INFORME SOBRE DISEÑO Y PATRONAJE CONFECCIONES S.A.

LUAR Y FECHA: Puerto Berrio, 24 de abril de 2019

PREPARADO POR: Ángela María David Muñoz

OBJETIVO:

1. ESTUDIO DE CASO
La empresa Confecciones S.A., dedicada al diseño y manufactura de prendas de
vestir, ya
determinó el mapa de procesos de su actividad económica, siendo estos:
1. PROCESOS ESTRATÉGICOS
 Gestión Gerencial
 Gestión de la Calidad
2. PROCESOS MISIONALES
 Diseño y patronaje
 Extendido, marcado y corte
 Confección, revisado y etiquetado
 Acabados
3. PROCESOS DE APOYO
 Clientes
 Compras
 Mantenimiento
 Talento humano

Cada uno de los procesos cuenta con un líder, quien será el encargado de revisar
y
aprobar la documentación. Sin embargo, en ausencia del mismo, los
coordinadores de
área tienen la misma autoridad.
El encargado del Sistema de Gestión de la Calidad, fue designado para determinar
la
codificación unívoca y las versiones a los documentos, por lo tanto la fecha de
emisión
también estará a su cargo.
Dando continuidad al avance en la planificación del Sistema de Gestión de la
Calidad, es
necesario documentar el procedimiento de control de la información documentada,
pues
ya se cuenta con instrucciones de trabajo y algunos formatos que no han sido
formalizados para el sistema de gestión.
1. Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero. ¿Diseñar el procedimiento
de
control de la información documentada ó montar los procedimientos
operativos?
Lo primero que haría sería diseñar el procedimiento de control de la información
2. Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de Control de la
Información Documentada y justifique su respuesta.

Corresponde al proceso estratégico más específicamente a la gestión de la

calidad
ya que la norma ISO 9001 nos pide llevar este control

3. Diseñe un procedimiento sencillo para el control de la información documentada

de la
empresa Confecciones S.A., que cumpla con los requisitos de la Norma NTC ISO
9001 en
cuanto a la identificación y formato, y a su vez que incluya la descripción de las
siguientes
actividades:
a. Creación
b. Revisión y aprobación
c. Identificación
d. Divulgación
e. Control de cambios

1) Administrador del Sistema de Gestión de Calidad

 Asignación de los códigos a los documentos del Sistema.

 Mantener actualizado el “Listado maestro de documentos Sistema de
Gestión
de Calidad (SGC) ISODOC.
 Asegurarse de que la versión vigente de los documentos esté disponible
en los
puntos de uso.
 Comunicarle al responsable del archivo los cambios que se presenten en
los
documentos con el fin de mantener actualizadas las tablas de retención
documental – TDR

2) Realizar la revisión de los documentos en cuanto a estructura y forma

3) Los líderes de proceso son los responsables directos de la validación y

apropiación
 4) Los cambios o modificaciones menores realizados a los documentos no
generan
cambio de versión debido a que no afectan el buen funcionamiento del
Sistema de
Gestión, sin embargo el registro de la fecha, el responsable de su aprobación y
el
detalle de la mejora realizada, siempre deberán registrarse en el control de
cambios del documento (punto 6.). Los cambios menores son:

 Cambios en ortografía.
 Adecuación de contenido que facilite la visualización y uso.
 Mejoramiento en la redacción de párrafos.
 Re direccionamiento de Hipervínculos.
 Cambio en el nombre de un cargo.

NO será válido copiar y pegar información del ejemplo anexo a éste módulo.
Utilice gráficos, tablas o ilustraciones que permitan brindar mayor claridad al
procedimiento mencionado en el punto anterior.
Desarrollo punto 1:
 2. INFORME
Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado, realice un
informe
luego de investigar sobre las actividades de diseño y patronaje, que día a día
realizan las
empresas de Confecciones. Una vez realizada la investigación y utilizando
lineamientos
establecidos por usted mismo en el Caso de Estudio para documentar el
Procedimiento de
“Diseño y patronaje”.

Recuerde que éste va dirigido a personal con nivel de estudios técnicos, por lo
tanto, debe
ser claro, conciso y muy bien organizado. Evite incurrir en un paradigma de la
documentación.
Desarrollo punto 2:
1. OBJETIVO

Este procedimiento se establece para efectuar el control, la elaboración,

modificación e
identificación de los documentos y registros La empresa Confecciones S.A.,
dedicada al
diseño y manufactura de prendas de vestir con el fin de tener la documentación
actualizada
y disponible para su uso por parte de todos los usuarios

2. ALCANCE

Aplica para todos los documentos (manuales, procedimientos, instructivos,

formatos,
guías, registros, entre otros.) los documentos de origen externo que son
requeridos para
el adecuado desarrollo de los procesos. El procedimiento inicia con la
identificación de la
necesidad de crear o modificar un documento y finaliza con la divulgación del
documento
por parte del responsable del proceso.

