D Agu

es i
Procedimiento HSE
ca ler
rg a
Procedimiento para la Autorización de Ingreso
ad
de Sustancias Químicas y Peligrosas
o
po
rF
1. Propósito
er
Establecer los lineamientos que se deben seguir para el ingreso de Sustancias Químicas y
le
Peligrosas en las instalaciones controladas por la Compañía.
y
H
2. Alcance
er
Aplica a todos los trabajadores (directos y contratistas) que gestionen el ingreso de Sustancias
na
Químicas y Peligrosas en forma temporal o permanente a las instalaciones controladas por la
n
Compañía.
do
B
3. Responsabilidades
el
3.1 Gerentes/Superintendentes
tr
 Establecer acciones permanentes de verificación para el cumplimiento de este
an
procedimiento y sus documentos asociados.

3.2 Administrador de Contratos

 Establecer acciones permanentes de verificación para el cumplimiento de este
procedimiento y sus documentos asociados.
 Asegurar que todos las Sustancias Químicas y Peligrosas de las empresas contratistas bajo
su responsabilidad se encuentran debidamente autorizadas.
 Asegurar que el ingreso de las Sustancias Químicas y Peligrosas a la compañía, por parte
de las empresas contratistas bajo su responsabilidad se realicen de acuerdo a este
procedimiento.

3.3 Supervisor/líderes de Áreas y Contratistas

 Establecer acciones permanentes de verificación para el cumplimiento de este
procedimiento y sus documentos asociados.
 Asegurar que todas las Sustancias Químicas y Peligrosas en su área de responsabilidad se
encuentran debidamente autorizadas.

3.4 Coordinador de Higiene Industrial

 Establecer acciones permanentes de verificación para el cumplimiento de este
procedimiento y sus documentos asociados.
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Autorización de Ingreso
de Sustancias Químicas
y Peligrosas
D Agu
es i
Procedimiento HSE
ca ler
 Autorizar el ingreso de las Sustancias Químicas y Peligrosas previo cumplimiento de los
rg a
requisitos establecidos en este procedimiento y sus documentos asociados.
ad
 Asegurar que no ingresen a las instalaciones de la compañía, Sustancias Químicas y
o
Peligrosas consideradas por el Sistema de Clasificación de la UN como “Prohibidas”.
po
rF
3.5 Jefe de Protección Industrial
 Asegurar que todos los las Sustancias Químicas y Peligrosas antes de ingresar a las
er
instalaciones de la compañía se encuentran debidamente autorizadas.
le
y
H
3.6 Superintendente de Inventarios
er
 Asegurar se realice la codificación a las Sustancias Químicas y Peligrosas que no se
na
encuentran inicialmente relacionadas en el Software SAP, previo cumplimiento de los
requisitos establecidos en este procedimiento.
n do
3.7 Jefe de Planeación y Gestión de Proveedores
B

el
Establecer acciones permanentes de verificación para que las empresas
tr
contratistas/proveedores cumplan este procedimiento y sus documentos asociados.
an
 Asegurar que se establezcan obligaciones contractuales que eviten a las empresas
contratistas el ingreso de Sustancias Químicas y Peligrosas consideradas por el Sistema de
Clasificación de la UN como “Prohibidas”.

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Autorización de Ingreso
de Sustancias Químicas
y Peligrosas
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Procedimiento HSE
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rg a
4. Definiciones
ad
MSDS Documento que describe los riesgos de una Sustancia Peligrosa y
o
suministra información de cómo se debe manipular, utilizar y almacenar
po
el material con seguridad, que se elabora de acuerdo con lo estipulado
rF
en la Norma Técnica Colombiana preparada (NTC 4435).
er
le
NTC 4435 Norma Técnica Colombiana que reglamenta el contenido de la hoja de
y
datos de seguridad – MSDS para Sustancias Químicas y materiales
H
usados en condiciones ocupacionales industriales. Presenta información
er
básica sobre cómo desarrollar y preparar una MSDS, también identifica
na
la información que se debe incluir para que sea completa, clara y tenga
un formato compatible.
n do
Software SAP Es un Sistema informático de gestión empresarial. A esta clase de
B
Sistemas se los denominan Sistemas ERP (Enterprise Resource Planning)
el
que significa Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales.
tr
an
Sustancia Química Son todo tipo de materiales de naturaleza orgánica o inorgánica, que
puede estar presentes como elemento o compuesto puro, o como la
mezcla o combinación de los anteriores (Se puede encontrar en estado
líquido, solido, gaseoso, plasma entre otros).
No aplica para los artículos que, bajo condiciones de utilización
normales o razonablemente previsibles, no exponen al trabajador a un
producto químico de naturaleza peligrosa. (lapiceros, correctores,
marcadores, agua potable en botellas, gaseosas, maquillajes entre
otros) Ley 55 de 1993.

