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À l’Université Laval, il faut utiliser le module de gestion des approvisionnements de PeopleSoft pour
l’achat de biens et de services chez un fournisseur externe.
L’information saisie sur le formulaire «Demande d’achat» est celle qui sera acheminée à l’acheteur
au Service des finances, dans un premier temps, puis au fournisseur sur le bon de commande. Il est
donc important que toutes les informations, références et conditions particulières relatives à
l’acquisition soient indiquées. Le présent document a donc été produit dans le but d’informer et de
répondre à plusieurs interrogations.
La seconde section «Saisir un formulaire, étape par étape» décrit les étapes à suivre, sous forme
abrégée, en indiquant les actions à faire dans chacune des pages ou au fur et à mesure que progresse
la saisie de la transaction.
Dans le chapitre suivant «Consultation d’une demande d’achat», se trouve la façon de faire
lorsqu’on désire consulter l’information déjà saisie sur un ou des formulaires.
Sous la rubrique «Particularités» on y trouve les différents types de demandes d’achat qu’il est
possible d’effectuer, avec les détails à ne pas oublier et les règles internes à respecter.
Enfin, en annexe, les aide-mémoire pour la saisie et l’impression de la demande d’achat, ainsi que
le descriptif des catégories et des unités de mesure à utiliser. Il est d’ailleurs recommandé de
respecter la séquence de saisie qui doit se faire selon un ordre précis afin d’éviter l’oubli
d’informations importantes et d’empêcher tout délai dans la transmission d’une commande chez le
fournisseur.
Accéder au formulaire
Gestion approvisionnements
Demandes achat Ajout/màj demandes achat
Ou
Dans le champ «Entité», indiquer «UL» pour Université Laval ou «AU» pour autre organisme; par
exemple, Rouge et Or.
• Cliquer sur
• Cliquer sur
Note: Ne pas modifier «NEXT» dans le champ «Code dem. achat». Lors de la sauvegarde du
document, un numéro séquentiel sera attribué à la demande.
• Cliquer sur
Une demande d’achat est composée de plusieurs éléments, regroupés selon trois critères:
o l’information commune à plusieurs lignes de description sous le lien «Valeurs défaut DA»
Ce champ, s’il est utilisé, peut permettre la recherche de demande d’achat par nom. Comme par
exemple, en indiquant un numéro de projet dans ce champ, il sera possible d’effectuer une
recherche en faisant ressortir toutes les demandes d’achat portant ce nom.
Le nom de la demande d’achat sera également affiché dans le titre du courriel envoyé par le système
au demandeur et à la personne ayant saisi la demande.
C’est à partir de la section «En-tête» que les éléments communs à l’ensemble de la demande d’achat
doivent être saisis, soit:
et
Dans le champ «Demandeur aut.», indiquer l’IDUL du demandeur si connu, sinon effectuer une
recherche.
• Cliquer sur
• Dans le champ «Demandeur aut.», indiquer les deux premières lettres du prénom recherché
• Cliquer sur
Il suffit d’identifier le nom et le numéro d’unité pour s’assurer que l’on sélectionne le bon
demandeur, puis cliquer sur le lien.
• Cliquer sur
• Cliquer sur pour ne pas appliquer les valeurs par défaut du nouveau
demandeur aux lignes existantes, mais seulement aux lignes suivantes
Note 2: Le champ «Service» est obligatoire et il est lié au demandeur. S’il arrivait que ce
champ devienne en surbrillance, c’est que le demandeur inscrit dans le champ
«Demandeur aut.» n’est lié à aucune unité. Inscrire une unité dans le champ.
La date du jour s’inscrit par défaut, cette date peut être modifiée au besoin.
Source
Par défaut, c’est la devise canadienne qui apparaît. La devise doit être modifiée, dans le cas où un
fournisseur doit être payé (émission d’un chèque) dans une devise autre que celle inscrite par
défaut.
Pour modifier la devise, activer l’écran de recherche en cliquant sur à droite du champ «Devise».
• Cliquer sur
Préciser la recherche
La recherche peut être précisée à l’aide du menu déroulant des champs «Devise» et «Description».
• Cliquer sur pour afficher les devises ayant, par exemple, l’appellation «Dollar»
dans la description
• Cliquer sur pour confirmer l’entrée des données et retourner à la page principale
• Cliquer sur
• Cliquer sur
Noter que cette action rendra le commentaire inactif, mais il y a possibilité d’annuler cette action
en cliquant sur .
o Pour voir apparaître un commentaire sur le bon de commande en inscrivant «BCS» dans le champ
«Type commentaire».
Lors du retour à la page principale, après avoir saisi un commentaire d’en-tête, noter que le lien
«Ajout commentaires» apparaît maintenant sous l’appellation «Modif. commentaires».
Il arrive à l’occasion de devoir transmettre au Service des finances ou au fournisseur une soumission
ou un document comme complément d’information (contrat, lettre d’entente,…). Pour ce faire,
utiliser la section «Document associé» disponible à la page «Commentaires en-tête».
• Cliquer sur
• Cliquer sur
Il faut choisir un chemin d’accès au fichier plus court et/ou réduire le nom du fichier
en le renommant.
• Préciser dans les commentaires que le document doit être acheminé au fournisseur
Note: Le document ne sera pas automatiquement acheminé au fournisseur s’il n’y a pas la
mention dans le commentaire.
Note: Lorsqu’il n’y a pas d’adresse courriel associée à un fournisseur, l’option «Courriel» ne
fonctionnera pas même si elle est cochée correctement. C’est pour cette raison que
l’acheteur doit être averti, afin qu’il s’occupe d’envoyer l’information au fournisseur,
puisqu’il n’y a aucun moyen pour les utilisateurs de vérifier si le fournisseur est
enregistré dans les bases de données avec une adresse courriel.
Il est possible d’associer un document pour un commentaire. Pour ajouter des documents, insérer
de nouveaux commentaires à l’aide du .
Note: Ne pas annexer de facture à la demande d’achat. Si une facture déjà en main, la faire
parvenir au Service des finances. Référence: section «Commentaires standard» pour
la procédure à suivre.
C’est sous le lien «Valeurs défaut DA», à la section «En-tête», qu’il faut saisir les éléments qui
s’appliquent à l’ensemble de la demande d’achat.
Certaines valeurs sont associées par défaut aux informations contenues dans l’en-tête de la
demande d’achat, par exemple, les valeurs associées au demandeur: les champs «Dest.», «Service»
et «Emplacement».
Dans le champ «Nom», saisir une partie du nom de la compagnie par exemple: Zone (librairie Zone
de l’Université Laval) précédée et suivi du signe %. On obtient tous les fournisseurs dont le nom
contient les caractères Zone.
• Cliquer sur
Lorsqu’on sélectionne un fournisseur , les liens «Détails fournisseur» et «Adr.» deviennent actifs.