3. RESPONSABILIDAD
El responsable de la adecuada aplicación de este procedimiento es el Coordinador
de
Trabajo y los líderes de Procesos de Gestión.

3.1 Coordinador Trabajo

Asesora a los líderes de los procesos para la gestión, control y administración de
la
documentación del SGC en forma coherente, congruente y consistente de acuerdo
con la
naturaleza del servicio.
Revisa los documentos producidos en los procesos y cuando el caso lo amerite
define si
la revisión incluirá el concepto de un experto que retroalimente el documento.
Establecidos los acuerdos con el líder del proceso e incorporados los ajustes
finales del
documento, presenta para aprobación a la Directora de Recursos Humanos,
Representante de la dirección.

3.2 Asistente – Practicante Profesional.

El Asistente del Área - practicante profesional, específicamente interviene en la

adecuación de la presentación de documentos antes de la revisión para su
aprobación.
Apoya a los líderes de los procesos para garantizar que:

- Se revisen y actualicen los documentos cuando sea necesario y se aprueben

nuevamente.

- Se identifiquen los cambios y el estado de revisión actual de los documentos

- Las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentren

disponibles en la
Intranet.

- Los documentos permanezcan legibles y fácilmente identificables.

- Se socialicen los documentos.

- Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos.

- El control de los documentos en medio magnético, con el fin de preservar y
proteger la
información

- Mantener una codificación única, según las directrices que se dan en este
documento.
- Se mantenga actualizados los listados maestros.

3.3 Líderes de procesos

-Todos los líderes de procesos son los responsables de cumplir el procedimiento

establecido sobre la creación, actualización o anulación de los documentos.

4. PRECISIONES

4.1 ESTRUCTURA DOCUMENTAL

La estructura documental del SGC de la empresa Confecciones S.A., dedicada

al
diseño y manufactura de prendas de vestir se presenta en la siguiente figura,
en
donde los documentos de nivel superior tienen mayor cobertura y alcance,
pero
menor profundidad y detalle.
DOCUMENTO
ASOCIADO
4.2 DISPOSICIONES SOBRE REPRODUCCIÓN DE FORMATOS

En todo caso se privilegia la presentación y diligenciamiento digital de formatos

salvo
casos que requieran estrictamente su aplicación impresa. Para estos casos, una
vez
aprobados el líder del proceso envía una copia en medio digital al proceso de
Gestión de
Publicaciones, para su correspondiente reproducción.

Aunque la emisión de los documentos se realiza luego de su aprobación la

empresa
empleará los inventarios de formatos impresos hasta agotar existencias.

4.3. REGISTROS

Los registros son documentos que proporcionan evidencias objetivas de

actividades
realizadas o resultados obtenidos se caracterizan por:

 Son consecuencia inmediata de ejecutar un procedimiento y documentar sus

resultados.
 Proporciona la evidencia necesaria para establecer si la actividad o la tarea
se adecuó
al proceso correspondiente.
 No están sujetos a actualizaciones porque no deben ser modificado (salvo en
casos
especiales) y dejado constancia de todas las circunstancias de cambio,
siguiendo el
procedimiento al respecto.

Los registros pueden realizarse en medios impresos o electrónicos, y estar en

forma
digital. Son registros impresos todo lo plasmado en un papel, como un material
fotográfico
o similar. Son registros electrónicos los obtenidos y guardados en estos medios.
La Empresa debe garantizar que los registros no pueden ser modificados o que, si
lo son,
que constancia de ello y de quién y cuándo lo hizo, especialmente cuando sea
mas
susceptible a las modificaciones, como es el caso de los registros guardados de
forma
digital.
Los registros deben estar firmados y fechados por el personal encargado, en el
caso de
los registros impresos y en los registros digitales deben quedar constancia de
quien y
cuando lo hizo.

Todos los registros deben estar supervisados por la persona encargada de esto,
garantizando que se respeten los procedimientos y queden archivados de forma
segura y
de fácil identificación. Por otra parte la universidad debe garantizar la confiabilidad
de los
registros que así lo requieran (historias clínicas, Exámenes ocupacionales, etc).