Sustancias/Mercancías Materiales perjudiciales que durante la fabricación, manejo, transporte,

Peligrosas almacenamiento o uso, pueden generar o desprender polvos, humos,
gases líquidos, vapores o fibras infecciosas, irritantes, inflamables,
explosivas, corrosivas, asfixiantes, tóxicas o de otra naturaleza peligrosa,
o radiaciones ionizantes en cantidades que pueden afectar la salud de
las personas que están en contacto con estas, o que causen daño
material ambiental o ambos.

Tarjeta de Emergencia Suministra información específica sobre la identificación del material,

datos del fabricante, identificación de peligros, protección personal y
control de exposición, medidas de primeros auxilios, medidas para
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Autorización de Ingreso
de Sustancias Químicas
y Peligrosas
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Procedimiento HSE
ca ler
rg a
extinción de incendios, medidas para vertido accidental, estabilidad y
reactividad, En Colombia la NTC 4532 establece el orden y contenido de
ad
las secciones de la tarjeta de emergencia.
o
po
Usuarios del Grupo Trabajador directo de la compañía que lidera o supervisa un área o
Prodeco proceso y que para el cumplimiento de sus actividades tiene acceso al
rF
Software SAP para solicitud de algún requerimiento o insumo.
er
le
y
H
er
na
n do
B
el
tr
an

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Autorización de Ingreso
de Sustancias Químicas
y Peligrosas
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Procedimiento HSE
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rg a
5. Proceso
ad
Aurorización de Ingreso de Sustancias Químicas
o
po
USUARIOS Prodeco rF Contratistas Higiene Industrial Inventarios (Catalogador) Guarda de Seguridad Protección

Inicio Hace la Solicitud de la Sustancia

Química a su Administrador de
er
Contrato a través del Formato de
Autorización de Ingreso de Sustancia
le
Químicas Contratistas TS-SSDS45F2E
y
SI y adjunta la documentación
requerida. Envía de manera
Las Sustancias Químicas que
H
Paso 1. Solicitud de Ingreso de Sustancias Químicas

Hace la Solicitud electrónica a Higiene Industrial.

requiere se encuentran catalogadas
correspondiente
er
en el Software SAP?
na
NO
n do
NO
Diligencia Formato de Autorización de Ingreso de La Sustancia Química
Sustancia Químicas TS-SSDS45F1E y adjunta Aprueba el Ingreso de la Sustancias debe ser sustituida
documentación requerida. Envía de manera electrónica a Químicas Solicitadas? por una que no sea
B
Higiene Industrial. considerada prohibida
el
tr
SI
an
Envía de manera electrónica al Usuario
Prodeco/ Administrador de Contrato de la
empresa contratista el Formato de Autorización
Remite a Inventarios (Catalogador) la Crea un nuevo código en el
de Ingreso de Sustancia Químicas TS-SSDS45F1E
autorización de Higiene Industrial Sofware SAP para cumplir el
o TS-SSDS45F2E (según corresponda) con su
firma autorizando el ingreso de la Sustancia requerimiento.
Química
Paso 2. Autorización de

Recibe por parte de su

Ingreso

Administrador de Contrato la
Hace la Solicitud correspondiente Autorización de acceso de la
Sustacia Química correspondiente
Paso 3.Ingreso de las Sustancias

