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CAPÍTULO I : CONCEPTOS......................................................................................................................................

5
1. PLANES CORPORATIVOS.......................................................................................................................................5
1.1. Plan de Cuentas Contables.........................................................................................................................5
1.2. Plan de Actividades Presupuestarias..........................................................................................................7
1.3. Organismos..................................................................................................................................................7
1.4. Centros de Costo.........................................................................................................................................9
1.5. Ítemes de Ingreso o Gasto en sistema AUGE............................................................................................11
1.6. Estructura de las Imputaciones Contables - Presupuestarias...................................................................12
2. INSTANCIAS PRESUPUESTARIA Y DEFINICIONES RELACIONADAS......................................................................14
3. OPERACIONES SOBRE DOCUMENTOS.................................................................................................................16
3.1. Refrendación presupuestaria.....................................................................................................................16
3.2. Cierre de documento.................................................................................................................................16
4. EFECTO PRESUPUESTARIO DE LAS CUENTAS CONTABLES...................................................................................16
4.1. Funcionamiento en AUGE........................................................................................................................17
4.2. Tabla de referencia (Caso transacción normal)........................................................................................18
4.3. Tabla de referencia (Caso transacción reversa)........................................................................................19
4.4. Ejemplos de Cuentas:................................................................................................................................20
5. INTERFAZ DE USUARIO.......................................................................................................................................20
5.1. Forma General de las Ventanas................................................................................................................20
5.1.1 Ventana tipo contexto.......................................................................................................................................21
5.1.2 Ventana tipo búsqueda......................................................................................................................................21
5.2. Controles comunes a los módulos.............................................................................................................22
5.2.1 Controles de navegación...................................................................................................................................22
5.2.2 Otros Controles.................................................................................................................................................23
5.3. Tipos de Pantallas.....................................................................................................................................24
5.3.1 Listado.............................................................................................................................................................. 24

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5.3.2 Maestro/Detalle................................................................................................................................................26
5.4. Criterios de búsqueda...............................................................................................................................27
5.4.1 Operadores....................................................................................................................................................... 27
5.4.2 Sintaxis para los criterios..................................................................................................................................29
CAPÍTULO II : EGRESOS........................................................................................................................................30
6. HONORARIOS......................................................................................................................................................30
6.1. Pantalla principal......................................................................................................................................30
6.2. Conceptos..................................................................................................................................................31
6.3. Procedimiento............................................................................................................................................32
7. FACTURAS DE COMPRA......................................................................................................................................33
7.1. Pantalla principal......................................................................................................................................33
7.2. Conceptos..................................................................................................................................................34
7.3. Procedimiento............................................................................................................................................35
8. COMPRAS INTERNAS...........................................................................................................................................36
8.1. Pantalla principal......................................................................................................................................36
8.2. Conceptos..................................................................................................................................................37
8.3. Procedimiento............................................................................................................................................37
9. DOCUMENTO DE PAGO........................................................................................................................................39
9.1. Pantalla principal......................................................................................................................................39
9.2. Conceptos..................................................................................................................................................40
9.3. Procedimiento............................................................................................................................................41
10. ANTICIPO A RENDIR: GIRO A RENDIR............................................................................................................42
10.1. Pantallas principales.............................................................................................................................42
10.1.1 Otorgamiento Inicial del Anticipo.....................................................................................................................42
10.1.2 Rendición......................................................................................................................................................... 43
10.2. Concepto................................................................................................................................................44
10.3. Procedimientos......................................................................................................................................45
10.3.1 Otorgamiento del giro a rendir..........................................................................................................................45
10.3.2 Pago del Giro a Rendir.....................................................................................................................................45
10.3.3 Rendición con documentos del giro a rendir.....................................................................................................46
11. ANTICIPO A RENDIR: FONDO FIJO..................................................................................................................47
11.1. Pantallas principales.............................................................................................................................47
11.1.1 Otorgamiento inicial.........................................................................................................................................47
11.1.2 Rendición......................................................................................................................................................... 48
11.1.3 Procedimientos.................................................................................................................................................48
12. EMISIÓN DE CHEQUES....................................................................................................................................50
12.1. Pantalla principal..................................................................................................................................50
12.1.1 Selección documentos a pagar..........................................................................................................................50
12.1.2 Impresión de cheques.......................................................................................................................................52
12.2. Conceptos..............................................................................................................................................53
12.3. Procedimiento:......................................................................................................................................53
12.3.1 Selección documentos a pagar..........................................................................................................................53
12.3.2 Impresión de cheques.......................................................................................................................................54
13. ANULAR CHEQUE............................................................................................................................................55
13.1. Pantalla principal..................................................................................................................................55
13.2. Conceptos..............................................................................................................................................55
13.3. Procedimiento:......................................................................................................................................56
14. ANTICIPO A PROVEEDOR................................................................................................................................56
14.1. Pantallas principales.............................................................................................................................56
14.1.1 Documento de pago, tipo anticipo....................................................................................................................56
14.1.2 Factura de compra, tipo anticipo.......................................................................................................................58
14.2. Conceptos..............................................................................................................................................59

