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Ingeniería en administración
Alumnos:
Semestre: VIII
Grupo: “A”
Aula: I2
TRABAJO DE INVESTIGACIÓN
José Antonio Fernández Arena, Este autor propone la realización de la auditoria administrativa,
combinando un análisis de objetivos, de los recursos y del proceso administrativo. Y la define como
la revisión objetiva, metódica y completa de la satisfacción de los, objetivos institucionales, con base
en los niveles jerárquicos de la empresa, en cuanto a su estructura y a la participación individual de
los integrantes de la institución.
Víctor Rubio Ragazzoni, proporciona una opinión profesional, obtenida, como resultado de
estudio e investigación y evaluaciones de carácter profesional, quedando bajo la
responsabilidad de la persona que tenga la autoridad de la unidad u organización social, la
ejecución de las sugerencias que se proporcionen; entendiendo que la responsabilidad no se
puede delegar y es inherente a la función de la dirección Puede implantar y ejecutar sus
recomendaciones, previa autorización del responsable de la función.
El modelo de Leonard comprende cuatro etapas, en cada una identifica los factores precisos
que él considera deberán ser evaluados antes y durante la auditoría administrativa. Esto
puedes apreciarlo en el siguiente esquema:
Etapa 1. En esta etapa se identifica el alcance de la auditoría, es decir, si debe enfocarse sólo
a una función, a un departamento o a toda la empresa. Además, implica un análisis de los
factores bajo los cuales opera la organización, los cuales son determinantes para que el
auditor plantee a la dirección de la empresa el alcance y las limitaciones de la auditoría a
realizar. Los elementos de la organización que deben revisarse antes de establecer un
compromiso son:
a) Planes y objetivos. es importante que el auditor los revise junto con la dirección para saber
si representan o no lo que se quiere lograr, o bien, las causas por las que no se están
alcanzando.
c) Políticas y prácticas. Son los lineamientos establecidos por la organización para indicar la
manera como deben hacerse las cosas.
f) Métodos de control. Son los parámetros que la organización establece para asegurar que
se están alcanzando los resultados, normalmente están relacionados con la producción o
ventas.
Etapa 2.- Cuando se tiene un panorama completo de los planes de la organización, de sus
procesos y de sus recursos, es momento de evaluarlos a partir de su adecuación y aportación
a la visión y misión de la organización. En esta etapa el auditor cuenta con los elementos
suficientes para demostrar a la dirección de la empresa cuáles de sus áreas no están
funcionando adecuadamente y cuáles cumplen con las expectativas esperadas; para después
poder desarrollar sus recomendaciones.
Etapa 3.- Con esta etapa se cierra el trabajo realizado por el auditor en todos sus aspectos y
recomendaciones. Comprende un documento escrito y su réplica oral. El auditor debe tener
mucho cuidado en la manera como presenta la información, considerando a quién la dirigirá.
Se presenta el informe en tres fases:
Etapa 4.- Leonard dice que “su objetivo principal es completar cualquier asunto pendiente,
que forme parte de las recomendaciones, y sobre el cual no se haya hecho nada” (William,
1991: 112). Además, considera que una auditoría a la que no se le da seguimiento no tendrá
ningún valor para la organización, y que se debe designar a una persona con suficiente
autoridad para que se encargue de garantizar la implementación de las recomendaciones. El
seguimiento implica vigilar que se lleven las siguientes actividades: Revisión de las
instalaciones.
5.2 JOAQUÍN RODRÍGUEZ VALENCIA.
Objetivos y planes.
Políticas y prácticas.
Estructura orgánica.
Sistemas y procedimientos.
Métodos de control.
Medios de operación.
Esquema de estudio
a) De servicio.
b) Social.
c) Económico.
a) Humanos.
b) Materiales.
c) Técnicos.
4. proceso administrativo.
a) Planeación.
b)Implementación.
c) Control.
1. Existencia de objetivos
a) De Servido: Que son los que se enfocan a satisfacer las necesidades de los consumidores,
ofreciendo buenos productos o servicios.
b) Social: Protección de los intereses económicos personales y so-dales de los empleados y
obreros de la empresa, del gobierno y de la comunidad, logrando la satisfacción de estos
grupos mediante buenas relaciones humanas y públicas.
2. La dirección
Parte muy importante y que es la esencia de la administración. Función ejercida por los
niveles jerárquicos más altos de la empresa, quienes se encargan de revisar los avances de la
empresa enfocados en cuanto a los objetivos, basando su análisis en el desarrollo de las
políticas.
3. Los recursos
Por su parte, la integración dota a la estructura de las partes necesarias de acuerdo con el
esquema de la organización, por lo que obtendrá buenos empleados, fondos suficientes y su
adecuada inversión y sistemas o procedimientos acordes con la magnitud de la empresa.
1ª. Etapa
· Determinación de los recursos que se utilizarán (se ajustarán las características del
objetivo, a la capacidad y experiencia del personal que le auxiliará)
· Determinación de medios materiales.
