Advicetax & Auditores S.A.

CONVOCATORIA

Ibarra, 03 Septiembre del 2018

Asunto: Convocatoria de informe borrador.

Sr. Jefe de ventas, COMERCIAL HIBROBO.

ENCARGADO DEL DEPARTAMENTO DE VENTAS

Presente

De mi consideración

Por medio del presenta se convoca a usted a la lectura del borrador de informe, aplicada
al departamento de ventas por un periodo comprendido 01 de Enero al 30 de junio.

El acto se llevara a cabo el día 05 de septiembre del 2018, en las instalaciones de la

empresa COMERCIAL HIBROBO.

Se pide de manera más atenta asistir a dicha lectura Esperando su puntual asistencia ,
agradeciendo su atención.

ATENTAMENTE:

MaríaArteaga

Líder Auditor
 Advicetax & Auditores S.A.
ACTA DE REUNIÓN

Fecha: 08 de Septiembre del 2018

Hora: 8:30 AM. Hasta 10:00 AM

Lugar: Instalaciones de la empresa COMERCIAL HIDROBO.

ACTA DE CONFERENCIA FINAL DE COMUNICACIÓN DE RESULTADOS DEL

INFORME FINAL DE LA AUDITORÍA GESTION, DE LA EMPRESA
COMERCIAL HIBROBO , EN EL PERIODO 01 DE ENERO AL 30 DE JUNIO.

ORDEN DEL DIA

1. Agradecimientos a los asistentes por el Auditor Líder María Arteaga. dando

seguimiento al plan de auditoria, el auditor líder le da agradecimiento a los
auditores y auditados por el alcance significativos a la importancia de la
planificación, operación y mejora continua que se ha dado al departamento de
ventas.

Presenta las conclusiones generales de la auditoria interna y los aspectos relevantes que
se identificaros destacándose en los hallazgos y riesgos encontrados en el transcurro de
la auditoria de gestión.

2. Intervención del delegado por la dirección.

El representante por la alta de dirección, agradece a los auditores y auditados por
la colaboración con el procedimiento de la auditoria y a su vez manifiesta la
satisfacción por que las expectativas frente al procedimiento han sido
ampliamente superada.

Para constancia de lo actuado, los auditores que participaron en la ejecución de la

auditoria en el are de ventas de la empresa COMERCIAL HIBROBO.

NOMBRES Y CARGO FIRMA C.I

APELLIDOS
María Arteaga Líder auditor 1715529128

Paola Martínez Auditor 1 1002973376

Sofía Vinueza Auditor 2 0401686506
Daniela Cuzco Auditor 3
Advicetax & Auditores S.A.
Acta reunión

Se realizó una reunión para dar a conocer el informe borrador, inicio de la reunión hora: 8:30 AM. Hasta 10:00 AM , lugar de la reunión,
Instalaciones de la empresa COMERCIAL HIDROBO.

Se expresó las actividades realizadas, mediante los hallazgos encontrados en la auditoria de gestión en el área de ventas, mediante la revisión con
dicho departamento se realizó correcciones de mejoramiento continuo. Funcionarios principales del área de ventas

El Sr. Ing.. Betty Chang. Jefe de Ventas, otorgará información de seguimientos a los vendedores, fallas encontradas en los hallazgos
anteriormente dichos,.

Asesores Comerciales: Lcda. Verónica Fajardo

Sra. Patricia Véliz

Srta. Glenda Cevallos

Srta. Lorena Duarte

Encargados de asesoramiento facultó información verdadera del proceso de ventas y así se pudo ejecutar la gestión y mejoramiento continuo.

………………………………….. ………………………………………… ……………………………….

AUDITOR JEFE DE EQUIPO JEFE DE VENTAS LUGAR Y FECHA

Ibarra, 25 de septiembre de 2018

Señores.
Junta General-Comercial Hidrobo S.A.
Ciudad

De mis consideraciones.

Se ha efectuado una auditoría de gestión en el área de ventas de la empresa Comercial

Hidrobo S.A, correspondiente al período comprendido entre 01 de enero al 30 de junio
de 2018.

