Manual del manejo de Biblioteca HDV

Ver. 1.0 de enero de 2012.

Índice:
1. Sobre los tipos de libros.
2. Secciones y subsecciones.
2.1. Secciones.
2.2. Subsecciones.
3. PROCESO DE INGRESO DE UN LIBRO.
3.1 Ingresar en la base de datos.
3.2 Proceso de impresión y marcado de un libro.
3.2.1 Preparación de los códigos para imprimir.
3.2.2 Para imprimir los códigos.
3.2.3 Marcando los libros.
3.2.4 Registrando en la base de datos la marcación.
A la fecha (enero 2012) la biblioteca HDV cuenta con más de 1270 títulos entre libros,
libros fotocopiados, revistas, cartillas y demás. Los libros más importantes para la
formación comunitaria están debidamente registrados en una Base de Datos con el fin
de facilitar la búsqueda y ubicación para los usuarios. De igual manera el bibliotecario
debe tratar de conocer, lo mejor que pueda, qué libros hay en la biblioteca.
 1. Sobre los tipos de libros.

Dentro del número de títulos con que contamos, hay libros que por su mayor o menor
importancia están clasificados en tipos o clases. Esto para poder diferenciarlos en el
tratamiento que se les debe dar, si se pueden o no prestar, etc. A continuación
explicamos cuáles son estos tipos de libros y sus características.

TIPO “LIBRO”: Son la mayoría. Estos libros los pueden ser prestados a cualquier
hermano o hermana por el tiempo que necesiten. Lo ideal es que estos avisen
oportunamente al bibliotecario para que se sepa dónde está tal o cual libro.
Cuentan con un código como el del siguiente ejemplo:

IDIOMA
01.1236

TIPO “CARTILLA”: Son los librillos que no tienen lomo, con contenido como un
libro pero sin ser revistas. Su préstamo y código es igual que el tipo anterior.

TIPO “FOTOCOPIAS”: Generalmente de las fotocopias no se hace inventario. Sin

embargo puede haber un grupo de fotocopias que por su contenido e importancia, sea
importante registrar y darles un código. Su préstamo y código es igual que el tipo
anterior.

TIPO “REVISTAS”: Son publicaciones periódicas con contenido variable.

Dependiendo de su importancia se registran o no. Su préstamo y código es igual que el
tipo anterior.

TIPO “IMPRESIÓN PC”: Es un grupo de hojas bien sea grapado o unidos de

cualquier otra manera. Dependiendo de su importancia se registran o no. Su préstamo y
código es igual que el tipo anterior.

TIPO “LIBRO FOTOCOPIADO”: Como se puede deducir, es un grupo grande de

fotocopias que contienen un libro completo, empastado, valga la redundancia, como un
libro. Su préstamo y código es igual que el tipo anterior.

TIPO “LIBRO PRESTAMO”: Es un libro que por su especial importancia no se

pueden perder de vista. Se caracterizan porque al final del libro tiene una ficha donde se
registra quien sacó el libro, en que fecha lo hace y en qué fecha lo entrega.

Aquí hay dos tipos: los primeros, que son la mayoría, se puede sacar prestados de la
biblioteca, llenando la ficha del libro y se ubica en un fichero especial que permanece en
la biblioteca. Los segundos, son libros que solo se pueden consultar EN la biblioteca
solamente, estos son: Diccionarios y gramáticas de lengua española e italiana.
Cuentan con un código como el siguiente ejemplo:

IDIOMA
*02.1215*
Los asteriscos (*) antes y después del código indican que son libros de préstamo.
Con respecto a la ficha que tiene cada libro de préstamo debe tener las siguientes
características:
 Porta fichas: está hecho en cartulina. Este debe fungir como “bolsillo” de la
ficha dentro del libro. Normalmente se ve así:

Pero debe ir diseñado así: 

Las pestañas de 0,8 cm son las que

se pegan al libro y van dobladas
hacia adentro, de manera que no se
ven cuando ya está el portaficha
adjunto al libro.

 Ficha: Está hecho con papel normal. Debe tener unos 6.5 cm de ancho x 14 cm
de largo. Luce así:

En el campo Nombre libro, se debe

escribir el nombre del libro al que la ficha
pertenece.