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14.3. Procedimiento........................................................................................................................................60
14.3.1 Otorgamiento del anticipo................................................................................................................................60
14.3.2 Emisión del anticipo (pago del documento de pago)........................................................................................60
14.3.3 Registro de la Factura Anticipada.....................................................................................................................61
CAPÍTULO III : INGRESOS.....................................................................................................................................62
15. FACTURA DE VENTAS.....................................................................................................................................62
15.1. Pantallas principales.............................................................................................................................62
15.1.1 Solicitud de factura de venta.............................................................................................................................62
15.1.2 Emisión de factura............................................................................................................................................63
15.1.3 Anulación de una Factura de venta...................................................................................................................64
15.2. Conceptos..............................................................................................................................................65
15.3. Procedimiento........................................................................................................................................66
15.3.1 Solicitud de Factura de Venta...........................................................................................................................66
15.3.2 Facturas de ventas, anulación...........................................................................................................................67
16. VENTAS INTERNAS..........................................................................................................................................67
16.1. Pantalla principal..................................................................................................................................67
16.1.1 Conceptos......................................................................................................................................................... 68
16.1.2 Procedimiento...................................................................................................................................................68
17. BOLETA DE VENTA.........................................................................................................................................70
17.1. Introducción...........................................................................................................................................70
17.2. Ingreso de Documentos.........................................................................................................................70
17.2.1 Caso Efectivo :.................................................................................................................................................75
17.2.2 Caso Depósito :................................................................................................................................................75
17.2.3 Caso Comprobante de Recaudación:................................................................................................................76
17.3. Cierre de Documentos...........................................................................................................................78
17.3.1 Cierre de Boletas Efectivo y Depósito..............................................................................................................78
17.3.2 Cierre de Boletas Comprobante Recaudación...................................................................................................78
17.4. Boletas de Venta Históricas...................................................................................................................79
17.5. Anulación de Documentos.....................................................................................................................81
17.5.1 Anulación de Boleta de Venta Sin Emitir..........................................................................................................81
17.6. Anulación de Boleta de Venta Emitidas.................................................................................................82
18. MÓDULO DE CAJA..........................................................................................................................................83
18.1. Introducción...........................................................................................................................................83
18.2. Parámetros............................................................................................................................................83
18.3. Modificación de los Parámetros de Caja..............................................................................................84
18.4. Gestión de Caja.....................................................................................................................................85
18.4.1 Ingreso de Comprobante de Recaudación.........................................................................................................85
18.5. Definiciones...........................................................................................................................................87
18.5.1 Conceptos de Recaudación de Caja :................................................................................................................87
18.5.2 1.- Recaudación en Dinero en Efectivo $ ,por un Concepto con centro de Registro Conocido.........................88
18.5.3 Depósito Recaudación en Efectivo por concepto de Arancel Cursos de Postgrado con Centro de Registro
Conocido. 90
18.5.4 Recaudación en Efectivo $ por Concepto Varios (Centro de Registro Desconocido, por tanto involucra proceso
de Distribución).................................................................................................................................................................92
18.5.5 Flujo de Efectivo de la Recaudación.................................................................................................................94
18.5.6 Distribución del Ingreso recaudado por concepto Varios a Cuentas de ingreso real y a Centros de Registro
específicos......................................................................................................................................................................... 94
18.5.7 Flujo de Efectivo de la Distribución...............................................................................................................100
18.5.8 Flujo de Efectivo de la Distribución...............................................................................................................102
18.5.9 Depósito de Ingresos Recaudados en Efectivo por un concepto de recaudación Varios con Centro de Registro
Desconocido....................................................................................................................................................................103
18.5.10 Flujo de Efectivo del Depósito...................................................................................................................105
18.5.11 3.- Recaudación con Cheques a Fecha, por un Concepto de Recaudación con centro de Registro
Desconocido (Lo que implica una Distribución)..............................................................................................................106
18.5.12 Flujo de Efectivo de la Contabilización de cheques en cartera...................................................................110
18.5.13 Distribución de Recaudación por Cheques a Fecha....................................................................................111
18.5.14 Depósito Recaudación con Cheque a Fecha..............................................................................................113
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18.5.15 Flujo de Efectivo del Depósito...................................................................................................................116
CAPITULO IV : TRANSACCIONES EN OTRA MONEDA (REF. INST. Nº 024)............................................117
19. TRANSACCIÓN : COMPRA DE DÓLARES.................................................................................................117
19.1. Contabilidad Organismo.....................................................................................................................117
20. TRANSACCIÓN : IMPORTACIONES...........................................................................................................118
20.1. Organismo remite cheque a proveedor, doc. y/o productos o servicios no han sido recepcionados
(Importación Directa con Proveedor Extranjero)...............................................................................................118
20.1.1 Importación a través de Agente de Aduanas....................................................................................................118
20.1.2 Liquidación de Gravámenes (Cierre de la importación)..................................................................................119
20.2. Organismo remite cheque al proveedor, documentos y/o productos ya fueron recepcionados...........119
21. TRANSACCIÓN : GIRO A RENDIR EN MONEDA DÓLAR.......................................................................120
21.2. Rendición del giro...............................................................................................................................120
21.3. Contabilidad FONDO GENERAL.......................................................................................................120
21.3.1 Fondo General recepciona desde los organismos cheque en pesos junto a un oficio.......................................120
21.3.2 Fondo General Gira cheque en US$ y lo remite al organismo........................................................................121
22. INGRESO DE DÓLARES..........................................................................................................................121
22.1. Contabilidad Organismo.....................................................................................................................121
22.2. Contablidad Fondo General...............................................................................................................123
23. SOLICITUD DE DÓLARES.......................................................................................................................123
23.1. Contabilidad Fondo General..............................................................................................................123
23.1.1 Emite cheque en dólares y lo remite al Organismo Solicitante.......................................................................123
23.2. Organismo...........................................................................................................................................124
23.2.1 Recibe desde Fondo General Cheque Dólares................................................................................................124
24. VENTA DE DOLARES...............................................................................................................................124
24.1. Contabilidad Fondo General..............................................................................................................124
24.1.1 Fondo General emite cheque en $ y lo remite al Organismo solicitante..........................................................124
24.2. Contabilidad Organismo.....................................................................................................................125
CAPÍTULO V : OTRAS TRANSACCIONES........................................................................................................126
25. TRASPASO DE RECURSO................................................................................................................................126
25.1. De un centro de costo a otro, sin que exista emisión de cheque.........................................................126
25.2. De un centro de costo a otro, entre cuentas bancarias (con emisión de cheque)...............................127
25.2.1 Organismo cedente.........................................................................................................................................127
25.2.2 Organismo receptor........................................................................................................................................129
25.3. Conceptos............................................................................................................................................130
25.4. Procedimiento......................................................................................................................................131
25.4.1 Traspaso de recursos financieros de un centro de costo a otro, sin que medie emisión de cheque..................131
26. TRANSACCIONES DE FIN DE MES.................................................................................................................134
26.1. Conceptos............................................................................................................................................135
26.2. Procedimiento......................................................................................................................................136
27. TRANSFERENCIAS.........................................................................................................................................136
27.1. Conceptos............................................................................................................................................139
27.1.1 Módulo de Transferencias...............................................................................................................................139
27.1.2 Distribución remesa y contabilización (Receptor)..........................................................................................140
27.1.3 Campos........................................................................................................................................................... 143
27.1.4 Distribución de la Recaudación......................................................................................................................145
27.2. Distribución de un comprobante de Recaudación..............................................................................146
28. ANEXOS........................................................................................................................................................149
CAPÍTULO VI: CONCILIACIÓN BANCARIA..................................................................................................150
29. PANTALLAS...............................................................................................................................................150
29.1. PANTALLA LISTADO DE CARTOLAS................................................................................................150
29.1.1 Funcionalidades..............................................................................................................................................151
29.2. INGRESO DE CARTOLA POR DISKETTE........................................................................................152

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Funcionalidades............................................................................................................................................................... 153
29.3. PANTALLA MANTENCION DE CARTOLA........................................................................................154
29.3.1 Funcionalidades..............................................................................................................................................155
29.4. VENTANA ELIMINACION DE CARTOLA.........................................................................................155
29.5. VENTANA DE CONCILIACION AUTOMATICA...............................................................................156
29.5.1 Pantalla de Conciliación por Cartola...............................................................................................................156
29.5.2 Conciliación por Fecha y Cuenta Contable.....................................................................................................157
29.5.3 Funcionalidades..............................................................................................................................................157
29.6. VENTANA DE CONCILIACION MANUAL........................................................................................158
29.6.1 Conciliación por Cartola.................................................................................................................................158
29.6.2 Conciliación por Fecha y Cuenta Contable.....................................................................................................159
29.6.3 Funcionalidades..............................................................................................................................................160
29.7. REPORTE MOVIMIENTOS CONCILIADOS.....................................................................................160
29.7.1 Reporte por Cartola........................................................................................................................................160
29.8. REPORTE DE MOVIMIENTOS NO CONCILIADOS........................................................................162
29.8.1 Reporte por Cartola........................................................................................................................................162
29.8.2 Reporte por Fechas y Cuenta Contable...........................................................................................................163
29.8.3 Funcionalidades..............................................................................................................................................163
29.9. REPORTE CHEQUES REIMPRESOS................................................................................................164
29.9.1 Funcionalidades..............................................................................................................................................164
29.10. REPORTE ERRORES DE CARGA.....................................................................................................165
29.10.1 Funcionalidades.........................................................................................................................................165
29.11. ELIGE CUENTA CONTABLE.............................................................................................................166
29.12. MANTENCION DE DISKETTE..........................................................................................................167
29.12.1 Funcionalidades.........................................................................................................................................170

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CAPÍTULO I : CONCEPTOS

1. PLANES CORPORATIVOS

Los planes corporativos definidos para el sistema AUGE, los cuales en su conjunto, permiten registrar la
información derivada de los movimientos presupuestarios y contables son:

a) Plan de cuentas contables


b) Plan de actividades presupuestarias
c) Organismos
d) Centros de costo

Estos planes corporativos representan la estructura que tendrá la Universidad, para sus tratamientos contables
y presupuestarios, y la estructura orgánica que posee.

1.1. Plan de Cuentas Contables

Este clasificador permite registrar las operaciones contables que afectan a la Universidad y en tal
sentido registrar todas las operaciones de este carácter. Debe ser definido y mantenido en forma
centralizada y además, tiene que representar los intereses de todos los entes involucrados.

La estructura de codificación a utilizar es la sugerida en la circular 239 de la Superintendencia de


Valores y Seguros con un código de 9 posiciones, lo cual facilitará la solución a la problemática actual
que se da en torno a las cuentas imputables “Banco” y “Obras Planta Física”, que requieren 3
posiciones.

