikan. Pelatihan spesifik

hendaklah diberikan kepada personil yan bekerja di area dimana pemcemaran merupakan

bahaya, misalnya area bersih atau area penanganan bahan berpotensi tinggi, toksi atau

bersifat sensitasi. Personil atau pegunjung yang tidak mendapat pelatihan sebaiknya

dilarang memasuki area produksi dan laboratorium pengawasan mutu.

 PT. Mahakam Beta Farma memiliki personil terlatih secara teknis dengan jumlah

memadai untuk melaksanakan kegiatan produksi, pengawasan,dan pemastian mutu. Departemen

produksi, QA, dan QC dipimpin oleh apoteker yang bersifat independen. Adapun jadwal kerja

karyawan di PT Mahakam Beta Farma, dibagi menjadi 3 shift. Shift 1 jam 06.30-15.00 dengan

jam istirahat 12.00-12.30, shift 2 jam 14.30-23.00 dengan jam istirahat 18.00-18.30, Shift 3 jam

22.30- 07.00 dengan waktu istirahat 00.00 - 00.30. Hari kerja yaitu hari Senin hingga hari Jumat

dan hari Sabtu dihitung sebagai hari lembur.

4.3. Bangunan dan Fasilitas

PT. Mahakam Beta Farma terletak di kawasan industri Pulo Gadung, dengan luas lahan

sekitas 10.000 m2. PT. Mahakam Beta Farma memiliki dua gedung produksi yang letaknya

terpisah berdasarkan produksinya yaitu produk non betalaktam dan sefalosporin. Pemisahan ini

sesuai dengan persyaratan CPOB untuk tujuan keamanan lingkungan dan mencegah terjadi

kontaminasi dengan produk lain.

Area produksi non betalaktam terdiri dari area pengolahan yang terdiri dari produksi

liquid, semisolid, solid dan steril serta area pengemasan. Persyaratan ruang produksi meliputi

kebersihan ruangan (terhadap partikel dan cemaran mikroba), suhu, kelembaban dan perbedaan

tekanan udara. Area produksi menggunakan sistem pengendali udara untuk mencegah

kontaminasi silang selama proses pembuatan.

Area gudang di PT. Mahakam Beta Farma terdiri dari gudang bahan baku, bahan kemas,

dan gudang obat jadi. Gudang sendiri memiliki fungsi sebagai tempat penyimpanan bahan baku,

bahan kemas, dan produk jadi untuk menujang proses produksi. Adapun proses yang dilakukan

PT. Mahakam Beta Farma saat barang datang, barang akan diterima di gudang, dicek secara fisik
dan kelengkapan dokumen oleh petugas gudang, dan beri tanda “karantina”. Setelah itu QC akan

melakukan sampling terhadap bahan tersebut, dan dilakukan pengujian, bila sesuai maka diberi

tanda “diluluskan”. Barang tersebut kemudian disimpan di gudang. Kondisi ruangan disesuaikan

dengan kondisi produk seperti suhu, tekanan dan kelembaban dan senantiasa dipantau serta

dikualifikasi. Ruang penyimpanan bahan narkotika dan psikotropika di tempatkan terpisah dan

disimpan dalam ruangan yang terkunci ganda.

Desain pada permukaan lantai, dinding, langit-langit dan pintu dibuat kedap air, tidak

terdapat sambungan, dan mudah untuk dibersihkan untuk mengurangi pelepasan atau

pengumpulan partikel dan mencegah pertumbuhan mikroba. Permukaan lantai dilapisi dengan

cat epoksi. Lantai epoksi yang digunakan dalam bangunan merupakan lantai kedap air dan

digunakan sebagai pencegahan dari rembesan air tanah. Bentuk-bentuk sudut pada dinding

maupun lantai dihindari dan menggantinya menjadi bentuk lengkungan untuk mencegah

akumulasi debu dan kotoran serta memudahkan pembersihan.

Pembagian area/kelas kebersihan ruang produksi di PT. Mahakam Beta Farma terdiri atas

white area, grey area dan black area dimana terdapat pengaturan perbedaan tekanan antar area

untuk menghindari terjadinya kontaminasi dari area yang lebih kotor ke area yang lebih bersih.

Perbedaan tekanan, suhu, dan kelembaban ruangan diatur oleh fasilitas sistem pengolahan udara.

