UNIDAD 1.

Paso2 - Elaborar el proceso administrativo en una empresa como estudio de caso

Individual

Presentado por:
Liza María Castrillón Pimienta
C.C 1053830445

Presentado a:
Laurencia Roa
Tutor del curso

Universidad Nacional Abierta y a Distancia “UNAD”

Escuela de Ciencias Básicas, Tecnología e Ingeniería “ECBTI”
Programa: Ingeniería de Sistemas
Fundamentos de Administración 100500A_611

Marzo de 2019
 Introducción

En este documento vamos a dar solución a las preguntas de la parte individual del trabajo, dadas
en el curso fundamentos de administración, donde vamos a definir de acuerdo a la lectura de los
recursos requeridos propuestos para el desarrollo de esta actividad cada una de las etapas del
proceso administrativo, sus funciones y sus fases por medio de la cual se desarrollan, dándole la
importancia que tienen cada una en la estructuración de una empresa y descubrir su aporte en
particular a nuestra profesión.
 Objetivos Generales

 Obtener más conocimiento sobre las etapas de un proceso administrativo.

 Aprender cómo desarrollar cada una de las fases de las etapas del proceso administrativo.
 Reconocer los aportes que da el proceso administrativo a mi profesión.

Objetivos Específicos

 Aprender a realizar la planeación de una empresa teniendo en cuenta todas sus fases.
 Aprender a realizar la etapa de organización de una empresa, ser capaz de realizar su
estructuración y coordinar todas las áreas para poder lograr la planeación.
 Aprender al realizar el área de dirección de una empresa y a reconocerla en cualquier
empresa que me presenten.
 Aprender a aplicar los conocimientos adquiridos para realizar una buena toma de
decisión.
 Aprender a realizar el control a una empresa.
 Observar los aportes que el proceso administrativo le da a mi profesión.
 Solución a las preguntas

1. ¿Mencione y describa cada uno de las funciones del proceso administrativo?

