MÉTODOS DE COMPRAS

Los condiciones del mercado en el que se compran los artículos. Hay siete métodos
principales para comprar:

1. Compras ajustadas rigurosamente a las necesidades

2. Compras para un periodo futuro especificado
3. Compras sobre el mercado
4. Compras especulativas
5. Compras sobre contrato
6. Compras en grupo de las partidas de artículos poco importantes
7. Compras con arreglo a un plan o programa

Los cuatro primeros métodos se han clasificado por los factores que intervienen en la
fijación del momento para realizar la compra, de la cantidad y de la duración para la cual
se efectúa la adquisición. Los tres últimos se clasifican por la propia forma de la compra.
En consecuencia, esos métodos se solapan o superponen.
La compra sobre contrato puede ser sobre el mercado para un periodo futuro
especificado, especulativa o incluso rigurosamente a las necesidades. Lo propio puede
decidirse de la compra con arreglo a un plan, y en menor grado, de la compra en grupo.

COMPRAS AJUSTADAS A LAS NECESIDADES

Esto significa que no se efectúa ninguna compra hasta que surja la necesidad del artículo
de que se trata y entonces se compra la cantidad necesaria y suficiente para cubrir la
necesidad existente y no mas. Este método es aplicable principalmente a las necesidades
urgentes, o artículos consumidos con tan poca frecuencia que no se guardan existencias
de los mismos. Es en esencia, compra de urgencia y de ordinario es la adquisición de las
mercancías el requisito principal, sino el único.
La tarea del departamento de compras consiste en tener relaciones con proveedores en
los que pueda confiarse que cumplimenten prontamente esos pedidos y sin aprovecharse
de la situación.
COMPRA PARA UN PERIODO FUTURO ESPECIFICADO
La compra para un periodo futuro especificado es un práctica estándar para adquirir
artículos de consumo regular, pero no en grandes cantidades, y en los que las variaciones
de los precios son insignificantes. Casi todos los suministros se compran por este
método. El periodo para el cual se hace la compra puede fijarlo el programa de
fabricación o bien basarlo en el consumo anterior según los registros de almacén o
mediante una combinación de ambas cosas. Las economías que pueden obtenerse o
mediante una combinación de ambas cosas. Las economías que pueden obtenerse
comprando una cantidad dada afectan también a la determinación del periodo de la
compra y lo propio sucede con el costo de almacenamiento de los artículos. Es
importante observar que no deben establecerse periodos fijos para todas las compras,
sino que debe establecerse un periodo independiente y flexible para cada artículo.

COMPRAS SEGÚN LA SITUACIÓN DEL MERCADO

La compra sobre el mercado se define como la que se efectúa según la situación del
mismo, para aprovechar las fluctuaciones de los precios, más bien que siguiendo un
programa riguroso previo o para un periodo especificado.
Mientras la compra sobre el mercado se ajuste al programa de fabricación y a sus
posibles cambios, o sea, a las demandas de la fábrica o el negocio, no puede clasificarse
como especulativas. Es muy posible hacer todas las compras teniendo en cuenta la
demanda y, sin embargo, aprovechar razonablemente las fluctuaciones del mercado. Este
procedimiento es el seguido en el caso de los ferrocarriles, las compañías de servicio
público y algunas empresas fabriles, que tienen programas definidos de construcción o
fabricación para largos periodos futuros. Por medio de un estudio constante de las
estadísticas del mercado y de los factores que afectan a los precios, un departamento de
compras eficiente puede prever las tendencias de los precios en el mercado y comprar en
las mejores condiciones.
Cuando sus estudios indican que el precio pasa por un valor razonablemente bajo y que
las tendencias futuras serán al alza, el desiderable del futuro. Si los indicios son de que
los precios están próximos a un valor máximo y que la tendencia será a la baja, esta
indicando un programa de compras para satisfacer unicamente las necesidades
inmediatas, hasta que se hayan estabilizado los precios en un nivel bajo.
Las ventajas de este método son:
1. Grandes economías en los precios de compra
2. Mayor margen de beneficio en el producto acabado, cuyo precio no fluctúa como el
de las materias primas.
3. Fusión de las compras de un material das en una transacción única con la consiguiente
economía en los gastos de compra.