Este clasificador tiene una estructura jerárquica y está compuesta por 9 dígitos y 5 niveles según la
siguiente definición:

Gran Grupo Grupo Sub – Grupo Cuenta Sub - Cuenta


0 0 00 00 000
1 1 01 01 001
Activo Activo Circulante Disponible Caja Caja Central Pesos
Universidad

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a) Gran grupo:

Corresponde a la clasificación mas general de los tipos de transacciones con implicancia financiera,
según la naturaleza de éstas:

1. Activos

2. Pasivos

3. Ingresos

4. Gastos

5. Cuentas de Orden

6. Control Presupuestario

b) Grupo:

Corresponde a la clasificación general de los tipos de transacciones con implicancia financiera, según
un ordenamiento dado por la naturaleza de las operaciones.

c) Sub Grupo:

Corresponde a la desagregación por conceptos homogéneos, de los hechos económicos, siendo éste el
nivel de referencia para los estados financieros.

d) Cuenta:

Corresponde a la desagregación por conceptos específicos de los hechos económicos.

e) Sub Cuenta:

Corresponde a la desagregación en que se identifica una partida específica, la cual se originó por una
transacción

Observaciones:

a) La estructura definida corresponde a la establecida por la Superintendencia de Valores y Seguros.


b) Independientemente de la longitud acordada (9 dígitos) se propone considerar dígitos adicionales
para disponer de la posibilidad de ampliar las posiciones en caso de requerirse a futuro y también
como medida de seguridad frente al resultado de las pruebas funcionales a las que será sometido.

Esta estructura es única y contempla el aspecto contable y de flujos o ítemes presupuestarios.

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1.2. Plan de Actividades Presupuestarias

Corresponde a la clasificación de las fuentes de financiamiento o actividades que posee la Universidad.


En tal sentido comprende las actividades con estricta naturaleza presupuestaria.

Este clasificador tiene una estructura jerárquica y está compuesto por 4 dígitos y 3 niveles según la
siguiente definición:

Gran Actividad Actividad Sub - Actividad


0 0 00
1 1 01
Ingreso Pto. Corriente Venta y Servicios Matrículas y Pregrado
a) Gran actividad:

Corresponde al mayor nivel de agregación dentro de las actividades económicas que desarrolla la
universidad. Un ejemplo de esto es Presupuesto de Funcionamiento

b) Actividad:

Corresponde a un nivel de desagregación de la Gran Actividad, en el cual se identifican los conceptos


globales con naturaleza presupuestaria.

c) Sub actividad:

Corresponde al nivel en que se identifican los conceptos específicos con naturaleza presupuestaria,
siendo este, el nivel al cual pertenecen las diferentes actividades realizadas

1.3. Organismos

Este clasificador tiene como objetivo representar la estructura organizacional de la Universidad.

Para efectos de manejo de la información, se debe distinguir entre los códigos para organismo de
resumen y de imputación.

Este clasificador tiene una estructura jerarquizada compuesta por 8 dígitos y 3 niveles según la
siguiente definición:

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Grupo A Grupo B Grupo C Grupo D Grupo E
0 0 00 00 00
Empresa Tipo Organismo Unidad Mayor, Facultad u Departamento, Unidad
Organismo, Dirección o Centros, Escuelas, Menor
Departamento no Institutos,
Académico Administración
Central
1 2 13 04 01
Universidad de Facultad Medicina Departamento Unidad
Chile Medicina Interna Hepatología
a) Empresa

Corresponde al mayor nivel de agregación y en él se representan las empresas que cuentan con un rut
propio

b) Tipo Organismo

Corresponde a un clasificador de los organismos que posee una empresa. Para el caso de la
Universidad se utilizará la siguiente convención:

1. Organismos centrales

2. Facultades

c) Organismo

Corresponde a las distintas unidades mayores de una empresa. Para el caso de la Universidad serían:
Facultad u Organismo, Dirección o Departamento no Académico, Instituto, etc.

d) Departamento

Corresponde a las unidades de mandos medio de una organización. Para el caso de la Universidad
serían: Departamentos, Centros, Escuelas, etc.

e) Unidad

Corresponde a las unidades operativas de los mandos medio de una organización. Para el caso de la
Universidad serían: Unidad de Contabilidad, Unidad de Desarrollo, Unidad de Presupuesto, etc.

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1.4. Centros de Costo

Corresponde a la unidad básica del sistema, la cual puede estar afecto a imputaciones contables o
presupuestarias.

En forma normal las unidades se pueden agrupar en ingreso o gasto, las cuales corresponden a las
unidades básicas de responsabilidad y fuente de ejecución presupuestaria.

Según sea el caso, pueden representar una fuente de ingreso, una fuente de gastos o ambas.

Están configurados por una actividad (destino de los fondos) y una repartición dueña o responsable
del uso que se hace de los fondos disponibles.

En forma especial, se distinguen otros dos grupos:

a) Para movimiento de fondos y ajustes contables que no tienen ingerencia en el presupuesto.

b) Para administrar los fondos en custodia que tampoco tienen efecto en el presupuesto

Definición del código de estructura para centro de costo(14 dígitos)

Grupo A Grupo B Grupo C


00000000 0000 00
Organismo Actividad Correlativo
11010201 4201 001

a) Organismo:

Corresponde a un código del clasificador de Organismo.

b) Actividad:

Corresponde a un código del clasificador de Actividades presupuestarias.

c) Correlativo:

Corresponde a un correlativo dentro de una sub actividad presupuestaria específica.

En base a lo anterior, se tienen las siguientes ventajas:

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1. Otorga un ordenamiento lógico y estructurado de la organización.

2. Permite un crecimiento estructurado y lógico de la organización.

3. Permite obtener información por cualquier nivel de la organización, en forma resumida y/o
detallada.

4. Permite a las entidades ejecutivas evaluar desde diferentes niveles de agregación y por los
conceptos de responsabilidad y origen de los recursos.

Cualidades de los centros de costo

Como cualidades de los centros de costo, se pueden mencionar las siguientes que definen su
comportamiento y característica:

Asignable (A) : Significa que es posible asignar recursos directamente a


ella.
Distribuíble (D) : A partir de esta unidad, es posible distribuir masivamente
recursos a otras unidades o centros de costo de ejecución.
Ejecutable (E) : Es posible realizar cargos o transacciones finales sobre este
centro de costo
Ingresable (I) : Es posible aceptar ingresos o abonos por este centro de
costo
Suplementable (S): Es posible incrementar directamente los recursos asignados
a el.
Traspasable (T): Es posible redestinar los recursos disponibles a otro centro
de costo de igual naturaleza.

Tipologías de los centros de costo

Es necesario tener en consideración que en la implementación de éste nuevo plan de centros de costo
se requiere de cambios en la modalidad de algunas imputaciones, en especial de aquellas que guardan
relación con los gastos e ingresos centralizados. Para ello, se debe considerar la siguiente tipología de
centros de costo:

a) Centros de costo de asignación presupuestaria (ADST)


b) Centros de costo de ejecución presupuestaria
c) Centros de costo de ejecución de ingresos centralizados
d) Centros de costo de ejecución de gastos e ingresos
e) Centros de costo para movimientos de fondos

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1.5. Ítemes de Ingreso o Gasto en sistema AUGE

El sistema AUGE no requiere la especificación explícita del ítem de Ingreso o Gasto al momento de
recibir un ingreso o cancelar un documento ya que la categorización del flujo la realiza de manera
automática tomando en consideración las cuentas contables registradas en el devengo del documento
que generan flujo.

Observemos el siguiente ejemplo:

a) Devengo de una factura de compra

Tipo Numero Línea Cta. Ctb. Debe Haber F. Efe.


T 1020 1 Libro 20 V
T 1020 2 Computador 80 V
T 1020 3 FxP 100

En este momento, se está especificando el tipo de gasto que se realiza por medio de las cuentas
empleadas en el registro de la compra Libro y Computador, reconociéndose en la columna flujo
efectivo que ellas generan un devengo de flujo.
Pago de una factura de compra

Tipo Número Línea Cta. Ctb. Debe Haber F. Efe.


E 56 1 FxP 100
E 56 2 Banco 100

Al momento de seleccionar un documento para el pago, el sistema busca el devengo del mismo en el
sistema.

Cuando se paga se registra la asociación entre la línea de pago y la línea en que se tipifica el devengo,
registrando el tipo de flujo (egreso ó Ingreso) y el monto.

