Codificación: PR-GE-07

SISTEMA INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN (SIPG)

(Sistema de Gestión de Calidad - Control Interno) Versión: 0.3

Fecha: 20-11-2017
PROCESO: Gestión en Educación
Página 1 de 1

TIPO DE PROCESO: Misional

OBJETO:
Determinar politicas de calidad y cobertura a nivel municipal mediante la implementacion de planes, programas y proyectos que contribuyan a una educaciòn
integral en la comunidad.

ALCANCE:
El proceso inicia con la identificación de las necesidades en calidad y cobertura y finaliza con la ejecución y seguimiento de las estrategias para una
educación integral.

LÍDER O RESPONSABLE DEL

PROCESO: Secretario de Educación.

PROVEEDOR - PROCESO
SALIDA CLIENTE / PROCESO
ENTRADA/INSUMO PVHA ACTIVIDADES CLAVES DEL PROCESO RESPONSABLE
INTERNO EXTERNO
PRODUCTO Y/O SERVICIO
INTERNO EXTERNO

Planeación
Departamental.
Instituciones Necesidades del sector educativo
Ministerio de
educativas. Plan de Desarrollo Educativo Nacional
Educación
Ministerio de (Decenal)
Todos los procesos Establecimientos
Educación Nacional. Solicitudes de la comunidad e instituciones
de la Alcaldía. Educativos
Proceso de Gestión Secretaria de educativas.
Identificar las necesidades en el sector educativo. Gestión de obras Secretaria de
en Educación. Educación Plan de Desarrollo Municipal. Planes, Programas y Proyectos en el
Planeación del
Desarrollo.
Gobernación . Plan de Acción (Anual).
Planeación Nacional. Plan Educativo Departamental (Decenal).
P Formulación de Planes, Programas, Proyectos en
calidad y cobertura
Secretario de Educación sector educativo.
Proyección presupuestal.
públicas e
infraestructura
Educación del
Departamento.
Identificar los recursos necesarios. Gestión de Hacienda Comunidad.
Comunidad. Plan Educativo Municipal (Decenal) de la
Ministerio de Entidades
Entidades vigencia anterior.
Educación. Gubernamentales.
Gubernamentales. Planes de contingencias.
Organismos de
Organismos de
cooperación.
cooperación.

Recursos Acta de reunión

Necesidades de la comunidad educativa. Planeación de eventos académicos (foros, ferias, Memorias
Procesos de apoyo
Comunidad
educativa
(formato de necesidades)
Plan operativo anual H simposios, conversatorios, jornadas pedagógicas,
diplomados, talleres, seminarios, entre otros) (sin
Secretario de Educación
Evaluación del evento académico
Encuestas de satisfacción (formato por
Evolución y control
de estrategias
Comunidad
educativa
Normatividad relacionada. procedimiento) controlar)

Servicios en educación.
Gestión para el
Proyectos de emprendimiento
Desarrollo
Ministerio de Proyectos ambientales
Planes, Programas y Proyectos en el Económico,
Educación Proyectos de formación en valores
Gestión Contractual.
Ministerio de
Ambiente
sector educativo.
Proyección presupuestal. H Implementación, promoción y ejecución de
programas y proyectos en educación
Secretaría de Educación Material pedagógico.
Documentos de soporte.
ambiental y
agropecuario
Comunidad
educativa
Normatividad vigente Gestión en Salud
Informes e indicadores mensuales
Gestión Cultura y
Informes entes de control
Juventudes
 Recursos propios
Convenios Interadministrativos. 15 Convenios Interadministrativos.
Despacho
Incentivos educativos. Gestión financiera
Gestión financiera Instituciones de
Gestión Contractual. educación superior H Formulación y ejecución de las estrategias en
educación superior
Secretaría de Educación
Secretaría de Hacienda
Incentivos de transporte.
Convenios de cooperación.
Evaluacion y control
de estrategias.
Comunidad

Junta directiva del fondo.

Informes mensuales.
Recursos propios
Normatividad vigente.
Obligaciones contractuales y supervisor.
Ministerio de
Informes microbiologicos. IE
Gestión financiera Educación
Informes de ejecucion. Entes
Gestión Contractual Gobernación de Informes de supervisión y ejecución.
Atención al
ciudadano
Cundinamarca
Entes
Inventarios.
Visitas técnicas H Cobertura: PAE, transporte escolar e inspección y
vigilancia
Secretaría de Educación Respuestas a PQRS
Gestión contractual
Gestión en Salud
gubernamentales.

PQRS
gubernamentales
IE

Ministerio de Planes, Programas y Proyectos en el Comunidad

Núcleo de Aprendizaje y Desarrollo Integral (NADI) Informes e indicadores mensuales
Gestión financiera
Gestión Contractual.
Educación
Entes
sector educativo.
Proyección presupuestal. H Atención psicosociales Secretaría de Educación Informes entes de control
Documentos de soporte
Gestion en salud
Gestión contractual
educativa
Entes
gubernamentales Normatividad vigente gubernamentales

Gestión para el
Desarrollo
Económico,
Ministerio de
Gestión Contractual. ambiental y
Gestion en financiera
Educación
Entes
Acuerdo Municipal No 08 de 2017 H Implementación, promoción y ejecución del Plan
Educativo Municipal
Secretaría de Educación
Programas y proyectos
agropecuario
Gestión en Salud
Comunidad
gubernamentales
Gestión Cultura y
Juventudes
IMRD
Proceso de Gestión en
Planeación del
Desarrollo. V Identificación de los servicios y productos no
conformes.
Secretaría de Educación
Secretaría de Planeación
Servicios no conformes verificados
Educación.
Planeación del
Ciudadania.
Desarrollo

Proceso de
Gestión Contractual
Planeación del
Desarrollo. V Verificación de la viabilidad de los recursos
financieros asigandos a los proyectos y programas.
Secretaría de Educación
Secretaría de Planeación
Programas y proyectos a desarrollar por la
Secretaría de Educación.
Gestión en
Educación
Ciudadania.

