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FINANZAS
CUENTAS POR PAGAR
-AP-
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FINANZAS CUENTAS POR PAGAR -AP- .......................................................................................................1
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Introducción General
Objetivo general
Conceptos Generales
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1. Creación de proveedores
Path: Menú SAP: Finanzas / Gestión financiera / Acreedores / Datos maestros / Crear –
Modificar - Visualizar
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Propuestos
1- Acreedor Clave a través de la cual se identifica el Acreedor dentro del
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Propuestos
sistema SAP en forma unívoca.
3- Organización de Es una distinción entre acreedores nacionales y acreedores del 1000 – Compras
compras exterior. nacionales
2000 – Compras
importadas
5- Acreedor Modelo Introduzca aquí la cuenta de Acreedor que desea usar como
modelo para la creación.
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Una vez completados los campos obligatorios presionar “ENTER” o el icono para
continuar, donde aparecen todas las vistas a completar desde compras-finanzas, las cuales
están divididas en:
Datos Generales
Datos de la Sociedad
Datos de Compras
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1- Nombre Nombre o Razón Social del Acreedor / Proveedor /
Empleado / ETC.
5- Población Localidad
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Propuestos
1- Cliente Cuando el proveedor también cumple con la función de
cliente, se debe colocar el código del cliente en este
campo para habilitar la compensación cliente- proveedor.
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Propuestos
1- País Identifica el país en el cual tiene su sede el banco F4
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Propuestos
1- Nombre de pila y Nombre o descripción del contacto
nombre
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Propuestos
2- Departamento Departamento al cual pertenece el contacto F4
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Propuestos
1- Cuenta Asociada Cuenta Contable que reconcilia la contabilidad de F4
Acreedores y la contabilidad general
2111010 (proveedores
nacionales)
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Propuesto
s
1- Cond. pago Clave mediante la que se definen las condiciones de pago en F4
forma de tipos de descuento y plazos de pago. La clave se utiliza
en órdenes, pedidos y facturas. Las condiciones de pago
suministran información para la gestión de tesorería,
reclamaciones y gestión de pagos
2- Verif.fra.dob Indicador que permite verificar el registro doble cuando se efectúa Siempre
el registro de facturas de entrada o abonos. marcar
3- Vías de pago Lista de las vías de pago que pueden utilizarse en los pagos F4
automáticos con esta empresa colaboradora si no se ha indicado
ninguna vía de pago en la partida a pagar. Si en la partida a pagar
se indica explícitamente una vía de pago, esta entrada tiene
preferencia sobre los convenios en el registro maestro. En las
partidas también pueden prefijarse aquellas vías de pago que no
estén relacionadas en el registro maestro.
4- Bloqueo de Pago Clave de bloqueo con la que se bloquea una partida abierta o una F4
cuenta para los pagos.
5- Banco Propio La clave para el banco propio se utiliza cuando el proveedor desea F4
el pago siempre a través del mismo banco propio. Esta entrada
desactiva la selección de bancos del programa de pagos.
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Propuestos
1- País de retención Código fiscal del país donde se practica la retención. 528 - Argentina
4- Sujeto a retención? Permite que el acreedor esté sujeto al pago de impuestos para F4
este tipo de retención.
01 Resp. inscripto
02 Resp. No inscripto
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Propuestos
03 Exento
01 Sujeto no gravado
02 Sujeto Exento
03 Agente de retención
Al grabar SAP nos informará que los datos fueron salvados correctamente con el mensaje:
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Transacción: FB60
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Propuestos
1- Acreedor Código que identifica al Acreedor en la sociedad
5- Clase de Documento Indicará qué tipo de comprobante se está emitiendo. Sirve para
diferenciar distintas operaciones dentro de las registraciones
contabilizadas.
9- Texto Opcional
10- Número de Tienda Indica cual será el Punto de Venta desde el cual se emitirá el 0001
pago (para numeración de certificados)
A la derecha de la pantalla se visualizan los datos generales del Acreedor que está
involucrado.