• Cliquer sur le lien «Détails fournisseur» pour obtenir les informations sur le fournisseur
• Cliquer sur .
Si une recherche de fournisseur demeure infructueuse ou qu’un ajout ou une modification est
nécessaire pour un emplacement dans la fiche fournisseur, en faire la demande en utilisant le
formulaire «Création/modification d’un fournisseur/bénéficiaire; se référer à la section
«Fournisseur».
Quand on désire que la catégorie et l’unité de mesure s’inscrivent par défaut sur toutes les lignes
de la demande d’achat, on doit remplir le ou les champs appropriés.
• Cliquer sur
Par défaut, la destination (lieu de livraison de la marchandise) est associée au demandeur autorisé.
Elle peut être modifiée de la façon suivante:
• Cliquer sur
• Cliquer sur «Aff. 100» pour faire afficher 100 résultats ou cliquer sur pour consulter les
enregistrements suivants ou sur «Dernier»
• Cliquer sur
Ce champ permettra, s’il est utilisé, d’afficher à l’en-tête du bon de commande le nom inscrit dans
ce champ. Si le champ est laissé à blanc, c’est le nom du demandeur qui sera affiché sur le bon de
commande.
Il sera possible de modifier ce nom sur certaines lignes, au besoin. Dans ce cas, le nom du contact
s’affichera sur chacune des lignes du bon de commande.
Il faut laisser les champs comme ils sont, à moins d’avis contraire.
Il peut arriver qu’on doive expédier de la marchandise vers une destination qui n’apparaît pas dans
la liste. Avant d’utiliser le lien «Adresse occasionnelle», s’assurer d’avoir balayé toute la liste des
codes de destination, incluant les codes qui débutent par EX.
Note 1: Pour les fournisseurs Sigma Aldrich Canada Ltd (emplacement 1), Fisher Scientific et
Zone Université Laval, à transmission par EDI, si l’adresse occasionnelle doit être
modifiée, se référer à la section «Transmission par échange de données informatisées
(EDI)».
Note 2: Pour tout autre type de particularité, communiquer avec l’acheteur rattaché à la
catégorie choisie dans la demande d’achat.
Note 3: Ne pas utiliser la destination «EX0099 – Endroit défini en commentaires».
• Cliquer sur
L’adresse entrée dans la page «Adresse occasionnelle» servira d’adresse par défaut pour toutes les
lignes de la transaction et doit être utilisée exceptionnellement. Si une nouvelle adresse de
destination devait être utilisée régulièrement, téléphoner à la ligne de support 10 000 ou écrire à
formation@sf.ulaval.ca.
La suppression d’une adresse occasionnelle, inscrite dans la page «Valeur défaut DA», doit
s’effectuer de la façon suivant:
• Cliquer sur
Le système utilisera la valeur par défaut rattachée au demandeur comme adresse de destination.
Échéance
Même si le champ est disponible, il ne faut rien inscrire dans ce champ. Il faut plutôt inscrire la date
dans le «Commentaire d’en-tête».
Aucun message d’erreur ne s’affichera si on utilise cette fonctionnalité. Par contre, il faut savoir que
l’information ne sera pas transmise au fournisseur. Pour qu’un échéancier soit pris en compte et
ainsi transmis au fournisseur adéquatement, il faut mettre les indications dans le commentaire d’en-
tête de la demande d’achat et cocher l’option «Transm. au fournisseur».
La combinaison comptable
Note: Si une combinaison comptable par défaut est saisie, nul besoin de la saisir à nouveau
lorsqu’on désire ajouter d’autres lignes. Les valeurs par défaut inscrites initialement
apparaîtront sur chacune des lignes.
Chaque élément de la combinaison comptable peut être modifié; soit l’unité, le fonds, le
programme, la classe et le numéro de projet, et ce, tant et aussi longtemps que la demande n’a pas
été approuvée. Référence: «Correction et modification – modification de la combinaison
comptable».
Pourcentage: ce champ est utilisé si la dépense doit être répartie sur plus d’une combinaison
comptable.
Entité GL: valeur par défaut UL ou saisie AU. Une confirmation de cette valeur doit être faite
lorsqu’on accède au formulaire de la demande d’achat au tout début.
Cpte: sauf exception, ne pas saisir cette valeur, car elle est associée à la catégorie
d’achat que l’on indique sur la ligne descriptive.
Remarque: S’il arrivait qu’une modification doive être apportée dans ce champ, la
modification doit être faite sous , puis sous de la ligne concernée.
Fonds: doit être saisi.
Service: le numéro de l’unité est associé au demandeur; c’est une valeur qui peut être
changée.
Progr.: doit être saisi.
Classe: doit être saisie.
Projet: le numéro de projet (si nécessaire).
Date budget: valeur par défaut, n’a pas à être saisie.
Emplacement: le champ emplacement est également associé au demandeur. C’est l’adresse
interne de l’unité de rattachement du demandeur. Après que le receveur, à la
réception des marchandises, ait reçu la commande, il l’achemine à l’emplacement
du demandeur, habituellement au secrétariat de l’unité. Ce champ peut être
modifié.
Entité GST: n’est pas utilisé.
• Cliquer sur
• Cliquer sur
• Cliquer sur
Note: Le champ «Service» à l’en-tête du formulaire sera modifié pour l’unité inscrite dans
le champ «Service» de la dernière ligne de répartition qu’on vient de préciser (ici,
03602). Si on désire conserver l’unité 16500 (unité associée au demandeur), changer
tout simplement la valeur 03602 pour 16500 dans le champ «Service» dans la section
«En-tête». Ainsi, la récupération, la consultation et l’impression de la demande se
feront à partir de l’unité 16500.
Il faut ensuite spécifier en détail le(s) bien(s) ou le(s) service(s) que l’on souhaite obtenir, et ce, à
partir de la section «Ligne» à la page principale, à l’aide des différents champs.
Les autres onglets, soit «Statut», «Données fournisseur», «Données article», «Attributs», «Contrat»,
«Contrôle source approv.» ne sont pas utilisés sauf si particularités (voir la section à cet effet).
Pour ajouter de l’information quant au numéro d’article, à une personne contactée ou au numéro
de soumission:
• Cliquer sur
Note 2: Indiquer le numéro ISBN pour l’achat de livre dans «Commentaire de ligne».
Cocher «Transm. au fournisseur».
À la page «Détails ligne», on retrouve «Données acheteur» qui permet de connaître les coordonnées
de l’acheteur. L’IDUL de l’acheteur (MAROB355 dans ce cas-ci) au Service des finances s’inscrit
automatiquement lors du choix de la catégorie d’achat.
Les autres liens et sections dans la page «Détails ligne», soit «Hiérarchie» et «Description», ainsi
que «Attribut», «Contrat» et «Contrôle approv.», ne sont pas utilisés sauf si particularités (voir la
section «Gestion contractuelle et reddition de comptes sur les achats» à cet effet).
