MANAJEMEN PROYEK

MOHAMMAD AQZAH ARFAH (031 2015 0006)

ANDI BUTSAINAH TUMAADIR (031 2015
0006)

PROGRAM STUDI TEKNIK SIPIL

FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS MUSLIM INDONESIA
MAKASSAR
2 0 1 9
 Tahapan Komunikasi

 Perencanaan komunikasi : Menentukan informasi dan komunikasi

kebutuhan para pemangku kepentingan.
 Distribusi Informasi : Membuat informasi yang diperlukan tersedia untuk
para pemangku kepentingan proyek tepat pada waktunya.
 Pelaporan Kinerja : Pengumpulan dan penyebaran informasi kinerja,
termasuk laporan, proses pengukuran,dan perencanaan.
 Mengelola stakeholders : Mengelola komunikasi untuk memenuhi
kebutuhan dan harapan dari stakeholder proyek dan untuk menyelesaikan
masalah.

Distribusi Informasi

Mendapatkan informasi yang tepat untuk orang yang tepat pada waktu yang
tepat dan dalam format berguna itu sama pentingnya dengan
mengembangkan informasi.
Pertimbangan penting termasuk:

 Menggunakan teknologi untuk meningkatkan distribusi informasi .

 Metode formal dan informal untuk mendistribusikan informasi.

Ada dua jenis komunikasi yang akan kita bahas dalam menciptakan event
yang sukses yaitu komunikasi formal dan informal:

1. Komunikasi formal sangat struktural, berjalan melalui hirarki perusahaan,

dan menunjukkan posisi seseorang dalam perusahaan atau posisi dalam
struktur manajemen project, dalam hal event management. Komunikasi ini
dijalankan dalam situasi formal atau resmi seperti pertemuan resmi, meeting
pembahasan project, menggunakan bahasa yang baik dan benar.
Komunikasi email pun seringkali bersifat formal dan menggunakan bahasa
formal, terutama dalam konteks profesi.
2. Komunikasi informal tidak mempedulikan struktur, hirari atau bahkan
posisi dalam perusahaan atau project management. Komunikasi ini
dijalankan dalam situasi tidak resmi, menggunakan bahasa sehari-hari.

Dalam perusahaan-perusahaan Asia, komunikasi formal dianggap sangat

sakral dan harus dijaga dengan baik. Setiap pemimpin harus dihormati dan
diperlakukan secara formal. Namun dengan adanya berbagai perubahan dan
dinamika dunia, hal ini harus dipertimbangkan oleh manajemen, terutama
dalam konteks event management.
Pentingnya komunikasi informal

Ada beberapa hal mengapa komunikasi informal sangat penting dalam event
management, antara lain:

1. Situasi yang santai.

Kondisi santai sangat dibutuhkan dalam membangun kreatifitas, yang tentu sangat
dibutuhkan dalam setiap tahap event management, dari perencanaan, pelaksanaan
sampai evaluasi. Komunikasi formal pada umumnya menciptakan kondisi kaku,
tegang, tidak fleksibel dan bahkan penuh stress, sehingga tidak efektif dalam
mendorong kreatifitas.

2. Melengkapi komunikasi formal.

Dalam berbagai kondisi komunikasi formal harus dilanjutkan dengan komunikasi

informal karena tak semua hal dapat diselesaikan dengan komunikasi informal. Hal
ini penting untuk menjaga keutuhan team kerja dalam pelaksanaan event.
Komunikasi informal juga memberikan umpan balik yang berharga bagi pimpinan-
pimpinan event, mengenai situasi emosi yang penting dalam menciptakan event
yang sukses.

3. Cepat dan efisien

Komunikasi informal dapat langsung dilaksanakan tanpa harus menunggu

komando atau pertemuan khusus. Anggota team dapat merasa lebih nyaman
berbicara dengan para pimpinannya dan memberikan masukan berharga, termasuk
dalam bentuk keluhan. Hubungan yang saling percaya dan saling mendukung dapat
lebih cepat tercipta sehingga proses dapat berjalan lebih efisien dan solusi dapat
lebih cepat didapatkan.

