Actividad Valorativa

Posterior a la revisión del material correspondiente a la primera Semana el

estudiante deberá presentar un ensayo de no menos de tres hojas donde exponga
la importancia de la gestión documental en su organización y como se aplica en ella.

DESARROLLO DE LA UNIDAD DIDACTICA N° 1

GESTION DOCUMENTAL

La gestión documental es el conjunto de procesos que se enfocan en la revisión,

almacenamiento y recuperación de los documentos y de la información de
importancia que se manejan al interior de una empresa. Esto se lleva a cabo por
medio de la aplicación de normas técnicas que se caracterizan por su practicidad al
momento de llevar a cabo la administración de los archivos físicos y electrónicos.

La gestión documental por medio de la aplicación de metodologías

especializadas, mejoran los procesos de administración de los documentos y la
información, manteniendo de manera óptima y objetiva su orden y jerarquización,
todo a fin de mejorar los procesos, programas y sistemas.
Cada herramienta utilizada en la optimización de la gestión documental, representa
un valor importante en la consecución de metas. Por tal razón es importante conocer
los objetivos de cada herramienta, entenderla permite darle el uso adecuado.
Coordinar y controlar la recepción, ubicación, acceso y preservación de la
información.
Custodiar y recuperar los documentos de manera segura y eficaz.
Organizar y categorizar los documentos desde la estructura organizacional y las
leyes establecidas.

Más allá del orden y de la categorización, el uso de sistemas de gestión ayuda a la

evolución administrativa y sistemática de la empresa además representa una
Reducción de gastos relacionados al manejo documental.
Archivo de documentos de manera estructurada.
Reducción y eliminación de la pérdida de información.
Recuperación confiable y rápida.
Control de acceso, aumentando los niveles de seguridad de los documentos.
Reducción de errores en la clasificación y en la actualización de documentos.
Especificación de los ciclos de vida de la información, garantizando la depuración
segura y calificada.
Motiva el trabajo colaborativo en torno al entendimiento de la gestión documental.

De esta manera los sistemas de gestión documental establecen los parámetros y

las formas en las que se debe administrar la información, garantizando en gran
medida su correcto manejo y control. Una base de datos optimizada y organizada
bajo los parámetros de prioridad y de utilidad de la información, ayuda
considerablemente a reducir los tiempos relacionados al manejo, búsqueda y
depuración de los documentos, aumentando así, la productividad. Hay que tener en
cuenta que los documentos y la información recopilada en ellos, son la columna
vertebral de las distintas áreas que componen tu empresa. Sin ella, y sin su manejo
adecuado, no se podría a contribuir a la mejora continua desde la gestión
documental.
La gestión documental no solo les aporta orden a los archivos, también proveen de
información detallada de su prioridad y de su aporte para la empresa. Por lo tanto,
podemos decir lo que los pasos centrales de la gestión documental se resumen en:
Revisión.
Análisis.
Categorización.
Aplicación de estrategias.
Establecimiento de matrices.

Al tener el control de la información que entra y sale de tu empresa garantiza

transparencia en los procesos y en la realización de actividades. Por ello el contratar
los servicios de los centros de atención documental te ayudarán a identificar y a
proteger tu documentación.
Todos los procesos de atención documental nacen con un análisis y con una
evaluación al detalle de la empresa, su estructura y sus modelos y maneras de
manejar, crear y estabilizar la información ya que esto ayuda a estabilizar la creación
de las matrices y a definir sus jerarquías.
Podemos decir que a implementar todo lo relacionado con la gestión documental se
pueden obtener unos beneficios tales como:
Reduce de manera considerable sus costos.
Optimiza espacios.
Puede recuperar su información de forma inmediata.
Reduce hasta en un 30% su archivo físico
Virtualita sus documentos.
Lleva a cabo trámites oportunos en atención de solicitudes.
Recupera satisfactoriamente los espacios físicos.

Y con todo lo anteriormente mencionado puedo decir que hoy en día que la gestión
documental recopilan, conservan y difunden información registrada, y recopilada por una entidad,
grupo o persona de todas las actividades que ésta realiza.
Dicha información puede estar contenida en documentos sobre papel y/o en medios legibles por
equipos mecánicos o electrónicos, cintas o computadoras, etc. Actualmente, podría
decirse, que desde unos años el gobierno colombiano y las empresas han demostrado
darle una gran importancia al la gestión documental y al manejo de este mismo.
En toda organización ya sea pública o privada, se debe tener en orden el archivo, es por esto que
legalmente se debe tener personal especializado en el manejo del mismo y este personal debe
regirse por algunas leyes y decretos que existen en Colombia y que hablan sobre la Organización
de la gestión documental .
La importancia de la gestión documental se puede comprender a partir del valor que tiene para:
la administración, la investigación, la comunidad, el desarrollo económico, social, científico y
tecnológico.
Como podemos analizar que el archivo es importante porque nos brinda el servicio para proceder
en algún objetivo importante para la entidad. Continuando los archivos son estratégicos como no
para generar ingresos, eliminar ineficacias, crear una mejor experiencia para sus clientes, son
herramientas para poder asegurar una organización que en dado caso de complicaciones
legales en un futuro pueda tener problemas.
Actualmente el archivista moderno utiliza las tecnologías de la información
como medios para agilizar los procesos archivísticos.
De tal manera, que los documentos primarios de valor temporal y permanente los organiza,
conserva y los pone al uso del que hace el documento y al usuario externo.
Todos estos procedimientos, están estrechamente ligados a los principios de la archivística los
cuales rigen desde el siglo XIX. Estos son: el de procedencia y el de respeto al orden original.
Son fundamentales para la práctica archivística, pues los principios permiten el mantenimiento de
la unidad del fondo de archivo, que no es otra cosa que el conjunto de la documentación
producida o recibida por personas físicas o jurídicas, organismos e instituciones públicas
o privadas en el libre ejercicio de sus funciones y competencias.

El centro de la gestión documental es encontrar, archivar, crear y

disponer de los documentos en forma estandarizada y delimitada.