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2019
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Actividad
archivística sobre la Importancia de los archivos teniendo como base su origen, evolución, sus
Desde épocas antiguas el ser humano se ha comunicado a través de diferentes medios. Por
ende, es considerado como un generador o receptor de documentos, bien sea de manera personal
fin de dar testimonio de sus actuaciones y que, en determinado momento, le puedan servir de
prueba.
A medida que transcurre el tiempo crecen los movimientos y servicios documentales, de tal
manera que se hace necesario administrar los documentos de forma permanente, para asegurar que
servicio de información eficaz y oportuna, acorde a los requerimientos del sector productivo y los
avances tecnológicos.1
Los archivos son importantes para las entidades, porque los documentos que los conforman
son imprescindibles para la toma de decisiones, debido a que la información contenida sirve de
https://sena.blackboard.com/bbcswebdav/institution/SENA/Finanzas/51130033/Contenido/OVA/d1_s2_Presenta
cionPrograma/presentacion_programa.pdf
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OA – Material de Formación.pdf
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archivos aparecen con los primeros Imperios. Eran una herramienta de control de la población y
de la riqueza.
Entre las culturas que más aportaron a este surgimiento documental, se encuentran: 3
Los egipcios, ya que éstos reflejaban en los templos del clérigo inscripciones dirigidas a la
Las civilizaciones de Roma y Grecia dejaban por escrito testamentos y otros documentos, en
Los arcadios, sumerios y babilonios tallaban sus escritos en pieles, en madera y mármol con
implementos metálicos, y en tablillas de arcilla blanda para dejar escrituras con instrumentos en
forma de cuña.
el tratamiento técnico de los archivos. Los archivos, principalmente, tienen tres funciones: recoger,
conservar y servir. Aunque, la más importante de todas ellas es la conservación, ya que sirve para
Edad Antigua. Durante esta época, los templos y los palacios de las antiguas civilizaciones
se utilizaban para depositar los archivos. En la antigua ciudad de Elba, en Mesopotamia, es donde
la evolución de la archivística. En Grecia, los depósitos de Gea y Palas Atenas han archivado
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OA – Material de Formación.pdf
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https://www.4tic.com/software-gestion-documental-archivo/origen-evolucion-archivistica
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importantes documentos como leyes, decretos o actas judiciales. En Roma, era costumbre
En este momento, los archivos cobran una doble utilidad administrativa y jurídica y las
administrativos. Como podemos observar, tenían un sistema muy fiable y completo para la
Edad Media. La caída del Imperio Romano supuso la desaparición de la administración que
se había desarrollado durante los siglos pasados, con lo cual, durante este periodo la concepción
del archivo público se perdió. El derecho para crear archivos durante la Edad Media estaba
reservado a los que tenían la autoridad para legislar: emperadores, soberanos y pontífices. La Edad
administrativo.
archivística. A mediados del siglo XVI se establece un nuevo sistema administrativo, el Estado
Moderno. Se reunieron en los Archivos del Estado toda la documentación generada por la Corona:
los documentos que concernían al gobierno y que se habían mantenido dispersos hasta entonces.
consideración del archivo. El concepto de Soberanía Nacional con lleva los principios de
decir que el archivo pasa a ser considerado garantía de los derechos de los ciudadanos. Además,
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el fuerte sentimiento de nacionalismo llevó a buscar en su pasado la identidad nacional y, por ello,
del Antiguo Régimen, tanto privados como públicos, en un único archivo, el Archivo Nacional.
Tiene que ver propiamente con las ventajas que este sistema presta a la organización, de
institucional.
Económicos: Ahorra costos derivados del tiempo y personal empleado en las búsquedas de
documentación.
eficiente.
equivocaciones.
Técnicos: Se registra las situaciones en la toma de decisión del responsable, para no delegar
Naturaleza.
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OA – Material de Estudio.pdf
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Archivo Privado con Interés Público. Es de interés público por su valor para la historia, la
Uso.
resoluciones y contratos.
Archivos Inactivos. Son los que comprenden el traslado definitivo de cualquier documento
para su conservación perpetua, estos archivos son: legales, fiscales, comerciales e históricos.
Archivo Semiactivo. Estos archivos son para la conservación y consulta menos frecuentes
Los archivos se clasifican de acuerdo al orden territorial que en ellos se administra, tal y
de Colombia.
Colombia):
Archivos de los territorios indígenas, que se crearán cuando la ley los desarrolle.
Los archivos según la organización del estado se clasifican en (Artículo 9 de la ley general
de archivos de Colombia):
Las tecnologías son una herramienta y su utilidad depende de la aplicación que se le dé.
En este sentido, el uso eficaz de las TIC depende de una correcta planificación,
administración y políticas bien definidas, lo que garantiza una buena gestión documental.