Pengaturan udara ini penting untuk mencegah terjadinya kontaminasi dengan menjaga tingkat

kebersihan area pembuatan produk serta untuk menjamin hasil produksi yang bermutu, terutama

untuk produk yang dapat dipengaruhi oleh suhu dan kelembaban.

Black area meliputi ruang penanggung jawab line produksi, ruang pengemasan sekunder,

dan ruang ganti pakaian menuju grey area. Grey area meliputi daerah yang berhubungan

langsung dengan proses produksi, seperti gudang timbang, koridor penghubung gudang timbang
dengan proses produksi, ruang proses produksi, ruang pengemasan primer, serta ruang buffer.

Pada white area khusus untuk memproduksi sediaan steril, meliputi ruang penyangga ruang

ganti pakaian, ruang penyemprot udara dan ruang pengisian (filling). Pergerakan barang dan

manusia diatur dalam lalu lintas yang berbeda untuk mencegah kemungkinan terjadiya

komtaminasi silang. Penghubung antar ruang atau kelas yang berbeda adalah ruang buffer atau

ruang antara, sedangkan untuk barang digunakan penghubung berupa kotak penghubung yang

disebut pass box. Khusus perpindahan antara grey area dengan white area terdapat air lock

yang dilengkapi air shower. Selain itu terdapat ruang work in process (WIP) untuk staging

produk ruahan dan produk antara.

4.4. Peralatan

Peralatan yang digunakan untuk produksi di PT. Mahakam Beta Farma memiliki

rancang-bangun dan konstruksi yang kuat, ukuran yang memadai, serta ditempatkan pada posisi

yang tepat. Masing-masing alat diberi penandaan agar memudahkan dalam identifikasinya.

Pemasangan dan penempatan peralatan diatur sedemikian rupa sehingga proses produksi dapat

berjalan secara efektif dan efisien. Bahan yang digunakan untuk peralatan selama proses

produksi sebagian besar adalah baja tahan karat. Peralatan yang digunakan selalu dirawat secara

berkala agar tetap berfungsi dengan baik dan konsisten serta mencegah terjadinya pencemaran

yang dapat merubah identitas dan mutu atau kemurnian produk.

Peralatan yang digunakan pada tiap line produksi disesuaikan dengan produk yang

dihasilkan dan ukuran bets dari masing-masing produk. Penempatan peralatan produksi

dilakukan mengikuti alur proses kerja sehingga produksi dapat dilaksanakan dengan efektif dan

efisien. Pemisahan peralatan dilakukan untuk menghindari kontaminasi silang antara produk satu

dengan produk yang lain. Pencegahan terhadap kontaminasi debu yang dihasilkan pada saat
proses produksi dilakukan dengan menggunakan pengumpul debu. Tiap mesin diletakkan dalam

ruang sesuai dengan proses yang sedang berlangsung. Bila terdapat lebih dari satu alat dalam

satu ruangan maka peralatan diletakkan tidak berdekatan agar proses kerja dilakukan dengan

leluarsa dan mencegah terjadinya kontaminasi silang dan pencampuran antar bahan maupun

produk ruahan.

Keakuratan peralatan selalu dijaga dengan melakukan kualifikasi dan kalibrasi secara

teratur oleh Departemen Validasi. Peralatan dan mesin baru harus melalui tahapan kualifikasi

terlebih dahulu, yaitu kualifikasi instalasi, kualifikasi operasi dan kualifikasi kinerja. Pada

peralatan lama dilakukan kualifikasi secara periodik mengikuti yang terdapat dalam Rencana

Induk Validasi (RIV).

Kalibrasi dilakukan pada periode tertentu yang sudah ditetapkan dan tercatat dalam

Jadwal Kalibrasi Alat. Kalibrasi dilakukan terhadap peralatan yang digunakan untuk menimbang,

mengukur, dan menguji. Setiap mesin yang telah dikalibasi dan memenuhi syarat diberikan label

terkalibrasi dan diberi label tidak boleh dipakai jika tidak memenuhi syarat

Selain itu, dilakukan pula validasi pembersihan untuk setiap rangkaian peralatan

(equipment train) yang digunakan dalam produksi suatu produk. Re-validasi pembersihan

dilakukan setiap periode tertentu yang tercatat dalam Jadwal Validasi Pembersihan dalam

Rencana Induk Validasi PT. Mahakam Beta Farma.