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En este caso el saldo Acreedor indica que sólo se ha cargado una posición (la posición del
Acreedor). Faltaría cargar la posición del gasto, lo cual equipararía el saldo.
Para que la factura se contabilice el saldo debe ser cero. El status en rojo está indicando que
la factura aún no puede ser contabilizada.
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Propuestos
1- Cuenta Contable Es la cuenta de Gastos correspondiente al servicio o producto F4
que se está facturando
Vista de “Pagos”
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Propuestos
1- Fecha Base La fecha base es aquella a partir de la cual se calcula la fecha
en que el importe de la factura resulta exigible
Esta vista guarda las retenciones a las cuales se verá afectada la factura ingresada.
Una vez que el saldo es cero, el status indica que la factura está lista para ser contabilizada:
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El segundo recuadro corresponde a las Posiciones del documento, con datos específicos por
cada cuenta que se contabiliza, por ejemplo cuenta contable, importe, indicador de
impuestos correspondiente, etc. Con un doble click sobre cualquiera de las posiciones se
puede visualizar el contenido completo de cada una de ellas.
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Aparecerá el siguiente mensaje que indicará que las posiciones de impuestos se restaurarán
y volverán a ser calculadas posteriormente:
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Detalle de Posición
Marcar Todo
Marcar Bloque
Desmarcar Todo
Insertar Línea
Añadir Líneas
Borrar Línea
Copiar Líneas
Copiar Campos
Clasificación Ascendente
Clasificación Descendente
Nota: el asiento generado se podrá visualizar o consultar en cualquier momento. Para más
detalle ver el apartado correspondiente a Modificación / Visualización de Documentos.
Transacción: FB60
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Propuestos
1- Acreedor Código que identifica al Acreedor en la sociedad
5- Clase de Documento Indicará qué tipo de comprobante se está emitiendo. Sirve para
diferenciar distintas operaciones dentro de las registraciones
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Propuestos
contabilizadas.
9- Texto Opcional
10- Número de Indica cual será el Punto de Venta desde el cual se emitirá el 0001
Tienda pago (para numeración de certificados)
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Propuestos
1- Nombre Nombre o Razón Social del Acreedor / Proveedor /
Empleado / ETC.
8- Tipo de NIF Codificación que indica qué tipo de dato es el ingresado en 80 (Cuit)
el campo “Número de Identificación Fiscal”
10- Persona Física Indicador que debe marcarse en caso de que el Acreedor
sea una persona física
Luego de cargar los datos del proveedor se deberán generar las posiciones correspondientes
a la factura:
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Propuestos
1- Cuenta Contable Es la cuenta de Gastos correspondiente al servicio o producto
que se está facturando
Una vez que el saldo es cero, el status indica que la factura está lista para ser contabilizada:
El segundo recuadro corresponde a las Posiciones del documento, con datos específicos por
cada cuenta que se contabiliza, por ejemplo cuenta contable, importe, indicador de
impuestos correspondiente, etc. Con un doble click sobre cualquiera de las posiciones se
puede visualizar el contenido completo de cada una de ellas.
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Transacción: FB65
Para cargar una nota de crédito deben completarse los mismos campos que para generar
una factura, con las siguientes salvedades:
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Si se desea ingresar una “Nota de Crédito” que no esté relacionada a ninguna “Factura” no
completar el campo “Ref.fact.”.
Se copiarán los datos (como fecha base, condición de pago, etc.) de la factura a la nota de
crédito.
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Todas las acciones que pueden realizarse en el documento factura, también pueden
realizarse en la nota de crédito:
Nota: este procedimiento es idéntico si se trata de una Nota de Crédito Total o una Nota de
Crédito Parcial.
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Transacción: FB60
Para cargar una nota de débito deben completarse los mismos campos que para generar una
factura, con las siguientes salvedades:
La clase de documento debe ser cambiada por la que corresponda, por ej.
Al igual que en las notas de crédito, en la vista de Pagos se puede completar el campo: Ref
Factura con el número de documento interno de SAP (más el ejercicio) correspondiente a la
factura que se está acreditando.
