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Organisation Study Guidelines- MBA 2018-20 Batch

ORGANIZATION STUDY GUIDELINES

III SEMESTER MBA 2018­20 BATCH

DURATION – 1 MONTH (1st May to 31st May 2019)

Every   student   has   to   undergo   an   Organisation   Study   and   produce   a   report   on   the
functioning of an organisation from the managerial perspective. This study and the report
will   be   treated   as   full   course   carrying   100   marks.   The   internal   marks   for   the
Organisation   Study   will   be   awarded   by   means   of   Report   Presentation   and   Viva   voce
conducted   by   a   Board   of   Faculty   Members   appointed   for   this   purpose   by   the   Faculty

Council of the respective Institute. Students are permitted to do their Organisation

Study only in Organisations listed in Securities and Exchange Board of India –

SEBI business for a period not less than 4 weeks. 

No student from the same college is permitted to undergo Organisation Study in such
Organisation where a student from the same college is admitted for an academic year. A
certificate from the Internal Guide of the business Organisation should also be obtained
by   the  student   after   the  successful  completion  of   the  project   and  the  same   should   be
attached with the project report. 

While selecting the Organisation, it should be a SEBI listed Organisation with four

functional areas such as Finance, Marketing, Human Resources Management,

and Operations Departments.

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FORMAT FOR PREPARATION OF REPORT

1. ARRANGEMENT OF CONTENTS:

The sequence in which the project report material should be arranged and bound
should be as follows:

1. Cover Page
2. Certificate from Organisation
3. Acknowledgement
4. Declaration by student
5. Certificate from AIM
6. Table of Contents
7. List of Tables
8. List of Figures/Graphs /Charts
9. List of Symbols, Abbreviations and Nomenclature
10. Chapter 1 (see Appendix 1)
11. Chapter 2 (see Appendix 1)
12. Chapter 3 (see Appendix 1)
13. Chapter 4 (see Appendix 1)
14. Chapter 5 (see Appendix 1)
15. Bibliography
16. Appendices

2. PAGE DIMENSION AND BINDING SPECIFICATIONS:

The dimension of the project report should be in A4 size and should have the following
margins 

               Top edge :     3.5 cm
               Bottom edge :       3.0 cm
               Left side :   4.0 cm
               Right side :     : 2.5 cm

The project report should be bound and covered using flexible thick art paper of the  
colour predetermined for each batch. The batch may unanimously decide upon a  single
uniform colour of the hard paper for outer cover binding. The cover should be  printed   in
black letters and  the text for printing should be as specified.

On the cover page, A frame/boundary must be given and then print the title etc  within
the frame. ­ The frame size and appearance must be the same for all the  reports.

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The Name   of   the   organisation   and   the   name   of   the   student   should   be   printed  
conspicuously on the spine of the project report.

3.    TYPING INSTRUCTIONS:
The impression on the typed copies should be black in colour. One and a half  spacing
should be used for typing the general text. The general text shall be typed  in   the   font
style ‘Times New Roman’ and font size 14.

4.    PREPARATION OF FORMAT:

4.1 Cover Page & title page 
A specimen copy of the Cover page & Title page of  the project  report   are   given   in  
Appendix 2. A frame must be given on the outer  cover of the report and the size of  
the frame must be in such a way as to leave one  and a half inches on all four sides  
and then print the title etc within the frame. The  frame size and appearance must be
the same for all  the projects. You can choose the colour of the hard paper  you   use   as
outer cover for binding. The colour must be the same for all.

4.2 Certificate from the Organisation
The Certificate from the Organisation shall carry the supervisor’s  signature   and  
should contain the supervisor’s name, designation, department  and   full   address   of  
the institution where the supervisor has guided the student.

4.3 Declaration by Student to the effect that the work is bona fide and has not formed 
part of any other submission. See Appendix 3. This is only the format and  you  
have to insert the names of your Guide in the organization where you did the  study
and the respective Faculty guide. Please also refer to the Certificate Appendix  6.   Please
insert the name of the Director above his designation, and the name of  your   respective
Faculty guide above the word 'Guide'

4.4 Table of Contents – The table of contents should list all material following it as well
as any  material, which precedes it. The Title Page and Certificate from  organisation
will not find a place among the items listed in the Table of Contents. One   and   a   half
spacing should be adopted for typing the matter under this head.

4.5 List of Tables – The list should use exactly the same captions as they appear above 
the  tables in the text. One and a half spacing should be adopted for typing the  
matter under this  head. The pages where the tables appear should be shown on the
right hand side off the  page.  A   specimen   copy   of   the   list   of   tables   is   given   in  
Appendix 4.

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4.6 List of Figures/Graphs /Charts – The list should use exactly the same captions as 
they  appear  below  the  figures   in  the  text.  One  and  a   half  spacing  should   be  
adopted for typing the  matter under  this head.