Sus inconvenientes son:

1. Mayores existencias con el aumento consiguiente de las cargas de almacenamiento y
la ocupación de espacio.
2. Posibilidad de que algunos materiales se hagan anticuados u obsoletos si se
introducen cambios radicales en las especificaciones.
3. Posibilidad de error al juzgar las tendencias del mercado, que puede traducirse en
pérdidas importantes.

COMPRAS ESPECULATIVAS
En términos rigurosos, la compra especulativa consiste en comprar cuando el mercado
esta bajo mayor cantidad de un producto que la que pueda emplearse en la fabricación,
con la idea de revender después una buena parte del material a un precio bastante mas
alto a los consumidores que tengan que recurrir al mercado cuando su precio sea alto.
Con todo, el término se aplica a menudo a un riesgo de compra mayor que el normal al
adquirir un exceso de materiales en un mercado bajo en la creencia de que el precio
subirá bastante, economizado así a la compañía mucho dinero. Esto va un paso mas allá
que la compra sobre el mercado, hace que las tendencias de los precios en los mercados
de consumo como la base para las compras. No basa las condiciones en la demanda del
propio negocio, sino en la posibilidad de realizar economías sobre los precios del
mercado.
La compra especulativa no es propiamente hablando una función del departamento de
compras. Solo debe autorizarse por la intervención directa de un ejecutivo financiero de
la empresa o del os consejeros. El jefe de compras debe presentar todos los datos,
incluidos los riesgos y también las posibles ventajas, junto con sus conclusiones sobre l
conveniencia de correr el riesgo. Para la fabricación ordinaria, el método no debe
aconsejarse. Sus inconvenientes son numerosos entre ellos:
1. Inmoviliza grandes sumas de capital
2. Pone en peligro los programas de fabricación, al esperar que se presente la ocasión de
compra favorable.
3. Necesita grandes espacios para el almacenamiento
4. Se corre el riesgo de que el material comprando se haga anticuado en el caso de que
se introduzcan radicales en la especificaciones de fabricación.

COMPRAS SOBRE CONTRATO

La compra sobre contrato ofrece ventajas comparables a las de la compra sobre el
mercado o especulativa sin algunos de los inconvenientes de estas últimas. Mediante un
contrato que fije la entrega diferida sobre un periodo de tiempo, pueden firmar el
contrato, mientras sse distribuyen las entregas de los materiales con arreglo a un
programa compatible con las necesidades futuras calculadas. Así se obtiene la ventaja del
precio sin aumentar excesivamente las existencias. Cuando es posible la contratación
debe de hacerse de vez en vez de los casos de las materias primas cuyos precios fluctúan
mucho, aunque a menudo los precios obtenidos en los contratos no serán tan favorables
como los que se consiguen comprando en punto del mercado las mismas cantidades. A
veces se hacen contratos para comprar los materiales a los precios corrientes con un
precio limite fijo.
La compra por medio de contrato puede ser un medio para asegurar el suministro
continuo al mismo tiempo que un método para obtener precios ventajosos.

AGRUPAMIENTO DE LAS PARTIDAS DE ARTÍCULOS

La compra engrupo de las partidas de artículos de poca importancia es una innovación
interesante en el arte de comprar halla que tiene que comprar que hace posible realizar
grandes economías. Todo jefe de compras halla que tiene que comprar centenares de
pequeños artículos de valor tan insignificantes que el costo de hacer pedido excede a
menudo al valor de las mercancías compradas. El problema que se plantea entonces es
manipular esas compras tiene que vigilar constantemente la partida de artículos que
originalmente figuraba en un grupo, puede hacerse tan grande que deba sacarle del
mismo para adquirirse en una partida independiente. Pueden hacerse arreglos para evitar
pedidos de esas diversas partidas agrupadas a un cierto proveedor que se compromete a
gestionarlo y facturarlo con un porcentaje fijo ganancia por encima del costo de mayoría
estando sus libros a disposición de la inspección del comprador si este lo exige.

