KAJIAN PENERAPAN ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP) &

IMPLIKASINYA PADA PERUSAHAAN PERBANKAN INDONESIA

Studi Kasus: PT. Bank Central Asia, Tbk.

PENDAHULUAN

Latar Belakang
Internet saat ini bukanlah sesuatu hal yang sulit ditemukan seperti dahulu.
Hal ini dibuktikan dengan banyaknya pengguna internet di Indonesia.
Berdasarkan gambar di bawah terlihat bahwa Indonesia adalah negara keempat
pengguna internet di asia, setelah China, India dan Jepang. Sementara 44%
pengguna internet di dunia berada di Asia.

Gambar 1. Negara Pengguna Internet Asia

Sumber: Internet World Stats - www.internetworldstats.com/stats3.htm

Kecenderungan bisnis yang semakin mengglobal, menuntut perusahaan

untuk memanfaatkan teknologi informasi berbasiskan internet untuk mendukung
setiap aktivitas bisnis perusahaan. Dengan adanya pemanfaatan teknologi
informasi tersebut tentunya akan memungkinkan setiap pihak-pihak terkait dapat
mengakses informasi yang dibutuhkan secara real time.
 Salah satu penerapan teknologi informasi dalam perusahaan tersebut
adalah e-business. Fenomena e-business telah menjadi tren yang mewarnai
aktivitas bisnis di negara-negara maju maupun berkembang, termasuk Indonesia.
Salah satu sistem pendukung dalam kegiatan e-business adalah enterprise
resource planning (ERP). ERP adalah salah satu alat untuk mengelola sumber
daya suatu perusahaan untuk dapat memperoleh keunggulan kompetitif.
Perusahaan perbankan, sebagai salah satu perusahaan yang sangat
terkait erat dengan peranan teknologi informasi dalam aktivitas bisnisnya tentu
saja tidak dapat dilepaskan dari sistem ini. Adanya tuntutan untuk memenuhi
kebutuhan nasabah di tengah pasar yang semakin berkembang adalah sangat
penting bagi perusahaan yang bergerak di bidang jasa perbankan. Saat ini
perusahaan yang akan memenangkan persaingan adalah mereka yang mampu
mendapatkan informasi penting dan merespon informasi tersebut. Disinilah
peranan ERP untuk mengurangi ketidakefisienan waktu dan sumberdaya.

Permasalahan
Dilatarberlakangi hal tersebut, maka pada makalah ini akan dicoba untuk
dibahas mengenai penerapan ERP pada perusahaan perbankan di Indonesia,
melalui pendekatan terhadap salah satu bank swasta terbesar di Indonesia, yaitu
PT. Bank Central Asia, Tbk. Pemilihan bank ini dilakukan karena selain BCA
merupakan salah satu bank dengan investasi teknologi terbesar di Indonesia,
juga dengan pertimbangan kemudahan mendapatkan akses informasi contoh
data. Selain itu akan dicoba diuraikan pula mengenai implikasi penerapan ERP
tersebut secara general dengan menggunakan pendekatan dari berbagai literatur
yang telah dilakukan dari tulisan atau penelitian yang telah ada sebelumnya.
 TINJAUAN PUSTAKA

e-business didefinisikan oleh O’Brien (2001) sebagai penggunaaan

teknologi internet untuk menghubungkan dan memperkuat proses-proses bisnis,
perdagangan elektronis (e-commerce), dan komunikasi serta kolaburasi antara
sebuah perusahaan dengan para pelanggan, pemasok, dan mitra kerja bisnis
elektronis lainnya. Salah satu penerapan e-business adalah enterprise resource
planning (ERP).
Sistem ERP pada awalnya difokuskan untuk mengotomatisasi kembali
fungsi kantor yang tidak secara langsung mempengaruhi pelanggan dan
masyarakat umum. Fungsi front office seperti Customer Relationship
Management (CRM) berurusan langsung dengan pelanggan atau sistem e-bisnis
seperti e-commerce, e-government, e-telekomunikasi, dan e-financial, atau
supplier relationship management (SRM) menjadi terintegrasi kemudian, ketika
internet disederhanakan dalam berkomunikasi dengan pihak eksternal.
Enterprise resource planning (ERP) mengintegrasikan informasi
manajemen internal dan eksternal di seluruh organisasi. Sistem ini mencakup
keuangan/akuntansi, manufaktur, penjualan dan pelayanan. Sistem ini
mengotomisasi kegiatan ini dengan aplikasi perangkat lunak terintegrasi.
Tujuannya adalah untuk memfasilitasi aliran informasi antara semua fungsibisnis
di dalam batas-batas organisasi dan mengelola konsumen dengan stakeholder.
Sistem ERP dapat dijalankan pada berbagai konfigurasi hardware dan
jaringan dan biasanya menggunakan database sebagai acuan informasi. Sistem
ERP biasanya mencakup karakteristik sebagai berikut:
1. Sebuah sistem terintegrasi yang beroperasi dalam real time tanpa
bergantung konfirmasi yang periodik.
2. Sebuah database umum yang mendukung semua aplikasi.
3. Instalasi sistem yang integrasi datanya oleh departemen teknologi Informasi.
Sistem ERP merupakan aplikasi bisnis terintegrasi dan umumnya dapat
dipakai untuk menangani modul-modul seperti pengendalian sediaan, utang
dagang, piutang dagang, perencanaan kebutuhan material (MRP) hingga
penanganan sumber daya manusia. Gambar di bawah ini dapat menunjukkan
komponen-komponen yang digunakan dalam penyusun ERP.
 Gambar 2. Komponen Penyusun ERP