Análisis de puestos
Organización y métodos
Técnicas de investigación
Aquí comienza la auditoria puesto que se inicia con la ejecución de los programas para
obtener la información necesaria de las áreas sujetas al estudio.
Iniciando la presentación, del examen se debe de hacer especial énfasis en los fines y aspectos
constructivos de la auditoria, indicando el resultado que arroje la investigación que será en
beneficio del área auditada. Es necesario que esta presentación se pregunte al responsable o
director de la unidad, si tiene interés en que alguna área en particular sea revisada con mayor
profundidad o detalle o porqué.
En esta etapa es donde se aplican las técnicas de investigación, para la capacitación y análisis
de la información, documentación, formas y aspectos operativos a saber.
Técnicas de investigación:
A) Encuestas:
B) Interpretación de documentos:
b) Observación.
· Clasificación de los datos, para que le sirvan de guía para formular conclusiones.
· Evaluación de resultados.
Ø Recursos disponibles.
Ø Costo de ejecución
Ø Riesgos probables
Ø Posibilidad de Control.
Ø Tiempo de realización.
Ø Desarrollo de la empresa.
Ø Condiciones legales.
Ø Derechos
Diagnóstico integral
Durante la implantación del modelo es necesario evaluar los sistemas y procesos, a las
personas involucradas y los resultados cualitativos y cuantitativos que se están observando,
para conocer lo que provoca las desviaciones y lo que causa las limitaciones durante la
implantación del modelo de calidad y las mejoras proyectadas.
Hay que recalcar la importancia de tener un diagnóstico integral del organismo para la
implantación de un modelo de calidad.
Para tener éxito en la implantación de un modelo de calidad se requiere que los directivos
comprendan la necesidad de fomentar los siguientes conceptos en la empresa:
Lo que se debe buscar es crear una cultura de calidad para que la mejora se vuelva
automáticamente continua.
Se debe de definir los directivos que formaran parte de comité de administración de la calidad
que coordine, establezca y comunique lo siguiente:
Se debe decidir quiénes son los responsables dentro del comité en todo el proceso desde el
diseño hasta la implantación del Modelo de calidad.
Dependiendo de la magnitud y complejidad de la empresa se deberá adaptar la estructura del
comité de administración de la calidad.
Se sugiere en el siguiente cuadro que los puestos de la estructura funcional sean los
responsables de ocupar las posiciones de la estructura del comité de administración de la
calidad.
Los directivos de alto nivel de la empresa deben ser los líderes de los procesos clave, los
directivos de nivel medio los líderes de los procesos de apoyo y los hombres clave son los
jefes de departamento y personal de confianza. Los supervisores técnicos son los expertos en
modelos de calidad.
5.6 ANÁLISIS FACTORIAL DEL BANCO DE MÉXICO
3. Productos y procesos. Selección y diseño de los bienes que se han de producir y de los
métodos usados en la fabricación de los mismos.
Función asignada: Seleccionar para su producción los artículos que al mismo tiempo presten
servicios a los consumidores rindan beneficio a la empresa, y asimismo determinen procesos
adecuados de producción.
Cumplimiento óptimo de la función. Teniendo una política consiente en sus relaciones con
el personal, la empresa ha organizado y mantiene en operación y dentro de una estructura
equilibrada, una fuerza de trabajo adecuada para la óptima utilización de los bienes de
producción satisfaciéndose así los objetivos de la empresa en un ambiente de mutua
cooperación.
Cumplimiento óptimo de la función. Con una política de compras consiente y con el empleo
de métodos apropiados:
1. La empresa provee a sus departamentos de producción de materiales y otros
abastecimientos adecuados en cantidad, calidad, costo y tiempo, conservando
inventarios aun nivel económico.
2. Utiliza la investigación para mejorar las condiciones de los abastecimientos.
8. Actividad productora. Transformación de los materiales en productos que pueden
comercializarse.
Función asignada: organizar y efectuar las operaciones de producción en una forma
eficiente y económica.
PUNTOS A EVALUAR
Para este método se evalúa: El medio ambiente, política y dirección, productos y procesos,
financiamiento, medios de producción, fuerza de trabajo, suministros, actividad productiva,
mercadeo y contabilidad y estadística. Enseguida se presenta una definición de cada punto,
cuál sería el cumplimiento óptimo de la función, a manera de referencia y ejemplo del
cuestionario.
PROGRAMA DE LA AUDITORÍA:
Etapa I. Planear la investigación.
- - Definir la materia objeto de investigación.
- - Definir el propósito final de la investigación.
- - Determinar el tiempo disponible para la investigación.
Planear las fases y el volumen del trabajo.
- - Determinar los medios de investigación e información y la facilidad para obtenerlos.
- - Obtener la autorización necesaria para la orientación y el programa de la investigación.
Etapa II. Analizar el tema.
- - Objeto de la investigación y su operación.
- - Determinar los factores pertinentes al tema y a su operación.
- - Averiguar las funciones de cada factor.