La auditoría fue realizada de acuerdo a las normas internacionales y principios de

auditoría, por lo que nos ha permitido realizar una auditoría profesional, sistemática e
independiente, basad en información proporcionada por miembros de la institución y los
procedimientos establecidos para cada proceso auditado.

Debido a la naturaleza especial de la auditoría, los resultados se encuentran expresados

en los comentarios, conclusiones y recomendaciones constantes en el presente informe.

Atentamente,

María Arteaga
AUDITOR LÍDER
 INFORME FINAL DE AUDITORÍA

1. Alcance

La empresa Advicetax y Auditores S.A., realizó la auditoría del período comprendido

entre el 01 de enero al 30 de junio del año 2018, de los procesos de acuerdo a dos
factores:

a) Factor estratégico. Se auditó el logro de objetivos, en relación al proceso de

ventas, para evaluar el cumplimiento de las estrategias gerenciales empleadas.

b) Gestión de resultados. Se determinó el grado de eficiencia, eficacia y economía

en el manejo de los recursos empleados en los procesos del departamento de
ventas.

El presente plan de auditoría se realizó de julio a septiembre (3 meses) del 2018.

2. Objetivos

 Realizar una verificación y evaluación del correcto funcionamiento de las fases

del proceso de ventas de la empresa Comercial Hidrobo S.A.

 Verificar el cumplimiento de leyes, normas y regulaciones aplicables en el área

de ventas.

 Revisar y evaluar el cumplimiento de las metas de manera eficaz, eficiente y

económica.

 Verificar el manejo eficiente de los recursos empleados en el área auditada.

 Proporcionar un análisis y recomendaciones en la información concerniente a las

actividades realizadas.

3. Información de las dependencias auditadas

3.1 Departamento de Ventas

El Área de Ventas es responsable de la planificación, coordinación, dirección y control
funcional de todas las actividades referentes al seguimiento y control continuo a las
actividades de venta, eleaborar pronósticos de ventas

Organigrama Funcional

Los procesos del departamento de ventas de la empresa Comercial Hidrobo S.A., evalúa
los procesos empleados en la venta de vehículos y repuestos los cuales se
interrelacionan de manera sistémica con las otras áreas funcionales de la empresa.

Funcionarios principales del área de ventas

Jefe de Ventas: Ing. Betty Chang

Jefe de Post Venta: Ing. Ronny León

Asesores Comerciales: Lcda. Verónica Fajardo

Sra. Patricia Véliz

Srta. Glenda Cevallos

Srta. Lorena Duarte

Vendedor de Repuestos: Ing. Alberto Correa

Asistente de Facturación: Ing. Lorena Auz

4 Resultados de la auditoría de gestión

4.1 Resultados generales

La empresa Comercial Hidrobo ha funcionado de manera adecuada para vender

eficientemente sus productos; se han encontrado algunas novedades, que no representan
un problema serio para la empresa, y que pueden ser solucionados.

4.2 Resultados específicos

4.2.1 Los incentivos al personal no motivan a los vendedores para mejorar su

rendimiento.

4.2.1.1 Comentario

Los vendedores de la empresa no se encuentran conformes con las comisiones obtenidas

por sus ventas, lo que se evidencia en una reducción de ventas.

4.2.2 Supervisión insuficiente de actividades diarias

4.2.2.1 Comentario

Se evidenció que los vendedores no reciben una supervisión constante, por lo que no
tienen apoyo adicional en el momento que lo requieren durante el proceso de una venta.

4.2.3 Falta de información de las cláusulas del contrato a los compradores

4.2.3.1 Comentario

Los contratos de compra- venta de los automóviles, así como los de garantía de los
repuestos no son conocidos ampliamente por los vendedores del área correspondiente.
Existen cláusulas que no pueden ser explicadas por los vendedores
ANEXOS
PAPELES DE TRABAJO

ENTREVISTA JEFE DE VENTAS

ENTIDAD: Comercial Hidrobo S.A

RESPONSABLE: María Arteaga.