• Cliquer sur
• Cliquer sur . Ajouter plus d’une ligne à la fois, en spécifiant le nombre d’enregistrements
désiré dans l’encadré «Nombre d’enregistrement à ajouter».
Note: Le nombre maximal de lignes accepté sur une demande d’achat est de 99. Si le
nombre de lignes dépasse 99, faire une autre demande d’achat, sinon la demande
sera retournée.
• Utiliser pour supprimer une ligne sur une demande d’achat au statut «Ouvert». Se
référer à la section «L’approbation» pour de l’information sur l’annulation d’une ligne après
que l’approbation ait été faite, lorsque la demande est au statut «Approuvé».
• Cliquer sur
Bloquer traitement à venir: cette option pour la mise en attente afin de poursuivre le
traitement plus tard. Lorsque la transaction sera prête à être
finalisée, ne pas oublier de désactiver la case.
Source copie: permet de copier une demande d’achat existante. Voir section
«Copie d’une demande d’achat».
Demander révision acheteur: cette option lorsque la demande d’achat requiert l’intervention
d’un acheteur.
Les liens «Lots achat», «Rech. articles», «Articles demandeur» et «Cat.» ne sont pas utilisés.
01 – Détails taux change: affiche le taux de change moyen lors d’une demande d’achat
dans une autre devise. À noter que ce taux peut varier lors du
paiement de la facture.
02 – Journal activités: affiche l’IDUL de la personne qui a saisi, modifié et approuvé la
demande d’achat.
03 – Recherche catégorie: non utilisé.
04 – Statut budget: non utilisé.
05 – Statut budget-non proratisé: non utilisé.
07 – Hiérarchie catégorie: non utilisé.
: non utilisé.
Les échéanciers
Il est important de se rappeler que, par défaut, c’est la destination liée au demandeur qui apparaît.
Si on doit apporter une précision pour une ligne donnée, procéder de la façon suivante:
Se référer à la section «Saisir un formulaire, étape par étape – Information spécifique à une ligne»
pour de l’information sur la façon de faire la recherche.
Si la livraison de la marchandise doit se faire à deux endroits différents, ajouter une deuxième ligne
à l’aide du bouton .
• Cliquer sur
• Cliquer sur
Il est possible de faire la répartition comptable pour une ligne, dans le cas où un achat doit être
partagé entre différents payeurs.
• Cliquer sur
• Cliquer sur
• Cliquer sur
«Répart. expess mult.», «Détails», «Données immos» et «Données budgets» dans le tableau
«Répartitions» ne sont pas utilisés.
• Cliquer sur pour supprimer une répartition pour une demande d’achat au statut
«Ouvert»
Statut «À corriger»
Pour corriger une demande d’achat au statut «À corriger», procéder de la façon suivante:
• Récupérer la demande d’achat à partir du lien «Saisie demande d’achat» de la page «Accueil
utilisateur»
• Sous l’onglet «Recherche valeur» inscrire le numéro de la demande d’achat dans le champ
«Code dem. achat»
• Cliquer sur
• Cliquer sur «Modif. commentaires» pour afficher l’information relative aux modifications
• Cliquer sur
La demande deviendra à nouveau disponible pour l’émission du bon de commande par le Service
des finances.
Il est impossible de modifier la devise d’une demande d’achat au statut «À corriger». Si cette valeur
doit être modifiée suite à un retour du Service des finances pour correction, saisir un nouveau
formulaire et annuler par la suite celui qui a été retourné. Il est suggéré d’utiliser «Source copie»,
puis de modifier la valeur du champ devise. Se référer à la section «Copie d’une demande d’achat»
afin de connaître les étapes à suivre pour copier une demande d’achat.
Statut «Ouvert»
Lorsqu’une ou des lignes descriptives ont été saisies sur un formulaire et que les valeurs par défaut
doivent être modifiées (sous le lien «Valeurs défaut DA»), une confirmation de la modification des
nouvelles valeurs devra être effectuée. Par exemple, si on change le fournisseur pour l’ensemble de
la demande.
• Cliquer sur pour confirmer et le changement se fera sur toutes les lignes de la
demande d’achat
Voici le message d’erreur obtenu lorsque des champs structures, c'est-à-dire des éléments de la
combinaison comptable, sont non valides pour une ou des lignes de données.
Par le fait même, il est possible que l’option «Bloquer traitement à venir» devienne grisée à l’en-
tête, empêchant ainsi la poursuite du traitement de la demande d’achat. Cette option redeviendra
disponible après avoir corrigé les éléments en erreur et enregistré les modifications.
Avant correction
Après correction
• Corriger un ou des éléments de la combinaison comptable. Dans l’exemple qui suit, c’est
l’élément du champ «Fonds» qui est erroné.
• Cocher la case «Associer» ou cliquer sur «Tout» pour appliquer la nouvelle valeur à toutes
les lignes de la demande d’achat
• Cliquer sur
S’il y a plus d’une ligne de répartition comptable, c'est-à-dire plus d’une ligne de combinaisons
comptables, et qu’un correctif doit être apporté pour une des lignes de la répartition, pour toutes
les lignes de la demande, voici le message obtenu. Ici, dans l’exemple, pour une erreur dans la
combinaison comptable sur la deuxième ligne de répartition.
• Apporter le correctif
• Cliquer sur
Note: Utiliser «Tout» seulement dans le cas où on désire appliquer la valeur à toutes les
lignes de répartition.
On peut corriger ou modifier un ou des éléments de la combinaison comptable pour chacune des
lignes d’une demande d’achat au statut «Ouvert». Procéder de la façon suivante:
• Cliquer sur
• Cliquer sur
On reviendra à la page «Échéancier». Pour revenir à la page principale, cliquer sur «Page principale».
• Cliquer sur
Enregistrement
Note: Certains champs sont obligatoires lors de la saisie de la demande d’achat (catégorie,
description, fournisseur, etc.). Si des champs obligatoires sont manquants, un
message d’erreur apparaîtra lors de l’enregistrement de la demande d’achat.
En voici un exemple:
Note: S’il y a une erreur dans la combinaison comptable, le message suivant apparaîtra, en
référence à une ligne ou à chacune des lignes de la demande pour laquelle le système
a détecté une erreur.
• Cliquer sur
De plus, l’option «Bloquer traitement à venir» à l’en-tête de la demande sera cochée. Il est
obligatoire de corriger les éléments en erreur de la combinaison comptable avant de poursuivre le
traitement de la demande d’achat.
Ce message signifie qu’un commentaire par défaut a été enregistré pour la réception de
Il est possible de supprimer une demande d’achat au statut «Ouvert» et qui n’a pas passé la
validation budgétaire, de la façon suivante:
Note: Ce bouton est disponible dès que la demande d’achat est enregistrée.
• Cliquer sur ou
Se référer au chapitre «Annuler une demande d’achat après la validation budgétaire» si on désire
annuler une demande d’achat, après que l’approbation ait été exécutée.