En el campo Fecha sale, el usuario debe

llenar la fecha en que tomó prestado el
libro.

En el campo Fecha entra, el usuario debe

llenar la fecha en que devuelve a la
biblioteca el libro.

En el campo firma usuario, este debe

firmar con su nombre.

OJO: Una ficha debe estar diseñada para que sirva por ambos lados, de manera que
muchas personas puedan hacer su registro de salida e ingreso. No se usa esta ficha una
vez por usuario.

El portaficha con la ficha luce más o menos así:

Las fichas que actualmente se están usando, tienen el siguiente formato diseñado en
Excel:

OUT IN NOMBRE

TIPO “OTROS PRESTAMO”: Es un tipo que se incluyó para poder contemplar

dentro de lo especial otro material que no fueran libros, como fotocopias, cartillas,
libros fotocopiados, etc. Su préstamo y código es igual que el tipo anterior.
2. Secciones y subsecciones.

2.1. Secciones.
Los libros de la biblioteca están organizados principalmente por secciones. De acuerdo
a lo grande o pequeña de una sección esta se ubica en algún estante adecuado de los que
contamos en la biblioteca. Estas se pueden reubicar en otro estante de acuerdo a la
necesidad.

Las secciones fueron elegidas de acuerdo a los temas de los libros de mayor
preponderancia que tiene la biblioteca. En el siguiente cuadro están las secciones en
orden alfabético con sus descripciones respectivas:

Sección Descripción
ACADEM Académicos
ARTE Arte, y turismo que tenga que ver con arte, cantos
BEATUS Escritos de Beatos, Venerables y Siervos de Dios
BIBLOS Sagradas escrituras y teología bíblica o escritos relacionados
CATECI Catecismo
CATHOL Libros sobre historia de interés católico e historia de la Iglesia
CULTUR Cultura General
DIVVOL Doctrina de la Divina Voluntad
ECESPR Escritos espirituales
HISTORY Historia universal
IDIOMA Idiomas: Cursos, diccionarios o libros referentes a aprendizaje…
INFANT Infantiles (Vidas de santos ilustradas y por el estilo)
LITTERA Literatura: Otros libros no religiosos
LITURG Liturgia
MARIAE Escritos espirituales marianos
MISC Misceláneo
ORATIO Libros de oración
PADRES Santos Padres - Patrología: escritos o libros de referencia
PHILOS Filosofía
PONTHY Encíclicas y documentos pontificios - Magisterio
SANCTO Escritos de Santos
TEOLOG Teología
VIEJEM Vidas Ejemplares (Beatos, Venerables, Siervos de Dios u otros ejemplares)
VISANT Vidas de Santos

Nota: Las secciones resaltadas en color amarillo son las más usadas en la biblioteca.
Las otras fueron creadas para otros libros, pero en realidad no se usan.

2.2. Subsecciones.

Las subsecciones son divisiones presentes en una sección con el fin de tener una mejor
organización temática de los libros. Están representadas por un número que puede variar
del 01 al 10.

Para poder diferenciar un libro común y corriente, de aquellos libros que tienen una
mayor importancia, como los libros de préstamo o los libros que deben permanecer en
la biblioteca, dentro del mismo código va acompañados de un asterisco (*). Estos libros
especiales están representados por un número que puede variar desde *01 al *10.
En el siguiente cuadro se ven las secciones con sus respectivas subsecciones disponibles
y sus descripciones.

VISANT Vidas de santos: Biografías o escritos relacionados a la vida del santo

VISANT 01 Biografías
Antiguo "SOSANT", Escritos temáticos con alusión al Santo, enfocados más que todo a la
VISANT 02 vida. También incluye libros que incluyen a más de un santo
VISANT 03 Escritos de tipo informativo, sencillo, corto y no muy profundos
VISANT 04 Santorales
VISANT *01 Biografías
Antiguo "SOSANT", Escritos temáticos con alusión al Santo, enfocados más que todo a la
VISANT *02 vida. También incluye libros que incluyen a más de un santo
VISANT *03 Escritos de tipo informativo, sencillo, corto y no muy profundos
VISANT *04 Santorales