Control de Ingreso de las

Químicas

Sustancias Químicas

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Autorización de Ingreso
de Sustancias Químicas
y Peligrosas
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es i
Procedimiento HSE
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6. Acciones
ad
Usuarios del Grupo Prodeco
Paso 1. Solicitud de Ingreso de las Sustancias Quimicas y Peligrosas
o
po
A. El Usuario del Grupo Prodeco revisa si la(s) Sustancia(s) Química(s) y Peligrosa que requiere
se encuentran debidamente catalogada en el Software SAP.
rF
B. Si la Sustancia Química y Peligrosa no se encuentra catalogada en el Software SAP se
er
considera un material nuevo. Esta condición lo remite a:
 Solicitar autorización de ingreso de la(s) Sustancia(s) Química(s) y Peligrosas a Higiene
le
Industrial a través del diligenciamiento del Formato de Autorización de Ingreso de
y
Sustancias Químicas y Peligrosa del Grupo Prodeco TS-SSDS45F1E.
H
 Adjuntar a la solicitud (Formato de Autorización de Ingreso de Sustancias Químicas y
er
Peligrosas del Grupo Prodeco TS-SSDS45F1E) los siguientes documentos:
na
- La MSDS de cada una de las Sustancias Químicas y Peligrosas de acuerdo a los
n
requerimientos establecidos en el Estándar de Sustancias Químicas y Peligrosas TS-
do
SSDS45E.
- Tarjeta de Emergencia (Solo aquellas que se especifiquen como Sustancias Peligrosas
B
el
según el Sistema Internacional de Clasificación de la UN).
tr
an
C. Higiene industrial tiene un periodo de cinco (5) días hábiles para responder la solicitud desde
el momento en que formalmente le envían la totalidad de la información detallada en el
punto anterior.
D. Si no se adjuntan la totalidad de los documentos la solicitud debe ser rechazada por Higiene
industrial.
E. Higiene Industrial debe autorizar o no por medio del Formato para la Autorización de Ingreso
de Sustancias Químicas y Peligrosas - Grupo Prodeco TS-SSDS45F1E.
F. Higiene Industrial envía de manera electrónica al Usuario del Grupo Prodeco, el Formato para
la Autorización de Ingreso de Sustancias Químicas y Peligrosas - Grupo Prodeco TS-SSDS45F1E
con sus observaciones.
G. El Usuario del Grupo Prodeco adjunta el Formato de Autorización de Ingreso de Sustancias
Químicas y Peligrosa TS-SSDS45F1E firmado por Higiene Industrial y debe remitirlo a
Inventarios (catalogador) que crea un nuevo código en el Software SAP para cumplir con el
requerimiento.

Paso 2. Autorización de Ingreso

A. Con el nuevo código en el Software SAP el Usuario del Grupo Prodeco puede llevar a cabo la
compra de la Sustancia Química y Peligrosa.
B. Si la(s) Sustancia(s) Química(s) y Peligrosa que requiere se encuentran debidamente
catalogada en el Software SAP, puede llevar a cabo la compra de manera directa.

