Diseño y Construcción de Sistema de Información y Sistema de Retribución

Hector Javier Lobos Lobos

Control de Gestión

Instituto IACC

20 de marzo del 2019.

 Desarrollo

Ítem I:

Propuesta de Sistema de Control

Introducción:

Atendido lo expuesto en la inquietud de los Directores de la Empresa PCC, se propone la

siguiente formula de Sistema de Control, ya que evidencia una notable falta de organización,
regulación y control de ciertos aspectos importantes, que derivan en un problema interno, que los
lleva a la desorientación y a elevar los costos que tiene la empresa por la falta de acuciosidad de
determinadas actividades, tanto a nivel estratégico, táctico y operacional.

Objetivos:
1.- Formular un acuerdo a nivel de Gerencia que tome la decisión de como introducir al
mercado con un alto nivel de competencia de empresas reconocidas, un producto nuevo, para lo
que es necesario generar una estrategia de promoción e inversión a escala.
2.- Instruir al Departamento de Recursos Humanos, la responsabilidad de generar una
política clara de pago de horas extras y que se vea reflejada en los contratos de los colaboradores,
crear una descripción de cargos de toda la empresa y diseñar una propuesta de una política de
selección y contratación de personal y la redacción de un Reglamento Interno.
3.- Gestionar desde el Departamento de Ventas un modelo de objetivos de trabajos y exigir
un plan de metas para las Ventas, en las que se incluyan Sistema de Retribución por cumplimiento
de metas, además, de proyecciones en este aspecto permanentemente.
4.- Exigir al Departamento de Administración y Finanzas el desarrollar una
departamentalización de la empresa en conjunto con la Descripción de Cargos que lo deberá
realizar junto al Departamento de Recursos Humanos y hacer un Estudio de Costos para analizarlos
continuamente.
5.- Exigir que en corto plazo el Departamento de Producción elabore un Plan de
Contingencia en la que se exponga el nivel de rotación de inventarios, de desarrollo de actividades
de producción y análisis de los costos en conjunto con el Departamento de Administración y
Finanzas y Control de Gestión.
Plazos:
Se solicita que los tiempos para realizar los trabajos y cumplir con los objetivos descritos
en el punto anterior, no sea superior a 6 meses, para obtener en el corto plazo una forma de Control
que nos de la seguridad que se cumplan las expectativas de lo que se ha planteado en el presente
Informe.

Indicadores:
Financieros: Estos indicadores deben realizarse mensualmente.
Margen de Utilidad en Operaciones:
Utilidad en Operaciones + Ventas X 100

Aumento de Ingresos:
Ventas – Costo / Ventas Totales

Clientes:
Promedio de satisfacción de Clientes:
N° de Encuestas de Satisfacción de Clientes con resultado Excelente y Bueno / Total de Encuestas.

Fidelización de Clientes:
Numero de Cliente que compras más de 2 artículos / Número total de Clientes

Procesos Internos:
Porcentaje de Proyectos Atrasados:
N° Proyectos Atrasados / N° Total de Proyectos X 100

Cumplimiento de Metas por Procesos:

N° de Procesos Realizados / N° Total de Procesos X 100

Recursos Humanos:
Evaluación de Personal por Áreas / Evaluación de Personal de la Empresa X 100
Fuente de Información:
En relación a la fuente de Información a los índices que se describen anteriormente, en el
ámbito financiero, deben salir de la evacuación de los informes dispuesto por el Departamento de
Administración y Finanzas, que a su vez debe derivarse de informes contables formales Balance,
Estados de Resultados) y/o extracontables (Informes Mensuales de Estado de Situación).
El Departamento de Ventas, debe entregar a la Gerencia General el Informe en el cual, se
demuestre oportunamente el índice de satisfacción de los clientes y de fidelización de estos en
forma mensual.
En el ámbito Operacional o de Procesos Internos, estos informes también deben ser
entregados mensualmente, para ver la incidencia de los trabajos atrasados en relación al total de
los ejecutados normalmente y el total de procesos que ejecuta esta área.
Y, por último, es importante saber la evaluación del personal de cada área y saber cuál es
el área con más necesidad de incentivos económicos regulados, de mejor y más capacitación para
poseer una planta más profesionalizada y cuantas personas debe desvincular.
Toda esta información debe ser considerada para la evaluación para incentivos y/o
desvinculaciones y así optimizar el uso de los recursos financieros que la empresa posee, por lo
tanto, es una herramienta de gran utilidad para la oportuna toma de decisiones. Para tener una
buena ejecución, se aspira en todos los Indicadores una tasa de cumplimiento por sobre el 85%,
para catalogarla como buena y por sobre el 90% Muy buena.