Keuntungan bisnis yang didapatkan dengan menggunakan sistem ERP

adalah sebagai berikut :
1. Memiliki fleksibilitas, visibilitas, dan kontrol untuk secara efektif
melaksanakan, memantau, dan memperbaiki strategi perusahaan.
2. Proses bisnis yang inovatif – memungkinkan dalam mengubah komposisi
sistem yang ada untuk mendukung proses inovatif.
3. Meminimalkan risiko dan biaya, memperkenalkan proses baru, karena sistem
yang ada tetap tidak berubah saat kita memanfaatkan mereka untuk end-to-
end proses perusahaan.
4. Membantu secara agregat dan menganalisis informasi di seluruh organisasi,
sehingga kita dapat memperoleh wawasan yang dibutuhkan untuk membuat
perubahan yang tepat dan cepat.
Selain mendapatkan keuntungan, dalam menggunakan ERP tentunya
juga memiliki beberapa resiko negatif, antara lain :
1. Membutuhkan biaya yang tinggi dalam pemeliharaan dan upgrade.
2. Integrasi yang benar-benar bisnis dapat menciptakan ketergantungan yang
sebenarnya tidak diperlukan.
3. Perlunya pelatihan yang ekstensif dalam mengelola sumber daya untuk
pengoperasian sehari-hari.
 PEMBAHASAN

Penerapan Enterprise Resource Planning (ERP)

Sektor perbankan saat ini telah menjadi salah satu pasar utama teknologi
informasi yang terbesar. Perbanas menyebutkan bahwa pada tahun 2008, sektor
perbankan telah menghabiskan sekitar USD 1,47 milyar dan penggunaannya
didominasi oleh 10 bank besar seperti Bank Mandiri, BCA dan BNI. Dimana
investasi ketiga bank besar tersebut telah menghabiskan dana sebesar USD 630
juta (Business Monitor International, 2011).
Besarnya investasi teknologi informasi dalam kegiatan bisnis jasa per
bankan tersebut tidak lah mengherankan karena hampir semua fungsi dalam
bisnis ini terkait erat dengan teknologi informasi. Pada sektor perbankan
layaknya usaha pada umumnya mempunyai fungsi kritis utama, yaitu sumber
daya manusia, finance, operasional, pemasaran, dan administrasi kantor. Guna
memberikan gambaran bagaimana sistem ERP secara umum di perusahaan
perbankan dapat dijabarkan pada gambar di bawah.

Manajer dan
stakeholders

Front Office Back office dan

dan Tenaga Administrasi
Aplikasi
Pemasaran Lapor
an
Service Aplikasi
Application Keuangan
Customer Database Supplier
Pusat
Sales tools Aplikasi
Application Operasional
Aplikasi
SDM

Karyawan

Gambar 3. Enterprise Resource Planning Perusahaan Perbankan

 Merujuk pada gambar di atas, maka akan dicoba dijabarkan bagaimana
penerapan dan implikasi penerapan ERP pada masing-masing fungsi utama
kritis bisnis perusahaan perbankan

