INFORME GERENCIAL

Estimado Sr. Juan Carlos Pacheco R.

Gerente General MASTERS,

A través del presente, se da a conocer el proyecto de integración de los sistemas de gestión dentro
de su empresa, el cual consistirá en la elaboración de un plan de integración para alcanzar la
optimización de los procesos y recursos, asegurando el mejoramiento continuo en todos los
ámbitos de su gestión, incrementando la calidad, cumplimiento legal, preocupación por el
medioambiente y salud y seguridad de sus trabajadores.

Según el análisis de contexto realizado en los apartados 5.1, 5.2 y 5.3, la empresa MASTERS, posee
un nivel de madurez apto para integrar sus Sistemas de gestión a través de un método avanzado.

Se presenta a continuación el plan de integración para la empresa MASTERS de forma detallada,

para ejecutar efectivamente la integración planificada de los sistemas.

El objetivo de la integración es gestionar efectivamente los diferentes Sistemas de Gestión

implementados en MASTERS, garantizando la rentabilidad y fiabilidad de los resultados. También
busca establecer objetivos alineados, una visión global de los sistemas y así facilitar la toma de
decisiones, y a la vez involucra la participación de todos los trabajadores dentro del Sistema de
Gestión Integrado, asegurando la efectividad de éste.

La empresa “MASTERS”, es una empresa constructora dedicada al diseño y construcción de

viviendas domiciliarias DFL 2 en la Quinta Región, particularmente en las Provincias de Valparaíso y
Marga Marga.

Producto de la necesidad de afianzar su imagen corporativa y asegurar confianza en sus clientes,

es que MASTERS decidió en el año 2002, incorporar un modelo de negocios orientado a asegurar
la satisfacción del Cliente y la calidad de sus proyectos, certificando sus procesos constructivos y
de diseño bajo el alero de la Norma ISO 9001:2000; posteriormente éste SGC fue actualizado en el
año 2010 a la versión 2008 de dicha Norma.

Paralelamente se definió su Marco Estratégico, publicando su Misión y Visión Corporativa, así

como su Política y Compromisos, las que se han mantenido sin cambios hasta la actualidad.

Con el correr de los años, y producto de la proliferación de proyectos habitacionales en la Quinta

Región, MASTERS dilucidó un nicho de negocios que comenzaría a explotarse a partir de los
nuevos proyectos sociales impulsados por el Estado para la edificación de vivienda DFL2, por lo
que sus dueños consideraron como parte de su estrategia corporativa, incorporar modelos de
negocios orientados hacia la protección del medioambiente y la salud y seguridad de sus
trabajadores.

Para tal efecto, en el año 2002, se comenzó con un Proyecto de certificación de un Sistema de
Gestión Ambiental, el cual se concretó a fines del año 2004.

Posteriormente se acordó con la Mutual de Seguridad de la CChC, la implementación por etapas

del Programa “Empresa Certificada”, de manera tal de estar en condiciones de certificar a la
empresa en OHSAS 18001, en diciembre de 2014 obtuvo la certificación como empresa de
Excelencia.

Uno de sus principales desafíos que enfrenta en la actualidad MASTERS y que tiene una directa
incidencia sobre su rentabilidad, es que el mantenimiento de sus diferentes Sistemas de Gestión,
implica un 15% del ítem de presupuesto anual, debido a la gran carga de trabajo adicional y
burocracia que significa su mantenimiento por separado.

Los sistemas de gestión integrados (Calidad, Salud y Seguridad Ocupacional y Medioambiente)

serán de aplicación para toda la organización y partes interesadas.

En el estudio de contexto de la organización, MASTERS posee un nivel de madurez avanzado;

Existe tendencia a la mejora en etapas tempranas del proceso. Los elementos de entrada y salida
de los procesos se encuentran identificados. El personal conoce los procesos y es debidamente
formado para el desempeño de sus funciones dentro de ellos. MASTERS incluye la voz del cliente
en el diseño de los procesos, asegurando que éstos sean eficaces para satisfacer a los clientes.

El nivel de complejidad es medio, MASTERS debe cumplir a cabalidad con los requisitos del cliente,
sociedad y personal de la organización. Los clientes necesitan edificaciones que les aseguren la
calidad de las viviendas que adquieren, donde se sientan seguros.

Se requiere que los aspectos ambientales estén debidamente controlados y los accidentes
asociados a la labor se mantengan en el mínimo.

MASTERS incorpora un modelo de negocios orientado a la satisfacción del cliente y a la protección

del medioambiente, siendo certificada por ISO 9001 e ISO 14001. Además es certificada como
“empresa de excelencia” por la Mutual de Seguridad CChC, esto indica que la empresa MASTERS
se encuentra apta para ser certificada por OHSAS 18.001, lo que cerciora la preocupación de la
empresa por la Salud y Seguridad Ocupacional, y cumplimiento de la Normativa Legal Vigente.

Actualmente el nivel de alcance es medio, MASTERS ha implementado Sistema de Gestión de

Calidad ISO 9001:2008 en sus procesos constructivos y de diseño. También implementa el Sistema
de Gestión Ambiental ISO 14.001:2004 y próximamente será certificada por OHSAS 18.001:2007.

El nivel de riesgo es medio, MASTERS cumple a cabalidad los requisitos legales y reglamentarios
asociados a los productos y servicios, aspectos ambientales, seguridad de los trabajadores y
entornos de trabajo.

El no cumplimiento de los requisitos legales, afecta directamente la rentabilidad de la empresa, ya

que además de los gastos por pago de multas, perdería la confiabilidad de los clientes, pudiendo
no ser considerada dentro de la participación de licitaciones.
El Sistema de Gestión será integrado gradualmente a través del método Avanzado.

