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É o documento de valor jurídico, que consiste no resumo fiel dos fatos, ocorrências e
decisões de sessões, reuniões ou assembleias, realizadas por comissões, conselhos,
congregações, ou outras entidades semelhantes, de acordo com uma pauta, ou "ordem
do dia", previamente divulgada.
É geralmente lavrada em livro próprio, autenticada, com as páginas rubricadas pela
mesma autoridade que redige os termos de abertura e de encerramento.
O texto apresenta-se seguidamente, sem parágrafos, ocupando cada linha inteira, sem
espaços em branco ou rasuras, para evitar fraudes. A fim de ressalvar os erros, durante a
redação, usar-se-á a palavra "digo"; se for constatado erro ou omissão, depois de escrito
o texto, usar-se-á a expressão "em tempo". Quem redige a ata é o secretário (efetivo do
órgão, ou designado ad hoc para a reunião). A ata vai assinada por todos os presentes,
ou somente pelo presidente e pelo secretário, quando houver registro específico de
frequência.
Observações:
Com o advento do computador, as atas têm sido elaboradas e digitadas, para posterior
encadernação em livros de ata. Se isto ocorrer, deve ser indicado nos termos de abertura
e fechamento, rubricando-se as
páginas e mantendo-se os mesmos cuidados referentes às atas manuscritas. Dispensam-
se as correções do texto, como indicado anteriormente.
No caso de se identificar, posteriormente, algum erro ou imprecisão numa ata, faz-se a
ressalva, apresentando nova redação para o trecho. Assim, submetida novamente à
aprovação do plenário, ficará consagrada. O novo texto será exarado na ata do dia em
que foi aprovado, mencionando-se a ata e o trecho original.
OFÍCIO
Há três tipos de expedientes que se diferenciam antes pela finalidade do que pela forma:
o ofício, o aviso e o memorando. Para uniformizá-los, adotou-se uma diagramação única,
que segue o padrão ofício. Partes do documento no Padrão Ofício:
O aviso, o ofício e o memorando devem conter as seguintes partes:
a) tipo e número do expediente, seguido da sigla do órgão que o expede:
Exemplos:
Mem. 123/2002-TCE Aviso 123/2002-TCE Of. 123/2002-SG/TCE
b) local e data em que foi assinado, por extenso, com alinhamento à direita:
Exemplo:
Brasília, 15 de março de 1991.
f) fecho;
h) identificação do signatário.
MEMORANDO
- Timbre da instituição;
- Número do memorando;
- Remetente;
- Destinatário, sendo este mencionado pelo cargo que ocupa;
- Indicação do assunto;
- Local e data;
- Corpo da mensagem, ou seja, o próprio texto;
- Despedida;
- Assinatura e cargo.
CERTIDÃO
Estrutura:
título: a palavra “CERTIDÃO”, em caixa alta e centralizada no texto;
TEXTO transcrição do que foi requerido e encontrado referente ao pedido. Não deve
conter emendas nem rasuras. Qualquer engano ou erro poderá ser retificado, em-
pregando-se a palavra “digo” ou “em tempo: na linha ..., onde se lê ..., leia-se ....”.;
Exemplo de Certidão
CERTIDÃO n.o 254/99
Certifico, em cumprimento do despacho exarado em quatro de outubro de mil novecentos
e oitenta e nove pelo Senhor Diretor do Departamento de Cadastro da Superintendência
Central de Recursos Humanos desta Secretaria de Estado de Administração e
Reestruturação, no processo autuado sob o número E-03/22743/99, em aditamento à
certidão número 076, datada de 11/05/87, para fins de prova junto à Câmara Municipal do
Rio de Janeiro, que, de acordo com o consignado no processo número E-03/0000/66, a
ex-servidora Maria José da Silva, matrícula 000, gozou 6 (seis) meses de licença especial
de 7/8 a 6/11/71, 3 (três) meses e de 16/2 a 15/5/72, 3 (três) meses referentes ao período
base de tempo de serviço apurado entre 07/04/60 a 04/04/70. E, por nada mais constar,
eu José da Silva, Agente Administrativo, matrícula número 000-0, datilografei a presente
certidão que dato e assino.
Rio de Janeiro, 15 de janeiro de 1999
Confere
JOSÉ DA SILVA
Agente Administrativo
ANTÔNIO DE SOUSA
Diretor do Departamento de Cadastro
ATESTADO
É o documento em que se confirma ou assegura a existência ou inexistência de uma
situação de direito, de que temos conhecimento, referente a alguém, ou sobre um fato e
situação. É dizer por escrito, afirmando ou negando, que determinada coisa ou algum fato
referente a alguém corresponde à verdade e assim responsabilizar-se, ao assinar o
documento.
O Atestado, geralmente, é fornecido por alguém que exerce posição de cargo superior ou
igual ao da pessoa que está pedindo o atestado;
O papel do atestado deve conter carimbo ou timbre da entidade que o expede;
O atestado costuma ser escrito em atendimento à solicitação do interessado;
A redação de um atestado apresenta a seguinte ordem
:
a)Título, ou seja, a palavra ATESTADO em maiúsculas;
b)Nome e identificação da pessoa que emite (que pode ser escrito no final, após a
assinatura) e o nome e
identificação da pessoa que solicitou;
Modelo de Atestado
Atesto, para os devidos fins, que conheço o Sr....,brasileiro, solteiro, nascido em,
....de...de......, na cidade de ...., filho de........e........., portador da Carteira de Identidade
n°........., residente e domiciliado nesta cidade, na rua............, n°...., nada sabendo em
desabono à sua conduta, até a presente
data.
Manaus, de.................de 2004
Nome .............