Vidas ejemplares: Biografías (Beatos, Venerables o Siervos de Dios), o escritos

VIEJEM relacionados
VIEJEM 01 Biografías
Antiguo "SOEJEM", Escritos temáticos con alusión a la vida ejemplar o temas tratados por
VIEJEM 02 el mismo(a). También incluye libros que incluyen a más de un vida ejemplar
VIEJEM 03 Escritos de tipo informativo, sencillo, corto y no muy profundos
VIEJEM *01 Biografías
Antiguo "SOEJEM", Escritos temáticos con alusión a la vida ejemplar o temas tratados por
VIEJEM *02 el mismo(a). También incluye libros que incluyen a más de un vida ejemplar
VIEJEM *03 Escritos de tipo informativo, sencillo, corto y no muy profundos

SANCTO Escritos de Santos: Escritos, cartas, estudios de otros autores de sus escritos
SANCTO 01 Escritos de Santos, cartas, homilías.
Estudios de la doctrina, profundización de sus escritos. (de otros autores). Incluye libros
SANCTO 02 buenos que tengan selección de escritos con Biografía.
SANCTO 03 Escritos de Santos Doctores de la Iglesia
SANCTO *01 Escritos de Santos, cartas, homilías.
Estudios de la doctrina, profundización de sus escritos. (de otros autores). Incluye libros
SANCTO *02 buenos que tengan selección de escritos con Biografía.
SANCTO *03 Escritos de Santos Doctores de la Iglesia

Escritos de Beatos, Venerables o Siervos de Dios: Escritos, cartas, estudios de otros

BEATUS autores de sus escritos
BEATUS 01 Escritos y cartas
Estudios de la doctrina o profundización de sus escritos. O escritos indirectos (de otros
BEATUS 02 autores)
BEATUS *01 Escritos y cartas
Estudios de la doctrina o profundización de sus escritos. O escritos indirectos (de otros
BEATUS *02 autores)

ECESPR Escritos espirituales

ECESPR 01 Escritos, homilías, meditaciones de sacerdotes, obispos o religiosos(as)
ECESPR 02 Escritos espirituales de otros autores, no religiosos
Escritos de tipo revelaciones privadas a personas que no están en proceso de
ECESPR 03 beatificación
ECESPR *01 Escritos, homilías, meditaciones de sacerdotes, obispos o religiosos(as)
ECESPR *02 Escritos espirituales de otros autores, no religiosos
 Escritos de tipo revelaciones privadas a personas que no están en proceso de
ECESPR *03 beatificación, apariciones, u otros sucesos místicos.

MARIAE Escritos espirituales marianos, apariciones

MARIAE 01 Escritos marianos, meditaciones de cualquier autor. No incluye revelaciones
Escritos de tipo revelaciones privadas, de apariciones a personas que no están en
MARIAE 02 proceso de beatificación
MARIAE *01 Escritos marianos, meditaciones de cualquier autor. No incluye revelaciones
Escritos de tipo revelaciones privadas, de apariciones a personas que no están en
MARIAE *02 proceso de beatificación

Doctrina de la Divina Voluntad: Volúmenes, biografías de Luisa, cartas, escritos de otros

DIVVOL autores
DIVVOL 01 Volúmenes, Horas Pasión, libro de la Virgen, giros
Recopilaciones de otros autores basados en los escritos. Incluye Novena, relojes
DIVVOL 02 vivientes, libro de oraciones
DIVVOL 03 Biografías, cartas, información con respecto a la persona de Luisa en sí.
DIVVOL 04 Escritos de otros autores con alusión a la espiritualidad de la Divina Voluntad
DIVVOL 05 Trabajos de Divina Voluntad
DIVVOL *01 Volúmenes, Horas Pasión, libro de la Virgen, giros
Recopilaciones de otros autores basados en los escritos. Incluye Novena, relojes
DIVVOL *02 vivientes, libro de oraciones
DIVVOL *03 Biografías, cartas, información con respecto a la persona de Luisa en sí.
DIVVOL *04 Escritos de otros autores con alusión a la espiritualidad de la Divina Voluntad
DIVVOL *05 Trabajos de Divina Voluntad