Dev tipo Dev. Nº Dev. Línea Flujo tipo Flujo Flujo Mon Tipo Enfoque
Nº. línea to
T 1020 1 E 56 2 20 E P
T 1020 2 E 56 2 80 E P

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a) Dev. Tipo: Tipo del comprobante en donde está registrado el devengo de la operación.
b) Dev. Número: Número del comprobante en donde está registrado el devengo de la operación.
c) Dev. Línea: Línea del comprobante en donde está registrado el devengo de la operación.
d) Flujo Tipo: Tipo del comprobante en donde está registrado el movimiento de efectivo.
e) Flujo Número: Número del comprobante en donde está registrado el movimiento de efectivo.
f) Flujo Línea: Línea del comprobante en donde está registrado el movimiento de efectivo.
g) Monto: Monto del concepto de devengo que se esta pagando o ingresando en el efectivo.
h) Tipo: Tipo de flujo. E: egreso, I: ingreso.
i) Enfoque: Tipo de enfoque que presenta el movimiento del disponible. C: Contable, P:
presupuestario.

 En el caso que se realice un pago parcial del documento, el sistema calcula de manera automática
el porcentaje pagado y registra esa proporción para los flujos involucrados.

1.6. Estructura de las Imputaciones Contables - Presupuestarias.

La estructura de la imputación contable - presupuestaria que permite registrar las transacciones es la


siguiente:
Cta. C. Costos Debe Haber Indiv Id Nº Doc Fecha Mto. otra F. Refrenda
Ctb. moneda Efec. *

 no requiere ser registrado por el usuario

a) Cta. Ctb.: Cuenta contable involucrada en la imputación.


b) C. Costo: Centro de costo sobre el que se realiza el movimiento presupuestario, representa una
disponibilidad presupuestaria (programa) o un centro de costo / beneficio o ambos.
c) Debe: Monto al debe.
d) Haber: Monto al haber.
e) Indiv Id: Identificación única de quien se encuentra afectado por los movimientos de cuenta
corriente, este puede ser un R.U.T., número de matrícula, identificación de repartición, en general
cualquier clasificador que individualice a un sujeto.
f) Nro. Doc.: Número del documento involucrado en la operación, como puede ser número de
factura, número de boleta de honorarios, número de cheque, etc.
g) Fecha: Es la fecha estimada de cobro o pago de los documentos.
h) Mto. otra moneda: Monto de la operación en otra moneda, solo válido para las cuentas en otra
moneda.
i) F. Efe.: Marcador que indica cuando la cuenta genera flujo devengado. Al momento de mover
efectivo, el sistema la referencia para así señalar el flujo efectivo. Sus estados son V (verdadero:
genera flujo) y F (falso: no genera flujo)
j) Refrenda: Marcador que indica el tipo de efecto que tendrá la cuenta en el presupuesto. Sus
valores son N: normal, R: reversa y F: falso, sin efecto.

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Un ejemplo de uso según los diferentes tipos de cuentas es el siguiente:

Tipo de cuenta Cta. C.Costo Debe Haber Indiv Id Nro Fecha Mto. otra moneda
Ctb Doc
Ingresos Si Si Op No No Op
Gastos Si Si Op No No Op
Inversiones Si Si Op Op
Cta. Cte $ Si Si Si Si Si No
Cta. Cte Si Si Si Si Si No
Otra moneda

Nota: Si: Se hace obligatorio


Op: Optativo
No: No va

Cta. Cte. : hace referencia a cuentas contables que representan un derecho o una obligación, como por
ejemplo Facturas por cobrar.

Ejemplos concretos son lo siguientes:


Tipo de Cta.Ctb C.Costo Debe Haber Indiv Id Nro Doc Fecha Mto. otra
cuenta Cta.Ctb moneda
Ingresos Ing Oper Si Op No No Op
Gastos Si Si Op No No Op
Inversiones Si Si Op Op
Cta. Cte $ FxP Rut Nº Fact 10/05/2000 No
Dep. a Dep a plazo Rut Nº Doc F. Venc. Dolar
plazo Banco
Cta. Cte Préstamo de Rut Nº del F. pago UF
Otra sueldo Funcion prestamo cuotas
moneda ario

Con la estructura antes definida se constituye una cuenta corriente por cada una de las
individualizaciones - Nº de Documento, la constitución de cuentas corrientes es tanto válida para los
documentos que impliquen devengo como los de compromisos.

Lo antes expuesto, tiene como restricción que cada documento diferente tiene que imputarse en una
cuenta contable diferente, como ejemplo se indica que no se puede imputar en la misma cuenta
contable dos tipos de documentos diferentes y esperar que se encuentren separados.

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2. INSTANCIAS PRESUPUESTARIA Y DEFINICIONES RELACIONADAS

A continuación se dan las definiciones asociadas a las instancias presupuestarias. Considerando además los
conceptos relacionados que es necesario conocer para realizar un adecuado control presupuestario.

Desde el punto de vista da las instancias presupuestarias se tiene lo siguiente:

Compromiso: Se entenderá por compromiso a las obligaciones o compromisos, por los convenios o contratos
realizados, los cuales involucran o comprometen a futuro las disponibilidades Presupuestarias y Financieras
de la Universidad.

Devengo: Se entenderá por devengo a las obligaciones para con terceros adquiridos por la Universidad ya sea
por la recepción o emisión de documentos de pago o cobro.

Pago: Se entenderá por pago a la acción de cancelar las obligaciones adquiridas.

Percibir: Se entenderá por percibido a la recaudación por los derechos adquiridos.

Desde el punto de vista de la ejecución presupuestaria se entenderá lo siguiente:

Comprometido: Es el total acumulado por los diferentes compromisos adquiridos.

Devengado: Es el total acumulado por los diferentes devengos realizados, los devengos se pueden categorizar
según significan pago o recaudación, así se ha convenido en tener dos tipos de devengo Devengado Gasto y
Devengado Ingreso, por convención cuando se hable solo de devengado, se hace referencia al Devengado de
Gasto.

Pagado: Es el total acumulado de los pagos realizados.

Percibido: Es el total acumulado de las recaudaciones realizadas.

Con respecto a las instancias presupuestarias anteriores se puede decir que esos montos van siempre en
aumento y que todo documento siempre debe afectar las instancias presupuestarias que le preceden. En tal
sentido todo documento que signifique un devengo si no sido comprometido, simultáneamente con afectar el
saldo de Devengado debe afectar el saldo de Comprometido, por la misma razón los documentos que
signifiquen un pago, si no han sido previamente devengados, tiene que afectar el saldo de devengado y
comprometido simultáneamente.

Al tener las instancias presupuestarias saldos asociados, se tiene también el saldo que determina las diferentes
disponibilidades para cada una de las instancias presupuestarias, a estos saldos se les llamará:

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Por Comprometer: Es la disponibilidad que está libre para adquirir nuevos compromisos.

Por Devengar: Representa la diferencia entre los devengos realizados y la disponibilidad asignada.

Por Pagar: Representa la diferencia entre lo actualmente pagado y la disponibilidad presupuestaria asignada.

No devengado: Son los compromisos aún no devengados.

No pagado: Representa los devengos aún no pagados.

A continuación hay otras definiciones que es necesario conocer:

Asignación Inicial: Es la asignación presupuestaria inicial.

Traspasos: Es el total de aumentos o decrementos que sufre el presupuesto producto de sucesivas


modificaciones, producto de transferencias presupuestarias entre diferentes centros de costo.

Saldo disponible anterior: Representa el por comprometer del año anterior.

Valores calculados:

Presupuesto modificado = Pto. Asignado +/- Ajustes +/- Traspaso +/- Saldo Anterior.

Saldo Disponible = Pto. Modificado – Comprometido + Comp. Ingreso + Percibido

Cuando se hace un cambio de ejercicio, los saldos presupuestarios que se traspasan son lo siguientes: ( a la
izquierda están los valores del nuevo ejercicio y a la derecha los del anterior)

Saldo disponible anterior = No pagado + No devengado + Por comprometer.

Comprometido = No pagado + No devengado.

Devengado de Gasto = No pagado

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3. OPERACIONES SOBRE DOCUMENTOS

Los documentos al momento de ingresarlos al sistema, quedan en un área para registro diario de documentos,
la cual posee carácter temporal, no contable. Esta área de registro temporal permite que el documento pueda
ser modificado mientras permanezca en ella.