La validation budgétaire
• Cliquer sur «Vérifier budget», à l’en-tête du formulaire, pour vérifier si les fonds sont
disponibles et suffisants. Par la même occasion, cette action générera des écritures
budgétaires de pré-engagement.
Note: L’icône est disponible seulement lorsque le document a été enregistré une première
fois.
Puisque le budget est à zéro, il faut, soit annuler la demande ou indiquer une combinaison
comptable pour laquelle un solde budgétaire est disponible ou suffisant.
Si la validation budgétaire a été effectuée sur une demande d’achat (demande au statut «Ouvert»),
il est tout de même possible d’annuler la demande en utilisant disponible à l’en-tête de la
demande.
• Cliquer sur ou
L’action d’annuler une demande d’achat est irréversible et aucune autre action ne sera permise par
la suite. Le statut de la demande passera de «Ouvert» à «Annulé». La demande demeurera
disponible pour consultation seulement, sous le menu de «Consultation – statut doc. DA».
Note: Si une modification de prix est apportée après que la validation budgétaire ait été
exécutée, il ne faut pas oublier de relancer la validation budgétaire afin de générer
les nouvelles écritures budgétaires de pré-engagement.
• Cliquer sur
Note: Une fois la demande d’achat approuvée, il n’est plus possible d’annuler ou corriger
les éléments de la demande. Contacter l’acheteur au Service des finances
immédiatement, avant que le bon de commande soit émis et transmis au fournisseur.
Lorsque l’acheteur aura traité la demande d’achat, le demandeur et la personne qui
a saisi la demande recevront un courriel confirmant que la demande d’achat a été
convertie en bon de commande et que celui-ci a été transmis au fournisseur.
Après avoir saisi et enregistré la transaction, il est possible de visualiser le formulaire de la demande
d’achat et de l’imprimer en format PDF.
• Cliquer sur «Version imprimable» pour obtenir une copie papier de la demande d’achat
Lorsqu’on fait imprimer une demande d’achat pour la première fois, on doit créer un contrôle
d’exécution. Se référer à la section «Informations supplémentaires – Création d’un contrôle
d’exécution» du document de référence pour les informations relatives à ce sujet.
Gestion approvisionnements
Demandes achat
Rapports Impression demandes achat
Ou
Note: Si aucun résultat s’affiche, un contrôle d’exécution devra être créé, consulter la
section «Création d’un contrôle d’exécution» afin de connaître la procédure
• Appuyer sur la touche «Tab». Le numéro d’unité pour laquelle la demande a été saisie
apparaîtra dans le champ «Unité».
• Cliquer sur
• Cliquer sur
Pour imprimer une demande d’achat faite dans les dernières semaines et pour laquelle on ne
possède pas de numéro: spécifier les dates de début et de fin, le numéro d’unité, ainsi que le nom
du demandeur pour qui la demande a été saisie. On obtient toutes les demandes entrées au système
selon les paramètres spécifiés.
• Retourner à l’écran «Impression demandes achat» et inscrire les critères de recherche dans
les champs ciblés
• Cliquer sur
• Refaire la même procédure que celle décrite précédemment afin de faire apparaître les
demandes d’achat à l’écran
Une autre façon d’obtenir à l’écran le document PDF, est l’utilisation du menu «Gestionnaire
rapports».
Accéder au formulaire
Gestion approvisionnements
Demandes achat Ajout/màj demandes achat
Ou
• Cliquer sur
• Cliquer sur
• Choisir une valeur «UL» pour Université Laval ou «AU» pour autre organisme (ex. Rouge et
Or)
Note: Ne pas modifier «NEXT» dans le champ «Code dem. achat». Lors de la sauvegarde du
document, un numéro séquentiel sera attribué à la demande.
• Cliquer sur
Ce champ, s’il est utilisé, peut permettre la recherche de demande d’achat par nom. Comme par
exemple, en indiquant un numéro de projet dans ce champ, il sera possible d’effectuer une
recherche en faisant ressortir toutes les demandes d’achat portant ce nom.
Le nom de la demande d’achat sera également affiché dans le titre du courriel envoyé par le système
au demandeur et à la personne ayant saisi la demande.
Sinon
• Cliquer sur
• Cliquer sur
Le lien «Valeurs défaut DA» à la section en-tête permet de saisir l’information qui s’applique à
l’ensemble de la demande d’achat.
• Inscrire le nom ou une partie du nom dans le champ «Nom» précédé et suivi du signe %
• Cliquer sur
• Cliquer sur ,
• Sélectionner la destination
• Cliquer sur «Adresse occasionnelle» pour y inscrire une adresse non disponible dans la liste,
le cas échéant
• Cliquer sur
• Saisir les champs «Fonds», «Service», «Progr.», «Classe» et «Projet» (si nécessaire)
Spécifier en détail le(s) bien(s) ou le(s) service(s) désiré(s) dans la section «Ligne» à la page
principale.
• Utiliser pour obtenir les écrans de recherche et pour afficher les listes
• Cliquer sur
• Cliquer sur
• Cliquer sur à la ligne pour laquelle les précisions doivent être apportées
• Cliquer sur , puis utiliser la section «Adresse occasionnelle» pour y inscrire une adresse
non disponible dans la liste
• Cliquer sur
• Valider avec
À la page principale:
• Cliquer sur
Pour récupérer une demande d’achat qui doit être modifiée ou terminée pour laquelle on possède
un numéro, procéder de la façon suivante
Gestion approvisionnements
Demandes achat Ajout/màj demandes achat
OU
Si on ne possède pas le numéro de demande d’achat, faire afficher la liste des demandes qui
répondent aux critères suivants: «Service», «Statut demande achat», «Demandeur aut.».
• Spécifier le statut, «Ouvert» pour obtenir toutes les demandes au statut «Ouvert» (non
approuvé)
• Lorsque la demande arrive à l’écran, utiliser les boutons de la barre d’outils pour revenir
soit:
Note: Il est également possible d’inscrire l’IDUL du demandeur et le numéro d’unité mais
de laisser le champ «Statut demande achat» à blanc, pour obtenir les demandes au
statut «Ouvert», «Approuvé» et «À corriger» pour le demandeur et l’unité ciblés.
La consultation de toutes les demandes d’achat, peu importe leur statut, se fait à partir du menu
hiérarchique suivant:
Gestion approvisionnements
Demandes achat
Consultation données DA Demandes achat
Par exemple, si les champs «Demandeur» et «Service» sont complétés, on obtient toutes les
transactions, peu importe le statut. Cependant, la requête pourrait donner une liste assez longue.
• Utiliser les différents onglets pour faire afficher l’information. Il est suggéré de faire afficher
toute l’information sur une seule ligne en cliquant sur .
• Cliquer sur les différents liens ou icônes pour afficher des informations supplémentaires.
