Código.

INT-SGA-001
Versión. 1
INSTRUCTIVO PARA DETERMINACION DEL
Fecha. 15/11/2018
CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN
Elaboró. Aprendices SENA
Aprobó. Gerencia

TABLA DE CONTENIDO

1. JUSTIFICACIÓN ........................................................................................................ 1
2. OBJETIVO.................................................................................................................. 1
3. GLOSARIO................................................................................................................. 1
4. GENERALIDADES DE LA ACTIVIDAD ..................................................................... 2
5. CONTEXTO DE LA PLAZA DE MERCADO EN LA GESTIÓN AMBIENTAL. ........... 2
5.1. DETERMINACIÓN DE LAS CONDICIONES AMBIENTALES.............................. 2
5.2. DETERMINACIÓN DE LOS FACTORES EXTERNOS E INTERNOS. ................. 3
5.3. Determinación de las necesidades y expectativas de las partes interesadas..... 11

1. JUSTIFICACIÓN

Este instructivo es una herramienta que proporciona las herramientas a utilizar para
comprender el contexto organizacional de cada una de las áreas de la plaza de mercado
Torcoroma y comprender las necesidades y expectativas de las partes interesadas en
materia de gestión ambiental.

2. OBJETIVO

Determinar los métodos a utilizar en el Sistema de Gestión Ambiental para determinar el

contexto institucional, las necesidades y expectativas de las partes interesadas de la plaza
de mercado Torcoroma y sus riesgos asociados en el contexto de la gestión ambiental.

3. GLOSARIO

Parte Interesada. Persona u organización que puede afectar, verse afectada, o percibirse
como afectada por una decisión o actividad.

EJEMPLO: clientes, comunidades, proveedores, entes reguladores, inversionistas,

empleados.

Condición ambiental. Cambio en el medio ambiente, ya sea adverso o beneficiosos, como

resultado total o parcial de los aspectos ambientales de una organización.

Riesgo: Efecto de la incertidumbre.

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NOTA 1: Un efecto es una desviación de lo esperado, ya sea positivo o negativo.

NOTA 2: es el estado, incluso parcial, de deficiencia de información relacionada con la

comprensión o conocimiento de un evento, su consecuencia o su probabilidad.

NOTA 3: Con frecuencia el riesgo se caracteriza por referencia a “eventos” potenciales y

"consecuencias", o a una combinación de estos.

NOTA 4: Con frecuencia el riesgo se expresa en términos de una combinación de las

consecuencias de un evento (incluidos cambios en las circunstancias) y la “probabilidad”
asociada de que ocurra.

4. GENERALIDADES DE LA ACTIVIDAD

Con el fin de contextualizar cada una de las áreas que constituye a la plaza de mercado
Torcoroma, en las cuales se implementarán las acciones del Sistema de Gestión Ambiental,
que se deben tener en cuenta las cuestiones internas y externas, así como las necesidades
y expectativas de sus partes interesadas que son de mayor importancia para conseguir los
resultados esperados en la gestión ambiental y poder determinar los riesgos y
oportunidades relevantes a estos.

5. CONTEXTO DE LA PLAZA DE MERCADO EN LA GESTIÓN AMBIENTAL.

Punto de partida para la planificación del Sistema de Gestión Ambiental en el cual se resalta
la importancia y la necesidad de entender la situación de cada una de las áreas de la plaza
de mercado Torcoroma, de tal forma que se adapten las acciones a las necesidades y
condiciones de esta las áreas. Es importante, conocer los desafíos internos y externos
pueden afectar a su capacidad para cumplir con los objetivos dispuestos en materia
ambiental, cuales generan riesgos y oportunidades que se deben abordar.
Para establecer el contexto se debe determinar tres fases, la primera es la determinación
de las condiciones ambientales, la segunda, la comprensión de los factores externos e
internos y la tercera determinación de las expectativas y necesidades de las partes
interesadas.