Al realizar la operación de cierre sobre un documento, este es ingresado automáticamente a la contabilidad y


el documento es traspasado desde el registro diario al registro de histórico del documento.

3.1. Refrendación presupuestaria.

Operación de carácter presupuestario equivalente a una autorización presupuestaria. Se realiza de


manera automática cuando se ingresa un documento al sistema. En el caso de existir disponibilidad
presupuestaria, modifica el disponible presupuestario y marca el documento como refrendado
presupuestariamente, si no existe suficiente saldo, lo deja pendiente de refrendación.

3.2. Cierre de documento

Operación que se aplica sobre los documentos refrendados presupuestariamente.

Genera los movimientos contables y presupuestario que respaldan las siguientes operaciones, según
sea el caso:

a) Compromiso presupuestario
b) Contabilización del devengo y efecto presupuestario

Una vez cerrado el documento, no existe posibilidad de alteración.

4. EFECTO PRESUPUESTARIO DE LAS CUENTAS CONTABLES

Los efectos presupuestarios responden a la necesidad de representar la actualización del presupuesto a partir
de las transacciones registradas mediante el uso de un plan de cuentas contable. Cabe considerar que el efecto
presupuestario está asociado al tipo de comprobante que genera cada transacción, por lo tanto es posible
clasificar las operaciones en dos grandes grupos: normales (Compromiso, Contabilidad, Ingreso, Egreso,
Ajuste, Recaudación, Distribución) y Reversa.

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Hasta ahora la interpretación presupuestaria del plan de cuentas se compone de los siguientes conceptos:
1. Ninguno:
2. Comprometido / Gasto:
3. Comprometido / Ingreso:
4. Control Comprometido Gasto:
5. Control Comprometido Ingreso:
6. Deuda / Patrimonio:
7. Devengo de Gasto:
8. Devengo de Ingreso:
9. Gasto:
10. Ingreso:
11. Inversión:
12. Percibido / Pagado:
13. Impuesto. En diseño

Para poder actualizar la interpretación presupuestaria de cada cuenta contable se debe acceder desde la opción
de menú: Mantenedores, Plan de Cuentas, General, Efecto Presupuestario.

4.1. Funcionamiento en AUGE

Cada vez que se realiza una transacción el sistema AUGE considera los siguientes datos:

1. Centro de Costo,

2. Cuenta Contable,

3. Monto al Debe,

4. Monto al Haber

Internamente el sistema opera como sigue:

De acuerdo al efecto presupuestario de la cuenta contable, y considerando si el monto va en el debe o


en el haber actualiza el saldo presupuestario que corresponda de la unidad de registro involucrada.

La actualización de los saldos presupuestarios se realiza conforme a lo estipulado en las tablas 1 que a
continuación se indican:

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4.2. Tabla de referencia (Caso transacción normal)
Efecto Presupuestario
Concepto Interpretación Al imputarse al Al imputarse al Grupo Contable Equiv.
Presupuestaria. DEBE… HABER…
Ingreso  Ingreso Ingreso
Inversión  Inversión  Ingreso  Inversión Activo Fijo
Gasto  Gasto Gasto
Compromiso Gasto  Compromiso Gasto
Compromiso Ingreso  Compromiso Ingreso
Devengo de Gasto  Devengo de Gasto Cuentas por Pagar
Devengo de Ingreso  Devengo de Ingreso Cuentas por Cobrar
Percibido / Pagado  Percibido  Pagado Activo Circulante Disp.
Deuda / Patrimonio  Gasto  Ingreso Patrimonio
Control Presupuestario
IVA Crédito  Impuesto Crédito
IVA Débito  Impuesto Débito

La primera columna indica el efecto presupuestario, la siguiente muestra el efecto en los saldos
presupuestarios si el monto de la imputación para la cuenta va al debe, luego si el monto afecta al
haber y finalmente el grupo de cuentas contables equivalentes

Simbología  : Aumento

 : Disminución

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4.3. Tabla de referencia (Caso transacción reversa)

Efecto Presupuestario

Concepto Al imputarse al Al imputarse al Grupo Contable Equiv.


Interpretación. DEBE… HABER…
Presupuestaria.

Ingreso  Ingreso Ingreso

Inversión  Ingreso   Inversión Activo Fijo


Inversión

Gasto  Gasto  Gasto Gasto

Compromiso Gasto  Compromiso


Gasto

Compromiso Ingreso  Compromiso


Ingreso

Devengo de Gasto  Devengo de Cuentas por Pagar


Gasto

Devengo de Ingreso  Devengo de Cuentas por Cobrar


Ingreso

Percibido / Pagado  Pagado  Percibido Activo Circulante Disp.

Deuda / Patrimonio  Ingreso  Gasto Patrimonio

Control Presupuestario

IVA Crédito  Impuesto


Crédito

IVA Débito  Impuesto Débito

En general la definición de la clasificación anterior está según las operaciones analizadas hasta el
momento, sin embargo, esta definición puede ser modificada de acuerdo al análisis de operaciones
complejas, e incluso definir nuevos efectos presupuestarios.

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4.4. Ejemplos de Cuentas:

Comprometido / Gasto (Transacción Normal)

Compromiso por órdenes de compra: Al generar una orden de compra se deben “comprometer” los
recursos para el centro de costo, para tal efecto es necesario aumentar el saldo del comprometido de
gasto.

Devengo de Gasto (Transacción Normal)

Facturas por pagar: Al registrar una factura el compromiso adquirido previamente es devengado, es
decir, se establece la obligación formal de la deuda contraída con el proveedor. Lo anterior queda
registrado en los saldos presupuestarios como un aumento en el saldo del devengo de gasto.

Percibido / Pagado (Transacción Normal)

Cuentas Banco: Este tipo de cuentas se asocia a la ejecución de la caja, y en particular funcionan desde
el punto de vista presupuestario como pagado si el monto va al haber, y como un ingreso “percibido” si
el monto va en el debe.

5. INTERFAZ DE USUARIO

Lo que respecta a la interfaz de usuario se ha adoptado el estándar de ajustar las ventanas al tamaño de
800 x 600 pixeles. Dicho estándar se puede configurar en su sistema Windows a través del panel de
control, opción ventana.

5.1. Forma General de las Ventanas

En lo que respecta a la forma se han establecido dos tipos genéricos de interfaz: Contexto y Búsqueda

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5.1.1 Ventana tipo contexto

5.1.2 Ventana tipo búsqueda

En la definición de pantallas de búsqueda se ha definido la interfaz que presenta la figura


2. Este tipo de pantalla se utiliza en los casos que la aplicación requiera el ingreso de un
código, el cual pertenece a un conjunto considerable de valores (mayor que 10). A
diferencia de la pantalla anterior, esta interfaz es más pequeña debido a que sólo
representa una ayuda para el usuario.

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5.2. Controles comunes a los módulos

Existen un conjunto de controles que tienen la misma funcionalidad para todas las aplicaciones del
subsistema financiero. Esta característica tiene como objetivo minimizar el tiempo de aprendizaje por
parte del usuario con respecto a la utilización del sistema.

A continuación se describirán los controles anteriormente mencionados:

5.2.1 Controles de navegación

1 2 3 4

1) Botón de Navegación Inicio: Lleva el cursor a la primera fila del despliegue actual.

2) Botón de Navegación Retrocede: Retrocede el cursor de navegación una fila.

3) Botón de Navegación Avanza: Avanzar el cursor de navegación una fila.

4) Botón de Navegación Fin: Lleva el cursor a la última fila del despliegue actual.

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5.2.2 Otros Controles

- Cierra la ventana actualmente en uso.

- Imprime los registros desplegados, ya sea a un archivo o


directamente a la impresora.
- Selecciona todos los registros de la pantalla actual.

