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CAPÍTULO IV
PROPUESTA DEL DISEÑO DE UN PLAN DE SERVICIO AL CLIENTE
PARA INCREMENTAR LA FIDELIZACIÓN DE LOS CLIENTES DE LA
PEQUEÑA INDUSTRIA HOTELERA UBICADA EN LA COLONIA
ESCALÓN, DEPARTAMENTO DE SAN SALVADOR
A) GENERALIDADES
Comunicación frecuente con los clientes (para informarles que los servicios que
ellos demandan son ofertados por la empresa con una diferenciación con relación
a los otros competidores);
Durante la prestación del servicio (clientes que se encuentren hospedados o
utilizando los servicios), para lo cual será necesario interactuar con ellos, para
lograr satisfacer sus deseos y no esperar al final del servicio, para comprobar si
quedó satisfecho o no;
Posterior a la prestación del servicio (como elemento de retroalimentación y
comprobación de que se alcanzaron los indicadores del nivel de servicio
planificados.
B) OBJETIVOS DE LA PROPUESTA
1. Objetivo general:
2. Objetivos específicos:
2.3. Ofrecer una herramienta que mejore la imagen de los pequeños hoteles a
través de un servicio al cliente más acorde a las necesidades de los mismos y
que les motive a dar recomendaciones de los servicios recibidos en dichos
hoteles.-
159
- Contribuye a mejorar la imagen del Hotel: Ayudará a impulsar los atributos del
hotel en su sector de actividad y/o incrementará la popularidad del mismo.-
- Genera beneficios económicos: Facilita la creación de oportunidades para
incrementar las ventas, mejorar la oferta actual, optimizar la inversión, mejorar el
posicionamiento competitivo.-
- Crea un beneficio diferencial en la oferta: Se crea un factor diferencial que se
mantendrá en el tiempo.-
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que dicho instrumento les permitirá identificar claramente a los clientes frecuentes y
dirigir a ellos, de manera más oportuna, las estrategias diseñadas, con el fin de
mantenerles satisfechos con el servicio ofrecido y además, mantenerles constante en
su preferencia por dichos establecimientos, así también motivará la recomendación
de los servicios.-
Este instrumento servirá de guía a todo el personal de los pequeños hoteles, desde
sus socios hasta el más reciente de sus empleados, para que todos estén en la
sintonía de ejecutar acciones de manera organizada y encaminadas a un mismo fin,
para lograr mayor rentabilidad de la Empresa de que se trate, a través de la
repetición de compra o en este caso, del uso frecuente de los servicios.-
D) ALCANCE DE LA PROPUESTA
El Diseño del Plan de Servicio al Cliente para el incremento de la fidelización de los
clientes, está dirigido a las pequeñas empresas hoteleras ubicadas en Colonia
Escalón Departamento de San Salvador, con el propósito de que dichas empresas
logren solidificar e incrementar la fidelidad de los clientes frecuentes con que
cuentan.-
El Plan involucra a los gerentes y/o propietarios y demás personal de las empresas
antes mencionadas, ya que en él, se establecen estrategias que requieren el
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Las acciones de fidelización no requerirán que todos los clientes de los pequeños
hoteles participen, sino que está orientado hacia la fuente de energía, que son los
mejores clientes, los que aportan márgenes saludables de rentabilidad y tienen más
potencial futuro para las empresas. A estos clientes, se les conocerá mejor, para en
un futuro, poder predecir sus necesidades y de esta manera, venderles mejor.