5.1. DETERMINACIÓN DE LAS CONDICIONES AMBIENTALES

La primera fase para determinar el contexto de la organización, es conocer muy bien las
condiciones Ambientales Iniciales de cada una de las áreas de la plaza de mercado, Las
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cuales están enfocadas en la situación de infraestructura y gestión ambiental previas de las

mismas en un periodo de tiempo determinado. Las Condiciones a tener en cuenta son:

 Condición geográfica territorial

 Condiciones ambientales del entorno
 Características generales de la plaza
 Generación de residuos sólidos
 Manejo de los residuos peligrosos y especiales
 Uso del agua
 Vertimientos
 Uso de la energía y combustibles
 Consumo de papel
 Saneamiento básico
 Actividades que se desarrollan
 Tramites ambientales
 Emergencias ambientales
 Otras condiciones aplicables.

Para determinar el estado de cada una de estas condiciones, se cuenta con el Registro de
la Revisión Ambiental REG-SGA-002, en el que se debe actualizar en cada periodo dentro
de las acciones de planificación del Sistema de Gestión Ambiental, no sin antes contar con
la evidencia del organigrama y mapa de proceso.

5.2. DETERMINACIÓN DE LOS FACTORES EXTERNOS E INTERNOS.

Para determinar el contexto de la plaza de mercado Torcoroma, se estableció el registro

para la Determinación de los Factores internos y externoREG-SGA-004 que pueden afectar
la gestión ambiental de cada una de las áreas que constituye la plaza

CONTEXTUALIZACIÓN DEL
FACTORES DESCRIPCIÓN DEL FACTOR
FACTOR
EXTERNOS EXTERNO
EXTERNO
¿Cómo afecta a la gestión
ambiental el sistema
Sistema democrático
democrático del
país, si existe una democracia o una
autocracia?
¿Cómo afecta a la gestión ambiental
la estabilidad política si en este
Estabilidad Política
momento existe estabilidad o
cambios fuertes políticos regionales?

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CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN
POLÍTICOS
Cambios gubernamentales
Subsidios y contribuciones vigentes
Tratados de libre comercio
Ciclos Económicos (recesión -
estabilidad)
Políticas económicas del gobierno
ECONÓMICOS
Gasto gubernamental
Tasa de crecimiento económico
(PIB per- cápita)
Costos laborales (nivel salarial)
Tasa de desempleo
Tasa de inflación
Niveles de urbanización
Cambios en los estilos de vida
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¿Si se encuentra en periodo de
cambios de gobierno locales,
regionales o
nacionales, esto cómo afecta a la
gestión ambiental?
¿Existen subsidios o subvenciones
que afecten a la plaza, y esto como
afecta su gestión ambiental?
¿Los tratados de libre comercio
firmados como han afectado a la
plaza de mercado y a la gestión
ambiental?
¿Actualmente el país se
encuentra en recesión
económica o en estabilidad
económica, como han afectado
estas situaciones a la plaza y su
gestión
ambiental?
¿Actualmente existen políticas
económicas como reformas
tributarias? Y ¿cómo estas han
afectado a la plaza y su gestión
ambiental?
¿El gasto gubernamental
actual en educación permite
incluir costos ambientales?,
¿esto cómo afecta a la
gestión ambiental?
¿El aumento o disminución del
producto
interno bruto, como afecta a la plaza
de mercado y a su gestión
ambiental?
¿El aumento del salario en la
actualidad como ha afectado a la
institución y su
gestión ambiental?
¿En la región ha aumentado o
disminuido la tasa de desempleo?,
¿esto cómo ha afectado a la plaza
de mercado y a su gestión
ambiental?
¿El aumento en la inflación
como ha afectado a la
institución y a su gestión
ambiental?
¿La plaza se encuentra en Zona
rural o urbana, y esto como afecta la
gestión ambiental?
¿Las costumbres y el nivel de
consumo y de la población local han
cambiado los últimos 5 años?,
¿cómo esto afecta la
gestión ambiental?
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¿Los ingresos de la población local