ORATIO Oraciones:
ORATIO 01 Libros de oraciones
ORATIO *01 Libros de oraciones

ARTE Arte: Cancioneros, literatura, imágenes religiosas

ARTE 01 Libros con imágenes religiosas, iconos, incluye estudios de los mismos
ARTE 02 Cancioneros
Libros con fotografías de interés religioso, incluyendo las turísticas (pero con enfoque
ARTE 03 artístico, las demás van en CATHOL 04)
ARTE 04 Literatura religiosa de tipo poesías y por el estilo
ARTE *01 Libros con imágenes religiosas, iconos, incluye estudios de los mismos
ARTE *02 Cancioneros
Libros con fotografías de interés religioso, incluyendo las turísticas (pero con enfoque
ARTE *03 artístico, las demás van en CATHOL 04)
ARTE *04 Literatura religiosa de tipo poesías y por el estilo

CATHOL Cultura católica: libros de historia de la iglesia, eventos

CATHOL 01 Historia de la Iglesia, historia de los papas
Escritos de interés católico frente a diferentes problemáticas del mundo de hoy. Enfocado
CATHOL 02 a los laicos
Escritos de tipo históricos de sucesos específicos dentro de la iglesia, concilios,
congresos, misiones, estudios tipo científicos frente a "objetos" de devoción, o libros de
CATHOL 03 tipo social. Enfocado a la actividad de la iglesia
CATHOL 04 Turismo religioso no gráfico
CATHOL *01 Historia de la Iglesia, historia de los papas
Escritos de interés católico frente a diferentes problemáticas del mundo de hoy. Enfocado
CATHOL *02 a los laicos
CATHOL *03 Escritos de tipo históricos de sucesos específicos dentro de la iglesia, concilios,
congresos, misiones, estudios tipo científicos frente a "objetos" de devoción, o libros de
 tipo social. Enfocado a la actividad de la iglesia
CATHOL *04 Turismo religioso no gráfico

PADRES Patrología - Santos Padres: Escritos de los santos Padres, estudios relacionados
PADRES 01 Escritos de Santos Padres, selección de textos
PADRES 02 Estudios serios, textos comentados, profundización de la doctrina por otros autores
PADRES *01 Escritos de Santos Padres, selección de textos
PADRES *02 Estudios serios, textos comentados, profundización de la doctrina por otros autores

BIBLOS Sagradas Escrituras: Biblias, teología bíblica, Estudios de iniciación

BIBLOS 01 Sagradas escrituras
BIBLOS 02 Teología bíblica
BIBLOS 03 Estudios de iniciación y otros
BIBLOS *01 Sagradas escrituras
BIBLOS *02 Teología bíblica
BIBLOS *03 Estudios de iniciación y otros

TEOLOG Teología
TEOLOG 01 Cristología y Soteriología
TEOLOG 02 Novísimos y la Gracia
TEOLOG 03 Mariología
TEOLOG 04 Dios trino y uno
TEOLOG 05 Apologética (defensa de la fe), teología dogmática (visión muy general), teología en sí
TEOLOG 06 Teología Moral
TEOLOG 07 Eclesiología, Sacramentos, liturgia
TEOLOG 08 Antropología teológica
TEOLOG *01 Cristología y Soteriología
TEOLOG *02 Novísimos y la Gracia
TEOLOG *03 Mariología
TEOLOG *04 Dios trino y uno
TEOLOG *05 Apologética (defensa de la fe), teología dogmática (visión muy general), teología en sí
TEOLOG *06 Teología Moral
TEOLOG *07 Eclesiología, Sacramentos, liturgia
TEOLOG *08 Antropología teológica

LITURG Libros litúrgicos

LITURG 01 Liturgia de las horas y/o misales
LITURG 02 Manuales litúrgicos, ordos, Misales, etc (centrado en la celebración de la misa)
LITURG *01 Liturgia de las horas y/o misales
LITURG *02 Manuales litúrgicos, ordos, Misales, etc (centrado en la celebración de la misa)