Il est également possible de cliquer sur le lien du numéro de la «Demande» pour faire apparaître les
informations de la demande et obtenir de l’information sur les lignes, l’échéancier ou les
commentaires de ligne.
Afin de restreindre l’étendue de la recherche, ajouter le champ «Service» et/ou le statut des
demandes recherchées.
• Cliquer sur
Procéder de la même façon que précédemment pour obtenir les différentes informations.
Il est également possible de consulter et de sortir sous forme de rapport, la liste des demandes
d’achat et des bons de commande correspondants, pour une période de temps déterminée.
Gestion approvisionnements
Demandes achat
Rapports Correspondance DA-BC
Lorsqu’on imprime ce rapport pour la première fois, on doit créer un contrôle d’exécution.
• Cliquer sur
• Indiquer l’entité
• Cliquer sur
Note: Lors de nouvelles demandes à imprimer, utiliser le contrôle défini, soit «listeDA-BC»
qu’on retrouve sous l’onglet «Recherche valeur».
• Cliquer sur
• Indiquer les paramètres de demande de rapport, «Unité», «Date début» et «Au». On peut
également ajouter l’IDUL du demandeur dans le champ «Demandeur aut.».
• Cliquer sur .
• S’assurer que le champ «Serveur» est à blanc, «Type sortie» indique «Fenêtre» et le champ
«Format» indique «PDF»
• Cliquer sur
Frais de transport
Il se peut que le fournisseur demande de défrayer les frais de transport pour la livraison de la
marchandise. Il faut donc l’indiquer sur la demande d’achat. Après avoir saisi la ligne de description
de la marchandise, ajouter une ligne en cliquant sur le bouton
Catégorie: utiliser la même que celle de l’article commandé, puisqu’il n’y a pas de
catégorie «Frais de transport». Le coût des frais de transport fait partie du
coût de la marchandise. Également, pour que la ligne de transport soit
traitée en même temps et par le même acheteur.
Description: indiquer «Frais de transport».
Quantité: 1
Unité de mesure: CH
Prix: celui indiqué par le fournisseur.
Note: Pour la majorité des fournisseurs, les frais de transport ne doivent pas être ajoutés.
Par exemple, pour le fournisseur Sigma Aldrich Canada Ltd les frais sont calculés dans
les frais divers lors de l’émission du bon de commande.
Lors de l’achat de logiciels par demande d’achat, les coordonnées du demandeur (responsable
informatique) doivent être inscrites dans un commentaire d’en-tête. Le commentaire doit être
transmis au fournisseur.
De cette façon, le fournisseur sera en mesure de fournir les renseignements nécessaires pour
l’acquisition de la licence (téléchargement du logiciel, numéro de série, conditions particulières
d’utilisation de la licence, etc.). Si une soumission ou un contrat a déjà été fourni, annexer le
document au commentaire. Pour ce faire, consulter la sous-section «Annexer un document à une
demande d’achat» disponible dans la section «La demande d’achat – Les éléments communs à
l’ensemble de la demande».
Note: Des ententes de licences sont négociées pour la plupart des logiciels d’utilisation
courante en bureautique. Il est suggéré de consulter le site des licences de la Direction
des technologies de l'information de l'Université Laval.
Il est possible de faire une location de véhicule soit par demande d’achat ou directement sur le site
Internet des fournisseurs avec lesquels l’Université Laval a signé une entente. Si on choisit de le faire
par demande d’achat, saisir les informations de la ligne descriptive de la façon suivante:
Sélectionner le lien «Util. commentaires standard», le «Type commentaire» «BCS» et le
«Comment.» «LOVE». Cocher la case «Transm. au fournisseur». Inscrire les informations requises
par la suite.
Note: L’unité de mesure sera choisie en fonction du prix le plus avantageux pour
l’Université. Par exemple, si on veut réserver une voiture pour 1 mois et 3 jours, la
demande d’achat comportera deux lignes descriptives, soit la première ligne pour une
location d’un mois et la deuxième ligne pour la location de 3 jours.
Note: Si cette option est choisie, ne pas faire une demande d’achat.
Il est possible de faire une réservation de véhicule directement sur le site Internet des fournisseurs
avec lesquels une entente a été signée. En procédant de cette façon, le paiement sera effectué à
l’aide de la carte de crédit du demandeur. Par la suite, demander un remboursement sur le rapport
de frais de voyage qui est, la plupart du temps, nécessaire lors d’une location de véhicule puisqu’elle
occasionne d’autres dépenses qui doivent faire l’objet d’une réclamation. Voici les liens et
informations utiles à la réservation sur le web:
Discount
http://vdv.discountquebec.com/
Enterprise
http://www.enterprise.com/car_rental/deeplinkmap.do?bid=002&cust=7CA7804&language=FR
Achat d’ordinateur
Lorsqu’on procède à l’achat d’un ordinateur, indiquer sur les lignes descriptives les items pour
lesquels il y a un prix qui apparaît sur la soumission. Généralement, les prix du moniteur et de
l’ordinateur sont indiqués sur des lignes séparées.
Location de logiciels
Il est essentiel d’inscrire le courriel du responsable informatique qui doit recevoir les licences dans
le commentaire d’en-tête et de sélectionner la case «Transm. au fournisseur».
Si un escompte est à appliquer, l’inclure dans l’une des lignes de la demande et en faire mention à
l’intérieur du champ «Description».
Fournisseurs multiples
Le logiciel PeopleSoft permet de faire une demande d’achat avec différents fournisseurs.
Dans un premier temps, inscrire les éléments communs à l’ensemble de la demande, soit le
demandeur et la devise.
Puis, lors de la saisie des éléments communs à plusieurs lignes dans «Valeurs défaut DA», ne pas
remplir le champ «Fourn.», puisqu‘il y a des fournisseurs différents pour chacune des lignes.
Inscrire les éléments nécessaires sur la ligne descriptives et cliquer sur , puis développer la section
Le gouvernement du Québec a adopté un règlement exigeant que les frais des activités de collecte
et de recyclage d’un éventail de produits électroniques ou informatiques soient imputés aux
consommateurs. Ces programmes de recyclage sont financés au moyen de frais de gestion
environnementale (FGE), appelés aussi Écofrais. Ces frais sont facturés au moment de l’acquisition
de nouveaux produits vendus sur le marché québécois.
Suite aux discussions avec la Coopérative Zone de l’Université Laval, les Écofrais seront dorénavant
inclus au montant du produit visé par l’acquisition. Les soumissions ne comporteront plus de lignes
supplémentaires pour les Écofrais et les demandeurs n’auront plus à les saisir sur les demandes
d’achat. Les listes de prix disponibles via le site suivant seront mises à jour pour refléter le prix total
du produit incluant l’Écofrais (http://www.sf.ulaval.ca/categorieproduits/eqinf.html).
Il est possible de copier une demande d’achat existante et de se servir des informations pour
compléter une demande de même type.