COMPRAS CON ARREGLO A UN PROGRAMA

El plan para comprar con arreglo a un programa los materiales utilizados regularmente
en grandes cantidades es una de las innovaciones importantes. Se ideo para reducir las
inversiones en existencias. Consiste en esencia en facilitar a los proveedores las
cantidades aproximadas que se necesitaran durante un periodo determinado,
capacitándoles así para anticiparse a los pedidos y preparase para cumplimentarlos
cuando los reciban.
Aunque la reducción al mínimo de las existencias es probablemente el objetivo más
importante de este plan, otros fines perseguidos son la buena calidad, las entregas a
tiempo y el bajo costo. La buena calidad solo puede obtenerse dando a los proveedores
tiempo suficiente para fabricar el artículo. La llegada a tiempo de los materiales puede
asegurarse mejor fijando por adelantado las necesidades del material en cuestión. El
costo bajo se obtiene dando a los proveedores información anticipada sobre las
necesidades, permitiéndoles así producirlos de la manera mas económica.
El peligro inherente a este plan es que las necesidades o las especificaciones pueden
variar y que los materiales fabricados o asignados pero ya no necesarios pueden
convertirse en objeto de disputa entre el proveedor y el comprador. Por consiguiente las
compras con arreglo de programa deben limitarse a los artículos que se sabe
positivamente que se necesitaran en un periodo rigurosamente limitado y deben
establecerse con arreglo a especificaciones. Por otra parte el comprador debe exponer
con toda claridad en su correspondencia la responsabilidad y el riesgo asumido por el
proveedor.
Los pedidos en blanco son los hechos y aceptados por grandes cantidades de materiales
que deberán entregarse en la forma que se especificara después. En acuerdo con el
vendedor se compromete a suministrar y el comprador a aceptar un numero determinado
de unidades, por lo general en un periodo especificado.
Los pedidos en blanco abarcaran por lo general, piezas fabricadas o herramientas y
contienen un precio obligatorio basado en los cálculos mas afinados de sus costos por el
vendedor y en su conveniencia de obtener una salida segura para su producto.

TIPOS DE COMPRA
Mas el análisis de los costos del proveedor no es, de manera alguna, la única base para
determinar la razón de un precio cotizado De que otros medios disponemos? Mucho
depende del tipo de producto que se compre.
Pueden considerarse cuatro clases generales:
1. Materias Primas: este grupo se compone de las llamadas mercaderías "sensibles" tales
como cobre, trigo, petróleo crudo y yute.
2. Elementos de producción estándar. Este grupo comprende artículos como pernos y
tuercas, muchas formas de acero comercial, válvulas, caños, etc., cuyos precios son
bastante estables y se cotizan sobre la base de "precio de lista con algún descuento".
3. Artículos de poco valor: pertenecen a este grupo artículos cuyo valor relativo es tan
reducido que no justifica ningún gasto para verificar el precio antes de comprar.
4. Elementos especiales: esta clase abarca elementos tales como equipos y otros que se
compran unicamente después de poseer cotizaciones mas bien formales.

MERCADERIAS SENSIBLES
En cuanto a este grupo el precio en un momento dad es, en alguna manera, menos
importante que la tendencia de las cotizaciones. En la mayoría de los casos, el predio en
si es fácil de determinar, porque gran parte de esos materiales se negocian en mercados
bien organizado, y en la medida en que las cotizaciones son un reflejo de las condiciones
del mercado, el precio actual al contado se conoce y es mayormente uniforme para una
determinada calidad. Pero con respecto a las mercaderías de esta índole, las necesidades
de una empresa suelen ser lo suficientemente adaptables de modo que pocas veces es
necesario emitir una orden inmediata, y la compra puede diferirse si la tendencia de
precios ofrece la posibilidad de bajar. La tendencia de las cotizaciones e importante para
la compra de cualquier mercadería, pero muy particularmente para este primer grupo.
Además en cuanto una cuidadosa y estudiada elección del momento es esencial para
obtener el precio justo, ambos tipos de información requeridos como información
difieren de los necesarios cuando se trata de otros grupos de elementos.