Se copiarán los datos (como fecha base, condición de pago, etc.) de la factura a la nota de
crédito.
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Cuando la factura es bloqueada para el pago, hay dos formas de habilitarla para pagar:
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1- N° documento El número de documento interno que SAP le dio a la factura de
acreedor ingresada por la transacción FB60
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Presionar Enter.
Se hace doble click sobre la línea del proveedor (clave de contabilización 31) y se ingresa a
modificar la posición.
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Se modifica el status del campo “Bloqueo de Pago”, dejándolo vacío. De esta manera se
habilita la factura para el pago.
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4. Anticipos
Transacción: F-47
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Si el anticipo debe emitirse sin retenciones presionar ENTER o el icono para continuar.
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Transacción: F-48
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Propuestos
1- Fecha de Documento Fecha en que se emite el documento
10- Txt. Cabecera Texto Opcional que se puede completar a fin de detallar el
documento
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Aparecerá la pantalla siguiente, con toda la lista de solicitudes de anticipo que se cargaron
en esa cuenta corriente.
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Para ambos casos (con o sin solicitud de anticipo) en el menú Documento / Contabilizar, o
Una vez finalizada la transacción F-48 se debe ingresar el número de cheque a cada “Orden
de Pago” generada. Para eso utilizamos la transacción FCH5. Cuando terminamos con la
FCH5 realizamos la compensación de anticipos.
Transacción: F-51
A partir de esta operación se compensará el anticipo con la factura generada por el anticipo
correspondiente.
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Propuestos
1- Fecha de Documento Fecha en que se emite el documento
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Propuestos
5- Sociedad Sociedad en la cual se registra el documento
10- Txt. Cabecera Texto Opcional que se puede completar a fin de detallar el
documento
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Seleccionar el proveedor y colocar el indicador de CME “A”. También quitar el tilde en “PAs
Normales”
Presionar Enter o
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Presionar Enter.
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5. Pagos
Para los pagos en efectivo u otro tipo de valores líquidos, también hay diferentes métodos
según se trate de un pago total, parcial o residual
Transacción: F-53
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Propuestos
1- Fecha de Documento Fecha en que se emite el documento
10- Txt. Cabecera Texto Opcional que se puede completar a fin de detallar el
documento
11- Cuenta Cuenta contable que representa el medio de pago con las que
se abonan las facturas
12- Importe Es el importe del pago en la cuenta contable del punto anterior.
El monto efectivamente abonado.
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Aparecerá esta pantalla que indica cuántas partidas existen pendientes de cobro para este
acreedor:
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Propuestos
1- Número de Documento interno de SAP
Documento
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Propuestos
particular.
También hay un recuadro que muestra el status de pago de las partidas marcadas, contra el
importe ingresado para pagar en la cuenta de caja:
1
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Propuestos
1- Importe Entrado Importe neto del pago
Los importes mencionados se verán modificados al comenzar a seleccionar las facturas que
se desean abonar.
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Para generar el pago total de una factura, primero debe identificarse y marcarse la factura.
Para ello, se puede:
Si el proveedor tiene asignadas retenciones en sus datos maestros, las mismas serán
calculadas automáticamente. Para chequear los importes de las retenciones posicionarse
sobre la solapa “Retención”
Para poder grabar el pago el campo “SIN ASIGNAR” del cuadro de status debe estar en cero.
Para ello copiar el importe del campo “ASIGNADOS” (que en definitiva es el importe a pagar
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Hacer doble click sobre la línea de cuenta de pago y pegar el importe en el campo
“IMPORTE” (verificar que el importe sea positivo)
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Transacción: F-53
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El asiento contable generado es idéntico al de pago total, pero por el importe ingresado.
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En la cuenta corriente del Acreedor ambos documentos (factura y pago parcial) aparecerán
en las partidas abiertas con signo contrario de modo que el saldo de la cuenta corriente
aparezca modificado.
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Transacción: F-40
A partir de ahí se debe modificar el importe de la línea generada en forma automática por el
sistema. Es decir, se reparte el importe total del pago en tantas líneas como cheques desee
utilizar como medio de pago.