• Inscrire le numéro de la demande d’achat à copier ou utiliser les différents champs pour
rechercher la demande d’achat qu’on désire copier
• Cliquer sur
Si une demande d’achat est copiée avec un demandeur différent, il faudra spécifier quelles valeurs
appliquer à la nouvelle demande; celles du demandeur source ou celles du nouveau demandeur, le
demandeur cible.
• Cliquer sur pour appliquer les valeurs par défaut du demandeur cible
Note: Sur la nouvelle copie de la demande d’achat apparaîtra l’IDUL de l’acheteur qui a
traité celle-ci. Si l’acheteur associé à cet IDUL n’est plus au Service des finances, une
correction doit être apportée dans le champ «Acheteur», sous . Se référer à la
section «La demande d’achat - L’information spécifique à une ligne descriptive»,
concernant l’information relative à la recherche de l’IDUL de l’acheteur.
o Le nombre d’articles qui sera commandé est inconnu pendant cette période
o La fréquence à laquelle les achats seront faits chez le fournisseur n’est pas déterminée
Note: Puisque le suivi des transactions associées au bon de commande ouvert chez un
fournisseur est difficile à faire, il est recommandé de restreindre le plus possible ce
type de demandes d’achat.
Puis, lors de la saisie de la ligne descriptive, indiquer toutes les informations pertinentes à la bonne
compréhension de la demande par le fournisseur.
Indiquer:
Pour l’achat de fournitures de bureau et de papeterie à partir d’une commande ouverte chez le
fournisseur officiel de l’Université Laval, se référer à la procédure et aux modalités que l’on retrouve
sur le site Web du Service des finances, à l’adresse suivante: http://www.sf.ulaval.ca sous la
rubrique «Approvisionnement – Catégories de produits – Fournitures de bureau».
Puis, lors de la saisie de la ligne descriptive, indiquer toutes les informations pertinentes à la bonne
compréhension de la demande par le fournisseur. Par exemple, dans le cas d’un contrat d’entretien
des machines à écrire de l’unité.
Indiquer:
Qté: 1
UDM: AN
Description: commande ouverte pour l’entretien des machines à écrire de
type IBM pour le département de biologie
Commentaires ligne: Indiquer les numéros de série des machines ainsi que les
numéros de local où elles se trouvent
La période de temps couverte: jj-mois-an à jj-mois-an
Personne responsable et son poste téléphonique
Si la commande en annule une précédente, indiquer «Annule et
remplace la commande #00000000»
Puis, lors de la saisie de la ligne descriptive, indiquer toutes les informations pertinentes à la bonne
compréhension de la demande par le fournisseur. Par exemple, dans le cas de location de pagette
pour l’unité:
Indiquer:
Qté: 12
UDM: MOI
Description: location de pagette pour la ou les personnes demandées
Commentaires ligne: Indiquer le(s) numéro(s) de pagettes et les noms des utilisateurs
Le montant mensuel de la location
La personne contactée chez le fournisseur, s’il y a lieu
La période de temps couverte :jj-mois-an à jj-mois-an
Personne responsable et son poste téléphonique
Si la commande en annule une précédente, indiquer «Annule et
remplace la commande # 00000000»
Note: Pour les locations de téléphones cellulaires, se référer à l’information que l’on
retrouve sur le site Web du Service des finances à l’adresse suivante:
http://www.sf.ulaval.ca sous la rubrique «Approvisionnement/Catégories de
produits/Lignes téléphoniques (cellulaires, télé avertisseurs)».
o Soit des instructions spécifiques ou des commentaires à l’acheteur et empêchent par le fait
même la transmission automatique du bon de commande au fournisseur en utilisant le «Type
commentaire» «DOC». Une fois que l’acheteur aura vérifié le commentaire standard, le bon de
commande sera expédié au fournisseur avec les documents ou instructions qui doivent
l’accompagner. Pour ce type de commentaire, cocher l’option «Demander révision acheteur»
dans la page principale.
o Soit pour la transmission exceptionnelle d’un bon de commande à une nouvelle adresse de
commande. Lorsqu’exceptionnellement, un bon de commande doit être transmis à une autre
adresse que celle spécifiée au fichier «Fournisseur». Pour un changement d’adresse récurrent,
utiliser le formulaire de «Création/modification d’un fournisseur/bénéficiaire» pour ajouter un
nouvel emplacement de commande à ce dernier, se référer à la section «Informations
supplémentaires – Fournisseur - Nouveau fournisseur ou modification d’un fournisseur».
o Soit pour voir apparaître un commentaire sur le bon de commande en utilisant le «Type
commentaire» «BCS» par exemple pour l’achat de produits biologiques, de pathogènes humains
ou animaux et toxines.
o Soit pour lier les dépenses à un numéro d’article dans le cas d’achat fait sur un projet de type
Fondation Canadienne pour l’Innovation «Type commentaire» «FCI». Dans ce cas-ci, le
commentaire s’applique à une ligne en particulier.
Après avoir saisi tous les éléments de la demande, choisir le commentaire approprié pour la
demande en cliquant sur le lien «Ajout commentaires» dans la section «En-tête» si le commentaire
s’applique à toutes les lignes, ou «Commentaires ligne» si le commentaire s’applique à une ligne
en particulier.
• Cliquer sur
Choisir «DOC» pour indiquer qu’un document ou des instructions doivent accompagner le bon de
commande. Ce code est aussi utilisé lorsque l’on veut expliquer à l’acheteur pourquoi le bon de
commande ne doit pas être télécopié.
Par la suite, il faudra choisir le commentaire approprié en cliquant sur du champ «Comment.»,
Après avoir sélectionné le type de commentaire, celui-ci sera automatiquement copié dans le champ
«Commentaires» de la demande.
Par exemple, en cliquant sur le commentaire «FORM», puis sur , on revient à l’écran
«Commentaires en-tête» et le commentaire suivant apparaîtra.
Si un bien, un service ou l’octroi d’un contrat de travaux de construction est reçu ou effectué avant
l’utilisation de la procédure régulière, soit la saisie d’une demande d’achat, et que la facture est en
possession du demandeur, on doit compléter une demande d’achat et utiliser le commentaire
standard «REÇU» pour procéder au paiement de la facture.
• Cliquer sur
• Cliquer sur
• Cliquer sur
• Cliquer sur
• Indiquer les informations demandées en mentionnant tous les numéros de factures à payer
• Cliquer sur
• Faire la vérification budgétaire
• Approuver la DA
• Attendre de recevoir la confirmation du bon de commande (BC) avant de faire parvenir les
factures au Service des finances.
• Envoyer les factures originales, par courrier interne, au Service des finances, à l’adresse
suivante:
Service des finances
Pavillon Jean-Charles Bonenfant
Local 3560
La transmission des bons de commande de certains fournisseurs (Fisher Scientific, Sigma Aldrich
Canada Ltd (emplacement 1) et Zone Université Laval) s’effectue par transmission EDI au lieu de par
courriel ou par télécopieur. Ce processus automatique permet l’échange informatique entre le
système du fournisseur et celui de l’Université Laval. Cela permet de réduire les interventions
humaines dans le traitement de l’information.