DECLARAÇÃO
Ato afirmativo da existência ou não de um direito ou de um fato. Pode ser dada em causa
própria ou referir-se a outra pessoa. Ainda, segundo as circunstâncias e a finalidade, toma
várias outras denominações, como por exemplo: declaração de direito, de vontade, de
ausência, de crédito, de guerra, de falência, de interdição, de nascimento, de óbito, de
renda, de princípios, etc.
Inicia-se uma declaração assim:
- Declaro para fins de prova...
- Declaro, para os devidos fins, que...
- Declaro, a pedido verbal de...
A fonte a ser utilizada na redação da Declaração é do tipo Courier New.
Partes:
d) local e data;
PROCURAÇÃO
A procuração é um documento pelo qual uma pessoa dá a outra poder para agir em seu
nome. A procuração pode ser escrita de próprio punho ou datilografada com
reconhecimento da firma (por instrumento particular) ou lavrada por tabelião em cartório
(por instrumento público).
O indivíduo que concede a procuração é chamado de mandante, constituinte ou
outorgante. Aquele querecebe a procuração é chamado de o mandatário, o procurador ou
o outorgado.
A procuração deve ser lavrada em papel ofício, iniciando o texto com identificação e
qualificação do outorgante e do outorgado. Os poderes, a finalidade e o prazo de validade
da procuração são expressos de forma precisa. Após o texto, a localidade, a data e a
assinatura são expressas.
Inicia-se uma procuração assim:
PROCURAÇÃO
Por esse instrumento particular de procuração, DANIEL ALVES RIBEIRO, com R.G.
21.449.336, brasileiro, solteiro, comerciante, residente e domiciliado em Goiânia, na Rua
Barão do Rio Branco, 372, nomeia e constitui seu bastante procurador o Sr. EDUARDO
FONSECA, com R.G. 27,235.568, solteiro, professor, residente e domiciliado em
Trindade, na Rua Dr. Irani Ferreira, 674, para o fim especial realizar a matrícula da
outorgante na ESCOLA ESTADUAL PROF. RAINER RODRIGUES no terceiro ano do
Ensino Médio para o ano letivo de 2008, podendo o outorgado assinar todos os atos que
se tornem necessários para o bom e fiel cumprimento do presente mandato assim como
substabelecer.
Goiânia, 22 de dezembro de 2007.
AVISO
CONCEITO
Aviso é um tipo de correspondência cujas características são amplas e variáveis.
O aviso pode ser uma comunicação direta ou indireta; unidirecional ou multidirecional;
redigida em papel próprio, afixada em local público ou publicada através da imprensa. O
aviso é usado na correspondência particular, oficial e empresarial. Muitas vezes,
aproxima-se do comunicado, do edital ou do oficio. Geralmente não traz destinatário,
fecho ou expressões de cortesia.
* AVISO e o OFÍCIO são modalidades praticamente idênticas e que a única diferença
entre os dois é ser o aviso expedido exclusivamente por Ministros de Estado, Secretário-
Geral da Presidencia da República, Consultor-Geral da República, Chefe do Estado
Maior das Forças Armadas, Chefe do Gabinete Militar da Presidência da República
eSecretários da Presidência da República para autoridades da mesma hierarquia, e o
ofício ser expedido pelas demais autoridades para órgão públicos ou particulares, com
relação ao primeiro, não é isso que se tem observado na imprensa diária.
OBSERVAÇÃO
Embora a Instrução Normativa no 04, de 06/03/92 (Diário Oficial de 09/03/92)
regulamente que o AVISO e o OFÍCIO são modalidades praticamente idênticas e que a
única diferença entre os dois é ser o aviso expedido exclusivamente por Ministros de
Estado, Secretário-Geral da Presidência da República, Consultor- Geral da República,
Chefe do Estado Maior das Forças Armadas, Chefe do Gabinete Militar da Presidência da
República e Secretários da Presidência da República para autoridades da mesma
hierarquia, e o ofício ser expedido pelas demais autoridades para órgão públicos ou
particulares, com relação ao primeiro, não é isso que se tem observado na imprensa
diária.
COMUNICAÇÃO (COMUNICADO)
CONCEITO
A comunicação, quando pública, assemelha-se ao edital; quando interna, assemelha-se
ao memorando. Quando publicada pela imprensa, a comunicação deve ter o verbo na
terceira pessoa, porque é veiculada por terceiro(s) - correspondência indireta.
CIRCULAR
A circular é uma carta destinada a funcionários de um determinado setor, remetida pelo
chefe da repartição ou do departamento. Tem o objetivo de transmitir normas, ordens,
avisos, pedidos, ou seja, de delimitar comportamentos e homogeneizar condutas de um
grupo de pessoas. Tem o nome de circular porque indica a função de divulgar as
informações entre todos os destinatários.
Este documento oficial deve ter:
1. Timbre (logotipo do órgão, brasão, símbolo do departamento);
2. Título e número (circular nº 02/2009);
3. Data (sem a localidade, nome da cidade);
4. Ementa (síntese do assunto que será abordado no texto);
5. Vocativo ou invocação com o pronome de tratamento adequado;
6. Texto (bem explicado e claro);
7. Despedida breve
8. Assinatura (sem linha e sobre o nome datilografado, com o cargo de quem assina)
Ao final da página, caso haja necessidade de um controle maior por parte da
administração, pode-se colocar
(em letras menores) as iniciais de quem redigiu e de quem digitou a circular.
Modelo de Circular
Fundação Terceiridade
CNPJ: 32.003.003/0001-01
Rua do João, 600
640030-300 – Porto Alegre – RS
CIRCULAR Nº 02/09. Em 16 de fevereiro de 2009.