- Elimina un registro previamente seleccionado por el


usuario.
- Permite modificar el registro los datos referentes al
registro actual.
- Permite realizar búsquedas, habilita la pantalla en query
mode
- Aceptar, grabar un registro o una consulta

- Cancelar

- Agregar un registro

- Cierre de un documento

- Refrenda presupuestariamente un documento

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5.3. Tipos de Pantallas

En las ventanas de tipo contexto se ha decidido organizar la información de tres formas:

5.3.1 Listado

Cada selección, ya sea para actualización o despliegue, se ha establecido que aparezca en


forma de listado con los datos generales de la información a procesar. Además este tipo de
pantalla se caracteriza por poseer botones de ordenamiento por columnas.

Las funciones generales para este tipo de pantalla son : Botones de navegación, Agregar,
Imprimir, Buscar, Seleccionar Todo, y Salir; adicionalmente es posible agregarle otras
funcionalidades dependiendo de cada aplicación. Particularmente este tipo de pantalla
mantiene el orden de los registros desplegados al momento de la impresión, además de
imprimir sólo los registros seleccionados.

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Formulario

Este tipo de pantalla se usa principalmente para el ingreso y modificación de información,


por lo que presenta gran cantidad de datos al usuario. Las funciones comunes de este tipo
de pantalla son: Botones de Navegación, Grabar, Cancelar, Agregar, Modificar, Imprimir,
Buscar, Seleccionar Todo, Eliminar y Salir. Adicional a las anteriores se le pueden agregar
otras funcionalidades dependiendo de cada aplicación.

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5.3.2 Maestro/Detalle

Este pantalla se utiliza para administrar la información de elementos (generalmente


documentos) que se caracterizan por contar un cuerpo cabecera y otro en que se detallan
filas de información. Es usado para ingreso y modificación de información, y
funcionalmente es similar a la pantalla de tipo formulario.

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5.4. Criterios de búsqueda

Desde la mayoría de las ventanas del sistema, se puede obtener o filtrar información de acuerdo a uno
o mas criterios de búsqueda, de esta manera el sistema entrega la facilidad de acotar o definir un
conjunto de datos para satisfacer necesidades específicas.

Para realizar una búsqueda específica o filtrar la información desplegada en una ventana, se utiliza el
botón . Al presionarlo, los campos de información desplegados en la ventana se transforman en
campos receptores de un criterio de búsqueda.

Para formar el criterio de búsqueda se debe realizar lo siguiente:

Presionar el botón

Especificar el criterio de búsqueda en los campos deseados. Con [TAB] se graba el criterio en el
campo.

Ejecutar la consulta, presionando el botón . Además, en el caso de las ventanas del tipo listado, se
puede escribir hacia abajo los códigos a buscar

5.4.1 Operadores

Los criterios de búsqueda que se pueden utilizar están basados en la comparación de


valores y el uso de operadores Lógicos :

Operadores lógicos de comparación


= Igual que
> Mayor que
>= Mayor o Igual que
< Menor que
<= Menor o igual que
!= Es Distinto a
<> Es Distinto a
^= Es Distinto a

28 Departamento de Servicios Tecnológicos de Getión


Operadores de comparación SQL
Between <valor1> And Entre valor1 y valor2, incluido los extremos
<valor2>
In (valor1, valor2,........,valor n) Es igual a alguno de los valores (valor1,
valor2,...,valor n)
Like ‘valor1’ Igual o Parecido a valor1
Like ‘valor1%’ Igual o parecido a valor1 pero el simbolo % denota
que después de valor 1 continuan una cadena de
carateres.
Like ‘valor1_’ Igual o parecido a valor1 pero el simbolo _ denota
que después de valor 1 continua 1 carater.
Like ‘%valor1%’ Buscará aquellos valores para valor1 donde valor1
sea parte de una cadena de carateres, es decir se
encuentre como parte intermedia de otra cadena de
caracteres.
Is null valor1 Si el valor1 es nulo
Not Between <valor1> And Que no esté entre valor1 y valor2
<valor2>
Not In (valor1, valor2) Que no sea igual a algún valor de la lista (valor1,
valor2,........,valor n)
Not Like valor1 Que no sea igual o parecido a valor1
Is Not Null valor1 Que no sea Nulo valor1

Operadores Lógicos
AND Intersección
OR Unión
NOT Exclusión

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5.4.2 Sintaxis para los criterios

A continuación se indica la sintaxis que se debe considerar para los valores usados en una
condición de criterio o filtro de datos.

Dato / Tipo de Dato Texto (Varchar2) Número (Number) Fecha (Date)


e)
= Valor1 =‘Valor 1’ =Valor1 =‘Valor 1’
> Valor1 >‘Valor 1’ >Valor1 >‘Valor 1’
>= Valor1 >=‘Valor 1’ >=Valor1 >=‘Valor 1’
< Valor1 <‘Valor 1’ <Valor1 <‘Valor 1’
<= Valor1 <=‘Valor 1’ <=Valor1 <=‘Valor 1’
!= Valor1 !=‘Valor 1’ !=Valor1 !=‘Valor 1’
<> Valor1 <>‘Valor 1’ <>Valor1 <>‘Valor 1’
^= Valor1 ^=‘Valor 1’ ^=Valor1 ^=‘Valor 1’
Between <valor1> Between ‘valor1’ And Between valor1 Between ‘valor1’
And <valor2> ‘valor2’ And valor2 And ‘valor2’
In (valor1, In (‘valor1’, In (valor1, In (‘valor1’,’
valor2, ...., valor n) ‘valor2’, ....., ‘valor n’) valor2, ........, valor valor2’, ..., ‘valor
n) n’)
Like valor1 Like ‘valor1’ Like ‘valor1’
Valor1 Is null ‘valor1’ Is null Valor1 Is null ‘valor1’ Is null
Not Between Not Between ‘valor1’ Between valor1 Between ‘valor1’
<valor1> And And ‘valor2’ And valor2 And ‘valor2’
<valor2>
Not In (valor1, Not In (‘valor1’, Not In (valor1, Not In (‘valor1’,
valor2) ‘valor2’) valor2) ‘valor2’)
Not Like valor1 Not Like ‘valor1’ Not Like valor1 Not Like ‘valor1’
Valor1 Is Not Null ‘valor1’ Is Not Null Valor1 Is Not Null ‘valor1’ Is Not
Null

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CAPÍTULO II : EGRESOS

6. HONORARIOS

6.1. Pantalla principal

Funcionalidades
Función Descripción
Mod. Razón Social - Permite modificar el nombre
- Agregar una boleta
- Permite modificar el registro los datos referentes al registro actual.
- Permite realizar el pago inmediato de la boleta
- Cierre de una boleta
- Refrenda una boleta
- Aceptar, grabar un registro o una consulta
- Cancelar
- Permite realizar búsquedas, habilita la pantalla en query mode
- Recupera todos las facturas no cerradas.
- Elimina un registro previamente seleccionado por el usuario.
- Cierra la ventana actualmente en uso.

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6.2. Conceptos

El documento Boleta de Honorario que contempla el Sistema AUGE permite el registro de distintas
tipologías desde la misma pantalla de ingreso.

En la parte superior de la pantalla se registra los datos de la Boleta y del Individuo, el tipo de Boleta,
de Honorario y Prestador que se va a procesar, las fechas y montos involucrados en la transacción.

En la parte inferior de la pantalla se registra el centro de costo que financiará el honorario antes
especificado. Existe la posibilidad de ingresar mas de un centro de costo, para el caso que dicho
honorario se financie con aportes de distintos centros de costo. Por ejemplo, el caso de un trabajo
realizado en donde el 50% se realiza en una unidad y el otro 50% se realiza en otra unidad..

La contabilización del honorario se realiza de manera automática, para ello, el sistema toma como base
la tipificación que se realiza en la parte superior de la pantalla.

