MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE REGISTRO

1.- Contenido.
2.- Introducción.
3.- Historia del sistema de documentación en el IVAM
4.- Procedimientos manuales.
5.- Procedimientos del GETIVAM.
6.- Marcaje y etiquetado.
7.- Gestión de embalajes.
8.- Localización de la documentación.
9.- Revisiones del Manual.
10. Glosario.
11. Índice temático.
1.- Contenido.

2. Introducción.
3. Historia del sistema de documentación en el IVAM
4. Procedimientos manuales.
4.1. Adquisiciones.
4.1.1. Clases: por compra, donación, legado, encargo, pago de
impuestos.
4.1.2. Acta de recepción.
4.1.3. Accesión.
4.1.4. Los ORNI.
4.2. Depósitos.
4.2.1. Concepto.
4.2.2. Numeración y documentación.
4.3. Entrada de objetos.
4.3.1. Elementos que se consignan en el registro.
4.3.2. El informe de estado.
4.3.3. La fotografía.
4.4. Catalogación.
4.4.1. Categorías.
4.4.2. Técnicas.
4.4.3. Soportes.
4.5. Localización y control de movimientos.
4.5.1. Mapa de localizaciones en el museo.
4.5.2. Otras localizaciones.
4.5.3. Movimientos internos.
4.5.4. Partes de entrada y salida.
4.6. Préstamos al IVAM. Gestión de exposiciones.
4.6.1. Hojas y contratos de préstamo.
4.6.2. Gestión del transporte.
4.6.3. Gestión del seguro.
4.6.4. Protocolos internos.
4.7. Préstamos del IVAM. Depósitos y exposiciones.
4.7.1. Depósitos en otras instituciones. Procedimientos.
4.7.2. Préstamos individuales.
4.7.3. Protocolos.
4.7.4. Autorizaciones y permisos.
4.7.5. Transportes y seguros.
4.7.6. El correo
4.8. Exposiciones del IVAM. Procedimientos.
5. Procedimientos del GCPGET-IVAM.
5.1. Colección Permanente.
5.2. Exposiciones Temporales.
5.3. Auxiliares.
6. Medición, marcaje y etiquetado.
7. Gestión de embalajes.
8. Localización de la documentación.
9. Revisiones del Manual.
10. Glosario.
11. Índice temático.
2. Introducción.
El IVAM abrió sus puertas hace ahora dieciséis años y desde entonces ha sido
punta de lanza del coleccionismo, estudio y difusión del arte moderno y
contemporáneo en nuestro país; pero sus actividades comenzaron antes, en
1984, con la adquisición de las primeras obras de arte.

Conscientes sus primeros gestores de la importancia del departamento de

Registro y los procedimientos y documentación que este departamento
produce, custodia y gestiona, se le intentó dotar de los medios necesarios para
desarrollar su labor.

En este tiempo transcurrido el departamento ha crecido al ritmo que las

colecciones y las actividades del museo. De una gestión completamente
manual en sus inicios se van introduciendo procedimientos informatizados a
mediados de los años noventa que han ido desarrollándose cada vez más
hasta formar parte esencial de la gestión de la colección y las exposiciones. No
por ello han desaparecido los protocolos manuales, garantes en todo caso, por
su intrínseco carácter físico, de la perennidad con que la institución fue
concebida, que es donde el departamento de Registro cumple una de sus
misiones esenciales.

Con el paso del tiempo, la enorme cantidad de objetos adquiridos o

depositados en el museo, la profusión de categorías y técnicas en los
registros, los cambios en el organigrama y modelos de gestión en el museo, sin
ignorar el tránsito de personal en el propio departamento, nos llevan hoy a la
necesidad de elaborar un Manual de Procedimientos de Registro del IVAM con
una doble misión inicial:

 Recoger de forma sistematizada y clara los procedimientos y prácticas

de la documentación del museo, asegurando así su consistencia y
continuidad.
 Guiar al personal del departamento, y al personal de aquellos otros
departamentos relacionados (Conservación, Restauración y Fotografía
sobre todo) en las prácticas diarias de documentación de las colecciones
y exposiciones del museo, a todos los niveles. También marcará las
pautas de trabajo del nuevo personal que pueda irse incorporando con el
tiempo.

Para que este manual sea útil y coherente, deberá ser actualizado cada cierto
tiempo, según los protocolos definidos en el capítulo 9.