han aumentado o han disminuido?,
Cambios en el nivel de ingresos
¿cómo esto
afecta a la plaza y su gestión
ambiental?
¿En qué estrato social se encuentra
ubicada la plaza?, ¿sus clientes a
Estratos sociales
que estratos sociales pertenecen?,
¿esto cómo
afecta a la gestión ambiental?
SOCIALES ¿La población del municipio donde
se encuentra la plaza de mercado
Niveles demográficos
ha
aumentado o ha decrecido?, ¿esto
cómo afecta la gestión ambiental?
¿La plaza de mercado se
encuentra en zona afectada por el
Conflicto armado
conflicto armado
actualmente o en el pasado?, ¿esto
cómo afecta la gestión ambiental?
¿La plaza de mercado se
encuentra en un municipio o
Actividades extractivitas distrito donde se desarrolle
minería o actividades de
yacimientos de hidrocarburos?,
¿esto cómo afecta la
gestión ambiental ?
¿Existe o no cultura ambiental
promovida por el gobierno en el
Nivel cultural
municipio donde se ubica la plaza de
mercado?, ¿esto cómo afecta la
gestión ambiental?
¿Existen movilizaciones
(protestas) continuas o transitorias
Movilidad social en el municipio por temas de
interés ambiental?,
¿esto cómo afecta la gestión
ambiental?
¿El municipio o distrito donde está
ubicada la plaza de mercado tiene
un nivel alto de industrialización?,
Nivel de industrialización
¿depende de economía básica
TECNOLÓGICOS
(agricultura, ganadería)? ¿es mixto?,
¿cómo esto afecta la gestión
ambiental?
Un entorno que promueva la innovación ¿La promoción de las
de las TIC Tecnologías de la Información
y la comunicación y la
aplicación de las mismas como
influye en la gestión ambiental?

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CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN
Cambios tecnológico futuros
Tasa de obsolescencia
Cambios en internet
Cambios en tecnología móvil
Condiciones ambientales del entorno
Cumplimiento del Plan de
Ordenamiento
Territorial
ECOLÓGICOS Manejo integral de los residuos
convencionales
municipales
Manejo integral de los RESPEL en el
municipio
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¿Existen proyecciones de cambios
tecnológicos en el municipio donde
se ubica la plaza de mercado,
cambio de iluminación pública,
ampliación de las redes de
comunicación, impulso de nuevas
tecnologías verdes, entre otras?,
¿cómo
afectan estas la gestión ambiental ?
¿En el municipio donde se ubica el
centro o sede la tendencia en el
manejo de los equipos eléctricos y
electrónicos es repararlos para
alargar su vida útil o
desecharlos inmediatamente?, como
estos afectan la gestión ambiental?
¿Los cambios en la internet como
ampliación de la cobertura, uso de
redes sociales e invención de
nuevas
metodologías de comunicación?,
¿cómo afectan la gestión
ambiental?
¿La generación de nuevas
aplicación y masiva conexión a
internet de los equipos móviles?,
¿cómo afectan la gestión
ambiental?
¿Cómo las condiciones del entorno
contempladas en el Registro de
Revisión Ambiental Inicial afectan la
gestión ambiental?
¿La ubicación de la plaza de
mercado cumple o no con lo
establecido en el Plan de
Ordenamiento Territorial?, ¿cómo
esto
afecta la gestión ambiental i?
¿El municipio donde está ubicada la
plaza de mercado con PGIRS,
relleno sanitario, o botaderos a cielo
abierto?,
¿cuenta con políticas de separación
de residuos recuperables, cuenta
con centros de reciclaje y
asociaciones de recicladores de
oficio?, ¿cómo esto afecta la gestión
ambiental?
¿El municipio o distrito donde está
ubicado la plaza de mercado cuenta
con una empresa recolectora de
residuos peligrosos, cuenta con
depósito de residuos de construcción
y demolición (RCD), cuenta con un
relleno de seguridad para
disposición final a nivel
local o regional?, ¿cómo esto afecta