S’il y a une erreur, même minime, lors de la saisie, les bons de commande tombent en erreur et le
processus ne peut s’effectuer. Porter une attention particulière lors de la saisie des demandes
d’achat sur les éléments suivants:
Note: La procédure pour l’adresse occasionnelle dans les valeurs par défaut se trouve dans
la sous-section «Destination vers une adresse non inscrite dans la liste
(occasionnelle)» présente dans la section «La demande d’achat – Les éléments
communs à l’ensemble de la demande» et celle d’une adresse occasionnelle sur une
ligne se trouve dans la sous-section «Changer la destination» présente dans la section
«Saisir un formulaire, étape par étape – Information spécifique à une ligne».
L’acheteur pourra transmettre le bon de commande par courriel. Il ne doit pas se transmettre par
EDI.
Lorsque l’on complète une demande d’achat avec le fournisseur Sigma Aldrich Canada Ltd
(1000000735) avec l’emplacement 1, la transmission est par EDI.
Voici les quatre emplacements disponibles chez le fournisseur Sigma Aldrich Canada Ltd.
Lors du choix de l’emplacement 1, la correspondance entre les deux systèmes ne transfère pas tous
les champs de la demande d’achat de PeopleSoft dans le système interne de Sigma. Il est alors
important d’apporter quelques précisions pour certaines commandes de produit.
S’il y a:
o un contact (pour rediriger le colis lors d’une réception – surtout pour certains centres de
recherche)
Dans un même temps, il faut porter une attention particulière lors de la saisie du numéro d’article
dans la demande d’achat. Il est impératif de respecter le format de celui-ci. Une erreur fréquente
est l’oubli du trait d’union.
Par exemple:
Si dans le site Internet de Sigma le numéro d’article est A5533-25G et que le numéro entré lors de
la saisie de la demande d’achat est A5533 25G (sans trait d’union), le bon de commande tombe en
erreur et le processus ne peut s’effectuer.
L’Agence canadienne d’inspection des aliments demande à l’Agence des douanes et du revenu du
Canada que certaines informations accompagnent toutes les importations de produits biologiques
Lors d’une commande d’un produit biologique, indiquer la catégorie d’achat «PRBIO» autant pour
les importations que pour les fournisseurs canadiens.
Pour les achats chez des fournisseurs hors Canada, cliquer sur le lien «Ajout commentaires» puis sur
le lien «Util. commentaires standard». Choisir le «Type commentaire» «BCS» pour «Commentaire
standard bon de commande», puis le «Commentaire standard» «BIOL» pour «Importation de
produits biologiques».
o Usage en laboratoire sans utilisation sur des animaux ou des humains. (End use for laboratory
research not on animals or humans)
Par exemple:
L’Agence de santé publique du Canada (ASPC) ainsi que L’Agence canadienne d’inspection des
aliments(ACIA) demandent à l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) que certaines
informations accompagnent toutes les importations d’agents pathogènes humains ou animaux et
de toxine au Canada. C’est pourquoi des instructions doivent accompagner l’envoi de chacun des
bons de commande de l’Université Laval afin de s’assurer que l’exportateur fournisse ces
informations lors de l’expédition des colis.
Lors de la saisie d’une demande d’achat pour l’acquisition de pathogènes humains ou animaux ou
d’une toxine, inscrire les éléments communs pour l’ensemble de la demande. Dans le champ
«Demandeur», c’est l’IDUL du titulaire responsable du projet qui doit être indiqué.
Pour les achats chez des fournisseurs hors Canada, cliquer sur le lien «Ajout commentaires» puis sur
le lien «Util. commentaires standard». Choisir le «Type commentaire» « BCS » pour «Commentaire
standard bon de commande», puis le «Commentaire standard» «PATX» pour «Importation de
pathogènes humains ou animaux et toxines».
Suite:
o Usage en laboratoire sans utilisation sur des animaux ou des humains. (End use for laboratory
research not on animals or humans)
Par exemple:
Lors de la saisie d’une demande d’achat dans un projet de type Fondation Canadienne pour
l’Innovation (FCI), le demandeur doit être le responsable du projet imputé. Il faut également inscrire
un «Type commentaire» et un «Commentaire standard» pour chaque ligne descriptive de la
demande. Ces commentaires standards font référence aux numéros d’articles (item) qui se
retrouvent dans la demande de subvention FCI.
Compléter la demande d’achat en inscrivant les éléments communs pour l’ensemble de la demande
d’achat. Puis, lors de la saisie de la ligne descriptive, indiquer l’information concernant le numéro
de l’article FCI, en cliquant sur .
• Cocher la case «Aff. pièce». Cette étape est très importante puisqu’elle permettra de lier
les dépenses à un numéro d’article FCI lors de la production des rapports financiers des
projets FCI.
• Sélectionner «FCI»
• Cliquer sur à droite du champ «Commentaire standard»
• Cliquer sur
Le commentaire standard doit être complété pour chaque ligne descriptive d’une demande d’achat
de ce type.
Projet CRSNG
Lors de la saisie d’une demande d’achat dans un projet de type CRSNG, inscrire un «Type
commentaire» «OIR» et un «Commentaire standard» CRSN» dans le «Commentaires en-tête».
Il faudra ensuite remplacer les «X» du commentaire par le numéro à 6 chiffres fourni au chercheur,
responsable du projet.
• Cliquer sur
ou
ou
ou
Puis, lors de la saisie de la ligne descriptive dans le champ «Catégorie», choisir «PRRAD» pour
«produit radioactif» et remplir les autres champs de la ligne d’achat.
Cette catégorie est utilisée exclusivement pour les achats de produits radioactifs, nécessitant un
numéro de permis institutionnel. Il s’agit d’une obligation légale du gouvernement fédéral à
laquelle l’Université doit se conformer.
En cas de doute pour l’achat d’un produit à savoir, si le produit acheté en est un radioactif ou non,
il est recommandé d’utiliser la catégorie d’achat «PRRAD». L’acheteur qui traitera la demande
communiquera avec le demandeur pour de plus amples informations ou selon le cas modifiera la
catégorie.
À l’aide du lien «Recherche fournisseur», rechercher le fournisseur désiré, puis prendre soin de
sélectionner l’emplacement identifié «Biobar Sigma - CHUL» ou «Biobar Sigma – HDQ»
correspondant à l’agent biobar visé.
Lors de la saisie, sous l’icône «Détails ligne» puis dans la section «Données article», inscrire le
numéro du produit dans le champ «Article fournisseur».
Le système PeopleSoft transmet par courriel en format PDF, le bon de commande à l’agent biobar.