Ementa: Feriado de carnaval
Senhores funcionários:
Comunicamos que no dia 21 deste mês teremos expediente normal. Porém, nos dias 23 e
25 que,
respectivamente, antecede e precede a data do feriado (24), não haverá expediente. Em
relação a este fato,
estimo bom descanso a todos.
Atenciosamente,
___________________
Joaquim João de Oliveira.
Gerente administrativo
R:ACM
D: CVS
REQUERIMENTO
PORTARIA
Ato administrativo que define competências estabelece normas e procedimentos,
disciplina matéria não regulada em lei. Define situações funcionais e aplica medidas de
ordem disciplinar.
A portaria é de competência exclusiva do Reitor.
Forma e estrutura
1. Timbre da Instituição.
2. PORTARIA (caixa alta, por extenso), numeração crescente independente do ano de
emissão e data, por extenso .
3. Ementa: assunto de que trata o ato.
4. Preâmbulo
5. RESOLVE (caixa alta, por extenso),seguida de dois pontos.
6. Texto, com parágrafos numerados e estes subdivididos em letras.
7. Fecho: Publique-se, registre-se e cumpra-se.
Assinatura, título da autoridade.
Validade do documento
• Permanente.
Publicação
• Obrigatória, em Boletim de Serviço (BS).
Observações
1. Utiliza-se a sigla PT.
2. A PT deverá ser emitida em 05 (cinco) vias, com a seguinte destinação:
1a via - interessado;
2a via - Gabinete do Reitor;
3a via - Departamento de Pessoal (pasta funcional);
4a via - processo, se houver;
5a via - Setor de Preparo do Boletim de Serviço.
3. A matéria deverá ser encaminhada em disquete, através de Guia
Documentos e Processos (GRDP), contendo apenas o ato a ser publicado.
4. Só terá vigência a partir de sua publicação no BS.
EDITAL
Instrumento de comunicação utilizado pela Administração Pública para fins de abertura de
concorrência e de concurso público, provimento de cargo público, convocação de
servidor,
licitações e divulgação de atos deliberativos.
Forma e estrutura
1. Timbre da Instituição.
2. Título, número de ordem e data.
3. Autoria, fundamento legal e “considerando” da autoridade.
4. Ementa: assunto do edital. Não é obrigatória, mas aparece em editais de
concorrência pública e tomadas de preço.
5. Texto: desenvolvimento do assunto. A natureza do edital é que determina os
elementos específicos que deverá conter.
1. Assinatura, nome, cargo e função da autoridade competente.
Validade do documento
• Permanente.
Publicação
• Obrigatória na Imprensa Oficial, na imprensa privada de maior circulação e no
Boletim de Serviço.
DECRETO
1 - decretos singulares
2 - decretos regulamentares
3 - decretos autônomos
Esta espécie de decreto foi introduzida pela emenda constitucional no. 32, de 11 de
setembro de 2001. O decreto autônomo, diferente dos outros dois primeiros tipos, decorre
diretamente da Constituição, possuindo efeitos análogos ao de uma lei ordinária.
Todos os decretos serão referendados pelo Ministro competente. Assim como as leis, os
decretos são formados por dois elementos: a ordem legislativa contida no preâmbulo e no
fecho, e a matéria legislada, equivalente ao texto ou corpo da lei.
Quanto ao registro, somente são numerados os decretos que contêm regras jurídicas de
caráter geral e abstrato. Os decretos com regras de caráter singular não são numerados,
embora contenham ementa. A exceção são os decretos que tratam de nomeação ou
designação para um cargo público, que não serão numerados nem conterão ementa.
Preâmbulo
3.Encerramento
1.Cláusula de vigência.
2.Cláusula revogatória.
4.Fecho
1.Local e data, por extenso.
2.Assinatura do Chefe de Governo.
CARTA COMERCIAL
A Carta Comercial ou Correspondência Técnica é um tipo de documento muito utilizada
no ramo comercial e empresarial.
São cartas enviadas pelos serviços Correios, postadas por pessoas jurídicas com ou sem
fins lucrativos. Atualmente, as cartas comerciais podem ser enviadas por correio
eletrônico (e-mail comercial).
Características
A linguagem utilizada na carta comercial é formal, clara e objetiva com um texto breve e
parágrafos curtos.
Portanto, ela inclui uma boa organização e apresentação. Nesse tipo de texto deve-se
evitar utilizar vícios e figuras de linguagem, gírias, expressões coloquiais, dentre outros.
Além disso, a carta comercial apresenta marcas de impessoalidade e imparcialidade. Ou
seja, são escritas em terceira pessoa e normalmente não expressam opiniões ou juízos
de valor de seu remetente.
Dependendo do teor das cartas comerciais, elas podem ser informativas (comunicado),
descritivas (descrição de um produto ou serviço), narrativas (narração de um evento) ou
dissertativas (sugestões e reclamações).
Ela representa um meio de comunicação muito importante entre as empresas, que pode
ser uma opinião, crítica, solicitação, comunicado, cobrança, negociação, agradecimento,
propaganda, dentre outros.
Estrutura: Como Fazer uma Carta Comercial?
Segue abaixo o modelo estrutural básico das cartas comerciais:
•Cabeçalho: geralmente as cartas comerciais são realizadas em papel timbrado da
empresa e, no cabeçalho aparece o logotipo da empresa, com nome e o endereço
correspondentes. Se enviadas pelos correios, o envelope das cartas comercias também
são timbrados, ou seja, com a identificação visual que representa a imagem da empresa
(logotipo). O envelope inclui nome completo (remetente e destinatário) e o endereço de
ambos (rua, número, bairro, cidade, estado, CEP)
•Número e Departamento: algumas cartas comerciais são numeradas e indicam o nome
do departamento da empresa que está enviando o texto, que pode ser uma sigla.