E) ESTRUCTURA DE LA PROPUESTA
1. ESQUEMA DE LA PROPUESTA
ESQUEMA DEL PLAN DE SERVICIO AL CLIENTE PARA INCREMENTAR LA FIDELIZACIÓN DE LOS CLIENTES
DE LA PEQUEÑA INDUSTRIA HOTELERA UBICADA EN COLONIA ESCALÓN,
DEPARTAMENTO DE SAN SALVADOR
FASE III
Diseño de
estrategias de
Servicio al Cliente
y Fidelización
RETROALIMENTACIÓN
Fuente: MITUR
166
Los datos al cierre del primer trimestre del año, muestran que el sector
empresarial de la hostelería, sigue su paso firme al ampliarse la oferta disponible
e inyectar así mayor dinamismo a la industria. Los datos disponibles para ese
período, indican que El Salvador dispone de 7,282 habitaciones y 318 hoteles en
todo el país. Fuente MITUR
CUADRO No. 11
Fuente: MITUR
168
FORTALEZAS
FIGURA No. 7
Tarifas
convenientes-
Oferta de calidad
a buen precio
Certificaciones
internacionales de
Tarifas aceptables
calidad para un
y accesibles al
mayor prestigio
mercado meta
OPORTUNIDADES
FIGURA No. 8
Existe demanda
de los servicios
Esfuerzos del
Gobierno e Incremento
incentivos p/ el en el turismo
desarrollo del de negocios
turismo
DEBILIDADES
FIGURA No. 9
Recursos
económicos
limitados para
expansión del
negocio
Costos elevados
para su Poca diferenciación
sostenibilidad de servicios en
oferta hotelera
Falta de
Capacidad instalada mantenimiento en
limitada infraestructura e
instalaciones
AMENAZAS
FIGURA No. 10
Difícil situación
económica en
general
Creciente auge
de servicios
Creciente oferta de
similares en zonas
servicios similares
de mayor
en la zona
plusvalía como
Santa Elena
Desequilibrio entre
costos y tarifas Ventaja competitiva
cobradas por de grandes hoteles
servicios, debido a la
constante f luctuación
de precios de los
insumos
ESTRATEGIAS FO FA DO DA
FIGURA No. 11
Contar con una herramienta que permita a los pequeños hoteles de Colonia
Escalón, la oferta de un servicio de alta calidad para el incremento en la
fidelización de los clientes.-
Mejorar la percepción que el cliente tiene del servicio ofrecido por los
pequeños hoteles de Colonia Escalón.
Proyectar una imagen de calidad en los servicios ofrecidos por los pequeños
hoteles, que propicie una mayor preferencia.
3.1. GENERAL:
3.2. ESPECÍFICOS:
Mejorar la gestión de atención al cliente para el incremento de su fidelización, a
través de la identificación precisa de sus necesidades, lo que permitirá
anticiparse a ofrecerles nuevos servicios y/o complementar los existentes.
4. RESUMEN EJECUTIVO
A continuación se presenta un ejemplo del Resumen Ejecutivo que se entregaría a
los encargados de los pequeños hoteles de Colonia Escalón, para conocer de
manera resumida, el contenido del Plan de Servicio al Cliente para incrementar la
fidelización de los clientes.
QUIÉN:
Los servicios ofrecidos por los pequeños hoteles no son sólo hospedaje con atención
personalizada, ya que son los dueños, quienes en muchos de los casos,
administran los negocios, sino también, otros servicios agregados como renta de
vehículos, tours guiados, Internet, servicio a la habitación y lo más importante:
Promover el turismo en el País, que el cliente regrese, y, que recomiende el hotel.-
177
QUÉ:
Para la elaboración de la propuesta de solución se diseñaron las estrategias idóneas
para alcanzar los objetivos trazados, cuya implementación ayudará a brindar un
mejor servicio al cliente para incrementar la fidelización de los mismos.
De atención al cliente
De cobranza
De control de calidad
De beneficios para empleados
ESTRATEGIAS DE FIDELIZACIÓN
De fidelización (Promociones)
De atención de reclamos y sugerencias
Contacto frecuente con el cliente
Retención de clientes frecuentes
CÓMO:
La implementación de las diferentes estrategias estará a cargo del personal de los
pequeños hoteles, siendo necesario en algunas áreas, la inversión o desembolso
para su puesta en marcha, sin embargo, dicha acción tendrá su reversión al generar
beneficios tales como:
CUÁNTO:
A QUIÉN:
DURACIÓN: Permanente
Muchas Gracias
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DURACIÓN: Permanente
OBJETIVO: Crear un acceso en la página web del hotel (si existe), que
permita la interacción del cliente con el hotel
IMPORTANCIA: Lograr que la página web no sea un sitio únicamente para
publicidad y promoción de los servicios del pequeño hotel de
que se trate, sino que sea un medio para conocer las
exigencias, comentarios y expectativas que el Cliente tenga
sobre los servicios ofrecidos.