1. Fungsi Sumber Daya Manusia

Dahulu, di bidang sumber daya manusia, proses perusahaan
terkonsentrasi pada sistem payroll, dan sulit untuk membuat perencanaan
pelatihan, manajemen karir, prosedur penilaian kinerja yang transparan dan
model penerapan kegiatan SDM lainnya yang umumnya saat ini dipakai. Dengan
menggunakan sistem ERP, maka perusahaan akan mampu membuat semua
proses yang bersifat administratif menjadi lebih efisien dan fokus pada hal lain
yang lebih inovatif.
Apabila perusahaan masih menggunakan sistem yang tidak terintegrasi
satu sama lain, dapat dibayangkan berapa lama waktu dan biaya yang
diperlukan untuk mengumpulkan seluruh informasi mengenai data SDM dari
berbagai cabang dalam satu kantor wilayah. Di BCA sendiri, fungsi manajemen
sumber daya manusia masing-masing cabang terpusat di kantor wilayah. Dimana
satu kantor wilayah akan membawahi beberapa kantor cabang utama dan
masing-masing kantor cabang utama akan membawahi beberapa kantor cabang
pembantu. Dengan menggunakan ERP, maka dimungkinkan pihak SDM dapat
melakukan pengaturan training, memonitor waktu kehadiran, melakukan payroll,
dan melakukan review terhadap ketersediaan karyawan. Selain itu karyawan pun
dapat melihat record jam kerja, mengajukan cuti, lembur, klaim biaya kesehatan
atau training dan perjalanan dinas mereka masing-masing. DI BCA sendiri
semua hal tersebut dapat dilakukan karyawan dengan menggunakan software
ESS (employee self service).
Pada tingkatan level yang lebih tinggi, SAP ini digunakan pihak
manajemen SDM untuk melaksanakan talent management, termasuk rekrutmen,
manajemen karir, manajemen penilaian dan kompensasi.Sebelum penggunaan
ERP, maka proses rekrutmen dan training mungkin berlangsung masing-masing.
Tetapi dengan adanya ERP memungkinkan dilaksanakannya talent management
secara terintegrasi melalui sistem database yang terpusat.
2. Fungsi Operasional
Fungsi ini mencakup jasa layanan front office seperti layanan customer
service (seperti pembukaan rekening giro, tabungan, deposito, pendaftaran e-
channel, mobile banking, pencetakan mutasi, dll) atau jasa layanan teller yang
mencakup jasa pengiriman uang, penarikan uang tunai, baik dalam mata uang
Rupiah atau valas, jual beli valas, pencairan, pembayaran pajak atau
pembayaran lainnya. Fungsi ini sangatlah berkaitan langsung dengan nasabah
sebagai customer. Bagian operasional ini akan sangat terkait erat dengan sistem
IBS (integrated banking system) yang akan menghimpun seluruh aktivitas yang
telah dijalankan oleh bagian front liner dan sistem tersebut bersifat on-line untuk
seluruh cabang suatu bank dan terhubung lagsung dengan sistem di Bank
Indonesia, sebagai pengatur lalu lintas devisa.
Biasanya transaksi yang dilakukan di bagian teller akan diotorisai di
bagian back office untuk dilakukan release. Hal ini dilakukan mengingat sistem
kerja yang dibangun berlapis oleh perusahaan dengan alasan keamanan.

3. Fungsi Pemasaran
Fungsi ini dilakukan oleh unit kerja yang biasa disebut account officer
(AO). Pada beberapa bank AO terbagi ke dalam dua bagian, yaitu AO funding
dan AO lending. Hanya saja di BCA fungsi funding biasanya dilakukan langsung
oleh bagian customer service. Adapun pemasaran yang dilakukan oleh bagian
AO adalah berupa produk kredit, seperti kredit modal kerja, investasi, ekspor,
impor atau pun produk lainnya seperti letter of credit, forex line, bank garansi,
letter of guarantee, dll. Selain itu bagian ini juga mempunyai tugas untuk
memasarkan produk kredit konsumen seperti kredit kendaraan bermotor (KKB),
kredit kepemilikan rumah atau apartemen (KPR/KPA) dan kartu kredit. Selain
untuk melakukan fungsi pemasaran, bagian ini juga di BCA mempunyai tugas
untuk merekomendasikan permohonan kredit yang masuk kepada pejabat
pemutus, sesuai dengan limit wewenang pimpinan masing-masing.
Apabila permohonan kredit tersebut telah disetujui, maka secara sistem
seluruh aktivitas pemakaian dana akan ter-record dan secara periodik pihak yang
berkepentingan dapat mengakses history debitur tersebut dan menarik laporan
termasuk tanggal jatuh tempo, laba yang dihasilkan, pipe line serta kredit secara
keseluruhan.
4. Fungsi Administrasi Kantor
Sebelum menggunakan ERP, perusahaan tidak mempunyai knowledge
yang terintegrasi untuk mengontrol persediaan barang dan aset perusahaan.
Melalui penggunaan ERP sistem, perusahaan dapat mengontrol seluruh aliran
barang persediaan kantor (seperti kertas TDP, kertas print Control D, peralatan
kantor, barang-barang cetakan (seperti amplop, kertas berkop surat, form KU,
form LC, surat permohonan kredit, aplikasi kredit dan barang cetakan lainnya)),
mulai dari pemesanan hingga pengiriman dan melakukan pengecekan
persediaan barang secara real time.
Fungsi ini juga dapat membantu perusahaan untuk secara efisien
melakukan pemesanan, menerima dan melakukan finansial settlement atas
pembelian dan memastikan hubungan dengan supplier. Selain itu, manajer juga
dapat memonitor posting dan distribusi dari barang keluar, ketersediaan
perawatan dari aset perusahaan, dan menghitung biaya yang terkait dengan
aktivitas logistik.