Planeación
en esta parte nos preguntamos: ¿qué? ¿Cómo? ¿Cuándo? Y ¿dónde? se va a ejecutar las metas o
los planes para la empresa.
“Planeación es la fijación de los objetivos, estrategias, políticas, programas, procedimientos y
presupuestos; partiendo de una previsión, para que el organismo social cuente con las bases que
se requieren encause correctamente las otras fases del proceso administrativo” Cipriano, Luna
González, Alfredo. Proceso administrativo, Grupo Editorial Patria, 2014 pagina 59.
La importancia de la planeación radica en que da todas las bases para iniciar correctamente una
empresa y establece las bases de las etapas del proceso administrativo, sin contar que da al
ejecutivo alterativas para tomar la mejor decisión.
Sus principios son:
 Objetividad y cuantificación: tener como base información real, es el principio de
precisión.
 Factibilidad: debe ser un plan realizable y no subjetivo.
 Flexibilidad: dejar márgenes para incorporar cambios a futuro.
 Unidad: los planes deben englobarse en un todo para lograr el equilibrio.
 Del cambio de estrategia: estar actualizado para realizar los cambio requeridos a los
planes y lograr correctamente finalizar los periodos definidos.
Esta fase está formada por:
 Investigación: primero se debe estudiar el entorno externo e interno que se relacionan con
la empresa. Entre el entorno interno se debe considerar el capital humano, los recursos
financieros, materiales, tecnológicos, y la estructura necesaria. En el entorno externo se
debe considerar la competencia, clientes, proveedores, gobierno y el marco jurídico.
 Los objetivos: son parte fundamental de la planeación ya que son los fines hacia los
cuales se dirige la organización.
 Los pronósticos: son las expectativas que se tienen dentro de un futuro determinado.
 Las estrategias: son los cursos de acción o alternativas y la asignatura de recursos para
lograrlos.
 Políticas: son las normas que guían y orientan para la toma de decisiones y lograr los
objetivos.
 Procedimientos: indican cronológicamente el proceso bajo el cual se debe realizar el
trabajo.
 Los programas: planes calendarizados a lograr.
 Presupuesto: expresión de resultados esperados en números.
Hay 3 tipos de planeación:
Planeación estratégica: en esta planeación de decide la misión, visión, objetivos, valores y
estrategias, considerando a la empresa como una entidad total a largo plazo.
La planeación táctica: “traduce los planes estratégicos en otros específicos que son relevantes
para una parte particular de la organización. Los planes tácticos se ocupan de las principales
acciones que una unidad debe llevar a cabo para cumplir en forma efectiva su parte del plan
estratégico”. Cipriano, Luna González, Alfredo. Proceso administrativo, Grupo Editorial Patria,
2014.
La planeación operativa: los administradores inferiores desarrollan planes para periodos cortos y
se centran en tareas de rutina.
Organización: es agrupar, estructurar y ordenar el trabajo, la departamentalización, la autoridad,
responsabilidad, los equipos y grupos, para que se cumplan los planes ya definidos en la fase de
planeación.
La importancia de la organización radica en que define la estructura de la empresa, su
jerarquización, coordina la división del trabajo y determina la estructura dándole bases sólidas a
la dirección y el control.
Sus principios son:
 Especialización: asignar trabajos de acuerdo al perfil de la persona.
 Unidad de mando: cada área debe tener un jefe responsable de ella.
 Jerarquía: es importante ya que se establece una línea de responsabilidad desde el
ejecutivo hasta el operativo.
 Del objetivo: todas las operaciones y funciones deben estar relacionadas con los objetivos
de la empresa.
 Paridad de autoridad y responsabilidad: debe darse autoridad a una persona para que
realice una función de la misma forma ella será responsable de llevarla a cabo.
 Difusión: debe escribirse cada función para que se pueda cumplir con el principio de
paridad de autoridad y responsabilidad.
 Amplitud o tramo de control: capacitar o actualizar el capital humano.
 De la coordinación: la coordinación de las partes debe estar equilibrada.
Fases de la organización:
 División del trabajo: repartir el trabajo, con el propósito de realizar una función con
efectividad.
 Departamentalización: separación y agrupamiento de las funciones y operaciones en
áreas específicas.
 Jerarquización: ubicar las funciones de una empresa tomando como base el orden de
rango, grado, nivel o importancia, esta jerarquización contempla la definición de la
estructura de la empresa estableciendo en forma correcta la autoridad.
  Descripción de funciones: definir la descripción de funciones y obligaciones del trabajo a
desarrollar en cada uno de los puestos de toda la estructura de la empresa.
 Coordinación: son los recursos y los esfuerzos de la empresa que deben trabajar unidos,
para que se alcance el desarrollo y mejora continua de la organización.
hay 2 tipo de organización:
Organización formal: son los organigramas, donde se presenta la estructura autorizada de la
empresa o los manuales de la organización que describe las responsabilidades de todos.
Organización informal: es el resultado de las relaciones individuales colectivas ante la
organización formal.
Dirección: es ejercer el liderazgo mediante una adecuada comunicación, motivación, supervisión
y toma de decisiones para lograr los propósitos del organismo social.
La importancia de la dirección radica en que lo establecido anteriormente en las etapas de
planeación y organización se ponen en funcionamiento continuo, se toman las decisiones para
lograr el propósito de la empresa además de ser la base para el control.
Sus principios son:
 Impersonalidad del mando: no se puede involucrar las situaciones al ejercer la autoridad.
 De la armonía de objetivo o coordinación de intereses: los administrativos y
colaboradores coordinarse para lograr el objetivo final.
 De la vía jerárquica: respetar los niveles jerárquicos para que las ordenes fluyan.
 De la supervisión directa: apoyar a los colaboradores durante el desarrollo de las
funciones.
 De la resolución de conflictos: los conflictos deben solucionarse oportuna y justamente.
 Aprovechamiento del conflicto: cuando realizamos bien la resolución de conflictos,
sembramos confianza y la empresa se fortalece.
Fases de la dirección:
 Supervisión: es la conducción y dirección de los empleados de nivel inferior en una
organización.
 Comunicación: proceso que consiste en un emisor que codifica y un receptor que
decodifica, la comunicación en una empresa debe ser clara y concisa, teniendo en cuenta
que debe cumplir los requisitos de integridad, equilibrio, claridad, difusión, moderación y
evaluación.
 Liderazgo: es motivar y ayudar a los demás a trabajar con entusiasmo para así lograr los
objetivos propuestos. Esta parte de la dirección es muy importante ya que sin ella la
empresa solo tendría una confusión de recursos.
 Motivación: es mover, conducir, impulsar a los empleados para que realicen su trabajo y
así poder cumplir las metas y propósitos propuestos por una empresa.
 Tomar decisiones: es identificar y seleccionar un curso de acción para un problema
específico.
  Coordinación: es la armonía de esfuerzos individuales y grupales para cumplir las metas
y propósitos planteados.

