DOCUMENTOS, SOPORTES CONTABLES Y LIBROS DE CONTABILIDAD

Los soportes contables son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de
una empresa, es por ello que se debe tener un especial cuidado en el momento de elaborarlos. Todas las
operaciones económicas que realizan las empresas deben ser registradas en los libros de contabilidad, pero a
su vez para que cada uno de estos registros sean justificables deben soportarse con los documentos
pertinentes para cada una de ellas, es por ello que a continuación se presentan los principales papeles
comerciales y títulos valores que pueden ser utilizados en el ciclo contable, su definición y sus principales
características.

A. Generalidades

Todos los soportes contables deben contener la siguiente información general: Nombre o razón social de la
empresa que lo emite. Nombre, número y fecha del comprobante. Descripción del contenido del documento.
Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes. Los principales
soportes de contabilidad son:

B. Recibo de caja

El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la
empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan una para el archivo consecutivo y otra para
anexar al comprobante diario de contabilidad.

El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de acuerdo con su contenido o
concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de
una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la factura.

C. Comprobante de pago

Llamado también orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad que respalda el
pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque. Generalmente, en la empresa se
elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo
consecutivo. Para mayor control en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el titulo valor se
entrega al beneficiario. Los soportes contables deben asentarse en forma ordenada y resumida, expresando
claramente las transacciones que diariamente se realizan en una empresa

D. Factura de venta

La factura comercial es un soporte contable que contiene además de los datos generales de los soportes de
contabilidad, la descripción de los artículos comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las
condiciones de pago. Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del comprador,
factura de compra. Generalmente, el original se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo
consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de la contabilidad.

La factura se debe expedir con los siguientes requisitos: Estar denominada expresamente como factura de
venta. (Pre impreso). Numeración en orden consecutivo. (Pre impreso). Apellidos y nombre o razón social y
NIT del vendedor o de quien preste el servicio. (Pre impreso). Apellidos y nombre o razón social del adquiriente
los bienes o servicios. Fecha de expedición. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o
servicios prestados. El nombre o razón social y NIT del impresor de la factura. (Pre impreso). Indicar la calidad
de retenedor del impuesto sobre las
E. Factura de compra

Carlos F Chaves - MATERIAL CON FINES EDUCATIVOS – RECOPILACIÓN BIBLIOGRÁFICA

La factura comercial es un soporte contable que contiene además de los datos generales de los soportes de
contabilidad, la descripción de los artículos comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las
condiciones de pago.

Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del comprador, factura de compra.
Generalmente, el original se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra
para anexar al comprobante diario de la contabilidad.

La factura se debe expedir con los siguientes requisitos: Estar denominada expresamente como factura de
venta. (Pre impreso). Numeración en orden consecutivo. (Pre impreso). Apellidos y nombre o razón social y
NIT del vendedor o de quien preste el servicio. (Pre impreso). Apellidos y nombre o razón social del adquiriente
los bienes o servicios. Fecha de expedición. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o
servicios prestados. El nombre o razón social y NIT del impresor de la factura. (Pre impreso). Indicar la calidad
de retenedor del impuesto sobre las ventas.

F. Cheque

Es un titulo valor por medio del cual una persona llamada "girador", ordena a un banco llamado "girado" que
pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado "beneficiario".

G. Recibo de consignación bancaria

Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al
consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la máquina
registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna.

H. Comprobante de depósito y retiro de cuentas de ahorros

Las corporaciones de ahorro y crédito han diseñado unos formatos que suministran a sus clientes, en libretas,
para que sean diligenciados al depositar, o retirar dinero de su cuenta de ahorros. Este soporte tiene dos
opciones para elegir solo una; depósitos en efectivo o cheques de bancos locales y retiro en efectivo o en
cheque, de acuerdo con la cuantía y exigencia del cliente.

I. Nota de contabilidad

Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un soporte contable
como es el caso de los asientos de corrección, ajustes y cierre.

J. Nota Débito

Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por
concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses causados por financiación o por mora
en el pago de sus obligaciones.

K. Nota Crédito

Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en la factura o cuando los clientes
hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías, para su contabilización se utiliza un comprobante
llamado nota crédito. Este comprobante se prepara en original y dos copias; el original para el cliente, una
copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

L. Recibo de caja menor

Carlos F Chaves - MATERIAL CON FINES EDUCATIVOS – RECOPILACIÓN BIBLIOGRÁFICA

El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías mínimas que no
requieren el giro de un cheque, para ello se establece un fondo denominado caja menor.

M. Letra de cambio

Este documento negociable o título valor es una orden incondicional de pago que da una persona llamada
"girador" a otra llamada "girado", para que pague a la orden o al portador, cierta suma de dinero, a la vista o
en una fecha determinada.