4. Situasi kerja yang lebih menyenangkan

Komunikasi informal dapat menciptakan situasi kerja yang lebih nyaman dan
menyenangkan, mendorong spontanitas team, proses belajar dan transformasi ilmu
serta kepakaran. Dalam jangka panjang komunikasi informal ini dapat mendorong
pembangunan kompetensi yang lebih efektif dan cepat.

Mencermati berbagai aspek positif dari komunikasi informal, kita juga harus tetap
menjaga aspek komunikasi formal untuk berjalan secara efektif dalam beberapa hal:

1. Tujuan, kebijakan dan prosedur

Pelaksanaan event membutuhkan kejelasan dan kecermatan dalam berbagai
tahap. Tujuan harus jelas, kebijakan serta prosedur harus dengan tegas ditetapkan
dan diberlakukan secara konsisten. Administrasi pelaksanaan event dan prosedur
yang telah dijalankan sangat penting untuk dipatuhi secara utuh. Hal ini tak dapat
dilakukan secara informal. Semua harus tercatat, terdokumentasi dengan baik,
hitam atas putih. Template untuk perencanaan strategis, laporan perkembangan,
jadwal, peretujuan pembelian, perubahan, dan berbagai hal lain harus benar-benar
dilaksanakan mengikuti aturan SOP (Standard Operating Procedure) yang telah
disusun sebelumnya, secara formal.

2. Struktur

Struktur pengelola event harus benar-benar jelas, dilengkapi dengan deskripsi tugas
dari setiap anggota tim kerja, otoritas yang dimiliki dan dengan siapa mereka
berhubungan. Makin jelas dan rinci hal ini diatur secara formal, makin baik
dukungan yang diberikan oleh seluruh tim kerja. Hal ini juga memberikan rasa
aman dan nyaman dalam berinteraksi dengan setiap anggota tim kerja lain.

3. Protokoler

Dalam pelakanaan event, aspek protokoler sangat penting untuk diperhatikan. Hal
ini harus dikuasai dengan baik oleh seluruh anggota kelompok kerja sehingga tidak
akan ada kesalahan dalam penempatan tempat duduk saat pertemuan dengan
berbagai instansi, kelompok kerja, dan lain-lain. Semua hal yang terkait dengan
protokoler berjalan pada setting yang sangat formal.

Pada intinya, bahasa dan komunikasi merupakan kebutuhan primer dalam event
management. Anda perlu mengetahui dan membiasakan diri kapan Anda harus
menggunakan bahasa formal dan bahasa non-formal. Karena cara Anda
berkomunikasi akan berdampak pada kualitas event anda dan akhirnya keberhasilan
organisasi secara keseluruhan. Seorang ahli pernah mengatakan “Salah komunikasi
adalah awal dari segala permasalahan.”
Meeting

Apa yang dibahas?

Mengenai materi pembahasan, tidak jauh berbeda dengan Kick-off meeting yang
diselenggarakan oleh Pemilik proyek. Hanya saja aspek-aspek yang dibahas tentu
dari sudut pandang kontraktor. Berdasarkan pengalaman, saya tuangkan pola pikir
yang harus dibahas dalam kick-off meeting ala kontraktor sebagai berikut:

 Perkenalan tim proyek

 Penyampaian project overview. Di sini, peserta diberikan informasi yang
cukup mengenai garis besar proyek yang akan dilaksanakan. Dapat pula
disampaikan kondisi update atas informasi mengenai proyek.
 Menanamkan visi-misi proyek. Pembahasan objective atau sasaran atau
target proyek. Disampaikan pula harapan masing-masing pihak. Di sesi ini
harus disampaikan objective dan harapan pemilik proyek. Hal ini agar
terjadi keselarasan dalam pelaksanaan proyek.
 Pembahasan ruang lingkup pekerjaan proyek. Perlu dibahas pula
keterkaitan suatu pekerjaan oleh suatu pihak dengan pekerjaan lain oleh
pihak lain. Di sini sangat penting dibahas mengenai peran masing-masing
pihak dalam kelancaran bagi pihak lainnya.
 Diskusi mengenai critical success factor secara umum dan pada masing-
masing pekerjaan yang akan dimulai.
 Pembahasan risiko utama dan penanganannya serta pembagian tugas.
 Pembahasan tanggung jawab dan aturan main / SOP
 Pembahasan target schedule pelaksanaan dan milestone. Dalam sesi ini
perlu didetailkan masalah target fabrikasi, pengiriman barang, dan
pelaksanaannya.
 Pembahasan metode pelaksanaan utama yang harus diketahui oleh para
pihak untuk menyelaraskan pelaksanaan.
 Rencana komunikasi proyek
 Program kerja jangka pendek, menengah, dan panjang.
 Penyampaian dokumen gambar maupun spesifikasi yang update.
 Penyampaian SOP atau aturan main dari Pemilik proyek yang terkait
dengan pihak ketiga

Dari pembahasan di atas, agenda meeting ini pada prinsipnya sama.

