Importancia de los archivos

El archivo en los últimos años, su importancia ha aumentado notablemente;

si se ha iniciado se puede deducir que la mayoría de Empresas,
organizaciones e instituciones colombianas; el personal que utilizaban para
administrar y organizar la documentación y el archivo, era cualquier
empleado muchas veces lo imponían como una manera de castigar por
decir así, por su mala conducta o simplemente porque su jefe inmediato lo
ha dicho, lógicamente el método que usaban estos empleados no era para
nada el mejor puesto que no se regían por alguna norma o procedimiento y
lo hacían como ellos creían aparentemente ser el mejor método haciendo
que todo esto llegara cin grandes consecuencias como un mal servicio al
cliente en cuanto la búsqueda de archivos, o por buscar algún documento y
esto podría causar conflictos internos.

Actualmente, podría decirse, que desde inicios del año 2010 o antes el
gobierno colombiano ha demostrado darle una gran importancia al archivo y
manejo de este mismo.
En toda organización ya sea pública o privada para la Organización de su
archivo deben legalmente tener personal especializado en el manejo del
mismo y este personal debe regirse por algunas leyes y decretos que
existen en Colombia y que hablan sobre la Organización del archivo.

Como se sabe, el proceso de archivo cada vez es más importante en una

empresa o Institución, el individuo debe archivar por el método apropiado
para conseguir el archivo. Toda empresa tiende a transformarse en una
colección de papeles, anotaciones, fichas, cuestionarios etc.

Ahora, según el material de apoyo que me brinda el SENA nos dice “que la
importancia del archivo se puede comprender a partir del valor que tiene
para: la administración, la investigación, la comunidad, el desarrollo
económico, social, científico y tecnológico”, pero, realmente son estos
aspectos los que puedan clasificar la importancia del archivo, es decir, falta
alguno o sobra alguno mirando el análisis de cada uno de ellos, primero
como un punto importante deduzco que el archivo es importante porque nos
brinda el servicio para proceder contra algún acto para hacerlo más simple
daré un pequeño ejemplo:
Fulanito quiere solicitar a su colegio todos los registros de su observador
desde que entró a la Institución, desde un punto de vista archivístico fulanito
debería enviar una carta donde solicita aquello que quiere.
Continuando los archivos son estratégicos como no para generar ingresos,
eliminar ineficacias, crear una mejor experiencia para sus clientes, son
herramientas para poder asegurar una organización que en dado caso de
complicaciones legales en un futuro pueda tener problemas.

Otro aspecto importante diría yo, son las nuevas tecnologías en el archivo:

Archivo moderno, el archivero moderno utiliza las tecnologías de la

información como medios para agilizar los procesos archivísticos. De tal
manera, que los documentos primarios de valor temporal y permanente los
organizan, describe, conserva y los pone al uso del que hace el documento
y al usuario externo.
Estos procedimientos, están mínimamente ligados a los principios de la
archivística los cuales rigen desde el siglo XIX. Estos son: el de procedencia
y el de respeto al orden original,
Son fundamentales para la práctica archivística, pues ellos –hago referencia
a los principios permiten el mantenimiento de la unidad del fondo de archivo,
que no es otra cosa que el conjunto de la documentación producida o
recibida por personas físicas o jurídicas, organismos e instituciones públicas
o privadas en el libre ejercicio de sus funciones y competencias.
El archivero moderno y tradicional organiza los documentos en el soporte
que se encuentren.
Con ello contribuye a la historia de los pueblos, perpetuando como
testimonio el devenir de las organizaciones y de los individuos, de tal forma
que la información contenida en los documentos esté al servicio del Estado,
los investigadores y los ciudadanos.