En el comercio se utiliza la letra de cambio como garantía de pago en compras y ventas a crédito. El vendedor
hace firmar letras de cambio a sus clientes y se denominan letras por cobrar; el comprador acepta las letras a
sus proveedores y se llaman letras por pagar.

N. Pagaré

Es un título valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad de dinero en una fecha
determinada. Este documento se utiliza para respaldar los créditos bancarios.

LIBROS DE CONTABILIDAD

Las características básicas de los Libros de contabilidad deben remitirse, en principio, a una fecha de registro,
una descripción del registro y unas columnas donde se registra el valor de acuerdo al concepto, ya sea entrada
o salida (debe o haber). La tecnología actual agiliza el manejo de los libros contables, pues elimina el uso del
registro manual, pero esto no quiere decir que pierda sus características enunciadas anteriormente.

A. Libros contables

1º Libro diario

El primer registro de una transacción se hace en este libro. O sea que es el libro de anotaciones primarias
porque en el se registran las transacciones antes de llevarlas al mayor. El asiento correspondiente a cada
transacción indica que cuentas del mayor se cargaran y se abonaran después. Esta operación recibe el nombre
de “hacer asientos”. Este libro debe estar debidamente foliado y numerado consecutivamente en cada una
de sus páginas.

2º Libro Mayor

Después que se han registrado las transacciones en el diario, se hacen los cargos y abonos correspondientes
en las cuentas del mayor. Esto es lo que se llama “hacer los pases al mayor”.

El libro mayor sirve para resumir todas las transacciones de cada tipo de cuenta, por lo tanto permite conocer
el total del movimiento de cada partida tanto por el movimiento debito y crédito. Este libro debe estar
debidamente foliado y numerado consecutivamente en cada una de sus páginas.

3º Libros auxiliares

Los libros auxiliares permite llevar por separado las transacciones por categorías o clase de movimientos, por
eso se llevan varios libros:

Libro de ventas
Libro de rebajas y descuentos
Libro de compras
Libro de rebajas y ventas en compras

Carlos F Chaves - MATERIAL CON FINES EDUCATIVOS – RECOPILACIÓN BIBLIOGRÁFICA

Libro de caja general y libro de caja menor
Libro de bancos
Libro de cuentas por cobrar
Libro de inventarios o cardes
Libro de activos fijos
Libro de proveedores
Libro de cuentas por pagar
Libro de IVA
Libro de Obligaciones laborales

Estos libros debe estar debidamente foliado y numerado consecutivamente en cada una de sus páginas.

4º Libro de actas

Es el libro donde se registran todas las actas que han resultado de las reuniones de la asamblea general de
socios, o de la junta directiva, y contienen todas las decisiones tomadas por los entes rectores. Cada una de
las actas deben estar debidamente firmadas por el presidente y secretaria de la asamblea. Este libro debe
estar debidamente foliado y numerado en cada una de sus páginas.

5º Libro de balances

En este libro debe registrarse los balances obtenidos al cierre de cada uno de los periodos contables, bien sea
mensual o al final del periodo fiscal. Este libro debe estar debidamente foliado y numerado en cada una de
sus páginas.

6º Balanza de comprobación

En este libro se registran los balances de comprobación, los cuales sirven para determinar y estar seguro de
la igualdad de los saldos deudores y acreedores que provienen del mayor y que no han desaparecidos a
consecuencia de errores cometidos al cerrar los libros.

B. Pasos de la contabilidad

a. Primero se registra el Libro Diario

b. Se hacen los pases al Mayor
c. Haga la Balanza de Comprobación
d. Realice el Cierre Contable y el Estado de Resultados
e. Registre los asientos de cierre en el Libro Diario y en el Balance de Comprobación
f. Haga el Balance General

C. Registro de los libros de comercio.

Los libros diario, Mayor, de actas y de Inventarios y balances deben ser debidamente registradas ante la
Cámara de comercio de su ciudad.

El registro de los Libros de comercio se hará en la siguiente forma:

En el libro se firmará por el secretario de la cámara de comercio una constancia de haber sido registrado, con
indicación de fecha y folio del correspondiente registro, de la persona a quien pertenezca, del uso a que se
destina y del número de sus hojas útiles, las que serán rubricadas por dicho funcionario.

Carlos F Chaves - MATERIAL CON FINES EDUCATIVOS – RECOPILACIÓN BIBLIOGRÁFICA

En un libro destinado a tal fin se hará constar bajo la firma del secretario, el hecho del registro y de los datos
mencionados en el ordinal anterior. (Art. 39 Código del Comercio).

Los estados financieros deben ser elaborados con fundamento en los libros en los cuales se hubieren asentado
los comprobantes.