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CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN
Políticas y programas ambientales del
gobierno
Preocupación sobre el cambio climático
Regulación sobre el uso de
energías
alternativas
Licencias
Leyes de protección al medio ambiente
Sectores protegidos o regulados
LEGALES
Regulación de predios
Adopción de tratados internacionales
Impuestos: tasas e incentivos
FACTORES DESCRIPCIÓN DEL FACTOR INTERNO
INTERNOS
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la gestión ambiental?
¿La adopción de las políticas y
programas del gobierno local, regional
y nacional, así como la adopción de los
objetivos de desarrollo sostenible como
afectan la
gestión ambiental?
¿El municipio o distrito donde se
encuentra la plaza de mercado cuenta
con planes de adaptación al cambio
climático o similar?,
¿cómo esto afecta la gestión ambiental
?
¿Existe alguna regulación que
promueva a nivel nacional, regional o
local el uso de energías alternativas?
¿Existe algún tipo de Licencia
ambiental que afecte la gestión
ambiental?
¿La legislación ambiental general (Ej:
Ley 99 de 1993) y especifica (Ej:
Decreto 1076 de 2015) como afecta la
gestión ambiental?
¿La plaza de mercado se ubica o no
dentro de un área protegida o con
regulación ambiental específica?,
¿cómo afecta esto la gestión
ambiental ?
¿Existen regulaciones ambientales
(zonas de ribera, zonas verdes
obligatorias etc.) para predios debido a
la ubicación en el municipio o distrito
donde está ubicada la plaza de
mercado?, ¿cómo esto afecta la
gestión ambiental?
¿Se han adoptado tratados
internacionales ambientales (Ej.:
Montreal, Kioto, Paris,
etc.)?, ¿cómo esto afecta la gestión
ambiental l?
¿Existen incentivos tributarios por la
implementación de prácticas
ambientales?,
¿cómo esto afecta la gestión
ambiental?
CONTEXTUALIZACIÓN DEL
FACTOR INTERNO

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CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN
Cultura empresarial
MODELO
EMPRESARIAL
Adopción de códigos de conducta
plaza de mercado para adaptarse a las
Nivel de resilencia
¿La Estructura Organizacional actual de
Nivel de jerarquización
ESTRUCTURA
ORGANIZACIONAL
Nivel de implicación de la alta dirección
Grado de automatización del servicio
software.) afecta la gestión ambiental?
Grado de diversificación de los servicios
PROCESO
PRODUCTIVO
Grado de externalización de los servicios
Grado de implicación de los proveedores
técnico, profesional y especializado de
Nivel de cualificación de los empleados
Nivel de concienciación de los empleados
RECURSOS
HUMANOS
Nivel de rotación en la plantilla
Incentivos a los empleados
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¿Existe un nivel bueno o malo de
cultura ambiental en el plaza de
mercado (Conocimiento de la política,
objetivos y programas de gestión
ambiental)?
¿Existen manuales o códigos de
conducta donde se incluyan temas de
gestión ambiental?
¿Qué tan alto o bajo es el nivel de la
situaciones adversas o cambios
surgidos y como afecta esto a la
gestión ambiental?
la
plaza de mercado como afecta la
gestión ambiental?
¿El Nivel de la implicación de la Alta
Dirección de la plaza de mercado
está influyendo de qué forma en la
gestión ambiental?
¿EL grado de automatización de los
servicios en la plaza de mercado
(Gobierno en línea, ley anti tramites,
¿Qué tan diversos son los servicios
ofrecidos por la plaza de mercado,
como afecta esto la gestión
ambiental?
¿Todos los servicios son precios por
personal operativoy administrativo de
la plaza de mercado, cuántos son
prestados por terceros y cuales, en
que afecta esto la gestión ambiental?
¿Todos los proveedores de la plaza
de mercado tienen conocimiento de
las políticas ambientales, se exigen
clausulas
ambientales en la contratación, esto
como afecta la gestión ambiental?
¿El nivel de personal asistencial,
la plaza de mercado es alto con
respecto a sus cargos, en que influye
esto en la gestión ambiental ?
¿Se tiene un bajo o alto nivel de
conciencia ambiental en los
empleados, como se afecta la
gestión ambiental?
¿El nivel de rotación del personal
vinculado a la gestión ambiental es
bajo o alto, en que afecta la gestión
ambiental?
¿Existen incentivos a los empleados
por participar o proponer
prácticas?
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¿Las instalaciones de la plaza de