4.5. Sanitasi dan Higiene

Tingkat sanitasi dan hygiene yang tinggi harus dijaga pada setiap apek pembuatan obat.

Ruang lingkup sanitasi dan hygiene, meliputi personila, bangunan, peralatan, dan perlengkapan,

bahan produksi serta wadahnya, dan hal-hal lainnya yang dapat menjadi sumber pencemaran
produk. Sumber kontaminasi potensial hendaklah dihilangkan atau diminimalisir melalui suatu

program sanitasi dan higiene yang menyeluruh dan terpadu, serta program tersebut senantiasa

dievaluasi dan divalidasi secara berkala untuk menjamin efektifitasnya. Penerapan higiene

perorangan meliputi pemeriksaan kesehatan, menjaga kebersihan diri, memakai alat pelindung

diri atau APD dengan baik, menjaga kesehatan dan beberapa peraturan lain di area produksi.

Setiap personil PT. Mahakam Beta Farma harus menjalani pemeriksaan kesehatan, baik

sebeluum diterima menjadi karyawan maupun selama bekerja. Karyawan yang bertugas sebagai

pemeriksa visual diharuskan melakukan pemeriksaan mata secara berkala untuk memastikan

fungsi mata masih nerkerja secara optimal. Setiap karyawan yang mengidap penyakit yang dapat

merugikan kuaitas produk dilarag menangani bahan baku, bahan kemas, proses produksi, dam

obat jadi hingga karyawan tersebut dinyatakan telah sembuh.

Setiap personil tidak diperbolehkan makan dan merokok di dalam gedung produksi dan

kantor, khususnya di daerah yang berhubungan dengan produk, seperti daerah produksi dan

gudang. Toilet, tempat cuci tangan, kotak P3K, pantry (tempat minum) dibuat terpish dari ruang

kerja dan ruang produksi.

Sanitasi yang dilakukan meliputi bangunan dan fasilitas. Setiap bangunan yang

digunakan untuk pembuatan obat hendaklah didesain dan dikonstruksi dengan tepat untuk

memudahkan sanitasi yang baik. Prosedur tersebut digunakan untuk mencegah terjadinya

kontaminasi terhadap peralatan, bahan awal, wadah obat, tutup wadah, bahan pengemas dan

label atau produk jadi. Setiap kali sebelum dipakai, kebersihan peralatan diperiksa untuk

memastikan bahwa semua produk atau bahan dari batch sebelumnya telah dihilangkan. Prosedur

pembersihan, sanitasi, dan higiene hendaknya divalidasi dan dievaluasi secara berkala untuk

memastikan efektivitas prosedur. Selain itu, bahan yang digunakan untuk membersihkan dan
untuk sanitasi hendaklah dipilih sedemikian rupa sehingga tidak merugikan mutu produk (mudah

dihilangkan, tidak meninggalkan residu).

4.6. Produksi

Departemen produksi bertanggung jawab memproduksi prooduk sesuai target yang telah

departemen PPIC. Formula dan proses yang digunakan telah tervalidasi, yang sebelumnya telah

dilakukan oleh departemen RnD. Semua proses yang dikerjakan sesuai dengan prosedut tertera

dan bila ada perubahan dalam proses dilaporkan dalam Deviation Report.

Kontrol selama proses oleh bagian produksi dilakukan untuk menjamin kualitas produk.

Kontrol ini dilakukan terhadap parameter-parameter kritis kualitas produk. Kontrol proses ini

mengikuti Prosedur Pengolahan Induk (PPI), meliputi jenis uji yang dilakukan, banyak sampel

yang diambil, frekuensi pengambilan sampel, titik pengambilan sampel, dan batas-batas yang

masih memenuhi syarat untuk setiap spesifikasi uji yang dilakukan. IPC dilakukan oleh operator

produksi, yang kemudian diverifikasi oleh QA. Pengawasan mutu produk antara dan produk jadi

dilakukan oleh departemen QC. Produk antara boleh dikemas hanya jika sudah dinyatakan

memenuhi persyaratan dan dirilis oleh QC.

Pada proses pengemasan produk PT. Mahakam Beta Farma dilakukan secara manual dan

otomatis. Hal ini disesuaikan dengan mesin yang digunakan pada masing-masing line produksi.