Proceso de Informe de actividades mensuales.

Evaluación e Verificación del cumplimiento de las obligaciones Gestión Contractual
Planeación del
Desarrollo. inspección
Organismos de
Requerimientos del Sistema de Gestión de
Calidad
V contractuales de quienes integran la Secretaría de
Educación.
Secretaría de Educación
Secretaría de Gobierno
Actas de cumplimiento.
Evidencias de cumplimiento de los objetos
Gestión en
Educación
N/A
contractuales.
control

Proceso de
Planeación del
Desarrollo.

Gestión en

V Analisis de los riesgos

Secretaría de Educación
Secretaría de Planeación
Riesgos analizados
Educación.
Planeación del
Ciudadania.
Proceso de Desarrollo
Planeación del
Desarrollo.

Proceso de Establecer e implementar acciones correctivas y Gestión en

Establecimiento de acciones de mejora .
Planeación del
Desarrollo.
Hallazgos A de mejora.
Secretaría de Educación
Educación.
Planeación del
Ciudadania.
Desarrollo

Infraestructura: Elementos de oficina, muebles y enseres de oficina. RECURSOS

INFRAESTRUCTURA Tecnológico: Equipo de computo, Software y hardware, video beam, cámara, elementos de almacenamiento tecnológico.
TALENTO HUMANO (PERSONA) Financiero: Recursos asignados por presupuesto para gasto y funcionamiento.
Personal de planta, personal de apoyo y profesionales competentes (contratistas) y consultor.
AMBIENTE DE TRABAJO ( AMBIENTE
PARA LA OPERACIÓN DE LOS Condiciones favorables en los puestos de trabajo, tecnológicos, de iluminación, ventilación, factores físico, psicológicos y sociales.
PROCESOS)

POLÍTICAS DE OPERACIÓN

• La dirección administrativa de la secretaria adelantará acciones para el cumplimiento de las metas, establecidas en el plan de desarrollo y planes de acción.
• La dirección administrativa de la secretaria adelantará acciones necesarias para el fortalecimiento de las políticas públicas de educación en el Municipio de Cota (PEM).
• El equipo psicosocial deberá identificar y atender los estudiantes que requieran atención especial de acuerdo a su área.
• Los docentes, ingenieros químicos y el área de emprendimiento deberán apoyar el proceso de aprendizaje de los estudiantes en cada sede asignada de acuerdo a su área de servicio.
• En el área ambiental se promoverá la implementación de acciones del comité interinstitucional de Educación Ambiental (CIDEA) y de los proyectos ambientales escolares (PRAES).
• En los programas que se dictan en las instalaciones de la secretaria de educación se deberá realizara la convocatoria previa, a la población objetivo por el personal encargado para dicho programa.
• El área de sistemas deberá tener control sobre las instalaciones, equipos y personal que ingrese a tomar el servicio.
• El personal deberá atender al público y promover la información y solicitudes requeridas en los tiempos establecidos para tal fin.
• El personal que realice labores de los programas de incentivos educativos, y convenios universitarios, deberá dará la información precisa y clara a los interesados.
• El personal que realice labores de los programas de incentivos educativos, y convenios de matrículas dentro de los términos establecidos.
• El equipo interdisciplinario deberá suministrar la información requerida por el jefe inmediato, en la relación a cada una de las labores realizadas.
• El coordinador del equipo interdisciplinario deberá apoyara el proceso de control y supervisión de las actividades del personal a cargo.

REQUISITOS NTC ISO 9001:2015

• 4.2 Compresión de las necesidades y expectativas de las
partes interesadas
DOCUMENTOS RELACIONADOS , • 4.3 Determinación
REQUISITOS NORMA TECNICA ISOdel alcance del
9001:2015 sistema de gestión
Y REQUISITOS MIPGde INDICADORES RIESGOS
Plan de Desarrollo del Cuatrenio.
calidad
Plan de Acción Anual.
DIMENSIÓN 4. • 6.1 Acciones para abordar riesgos y oportunidades
Manuales, guía, instructivos. Matriz de Matriz de riesgos de corrupción y de
Ver el Normograma. Evaluación de • 7.1 Recursos
Políticas institucionales. indicadores. gestión.
Resultados. • 7.5 Información documentada
• 9.1 Seguimiento, Medición, Análisis y Evaluación
CONTROL DE CAMBIOS • 10 Mejora
• 10.2 No Conformidades y Acción Correctiva
• 10.3 Mejora Continua

FECHA VERSIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO

Mejoras del proceso y adecuación de la caracterización a de acuerdo a los requisitos de la Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9001:2015.
MARZO DE 2019 0.4
Se modifico el objetivo , el alcance del proceso, se incluyo los requisitos normativos, documentos relacionados control de cambios.

CONTROL DE DOCUMENTOS

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

FECHA FECHA FECHA

Documento Controlado

trolado