INSTALACIONES Antigüedad de las instalaciones y equipos mercado son nuevas, antiguas, y que
FÍSICAS y EQUIPOS tanto influye esto en la gestión
ambiental?
¿La plaza de mercado cuenta con
planos arquitectónicos, sanitarios,
CONDICIONES Información de planos de las instalaciones eléctricos, estos están actualizados o
AMBIENTALES desactualizado, como esto afecta la
gestión ambiental?
¿La plaza de mercado se encuentra en
un área de difícil o fácil acceso, es rural
Condición geográfica territorial
o urbana,
esto como afecta la gestión ambiental?
¿Cómo se afecta la gestión ambiental
institucional en este aspecto teniendo
en cuenta los resultados de la Revisión
Generación de residuos solidos
ambiental Inicial
¿Cómo se afecta la gestión ambiental
institucional en este aspecto teniendo
en cuenta los resultados del Formato
Manejo de los residuos peligrosos y
Revisión ambiental Inicial
especiales
¿Cómo se afecta la gestión ambiental
en este aspecto teniendo en cuenta los
resultados del Formato Revisión
Uso del agua ambiental Inicial
¿Cómo se afecta la gestión ambiental
en este aspecto teniendo en cuenta los
resultados del Formato Revisión
Vertimientos ambiental Inicial
¿Cómo se afecta la gestión ambiental
en este aspecto teniendo en cuenta los
resultados del Revisión ambiental
Uso de la energía y combustibles
Inicial
¿Cómo se afecta la gestión ambiental
en este aspecto teniendo en cuenta los
resultados del Formato Revisión
Consumo de papel ambiental Inicial
¿Cómo se afecta la gestión ambiental
en este aspecto teniendo en cuenta los
resultados del Formato Revisión
Saneamiento básico
ambiental Inicial
¿La plaza de mercado tiene un
Sistema de Gestión de Calidad
Sistema de Gestión de la Calidad
implementado y/o certificado como
esto afecta la gestión ambiental?
¿La plaza de mercado tiene un
Sistema de Gestión de Ambiental
Sistema de Gestión Ambiental
implementado y/o certificado como esto
PRACTICAS afecta la gestión ambiental?
DE GESTIÓN ¿La plaza de mercado tiene un
IMPLANTAD Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Sistema de Gestión de Seguridad y
AS en el trabajo Salud en el Trabajo
implementado y/o certificado como
esto afecta la gestión ambiental?
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¿La adopción de prácticas como Ley de

transparencia, anticorrupción, gobierno
Prácticas de buen gobierno en línea, participación ciudadana,
rendición de
cuentas etc., como afectan la gestión
ambiental?

Para caracterizar cada uno de los factores externos e internas que pueden influenciar la
gestión ambiental, se cuenta con el Análisis de Factores Externos e Internos en la Gestión
Ambiental REG-SGA-003 En la cual cada uno de los factores se le dará un carácter
cualitativo dependiendo de su influencia en la gestión así:

Negativo: Si el factor interno o externo puede convertirse o es un evidente riesgo o genera

alguna debilidad para la gestión ambiental en el momento.

Neutral: Si el factor interno o externo es indiferente para la gestión ambiental en el

momento.

Positivo: Si el factor interno o externo puede convertirse en una oportunidad o es una

evidente fortaleza para la gestión ambiental en el momento.

Después de determinar el carácter de cada uno de los factores, tanto externos como
internos, de debe realizar un análisis DOFA (Debilidad-Oportunidades-Fortalezas-
Amenazas/Riesgos), para lo cual se debe tener en cuenta la tendencia del carácter de cada
factor de forma general.