•Assunto: alguns modelos de carta comercial admitem o campo “assunto”, que se refere
ao tema será explorado na carta. Esse campo aparece abaixo da numeração e indicação
departamental. No caso do e-mail comercial, o campo “assunto” (subject) já é preenchido
acima, junto com o endereço de e-mail do destinatário.
•Local e Data: acima do corpo de texto, e geralmente na margem esquerda, indica-se a
data e o local do envio da carta.
•Destinatário: informações do remetente (emissor) devem ser acrescidas abaixo da data
e local, por exemplo, nome, departamento ao qual pertence e o endereço.
•Vocativo: representa o nome do destinatário (receptor) do texto que deve surgir de
maneira formal, por exemplo: Prezado Gerente, Caro Consumidor, etc.
•Corpo de Texto: trata-se do conteúdo da mensagem que será enviada. Não se esqueça
que as cartas comerciais são breves e objetivas. Portanto, não seja prolixo.
•Despedida: de acordo com as normas formais, despede-se com expressões: saudações,
cordialmente, respeitosamente, atenciosamente, etc.
•Assinatura: Por fim, aparece o nome do emissor (remetente) da carta, bem como o
cargo que ocupa na empresa.
ORGANOGRAMA:
Organograma é uma representação gráfica da estrutura hierárquica de uma empresa, isto
é, do desenho organizacional que, por sua vez, consiste na configuração global dos
cargos e da relação entre as funções, autoridade e subordinação no ambiente interno de
uma organização. O organograma é considerado a melhor representação gráfica do
desenho organizacional.
Ele é especialmente útil para pessoas de fora da empresa (ao visualizar o organograma, a
pessoa deve ser capaz de identificar qual pessoa contatar para resolver determinado
problema) ou para funcionários recém chegados (ele terá uma maior noção da sua
posição e do seu papel no esquema global da empresa, além de deixar claro quem se
reporta a quem).
É o que apresenta uma leitura mais fácil. Muito adotado por organizações com estrutura
hierárquica rígida, ele tem uma clara inspiração nos arranjos militares de organização.
Nele a comunicação e ordens são feitas seguindo-se linhas verticais de cima para baixo e
são raras as comunicações horizontais. Uma variante do organograma em linha é o
organograma circular ou radial. Ele consiste na apresentação de círculos concêntricos
representando os diversos níveis hierárquicos da empresa. Esse tipo de organograma é
mais indicado para empresas com estruturas hierárquicas mais enxutas. Do contrário, sua
visualização pode ser prejudicada. Tanto no organograma de linha quanto no circular, a
posição de destaque fica para o nível hierárquico mais alto, a autoridade máxima. No
caso do organograma de linha, essa posição seria no topo. No organograma radial, é a
posição central.
Organograma de assessoria
Organograma matricial
Se o organograma por linha é o mais simples, o organograma matricial, por sua vez, é o
mais complexo. Isso porque ele é a combinação de duas formas de se organizar a
empresa. Essa combinação pode ser, por exemplo, um híbrido de estruturas por projetos
e por produto, cliente, etc. Para se compreender melhor como essa combinação pode ser
feita, é indicado o estudo dos tipos de departamentalização.
FLUXOGRAMA
Outros símbolos e modelos podem ser usados para montar fluxogramas, o que
vai determinar quais símbolos utilizar ou não, ou ainda, que tipo de fluxograma
se deve usar é o objetivo dele e o quê ele descreve.
IMPOSTOS E TAXAS
Tributos
Os tributos podem ser diretos, onde são os contribuintes que devem arcar com a
contribuição, como ocorre no Imposto de Renda, ou podem ser indiretos, como os
impostos que incidem sobre o preço das mercadorias e serviços vendidos.
Impostos
Como vimos, os impostos são um tipo de tributos, e não há uma destinação específica
para os recursos obtidos por meio de seu recolhimento. Geralmente são utilizados para o
financiamento de serviços públicos, como educação e segurança. Eles podem incidir
sobre o patrimônio (como o IPTU e o IPVA), renda (Imposto de Renda) e consumo, como
o IPI que é cobrado dos produtores e o ICMS que é pago pelo consumidor.
Taxas
As taxas são os valores cobrados do contribuinte por um serviço prestado pelo poder
público, como a taxa de lixo urbano ou a taxa para a confecção do passaporte.
Contribuições
Empréstimos Compulsórios
Podemos ser criados pelo governo em situações de emergência ou para algum fim
específico.
Cada um dos desembolsos com tributos, impostos, taxas e contribuições são tratados
pela contabilidade gerencial em algum ponto específico do processo de composição dos
demonstrativos e calculo do EBITDA.Como vimos, alguns destes impostos que são
diretamente associados à venda (como ICMS, IPI, ISS etc.) já são absorvidos no calculo
da receita líquida, onde há o abatimento do valor destes impostos da receita bruta, na
forma de deduções sobre vendas.
Já as taxas, são valores pagos de forma pontual por algum serviço específico, e quando
ocorrem geralmente são classificadas como despesas. O mesmo ocorre com
as contribuições.
E para fechar a conta, ficou faltando considerar o IRPJ e a CSLL, que são tributos pagos
pela empresa ao final do exercício contábil, após a apuração dos lucros, onde já os
demais impostos e taxas já foram considerados (como deduções de vendas ou despesas
gerais).
SIGLAS E ABREVIATURAS
Bjs (beijos)
c/ (com)
msg (mensagem)
msm (mesmo)
ñ (não)
obg (obrigado)
p/ (para)
pq (porque)
tb (também)
Outras regras:
núm. (número)
lóg. (lógica)
Constr. (construção)
Secr. (secretário)
d) O ponto abreviativo também serve como ponto final, sendo assim, se a
abreviatura estiver no final da frase, não há necessidade de se utilizar outro
ponto.