Setelah produk dikemas, kemudian dilakukan pemeriksaan oleh QA untuk menentukan apakah

produk dapat dirilis atau tidak. Jika hasil pemeriksaan menunjukkan hasil bahwa produk tidak

dapat dirilis, akan dilakukan tindakan lebih lanjut, baik berupa pengolahan ulang, rilis dengan

perubahan spesifikasi, ataupun pemusnahan. Pengolahan ulang untuk produk yang belum dirilis

bisa dilakukan bila ada pengajuan Deviation Report yang disetujui oleh Departemen Produksi,
RnD, QA, dan pimpinan perusahaan. Pengolahan ulang produk yang telah dirilis dilakukan

melalui Formulir Usulan Pengolahan Ulang dengan persujuan dari Departemen QA.

Apoteker memegang peranan penting proses produksi. Seserang apoteker yang menjadi

manajer produksi bertanggung jawab dalam pelaksaan pembuatan obat. Obat dibuat sesuai Cara

Pembuatan Obat yang Baik dan memenuhi spesifikasi kualitas yang ditetapkan dalam batas

waktu dan biaya yang telah ditentukan. Apoteker yang menjadi supervisior produksi akan

mengatur dan memastikan obat dibuat menurut prosedur pembuatan yang telah ditentukan dan

sesuai jadwal, memeriksa catatan pengolahan batch telah diisi dengan benar, serta membimbing

karyawan dalam bidang teknis dan mengatur ketertiban karyawan.

4.7 Pengawasan Mutu

Pengawasan mutu dilakukan ileh Departemen Quality Control. Pengawasan mutu

mencakup semua kegiatan analitis yang dilakukan di laboratorium, termasuk pengambilan

sampel, pemeriksaan dan pengujian bahan awal, produk antara, produk ruahan dan produk jadi.

Pemeriksaan yang dilakukan berupa pemeriksaan fisik, kimia, dan mikrobiologi. QC

bertanggung jawab menganalisa semua bahan baku dan produk jadi menggunakan metode

analisa yang telah disusun oleh bagian Analytical Development, departemen RnD. Selain itu

pengawasan mutu terhadap bahan kemas dan wadah menggunakan metoda analisa tertentu yang

ditetapkan oleh bagian Packaging Development.

Departemen Pengawasan Mutu/Quality Control (QC) di PT. Mahakam Beta Farma

memiliki sarana laboratorium pemeriksaan yang baik dan dilengkapi dengan peralatan yang

lengkap yaitu laboratorium di gedung non cephalosforin dan cephalosforin yang terpisah. Ada 2

laboratorium masing-masing gedung ini yaitu laboratorium kimia dan laboratorium

mikrobiologi. Dalam melaksanakan tugasnya, seluruh personil diwajibkan untuk menjalankan

Good Laboratory Practice dengan memakai alat pelindung diri dan alat pengaman seperti jas

lab, masker, googles, sepatu khusus laboratorium dan sarung tangan yang disesuaikan dengan

keperluannya. Selain itu juga laboratorium quality control menerapkan Good Documentation

Practice dimana semua hasil uji terdokumentasi debgan baik di logboook menggunakan pena

berwarna biru yang diberi paraf analis QC dan paraf.

Di laboratorium kimia, pereaksi yang dibuat diberi label yang sesuai, seperti nama

pereaksi, konsentrasi, jenis pelarut, waktu pembuatan, batas waktu penggunaan dan tanda tangan

analis yang membuat pereaksi yang bersangkutan. Dengan demikian identitas seluruh pereaksi

yang digunakan dapat diketahui dengan jelas guna menjamin kebenaran hasil pengujian.

Penggunaan peralatan maupun pereaksi selalu dicatat pada logbook yang telah disediakan.

Pengujian yang dilakukan meliputi pengujian bahan awal, produk ruahan dan produk jadi yang

didasarkan dengan spesifikasi yang telah ditetapkan. Hasil pengujian kemudian dicatat dalam

catatan pemeriksaan yang kemudian dilaporkan dan diperiksa oleh QC supervisor. Selain itu,

pengujian yang dilakukan di laboratorium mikrobiologi juga meliputi pemeriksaan purified

water dan water forinjection untuk parameter konduktifitas, pH, dan TOC.