PONTHY Doctrina Pontificia, documentos, homilías, concilios…

(Del Papa solamente) Homilías, cartas apostólicas etc… Incluye libros que tienen
PONTHY 01 colección de documentos pontificios de Papas y Concilios y otros escritos del Papa
PONTHY 02 Documentos pontificios de las diferentes congregaciones de la Iglesia
Documentos de las conferencias episcopales, sínodo de obispos, explicaciones de otros
PONTHY 03 autores a diferentes encíclicas…
(Del Papa solamente) Homilías, cartas apostólicas etc… Incluye libros que tienen
PONTHY *01 colección de documentos pontificios de Papas y Concilios y otros escritos del Papa
PONTHY *02 Documentos pontificios de las diferentes congregaciones de la Iglesia
Documentos de las conferencias episcopales, sínodo de obispos, explicaciones de otros
PONTHY *03 autores a diferentes encíclicas…
CATECI Catecismos, libros con contenido catequísticos
CATECI 01 Catecismos y síntesis
CATECI 02 Material formativo para catequistas y catequesis
CATECI 03 Material de catequesis para colegios: Primaria - Bachillerato
CATECI *01 Catecismos y síntesis
CATECI *02 Material formativo para catequistas y catequesis
CATECI *03 Material de catequesis para colegios: Primaria - Bachillerato

HISTORY Historia universal

HISTORY 01 Enciclopedias de historia universal
HISTORY 02 Otras enciclopedias de historia
HISTORY *01 Enciclopedias de historia universal
HISTORY *02 Otras enciclopedias de historia

IDIOMA Diccionarios, libros de gramática, Dic. Sinónimos y antónimos, cursos de Idioma…

IDIOMA 01 Idioma Italiano
IDIOMA 02 Idioma Español
IDIOMA 03 Idioma Inglés
IDIOMA 04 Otros idiomas
IDIOMA *01 Idioma Italiano
IDIOMA *02 Idioma Español
IDIOMA *03 Idioma Inglés
IDIOMA *04 Otros idiomas

ACADEM Libros Académicos

ACADEM 01 Ciencias exactas
ACADEM *01

PHILOS Libros de Filosofía. Libros para los 3 años de filosofía en la UPB

PHILOS 01 Edad Clásica y Medieval
PHILOS 02 Edad Moderna y Contemporánea
PHILOS 03 Cosmología
PHILOS 04 Obras que compilan las secciones anteriores y otros libros que puedan servir en la UPB

Nótese que hay subsecciones aparentemente repetidas, por ejemplo: IDIOMA 01 e

IDIOMA *01, puesto que tienen la misma descripción. Ambos pertenecen a una misma
sección y subsección pero se diferencian en que el IDIOMA *01 es un libro de
préstamo.

NOTA: Hay una sección de libros que solo se pueden leer con permiso del coordinador
de la casa. Son los de tipo revelaciones privadas. Estos tienen una sección especial en la
sección ECESPR y subsección 03. Pero también puede que haya escritos que son
revelaciones privadas de Beatos que requieran permiso, como el caso de la Beata Anna
Emmerick. En estos casos, se registran en la sección correspondiente (BEATUS), pero
físicamente el libro se coloca junto a los otros de revelaciones.

Actualmente se ubican en uno se los cajones cerrados de los stands, y tiene un aviso con
la advertencia de pedir permiso previo al coordinador.
 3. PROCESO DE INGRESO DE UN LIBRO.

Generalmente los libros son entregados a la biblioteca directamente por el coordinador

de la casa. En caso de que alguien hiciera una donación directa al bibliotecario este tiene
que ir donde el coordinador para presentárselo y esperar la respectiva aprobación para
poder ingresarlo a la base de datos de la biblioteca. Una vez aprobado, el libro deberá
pasar por los siguientes pasos:

3.1 Ingresar en la base de datos:

La base de datos permanecerá en la dirección:
\\Guadalupe\BIBLIOTECA\BBTK_HDV\Registro Biblitk_BETA.xls

En esta hoja de Excel están registrados todos los libros que pertenecen a la biblioteca.
Este inventario se debe mantener actualizado.

OJO: NO SE PUEDE BORRAR COLUMNAS O FILAS

INDISCRIMINADAMENTE, ESTO PUEDE ALTERAR LA PROGRAMACIÓN DE
LAS FORMULAS QUE CONTIENE LA BASE DE DATOS. PARA CUALQUIER
CAMBIO POR FAVOR CONSULTE CON EL CREADOR DE LA MISMA.