Fecha: 14-junio-2018

Paso PREGUNTAS RESPUESTAS COMENTARIO

N°

SI NO N/A
1 ¿ Se adoptan políticas y normas para X
el área de ventas?

2 ¿ Las metas de los vendedores se X Se evalúan

evalúan frecuentemente? mensualmente.
3 ¿ Existe un control del sistema de X
facturación para ejecución de las
ventas?
4 ¿ El personal conoce la fijación de X
precios y devoluciones cuando se
realiza una venta?
5 ¿ Se supervisa continuamente el X
proceso de compras y ventas de la
empresa?
6 ¿ Considera que los incentivos al X Se incrementaría los
personal de ventas deben costos de ventas.
incrementarse para mejorar su
rendimiento?

JEFE DE VENTAS

ELABORADO POR: María Arteaga.

REVISADO POR: Sofía Vinueza

APROBADO POR: Daniela Cuzco

 PAPELES DE TRABAJO

ENTREVISTA A VENDEDORES

Entidad: Comercial Hidrobo S.A

Responsable: María Arteaga.

Fecha: 15- 16-Junio-2018

Paso PREGUNTAS RESPUESTAS COMENTARIO

N°

SI NO N/A
1 ¿ Conoce las políticas y normas para X
el área de ventas?

2 ¿ Aplica las políticas y normas para X

el área de ventas?

3 ¿ Se evalúa las metas de venta X Se evalúan

frecuentemente? mensualmente.
4 ¿ Conoce la fijación de precios y X
devoluciones cuando se realiza una
venta?
5 ¿Recibe capacitaciones relacionada a X
su área?
6 ¿ Existe supervisión de sus X La supervisión no es
actividades diarias? diario, son mensuales.

7 ¿ Considera que los incentivos X

otorgados por cada venta deben
incrementarse?

VENDEDOR

ELABORADO POR: María Arteaga.

REVISADO POR: Sofía Vinueza

APROBADO POR: Daniela Cuzco

 PAPELES DE TRABAJO

ENTREVISTA A CLIENTES

Entidad: Comercial hidrobo s.a

Responsable: María Arteaga.

Fecha: 20-21-Junio- 2018

Paso PREGUNTAS RESPUESTAS COMENTARIO

N°

SI NO N/A
1 ¿Recibió información sobre los X
precios y descuentos?

2 ¿Recibió información suficiente de X

los vehículos?

3 ¿Le explicaron adecuadamente las X La explicación no fue

cláusulas contenidas en el contrato de detallada.
compra?
4 ¿Fue atendido amablemente por parte X
del equipo de ventas?

5 ¿Considera que el vendedor estuvo X

capacitado para atenderle
adecuadamente?

CLIENTE

ELABORADO POR: María Arteaga.

REVISADO POR: Sofía Vinueza

APROBADO POR: Daniela Cuzco

Nombre del hallazgo Condición Causa Efecto Conclusión Recomendación

¿Considera que los Comisiones Los Bajo Los La empresa debe
incentivos al personal bajas a los vendedores rendimiento vendedores no incrementar los
de ventas deben vendedores no se siente cumplen con incentivos, para
incrementarse para motivados totalidad las obtener más
mejorar su ventas, por las rendimientos.
rendimiento? comisiones
bajas.
¿ Existe supervisión Falta de Falta de Los La falta de Debe existir una
de sus actividades supervisión interés por vendedores interés del jefe supervisión
diarias? de parte de no cumplen de ventas de diaria.
actividades Jefe de con sus no supervisar
diarias a los ventas obligaciones las actividades
vendedores diarias de los
vendedores,
provoca tener
bajas las
ventas.
¿Le explicaron Falta de Los Pueden haber La falta de Capacitar a los
adecuadamente las capacitación vendedores reclamos por capacitación vendedores de
cláusulas contenidas a los desconocen parte de los de nuestros mejor manera.
en el contrato de vendedores todos los clientes vendedores
compra? parámetros para informar
de las al cliente
clausulas. sobre el
contrato de
compra, pude
generar
inconvenientes
futuros.