Laboratorium mikrobiologi terdiri dari white area dan grey area. Grey area meliputi

ruang pra-inkubasi dan ruang preparasi sedangkan white area merupakan area tempat

dilakukannya pengujian mikrobiologi terhadap bahan pengemas primer, bahan baku dan produk

jadi yang perlu dilakukan pemeriksaan mikrobiologi berdasarkan spesifikasi yang telah

ditetapkan. Uji yang biasa dilakukan antara lain uji TAMC (total anareob microba count),

TMYC (total mould yeast count), sterilitas, bioburden, endotoxin, dan cemaran mikroba

spesifik. Selain itu, pengujian yang dilakukan di laboratorium mikrobiologi juga meliputi
pemeriksaan mikrobiologi purified water dan water forinjection serta pemantauan lingkungan

dengan metode cawan papar, air sampler dancawan kontak.

4.8. Inspeksi Diri, Audit Mutu, dan Persetujuan Pemasok

Untuk menilai keseuaian seluruh aspek produksi dan pengendalan mutu dalam industry

farmasi dengan ketentuan CPOB serta mengevaluasi dan menentukan tindakan apa yang harus

diambil sebagai langkah korektif jika terjadi suatu penyimpangan, maka diperlukan adanya

langkah mandiri dari industry tersebut, yaitu dengan melaksanakan inspeksi diri dan audit mutu.

CPOB mensyaratkan agar kegiatan ini dilakukan secara teratur.

Di PT. Mahakam Beta Farma internal audit dilakukan minimal setahun sekali untuk

masing-masing departemen atau berdasarkan pertimbangan dari criticality proses yang akan

diaudit, perubahan yang dapat mempengaruhi organisasi, hasil audit sebelumnya, dan/atau

adanya issue ketidaksesuaian yang berasal dari internal dan/ atau eksternal. Internal audit

dilakukan oleh personel yang terkualifikasi yang terdiri dari lead auditor dan auditor. Dalam

pelaksanaanya lead auditor dan auditor tidak boleh berasal dari departemen yang akan di audit.

Audit eksternal dilakukan oleh auditor dari Badan Sertifikasi Nasional yang menilai

kelayakan penerapan ISO 9001, inspeksi mendadak oleh Badan POM yang dapat dilakukan

sewaktu-waktu dalam rangka pengawasan terhadap pelaksanaan CPOB. Hasil audit disusun

dalam rangkuman audit yang memuat mengenai langkah-langkah atau tindakan perbaikan.

Bahan awal dan bahan kemas di PT. Mahakan Beta farma berasal dari pemasok yang

memebuhi spesifiasi dan telah disetuji oleh bagian QA. Pemasok dapat berperan sebagai

distributor atau pembuat bahan awal. Pemasok hendaklah diaudit dan dievaluasi sebelum

ditetapkan sebagai pemasok yang disetujui. Evaluasi dilakukan dengan memeroleh pengetahuan
lebih dulu mengenai keadaan dan sistem mutu, serta penerapan GMP dari produsen dan

penerapan Good Distribution Practices / GDP (Cara Distribusi yang Baik) dari distributor.

Setelah pemasok disetujui perlu dibuat Quality Assurance Agreement / QAA antara industri

pengguna dan pemasok. Untuk evaluasi yang lebih efisien perlu dilakukan pra-audit dengan cara

mengirimkan kuesioner. Evaluasi pemasok mencakup :

a. Mutu bahan yang dipasok, apakah sering ditolak, sering ditemukan penyimpangan mutu

b. Kecepatan tanggapan pemasok bila ada masalah, keluhan atau pertanyaan

c. Kecepatan waktu pengiriman

d. Ketepatan jumlah pengiriman

e. Harga

4.9. Penanganan Keluhan terhadap Produk, Penarikan Kembali Produk, dan Produk

Kembalian

Keluhan dapat menyangkut mutu produk, efek samping yang merugikan, atau masalah

efek terapeutik. Keluhan dapat berasal dari distributor, konsumen, apotek, rumah sakit, toko

obat, maupun karyawan perusahaan sendiri sebagai pengguna atau penerima keluhan. Keluhan

dapat dilaporkan dengan mengirimkan laporan keluhan produk ke PT. Mahakam Beta Farma

atau melalui email qa.pv@mbf.co.id. Keluhan dilaporkan menggunakan formulir “Pelaporan

Keluhan Reaksi Obat Yang Merugikan”, atau menggunakan “Pelaporan Keluhan Mutu Teknis

Produk”. Setelah diterima keluhan maka bagian QA akan memberikan penomoran keluhan dan

meneruskan keluhan yang diterima ke departemen terkait melalui qa.pv@mbf.co.id untuk

dilakukan investigasi.