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Propuestos
1- Fecha de Documento Fecha en que se emite el documento
10- Txt. Cabecera Texto Opcional que se puede completar a fin de detallar el
documento
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Seleccionar el proveedor que tiene los documentos pendientes de pago. Luego presionar el
ícono . Aparecerá esta pantalla que indica cuántas partidas existen pendientes de
pago para este acreedor:
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Propuestos
1- N° de Documento Número de Documento interno de SAP
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También hay un recuadro que muestra el status de pago de las partidas marcadas, contra el
importe ingresado para pagar en la cuenta de caja:
1
2
Propuestos
1- Importe Entrado Importe neto del pago
Los importes mencionados se verán modificados al comenzar a seleccionar las facturas que
se desean abonar.
Para generar el pago total de una factura, primero debe identificarse y marcarse la factura.
Para ello, se puede:
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Si hay notas de crédito y/o notas de débito y/o anticipos asociados a esa factura, se
marcarán automáticamente para ser contempladas en el pago. Las partidas seleccionadas
quedarán en azul.
Si el proveedor tiene asignadas retenciones en sus datos maestros, las mismas serán
calculadas automáticamente. Para chequear los importes de las retenciones posicionarse
sobre la solapa “Retención”.
Para poder grabar el pago, el campo “SIN ASIGNAR” del cuadro de status debe estar en
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Propuestos
1- Clave Se coloca la clave de contabilización que representa
Contabilización las Cuentas CME al Haber, de esta manera
contabilizará en la cuenta “Cheques diferidos”
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Propuestos
2- Cuenta El código del proveedor al que se le emite el cheque
Propuestos
1- Importe Importe del primer cheque
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Campos a completar:
Propuestos
1- Importe Importe del segundo cheque
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Propuestos
1- Importe Importe del tercer cheque
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Transacción: FCH5
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Versión: 1.0
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Propuestos
1- Nro. documento de Número del documento con el cual se contabilizó el pago (paso
pago anterior)
Una vez completado los campos presionar “ENTER” o el icono para continuar.
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FI- CUENTAS POR PAGAR
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Propuestos
1- Fecha de pago Se coloca la fecha de vencimiento del cheque.
Una vez que todo coincide con el cheque generado a mano, presiono el icono de grabar .
Nota: Para el caso de que se trate de un pago con más de un cheque, se repite el
procedimiento tantas veces como cheques correspondan al pago.
Transacción: FCH1
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FI- CUENTAS POR PAGAR
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Propuestos
1- Sociedad Pagadora Sociedad que gestiona los pagos AR10
2- Bco. Propio Se coloca el código del banco propio
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FI- CUENTAS POR PAGAR
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El programa de pagos permite la gestión tanto de los pagos efectuados como de los
recibidos. Su flexibilidad permite definir las características de pago que varían de un país a
otro, por ejemplo, las especificaciones sobre la vía de pago, la forma de pago o el soporte de
datos.
Para pagar con Cheques diferidos, se debe preparar los documentos a cancelar,
colocándoles la vía de pago que corresponda al banco emisor del cheque diferido. Si se
desea pagar los documentos por transferencias electrónicas, se debe colocar en los
documentos a cancelar las vías de pago correspondiente a los bancos que generan
transferencias por medio de interbanking.
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Transacción: F110
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Propuestos
1- Día de ejecución La fecha de ejecución sirve para la identificación de los
parámetros. Se trata de la fecha para la cual se ha planificado la
ejecución del programa. Sin embargo, también es posible la
ejecución adelantada o atrasada del programa.
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Vista de “PARÁMETRO”
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Propuestos
1- Doc. creados hasta Indica la fecha hasta la que se considerarán las partidas F4
abiertas en el tratamiento. El sistema se rige por la fecha de
entrada, no por la fecha de contabilización.