4.7 List of Symbols, Abbreviations and Nomenclature­ Standard symbols,   
abbreviations  etc.  should be used.
4.8 Industry Profile  should contain a brief explanation of the international scenario  
followed  by the  Indian   state   of   affairs,   data   on   volume,   value,  industry's  
prospects, competitive landscape  and  leading   companies   and   key  
macroeconomic variables affecting the industry.
4.9   Company   Profile  should   be   a  summary   or  outline   of   the   characteristics   of   the  
company,   business       processes,  and   data   on   value,   volume,   trends,   prospects,  
competitors, other players, management or any other matter relevant in explaining  
the characteristics of the company.
4.10 Organisation Structure –Organization chart is compulsory
4.11 Functional Areas –Each of the functional areas in the order in which they are 
presented in the chart, may be described. Charts and/ or figures to depict structure  in
each case may be included.
4.12 Conclusion. Conclusions should be drawn exclusively from the study.
4.13 References   within   the   text   of   the   report   may   be   indicated   at   the   end   of   the
sentence/paragraph  which has been referred.
For example: (Smith, 2003)., (Hawkins, Best and Coney, 2005).
4.14 Bibliography All material drawn from whatsoever source must be acknowledged 
without fail and the same should be appearing in the bibliography.  The listing of  
references should be typed 4 spaces below the heading “Bibliography” in  alphabetical
order in single spacing left – justified. The reference material should  be   listed   in   the
alphabetical order of the first author. Sample given in Appendix 5

4.15 Appendices ­Appendices are provided to give supplementary information, which
if   included   in   the   main   text   may   serve   as   a   distraction   and   cloud   the   central
theme.
Appendices should be numbered using Arabic numerals, e.g. Appendix 1, Appendix 
2, etc. Appendices, Tables and References appearing in appendices should be 
numbered and referred to at appropriate places just as in the case of chapters.

4.16 Footnotes
Footnotes   should   be   used   sparingly.   They   should   be   descriptions   of   terms,   which  
appear   in   the   main   text   and   is   expected   to   make   the   reader   understand   terms  
effortlessly.   They should be typed single space and placed directly underneath in  
the very same page, which refers to the material they annotate.

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Appendix 1

Chapter Details

Chapter 1 INTRODUCTION
1.1 Introduction to the study
1.2 Objectives of the study
1.3 Scope & methodology of the study
1.4 Limitations of the study

Chapter 2 INDUSTRY PROFILE

2.1 Nature and characteristics of the industry
 Products, their uses and consumers
 Major segments
 Demand and supply factors
2.2 The global scenario
 Size of the industry
 Structure
 Important trends (growth, competition, consolidation, location etc.)
 Major players – countries, companies
 Future of the industry
2.3 The Indian scenario
 Growth and present scenario
 Govt. policy and its impact (including liberalization)
 Demand supply factors (including foreign trade)
 Segmentation of the market­ characteristics of important segments
and the major players in each segment
 Major players – foreign and Indian
 Competitive trends
 Future outlook

Chapter 3  COMPANY PROFILE
3.1 About the organisation ­ A general description
 A short historical account including important milestones in its 
development
3.2 Organisational structure
 Important departments/divisions and their functions/activities
 Portfolio/SBUs
 Future plans

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3.3 Functional Areas

3.3.1 Operations

 Plant location
 Technology and production processes
 Production planning and scheduling
 Logistics
 Vendor development/supplier relationship

3.3.2 Finance

 Ratio analysis
 Time services analysis of income statement
 Capital structure
 Dividend policy
 Inventory management policy
 Cash management policy
 Receivables management policy
 Working capital policy
 Capital expenditure decisions
 Asset Liability Management
 Risk Management
 Security and Portfolio Analysis

3.3.3 HRM

 Human   Resource   Planning:   What   are   the   areas   covered   at


this stage?
 Job Analysis – Job description and specification
 Recruitment­ What are the sources of manpower supply?
 Selection – different kinds of tests and interviews practiced in
the organization
 Orientation,   Placement,   Induction,   Training,   Development
(MDP, EDP)
 Competency Profiling, Mapping
 Knowledge Management

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 How do they assess the need for such T&D programmes?
 Performance Management
 Talent retention, practices followed
 Job Evaluation
 Compensation   Management   (at   employee   level   and
management level)
 Employee Welfare and empowerment, Welfare management,
Quality of Work of Life, Quality Circles
 Discipline and Grievances Management
 Employee Safety and Health
 Industrial Relations – collective bargaining, arbitration, and
adjudication­ how far   does   the   organization   apply   these   in
their day­to­day issues?