- - Determinar la información mínima necesaria.
- - Recopilar la información.
- - Verificarla.
- - Asegurarse de que esté completa.
Etapa III. Examinar cada factor.
- - ¿Hasta qué grado concuerda la operación de los factores con las funciones asignadas a
éstos?
- - ¿Qué tendencias se registran en el campo de cada factor?
- - ¿Qué evolución ocurre en los campos relacionados?
- - ¿Cuáles elementos del factor ejercen una influencia limitadora?
- - ¿Qué objetivos debieran lograrse en el campo de cada factor?
- - ¿De qué medios se dispone para lograr estos objetivos?
ETAPA IV. Combinar los hallazgos para diagnosticar el total de las operaciones
- - ¿Cuál parece ser la capacidad óptima de acuerdo con los objetivos de operación?
- - ¿Cuál es la ejecución total real?
- - ¿Cuáles son los factores limitadores?
- - ¿Qué factores deben estudiarse con mayor detalle?
- - ¿Qué objetivos pueden alcanzarse con el empleo de los medios disponibles?
- - Examinar el total de los hallazgos encontrados en cooperación con otros especialistas
ETAPA V. Presentar el diagnóstico.
- - Preparar los documentos necesarios para su presentación y discusión, como por ejemplo,
diagramas.
- - Señalar claramente qué hallazgos y diagnósticos están sujetos al juicio de las personas
responsables de la ejecución de las operaciones que se investigan.
- - Exponer el desarrollo de los hallazgos.
- - Obtener el acuerdo de las diferentes opiniones sobre cada uno de los pasos antes de
avanzar.
- - La decisión es prerrogativa de las personas responsables de la ejecución o dirección.
5.7 AUDITORÍA BASADA EN SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA
CALIDAD Y AMBIENTALES
ISO 14001
La norma ISO 9001 y la norma ISO 14001 exigen a las empresas que auditen sus Sistemas
de Gestión de forma periódica para así poder verificar su conformidad con los requisitos que
establecen las normas. Durante este post vamos ver la forma en la que se deben realizar las
auditorías internas del Sistemas de Gestión de la Calidad y del Sistema de Gestión
Ambiental, además de tener en cuenta las consideraciones especiales a la hora de realizar la
auditoría de un Sistema Integrado.
Para poder realizar una auditoría de una forma eficaz al Sistema de Gestión Integrado, es
muy importante comprender qué es una auditoría. Según la norma ISO 14010 “Directrices
para auditorías ambientales. Principios generales” define la auditoría ambiental como:
Los auditores que tienen una larga experiencia en cuanto a la realización de las auditorías de
cumplimiento en reglamentación ambiental, cuentan con dificultades para distinguir los
aspectos que se encuentran relacionados con el cumplimiento y los conceptos relativos al
sistema. Los auditores que provienen de los diferentes ámbitos de la calidad tienden a
encontrar dificultades en las auditorías de los sistemas en los que no se requiere documentar
todos los procedimientos. El proceso de auditoría es el mismo para un Sistema de Gestión de
la Calidad ISO 9001 y para un Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001 de forma
independiente que para un Sistema de Gestión Integrado entre ISO 9001 e ISO14001.
Ciclo de auditoría
Una auditoría interna de los Sistemas de Gestión tiene que generar pruebas objetivas de que
el sistema se encuentra implementado satisfaciendo todos los requisitos de la norma ISO-
14001 e ISO 9001 y todos los requisitos que la organización haya impuesto. El ciclo de
auditoría incluye cuatros grupos de actividades que garantizan la recopilación de la
información que resulta necesaria para realizar la evaluación de la eficacia del sistema
implementado:
Planificación de la auditoría
Ejecución de la auditoría
Informe
Seguimiento
Durante este artículo vamos a ver la primera etapa del ciclo de auditoría, más adelante
trataremos las siguientes fases del ciclo.
Planificación
La primera etapa del ciclo de auditoría es la planificación, en la que se debe establecer un
programa de auditoría. La norma ISO 9001 exige que las auditorías internas de la calidad se
realicen basadas en la naturaleza y la importancia de las actividades que se van a auditar, sin
embargo, la norma ISO 14001 establece que la auditoría del Sistema de Gestión
Ambiental se realizará de una forma periódica y el programa se basa en la importancia
ambiental de las actividades que se realizan y los resultados de auditoría anteriores. Como
ninguna de las dos normas nos dice el periodo de tiempo en el que deben realizarse las
auditorías, determinar el programa queda a disposición de la organización.
La mayor parte de las organizaciones poseen Sistemas de Gestión maduros que usan
programas de auditoría interna que son un reflejo de los programas que siguen los
responsables de la concesión de certificaciones. Cuando se ha finalizado la auditoría de
certificación y después de haberle concedido a la organización la certificación que le
corresponde, se realizan las auditorías de seguimiento que suelen ser cada seis meses. La
auditoría de renovación del certificado se realiza cada tres años.
Control operacional