Consejos para planificar el viaje de

otra persona

¡Planear viajes para otros no es una cuestión simple y

los profesionales administrativos lo saben mejor que nadie! Cada viajero
tiene preferencias personales y peculiaridades únicas que hacen que la
planificación de viajes sea una verdadera forma de arte . Como
administrador, ya eres un profesional en ponerte en el lugar de otros y
predecir sus necesidades, ¡incluso antes de que sepan lo que
necesitan! Sin embargo, el viaje está lleno de cambios
impredecibles. Hemos pasado los últimos dos meses hablando con
algunos de los administradores más importantes del juego para descubrir
qué están haciendo para mantenerse a la vanguardia y mantener a los
viajeros en movimiento a tiempo y con estilo. ¡Aquí están algunos de sus
consejos para ayudarte a mantenerte en la cima!

Preferencias de vuelo

Reservar el vuelo perfecto no es tan simple como hacer clic en uno,

dos. ¡Se trata de elegir la aerolínea correcta y, por supuesto, de la
sincronización! Al escoger entre aerolíneas, comience con lo básico:
aerolíneas preferidas y clase de vuelo. Para el viajero flexible, elija vuelos
en función de sus servicios durante el vuelo. JetBlue y Virgin
America han irrumpido en el mercado de los viajes aéreos de lujo al
brindar servicios de primera calidad como Netflix o Amazon en streaming,
Wi-Fi y puntos de venta en el asiento. Preguntas que debe hacerse al
elegir una hora de llegada: ¿prefieren volar en la mañana o la noche
anterior? cuánto tiempo necesitarán para llegar al hotel antes de la
reunión; cuánto tiempo necesitarán para prepararse antes de la
reunión; ¿Prefieren los vuelos directos?

Elección de asientos

A medida que las aerolíneas intentan maximizar las ganancias

minimizando el espacio para las piernas, los asientos se están volviendo
cada vez menos cómodos. Asegúrese de averiguar si el viajero prefiere
ahorrar dinero o salvar sus piernas. Para un medio feliz, mira en las
entradas de Economy Plus. Estos asientos proporcionan espacio
adicional para las piernas a un precio asequible.

equipaje

Todas las aerolíneas, con la excepción de Southwest, cobran a los

pasajeros de clase económica para registrar el equipaje. Si el viajero
prefiere llevar un equipaje de mano, investigue y asegúrese de que su
equipaje se pueda colocar en el compartimento superior. Si van a revisar
el equipaje, asegúrese de tenerlo en cuenta en su tiempo de viaje y deles
suficiente tiempo para revisar su equipaje y recogerlo en su destino.

Preferencias del hotel

Intenta reservar al viajero en su cadena de hoteles preferida. Si la

cadena no está disponible en su destino, definitivamente asegúrese de
que todos sus servicios preferidos estén disponibles para ellos. Si su
hotel favorito está allí, llame con anticipación y solicite algunos servicios
específicos, como un tipo de almohada en particular o una botella de
agua, para estar allí esperando en la habitación. Cuando hay varios
hoteles que parecen ser de un calibre similar (calificación de estrellas y
servicios iguales), compruebe su ubicación. Dados dos hoteles idénticos,
siempre elija el que esté más cerca de las reuniones o del
aeropuerto. Esto les ahorrará tiempo y el dolor de cabeza del tráfico.
Las comidas

Excepto en el caso de los viajeros "amantes de la comida", la mayoría de

las personas escogerá restaurantes según la conveniencia y la ubicación,
en lugar de las comidas artesanales más populares. Sin embargo, no
tienen que ser mutuamente excluyentes. El uso de recursos como Open
Table le permitirá ver todos los restaurantes mejor valorados en las
reuniones y el hotel de su viajero. También le ayuda a hacer reservas en
un instante.

Bonificación: las reservas realizadas a través de Open Table le otorgan

a los usuarios los puntos de comida que se pueden usar para canjear
cosas como un regalo de recompensas de comida o una tarjeta de regalo
de Amazon.

Transporte local

La última pieza del rompecabezas de planificación es organizar el

transporte terrestre. El primer paso aquí es averiguar si el viajero
preferiría conducir solo o ser conducido. Al reservar un auto de alquiler,
las dos consideraciones más importantes son los lugares de recogida /
devolución y, por supuesto, la comodidad del automóvil. Trate de
encontrar compañías de alquiler que tengan mostradores en la terminal
para que el proceso sea lo más rápido y fácil posible. Si el viajero prefiere
conducir, hay tres opciones: servicio de automóvil, a pedido y taxis. Los
servicios de automóviles a demanda, como Uber y Lyft, han
revolucionado el transporte terrestre durante los viajes. Si elige usar Uber
y Lyft para su viajero, asegúrese de que su teléfono ya tenga la
aplicación descargada y que esté correctamente vinculado a sus tarjetas
de crédito. Un servicio de automóviles popular a nivel nacional
es LimoLink que le permite programar un automóvil para recoger al
viajero en ubicaciones específicas durante un tiempo específico.

Itinerario imprimible / Mejor seguro que lo siento

Puedes planificar todo lo que quieras, pero si el viajero no sabe a dónde

ir, ¡todo es en vano! La mejor manera de mantenerlos en el camino y al
tanto es asegurarse de que su itinerario completo esté lo más disponible
posible. Asegúrese de importar todos sus planes de viaje a su calendario
preferido. Luego cree un itinerario imprimible que sea una línea de
tiempo clara. Los itinerarios tanto digitales como físicos deben contener
la siguiente información. Para vuelos, incluya la hora, la aerolínea, el
número de vuelo y, si es posible, el número de terminal del
aeropuerto. Los hoteles deben incluir el número de reserva, nombre,
dirección, número de teléfono, precio y horarios de entrada / salida. Si
algún servicio de automóvil está reservado, marque claramente las horas
de recolección, así como el nombre de la empresa, el número y el
nombre del conductor asignado. Por último, pero no menos importante,
está la información de la reunión. Incluya tiempo, ubicación,