4.3.1. LOS REGISTROS DEBEN GARANTIZAR

Los registros apropiados deben garantizar que sean:

 Veraces: debe describir lo que realmente sucedió, pasó u ocurrió.

 Exactos: debe ser verificado.
 Permanentes: se debe diligenciar con elementos de difícil borrado, no usar
lápiz o tinta
lavable.
 Oportunos: se realiza en tiempo real, para evitar perdida de información por el
paso
del tiempo.
 Claros: debe ser entendible para todos.
 Coherentes: en lo que respecta fechas, temperaturas, tiempo, etc.
 Legible.
 No alterable: no debe tener tachones, enmendaduras, uso de correctores, etc.
 Completo: no deben tener espacios en blanco, debe cruzar con una raya lo
que no se
llena

4.3.2. USO DE LOS REGISTROS

Los registros pueden utilizarse para documentar y monitorear las actividades o los
resultados de los procedimientos.

Algunos ejemplos de sus usos son:

  Toma de muestras

 Procesamiento y análisis de información

 Almacenamiento y distribución

 Exámenes realizados

 Calibración de equipos

 Abastecimiento y vigencia de los insumos

 Control de calidad

 No conformidades

 Acciones correctivas

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

5.1. FLUJOGRAMA PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS

No ACTIVIDAD RESPONSABLE
OBSERVACIONES

INICIO

Identifica necesidad de Elaborar borrador del

documento y
creación o mejora de enviar por correo a la
Directora del
1 Líder del proceso Departamento de Biblioteca
con copia al
documento
Profesional de Apoyo de corrección
de
estilo para su respectiva revisión.
No ACTIVIDAD RESPONSABLE
OBSERVACIONES

Las correcciones de
ortografía y sintaxis
se hacen de manera
directa en la
documentación en los
casos donde la
mejora sea evidente. Sin
embargo, en
Revisa la adecuación de la
los casos problemáticos
para la
documentación interpretación del
sentido el corrector
enviará sugerencias y
comentarios al
2 Corrector de Estilo líder del proceso
para que intervenga en
el texto antes de su envío
como versión
final al Sistema de Gestión
de la
Calidad.

De cualquier manera el
corrector hará
llegar al líder del proceso
la
documentación revisada.

SI En caso de requerir
ajustes en partes
La Modifica y envía problemáticas para
la interpretación el
documentaci nuevamente al líder del
proceso hará las
3 corrector Líder del proceso modificaciones
en las partes indicadas
ón requiere
ajustes? por el corrector y le
enviará nuevamente
el documento modificado
al corrector de
 estilo.
NO

Solicita y justifica creación, F-SO-OH-12

mejora o anulación de Solicitud de Enviar por
correo al Coordinador de
documento creación, mejora Salud,
Seguridad e Higiene en el trabajo
o anulación de con copia a la
Profesional de Apoyo del
documentos SG-QHSE el formato
Solicitud de
4 Líder del proceso Creación, Mejora o
Anulación de
Documento F-SO-OH-12
junto con el
documento sometido a
consideración
(Resultado de la revisión
del corrector
de estilo)
1

1
Profesional de Apoyo SG- Revisar la
solicitud y evaluar la
QHSE necesidad de crear,
modificar o anular el
5 Revisa solicitud y verifica documento.
Auxiliar del
necesidad
SG-QHSE
No ACTIVIDAD RESPONSABLE
OBSERVACIONES
Si es una solicitud de anulación,
se
registra y el proceso termina
NO Informa al Coordinador del Área de
Aprobada líder del Salud, Seguridad e
la proceso Higiene en el Trabajo
Cuando se considere necesario
define
Solicitud?
la intervención de un experto a fin
de
6 retroalimentar el documento
antes de su
SI 3 aprobación final.

Según corresponda se
presenta al
Consejo Directivo para que
autorice la
creación, mejora o anulación.

Se diligencia la Parte 2 del

registro
Registra aprobación en la Solicitud de Creación,
Mejora o
Solicitud de creación, Anulación de Documento
F-SO-OH-12,
7
Mejora o Anulación de Auxiliar del marcando la casilla
de aprobado,
Documentos SG-QHSE diligenciando la
fecha de
implementación del cambio.