La siguiente tabla describe los efectos que tienen la tipificación que se realice:

Tipo:

Permite señalar si la boleta es provista por la persona o bien la boleta es generada por la universidad
(se utiliza para el caso que la persona no tenga iniciada su actividad)

Descripción del Tipo Uso


Boleta de honorarios Boleta provista por la persona
Boleta de servicios a terceros Boleta generada por la universidad

Tipo de Honorario:

Permite determinar la naturaleza del trabajo realizado

Descripción del Tipo Uso Cuenta contable


paramétrica
Trabajos Profesionales Para las asesorías 510103001
Trabajos Técnicos y Administra Honorarios sin convenio, labores de 510103002
tipo manual.
Honorario Para la persona contratada bajo un 510102001
convenio

32 Departamento de Servicios Tecnológicos de Getión


Tipo Prestador:

Clasifica la nacionalidad del individuo demandante del honorario. En base a esta opción se discrimina
el calculo automático de la retención 10% nacional, 20% extranjero,
Descripción del Tipo Uso Cuenta contable paramétrica
Nacional Retención nacional (10%) 211302003
Extranjero Retención extranjera (20%) 211302004

6.3. Procedimiento

Ingreso Boleta Honorario:

Opción de Menú: Transacciones, Egresos, Boleta Honorario diaria

Agregar una boleta de honorarios, presionando

Llenar en la parte superior de la pantalla la tipificación del honorario y sus datos asociados.

El numero de convenio, solo se utiliza en el caso que el convenio haya sido ingresado al sistema

En la parte inferior se especifica el centro de costo que cancelará el honorario.

Grabar el documento presionando

Si el documento fue refrendado con éxito, contabilizar presionando (Cerrar el documento).

Pago Boleta Honorario:

Opción de Menú: Transacciones, Egresos, Doc. Por Pagar

Asignar cuenta banco y Tipo de Cheque a imprimir

Seleccionar el documento a pagar

Asignar foliación de cheque y posteriormente, Emitir el cheque.

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7. FACTURAS DE COMPRA

7.1. Pantalla principal

Funcionalidades
Función Descripción
Mod. Razón Social - Permite modificar el nombre
- Agregar una factura

f) - Permite realizar un pago parcial


- Permite modificar el registro los datos referentes al registro actual.
- Permite realizar el pago inmediato de la factura
- Cierre de una factura
- Refrenda una factura
- Aceptar, grabar un registro o una consulta
- Cancelar
- Permite realizar búsquedas, habilita la pantalla en query mode
- Recupera todos las facturas no cerradas.
- Elimina un registro previamente seleccionado por el usuario.
- Cierra la ventana actualmente en uso.
Tipo Normal, Reintegro, Rendición, Pago Anticipado, Con retención, de
Retención, Nota de Crédito, Nota de débito.

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7.2. Conceptos

El documento Factura de Compra que contempla el sistema AUGE permite el registro de distintas
tipologías desde la misma pantalla de ingreso (Facturas, Notas de Crédito y Notas de Débito).

En el encabezado de la pantalla se individualiza al proveedor, se tipifica el tipo de documento a


registrar y se digitan los datos que van al Libro Legal de Compras.

En el detalle de la pantalla se registran las cuentas de cargo a un centro de costo. Para ello se
especifica el centro de costo y por medio de cuentas contables se identifica el gasto o activo comprado.
Además cuando se trata de documentos afectos a impuesto se debe ingresar una segunda línea para
contabilizarlo.

Para la confección del comprobante contable, el sistema toma la tipología que se le asignó al
documento y las líneas de cargo especificadas en el área de detalle de la pantalla y con ellos genera el
comprobante contable.

Las tipificaciones que se manejan actualmente en el sistema AUGE, son las siguientes:

Tipo Abreviación Resultado al momento de contabilizar


Normal FACT Genera imputación automática al haber de la cuenta factura
por pagar.
Reembolso de Gasto FACT Se utiliza para las facturas que ya han sido canceladas al
proveedor por una persona, a la cual se le debe reembolsar
el monto. Para ello, después de haber ingresado los datos
para el libro, se debe especificar el R.U.T. del beneficiario.
Genera imputación automática al haber y al debe en la
cuenta facturas por pagar e imputa al haber una cuenta por
pagar al beneficiario
Rendición FACT El sistema tipifica de esta manera a las facturas normales
que han sido llenadas desde el módulo de anticipo a rendir
cuenta.
Genera imputación automática al haber de la cuenta factura
por pagar.
Pago Anticipado FACT Genera imputación automática al haber y al debe en la
cuenta facturas por pagar e imputa al haber la cuenta
anticipo a proveedores.
Con Retención FACT
De Retención FACT
Nota de Crédito NC
Nota de Débito ND
Con Retención a 3º’s FACT

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7.3. Procedimiento

Ingreso Factura de Compra

Opción de Menú: Transacciones, Egresos, Facturas diarias

Agregar una factura de compra, presionando

Ingresar el R.U.T. del proveedor

Tipificar la factura según corresponda

Llenar los datos del encabezado del documento.

En el área de detalle del documento, se especifica el centro de costo que financiará el documento.

Grabar el documento presionando

Si el documento fue refrendado con éxito, contabilizar presionando (cerrar el documento).

Pago Factura de Compra

Opción de Menú: Transacciones, Egresos, Doc. Por Pagar.

Asignar cuenta Banco y Tipo de cheque a imprimir,

Seleccionar documento a pagar,

Asignar foliación de cheque,

Emitir el cheque.

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8. COMPRAS INTERNAS

8.1. Pantalla principal

En general, todos los comprobantes contables que contempla el sistema, presentan la misma pantalla
de ingreso.

Funcionalidades
Función Descripción
Permiten agregar o eliminar una línea de detalle al comprobante de
contabilidad.
Permite importar el detalle del comprobante de ajuste desde un archivo
texto tabulado.
Permite editar el comprobante de contabilidad visualizado.
Permite modificar el comprobante de contabilidad visualizado.
Aceptar, grabar el comprobante de contabilidad.
Cancelar, no grabar el comprobante de contabilidad.
Imprime el comprobante de contabilidad con su detalle, ya sea a un archivo
o directamente a la impresora.
Recupera el detalle del comprobante de contabilidad.
Elimina el comprobante de contabilidad previamente seleccionado por el
usuario.
Cierra la ventana actualmente en uso.

Permite ingresar Boletas de venta

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8.2. Conceptos

Por el momento, el sistema AUGE no posee la tipificación de un documento específico para el registro
de las compras internas, el ingreso de este tipo de transacción al sistema, se debe realizar a través de
comprobantes contables directamente. Actualmente dicha funcionalidad se encuentra dentro de la lista
de soluciones en construcción .

Para una correcta contabilización se deben reflejar las tres instancias que contempla el sistema AUGE:
compromiso, devengo y cancelación. Los comprobantes contables utilizados para el registro de las
instancias, deben estar señalados como Transacciones de tipo INTERNAS.

8.3. Procedimiento

Para una correcta contabilización se deben reflejar las tres instancias que contempla el sistema AUGE:
compromiso, devengo y cancelación.

1. Compromiso de presupuesto

Opción de Menú: Contabilidad, Comprobante de Compromiso

Agregar un comprobante, presionando

Marcar el tipo como INTERNO

Ingresar el comprobante, según el asiento indicado:

Ccosto Cuenta contable debe haber R.U.T Nro_docu Fecha


A 820101999 $$$
A 810101999 $$$

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Grabar el comprobante presionando

Si el comprobante fue refrendado con éxito, contabilizar presionando (Cerrar el comprobante).

2. Devengo del documento

Opción de Menú: Contabilidad, Comprobante de Contabilidad

Agregar un comprobante, presionando

Marcar el tipo como INTERNO

Ingresar el comprobante, según el asiento indicado:

C costo Cuenta debe haber R.U.T. Nro_docu Fecha


contable
A 620309004 $$$
A 211103001 $$$ Organismo N° Compra- Vencto.
vendedor Venta Interna
A 810101999 $$$
A 820101999 $$$

Grabar el comprobante presionando

Si el comprobante fue refrendado con éxito, contabilizar presionando (Cerrar el comprobante).

3. Cancelación de la compra interna

Opción de Menú: Transacciones, Egresos, Doc. por Pagar

Asignar cuenta banco y Tipo de Cheque a imprimir

Seleccionar el documento a pagar

Asignar foliación de cheque

Emitir el cheque.