Profª (professora)
Págs. (páginas)
Algumas palavras, mesmo não seguindo as regras descritas acima, são aceitas
pela gramática normativa, é o caso de:
bel. (bacharel)
cel. (coronel)
Cia. (Companhia)
cx. (caixa)
D. (Dom, Dona)
Ilmo. (Ilustríssimo)
Ltda. (Limitada)
pg. (pago)
Convencionou-se dizer que se a sigla tiver até três letras, ou se todas as letras
forem pronunciadas individualmente, todas ficam MAIÚSCULAS.
Se, porém, a sigla tiver a partir de quatro letras, e nem todas forem
pronunciadas separadamente, apenas a primeira letra será maiúsculas, e as
seguintes minúsculas:
A redação oficial é todo ato normativo e toda comunicação do poder público que se
caracteriza por meio de impessoalidade, uso do padrão culto de linguagem, formalidade,
uniformidade, concisão e clareza.
TIPOS DE CORRESPONDÊNCIA
Particular:
É a carta trocada entre familiares, colegas, amigos ou namorados.
Pedir;
Expor noticias;
Solicitar favores;
Agradecer ou declarar sentimentos.
É a carta trocada entre profissionais liberais, entre empresas, entre empresas e seus
clientes para tratar de negócios.
Os objetivos gerais:
Transações comerciais;
Industriais e financeiras;
Assuntos sobre investimentos bancários;
Empréstimos;
Cobranças;
Divulgação de produtos, etc.
Oficial:
É a carta trocada entre instituições públicas, civis e militares, ou de um órgão oficial para
uma pessoa ou empresa.
Os objetivos oficiais:
Atos dos poderes Legislativo, Executivo ou Judiciário;
Requerimentos de cidadãos;
Avisos à População
Linguagem é forma e impessoal.
O TRATAMENTO
Correspondência Particular:
Remetente
Eu - Meu
Destinatário
Tu ou você
Teu ou seu
Senhor/Seu
Correspondência Comercial:
Remetente
Nós – nosso
Esta empresa/Seu
Destinatário
V.S. ou V.S.as/seu
Essa empresa/seu
Correspondência Oficial:
Remetente
Nós – nosso
Este órgão/Seu
Destinatário
V.S.a ou V.S.as/seu(s)
V.Ex. a ou V.Ex. as /seu(s)
ATENDIMENTO AO PUBLICO
A gíria é uma linguagem de caráter popular, que é usada por determinados grupos sociais
e visa substituir termos falados tradicionalmente.
Exemplos de gírias muito usadas pela população:
“gato” ou “gata”, “brother”, “mano”, “tá ligado”, entre outras possibilidades.
Quem é o público?
Recepção
PROTOCOLO
Centralização
Por sistema centralizado entende-se não apenas a reunião de documentação em um
único local, como também todas as atividades de controle – recebimento, registro,
distribuição, movimentação e expedição – de documentos de uso corrente em um único
órgão de estrutura organizacional.
Dentre as várias vantagens que um sistema centralizado oferece, citam-se:
• treinamento mais eficiente de pessoal de arquivo;
• maiores possibilidades de padronização de normas e procedimentos;
• nítida delimitação de responsabilidades;
• constituição de conjuntos arquivísticos mais completos;
• redução dos custos operacionais;
Descentralização
Recomenda-se prudência ao aplicar esse sistema. Se a centralização rígida pode ser
desastrosa, a descentralização excessiva surtirá efeitos iguais ou ainda piores.
O bom senso indica que a descentralização deve ser estabelecida levando-se em
consideração as grandes áreas de atividades de uma instituição.
Suponha-se uma empresa estruturada em departamentos como Produção,
Comercialização e Transportes, além dos órgãos de atividades-meio ou administrativos, e
que cada um desses departamentos se desdobre em divisões e/ou seções.
Uma vez constatada a necessidade de descentralização para facilitar o fluxo de
informações, esta deverá ser aplicada em nível de departamento, isto é, deverá ser
mantido um arquivo junto a cada departamento, onde estarão reunidos todos os
documentos de sua área de atuação, incluindo os produzidos e recebidos pelas divisões e
seções que o compõem. Para completar o sistema, deverá ser mantido também um
arquivo para a documentação dos órgãos administrativos.
Recebimento:
Inclui a atividade de receber os documentos e efetuar a separação em duas categorias:
oficial, que trata de matéria de interesse institucional e particular, que trata de conteúdo de
interesse pessoal.
Os documentos oficiais são divididos em ostensivos e sigilosos. Aqueles de natureza
ostensiva deverão ser abertos e analisados. No momento da análise, deverá ser
verificada a existência de outros registros relacionados ao documento recebido, para se
fazer a devida referência. Os documentos de natureza sigilosa e aqueles de natureza
particular deverão ser encaminhados diretamente aos respectivos destinatários.
Registro :
Os documentos recebidos pelo protocolo são registrados em formulários ou em sistemas
eletrônicos, nos quais serão descritos os dados referentes ao seu número, nome do
remetente, data e assunto, espécie, entre outros elementos. Os elementos utilizados para
o registro de documentos nos serviços de protocolo são metadados desses documentos.
Autuação:
Após o registro, os documentos são numerados (autuados) conforme sua ordem de
chegada ao arquivo. A palavra autuação também significa a criação de processo.
Classificação:
Análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de assunto sob
a qual sejam recuperados, podendo atribuir a eles códigos. Esta tarefa é executada com
o auxílio do plano de classificação, caso a instituição possua esse instrumento.