Profesional de Apoyo SG-

Para el caso de creación de
Codifica y/o actualiza la QHSE
8 documentos se realiza la
respectiva
 versión codificación y para mejora se
actualiza
Auxiliar del
la versión.
SG-QHSE

Al editar los documentos se deben

registrar las firmas de elaboró,
revisó y
Emite y Aprueba Coordinador del Área de aprobó, si aplica.
El coordinador del
Documento Salud, Seguridad e Área de Salud
Ocupacional informa al
Higiene en el Trabajo líder sobre la
aprobación del
documento.
9
Profesional de Apoyo Una vez firmados los
documentos se
SG-QHSE identifican con Copia No
Controlada, se
graban en PDF (No Aplica para
Auxiliar SG-QHSE formatos) y se adaptan en
el aplicativo
disponible.

Se publican los nuevos

documentos en
la intranet
Retira de Intranet los
documentos obsoletos Profesional de Apoyo SG-
10 Al documento físico se le coloca
el sello
QHSE
de original, se archiva en la
carpeta del
proceso que corresponda y se
destruye
la versión anterior.
No ACTIVIDAD RESPONSABLE
OBSERVACIONES

Profesional de Apoyo SG-

Actualiza Listado Maestro Listado Maestro de QHSE
11 Control de Documentos Control de Actualizar
Listado Maestro Control de
Documentos Auxiliar del
Documentos F-SO-OH-013

F-SO-OH-013 SG-QHSE

2
2
Coordinador del Área de
Salud, Seguridad e Se comunica al líder que
el documento
12 Socializa con el líder del Higiene en el Trabajo se encuentra
liberado y se autoriza su
proceso y/o funcionario uso.
que realizó solicitud

Libera Documento
Informar los cambios de
la
Aplica documento en el documentación a los
participantes del
proceso correspondiente Líder del proceso
proceso.
13
3
Socializa el contenido de
los
documentos a fin de garantizar
su
FIN debida aplicación.
 5.2. FLUJO GRAMA PARA EL CONTROL DE REGISTROS

No ACTIVIDAD RESPONSABLE
OBSERVACIONES

1 INICIO

Identificar los registros a Coordinador de Gestion en Los líderes

de proceso con apoyo del
controlar Salud, Seguridad e Higiene coordinador del
Área de salud, seguridad e
en el Trabajo Higiene en el trabajo
identifican los
2
registros incorporados en el
sistema de
gestión en salud, seguridad e
Higiene en el
Líderes de procesos trabajo

Enviar por correo al

Coordinador de Gestion
NO en Salud, Seguridad e
Higiene en el Trabajo
Hay solicitud con copia a la
Profesional de Apoyo del
3 o 1 Líderes de procesos SG-QHSE el
formato Solicitud de Creación,
necesidades Mejora o Anulación de
Documento
de registros F-SO-OH-12 junto
con el documento
SI
sometido a consideración

Coordinador de Gestion en
Revisar la solicitud y evaluar
la necesidad de
4 Revisar solicitudes o Salud, Seguridad e Higiene
 necesidades de registros crear, modificar o
anular el documento.
en el Trabajo

Si es una solicitud de
anulación, se registra y
el proceso termina.
NO Informa al Cuando se considere
necesario define la
Aprobación de solicitud líder del
Coordinador de Gestion en intervención de un
experto a fin de
o necesidad de proceso
5 Salud, Seguridad e Higiene retroalimentar el
documento antes de su
registros
en el Trabajo aprobación final.

SI Según corresponda se
presenta al Consejo
Directivo para que autorice la
creación,
mejora o anulación.

El Coordinador de Gestion en
Salud,
Se autoriza y controla los
Seguridad e Higiene en el
Trabajo actualiza
registros Coordinador de Gestion en
los registros que se
generaron cambios y
6 Salud, Seguridad e Higiene
controla los cambios o nuevos
documentos
en el Trabajo
relacionados con la estructura
de los
documentos del SG-QHSE
No ACTIVIDAD RESPONSABLE
OBSERVACIONES

Establecer criterios de El Coordinador de

Gestion en Salud,
control de registros Coordinador de Gestion en
Seguridad e Higiene en el
Trabajo establece
7 Salud, Seguridad e Higiene
criterios de control sobre los
registros del
en el Trabajo
SG-QHSE

Listado Maestro
Actualización del listado de Control de
Actualizar Listado Maestro
Control de
8 maestro Documentos
Coordinador de Gestion en Documentos F-
SO-OH-013
Salud, Seguridad e Higiene
en el Trabajo

Socializa con el líder del

proceso y/o funcionario
que realizó solicitud

Se comunica al líder que el

documento se
9 Coordinador de Gestion en encuentra
liberado y se autoriza su uso.
Libera Documento Salud, Seguridad e Higiene
en el Trabajo
1

1
 Aplica documento en el
Informar los cambios de la
documentación a
proceso correspondiente Líder del proceso los
participantes del proceso.
13
Socializa el contenido de los
documentos a
fin de garantizar su debida
aplicación.