5. Fungsi Keuangan
Isu utama dari setiap perusahaan adalah tidak standarnya proses bisnis
dan ketidakmampuan untuk menghasilkan laporan keuangan berdasarkan basis
waktu sehingga akan menyulitkan perusahaan untuk secara tepat dan cepat
dalam mengambil keputusan. Dengan menggunakan ERP, perusahaan dapat
mengakses data bisnis secara real time, dan menggunakan data tersebut untuk
membuat keputusan bisnis yang lebih baik dan menghasilkan laporan yang
secara periodik dapat diakses level pekerja tertentu.
Fungsi ini jika dikaitkan dengan sistem lainnya, misalkan dengan
penerapan financial supply chain management, perusahaan dapat mengakses
secara on-line invoice dan pembayaran dan melakukan prioritas pembayaran
untuk menghindari overdue. Dan dengan dibantu dengan sistem akuntansi, maka
dapat dihasilkan laporan keuangan yang tentunya akan sangat berguna untuk
pihak manajemen. Selain itu, dengan adanya ERP, maka penghasilan yang
diperoleh masing-masing cabang (baik dari layanan transaksi operasional,
seperti biaya administrasi, provisi dan komisi) atau dari layanan jasa kredit
(bunga dan fee cased income)) maka akan dapat secara langsung diketahui
cash flow harian perusahaan.
 Terintegrasi dengan fungsi bisnis yang lainnya, dari hasil aktivitas di
fungsi bisnis tersbut akan menghasilkan dampak yang lebih besar terhadap
fungsi keuangan. Integrasi dari fungsi administrasi kantor serta SDM dan
keuangan akan dapat memberikan informasi mengenai seluruh pengeluaran
perusahaan secara real time. Apalagi, biasanya setiap akhir hari masing-masing
cabang akan melakukan proses batch untuk melakukan konsolidasi atas seluruh
pendapatan dan pengeluaran cabang.

Implikasi Penerapan Enterprise Resource Planning (ERP)

Berdasarkan uraian di atas, maka terlihat bahwa penerapan ERP di
perusahaan tersebut lebih diarahkan untuk mendukung kelancaran kegiatan
operasi perusahaan. Harapannya dengan diterapkannya ERP, maka perusahaan
diharapkan dapat memperoleh keunggulan kompetitif. Meskipun demikian,
keunggulan kompetitif perusahaan akan lebih dipengaruhi oleh strategi
perusahaan dari pada teknologi yang diadopsi perusahaan (Dantes, 2011).
Sebagian besar perusahaan di Indonesia belum menerapkan ERP secara
spesifik dan hanya bersifat standar, yang umumnya terdiri dari material
management, production planning, sales & distribution, finance & controlling, dan
human resources. Dantes juga menyebutkan bahwa hampir sebagian besar
perusahaan di Indonesia belum menerapkan ERP secara spesifik sehingga
keunggulan kompetitif tercipta bukan dari adopsi teknologi yang digunakan pada
sistem ini, tetapi lebih kepada strategi perusahaan untuk memilih teknolgi yang
akan diterapkan.
Sebagai salah satu bank yang berperan penting dalam perekonomian
Indonesia, serta awareness dari pihak manajemen untuk selalu mensupport
kegiatan operasinya dengan teknolgi informasi yang selalu up-date dan bersifat
spesifik dengan berbagai inovasi, maka tidaklah mengherankan jika BCA dapat
tetap mendapatkan keunggulan kompetitif dibandingkan pesaing-pesaingnya.
Selain itu, ERP yang telah diterapkan perusahaan telah mampu mempermudah
setiap bagian dalam melakukan kegiatan operasinya serta mampu meningkatkan
keterbukaan informasi, kontrol manajemen, standarisasi proses, akurasi dan
efisiensi data dengan berbasiskan pada fungsi yang menyeluruh dan telah dapat
membangun BCA sebagai salah satu bank yang telah menerapkan teknologi dan
berhasil meraih reputasi internasional (intangible impact). Harapannya dari
dengan adanya berbagai intangible impact positif atas penerapan ERP tersebut,
maka tangible impact perusahaan (yang umumnya diukur dengan berbagai rasio
dan kriteria finansial) dapat pula tercapai, seperti terlihat dari beberapa indikator
keuangan di bawah.