Distribuição:
Ou movimentação: consiste na entrega dos documentos aos respectivos destinatários. A
distribuição é a remessa dos documentos aos setores de trabalho, enquanto que a
expedição consiste na remessa externa desses documentos.
Tramitação
A tramitação de um documento dentro de uma instituição depende diretamente se as
etapas anteriores foram feitas da forma correta. Se feitas, fica mais fácil, com o auxílio do
protocolo, saber sua exata localização, seus dados principais, como data de entrada,
setores por que já passou, enfim, acompanhar o desenrolar de suas funções dentro da
instituição. Isso agiliza as ações dentro da instituição, acelerando assim, processos que
anteriormente encontravam dificuldades, como a não localização de documentos, não se
podendo assim, usá-los no sentido de valor probatório, por exemplo.
Expedição de documentos:
Após cumprirem suas respectivas funções, os documentos devem ter seu destino
decidido, seja este a sua eliminação ou recolhimento. É nesta etapa que a expedição de
documentos torna-se importante, pois por meio dela, fica mais fácil fazer uma avaliação
do documento, podendo-se assim decidir de uma forma mais confiável, o destino do
documento. Dentre as recomendações com relação a expedição de documentos,
destacam-se:
Receber a correspondência, verificando a falta de anexos e completando dados;
Separar as cópias, expedindo o original;
Encaminhar as cópias ao Arquivo.
É válido ressaltar que as rotinas acima descritas não valem como regras, visto que cada
instituição possui suas tipologias documentais, seus métodos de classificação, enfim,
surgem situações diversas. Servem apenas como exemplos para a elaboração de rotinas
em cada instituição.
ARQUIVOS E TECNICAS DE ARQUIVAMENTO
Unicidade: cada documento de arquivo tem lugar único na estrutura documental a qual
pertence. Este aspecto não está diretamente relacionado ao número de cópias
produzidas, mas sim à função “única” que os documentos executam dentro do contexto
organizacional.
Extensão:
Quanto à extensão os arquivos podem ser setoriais, estabelecidos junto aos setores da
instituição, ou arquivos centrais ou gerais que reúnem sob sua guarda documentos
provenientes de diversos setores de uma instituição.
Estágios de evolução:
Quanto e estes estágios os arquivos são identificados como correntes, intermediários e
permanentes, o que corresponde ao ciclo vital das informações, também chamado de
teoria das três idades. A lei nº 8.159/1991, define em seu artigo 8º, estes três estágios da
seguinte maneira:
• Arquivos correntes: são aqueles em curso, ou que, mesmo sem movimentação,
constituam objeto de consultas freqüentes.
• Arquivos intermediários: são aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos
produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou
recolhimento para guarda permanente.
• Arquivos permanentes: conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e
informativo que devem ser definitivamente preservados.
Entidades mantenedoras:
Conforme as características da entidade acumuladora de
documentos, estes podem ser divididos em:
• Arquivos públicos: são aqueles produzidos por instituições públicas nas esferas
federal, estadual e municipal. Também são considerados públicos os arquivos
acumulados por empresas privadas encarregadas da gestão de serviços públicos.
Segundo esta teoria os arquivos (conjunto de documentos) passam por três estágios
distintos de arquivamento, de acordo com o uso que se faz dos documentos : corrente,
intermediário e permanente.
caracteriza pelo valor primário dos documentos, isto é, atender as finalidades de sua
criação.
Valores Documentais
O ciclo vital dos documentos agrega dois valores distintos para promover a avaliação
documental: o valor primário ou administrativo, presente na primeira e na segunda idade,
que
deve ser temporariamente preservado por razões administrativas, legais ou fiscais; e o
valor
secundário ou histórico, presente na terceira idade, que diz respeito ao uso dos
documentos
para outros fins que não aqueles para os quais foram criados. O valor secundário deve
ser preservado de maneira definitiva pela instituição ele se divide em probatório (quando
comprova a existência, o funcionamento e as ações da instituição) ou informativo (quando
contém informações essenciais sobre matérias com que a organização lida, para fins de
estudo
ou pesquisa)
Arquivos Correntes
Protocolo
1 •• Recebimento:
inclui a atividade de receber os documentos e efetuar a separação em duas categorias:
oficial, que trata de matéria de interesse institucional e particular, que trata de conteúdo de
interesse pessoal. Os documentos oficiais são divididos em ostensivos e sigilosos.
Aqueles de natureza ostensiva deverão ser abertos e analisados. No momento da análise,
deverá ser verificada a existência de outros registros relacionados ao documento
recebido, para se fazer a devida referência. Os documentos de natureza sigilosa e
aqueles de natureza particular deverão ser encaminhados diretamente aos respectivos
destinatários.
2 •• Registro:
os documentos recebidos pelo protocolo são registrados em formulários ou em sistemas
eletrônicos, nos quais serão descritos os dados referentes ao seu número, nome do
remetente, data e assunto, espécie, entre outros elementos.
3 •• Autuação:
após o registro, os documentos são numerados (autuados) conforme sua ordem
de chegada ao arquivo. A palavra autuação também significa a criação de processo.
4 •• Classificação:
análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de assunto sob
a qual sejam recuperados, podendo atribuir a eles códigos. Esta tarefa é executada com o
auxílio do plano de classificação, caso a instituição possua esse instrumento.
5 •• Movimentação (expedição/distribuição):
consiste na entrega dos documentos aos respectivos destinatários. A distribuição é a
remessa dos documentos aos setores de trabalho, enquanto que a expedição consiste na
remessa externa desses documentos.
6 •• Controle da tramitação:
são as operações destinadas a registrar a localização do documento dentro da instituição.