Informasi minimal yang wajib dilaporkan pada formulir “Laporan Keluhan Mutu Teknis

Produk” adalah identitas produk (nama produk, nomor batch, tanggal kadaluarsa), nama
konsumen yang menyampaikan keluhan beserta alamat atau nomor telpon yang dapat dihubungi,

kondisi dari kemasan/tutup/seal ketika keluhan teramati, asal dari produk yang dikeluhkan

(distributor, toko obat, apotek, rumah sakit, dan lain-lain), deskripsi keluhan dan jumlah produk

yang dikeluhkan.

Informasi minimal yang wajib dilaporkan pada formulir “Laporan Keluhan Reaksi Obat

Yang Merugikan” adalah identitas pasien (nama, usia, jenis kelamin, riwayat medis, faktor resiko

dan riwayat KTD/ES), uraian peristiwa terjadinya KTD/ES (termasuk data laboratorium),

informasi obat yang diduga menyebabkan keluhan (nama produk, nomor batch, tanggal

kadaluarsa, dosis obat, lama pemakaian obat).

Keluhan yang diinvestigasi adalah keluhan yang masuk akal, sedangkan yang tidak

masuk akal tidak akan dilakukan investigasi serta dianggap telah selesai jika diperlukan cukup

diberikan penjelasan melaui telepon, email, atau sarana komunikasi lainnya. Keluhan yang

diterima diinvestigasi bersama dengan departemen terkait dan lama waktu investigasi

berdasarkan kategori keluhan (dihitung dari saat keluhan pertama kali diterima oleh QA) yaitu

15 hari kalender untuk keluhan yang bersifat kritis dan 30 hari kalender untuk keluhan yang

bersifat mayor dan minor.

Investigasi setiap keluhan yang diakibatkan oleh kualitas, baik dari formulasi, design

produk, proses produksi dan pengiriman harus dipimpin oleh QA Manager atau personel QA

yang ditunjuk dan ditangani bersama oleh seluruh departemen. Investigasi setiap keluhan yang

bersifat KTD dan/ atau ES harus dipimpin oleh Medical Affairs dan ditangani bersama oleh

seluruh departemen terkait.

Untuk keluhan yang terkait dengan mutu produk, keluhan yang diterima dikategorikan

sebagai confirmed complaint (keluhan diterima) apabila:

  Sample/foto keluhan yang diterima sesuai dengan keluhan yang disampaikan

 Hasil pemeriksaan contoh pertinggal menunjukkan defect yang sama dengan keluhan

yang disampaikan

 Berdasarkan hasil investigasi yang dilakukan, akar masalah dari keluhan dikarenakan

proses produksi di pabrik pembuat.

Tindak lanjut atas keluhan yang dapat merugikan pelanggang bisa dilakukan penarikan

kembali. Penarikan kembali obat dapat berua penarikan kembali satau atau lebih bets atau

seluruh obat tersebut. Penarikan kemali juga dapat dilakukan oleh PT. Mahakam Beta Farma

sendiri (voluntary) atau karena adanya Surat Perintah Penarikan Produk yang keluarkan oleh

Badan POM. Dengan adanya SPPP BPOM, maka dilakukan evaluasi terhadap contoh pertinggal

sesuai nomor bets yang dimaksud. Jika hasil evaluasi sesuai dengan SPPP BPOM, bagian QA

akan melakukan penarikan produk dari pasaran sesuai no bets pada SPPP BPOM, dibuat laporan

penarikan produk yang ditunjukan ke Badan POM, kemudian produk yang ditarik dapat

dimusnahkan ataupun pengerjaan ulang.