¿Cómo se registra? Con la hoja de Excel abierta abrimos la pestaña “INVENTARIO”.

En la parte superior de la base de datos vamos a encontrar como títulos de columna:
MR, Secc, Sub, inv, tipo, OLD COD, NOMBRE, AUTOR, EDITORIAL, EDICIÓN,
AÑO IMPRESIÓN, LUGAR, IDIOMA, PÁGS, NOTAS y ISBN.
Cada libro se va registrando colocando solamente la información correspondiente en
cada campo.

 Luego de cada explicación, Trataremos de ilustrar el proceso con un ejemplo en

cada paso: Tenemos el libro “Obras de San Agustín. Tomo IX. Tratado sobre la
gracia (2º)” de la BAC.

Columna MR “Marca”: Esta columna sirve para controlar la impresión y el

marcado de los libros. Esto se explicará en una sección posterior. Por ahora bástenos
saber que la información que aquí ingresamos es:
 Si la casilla está en blanco, quiere decir que no se ha empezado el proceso de
marcado.
 “IM”: Indica que se imprimió el stiker del libro pero que no se ha marcado
físicamente.
 “OK”: Indica que el libro está marcado y listo.

OJO: Al escribir IM o OK debemos fijarnos que no haya espacios ni antes ni después de

la palabra.

Ejemplo: Por ahora debemos dejar esta columna vacía.

Columna SECC “Sección”: Con esta columna se asigna una sección al libro.
Funciona como una lista desplegable. Cada vez que hace clic en una casilla de esta
columna aparecerá al lado derecho de la casilla una flecha hacia abajo. Al hacer clic
sobre esta se desplegará una lista con los nombres de las secciones. Solamente hay que
hacer clic en la sección deseada y listo.

Ejemplo: Seleccionamos la opción “PADRES” ya que este libro pertenece a la sección

de Patrística o Patrología.

Columna SUB “Subsección”: Sirve para asignar una subsección dentro de una
sección a un libro. Funciona de la misma manera que la columna “sección”. Solo hay
que tener en cuenta que en esta lista va encontrar enlistados los números del 01 al 10
seguidos por los del *01 al *10. El asterisco indica que es un libro de préstamo, por lo
tanto cuando se va inventariar un libro de préstamo, como los de la BAC, se selecciona
un número con el *. Los demás libros van sin el asterisco.

Ejemplo: Seleccionamos “*01”, ya que este libro es de préstamo y pertenece a la

subsección: “Escritos de Santos Padres, selección de textos”.

Columna INV “número de inventario”: Sirve para asignar un número de

registro dentro del inventario. Este número por lo general ya está escrito y no hay que
cambiarlo. Nota: cuando estamos registrando un libro de préstamo, debemos reescribir
el mismo numero y al final escribimos un *.

Ejemplo: El número aparece ya escrito así: “0434”. Pero como el libro de nuestro
ejemplo es de préstamo, debemos reescribir la celda marcando “0434*”

Columna TIPO “Tipo o clase de material”: Sirve para registrar qué clase de
material estamos inventariando. Este material puede ser: Libro, Cartilla, Fotocopias,
Revista, Impresión PC, Libro fotocopiado, Libro préstamo y Otros préstamo. Estas
opciones aparecen en una lista desplegable.

Ejemplo: Seleccionamos “Libro Préstamo”.

Columna OLD COD “Código antiguo”: Esto solo aplica a libros que se
registraron en el primer inventario de la biblioteca. En la primera página tienen una
marca con un código y nombre de la sección. Este inventario ya no se lleva, pero se
registra la info aquí por si acaso.

Columna NOMBRE “Nombre del libro”: Se escribe el título del libro. En este
espacio también se coloca el número del tomo o volumen si es necesario.

Ejemplo: Nuestro libro se llama “Obras de San Agustín. Tomo IX. Tratado sobre la
gracia (2º)”.

Columna AUTOR “Nombre del autor”: En este espacio escribimos el nombre

del autor. En caso de que el nombre cuente con un título (San, Santa, Beato, Monseñor,
etc), este se debe dejar al final separado por una coma del nombre.

Ejemplo: Escribimos “Agustín de Hipona, San”.

