FICHA TÉCNICA

ANTICIPOS A PROVEEDORES Y CONTRATISTAS

Macroproceso Nivel 1 Nivel 2
Gestión financiera Gestión de egresos Gestión de cuentas por pagar
Código Versión Fecha publicación Tipo Documento
PRO-25-3-01-03 1 04/09/2015 Ficha técnica

Tabla de contenido
1. OBJETIVO .................................................................................................................................... 2
2. ALCANCE ..................................................................................................................................... 2
3. NORMATIVA ............................................................................................................................... 2
4. RESPONSABILIDADES.................................................................................................................. 2
4.1 Responsable del proceso .................................................................................................. 2
4.2 Responsabilidades específicas ......................................................................................... 2
5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES.......................................................... 3
5.1 Diagrama de flujo – Anticipos a proveedores y contratistas .......................................... 3
5.2 Descripción de actividades – Anticipos a proveedores y contratistas............................ 3
6. DEFINICIONES ............................................................................................................................. 7
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA.................................................................................................. 8
8. INDICADORES.............................................................................................................................. 8
9. RIESGOS ...................................................................................................................................... 9
10. CONTROL DE CAMBIOS........................................................................................................... 9
11. APROBACIÓN .......................................................................................................................... 9
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1. OBJETIVO

Registrar una solicitud de anticipo a proveedor o contratista en el sistema de información y enviar

documentos para ejecutar el pago.

2. ALCANCE

Desde la recopilación de la documentación para solicitar el anticipo, hasta el envío a Tesorería de

los documentos para ejecutar el pago.

3. NORMATIVA
Directrices
N.A

Lineamientos

Proveedores y Contratistas nacionales

• Para los proveedores nacionales el anticipo debe ser menor o igual al 50% del
valor total del contrato, orden de compra o servicio, a excepción de los pagos a
entidades del estado en los cuales se gira el 100%.

Proveedores y Contratistas extranjeros

• Para las importaciones de bienes realizadas por la Universidad se establece que

previo al envío de la mercancía se debe desembolsar el 100% de la factura como
anticipo.

4. RESPONSABILIDADES

4.1 Responsable del proceso

Jefe de Contabilidad

4.2 Responsabilidades específicas

Unidad académica o administrativa

• Asegurar la veracidad de los datos contenidos en los documentos entregados a

Contabilidad.
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Coordinador Cuentas por pagar

• Garantizar el cumplimiento de los tiempos de respuesta.

• Velar por el cumplimiento de resoluciones, decretos y leyes que regulan las
actividades contables y financieras en la ejecución del proceso.

Gestor /Analista Cuentas por pagar

• Garantizar que la documentación recibida por parte de la Unidad este completa.

• Asegurar que la información sea ingresada en el sistema correctamente y de forma
oportuna.
• Entregar a Tesorería los documentos e información necesaria para realizar los
respectivos pagos.

5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

5.1 Diagrama de flujo – Anticipos a proveedores y contratistas

5.2 Descripción de actividades – Anticipos a proveedores y contratistas

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-Memorando
- Cuenta de cobro
Entrada
-Contrato u oferta
-Póliza de anticipo
Proveedor Unidad Académica o Administrativa
Salida Documentos de soporte para pago
Cliente Tesorería

No.
Activ Actividad Descripción Responsable Sistema Documentos
idad
-Cuenta de Cobro
-Memorando
Enviar orden de Enviar a Cuentas por Pagar la documentación requerida para el -Póliza de
Unidad Académica /
compra o registro del anticipo (memorando, cuenta de cobro, contrato u oferta anticipo
1 Unidad
memorando a y póliza de anticipo). Para esto en necesario que se realicen los -Contrato
Administrativa
cuentas por pagar. procesos de compras de bienes y servicios en la unidad respectiva -Oferta mercantil
-Orden de
Compra
Revisar la Cuentas por pagar recibe la documentación y valida que cumpla con
2 Cuentas por Pagar
documentación la política de anticipos a proveedores y contratistas
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-Cuenta de Cobro
-Memorando
-Póliza de
Devolver
Si los documentos no están completos deben se ser devueltos con la anticipo
3 documentos e Cuentas por Pagar
respectiva justificación -Contrato,
informar el motivo
-Oferta mercantil
-Orden de
Compra
Diligencia en el sistema la solicitud de anticipo, primero ingresando la
clase de documento (KA para anticipos hasta el 50% o KI hasta el SAP
4 Registrar anticipo 100% del total de la orden de compra) y luego se debe asegurar de Cuentas por Pagar AP
cargar el anticipo al pedido o a un centro de costo en la transacción F-47
F-47.