ELEMENTOS DE PRODUCCIÓN STANDARD

Este segundo grupo de nuestra clasificación comprende aquellos elementos de
producción estándar cuyos precios son comparativamente estables y pueden cotizarse
por medio de listas con ciertos descuentos. Este grupo incluye una amplia gama de
artículos por lo general pueden obtenerse en numerosas fuentes.
Pocas veces valdrá la pena a un comprador analizar las compras de esos artículos
estandarizados con respecto a posibles tendencias de precios; los problemas de
inventario vinculados con esta clase de requisitos son mayormente comunes. Se
producen variaciones de precios, desde luego pero son mucho menos frecuentes que en
el caso de las materias primas y suelen ser mas bien moderadas. Los precios se
desprenden por regla general de catálogos o publicaciones similares de los proveedores,
complementados periódicamente por hojas de descuentos.
No ha de inferirse de lo dicho que esas compras carezcan de importancia o que los
precios cotizados no deban examinarse detenidamente. Muy por el contrario.
Los artículos son importantes en si mismo el volumen anual de compras, expresado en
dólares, es a menudo impresionante y cabe prestar buena atención a los precios por
unidad.
Cuando el departamento de compras recibe un pedido, lo primero que suele hacer es
revisar las anotaciones referentes a última compra como primera fuente de información.
Si el material se ha comprado con regularidad, o si se han colocado órdenes
recientemente, una lista de precios actualizada y el fichero de catálogos dará toda la
información referente a la transacción, como ser las distintas firmas que pueden proveer
la mercadería, las empresas a las cuales se compro antes y los precios pagados.
Esta información será lo suficientemente nueva u confiable como para permitir al jefe de
compras colocar la orden sin mucha investigación previa. Con todo, sino se siente seguro
sobre la base de la información así obtenida, se hará una lista de posibles proveedores
sobre la base de sus archivos, catálogos y otras fuentes.
Una vez elegida las posibles fuentes, remite un pedido de cotización a las firmas con
quienes desea entrara en negociaciones. Después de recibir las cotizaciones, las resume
de acuerdo con el procedimiento ya indicado y llega así a una decisión.
Una de las mejores fuentes de información acerca de precios y descuentos actuales son
los corredores. Pocos fabricantes se basan únicamente en los catálogos para las ventas,
sino que mantienen ese material al día mediante las visitas de sus representantes
personales. Muchos datos útiles pueden obtenerse de ellos. A través de sus visitas el
comprador se entera de modificaciones de precios, que le conviene anotar en el catalogo
correspondiente.

ARTÍCULOS DE POCO VALOR

E tercer grupo de clasificación de las mercancías para la determinación de precios
incluyen aquellos artículos de poco valor que, relativamente, no justifican ningún
esfuerzo por analizar el precio detalladamente. Todo departamento de compras tiene que
adquirir, de tiempo en tiempo, numerosos artículos de esa clase; pero de por si no se
justifica tener archivado un catalogo de ellos aun cuando tales catálogos se obtienen ni
son suficiente volumen como para pedir cotizaciones individuales.

ELEMENTOS ESPECIALES
El último grupo de elementos consiste en los que se compran solo en función de
cotizaciones más o menos formales.
Incluye elementos especiales no iterativos y para los cuales no se publican listas de
precios. También pueden exigirse cotizaciones cuando la magnitud de la transacción
excede a una cantidad mínima de dólares. Pueden buscarse con el fin de verificar precios
que ya se están pagando o las compras hechas generalmente a un proveedor habitual, o
con el fin de agregar nuevas fuentes de abastecimiento a las ya existentes. Las compras
periódicas realizadas por el gobierno suelen realizarse por licitación. En este caso, la ley
impone que la orden se ha dado al que solicitaran ofertas a fin de elegir las firmas con las
cuales se entrara luego en las negociaciones acerca del precio definitivo.
Varían ampliamente el grado en que recurre a ofertas competitivas para asegurarse un
precio aceptable. Emitir órdenes sin precios es una práctica muy difundida entre los
compradores de materiales de consumo que son adquiridos una y otra vez en la misma
fuente, respecto de ciertos artículos críticos cuyos precios suben con tanta rapidez que el
proveedor se niega a cotizar en firme. Dondequiera que sea posible los precios deben
indicarse en la orden de compra. En efecto desde un punto de vista legal, si el contrato
ha de ser obligatorio, la orden de compra tiene que contener un precio o un método para
determinarlo.
Si se decide pedir ofertas, se debe proceder de acuerdo con ciertos pasos esenciales. Son
estos: Una cuidadosa selección inicial de fuentes confiables, una redacción clara del
pedido de oferta, el envió realmente competitivo, el tratamiento adecuado de las
cotizaciones al recibirlas y su cuidadoso análisis antes de colocar la orden.
El primer paso consiste en elegir los posibles proveedores a quienes de pedirán ofertas;
se trata, de hecho de una clasificación preliminar de las fuentes de abastecimiento. Se
supone que los oferentes deben:
1. Estar en las condiciones de fabricar el artículo en cuestión de acuerdo con las
especificaciones del comprador y de entregarlo dentro del plazo fijado.
2. Se lo suficientemente confiables en otros respectos como para ser tomados en
consideración.
3. Ser bastantemente numerosos como para asegurar un precio verdaderamente
competitivo.
4. No ser mas numerosos de los necesario. Las primeras dos de estas calificaciones ya
fueron consideradas adecuadamente en nuestro estudio acerca de las fuentes. El
número de proveedores a quienes se enviaran la demanda depende mayormente del
juicio del comprador. Por lo general se invita por lo menos a dos. Mas a menudo tal
 que los ofertantes no aseguran un precio verdaderamente competitivo, aunque bajo
circunstancias normales es un factor importante, con tal que los ofertantes sean
comparables en todos los respectos principales y siempre que cada uno sea lo
suficientemente confiable como para que el comprador este dispuesto a comprar de el.