ACCIONES: - Creación de la página Web, en el caso de los pequeños
hoteles que no cuentan con dicha herramienta.
- Adaptación de un espacio en página web para comentarios o
consultas que permita la interacción del cliente con el
personal del hotel.
- Revisión continua de respuestas obtenidas
RECURSOS: Humanos: Encargado de informática, Empresa o Asesor
en sistemas.-
Técnicos: - Equipo de cómputo para revisión constante
de página web y resultados.
Financieros : - Costo por sueldo de persona encargada,
Aproximado $400.00
- Precio por elaboración de página web,
(depende de cuantas páginas o vínculos
tenga), base: 6 páginas, valor aproximado
$750.00 + IVA
- Costo de asesoría en informática, valor
aproximado por visita $ 30
RESPONSABLE: Encargado en sistemas o empresa de asesoría en informática.
DURACIÓN: Permanente
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b. ESTRATEGIAS DE COBRANZA
DURACIÓN: Permanente
La estrategia de pago puntual premiado, podría hacerse del conocimiento del cliente
mediante folletería a serle despachada o entregada a su arribo al pequeño hotel, un
ejemplo de la información contenida en dicho folleto, podría ser la siguiente:
Portada:
191
Páginas interiores:
192
DURACIÓN: Permanente
Como información para el cliente, se ubicará en las diferentes estancias del pequeño
hotel, hojas volantes como la mostrada a continuación, a fin de transmitir al Cliente el
empeño del personal, por ofrecerle un lugar moderno, cómodo y atractivo.-
Asimismo, para uso interno del personal del pequeño hotel, se utilizarán formularios
como los mostrados a continuación, a fin de que el encargado que se designe,
realice rondas esporádicas para revisión de que el hotel luce en perfectas
condiciones.-
RENOVANDO IMAGEN (formulario de Supervisión) Comentario
Mobiliario (limpieza y condición). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Decoración (limpieza y condición) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Iluminación (Adecuada ). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Equipo de cómputo y servicios de navegación (Funcionamiento).
Otros :
200
Para la selección del empleado del mes se haría una breve evaluación del
desempeño, tomando en cuenta aspectos como los mostrados en el formulario
siguiente:
DURACIÓN: Permanente
212
Para la entrega del regalo de cumpleaños podría incluirse papelería varia, la cual
podría constar de información de ofertas o nuevos servicios que tenga el pequeño
hotel en esa época, así como también una hoja alusiva al presente entregado, la cual
podría estar diseñada de acuerdo al siguiente ejemplo:
Asimismo el encargado que entregue los regalos, llenará un formulario breve de las
impresiones del Cliente ante el presente, lo cual servirá para forjarse una idea de si
se está fomentando su fidelización, el formulario podría incluir lo siguiente:
Un modelo del diseño que podrían llevar los vales de descuento, es el mostrado a
continuación, dichos vales serían contabilizados para verificar si la estrategia tuvo la
aceptación proyectada.-
215
Las tarjetas VIP a entregar a los clientes frecuentes podrían tener el diseño mostrado
en el ejemplo propuesto en la siguiente página.- Para tener una visión de la
efectividad que la estrategia ha causado, se emitirían reportes de ingresos por
cliente, a fin de verificar si la promoción está siendo de aceptación y si está
motivando al cliente a regresar al pequeño hotel con mayor frecuencia.-
217
Frente
Vuelto
218
Para motivar a los clientes a hacer uso del Buzón de sugerencias, se repartirían
hojas volantes a su ingreso, o bien se ubicarían en un lugar visible en la habitación o
en las estancias del hotel, a fin de que el cliente pueda tener fácil acceso a ellas y se
entere de la importancia de sus opiniones en relación al servicio prestado por el
personal del pequeño hotel.-
Un ejemplo de las hojas volantes a entregar sería el mostrado a continuación:
223
Las hojas para depositar comentarios en el Buzón de sugerencias, podrían ser una
hoja sin formato o impresión alguna, sin embargo, si se desea, podría utilizarse un
formulario como el presentado a continuación:
224
NOMBRE: ESTRATEGIA 6: 6
“Encuesta por Atención recibida”
OBJETIVO: Registrar las opiniones e impresiones que el cliente tiene en
relación a los servicios del pequeño hotel.