Los libros deben conformarse y diligenciarse en forma tal que se garantice su autenticidad e integridad. Cada
libro, de acuerdo con el uso a que se destina, debe llevar una numeración sucesiva y continúa. Las hojas y
tarjetas deben ser codificadas por cada clase de libros.

Atendiendo las normas legales, la naturaleza del ente económico y a la de sus operaciones, se deben llevar
los libros necesarios para:

Asentar en orden cronológico todas las operaciones, bien en forma individual o por resúmenes globales
no superiores a un mes.
Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta, sus movimientos débito
y crédito, combinando el movimiento de los diferentes establecimientos.
Determinar la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y las restricciones que pesen
sobre ellos.
Permitir el completo entendimiento de los anteriores. Para tal fin se deben llevar, entre otros los
auxiliares necesarios para:
 Conocer las transacciones individuales, cuando éstas se registren en los libros de resumen en forma
global
 Establecer los activos y obligaciones derivadas de las actividades propias de cada establecimiento,
cuando se hubiere decidido llevar por separado la contabilidad de sus operaciones
 Conocer los códigos o series cifradas que identifiquen las cuentas, así como los códigos o símbolos
utilizados para describir las transacciones, con indicación de las adiciones, modificaciones,
sustituciones o cancelaciones que se hagan de unas y otras
 Controlar el movimiento de las mercancías, sea por unidades o por grupos homogéneos
 Conciliar los estados financieros básicos con aquellos preparados sobre otras bases comprensivas de
contabilidad.
 Dejar constancia de las decisiones adoptadas por los órganos colegiados de dirección, administración
y control del ente económico.
 Cumplir las exigencias de otras normas legales.

D. Forma de llevar los Libros de contabilidad.

Se aceptan como procedimientos de reconocido valor técnico contable, además de los medios manuales,
aquellos que sirven para registrar las operaciones en forma mecanizada o electrónica, para los cuales se
utilicen máquinas tabuladoras, registradoras, contabilizadoras, computadores o similares.
El ente económico debe conservar los medios necesarios para consultar y reproducir los asientos contables.
En los libros se deben anotar el número y fecha de los comprobantes de contabilidad que los respalden.
Las cuentas, tanto en los libros de resumen como en los auxiliares, deben totalizarse por lo menos a fin de
cada mes, determinando su saldo.

En los libros está prohibido:

 Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que éstos se refieren.
 Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones al texto de los asientos o a continuación de
los mismos. En los libros de contabilidad producidos por medios mecanizados o electrónicos no se

Carlos F Chaves - MATERIAL CON FINES EDUCATIVOS – RECOPILACIÓN BIBLIOGRÁFICA

 consideran “espacios en blanco” los renglones que no es posible utilizar, siempre que al terminar los
listados los totales de control incluyan la integridad de las partidas que se han contabilizado.
 Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos.
 Borrar o tachar en todo o en parte los asientos.
 Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.

Sin perjuicio de los demás requisitos legales, los libros, incluidos los auxiliares, tendrán valor probatorio
cuando en los mismos no se hayan cometido los actos prohibidos por este artículo.

E. Actos prohibidos en los Libros de comercio

En los libros de comercio se prohíbe:

a) Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que éstos se refieren.
b) Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los asientos o a continuación
de los mismos.
c) Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos. Cualquier error u omisión se
salvará con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere.
d) Borrar o tachar en todo o en parte los asientos.
e) Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.

F. Cierre de las cuenta de ingresos, costos y gastos.

El cierre contable es el proceso que consiste en cancelar las cuentas de resultados (compuestas por las cuentas
de ingresos, gastos, costos de venta y costos de producción) y trasladar dichas cifras a las cuentas de balance
respectivas (activo, pasivo y patrimonio).

Las cuentas de ingresos, costos y gastos se cierran anotando en el diario y pasando al mayor los asientos que
transfieren los saldos de esas cuentas a una nueva cuenta llamada de Ganancias y pérdidas. Las cifras de los
ingresos se registran al haber y las cifras de los costos y gastos se hacen al debito.

Ejemplo: La empresa XYZ Ltda., tuvo ingresos durante el año 20x0 por $5.000, un costo de ventas de $1.000 y
unos gastos operativos de $1.500. Haga los registros de cierre.

INGRESOS COSTOS GASTOS

$5.000 $1.000 $1.500
(*) $5.000 $1.000 (*) $1.500 (*)

GANANCIAS Y
PÉRDIDAS
$5.000 (*)
(*) $1.000
(*) $1.500

(*) Referencia cada uno de los asientos de cierre, en donde las cuentas de ingresos, costos y gastos son
“saldadas” para pasar el valor total de cada una de las cuentas a una nueva cuenta Ganancias y Pérdidas.

Carlos F Chaves - MATERIAL CON FINES EDUCATIVOS – RECOPILACIÓN BIBLIOGRÁFICA