Note: Chaque agent biobar a son emplacement respectif regroupé sous le nom principal du
fournisseur. Si aucun emplacement n’apparaît dans le fichier fournisseur, c’est que
cet agent biobar n’a pas été autorisé par l’UL à distribuer des produits. Une demande
doit être effectuée en ce sens par le représentant aux ventes du fournisseur.
Sous le lien «Ajout commentaires» inscrire la façon dont le détail des synthèses d’oligonucléotides
sera transmis au fournisseur.
Exemple:
L’importation d’un échantillon gratuit est soumise aux mêmes règles et obligations applicables à
l’achat d’un bien équivalent.
Afin de faciliter le traitement douanier de cet échantillon, une demande d’achat doit être
complétée, identifiant clairement le produit et sa valeur marchande dans la description de l’item.
Indiquer 0 dans le champ «Prix», afin de ne pas affecter le solde budgétaire du livre budget de
dépense. Dans le champ «Fourn.», sélectionner le courtier en douane qui effectue le dédouanement
pour l’Université Laval, soit Cole International Inc. Prévoir des frais de dédouanement au taux
applicable.
Deux catégories de produits sont utilisées pour effectuer les achats de nourriture et de produits
alimentaires; il s’agit de «NOSAN» pour les achats de ce type non taxables et de «NOURR» pour les
achats taxables. Il est à noter que si un même achat comprend des produits taxables et des produits
non taxables, il faudra saisir deux lignes de description dans la demande d’achat, une pour chaque
catégorie.
À titre d’organisme public expressément nommé dans la «Loi sur les contrats des organismes publics
(LCOP)», l’Université Laval est assujettie à plusieurs obligations et modalités pour l’octroi de
contrats d’approvisionnement (achat de biens, de services ou de travaux de construction).
Ces obligations et modalités sont résumées et présentées dans la «Politique d’octroi de contrats
d’approvisionnement, de services ou de travaux de construction de l’Université Laval (POCUL)». On
y retrouve les seuils d’appel d’offres, les modes de sollicitation des offres et d’adjudication des
contrats, les règles encadrant les processus d’octroi des contrats, les cas autorisés pour le gré à gré
et la délégation d’autorité applicable identifiant les signataires pouvant autoriser un contrat au nom
de l’Université. Le document sur la POCUL est disponible sur le site Internet du Service des finances
dans la section approvisionnement:
http://www.sf.ulaval.ca/approvisionnement/politique_acquisition.pdf.
Des obligations encadrant la passation d’un contrat public, la LCOP impose, pour tout contrat d’une
valeur de 25 000$ et plus, une reddition de comptes publics touchant l’octroi du contrat, les
suppléments versés et l’état final du contrat.
Afin de s’acquitter de ces obligations de reddition de comptes publique, le Service des finances
demande aux usagers d’inscrire le numéro de contrat dans le champ réservé à cette fin. Une
communication par courrier électronique sera transmise aux gens concernés afin de les informer du
numéro de contrat à saisir.
• Saisir les informations habituelles dans l’«En-tête», sous le lien «Valeurs défaut DA», puis
les informations sur la «Ligne»
• Cliquer sur
• Cliquer sur
• Cliquer sur à droite du champ «Contrat» pour faire afficher le ou les numéros de contrats
associés au fournisseur indiqué sous «Valeurs défaut DA»
Dans PeopleSoft, lorsque l’on utilise certains menus de consultation ou d’impression pour la
première fois, le logiciel demande de créer un «Contrôle d’exécution». Il s’agit en quelque sorte de
définir un raccourci qui permet d’exécuter à répétition une même requête.
Par exemple, la première fois que l’on imprime une demande d’achat, procéder de la façon suivante
en ciblant le menu:
Gestion approvisionnements
Demandes d’achat
Rapports Impression demandes achat
• Indiquer l’entité
• Indiquer l’unité
• Cliquer sur
Lors d’une prochaine impression de demandes d’achat, utiliser le contrôle défini précédemment,
soit «Impression_DA».
Gestion approvisionnements
Demandes d’achat
Rapports Impression demandes achat
• Cliquer sur
La recherche de fournisseur permet de trouver les fournisseurs chez qui l’Université Laval expédie
des bons de commande.
Fournisseurs
Données fournisseur
Ajout et mise à jour Fournisseur
Ou
Pour plus d’information concernant l’utilisation de ce lien, se référer au document «Recherche d’un
bénéficiaire et d’un fournisseur» que l’on retrouve sur le site Web du Service des finances dans la
section Formation et pilotage de système/Documentation, sous la rubrique Gestion des formulaires
de dépenses.
Pour l’ajout ou la modification d’un fournisseur dans la base de données, procéder de la façon
suivante:
Note: Le Service des finances met tout en œuvre pour traiter les demandes dans un délai
de trois jours ouvrables. Un courriel de confirmation sera acheminé au demandeur.
Sur le site du Service des finances, on retrouve la liste de prix des ententes négociées chez certains
fournisseurs.
On doit vérifier les prix d’articles acquis chez ces fournisseurs avant d’en saisir le coût sur la
demande. Cette liste est mise à jour à chaque fois que de nouvelles ententes sont négociées.
Les statuts
Les valeurs que l’on retrouve dans le champ «Statut» sont les suivantes:
Les valeurs que l’on retrouve dans le champ «Statut budget» sont les suivantes:
Erreur: indique qu’il y a une erreur budgétaire et que la validation budgétaire n’a pas passé
l’étape de la validation (solde budgétaire insuffisant ou inexistant)
Non vérif.: indique que la validation budgétaire n’a pas encore été effectuée sur la demande
Valide: indique que la vérification budgétaire a passé avec succès l’étape de la validation
budgétaire
1. Cliquer sur le lien «version imprimable» pour obtenir une copie papier ou une version
électronique de la demande d’achat
Une première fenêtre s’ouvrira, indiquant que le traitement est en cours; puis le PDF s’affichera.
2. Cliquer sur l’imprimante ou sur , selon le navigateur utilisé, les boutons peuvent
différé.
2. Cliquer sur
4. Cliquer sur l’imprimante ou sur , selon le navigateur utilisé, les boutons peuvent
varier
Il est possible d’utiliser les paramètres suivants: Unité - Date début – Au – Demandeur aut.
2. Cliquer sur
Si on ne possède pas le numéro de la demande, il est possible d’effectuer une recherche à l’aide
des champs «Statut demande achat», «Source», «Demandeur aut.», «Nom demandeur»,
«Service» ou une combinaison de quelques-uns de ces champs.
Statut document DA
2. Cliquer sur
Si on ne possède pas le numéro de la demande, il est possible d’effectuer une recherche à l’aide des
champs «Statut demande achat», «Date demande achat», «Source», «Demandeur aut.»,
«Description», «Service» ou une combinaison de quelques-uns de ces champs.
3. Cliquer sur la demande d’achat à consulter dans la liste obtenue