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GUIA
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
MARQUETALIA CALDAS
SERVIORIENTE S.A.E.S.P
2018
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Carrera 2 N° 4-50 Marquetalia – Caldas celular 3128118974
Carrera 4 N° 6-25 Manzanares –Caldas celular 3104022580-3128092714
Calle 5 N° 5-24 Pensilvania _ Caldas
E-mail serviorienteesp@gmail.com
www.servioriente.gov.co
« Cumpliendo con responsabilidad social y ambiental »
EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DEL ORIENTE DE CALDAS
SERVIORIENTE S.A E.S.P.
NIT 900194814-5
Contenido
1. OBJETIVO. ................................................................................................................... 3
2. ALCANCE. .................................................................................................................... 3
3. ÁMBITO DE APLICACIÓN ........................................................................................... 3
4. REQUISITOS DE CALIDAD APLICABLE..................................................................... 3
5. DEFINICIONES. ............................................................................................................ 3
6. GENERALIDADES DE LAS TRANFERENCIAS. .......................................................... 4
6.1 PASO A PASO PARA LA PREPARACIÓN DE LA TRANSFERENCIA PRIMARIA: .... 5
6.2 BENEFICIOS Y REQUERIMIENTOS DE LAS TRANSFERENCIAS: ............................ 8
7. REFERENCIA BIBLIOGRAFICA. ............................................................................... 10
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1. OBJETIVO.
2. ALCANCE.
Inicia con la identificación de los tiempos de retención definidos para cada serie /subseries
de las Tablas de Retención Documental/Tablas de Valoración Documental, continua con el
alistamiento de los documentos identificados que se deban transferir y termina con la entrega
de los documentos al responsable del archivo central e histórico.
3. ÁMBITO DE APLICACIÓN
5. DEFINICIONES.
Archivo:
Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en
un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su
gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la
persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
Foliación: Acto de enumerar el folio recto de la hoja “//” Operación incluida en los Trabajos
de ordenación que consiste en numerar correlativamente todos los folios de cada unidad
documental.
Folio: Hoja.
Sub-serie: (Subtema) Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y
se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos
documentales que varían de acuerdo con el trámite de cada asunto Ejemplo. Actas Comité
de Dirección, Contratos de prestación de Servicios.
Unidad documental: Unidad archivística constituida por documentos del mismo tipo
formando unidades simples o por documentos de diferentes tipos formando un expediente
(unidad documental compleja).
Proporcionar los lineamientos para transferir los documentos y reducir el espacio que las
dependencias dedican a la conservación de los documentos y mejorar la eficacia de la
gestión de los documentos de uso poco frecuente, inclusive mientras aquellos mantienen su
valor administrativo.
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Una vez confirmado que existen unidades documentales a transferir, el responsable del
Archivo de Gestión de cada una de las oficinas productoras (dependencia remitente)
procederá a preparar físicamente aquellos expedientes clasificados en series o subseries
documentales que hayan cumplido el tiempo de retención señalado para el Archivo de
Gestión desde el instrumento archivístico aplicable: Tabla de Retención documental..
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Paso 2: Limpieza de la documentación. El material debe estar libre de polvo, para ello se
puede utilizar elementos como brochas de cerdas suaves y limpiones preferiblemente
blancas; el personal debe disponer de tapabocas y guantes.
Paso 4: Identificación del material afectado por biodeterioro. El material que se detecte
afectado por hongos y/o insectos, debe identificarse y separarse, con una cartulina
desacidificada pues el contacto con la documentación que se encuentra en buen estado
puede terminar infectado.
Paso 5. Revisión: El documento que esté impreso en papel termoquímico (de fax), debe ser
fotocopiado en papel bond, para asegurar la permanencia de la información. Los
documentos de apoyo pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia, dejando
constancia en Acta suscrita por el respectivo Jefe de la Dependencia.
Paso 6: Foliación. Con el fin de facilitar la ordenación, consulta y control de los documentos,
éstos deben estar foliados con lápiz en la parte superior derecha de manera completa y
correcta, en el sentido de la orientación del texto. Cada carpeta debe tener en promedio
doscientos folios. Los folios totalmente en blanco y sueltos, no deben ser enviados a
transferencia. Si en algún momento se encuentra error en la foliación, esta deberá corregirse
anulando con una línea oblicua registrando el número que le corresponde.
Paso 8: Legajado y Amarre. Todos los documentos deben estar legajados, de manera que
coincidan en la parte superior al papel tamaño oficio. Los expedientes o grupo de
documentos no se deben amarrar, pues el contacto con la pita, cordel o elásticos genera la
rotura de los bordes. En caso que se requiera reforzar o asegurar agrupación en las
unidades de conservación a transferir, se recomienda utilizar cinta de faya para hacer el
amarre, ya que ésta es de algodón.
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El promedio de carpetas por caja es de 6 unidades, no obstante pueden ser más, o menos la
cantidad. Lo ideal es no queden ni muy ajustadas pero tampoco sueltas.
Paso 9: Identificación de cajas. Las cajas que se van a transferir deben numerarse
consecutivamente en un lugar visible.
Para entregar las cajas se debe tener en cuenta que la primera caja deberá corresponder al
primer número de la remisión y así sucesivamente, esto con el fin de confrontar el ingreso de
la transferencia con el Formato de Inventario Documental y mantener el orden en la
ubicación física de las mismas.
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7. REFERENCIA BIBLIOGRAFICA.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - AGN. COLOMBIA. Acuerdo 027 de 2006, por el cual
se modifica el Acuerdo 007 del 29 de junio de 1994, AGN.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. COLOMBIA. Acuerdo 002 de 2014, por medio del
cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y
consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones.
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