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Bajo la supervisión general del Jefe de Misión y directa de la Jefatura Nacional de Gestión de
Recursos, el/la Asistente de Recursos Humanos será responsable de desempeñar las siguientes
funciones de acuerdo a las políticas, reglamentos y procedimientos de OIM.
III. RESPONSABILIDADES
1. Siguiendo las políticas de la Organización, coordina, lleva a cabo y participa de los procesos de selección,
entrevistas y contratación de personal (coordinación de exámenes médicos, chequeos de referencias,
chequeos de seguridad).
2. Realiza la inducción de personal nuevo y asegura que todas las políticas indispensables estén
comprendidas y aceptadas por el nuevo empleado (PSEA, Código de Ética, otros)
3. SES Agent: produce anualmente los formularios y hace el seguimiento anual del sistema de evaluación del
personal existente.
4. Elabora contratos de trabajo, registra personal nuevo en sistema SAP, IESS y Ministerio de Trabajo (MdT).
5. Junto con la Jefatura Nacional de Gestión de Recursos, ingresa en SAP, IESS y MdT novedades de
nómina mensualmente, registro de incrementos, descuentos, avances salariales y seguro médico de OIM.
Participa activamente del proceso de elaboración de la nómina mensual.
6. Informa al personal sobre beneficios del seguro médico y sirve de enlace con Dpto. de Health Claims en
Panamá (personal local). Escanea exámenes médicos y archiva en files electrónicos del staff y envía a
PAC para medical clearance.
7. Realiza procesos de notificación, cálculo de Separation Clearance Statements (con PAC) y Actas de
finiquito en sistema de MdT, así como coordina el Separation Checklist y requisitos de salida.
8. Mantiene al día y actualizados archivos físicos y electrónicos del personal local e internacional.
9. Time Keeper (elabora reportes mensuales de asistencia del personal). Ingresa Overtime en sistema y
confirma en SAP las ausencias y vacaciones del personal.
10. Se encarga de procesos de obtención de visados, credenciales, liberación de menajes, liberación de
vehículos y RUCs del personal internacional, a través del Ministerio de Relaciones Exteriores y Movilidad
Humana.
11. Elabora reportes mensuales de staff activo
12. Comunica al personal sobre nuevas políticas o cambios en las instrucciones existentes relativas al
personal.
13. Sirve de enlace con las oficinas de HRAS en Panamá y LEG HR en Ginebra, cuando se requiera.
14. Lleva a cabo otras tareas inherentes al puesto que su supervisor considere pertinentes
15. Administra las distintas cuentas de correo electrónico de la Unidad de Recursos Humanos.
IV. COMPETENCIAS
Responsabilidad
▪ Acepta y propone críticas constructivas
▪ Cumplimiento de las políticas, procesos y procedimientos
▪ Desarrollo por objetivos, manejando los plazos, calidades y costos para la obtención de resultados
▪ Monitorea su propio trabajo para corregir errores.
▪ Adquiere responsabilidad por los compromisos adquiridos y por inconvenientes.
Orientación al Cliente:
• Establece y mantiene efectivas relaciones de trabajo con las contrapartes y socios.
Aprendizaje Continuo:
• Demuestra interés en mejorar sus habilidades y técnicas.
• Demuestra interés en adquirir destrezas y conocimientos en otras áreas de trabajo.
Comunicación
• Comparte activamente información relevante.
• Comunica claramente sus ideas y escucha con interés las retroalimentaciones
• Escribe clara y efectivamente
Creatividad e Iniciativa
• Siempre busca la manera de mejorar actividades y procesos.
• Proactivamente desarrolla nuevas ideas para resolver problemas
Liderazgo y Negociación
• Identifica oportunidades y propone cambios
• Persigue metas y comparte logros
Trabajo en Equipo
▪ Contribuye a las metas y objetivos del equipo y grupo de trabajo.
Técnicas
• Aplica con eficacia los conocimientos de la disciplina financiera para los distintos pagos
relacionados a Recursos Humanos.
• Desarrolla / sigue los procedimientos de control interno para prevenir el fraude y la mala gestión.
V. EDUCACION Y EXPERIENCIA
- Diploma de tercer nivel en Administración de Empresas; Recursos Humanos o carreras afines.
Título de cuarto nivel en áreas relacionadas será una ventaja para el aplicante.
- Manejo comprobable de paquetes de software de oficina (MS Word, Excel, Power Point, Project).
- Experiencia general mínima de cuatro años en procesos administrativos en cargos relacionados
con las áreas de RRHH.
- Conocimientos de legislación laboral local (Código de Trabajo).
- Excelentes habilidades de negociación y atención al usuario.
- Conocimiento en SAP una ventaja.
- Indispensable manejo fluido del idioma inglés (oral y escrito)
VI. IDIOMAS
- Español Fluido
- Inglés Avanzado