Controles a implementar:
En este aspecto, podemos ver controles desde el punto de vista estratégicos, que permitan
a no quitar la vista en el objetivo de posicionar la empresa en el mercado con alta exigencia y es
conveniente tener un exhaustivo control de calidad de los procesos a nivel de gerencia.
En el tema Financiero, se debe controlar que los presupuestos determinados al inicio del
periodo se cumplan y no haya ninguna posibilidad de fuga producidas por acciones o actividades
imprevistas que hagan aumentar las especulaciones en caer en pérdidas.
Y desarrollar un control operacional, que busque el asegurar las tareas realizadas tanto las
normales como las críticas, para que puedan ser desarrolladas con eficiencia, eficacia y respetando
los objetivos y satisfaciendo tanto las expectativas de los clientes en calidad, como las expectativas
económicas y financieras de la empresa. Y también es importante, es que el control no se llene de
trabas burocráticas en el desarrollo de estas que afecten la oportuna entrega del producto al cliente
como así mismo la entrega de la información a controlar a la Administración.
Responsables de Cada Actividad:
En este aspecto, es importante que haya una reciprocidad de responsabilidades y que este
tema y la forma de Controlar la empresa, sea tomado como una Cultura Interna de Control, para
ellos a cada Gerente de área, se les señalara un instructivo para poder llevar a cabo este Sistema
de Control, lo que hace también solidariamente responsable a los colaboradores que del dependa,
por lo tanto, se deja tácitamente estipulado en este Sistema de Control, que tanto los Gerentes, así
como sus colaboradores, serán responsable de este Sistema.

Esperando que sea de su conocimiento y agrado, además que aporte satisfacer sus
necesidades de Control, quedo atento a sus dudas y de mayor explicación de algún tópico que haya
quedado sin mayor comprensión, saluda atte.

Hector Javier Lobos Lobos

Contador Auditor (IACC)
Ítem II:

Sres.
Empresas CME
Presente.

Estimados Señores:

Junto con saludarles, me permito hacerles la siguiente sugerencia ante los datos
proporcionados por ustedes y que desean optimizar y para ello también incentivar a sus
trabajadores a implementar una mejor estrategia de Ventas y, por lo tanto, una política de
retribuciones que estará acorde a la realidad económico-financiera de la empresa.
Creo que es importante, que establecer una diferencia entre los vendedores nuevos y los
con más trayectoria en la empresa, por lo que se estimulara de cierta forma a que los vendedores
antiguos se mantengan en la empresa, ofreciendo su experiencia y sabiduría en este ámbito y así
como también una estabilidad para ellos, que tenga un porcentaje que varié entre el 6 y 10%.
Los vendedores nuevos, por lo tanto, debe hacerse un incentivo gradual que vaya desde 4
al 8%, para motivarlos a vender y obtener así experiencia y desarrollo como profesional en ventas.
Otra forma de entregarles más incentivos, puede ser que se vaya promoviendo por estimar
una cierta cantidad de unidades vendidas y progresivamente a la vez un porcentaje que vaya en
relación a lo indicado anteriormente; otra fórmula es entregarles mayor capacitación, otros
incentivos económicos y/o viajes en temporadas estivales, por lo que esto debe quedar escrito en
un anexo de contrato a los Vendedores con detalle de porcentajes si es un Bono Variable o un
Bono Fijo en periodos determinados por la Gerencia para la obtención de este beneficio, previo
cumplimiento de las metas descritas.
Saluda atte. A Ud.

Hector Javier Lobos Lobos

Contador Auditor (IACC)
 Bibliografía

IACC (2018) Metodología para el desarrollo de Sistemas de Información para el Control de

Gestión y Sistemas de Retribución.