3- Vías pago Lista de las vías de pago que quiere utilizar para la ejecución del F4
pago. RECORDATORIO: Para pagar con transferencias
electrónicas, se debe elegir las vías de pago T. Si se desea
pagar de con cheques diferidos, se debe elegir las vías de pago
F/ G/ H/ I/ N/ S, etc
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Propuestos
5- Acreedor/Deudor Número de cuenta del Acreedor/Deudor
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Propuestos
1- Verificar vencimiento Este indicador determina que se debe crear un log de la
verificación del vencimiento de las partidas abiertas.
2- Seleccionar vía pago Este indicador hace que el sistema incluya en el log el intento de
siempre seleccionar la vía de pago y los bancos.
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Propuestos
1- Programa Aquí se elige la para la impresión de cheques
ZRFFOUS_C
Para grabar la Propuesta de Pago volver a la primera solapa o bien presionando el icono de
Grabación .
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Propuestos
1- Fecha inicio Fecha de inicio prevista
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MODIFICAR PROPUESTA
VISUALIZAR PROPUESTA
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Si no deseo pagar algunos documentos, entonces hago doble click sobre la línea del
documento e ingreso en la siguiente pantalla:
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Donde bloqueo para el pago (“A”) las facturas, ND o NC que no quiera pagar.
NOTA:
En los casos que estemos pagando mediante transferencias bancarias realizadas a través de
un banco en el que existan más de una cuenta corriente o caja de ahorro abierta hay que
seleccionar en esta misma pantalla con cual de las cuentas se quiere pagar sino el sistema,
por default, contabiliza en la primera cuenta creada que encuentre.
Para poder seleccionar la cuenta corriente con la que se quiere pagar se deberá ir a
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Una vez que cambiamos los datos bancarios, presionamos para guardar la modificación.
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Se presiona el icono
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Propuestos
1- Fecha inicio Fecha de inicio prevista
4- Crear medio de pago Este campo se podrá ver cuando la vía de pago sea de cheque
diferido.
El status cambiará a:
Podremos ver el número de orden de pago interna de SAP y el número de cheque desde el
cual comenzó a asignar automáticamente.
Debemos ingresar como vía de pago la letra I que es la asignada para pagos vía
interbanking.
Presionar el icono
El sistema generará automáticamente un archivo de tipo .txt que guardara en una carpeta
designada especialmente a estos efectos, que el banco se encargara de levantar y procesar.
Transacción: ZFI_IMPLEG
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Propuestos
1- Sociedad Clave que identifica unívocamente la sociedad AR10
9- Envío de legajo por Al tildarse, los legajos serán enviados al mail del
e-mail proveedor.
Presionar el icono
Antes de ejecutar el programa de Pago por Vías de Pago (F110), se puede ejecutar las
Transacción FBL1N, para realizar el análisis de las partidas pendientes de pago que se
encuentran vencidas.
Transacción: FBL1N
Realizar la selección de partidas teniendo en cuenta si se desean ver sólo las partidas
abiertas, las compensadas o ambas. Tener en cuenta las fechas previstas para cada
selección:
Existen varias vistas personalizables de la cuenta corriente de un cliente. Una de las vistas
estándar es la siguiente:
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Columna Significado
1- Status Indica si la partida está abierta (en rojo) o compensada (en verde)
5- Indicador de Según los símbolos explicados en la pantalla del sistema, indica si la partida está
Vencimiento vencida o no.
7- ML Moneda Local
Columna Significado
compensación
Con los diferentes íconos de función, se pueden realizar diferentes operaciones en pantalla,
como totalizar, ordenar, filtrar, visualizar y modificar, navegar entre posiciones, comprimir y
descomprimir, etc.
Si se desea grabar una variante que todos lo puedan ver, hacer lo siguiente:
Si se desea grabar una variante que solamente pueda verla el usuario creador de la misma,
hacer lo siguiente:
Si del análisis surge la necesidad de realizar una modificación en masa se deben realizar los
siguientes pasos:
Si se tiene el número de documento interno del sistema, ingresarlo junto con la sociedad:
Con un doble clic sobre cualquiera de las posiciones del documento, se ingresa a los Datos
de Posición (específicos de cada posición). Aquellos datos listos para la entrada (no
grisados) podrían ser modificados. Luego de cada modificación se debe grabar para que el
documento tome los cambios efectuados.