Este método supone la continuación natural del método “Básico”, y su rentabilidad se consigue
normalmente a medio plazo, ya que se requiere cierta experiencia para implantar eficazmente la
gestión por procesos.

Para asegurar la efectividad de la Integración de los Sistemas de Gestión y su funcionamiento

dentro de la organización, es necesario involucrar y sensibilizar al personal afectado para hacerlos
parte del Sistema de Gestión Ambiental, Calidad, y Salud y Seguridad en el Trabajo, por esto, se
llevará a cabo un Plan de Comunicación de tipo Descendente y Ascendente.

La comunicación descendente se llevará a cabo a través de los siguientes mecanismos:

Procedimientos: Entrega información desde la Alta Dirección a los Trabajadores sobre normas,
reglamentos, responsabilidades, metodología, políticas, alcances y objetivos.

Retroalimentación: Permite obtener información sobre efectividad del desempeño de una

persona, departamento, área, proceso, entre otras.

Adoctrinamiento: Entrega la información requerida a todos los trabajadores para orientar y

comprometer a la organización sobre la Misión, Visión, Objetivos, Política, entre otros.

Esto se realizará mediante las siguientes herramientas:

• Pizarras para recados

• Videos Institucionales
• Reuniones
• E-Mail
• Plan de Capacitación y sensibilización

Comunicación Ascendente:

Se establecerá un mecanismo para que los trabajadores puedan realizar Sugerencias de mejoras a
la Alta Gerencia de manera tal de obtener a la vez una retroalimentación.

Las Herramientas de Comunicación Ascendente serán a través de:

 Reuniones Periódicas.
 Grupos de Mejora.
 Entrevistas Personales.
 Encuestas.
 Sistemas de Sugerencias.

El proyecto de integración estará conformado por un equipo que formará parte de un nuevo
departamento denominado “Departamento de SGI”.

Este departamento se encuentra liderado por el Jefe del SGI, apoyado por 2 inspectores de
calidad, 2 expertos en prevención y un encargado de Medioambiente.
Este equipo trabajará en conjunto para lograr el funcionamiento eficaz del Sistema de Gestión
Integrado y su mantenimiento, alineando las políticas y objetivos de la organización.

Para llevar a cabo la integración, se establece un programa de implementación, el cual indica las
actividades, responsables y cronogramas. Esto se encuentra detallado en el Anexo 1.

Al integrar los Sistemas de Gestión, se obtendrán diversos beneficios dentro del a organización,
tales como:

• Alineamiento de las diferentes políticas y objetivos.

• Armonización de los diferentes criterios de gestión.
• Simplificación de la estructura documental del sistema.
• Menor esfuerzo global de formación del personal e implantación del sistema.
• Menor esfuerzo de mantenimiento del sistema.
• Integración de la información y el control de gestión.
• Relacionamiento de las diferentes tareas en un único puesto de trabajo.
• Reducción del tiempo y coste de mantenimiento del sistema.
• Beneficios estratégicos. Todos los sistemas se verán como un Sistema de Gestión único,
contribuyendo a la mejora continua de los resultados y los objetivos relacionados con el
negocio.
• Beneficios organizativos. Los empleados contribuyen a una misión única como un equipo
global y bien coordinado.
• Reducción de costes. Evita el derroche y duplicidad de actividades sobre el sistema,
auditorías, documentación, mantenimiento de archivos y actividades correctivas y
preventivas.
• Beneficios operativos. Ayuda a asegurar que todas las consecuencias de cualquier acción
se tomarán en consideración. Así, un cambio en el diseño de un producto podrá afectar a
su calidad pero también a la seguridad y al medio ambiente durante su uso.

A su vez, surgen ciertos riesgos y problemas a superar, como la dificultad para asignar un
responsable comprometido y capacitado para llevar a cabo la integración, la comunicación
efectiva con toda la organización sobre el proceso de integración informando por qué y para qué
se hace, la ruptura del pensamiento y estructura de Sistemas independientes, y la dificultad para
lograr el mejoramiento continuo, debido a la alta rotación de personal (formación e implantación
del sistema)

El Plan de Integración consiste en llevar a cabo un programa de actividades con el fin de integrar el
SGC, SGA, y SGSSO, este debe contener los objetivos de la integración, el alcance, el contexto de la
organización, nivel y método de integración, quién es el responsable de la implantación, y las
actividades que se llevarán a cabo.

El integrar los Sistemas de Gestión, ayudará al relacionamiento de las diferentes tareas en un

único puesto de trabajo, lo que llevará a la reestructuración del organigrama, ya no existe un
encargado por Sistema de Gestión, sino uno, que será el encargado de la implementación del
Sistema de Gestión Integrado, de esta manera se evitará la duplicidad de algunas actividades. Se
incorpora a la estructura organizacional el Departamento de SGI.
Finalmente, es importante mencionar que para la integración de sistemas de gestión es necesario
partir de una buena identificación de los procesos de la organización y de sus interacciones, una
definición adecuada de todos los procesos y un mapa de procesos, en el que se indiquen los
vínculos o interacciones entre ellos, cuando existan.

Dada la extensión de las actividades, los cambios que pueden provocar y las funciones afectadas
en un proyecto de integración, se precisa una buena coordinación, por lo que es muy difícil
implantar un plan de integración si no se consigue el apoyo de la alta dirección.

Al aplicar el método avanzado en la organización, es fundamental el apoyo de la alta dirección, ya

que se originan cambios importantes. La alta dirección debe aportar los recursos necesarios para
cumplir con el plan aprobado, brindar apoyo en las acciones previstas y realizar el seguimiento
oportuno al proyecto.

Sin otro particular, se despide atentamente a usted,

Alexsandra López Pereira

Departamento de Prevención de Riesgos