Perbedaannya adalah pada sudut pandang dan tingkat detail pembahasan
serta hal-hal yang sudah ditetapkan oleh Pemilik proyek yang harus
dikomunikasikan kepada pihak ketiga. Sehingga dapat dipahami apabila
 kick-off meeting kontraktor akan membutuhkan waktu yang lebih lama dan
persiapan yang lebih detail.

Agar pelaksanaannya lebih praktis, akan sangat baik untuk menyiapkan

dokumen dan presentasi standar untuk meeting ini. Persiapan dan
notulennya juga harus didokumentasikan dengan baik untuk memudahkan
proses pelaksanaan dan meeting berikutnya mengingat kick-off meeting
membawa konsekuensi review meeting ini pada meeting-meeting
berikutnya.

Dari pembahasan di atas, agenda meeting ini pada prinsipnya sama. Perbedaannya
adalah pada sudut pandang dan tingkat detail pembahasan serta hal-hal yang sudah
ditetapkan oleh Pemilik proyek yang harus dikomunikasikan kepada pihak ketiga.
Sehingga dapat dipahami apabila kick-off meeting kontraktor akan membutuhkan
waktu yang lebih lama dan persiapan yang lebih detail.

Agar pelaksanaannya lebih praktis, akan sangat baik untuk menyiapkan dokumen
dan presentasi standar untuk meeting ini. Persiapan dan notulennya juga harus
didokumentasikan dengan baik untuk memudahkan proses pelaksanaan dan
meeting berikutnya mengingat kick-off meeting membawa konsekuensi review
meeting ini pada meeting-meeting berikutnya.

 Volume RAB dan bobot dimasing-masing pekerjaan

 Volume yang sudah dikerjakan (Minggu lalu, minggu ini dan total)
 Bobot dalam persen di masing-masing item pekerjaan (Minggu lalu, minggu
ini dan total)
 Nilai kumulatif progress pada minggu ini (dalam persen)

Atau biasanya yang pailing mudah pengertiannya adalah kumpulan laporan yang
dari harian dikumpulkan hingga menjadi satu dalam satu minggu , dan dijadikan
sebagai laporan mingguan .
laporan ini akan lebih jelas lagi dalam penglihatan progresnya sehingga akan lebih
mudah dalam melihat perkembangan bangunannya.
Laporan Mingguan
Laporan harian, laporan mingguan, dan laporan bulan proyek kontraktor
terdiri dari:
1. Nama dan alamat instansi pemilik proyek atau owner
2. Jenis kegiatan proyek
3. Nama paket proyek
4. Nomor kontrak proyek
5. Tanggal kontrak proyek
6. Lokasi proyek
7. Nama Perusahaan kontraktor pelaksana atau penyedia jasa
8. Nama perusahaan konsultan pengawas
9. Tanggal pekerjaan proyek
10. Jenis, lokasi, volume, dan satuan pembayaran pekerjaan yang dikerjakan
11. Bahan dan material yang digunakan di proyek
12. Peralatan yang digunakan di proyek
13. Jabatan dan jumlah tenaga kerja yang digunakan di proyek
14. Laporan cuaca selama pelaksanaan proyek di lapangan
15. Instruksi/catatan dari konsultan pengawas, kontraktor, dan pihak owner atau
pemilik proyek
16. Nama dan tanda tangan dari pihak konsultan pengawas, kontraktor, dan pihak
owner atu pemilik proyek.
17. Dokumentasi foto terkait pekerjaan proyek di lapangan

Laporan harian, laporan mingguan, dan laporan bulanan juga menjadi salah satu
syarat dalam pernarikan termin proyek. Umumnya konsultan pengawas juga
membuat laporan harian proyek sebagai laporan administrasi pengawan proyek
konstruksi tersebut.