Este manual pretende dar una información detallada de todos los

procedimientos de registro del IVAM, que pueda ser utilizado no sólo por el
personal del departamento sino por el de todo el museo en aspectos
esenciales de la catalogación e inventario de la colección del mismo. Pretende
servir de guía también al departamento de Informática, para que las sucesivas
mejoras del sistema, GCPGET-IVAM o cualquier otro que pudiera incorporarse
en el futuro, siga la propia coherencia de los procedimientos de documentación
del IVAM.

El Manual comienza con una historia de la documentación en el departamento

de Registro del IVAM, desde sus inicios hasta nuestros días, con ejemplos de
la documentación existente y los cambios introducidos en la misma; todo ello
con el fin de incorporar la documentación antigua a los protocolos que señala el
propio manual, reafirmando la validez de la misma, pero sin eludir la
introducción de las modificaciones necesarias para la coherencia final de todo
el sistema de documentación.

El siguiente capítulo detalla todos los procedimientos manuales del

departamento de Registro, tanto en lo que hace referencia a la colección como
a las exposiciones temporales: libros y estadillos, formularios y fichas, sistemas
de numeración y localización. Constituye el corpus central del manual. Todas
aquellas tareas con las que nos ocupamos cada día, detalladas de la forma
más sistemática y coherente posible, de obligado seguimiento por el personal
que en este departamento desarrolla su función.

A continuación se explican los procedimientos de introducción de datos y

obtención de los mismos a través del GCPGET-IVAM, así como la
estructuración de sus archivos auxiliares y la gestión de la documentación que
es capaz de generar. Aunque el programa ya dispone de manual, este capítulo
no pretende sustituir al mismo, sino simplificarlo en la medida de lo posible, y
no menos importante, aclarar aquellas acciones especiales que ofrecen más
dificultad en el uso cotidiano del mismo. Pretende ser un instrumento
eminentemente práctico de familiarización con el sistema, dirigido
especialmente al nuevo personal del departamento (becarios, prácticas...etc.)

El capítulo seis describe los procedimientos normalizados para la medición,

marcaje y etiquetado de objetos del museo, tanto de sus colecciones y
depósitos como en exposición temporal. En este apartado se establecen con
detalle los criterios a seguir y los materiales a utilizar, de forma que para
cualquier técnico de los departamentos afectados (Registro y Restauración)
resulten claros en su comprensión y sencillos en su aplicación. Este conjunto
de normas constituyen un aspecto esencial de la propia coherencia con que el
museo presenta los objetos de su colección o en préstamo.

En gestión de embalajes, el siguiente epígrafe, vamos a definir los criterios

para la guarda y mantenimiento de embalajes, desde la conveniencia misma de
mantenerlos hasta los aspectos descriptivos, de marcaje y localización en
almacenes. El reciclaje de embalajes, cuando éste es posible y siempre
subordinándolo a la conservación de las obras de arte, es sinónimo de buena
gestión de recursos, tanto los derivados de razones ecológicas como
económicas.

El siguiente capítulo detalla dónde pueden localizarse todos los archivos,

documentos e impresos de cada uno de los procedimientos de Registro del
IVAM. Asimismo, los materiales de archivo empleados y los sistemas de
ordenación que se emplean. Es una forma de facilitar la búsqueda por parte del
personal del departamento, pero también de reforzar la coherencia de la propia
metodología archivística de Registro al conferirle un carácter normalizado.

El capítulo nueve trata del sistema de revisión del propio manual, tanto desde
su periodicidad como de la autoridad competente para efectuar la misma. Un
manual sin los correspondientes protocolos de revisión siempre tenderá a
quedarse obsoleto. La inclusión de este epígrafe garantizará la plena vigencia
del manual y por tanto su completa utilidad.

Se incluye en el capítulo diez un glosario de la terminología empleada en el

departamento de Registro, tanto en lo que se refiere a los aspectos
administrativos y de procedimiento como a los más prácticos, descriptivos o
evaluativos, de forma que se eviten la duplicación de conceptos y vocablos, se
eliminen ambigüedades e incoherencias, estableciendo una terminología
concisa y clara, de obligado uso por todo el personal del departamento.

El índice temático que se incluye al final intenta simplemente facilitar la

búsqueda y consulta de los artículos de este manual.