 Columna EDITORIAL: Se escribe la editorial que produjo este libro.

Ejemplo: Escribimos “BAC (Biblioteca de autores cristianos)”.

Columna EDICIÓN: Se escribe el número de edición en palabras.

Ejemplo: Escribimos “Primera”.

Columna Año impresión: Se escribe el año en que se imprimió el libro.

Ejemplo: Escribimos “1952”.

Columna LUGAR: Se escribe el lugar y país de impresión.

Ejemplo: Escribimos “Madrid, España”.

Columna IDIOMA: Sirve para registrar el idioma en que está escrito el libro.
Se escribe en mayúscula las tres primeras palabras del idioma. En caso de que el libro
sea bilingüe se registran ambos idiomas separados por un “/”.

Ejemplo: Escribimos “ESP”. En caso que sea un diccionario Español - Inglés, por
ejemplo, escribimos según los idiomas que maneje: ESP/ENG.

Columna PÁGS “Número total de páginas”: Sirve para registrar el número

total de páginas que contiene el libro.

Ejemplo: Escribimos “779”.

Columna NOTAS: Sirve para escribir alguna pequeña reseña que sirve para
saber de qué se trata el libro. Esta reseña se saca del mismo libro, bien sea de la
contraportada o de la introducción. También se puede redactar una reseña en palabras
propias. No es un campo que se tenga que llenar obligatoriamente.

Ejemplo: En una de las primeras páginas de libro encontramos esta reseña orientadora
que podemos transcribir: “Los dos libros sobre diversas cuestiones a Simpliciano. De
los méritos y del perdón de los pecados. Contra las dos epístolas de los pelagianos.
Actas del proceso contra Pelagio”.

Columna ISBN “Número Estándar Internacional de libros”: Se escribe este

número que debe aparecer dentro de las primeras páginas del libro. No todos los libros
tienen este número, sobre todo los libros viejos y los de ediciones privadas.

Ejemplo: Este libro d la BAC es muy antiguo y no posee dicho número. Para este caso
le dejamos en blanco.

¡Listo! Ya hemos terminado de registrar el libro y podemos salvar el archivo, pero aún
queda un paso para terminar esta parte del proceso:

OJO: Como primera constancia de que el libro ya está registrado, aunque no tenga aún
su marca impresa correspondiente, escribimos en la parte superior derecha de la
primera página del libro el código que se compone de la información que nos da las
columnas: SECC, SUB, INV. Esto nos servirá para el proceso de impresión y marcado.

Ejemplo: Escribimos en la primera hoja de nuestro libro: PADRES *01.0434*. Nótese

que debemos separar SUB de INV por un punto.

3.2 Proceso de impresión y marcado de un libro.

Luego de haber ingresado un libro en la base de datos podemos pasar al proceso de

impresión y marcado. En este proceso se imprime un buen grupo de stikers con los
códigos de los libros, para luego ser pegados, cada código, en el libro al que
corresponde. ¿Cómo se hace? Para esto nos apoyaremos en la columna “MR”

En la columna MR siempre vamos a ver un cuadro gris con una flecha hacia abajo. Al
hacer clic en ella aparecerá una lista desplegable en las cuales aparecen unas opciones,
de las cuales nos interesan: (TODAS), IM, OK, y (VACÍAS).

Si seleccionamos (VACÍAS), la hoja solo mostrará aquellos libros cuyo campo MR está
vacío. Esto quiere decir que a estos libros no se les ha impreso el código de registro ni
se les ha pegado en el libro.
Si seleccionamos OK, la hoja solo mostrará aquellos libros en cuyo campo MR está
escrito OK. Esto quiere decir que estos libros ya están listos, se ha impreso el código y
ya están correctamente marcados.
Si seleccionamos IM, la hoja solo mostrará aquellos libros en cuyo campo MR está
escrito IM. Esto quiere decir que a estos libros ya se le ha impreso el código pero aún no
se les ha marcado con el mismo.
Si seleccionamos (TODAS), la hoja volverá a mostrar todos los libros.

3.2.1 Preparación de los códigos para imprimir.

Según lo anterior seleccionamos de la columna MR(VACÍAS), e inmediatamente nos

mostrará los libros que están pendientes por el proceso de impresión y marcado.