IMPORTANCIA: Con la puesta en práctica de esta estrategia se conocerán los
comentarios de los clientes en cuanto al servicio recibido y
podrán definirse las actividades que darán solución a
situaciones de inconformidad.-
ACCIONES: - Se utilizará una hoja de papel impresa con breve
información requiriendo de los clientes, respuesta sobre
detalles puntuales de la estadía y cómo observa el servicio,
solicitándose calificación, si se desea.-
- La hoja de encuesta se entregará personalmente al cliente
a su llegada al pequeño hotel.
- Antes del retiro del cliente, se consultará si se efectuó el
llenado de la encuesta a fin de analizar los resultados.-
- Definición de las actividades que solucionarán los
comentarios manifestados, en caso de ser negativos.
RECURSOS: Humanos: - Encargado de atención al cliente o
personal de recepción
Técnicos: - Equipo de cómputo para llevar un registro
de las opiniones desfavorables, a fin de
determinar las respectivas soluciones.-
Financieros : Elaboración de encuestas $ 5.00 mensuales
por emisión de 100 formularios, (tinta o tóner y
papel), dicho monto cambiaría acode con el
volumen de impresiones a realizar.-
225
DURACIÓN: Permanente
La encuesta por atención se realizará entregando al Cliente una pequeña hoja donde
se detallen preguntas puntuales del servicio que se está recibiendo, con el objeto de
que se obtenga calificación de la atención brindada para verificar si se está causando
una buena impresión en el cliente.-
Portada:
226
Hoja de encuesta:
La hoja de encuesta podría contener preguntas como las mostradas en la siguiente
tabla:
CALIFICACIÓN (1-5)
1 2 3 4 5
Atención del personal en general. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Profesionalismo en los servicios prestados . . . . . . . . . . . . . .
Rapidez en el servicio. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Trato amable, respetuoso y cortés. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Coordinación adecuada de actividades . . . . . . . . . . . . . . . . .
Eficiencia en las funciones realizadas . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Los campos que la Base de Datos podría tener son los que se muestran en el ejemplo siguiente, la verificación de que
los clientes están debidamente ingresados y la información está completa, podría hacerse mediante la generación de
impresión de este formulario y presentación al Supervisor o Gerente encargado a fin de que se compruebe que la
herramienta permite de manera fácil y oportuna contar con información completa de cada cliente.-
230
El campo a agregar en página web del hotel, en el caso de que ya se cuente con
dicha herramienta, tendría un vínculo que conectaría al Huésped con una página que
indicaría la información mostrada en el ejemplo presentado a continuación.-
Este formulario también puede enviarse vía correo electrónico a los clientes que así
lo deseen, a fin de que se obtengan las respuestas necesarias para la generación de
reportes de resultados correspondientes, para la decisión de medidas correctivas, de
ser necesario.-
A continuación se presenta a modo de ejemplo un diseño que podría utilizarse como
portada para el documento electrónico a enviar.-
242
FASE IV
EVALUACIÓN DE LAS ESTRATEGIAS DEL PLAN DE SERVICIO AL
CLIENTE PARA INCREMENTAR LA FIDELIZACIÓN DE LOS
CLIENTES DE LA PEQUEÑA INDUSTRIA HOTELERA UBICADA EN
COLONIA ESCALÓN, DEPARTAMENTO DE SAN SALVADOR
En los cuadros que se presentan más adelante se han plasmado los formularios
prototipo a utilizarse para la evaluación de resultados producto de la implementación
de las estrategias diseñadas, a fin de verificar su eficacia y si su ejecución fue la
debida.-
1/2
244
2/2
245
Hospedaje y realización
de eventos:
Anticipado □ Mantener la estrategia y
retroalimentar, con el
objeto de motivar
constantemente al
cliente a realizar el pago
anticipado de los
Incentivar a los Disminución en los montos servicios a recibir
“Pago clientes una de cuentas por cobrar, Quincenal, Encargado de
puntual cultura de pago propiciando mayor liquidez Forma de pago □ Reforzar como medio de Mensual o a cobros o auxiliar
premiado” anticipado y/o y disponibilidad al acostumbrada retroalimentación, para conveniencia contable
puntual pequeño hotel incentivar al cliente a
que realice sus pagos de
forma anticipada para
garantizar el ingreso de
fondos para el pequeño
hotel
Banquetes a domicilio:
Anticipado □ Mantener la estrategia
debido a que garantiza la
inversión a realizarse.