De todos, el primer paso consiste, sin duda en confeccionar una lista de proveedores
potenciales aceptables a quienes se pedirán las ofertas. Por lo general conviene excluir de
tal lista el nombre de toda firma a la cual probablemente no se le daría una orden aunque
sus precios fuesen bajos. De vez en cuando algún proveedor insista tal vez que se le de
una oportunidad de cotizar, y puede ser buena diplomacia del comprador acceder a ese
deseo. También conviene poner a prueba proveedores desconocidos con el fin de
localizar nuevas fuentes. A veces se piden desconocidos con el fin de controlar los
precios de los proveedores regulares o para asignar precio a los inventarios. Con todo,
debería tenerse presente que proponer una oferta causa siempre algún gasto a veces
considerado a una firma y de haber una buena razón para exigírselo. Mas aun, recibir un
pedido de oferta constituye siempre un cierto estimulado para un proveedor e implica la
posibilidad de recibir una orden, a menos que el pedido especifique claramente que no se
piensa colocar una orden, a menos que el pedido especifique claramente que no se piensa
colocar una orden. Por varias razones, pues los jefes de compras no deberían pedir
cotizaciones con ligereza.
Una vez elegidas las firmas a las cuales se invitaran a cotizar, se le enviara la demanda
con todas las informaciones necesarias: una descripción completa de los elementos en
cuestión la fecha para la cual se necesitan, la fecha hasta la cual debe entregarse la oferta
y otras dados por el estilo. Con toda en muchos casos, ese pedido formal de ofertas se
sustituye por una demanda telefónica.
Después de haber remitido una oferta y antes de recibir el aviso de adjudicación de la
orden, los ofertantes están naturalmente ansiosos por saber, como sus cotizaciones se
compraran con la de sus competidores.
Como los ofertantes sellados tan habituales en las licitaciones públicas no se ven con
agrado ni suelen usarse en la industria privada, el jefe de compras esta en condiciones de
comprar las ofertas recibidas si quieren hacerlo. Sin embargo en este caso es importante
que la información al respecto se trate con la mas absoluta reserva. En efecto, algunos
compradores se abstienen deliberadamente de enterarse de las cotizaciones hasta el
momento en que puedan analizar todas las ofertas, para poder responder a todo
ofertantes, que no saben como se compara los precios cotizados.
 POR LOS BIENES QUE SE ADQUIERE

a) MATERIAS PRIMAS
Son aquellos materiales indispensables para la producción y que a través de un proceso
sufren una transformación. Su adquisición tiene las siguientes características:
 Consumo constante
 Grandes cantidades
 Información fácil de obtener
 Precios según acuerdo
 Ocupan mucho espacio de almacenes
 El transporte y la manipulación son muy costosos.