Debemos seleccionar las casillas que conforman el código de registro de los libros
pendientes, esto es SECC, SUB, INV, lo copiamos y vamos a la pestaña “MarcasPrep”

En “MarcasPrep” verá dos campos distintos. El primero verá unos formatos organizados
que son los que se les pega a cada libro y un campo en color amarillo en donde se pegan
los códigos. Al pegar los códigos en el campo amarillo automáticamente aparecen
organizados en el primer campo. A un lado del campo amarillo está indicado donde
termina y donde empieza cada columna correspondiente del primer campo.

Siga los siguientes pasos:

1) Copie los códigos de los libros en la pestaña “Inventario”.

2) Vaya a la pestaña “MarcasPrep” y haga una vez clic en la casilla S2 que
corresponde a la primera casilla del campo amarillo.
 3) Haga clic en el menú “Edición  Pegado especial” y se abrirá un cuado de
diálogo. Seleccione “Valores” y haga clic en “Aceptar”.
4) Debe haberse pegado solo los valores, SIN FORMULAS, SIN COLORES, ni
nada. Aparecen entonces la lista de códigos que se seleccionó en la pestaña
“inventario”.

Una vez ya pasado los códigos de los libros a “MarcasPrep”, hagamos clic en la
pestaña “PRINT”. Esta pestaña está diseñada para ver lo que se va a imprimir. Si hay
que hacer algún ajuste se puede hacer sin problema, menos borrar los campos que
componen esta hoja.

3.2.2 Para imprimir los códigos.

Los códigos se deben imprimir en una hoja especial, que las guarda el bibliotecario. Son
unas hojas que son autoadhesivas.

En la pestaña “PRINT”, revisamos primero que todo esté correcto por “vista preliminar”
y estando todo a gusto del bibliotecario, hacer clic en ARCHIVO  Imprimir.

OJO: Para evitar una segunda impresión innecesaria de los mismos códigos, vuelva a
la pestaña “Inventario” y estando seleccionada la opción (VACÍAS) de la columna MR
–mostrando así los mismos libros a los que se les imprimió el código-, escriba, valga la
redundancia, en la casilla MR de cada libro, “IM”, para indicar que ya está impreso el
código.

3.2.3 Marcando los libros.

Para marcar los libros se va a necesitar:

 Tijeras, para cortar los adhesivos.
 Colbón, para darle un toque de fuerza al pegar el adhesivo al libro.
 Cinta adhesiva, para “forrar” el código, de manera que no se borre fácilmente
con el uso y el paso del tiempo.

Primero ubicamos los libros que les falta el código. Revisamos en cada libro el código
que habíamos escrito en la primera página a mano, y con base en este, buscamos el
código correspondiente en la lista que se imprimió y seguimos los siguientes pasos:

1) Recortamos el código.
2) Quitamos la parte que protege el adherente del código.
3) Le echamos una gota de colbón.
4) Lo pegamos en la parte inferior del lomo del libro (Trátese de ubicar en la
misma manera como se ve en los otros libros. Esto para que se vea uniforme).
En caso de que el libro carezca de lomo se puede pegar en la parte inferior
izquierda de la tapa delantera.
5) Le ponemos encima un pedazo de cinta adhesiva transparente.

OJO: Es importante ir llevando un control, que puede ser a mano, de los libros que se
van registrando para luego marcar con el OK correspondiente en la base de datos. Es
recomendable que en estos controles se guíe sobre todo por el número de inventario
(último campo del código), que es una información única por cada libro.

3.2.4 Registrando en la base de datos la marcación.

En la pestaña “inventario” de la base de datos, hacemos clic en “IM” de la columna

“MR” y nos aparecerán los libros que se les ha impreso código pero que aún no se han
marcado.

Guiándonos por el número de inventario (los últimos cuatro dígitos del código),
ubicamos el libro que ya está marcado y reescribimos en su campo MR el “IM” por un
“OK”. Así debemos hacerlo sucesivamente para todos los libros.

NOTA: Este proceso de marcación debe hacerse paso por paso, sin obviar nada, para
que realmente pueda funcionar el control de los libros. Toda nuestra guía es marcar
juiciosamente cada paso con el IM y el OK.