Sumber: BCA, Bloomberg dalam Business Monitor International

Sumber: BCA, Bloomberg dalam Business Monitor International

Berdasarkan kedua data di atas, terlihat bahwa dari tahun ke tahun baik
nilai saham perusahaan atau pun nilai aset perusahaan semakin meningkat.
Selain itu, apabila dilihat dari segi kepentingan shareholder sebagai salah satu
stakeholder yang sangat berkepentingan terhadap kinerja perusahaan, maka
nilai earning per share dan total shareholder’s equity yang semakin meningkat
setiap tahunnya mengindikasikan bahwa perusahaan ini mempunyai kinerja yang
baik. Dan tentunya kinerja tersebut tidak akan tercapai jika perusahaan tidak
mampu menerapkan kegiatan internal operasi perusahaan yang efektif dan
efisien dengan menggunakan ERP yang tepat dan inovatif.

KESIMPULAN & SARAN

Kesimpulan
Perusahaan, di tengah era globalisasi yang sangat erat kaitannya dengan
perkembangan teknologi informasi, dihadapkan dengan bagaimana dapat
memenangkan persaingan di tengah iklim bisnis yang sangat ketat. Apalagi
perusahaan perbankan yang dalam kegiatan operasi sehari-harinya selalu
dihadapkan pada penggunaan teknologi informasi.
Agar dapat beroperasi secara real time guna mendukung pengambilan
keputusan dengan tepat dan cepat, maka perusahaan perlu untuk menerapkan
sistem ERP agar kegiatan internal perusahaan dapat tercipta dengan kokoh,
sebelum menjalin hubungan dengan pihak eksternal perusahaan, seperti
customer dan supplier (melalui sistem supply chain management dan customer
relationship management).
Perusahaan yang telah menerapkan ERP dengan tepat dan dengan
memilih strategi teknologi adopsi ERP yang tepat pula, maka tidak heran
perusahaan akan mampu mendapatkan keunggulan kompetitif dan mendapatkan
tangible impact dari pada sekedar mendapatkan intangible impact. Selain itu,
perusahaan pun akan mampu menjalankan seluruh kegiatan operasinya secara
efektif dan efisien serta terintegrasi satu sama lain.

Saran
Mengingat pentingnya ERP diterapkan dalam kondisi usaha saat ini,
maka perusahaan (tidak hanya perusahaan perbankan) harus mampu
menerapkan sistem ERP yang spesifik, tidak hanya bersifat general. Karena ERP
yang bersifat general akan mungkin untuk ditiru oleh kompetitor dan tidak mempu
menciptakan keunggulan kompetitif perusahaan jika hanya diterapkan sebagai
syarat dan mengikuti trend saat ini. Selain itu, untuk kepentingan analisis lebih
lanjut akan sangat membantu apabila kajian makalah ini dapat dilanjutkan
dengan pembuktian secara empiris dengan mengambil sample beberapa
perusahaan perbankan.

DAFTAR PUSTAKA

Business Monitor International. 2011. Indonesia Commercial Banking Report

Includes BMI’s Forecasts. www.businessmonitor.com

Business Monitor International. 2011. Indonesia Information Technologi Report

Includes BMI’s Forecasts. www.businessmonitor.com

Dantes, Gede Rasben dan Zainal Arifin Hasibuan. 2011. The Impact of
Enterprise Resource Planning (ERP) System Implementation on
Organization: Case Study ERP Implementation in Indonesia. IBIMA
Business Review Vol 2011 (2011), Article ID 210664, 10 pages.

Gosain, Sanjay; Lee, Zoonky; Kim, Yongbeom. The Management of Cross-

Functional Inter-Dependencies in ERP Implementation: Emergent
Coordination Pattern. European Journal of Information Systems, suppl.
Including a special section on the pacific asia conference14. 4 (Dec
2005): 371-387.

Goyal, D.P. and Gurbinder Randhawa. 2007. Design of Evaluation Model for ERP
System: An Empirical Study of Indian Industry. Journal of Advances in
Management Research Vol. 4 (1) 2007 (pp 63-73).

Motiwalla, Luvai F. And Jeff Thompson. 2009. Enterprise System for

Management. Pearson Education, Inc. Upper Saddle River, New Jersey.

O’Brien, James A. 2005. Introduction to Information Systems. 12th Edition, New

York, McGraw-Hill.

www.internetworldstats.com/stats3.htm