Tal controle pode ser executado por meio de cadernos de protocolo ou por meio de
sistemas eletrônicos, estes garantem maior segurança e agilidade ao processo de
controle de tramitação.
Arquivamento de Documentos
Plano de classificação
Métodos de Arquivamento
Para que os documentos de arquivo estejam acessíveis é necessário que eles sejam bem
ordenados e arquivados. O arquivamento é feito por meio de métodos específicos que
chamamos de métodos de arquivamento. A escolha mais adequada do método de
arquivamento depende da natureza dos documentos a serem arquivados e da estrutura
da organização acumuladora. A instituição adotar quantos forem necessários para bem
organizar seus documentos.
Ex.: o número 170482 será divido em três pares que serão lidos da direita
para esquerda, sendo 82 o primeiro par, 04 o segundo e 17 o terceiro.
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
Com base na análise cuidadosa das atividades da instituição, aliada à observação de
como os documentos são solicitados ao arquivo, é possível definir-se o método principal a
ser adotado e quais os seus métodos auxiliares.
a) Ordem Alfabética
b) Ordem Geográfica
c) Ordem Numérica
d) Ordem Ideográfica (de assunto)
Poder Executivo: Como o próprio nome já diz, cabe a este poder a função de executar
as leis, ou seja, colocar em prática as leis elaboradas pelo Poder Legislativo. É também
de sua responsabilidade a tarefa de administrar os interesses da população, já que os
membros do Executivo são os maiores representantes do povo, eleitos de forma
democrática com o dever de governar segundo os interesses e necessidades da
população organizada em coletivos, ou seja, sociedade civil organizada. O Poder
Executivo no âmbito municipal possui sua representação máxima na figura do prefeito,
mas não se restringe a ele, pode ser representado também pelos secretários, assessores
e membros dos conselhos. Sendo o prefeito, a figura máxima do Executivo no âmbito
municipal, deve, para que realize uma gestão que atenda os anseios da população, se
reunir constantemente com a sociedade a fim de reunir as reivindicações dos coletivos e
com eles encontrar as possibilidades para a satisfação das necessidades do município.
No âmbito estadual e federal o Poder Executivo é representado pelos governadores e
Presidente da República.
Poder Legislativo: É responsável pela elaboração e aprovação das leis. Além disso, tem
como dever primordial a fiscalização do orçamento público e administração do Poder
Executivo. No âmbito municipal é exercido pelos vereadores e estes devem trabalhar em
função da melhoria da qualidade de vida da população, sendo mediador entre o povo e o
prefeito. Faz-se necessário que os vereadores possuem vínculos estreitos com os
coletivos ao qual representa para que não haja um distanciamento dos cidadãos com o
poder público. O vereador é um dos principais responsáveis a estimular o povo a
participar das decisões políticas, pois é eleito para representar a vontade daqueles que o
elegeram por meio do voto. E para contemplar a vontade daqueles que lhe confiaram o
voto é preciso que o vereador esteja constantemente reunido com a população, pois
assim absorverá várias ideias de projetos que contemplem seu eleitorado. É de
fundamental importância esta relação representante/ representado, pois ambos os lados
colaborarão para o pleno exercício democrático, sendo que tal relação é necessária tanto
para o cidadão compreender o funcionamento da política local quanto para o vereador
exercer seu mandato com tranquilidade, já que a população acompanhou seus esforços.
Poder Judiciário: Possui a função de zelar pelas leis. Deve fiscalizar para que as leis
sejam cumpridas e zela também pelos direitos dos indivíduos. Este poder é exercido
pelos Juízes e Promotores de Justiça.
Existe também aquele que é considerado o nosso “quarto poder”, ou seja, o Ministério
Público. Este órgão está a serviço, primeiramente, aos cidadãos, já que é responsável por
garantir a democracia no País. É independente do Executivo, Legislativo e Judiciário e
tem como dever primordial a fiscalização destes. Foi criado com o intuito de fortalecer e
concretizar as promessas contidas na Constituição Federal. Toda vez que um (a)
cidadã(o) se sentir violado em seus direitos, deve recorrer ao Ministério Público para
poder garantir seus direitos previstos em todas as legislações (Constituição Federal,
Direitos Humanos, Estatuto do Idoso, Lei Maria da Penha, etc.).
Cabe também ao Ministério Público toda e qualquer infração que ameace a democracia,
visto que esta foi uma conquista árdua do povo brasileiro. Sendo assim, o MP é
responsável por fazer prevalecer a democracia, ou seja, a vontade do povo acima de
qualquer autoritarismo político. Qualquer cidadão pode acionar o Ministério Público que
manterá sigilo sobre toda e qualquer denúncia.
Apesar da organização automática do Estado por meio dos três poderes e do Ministério
Público, é de fundamental importância a participação direta dos cidadãos em todas estas
esferas. Por exemplo; para que o MP possa apurar alguma negligência dos três poderes,
precisa contar com a colaboração do cidadão para obter provas que possam ajudar na
investigação das irregularidades. Da mesma forma é o Poder Executivo, é preciso a
participação direta da sociedade civil para que o processo político aconteça nos moldes
da Constituição Federal, ao contrário, não haverá fiscalização. Quando não há
fiscalização a corrupção sempre vem à tona. É preciso entender que os três poderes
existem para servir aos cidadãos, mas para que estes funcionem com efetividade é
extremamente indispensável a participação de toda a sociedade na vida política do
município. Somente assim poderemos sonhar com novos tempos na nossa política, não
mais delegando toda a confiança nos representantes e sim, junto com eles, participar
ativamente da dinâmica política e social de nossos municípios.