1/2
252
Habilidades de
dirección □ Continuación de la estrategia
Motiva a su equipo debido a buenos resultados
obtenidos
2/2
253
Satisfacción □ Mantener la
Tomar nota de las total del cliente estrategia debido
reacciones a que aportó
observadas en el buenos resultados
Conocer la cliente ante el
efectividad de la presente brindado Indiferencia □ Rediseñar la
estrategia de y determinar su por parte del estrategia a fin de
brindarle un grado de cliente que llame la
regalo de satisfacción por atención del A Encargado o
“Regalo de cumpleaños a dicha acción.- cliente y se logre conveniencia Ejecutivo de
cumpleaños” los clientes el objetivo atención al cliente
frecuentes a Ello se realizará perseguido:
modo de con un pequeño Estrechar
estrechar formulario que será relaciones
relaciones llenado por el comerciales con
comerciales con encargado que ellos y solidificar
ellos visite a los clientes su preferencia.-
para la entrega del
presente, quien
podrá interpretar
los resultados
obtenidos de
acuerdo con las
situaciones
suscitadas.-
La visita de □ Reforzar la
Verificar que clientes fue estrategia, a fin de
exista afluencia Incremento de mínima que el cliente se
de visitantes al visitantes al hotel sienta motivado de En el mes de
pequeño hotel en la época visitar el pequeño Agosto o en Encargado de
“Agosto al en épocas de Agostina o de hotel y no opte por épocas de Mercadeo o
Costo” temporada baja, temporada baja otros destinos temporada atención al cliente.
para que los baja para el
ingresos por pequeño hotel
estadías o
servicios se Nula afluencia □ Rediseñar la
mantengan promoción
estables durante Identificar las
todo el año.- fallas,
verificando si
se hizo
suficiente
publicidad para
que el cliente
se enterara de
la promoción.