Produk kembalian merupakan produk yang dikembalikan dari semua mata rantai

distribusi ke pabrik. Hal ini dapat disebabkan oleh beberapa faktor, seperti kesalahan pemberian

indentitas produk, salah pengiriman, kadaluwarsa, keluhan reaksi merugikan, dan keluhan cacat

mutu. Produk kembalian (return) dibagi menjadi dua jenis, yaitu :

a. Produk expired date

Pengembalian produk expired date dibatasi hanya dapat dikembalikan satu bulan sebelum

tanggal expired date dan satu bulan setelah tanggal expired date. Setelah itu,

pengembalian produk tidak dilayani. Produk expired date ini dikumpulkan di tempat

khusus untuk kemudian dimusnahkan.

 b. Produk rusak/cacat

Produk yang rusak/cacat ini diperiksa oleh QC. Jika dari pemeriksaan QC produk tersebut

layak dijual kembali, dapat dilakukan reprosess atau repack. Sedangkan produk yang

tidak layak untuk dijual kembali dapat dikumpulkan untuk kemudian dimusnahkan.

Produk kembalian yang diterima di pabrik kemudian dikarantina. Selanjutnya dilakukan

penelitian, pemeriksaan dan pengujian oleh bagian Quality Control (QC) sesuai prosedur untuk

menentukan tindak lanjut. Produk kembalian dapat dikategorikan menjadi 3, yaitu:

1. Produk kembalian yang masih memenuhi spesifikasi dan dapat dikembalikan ke gudang

obat jadi (finished good)

2. Produk kembalian yang dapat diproses ulang (reprocess)

3. Produk kembalian yang tidak memenuhi spesifikasi dan tidak dapat diproses ulang

(reprocess)

Keputusan untuk melakukan proses ulang (reprocess) dilakukan oleh pimpinan

perusahaan atas dasar pertimbangan yang seksama. Produk yang diproses ulang harus diberikan

nomor bets baru dan harus dilakukan pendokumentasian secara seksama.

4.10. Dokumentasi

Dokumentasi merupakan aspek esensial dalam industry farmasi dalam rangka memenuhi

persyaratan CPOB. Dokumentasi di PT. Mahakam Beta Farma dibuat dan disusun oleh

departemen yang berkaitan dengan jenis dokumen yang dibuat. Dokumentasi seperti spesifikasi

dan metoda analisa pemeriksaan bahan atau produk jadi disusun oleh Departemen RnD bagian

Analytical Development, sedangkan document hasil pemeriksaan mutu dibuat oleh Departemen

Quality Control. Documen formula, prosedur pembuatan, metoda, dan instruksi dalam proses
produksi disusun oleh Formulation Development, bagian Departemen RnD yang kemudian

ditransfer ke bagian Departement Produksi. Documen yang berkaitan dengan pelaksanaan

produksi dan mutu produk akan diperiksa oleh Departemen QA.

Penataan dokumen diletakan secara sistematis untuk memudahkan pencarian document.

Selain sistem dokumen manual, PT. Mahakam Beta Farma juga menggunakan sistem documen

menggunakan jaringan komputer yang terintegrasi antarbagian yang dapat diakses oleh masing-

asing bagian sesuai kapasitasnya.

4.11. Pembuatan dan Analisis Berdasarkan Kontrak

Pembuatan dan analisis berdasarkan kontrak harus dilakukan dengan benar, disetuhui dan

dikendalikan untuk mengindari kesalahpahaman. Kontrak tertulis antara Pemberi Kontrak dan

Penerima Kontraj harus dibuat secara jelas untuk menentukan tanggung jawab dan kewajiban

masing-masing pihak. Sebelum surat perjanjian kontrak ditandatangani hendaklah Pemberi

Kontrak mengaudit calon Penerima Kontrak dengan menggunakan daftar periksa yang dapat

menyimpulkan bahwa calon Penerima Kontrak dapat melakukan pekerjaan pembuatan produk

yang akan dikontrakkan dengan memuaskan. Daftar periksa tersebut antara lain mencakup

aspek-aspek sebagai berikut : gedung; peralatan; kapasitas produksi dan laboratorium;

engetahuan, pengalaman dan kompetensi personil. Di samping itu juga, untuk pembuatan produk

hendaklah diperiksa apakah sertifikat CPOB yang diterbitkan oleh Badan POM sesuai dengan

produk yang pembuatannya akan dikontrakkan dan masih berlaku.