Después de Realizar el Análisis DOFA, tanto de los factores externos como los internos, se
dispone a hacer el listado de cada uno de los temas identificados en estos: Se debe tener
en cuenta que las Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas/Riesgos para
diferenciarlos en este paso se hace de la siguiente forma:

Internos: Color Azul

Externos: Color Rojo

Finalmente, para enmarcar las estrategias globales, se agrupar las estrategias apuntando
al cruce de las Debilidades-Oportunidades-Fortalezas-Amenazas/Riesgos de la siguiente
forma:

FO (Fortalezas – Oportunidades)
DO (Debilidades - Oportunidades)
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FA (Fortalezas – Amenazas/Riesgos)
DA (Debilidades – Amenazas/Riesgos);

Entre paréntesis se señala cada uno de los factores DOFA que pueden ser maximizados o
minimizados con las estrategias globales planteadas.
Ya determinados las estrategias globales se determinan los riesgos y oportunidades ya
detectados, estos pueden quedar igual de suscritos como se hizo en el listado DOFA
correspondiente:
Teniendo los Riesgos y Oportunidades detectados, y las estrategias definidas, se procede a
establecer las acciones para abordar estos Riesgos y oportunidades siempre enmarcadas
en las Estrategias, por lo cual estas acciones se definen en la columna “ACCIONES DE
LAS ESTRATEGIAS PARA ABORDAR RIESGOS Y OPORTUNIDADES”

5.3. Determinación de las necesidades y expectativas de las partes interesadas

La tercera y última fase para determinar el contexto es establecer el impacto de las partes
interesadas y sus necesidades y expectativas en cuanto a la gestión ambiental. Las partes
interesadas son:

GRUPO DE STAKEHOLDERS
INTERÉS
Alta dirección
Asociados

PERSONAL OPERATIVO
DE PLAZA DE MERCADO Ayudantes
Auxiliares/Vendedores
Contratistas de Apoyo a la gestión
Comunidad en general
Visitantes
CLIENTES
Empresas del sector público y privado
Empresas proveedores de materiales e insumos
PROVEEDORES Proveedores de servicios ambientales
Proveedores de servicios, equipos e infraestructura
Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenibles,
ENTIDADES DE CONTROL Secretarías de Ambiente, Corporaciones
Autónomas Regionales
Secretaria de Salud

Asociaciones no gubernamentales y organizaciones de

COMUNIDADES LOCALES voluntarios
Grupos ecologistas
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Asociaciones de vecinos
Radio y televisión
MEDIOS DE Prensa nacional y local
COMUNICACIÓN
Empresa de acueducto y alcantarillado
EMPRESAS Empresa de aseo
PRESTADORAS DE Empresa de gas natural
SERVICIOS
Empresa de energía eléctrica
PÚBLICOS

Con el fin de determinar el impacto sobre la gestión ambiental de las partes interesadas
y sus necesidades y expectativas se cuenta con la Determinación de las Necesidades y
Expectativas en la Gestión Ambiental (REG–SGA-005).

El Nivel de Impacto se mide con las variables de Poder e Interés de cada una de las
Partes Interesadas sobre la gestión ambiental, valorando cualitativamente de la
siguiente forma:

Una vez clasificado y su impacto sobre la gestión ambiental, se procede a definir las
Necesidades y Expectativas de cada uno de ellos, estas necesidades y expectativas
se pueden obtener por diferentes medios tales como:

 Comunicaciones oficiales
 Requisitos Normativos
 Experiencia previa de los sistemas de gestión
 Revisión documental previa

Las Necesidades y Expectativas que se encuentren Clasificadas con el Impacto

“CUIDADO 'Tratar como requisito legal y otros requisitos”, se deben incluir
manejar según los Estipulado en el procedimiento para la Identificación y Evaluación
de Requisitos Legales y Otros Requisitos Aplicables a la Gestión Ambiental PRC-SGA-
002

Estas necesidades o expectativas pueden ser una o varias dependiendo de las partes
interesadas, y los resultados de las mismas que se deben tener en cuenta para
Determinar Riesgos y Oportunidades, donde los cuales pueden ya estar definidos en
los Riesgos y oportunidades determinados en la Fase 2 del Contexto (5.2).