En la transacción F-47, (esta solicitud es un documento estadístico, SAP

Simular y revisar el
5 sólo en el momento del pago se contabiliza y afecta el presupuesto), Cuentas por Pagar AP
documento
se realiza simulación del documento para validar si está correcto F-47

SAP
Corregir Si el documento no está correcto se deben aplicar las correcciones
6 Cuentas por Pagar AP
Documento pertinentes y simular nuevamente
F-47
SAP
Grabar solicitud de -Documento
7 Grabar la solicitud de anticipo para el posterior desembolso Cuentas por Pagar AP
anticipo estadístico
F-47
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-Reporte de
radicaciones
Cuenta de Cobro
La entrega de radicaciones y soportes de pago a Tesorería se hace
Entregar -Memorando
para el caso de proveedores y contratistas extranjeros los
radicaciones y VIM -Póliza de
8 documentos se radican por el módulo VIM. Se envían los soportes a Cuentas por Pagar
soportes a anticipo
Tesorería ya que estos están el formato de transferencia en moneda
Tesorería -Contrato,
extranjera.
-Oferta mercantil
-Orden de
Compra
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6. DEFINICIONES

• Anticipo: Cantidad correspondiente a una transacción económica o al pago de una deuda

o salario que es abonada con anterioridad a la fecha acordada de antemano 1.

• Radicación: Asignación de un número consecutivo a los documentos recibidos para iniciar

el trámite.

• Documento estadistico: Documento que contiene toda la información del anticipo sin
hacer imputación contable.

• Póliza de anticipo: Si se entrega anticipo que supera 20 salarios mínimos se requiere que
el proveedor o contratista establezca póliza de buen manejo.

• Oferta mercantil: Declaración unilateral de voluntad, dirigida por una persona a otra, por
la cual la primera manifiesta su intención de considerarse ligada, si la otra parte acepta 2.

• Orden de Compra: Solicitud escrita a un proveedor, por determinados artículos a un precio

convenido. La solicitud también especifica los términos de pago y de entrega. 3.

• Objeto de costo: Objeto colector de costos, que puede ser de alguno de los siguientes tipos:

- Centro de costo: Son un que se utiliza para agrupar costos y/o gastos con el fin de
analizar, de acuerdo a las necesidades de cada unidad, la información registrada.

- Elemento PEP: Estructura utilizada en proyectos como objeto colector de costos,

ingresos y otros.

- Ordenes internas: Son un objeto colector de menor nivel, que se utiliza para agrupar
ingresos, costos y/o gastos con el fin de analizar, de acuerdo a las necesidades de cada
unidad, la información registrada.

1
Definición de anticipo. Recuperado el 08 de Octubre de 2014 del sitio web:
http://www.tengodeudas.com/definiciones/anticipo
2
Código de comercio, artículo 846. Recuperado el 08 de Octubre de 2014 del sitio web:
http://www.gerencie.com/oferta-mercantil.html
3
Definición de orden de compra. Recuperado el 08 de Octubre de 2014 del sitio web:
http://www.gestiopolis.com/recursos/experto/catsexp/pagans/fin/46/ordencompra.htm
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• Proveedor: Persona o empresa que abastece con algo a otra empresa o a una
comunidad. 4

• Contratista: Persona a la que se encarga la realización de una obra o servicio

contratado. 5

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Externos
Internos
(Unidades académicas /
(Cadena de Valor)
administrativas/entidades externas )
PRO-25-3-01-11 Digitalización y validación
de documentos en VIM

8. INDICADORES

Proporción de anticipos a proveedores y contratistas en relación al total

Nombre del Indicador:
de radicaciones de anticipos

Código del indicador: IND-25-3-01-031

Responsable del
Jefe de Contabilidad
indicador:

Medir la proporción de anticipos de proveedores y contratistas en

Objetivo:
relación al total de radicaciones de anticipos

Método de Medición: Cuantitativo

Unidad de Medida: Porcentaje

Anticipos de proveedores y contratistas tramitados en el periodo contable

Fórmula:
/ Total de radicaciones de anticipos tramitadas en el periodo contable.

4
Definición de proveedor. Recuperado el 08 de Octubre de 2014 del sitio web:
http://definicion.de/proveedor/
5
Definición de contratista. Recuperado el 08 de Octubre de 2014 del sitio web:
http://www.wordreference.com/definicion/contratista
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Anticipos de proveedores y contratistas: Anticipos que son tramitadas en

Cuentas por pagar correspondientes a pagos a proveedores y contratistas.
Total de radicaciones de anticipos tramitadas en el periodo contable: total
Variables: de radicaciones de anticipos tramitadas en el periodo contable
(Radicaciones tramitadas dentro del periodo establecido + Radicaciones
extemporáneas)

Limitaciones: N.A

Fuente de los datos: Reporte de VIM Analytics

Granularidad: Universidad

Periodicidad: Mensual

Meta: N.A

Observaciones: N.A

9. RIESGOS
N.A

10. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA

0 Elaboración 01/03/2013
Incorporación del proceso PRO-25
1 Digitalización y validación de documentos
08/09/2014
en VIM
Construcción de Ficha técnica
1 Publicación 04/09/2015

11. APROBACIÓN
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Cargo Nombre Fecha

Elaboró Ingeniero de Laura Catalina Cano
21/08/2014
procesos Pardo
Ingeniero de María Paula
13/05/2015
procesos Sánchez
Revisó Coordinador Alvaro Leon Osorio 19/06/2015
Cuentas por pagar
Aprobó Jefe de Johana Reyes 11/08/2015
Contabilidad