Quality assurance assistant manager membuat technical agreement antara PT. Mahakam

Beta Farma dengan pihak manufacturing eksternal yang mengadakan kontrak. Technical

agreement adalah perjanjian kerjasmaa untuk melakukan pekerjaan terkait dengan prosedur

produksi antara pemberi kontrak dan penerima kontrak dimana di dalamnya terdapat tugas dan
tanggung jawab masing-masing pihak secara teknis yang terkait dengan CPOB atau CPOTB dan

regulasi lainnya. Sedangkan Quality control manager membuat contract analysis antara PT.

Mahakam Beta Farma dengan pihak laboratorium eksternal. Contract anaysis adalah perjanjian

kerjasama untuk melakukan analisa antara pemberi kontrak (PT Mahakam Beta Farma) dan

penerima jasa analisa dimana di dalamnya terdapat tugas dan tanggung jawab masing-masing

pihak.

Pembuatan dan analisis berdasarkan kontrak (toll) terbagi menjadi dua, yaitu toll in dan

toll out. Suatu perusahaan melakukan toll disebabkan fasilitas di perusahaan tersebut belum

memadai untuk memproduksi obat tersebut, atau bisa juga disebabkan perusahaan tersebut telah

mengalami overload dalam memproduksi suatu obat. PT Mahakam Beta Farma masih

melakukan toll out produk pembuatan ceftriaxone serbuk injeksi pada PT Darya Varia

Laboratoria melakukan produksi obat dari mulai bahan baku sampai produk jadi dikarenakan

fasilitas cephalosporin PT Mahakam Beta Farma baru akan mulai berjalan. PT Mahakam Beta

Farma juga melakukan toll in produk Kamadol untuk PT Kimia Farma. Selain itu juga PT

Mahakam Beta Farma melakukan analisis dari pihak eksternal seperti uji cemaran logam berat di

Sarasvati dan uji kolagen di Universitas Indonesia dikarenakan belum tersedianya instrumen

pengujian di laboratorium internal PT Mahakam Beta Farma.

Alur proses kontrak di PT Mahakam Beta Farma:

1. Jika terdapat kerjasama dengan pihak eksternal, maka diperlukan kontrak tertulis antara

pihak pemberi kontrak dan penerima kontrak yang berisi tanggung jawab dari masing-

masing pihak yang berisi aspek teknis yang terkait dengan kegiatan CPOB atau CPOTB

atau regulasi lainnya.

2. Pemberi kontrak dapat melakukan kunjungan atau audit ke fasilitas penerima kontrak

untuk mengetahui kesesuaian fasilitas, quality system, serta pendukung lainnya dengan

standar dan regulasi yang ditetapkan.

3. Template perjanjian kerjasama dapat menggunakan template pada lampiran protap yang

dibuat Quality Assurance atau dapat menggunakan template dari pihak eksternal sesuai

dengan kesepakatan bersama.

4. Technical agreement dievaluasi kesesuaiannya setiap 2 tahun sekali dan bila tidak ada

perubahan maka akan tetap berlaku untuk periode berikutnya.

5. Jika ada tambahan dari Technical Agreement yang sudah berlaku, dapat dibuat addendum

jika perubahan tidak signifikan.

6. Penomoran Technical Agreement adalah sebagai berikut:

TA-(kode kerjasama)/XXX/YYYY

TA : Technical Agreement

XXX : Nomor urut perjanjian

YYYY : Tahun dibuatnya perjanjian

Kode kerjasama tersebut dibagi menjadi beberapa macam:

TM : Toll Manufacturing/produksi

LAP : Laboratorium Analisis Produk

7. Setiap Technical Agreement yang sudah diberikan penomoran didaftarkan dalam logbook

sesuai template.

4.12. Kualifikasi dan Validasi

 Kualifikasi dan validasi di PT. Mahakam Beta Farma dilakukan oleh Departemen

Validation. Kualifikasi yang dilakukan oleh PT. Mahakam Beta Farma melipti kualifikasi

terhadap ibat dan sustem menngunakan konsep model V. Adapun yang dikualifikasi adalah alat

terkait bagian produksi, QC, RnD, QA dan utility seperti HVAC, water system, compressed air,

boiler.

Dalam melaksanakan validasi, PT. Mahakam Beta Farma mengacu pada Rencana Induk

Validasi. Validasi yang dilakukan meliputi validasi proses, fasilitas dan sarana penunjang,

validasi pembersihan, serta validasi kompputer. Pelaksanaan validasi sesuai dengan urutan

prioritas yang tercantu dalam analisis risiko.