LEIS ORDINARIAS E LEIS COMPLEMENTARES
LEI COMPLEMENTAR
Lei complementar é a espécie normativa sujeita a um processo legislativo especial e com
matéria própria. Serve para regular os assuntos que o legislador constituinte entende de
importância fundamental.
Ao mesmo tempo, o conteúdo da lei complementar não pode ser alterado por lei ordinária
devido aos critérios de aprovação. Do mesmo modo, matéria reservada à lei
complementar não poderá ser disciplinada por lei ordinária, sob pena de
inconstitucionalidade da lei por violar preceito constitucional que determina a reserva de
competência de algumas matérias ao âmbito da lei complementar.
A diferença entre lei ordinária e lei complementar reside em dois aspectos: o material e o
formal. No aspecto material, temos assuntos que obrigatoriamente devem ser
regulamentados por lei complementar. A lei ordinária, por sua vez, é residual, pois trata
das matérias que a constituição não exija regulamentação por lei complementar, decreto
legislativo ou resolução.
B) LEI ORDINÁRIA
Este instituto aborda assuntos diversos nas áreas penal, civil, tributária, administrativa,
regulando quase todas as matérias de competência da união, com sanção do presidente
da república. O projeto de lei ordinária é aprovado por maioria simples e pode ser
proposto pelo presidente da república, deputados, senadores, Supremo Tribunal Federal
(STF), tribunais superiores e procurador-geral da república. Os cidadãos também podem
propor tal projeto, desde que subscrito por, no mínimo, 1% do eleitorado do país,
distribuído pelo menos por cinco estados, com não menos de 0,3% dos eleitores de cada
um deles.
A lei ordinária é o ato legislativo típico por excelência, o ato normativo primário que edita
normas gerais e abstratas. Caracteriza-se pela generalidade de seu conteúdo, podendo
tratar de quase toda matéria. A exceção é a matéria destinada à lei complementar e os
assuntos do congresso, câmara e do senado (reservados aos decretos legislativos e das
resoluções). Há ainda os incisos do §1° do artigo 68 da constituição que são disciplinados
por lei ordinária e insuscetíveis de delegação.
2) DIFERENÇAS:
Já enraizada e concretizada na doutrina, a diferença entres essas duas espécies
normativas se dá sob dois aspectos: um, quanto à matéria e ao quorum de votação.
A primeira diz respeito ao assunto abrangido por ambas, a saber: enquanto a Lei
Complementar deve versar, obrigatoriamente, sobre assuntos especificados na
Constituição Federal (verificado por expressões normativas, como “… segundo lei
complementar”, “… observados os dispositivos em lei”), a Lei Ordinária tem competência
residual, ou seja, pode tratar de todos os assuntos que não sejam de competência da Lei
Complementar.
CAPÍTULO II
DOS DIREITOS SOCIAIS
Art. 6º
Art. 7º
São direitos dos trabalhadores urbanos e rurais, além de outros que visem à melhoria de
sua condição social:
I - relação de emprego protegida contra despedida arbitrária ou sem justa causa, nos
termos de lei complementar, que preverá indenização compensatória, dentre outros
direitos;
II - seguro-desemprego, em caso de desemprego involuntário;
III - Fundo de Garantia do Tempo de Serviço;
IV - salário mínimo, fixado em lei, nacionalmente unificado, capaz de atender as suas
necessidades vitais básicas e às de sua família com moradia, alimentação, educação,
saúde, lazer, vestuário, higiene, transporte e previdência social, com reajustes periódicos
que lhe preservem o poder aquisitivo, sendo vedada sua vinculação para qualquer fim;
V - piso salarial proporcional à extensão e à complexidade do trabalho;
VI - irredutibilidade do salário, salvo o disposto em convenção ou acordo coletivo;
VII - garantia de salário, nunca inferior ao mínimo, para os que percebem remuneração
variável;
VIII - décimo terceiro salário com base na remuneração integral ou no valor da
aposentadoria;
IX - remuneração do trabalho noturno superior à do diurno;
X - proteção do salário na forma da lei, constituindo crime sua retenção dolosa;
XI - participação nos lucros, ou resultados, desvinculada da remuneração, e,
excepcionalmente, participação na gestão da empresa, conforme definido em lei;
XII - salário-família pago em razão do dependente do trabalhador de baixa renda nos
termos da lei;
XIII - duração do trabalho normal não superior a oito horas diárias e quarenta e quatro
semanais, facultada a compensação de horários e a redução da jornada, mediante acordo
ou convenção coletiva de trabalho;
XIV - jornada de seis horas para o trabalho realizado em turnos ininterruptos de
revezamento, salvo negociação coletiva;
XV - repouso semanal remunerado, preferencialmente aos domingos;
XVI - remuneração do serviço extraordinário superior, no mínimo, em cinqüenta por cento
à do normal;
XVII - gozo de férias anuais remuneradas com, pelo menos, um terço a mais do que o
salário normal;
XVIII - licença à gestante, sem prejuízo do emprego e do salário, com a duração de cento
e vinte dias;
XIX - licença-paternidade, nos termos fixados em lei;
XX - proteção do mercado de trabalho da mulher, mediante incentivos específicos, nos
termos da lei;
XXI - aviso prévio proporcional ao tempo de serviço, sendo no mínimo de trinta dias, nos
termos da lei;
XXII - redução dos riscos inerentes ao trabalho, por meio de normas de saúde, higiene e
segurança;
XXIII - adicional de remuneração para as atividades penosas, insalubres ou perigosas, na
forma da lei;
XXIV - aposentadoria;
XXV - assistência gratuita aos filhos e dependentes desde o nascimento até 5 (cinco)
anos de idade em creches e pré-escolas;
Art. 8º
Art. 9º
Art. 10.
Art. 11.