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Autorización de Ingreso
de Sustancias Químicas
y Peligrosas
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Procedimiento HSE
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rg a
Paso 3. Ingreso de las Sustancias Quimicas y Peligrosas
A. Para poder realizar el ingreso de las Sustancias Químicas y Peligrosa se debe imprimir la
ad
correspondiente orden de compra, que debe ser mostrada en los accesos de las Unidades de
o
Negocio.
po
rF
Usuarios Contratistas
Paso 1. Solicitud de Ingreso de las Sustancias Quimicas y Peligrosas
er
A. Los funcionarios de las empresas contratistas deben diligenciar el Formato de Autorización de
le
Ingreso de Sustancias Químicas y Peligrosas. Contratistas TS-SSDS45F2E y anexar a este:
y
 La MSDS de cada una de las Sustancias Químicas y Peligrosas de acuerdo a los
H
requerimientos establecidos en el Estándar de Sustancias Químicas y Peligrosas TS-
er
SSDS45E.
na
 La Tarjeta de Emergencia (Solo de aquellas sustancias que se clasifiquen como Sustancias
n
Peligrosas según el Sistema Internacional de Clasificación de la UN).
do
B. El Administrador del Contrato revisa el requerimiento y autoriza o no, con su firma en el
B
espacio correspondiente en el Formato de Autorización de Ingreso de Sustancias Químicas y
el
Peligrosas. Contratistas TS-SSDS45F2E.
tr
C. El Administrador del Contrato envía a Higiene Industrial de manera electrónica la información
an
suministrada por la empresa contratista para su revisión y aprobación.
D. Higiene industrial tiene un periodo de cinco (5) días hábiles para responder la solicitud desde
el momento en que formalmente le envían la totalidad de la información detallada en el
punto anterior.
E. Higiene Industrial revisa y actualiza la base de datos de Sustancias Químicas y Peligrosas y
asigna un código interno si es nueva sustancia.
F. El código interno asignado debe quedar registrado en el Formato de Autorización de Ingreso
de Sustancias Químicas y Peligrosas. Contratistas TS-SSDS45F2E.
G. Si no se adjuntan la totalidad de los documentos la solicitud debe ser rechazada por Higiene
industrial.
H. Higiene Industrial debe autorizar o no por medio del Formato de Autorización de Ingreso de
Sustancias Químicas y Peligrosas. Contratista TS-SSDS45F2E y lo envía de regreso y de
manera electrónica al Administrador del Contrato con sus observaciones.

Paso 2. Autorización de Ingreso

A. El Formato de Autorización de Ingreso de Sustancias Químicas y Peligrosas. Contratista TS-
SS45F2E con el visto bueno de Higiene industrial está sujeta al vencimiento del contrato de la
empresa contratista con el Grupo Prodeco.

Titulo # DOC Experto Técnico Fecha de Emisión Estado Revisión Fecha Revisión Próxima Revisión Pág.
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Autorización de Ingreso
de Sustancias Químicas
y Peligrosas
D Agu
es i
Procedimiento HSE
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rg a
Paso 3. Ingreso de las Sustancias Quimicas y Peligrosas
A. Cada vez que el contratista requiera ingresar las Sustancias Químicas y Peligrosas a la
ad
compañía debe mostrar para su revisión al guarda de seguridad (protección) el formato TS-
o
SSDS45F2E debidamente diligenciado, donde se listan las Sustancias Químicas y Peligrosas
po
autorizados por el Administrador de Contrato y la Coordinación de Higiene Industrial.
rF
B. El Guarda de Seguridad (protección) debe permitir únicamente el ingreso de las Sustancias
Químicas y Peligrosas que aparecen relacionadas en la autorización.
er
C. El Guarda de Seguridad (protección) debe asegurar que las Sustancias Químicas y Peligrosas
le
que estén en proceso de ingreso a las instalaciones de la compañía, se encuentran
y
debidamente identificadas y rotuladas, los recipientes/envases o cualquier medio de
H
contención se encuentran en buen estado, que no presenten fugas o daños de conformidad
er
con los requerimientos del Estándar de Sustancias Químicas y Peligrosas TS-SSDS45SE.
na
7. Documentos Relacionados
n do
 Estándar de Sustancias Químicas y Peligrosas TS-SSDS45SE.
 Guía para el Transporte Inter. y Exter. de Sustancias Químicas y Peligrosas TS-SSDS45G1E.
B
 Guía para el Almacenamiento de Sustancias Químicas y Peligrosas TS-SSDS45G2E.
el
 Formato para la Autorización de Ingreso de SQ y Peligrosas. Grupo Prodeco TS-
tr
an
SSDS45F1E.
 Formato para la Autorización de Ingreso de SQ y Peligrosas. Contratistas TS-SSDS45F2E.
 Herramienta para Auditoría del Sistema de Sustancias Químicas y Peligrosas TS-
SSDS45F3E.
 Charla de Seguridad – Sustancias Químicas y Peligrosas TS-SSDS45F4E.

8. Registro de Control y Revisión

Naturaleza de la
Versión Fecha de la Revisión Equipo de Revisión
modificación

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Autorización de Ingreso
de Sustancias Químicas
y Peligrosas