b) SUMINISTROS
Son materiales necesarios para el funcionamiento y conservación de la entidad. No
forman parte del producto pero siempre se requieren para la producción. Las
características de su adquisición son:
 Consumo en partida pequeña
 Precios y descuentos conforme a tarifas establecidas
 Ocupan poco espacio en el almacén
 Mucho trabajo de oficina por la variedad
 Tienen especificaciones normalizadas

c) PIEZAS FÁBRICADAS
Son pequeñas piezas o herramientas que se adquieren para revender. Sus características
son:
 Margen de ganancias en reventa decisivo
 Adquisición por cotizaciones para obtener mejor precio
 Tratándose de artículos estándar pueden obtenerse precios de mayoristas
 Su adquisición debe limitarse a programas establecidos

d) MAQUINARIA Y EQUIPO
 Su denominación es suficiente para saber de que se trata. Su adquisición presenta las
siguientes características:
 Debe ser aprobada por los directivos
 Priman las condiciones o características técnicas
 Las especificaciones debe ser minuciosas
 Deben indicarse la finalidad y los resultados que se esperan obtener
 La decisión se toma en conjunto entre el interesado y compras

POR LA FORMA COMO SE EFECTÚAN

a) COMPRAS CENTRALIZADAS
Se denominan así cuando las requisiciones son remitidas a un organismo denominado
"compras " el cual dispone de la necesaria autoridad para realizar la adquisición
preocupándose por obtener: calidad, servicio y precio.

b) COMPRAS DESCENTRALIZADAS
Esta clasificación puede tener dos aspectos:
 Cuando existiendo el organismo denominado compras, solo ejercita el control de
las adquisiciones, pero estas son efectuadas por elementos autónomos.
 Cuando cada dependencia realiza sus propias compras.

c) COMPRAS MIXTAS
Se denominan así cuando los artículos de uso general son adquiridos por el organismo
central "compras" y los de uso exclusivo o particular son adquiridos por cada
dependencia o por sus propios compradores.

POR SU RELACION CON EL PROCESO PRODUCTIVO

La función de compras en la empresa comercial implica principalmente la de adquirir

los materiales, equipo, servicios y suministros adecuados, en cantidades correctas, de
la calidad indicada y a los precios adecuados en el momento oportuno. La relación de
las compras con otras aéreas de la empresa comercial son muchas variadas. Para el
ejercicio efectivo de esta función, la información debe fluir entre compras y todas las
áreas de la empresa, incluyendo producción, mercadotecnia, finanzas, contabilidad,
investigación y desarrollo, ingeniería, etc.
Dicho brevemente el gerente de producción necesita intercambiar información con
compras en las áreas siguientes:

Determinación de lo que deba comprarse

El gerente de producción puede tener hábitos y preferencias personales al ordenar
compras. Trabajando estrechamente con compras, puede tomar mejores decisiones
pra la función que debe ejecutarse para determinados artículos, precios y condiciones
de mercado.

Determinación de las Fechas de Entrega

Como una grtan parte del trabajo de planeación del gerente de producción, es esencial
que llegue a tiempo los materiales esenciales para que encajen en dicho programa.
Esto requiere una estrecha cooperación con el departamento de compras.

DESCUBRIMIENTO DE NUEVOS PRODUCTOS, MATERIALES Y

PROCESOS
Como el personal de compras esta en contacto con vendedores, compañías que se
dedican a ensayos y pruebas y artículos y anuncios en periódicos relacionados con los
productos del proveedor, se dispone de una vasta fuente de ideas para la compras de
nuevos productos, nuevos materiales, nuevos suministros y nuevos procesos.

CONTROL DE INVENTARIOS
La función de las compras incluye ocasiones al control de inventarios. Si este es el
caso el gerente de producción debe con frecuencia intercambiar información con
compras respecto al nivel del inventario de materias primas, artículos en proceso y
productos terminados. Si los inventarios de materia prima resultan agotados, el
proceso de producción tendrá que detenerse. Si los inventarios de artículos en
proceso y artículos terminados resultan excesivos, pueden elevarse los costos de
producción y la planta puede resultar abarrotada de productos semiterminados y
terminados. Otra área de interés mutuo para producción u compras comprende las
funciones de embarque y recibo en algunas compañías.
Gestión de compras: Los sistemas de
información en la gestión compras

Cuando se habla de mejorar la productividad y la efectividad en los procesos

de compra en una organización, siempre se llega a la misma cuestión ¿qué
modelo debo escoger centralizado o descentralizado?

