ENSAYO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Estudiante:
Viviana Corzo - C.C 1129542300

Tutora:
Mónica Estrada

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE-SENA

ORGANIZACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL (1882551)

San Juan de Pasto

2019
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IMPORTANCIA DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL Y SU PAPEL

EN LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN UNA EMPRESA

Las empresas generan grandes cantidades de documentos que requieren de un manejo

adecuado que permita a los clientes y usuarios en general acceder a estos cuando estos lo
requieran. Esto lleva a crear un archivo o expediente de documentos.

Las tablas de retención documental T.R.D. ayudan al proceso de clasificación y manejo de la

documentación que se genera en las organizaciones Los Documentos T.R.D. tablas de
retención Documental son importantes en la gestión Documental al ser una herramienta
archivística fundamental que permite la elaboración documental y la institucionalización del
ciclo vital de los documentos de archivos de gestión, central e histórico de las empresas.

Dentro de su importancia cabe mencionar el cumplimiento de la normativa, el manejo integral

de los documentos su orden y control de los mismos.

Al darle aplicabilidad a este tema tan importante en la legislación colombiana, las TABLAS
DE RETENCION DOCUMENTAL – TRD, que actualmente nos sirven para formular,
orientar, coordinar y controlar la política archivística de nuestro país.

Adicionalmente a ello, promueve la organización y el fortalecimiento de los archivos públicos

del país, para garantizar así una eficacia de la gestión del Estado y la conservación del
patrimonio documental.

No solo es importante para las organizaciones gubernamentales, sino también para la

administración de control y gestión, para los ciudadanos en particular, para la ciencia, la
investigación y la cultura en general.

Aplicando el concepto del cual define las TRD como una serie conformada por tipos
documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de
los documentos; quiere decir que nos facilitan en primera instancia el manejo de la
información.
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Para la elaboración de T.R.D. existe una normatividad que se encuentra en el artículo 24 de la

Ley General de Archivo 594 de 2000, esta obliga realización de la tablas de retención
documental; también encontramos unos acuerdos, uno de ellos es el 039 de 2002 en donde nos
explica que son las tablas de retención documental y otro acuerdo es el 042 de2002 que se
encarga de la organización de archivo.

Las tablas de retención documental son instrumentos archivísticos que permiten la

normalización de la gestión documental, el ciclo vital de los documentos y los archivos de
gestión, central e histórico de las entidades.

Se habla de la capacitación básica, en la cual se debe capacitar todo el personal t cada are
dictar cursos, talleres, seminarios, conversatorios y muchas alternativas para que cada uno
conozca la transferencia documental.

El archivo consta de documentos acumulados en la que se hace la debida selección pidiendo la

autorización de cada uno de los documentos y un orden que debe realizar una persona natural
o jurídica privada o pública; que sirve como testimonio e información a la persona y a la
instalación como fuente de historia. El programa de gestión documental va desde la
producción que es cuando se daña un documento y luego se consulta sobre lo que se hace con
el documento y se toma la disposición final si se archiva o se rompe y se quema. El ciclo vital
de un documento va desde el archivo de gestión el cual de manejan valores, luego va el
archivo central es decir todos los documentos se deben conservar y por último tenemos el
archivo histórico, ya sea por historia, cultura y científico todos los archivos son importantes.

Adicionalmente a ello, promueve la organización y el fortalecimiento de los archivos públicos

del país, para garantizar así una eficacia de la gestión del Estado y la conservación del
patrimonio documental.

No solo es importante para las organizaciones gubernamentales, sino también para la

administración de control y gestión, para los ciudadanos en particular, para la ciencia, la
investigación y la cultura en general.
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Las T.R.D. facilitan la recuperación de la información conservando los documentos de

carácter permanente de una forma ordenada y así eliminando los documentos que dejan de ser
necesarios para la compañía.