3.3.4. MARKETING

 Product mix
 STP
 Market share
 Major competitors and competitive strategies
 Pricing strategy
 Promotion strategy
 Distribution strategy
 Marketing plans

Chapter 4 SWOT ANALYSIS

Chapter 5 FINDINGS, SUGGESTIONS AND CONCLUSION

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Appendix 2

FERTILISERS AND CHEMICALS
TRAVANCORE LTD
<Font Size 24><1.5 line spacing>

Organisation Study Report submitted in partial fulfillment of the 

requirements for the MBA (Full time) Degree of the

Mahatma Gandhi University
<Font Size 14>

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Submitted by

<Font Size 14><Italic>
(Name)
(Reg. No)
(Batch)
<Font Size 14>
ALBERTIAN INSTITUTE OF MANAGEMENT
<Font Size 14>
A UNIT OF ST. ALBERT’S COLLEGE (AUTONOMOUS)
<Font Size 14>
Banerji Road, Cochin –682018.
<Font Size 12>
Month and Year  e.g.: May 2018 

Appendix 3

DECLARATION

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I hereby declare that the Organisation Study Report entitled ________________________.is
a record of bona­fide work done by me in (Organisation ) ____________________________,
during   (period)   _________________________________________________   under   the
supervision of  (write name of your organizational guide, his/her designation, name of the
organization in this space)____________ , and Dr./ Mr. / Ms. _____________________ , Asst.
Professor/   Senior   Lecturer/   Lecturer,   Albertian   Institute   of   Management,   and   that   no
part of this report has formed the basis for award of any degree, diploma, associate ship,
fellowship or any other similar title or recognition in any other institution.

Place
Date         Name

Appendix 4
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LIST OF TABLES

Tabl Title of the Table Page

e   no

No   
3.1 Gender­wise Distribution of Respondents 44
3.2 Distribution of Respondents according to Age 44
3.3 Distribution of Respondents according to Education 45
3.4 Distribution   of   Respondents   according   to   Monthly   Household 45
Income
3.5 Distribution of Respondents according to Occupation 46
3.6 Distribution of Respondents according to Place of Residence 46
3.7 Distribution of Respondents according to Nature of purchase 46
3.8 Scores Allotted on Responses 50
3.9 Distribution of Respondents Based on Scores on Attitude 
regarding Friendliness
of the Market 52
3.10 Skewness of Items comprising Attitudes to Intrinsic Friendliness 53
3.11 Distribution of Skewness on Total Scores­ Age –wise 54
3.12 Distribution of Skewness on Total Scores according to Levels of 55
Income
3.13 Distribution   of   Skewness   on   Total   Scores   According   to   Place   of 56
Residence
3.14 Reliability   Analysis­Scale   Measuring   Consumer   Confidence 58
(Split­Half)
3.15 Iteration History 59
3.16 The   Variations   Accounted   for   by   the   First   Two   Principal 59
Components.
3.17 Correlations of Transformed Variables 60
3.18 Component Loadings of Different Variables 60

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Appendix 5

BIBLIOGRAPHY

Websites: Full URL to be typed.

Books

Mc Leod, Jack. M., and, Steven Chaffee. R. “The Construction of Social Reality: The Social
Influence Process”, Ed. Tedeschi, James. T. Chicago: Aldine Atherton, 1972. pp. 50­59.

Journals

ReVelle, C.S.; Eiselt, H.A.; Daskin, M.S. “Multiattributive Modelling,”   European Journal
of Operational Research, Feb2008, Vol. 184 Issue 3, pp. 817­848.

Research Papers

Cattin,   P.   and   Wittink,   D.   R.   (1976).   “A   Monte   Carlo   Study   of   Metric   and   Nonmetric
Estimation   Methods   for   Multiattribute   Models”,   Research   Paper,   Graduate   School   of
Business, Stanford University, p 341.

Articles from newspapers

Firbank, J., “The World­Wide Club of Wizards”, Daily Mail, 8th January 1985. p. 22.

Manchester, P. Z., “Chatting up Total Strangers at Home”, The Times, 13th November 1984.

p. 26

Company documents, Annual reports, Brochures, In house Journals or any other relevant
matter whatsoever collected from the organisation has to be acknowledged and added to
the bibliography.

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Appendix 6

Certificate

(On the letterhead of St. Albert’s College)

Certified that the Organisation Study entitled   __________________________________. is a
bona­fide work done by _____________________ during __________________________ under
my supervision and guidance.

Name of the Guide (Please type his/her name here)

Dean (Please do not mention the name here)
Albertian Institute of Management

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Principal (Please do not mention the name here)
St. Albert’s College

OS TIMELINE FOR STUDNETS

Dates Activities
Company   name,   details   of   the   external   guide   (name,

mail   id   &   contact   number)   to   the   respective   Faculty


May 2, 2019
Guide.
Synopsis to the Faculty Guide

Synopsis includes 
 Title of the organisation
May 8, 2019  Introduction to the study, 
 Objectives of the study
 Scope  and methodology of the study

May 15, 2019 Cover Page to the Faculty Guide

Cover Page includes
 Front Page
 Acknowledgement
 Declaration

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 Table of Contents (Format Only)
 List of Figures (Format Only)
May 21, 2019 Industry and company profile  to the Faculty Guide
Organisation   structure  and  different   functional

May 27, 2019 areas  to   the   Faculty   Guide,   duly   approved   by   the

Organisational Guide
May 30, 2019 SWOT Analysis to the Faculty Guide
June 10, 2019 Rough Draft Report
Third week of June Student Presentations
July 1, 2019 Submission of Final OS report to the college

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