Control: es la última fase del proceso administrativo ya que esta fase valora todo lo realizado en
las anteriores fases y de esta manera poder verificar la situación real de la empresa.
La importancia del control radica en que detecte los vacíos en las anteriores etapas del proceso,
determina las correctivas para las deviaciones encontradas, detecta los problemas de la empresa y
ayuda a determinar la solución, reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores y problemas.
Sus principios son:
 Principio de declaración de objetos: percibir desviaciones de los planes trazados con el
suficiente tiempo para corregirlos.
 Principio de eficiencia de los controles: las técnicas son eficientes cuando se evidencias
las causas de desviaciones con muy pocas consecuencias.
 Principio de responsabilidad de control: la responsabilidad recae en el gerente
responsable de ejecutar los planes.
 Principio de control directo: mayor calidad de gerente y subordinados.
 De excepción: debe aplicarse el control a actividades representativas delimitando el
control a funciones estratégicas.
 De equilibrio: todo grupo tiene un grado de control correspondiente.
 De la costeabilidad: debe haber una relación directa entre el costo del control y las
ventajas que aporta.
 De las desviaciones: las variaciones que resultan deben aclararse para saber las causas y
prevenir en el futuro.
Fases del control:
 Establecimientos de estándares: son las metas que se fija cada empresa relacionadas con
la calidad, la innovación y la satisfacción.
 Medición de resultados: es la valoración de la ejecución y los resultados. Esta etapa
depende directamente de la recepción de la información que debe ser oportuna, confiable
y valida. Teniendo ya esta información se compara con las metas antes fijadas y se
determinan las deviaciones dando un reporte.
 Comparación del desempeño con el estándar: en esta fase se compara el desempeño con
el estándar analizándolo y evaluándolo de forma cuidadosa ya que todo es importante.
 Corrección: esta decisión es exclusiva de los ejecutivos. El establecimiento de medidas
correctivas da lugar a la retroalimentación.
 Retroalimentación: la información obtenida en las etapas anteriores se ajusta al sistema
administrativo.
Hay 3 tipos de control:
  Control preliminar: se realiza antes de las operaciones y crea políticas, procedimientos y
reglas para asegurar que las actividades se realicen con propiedad.
 El control concurrente o coincidente: se realiza durante las operaciones e incluyen la
vigilancia, dirección y sincronización.
 Control de retroalimentación: esta se realiza con los resultados obtenidos para corregir
desviaciones futuras.

2. ¿Por qué es importante el proceso administrativo, en la toma de decisión?

La importancia del proceso administrativo en la toma de decisión radica en que, para realizar una
buena toma de decisión, el administrador debe tener en consideración todo lo realizado en todas
las etapas y las metas que se quieren alcanzar, de esa manera puede fijar un curso de acción para
darle frente al problema sin perjudicar las metas empresariales, antes, al contrario, buscando la
manera de alcanzarlas.
la etapa de planeación le permite al ejecutivo alternativas para tomar la mejor decisión de cómo
va a plantear su empresa, por eso están importante el proceso administrativo en la toma de
decisión en esta etapa ya que le muestra al ejecutivo un panorama global y le ayuda a tomar las
decisiones según lo que él quiere se convierta su empresa.
la etapa de organización le permite al ejecutivo ver de manera estructurada y seccionada la
empresa permitiéndole así tomar decisiones específicas para cada área.
la etapa de dirección como sabemos es la etapa en la que se toman las decisiones, esta le muestra
al ejecutivo como tomar las decisiones, bajo qué criterios hacerlos y lo más importante requiere
que él tome las decisiones basándose en su enfoque laboral sin mezclar su vida personal o
sentimientos personales.
la etapa de control creo que es una de las que más ayuda le brinda al ejecutivo para la toma de
decisión, ya que veo que al realizar los controles en una empresa esta le revela directamente al
ejecutivo que decisiones tomar para mejorar en los problemas o variaciones encontrados, para
encaminar nuevamente la empresa a los objetivos planteados en las anteriores etapas.
3. ¿El proceso administrativo aporta a mi profesión?, argumentar

El proceso administrativo aporta a mi profesión y a cualquier otra, ya que para ejercer cualquier
profesión se debe laborar en cualquier tipo de empresa o se debe crear alguna. Si se labora en
una empresa se debe tener presente como funciona su parte administrativa y que función
cumplimos dentro de ella. Y si se crea una empresa aporta aún más ya que se debe tener estos
conocimientos presentes para poder fundar y estructurar una empresa sin fallar en el intento.
En mi profesión en particular pienso que esta hace parte del área administrativa ya que es
fundamental en esta área tener sistemas de información que faciliten el trabajo de esta área. Para
poder crear un sistema de información de esta área o de cualquier otra se debe conocer primero
como funciona para poder crear un sistema que realmente satisfaga las necesidades del área y
esto solo se conoce mediante el proceso administrativo.
 Conclusiones
Al terminar este trabajo nos queda los conocimientos adquiridos y la experiencia sobre cómo
desarrollar cada una de las etapas de un proceso administrativo y como aporta este proceso en mi
profesión, también la satisfacción de lograr lo propuesto, llevándonos a seguir buscando más
información sobre este tema. Espero que este trabajo sea del agrado y llene las expectativas, así
esperando del tutor la retroalimentación u opinión para seguir mejorando cada día en mi vida
como estudiante.
 Referencias

Administrativo, P. (2016). Echeverria, L. Obtenido de Handle: http://hdl.handle.net/10596/17450

Cipriano, L. (2014). Proceso administrativo. Obtenido de BiBlioteca Virtual Unad:
http://bibliotecavirtual.unad.edu.co:2460/lib/unadsp/reader.action?
ppg=9&docID=3228564&tm=1524062487702