7. Compensación de Partidas
En algunas operaciones, aunque dos partidas abiertas estén relacionadas y sus saldos sea
cero, el sistema no compensa automáticamente dichas partidas y siguen visualizándose
entre las partidas abiertas. Para estos casos se puede realizar una compensación de
partidas.
Transacción: F-44
Se desplegará una pantalla con todas las partidas abiertas del Acreedor solicitado.
En la pantalla de partidas individuales marcar las partidas haciendo doble click sobre el
importe de la partida a compensar y verificar que el cuadro de status esté en cero:
Presionar para visualizar los documentos asociados a las facturas. En este caso se
visualiza la Nota de crédito relacionada con la Factura.
Transacción: F-44
Completar los parámetros de selección, indicando como cuenta aquella del proveedor
eventual.
Aceptar o presionar
Se desplegará una pantalla con todas las partidas abiertas del Acreedor solicitado.
Presionar para visualizar las documentos asociados a las facturas. En este caso se
visualiza la Nota de crédito relacionada con la Factura.
Existe la posibilidad de que existan clientes que también actúen como proveedores como son
los referidos a intercompany. En algunas operaciones, aunque dos partidas abiertas estén
relacionadas, el sistema no compensa automáticamente dichas partidas y siguen
visualizándose entre las partidas abiertas. Para estos casos se puede realizar una
compensación de partidas y registrar la salida de pagos si hay una diferencia de saldo a
favor del cliente ya que el saldo a cobrar al cliente es inferior al que se debe pagar al
proveedor.
Para que un proveedor sea también considerado como cliente además de darlo de alta como
proveedor se debe dar de alta como cliente agregando a su código una P al inicio. Por
ejemplo, si el proveedor A0002 es también un cliente, el mismo será dado de alta con el
código PA0002.
Esta herramienta será utilizada también para los proveedores a los cuales se requiere
generar una Nota de Débito o Crédito.
Para poder realizar la compensación, se debe agregar en dato maestro del cliente, en la
solapa “Datos de control” el numero de proveedor y en el dato maestro del proveedor, en la
solapa “Control” se debe agregar el número de cliente para que de esta manera queden
relacionados a los efectos de la compensación posterior.
Path: Menú SAP: Finanzas / Gestión Financiera / Deudores / Datos Maestros / Crear –
Modificar - Visualizar
8. Salida de pagos
Transacción: F-40
Aceptar o presionar
Aceptar o presionar
Una vez controlado todo, se graba el documento con el icono y el sistema nos
devolverá el siguiente mensaje:
10. Listados
Transacción: S_ALR_87012086
Pantalla de selección
Propuestos
1- Cuenta de acreedor Se elige un acreedor, un rango de acreedores o se puede dejar
en blanco para que traiga todos los acreedores.
Se presiona Ejecutar
Transacción: S_ALR_87012089
Pantalla de selección
Propuestos
1- Acreedor Se elige un acreedor, un rango de acreedores o se puede dejar
en blanco para que traiga todos los acreedores.
3- Modificado por Nombre del usuario para el cual se deben visualizar las
modificaciones.
Se presiona Ejecutar
Path:
vencimiento
Transacción: S_ALR_87012078
Pantalla de selección
Propuestos
1- Cuenta de acreedor Se elige un acreedor, un rango de acreedores o se puede dejar
en blanco para que traiga todos los acreedores.
Propuestos
4- Visualización Modo de visualización navegable.
informes gráfica
Luego presionar
Una vez ejecutado el programa, el mismo nos mostrará un reporte con varias pantallas:
Seleccionar un proveedor
En la izquierda, hay varios filtros para poder visualizar la misma información, pero totalizada
por acreedor, clase documento, clave de contabilización y país.
Path:
Transacción: S_P99_41000101
Pantalla de selección
Propuestos
1- Sociedad pagadora Sociedad que gestiona los pagos. AR10
2- Banco propio Banco con el que se realiza los pagos con cheque.
Se presiona Ejecutar