Esta es una respuesta que no se debe tomar a la ligera y que requiere de una
evaluación exhaustiva de pros y contras. De su decisión recae el éxito o el
fracaso en el suministro ágil y eficaz de su suministro y por ende de la gestión
general de la empresa.

Hay que tener en cuenta que cuando se habla de centralización no se refiere

al lugar donde se encuentra concentrado su equipo de compras si no al sitio
donde se toman las decisiones de gasto. Así que para escoger el modelo que
mejor se adecua a su organización fíjese en el grado de centralización que
administra o tiene en su control el área de compras en la empresa.

Pero, aun sigue la pregunta sin ser respondida. Así que vamos a hacer una
lista de ventajas y desventajas de cada modelo para que pueda tomar una
decisión más aterrizada:

Compras centralizadas:
Como lo mencioné anteriormente, se refiere a una ubicación central donde se
realizan la mayoría de las funciones de compra, es decir su autoridad y
responsabilidad son asignadas a una organización central.
Ventajas Desventajas

Cercanía con aquellos cargos que toman

decisiones organizacionales de alto nivel Distancia con respecto a los usuarios

Mayor especialización de compras Repetitividad en el trabajo

No siempre se atiende las necesidades locales

con la prontitud y la efectividad que se
requiere.
No siempre se podrá dar solución a los
requerimientos de la forma solicitada, teniendo
que adaptarse a productos y/o servicios
Las compras de bienes y servicios se realizan genéricos o aprobados.
mediante procedimientos estandarizados.

Mejores precios al comprar al por mayor o en

grandes cantidades. Aumenta el riesgo de corrupción.

Muy poca flexibilidad, es prioridad el beneficio

Estandarización de los productos y/o servicios común antes que la necesidad propia de un
a adquirir área.

La programación para la entrega de los

Mejor planificación en la producción y en el
control de pedidos
productos o servicios requeridos debe hacerse
con más tiempo de antelación.
Se dificulta realizar solicitudes de compra
extraordinarias o de urgencia.
Compras Descentralizadas

Ventajas Desventajas

Los usuarios tienden a no planificar s

Mayor rapidez en las compras compras

Demasiada concentración en los prov

locales pasando en algunos casos por
Conocimiento de los proveedores locales mejores oportunidades de suministro

El costo del suministro puede ser más

Las compras son de menor volumen
Disminuye la probabilidad de una volviéndose más difícil gestionarlas.
interpretación equivoca en las requisiciones.

Mejor servicio y atención a las necesidades

específicas de cada área usuaria. Hay menos compradores especializad

Existe una mayor autonomía a la hora de

tomar decisiones Falta de estandarización

Mayor facilidad para la realización de Hay menos estandarización en la cali

compras urgentes materiales que se adquieren

En este modelo las funciones y las responsabilidades en el suministro se

encuentran en diferentes áreas de la organización.

En algunos casos cuando se cuenta con unidades de negocios múltiples o

venden distintos productos o servicios, las organizaciones han contemplado
implementar un tercer modelo en donde combinan las bondades que tiene el
modelo centralizado y descentralizado para ser mucho más eficientes en la
cual la función del suministro se encuentra parcialmente centralizada en las
oficinas corporativas o casa matriz y otra parte, está distribuida en las
unidades de negocios.

Para aquellos productos o servicios que se compran en grandes cantidades y

su costo es muy alto (papelería, servicios públicos, seguridad y vigilancia,
limpieza, tecnología, mensajería, etc) se utilizan las compras centralizadas, y
para aquellos productos y servicios que se compran en cantidades pequeñas y
urgentes las compras se hacen de manera descentralizada.

Ahora, ¿cuál es la mejor opción? La respuesta estará dada entre otros temas
por el volumen de compras y el tamaño de la empresa, pero el reto de la
organización estará dado por el análisis de los pros y contras del modelo, el
establecimiento de estrategias para minimizar sus desventajas potencializando
al máximo las ventajas y siempre cumpliendo con el objetivo principal de ser
oportunos con respecto a lo que necesita la organización en tiempo, calidad y
precio.