FIN
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

RESPONSABLE
CODIGO NOMBRE DISPONIBLE
DILIGENCIARLO

SOLICITUD DE Coordinador de Gestion en

Intranet /Proceso Gestión en Salud,
CREACIÓN, MEJORA O Salud, Seguridad e
F-SO-OH-012 Seguridad e Higiene en el
Trabajo
ANULACION DE Higiene en el Trabajo/
y/o Aplicativo del Sistema
DOCUMENTOS Líder del Proceso

Coordinador de Gestion en Intranet / Proceso Gestión

en Salud,
LISTADO MAESTRO
Salud, Seguridad e Seguridad e Higiene en el
Trabajo
F-SO-OH-013 CONTROL DE
Higiene en el Trabajo/ y/o Aplicativo del Sistema
DOCUMENTOS
Profesional de Apoyo

7. GLOSARIO

 Aprobación: Es la actividad donde se autoriza la aplicación del documento en la

operación de la
universidad y se convierte en un documento controlado del SG-QHSE.
 Caracterización de Procesos: Documento que permite identificar aspectos de un
proceso tales
como: Objetivo, Quien Suministra/Referente, Insumos/Requerimientos,
Actividades, Resultados,
Quien Recibe/Beneficiario, Recursos, Requisitos, Documentación asociada,
indicadores y el ciclo
PHVA de las actividades funcionales del proceso.
 Copia controlada: Es el duplicado del documento, que se encuentra
debidamente identificado,
reconocido dentro del Sistema de Gestión de la Calidad, se conocen sus
portadores y está
 autorizado para su circulación.
 Documento: Información y su medio de soporte. Ejemplo: registros,
especificaciones,
procedimientos, dibujo, informe, norma etc. (NTC-ISO-9000).
 Documentos externos: Son documentos generados por entidades externas a la
Universidad
para ser aplicados en los procedimientos de la misma.
 Edición: Producción o emisión impresa o grabada de un documento.
 Estatutos: Conformados por las normas que enmarcan el desarrollo del objeto
social de la
Universidad. Ej.: Estatuto Orgánico.
 Formatos: Documento tipo registro que captura información de una actividad
específica o
Plantilla prediseñada que facilita la recolección de datos.
 Guía: Documentos que plantea un esquema a seguir para el desarrollo de un
propósito particular.
 Instructivo: Documento que contempla en detalle aspectos técnicos del trabajo
 Liberación de documentos: Consiste en la aprobación, entrega y divulgación
formal de los
documentos del SG-.QHSE
 LMCD: Listado Maestro Control de Documentos internos. Cada proceso cuenta
con un Listado
Maestro Control de Documentos.
 LMCR: Listado Maestro Control de Registros
 Manual: Documento que describe de manera general un Sistema, un área o
función de cobertura
amplia de la institución que sirve de orientación para todas las personas
involucradas.
 Manual de Calidad: Es el documento que orienta, describe el SGC y enuncia la
Política de
Calidad.
 Política: Lineamiento establecido por la organización, que permite la
operacionalidad de ésta.
 Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un
proceso (NTC-ISO-
9000)
 Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan,
las cuales
transforman elementos de entrada en resultados. (NTC-ISO-9000)
 Registros: Documento que suministra evidencia objetiva de las actividades
desarrolladas o de
resultados obtenidos
 Reglamentos: Constituido por las normas que regulan actividades específicas
de la Universidad.
Ej.: Reglamento Estudiantil.
 Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación y
la eficacia del
tema sujeto a revisión, para alcanzar los objetivos establecidos.
 SG-QHSE: Sistema de Gestión de la Calidad en Salud Ocupacional, Seguridad
Industrial e Higiene
Ambiental
 Sintaxis: Parte de la gramática dedicada a los fenómenos de orden y
posición de la palabras en
una oración
 Partes problemáticas para la interpretación: Apartados en un documento que
presentan problemas
en términos de precisión o claridad en su redacción.

Nota: Debe enviar el desarrollo de los dos puntos por el enlace del menú del curso
que
dice: Actividad 2 y adjuntar el archivo dando clic en el título del enlace: Caso AA2 e
Informe AA2. Por favor no enviar al correo personal de la tutora todo por la
plataforma.
.