Incluir
elementos
faltantes en la
estrategia para
mejores
resultados.-
Fuente: Grupo de Tesis
259
Ninguno □ Reforzar la
estrategia de uso
del buzón
No se observó □ Eliminar o
incremento Rediseñar la
estrategia
FASE V
IMPLEMENTACIÓN DEL PLAN DE SERVICIO AL CLIENTE PARA
INCREMENTAR LA FIDELIZACIÓN DE LOS CLIENTES DE LA
PEQUEÑA INDUSTRIA HOTELERA UBICADA EN COLONIA
ESCALÓN, DEPARTAMENTO DE SAN SALVADOR
En esta fase se han plasmado los pasos y actividades específicas a realizarse para
la implementación del Plan de Servicio al Cliente propuesto a los pequeños hoteles
ubicados en Colonia Escalón, Departamento de San Salvador.-
A continuación se describe de manera detallada el conjunto de acciones a ejecutarse
a la hora de la implementación del plan, con el objetivo de que se alcancen los fines
proyectados y se concreticen las metas trazadas.-
2. Importancia de la implementación
La importancia del Plan de Implementación es que por medio de éste se tiene una
guía lógica y organizada para el desarrollo de las estrategias diseñadas para
alcanzar el objetivo de la investigación realizada, que es, el incrementar la
fidelización de los clientes de la pequeña industria hotelera ubicada en Colonia
Escalón, Departamento de San Salvador.-
El Plan de implementación ofrece una excelente oportunidad para que los miembros
que forman parte del personal de los pequeños hoteles, trabajen en equipo y se
consolide un adecuado sentido de pertenencia hacia la empresa para que todos los
integrantes persigan el mismo fin.-
3. Plan de Acción
Las áreas que se considera necesarias para la implementación del Plan de Servicio
al cliente, serían las siguientes:
Las instituciones que imparten las capacitaciones antes sugeridas son entre otras:
EMPRESAS PRIVADAS DE CAPACITACIÓN (PAN AMERICAN CONSULTING
GROUP, TALENTO HUMANO Y OTRAS)
INSAFORP
FUSADES
4. Responsables de la implementación
4.1. Equipo responsable de la implementación del Plan de servicio al cliente
Es oportuno integrar un equipo de personas en cada pequeño hotel, quienes tengan
la responsabilidad de la implementación del Plan de servicio al cliente diseñado, a fin
de que éste se ejecute debidamente; sin embargo, si lo anterior no es posible, por
motivos de recursos, dicha responsabilidad recaería en los propietarios,
administradores o encargados del pequeño hotel, quienes además de dicha función,
serían también los encargados de orientar las actividades del personal a la correcta
aplicación de las estrategias incluidas en el Plan.-
Asimismo, también sería responsabilidad de los entes anteriormente mencionados el
seguimiento, evaluación y control de las actividades, a fin de que se realicen de
manera precisa y se logren los resultados esperados.-
5. Recursos necesarios
Para la implementación del Plan de servicio al cliente, será necesario contar con los
recursos siguientes:
Recursos humanos con disposición al cambio y que muestren las cualidades
mínimas siguientes:
- Calidad en el trabajo
- Trabajo en equipo
- Respeto mutuo
- Compromiso en el trabajo
- Ética profesional
- Responsabilidad
Recursos tecnológicos adecuados, tales como internet con velocidades
suficientemente rápidas como para realizar las actividades diarias de trabajo de
una manera ágil y precisa.-
Capacitaciones: Dicho rubro es vital para una adecuada implementación del Plan
de servicio al cliente, ya que ello creará en todos los empleados de los pequeños
hoteles, una mentalidad dispuesta al cambio, a la constante mejora y a brindar un
servicio de calidad.-
6. Acciones a desarrollar para la Implementación del Plan de Servicio al
Cliente:
Difusión del Plan de Servicio al cliente a los Pequeños Hoteles ubicados en la
Colonia Escalón.
7. Plan de divulgación:
El Plan de divulgación estará a cargo de los propietarios, administradores o
encargados de los pequeños hoteles en Colonia Escalón, Departamento de San
Salvador; así también serán ellos los que decidirán si la implementación del Plan de
servicio al cliente se hará pública.-
272
El plan de divulgación será específicamente para dar a conocer cuáles serán las
actividades a realizarse, la importancia que se dará a cada acción a implementarse,
lo cual dará como resultado los beneficios esperados para los pequeños hoteles, que
se traducirán en un incremento en la fidelización de los clientes y por ende, mayores
ingresos para dichos establecimientos. El Plan de Servicio al cliente para incrementar
la fidelización de los clientes, se dará a conocer con una Presentación sencilla pero
puntualizando de manera precisa los objetivos, metas, acciones y responsables de
cada uno de los pasos a seguir en el Plan, logrando con ello que los empleados
comprendan a cabalidad el fin perseguido, las funciones que desempeñarán y se
identifiquen con dicho esfuerzo para alcanzar la meta propuesta.
273
9.4. Seguimiento
10. Cronograma de implementación del Plan de Servicio al Cliente para incrementar la fidelización de los
clientes de la pequeña industria hotelera ubicada en Colonia Escalón, Departamento de San Salvador.-