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9. DOCUMENTO DE PAGO

9.1. Pantalla principal

Funcionalidades
Función Descripción
Mod. Razón Social - Permite modificar el nombre
- Agregar un Documento de pago
- Permite realizar un pago parcial
- Permite modificar el registro los datos referentes al registro
actual.
- Permite realizar el pago inmediato del documento de pago.
- Cierre de un documento de pago
- Refrenda un documento de pago.
- Aceptar, grabar un registro o una consulta
- Cancelar
- Permite realizar búsquedas, habilita la pantalla en query mode
- Recupera todos los documentos de pago no cerrados.
- Elimina un registro previamente seleccionado por el usuario.
- Cierra la ventana actualmente en uso.
Tipo Normal, Rendición, Anticipo a proveedores.

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9.2. Conceptos

El documento de pago, se utiliza para registrar todas las órdenes de pago por las cuales no se genera
una obligación legal de individualizarlas y no se requiere la emisión de un Libro Legal, por ejemplo:
memos, cartas de autorización, etc.

El documento de pago que maneja el sistema AUGE permite el registro de distintas tipologías desde la
misma pantalla de ingreso.

En el encabezado, se registra el R.U.T. de la persona a la cual se va a emitir el pago, la tipificación del


documento de pago y los datos que distinguen la operación.

En el detalle de la pantalla se registran los objetos del gasto a un centro de costo. Para ello se
especifica el cenro de costo y por medio de cuentas contables se tipifica el objeto del gasto. Por
ejemplo gasto por xx, etc.

Para la confección del comprobante contable, el sistema toma la tipología que se le asignó al
documento de pago y el objeto del gasto especificado en la parte inferior de la pantalla y con ellos
genera el comprobante contable.

Las tipificaciones que se manejan actualmente en el sistema AUGE, son las siguientes:
Tipo Resultado al momento de contabilizar
Normal Genera imputación automática al haber de la cuenta "Cuentas por Pagar".
Rendición Este tipo solo puede ser creado, modificado o cerrado desde el módulo de
"Anticipos a rendir".
El sistema tipifica de esta manera a los documentos de pago que han sido
ingresados desde el módulo de anticipo a rendir cuenta.
Genera imputación automática al haber de la cuenta "Cuentas por Pagar".
Anticipo a Proveedores En el detalle, se debe imputar la cuenta "Anticipo a Proveedores" indicando
el RUT del proveedor y un Número de Referencia único para asociarlo en el
registro de la factura cuando esta se contabilice. En ningún caso se debe
colocar el objeto del gasto, ya que éste será reconocido cuando se salde el
anticipo que se está otorgando.
Genera imputación automática al haber en la cuenta "Cuentas por Pagar".

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9.3. Procedimiento

Ingreso Documentos de Pago:

Opción de Menú: Transacciones, Egresos, Doc. Pago

Agregar una doc. de pago , presionando

Ingresar el R.U.T. al cual se va a emitir el egreso

Tipificar el documento según corresponda

Llenar los datos del encabezado del documento.

En el detalle del documento, se especifica el centro de costo que financiará el documento.

Grabar el documento presionando

Si el documento fue refrendado con éxito, contabilizar presionando (Cerrar el Documento)

Pago Documentos de Pago:

Opción de Menú: Transacciones, Egresos, Doc. por Pagar

Asignar cuenta banco y Tipo de cheque a imprimir

Seleccionar el documento a pagar

Asignar foliación de cheques

Emitir el cheque.

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10. ANTICIPO A RENDIR: GIRO A RENDIR

10.1. Pantallas principales

10.1.1 Otorgamiento Inicial del Anticipo

Funcionalidades
Función Descripción
- Agregar una solicitud
- Permite modificar el registro los datos referentes al registro actual.
- Permite realizar el pago inmediato del Anticipo a rendir
- Cierre de solicitud(es)
- Refrendación de solicitud(es)
- Imprime los registros desplegados, ya sea a un archivo o directamente
a la impresora.
- Aceptar, grabar un registro o una consulta
- Cancelar

- Recupera todas las solicitudes de anticipo a rendir


- Elimina un registro previamente seleccionado por el usuario.
- Cierra la ventana actualmente en uso.

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10.1.2 Rendición

Funcionalidades
Función Descripción
- Permite ingresar facturas de la rendición

- Permite ingresar documentos de pago de la rendición


- Aceptar, grabar la rendición
- Cancelar la rendición

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10.2. Concepto

El sistema AUGE maneja desde una pantalla unificada los giros a rendir y los fondos fijos. La
diferencia básica entre ambos, es que el giro a rendir es un monto que se otorga a un individuo de
manera anticipada para realizar ciertos gastos y que puede ser rendido una sola vez. Los Fondos Fijo,
al ser rendidos, existe la posibilidad de reponer el monto rendido o bien cerrarlo definitivamente. La
distinción de cuentas contables involucradas en las operaciones, las toma de manera paramétrica
considerando la tipificación seleccionada al momento de otorgar el anticipo a rendir.

Las instancias generales de un giro a rendir son:

a) Otorgamiento inicial de giro.

En esta etapa se registra el monto que será entregado en responsabilidad a una persona (cuenta dante)
para su posterior rendición. Se puede especificar que otra persona (responsable) sea la persona a la
cual se emita el cheque.

Al termino de esta operación el sistema registra la operación en un comprobante contable automático


utilizando las cuentas giro a rendir contra una cuenta puente por pagar. Se genera un documento para
pago, el cual puede ser egresado en la oportunidad que se requiera, saldando la cuenta puente por
pagar contra banco.

b) Rendición del giro.

En esta etapa se registra la documentación en la cual se gasto el giro otorgado. La documentación a


registrar pueden ser: facturas de compra o documentos de pago. Estos documentos quedan registrados
de manera automática como del tipo rendición y solo pueden ser modificados y cerrados a través de
éste módulo.

Con la confirmación del cierre del giro, se pueden dar 3 casos:

a) Monto rendido = giro otorgado.

En este caso el giro se cierra y se salda el giro a rendir contra el gasto.

b) Monto rendido < giro otorgado

En este caso aparece una ventana, en donde se registra la recaudación de los montos no utilizados.

Permite registrar recaudación con efectivo o depósito.

Con estos datos, el sistema construye automáticamente un comprobante de reversa equivalente a un


comprobante de ingreso, en donde la recaudación se registra contra el giro otorgado inicialmente, por
el monto recaudado.

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c) Monto rendido > giro otorgado

En este caso, el giro es marcado como rendido y cerrado, generando un documento por pagar por la
diferencia.

10.3. Procedimientos

10.3.1 Otorgamiento del giro a rendir.

Opción de Menú: Transacciones , Egresos, Anticipo a rendir cta. diario

Agregar un giro, presionando

Marcar el tipo como giro a rendir.

Ingresar: los datos de la cabecera

En el detalle: Centro de costo, monto del giro

Grabar el comprobante presionando

Si el giro fue refrendado con éxito, contabilizar presionando

10.3.2 Pago del Giro a Rendir

Opción de Menú: Transacciones, Egresos, Doc. Por Pagar.

Asignar cuenta Banco y Tipo de cheque a imprimir,

Seleccionar documento a pagar,

Asignar foliación de cheque,

Emitir el cheque.

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10.3.3 Rendición con documentos del giro a rendir.

Opción de Menú: Transacciones , Egresos, Anticipo a rendir cta. histórico

Primero, se ubica el giro a rendir, se selecciona y se presiona [R+]

Según sea el documento con el que se rinde, se presiona [F] para facturas o [D] para
documentos de pago. Con ello, se abre la ventana de ingreso del documento en cuestión.

Ingresado los datos del documento o factura, se presiona para guardar el documento
en el diario de documentos y se regresa a la rendición presionando

Finalizado el ingreso de documentos que contempla la rendición (facturas y/o documentos


de pago), se presiona el botón , para grabar la rendición.

Aparece un mensaje, de confirmación del deseo de cerrar el giro. Presionar [SI]

Con la confirmación del cierre del giro, se pueden dar los tres casos presentados expuesto
en el punto 2. Conceptos.

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11. ANTICIPO A RENDIR: FONDO FIJO

11.1. Pantallas principales

11.1.1 Otorgamiento inicial

Funcionalidades
Función Descripción
- Agregar una solicitud
- Permite modificar el registro los datos referentes al registro actual.
- Permite realizar el pago inmediato de la solicitud
- Cierre de solicitud(es)
- Refrendación de solicitud(es)

g) - Imprime los registros desplegados, ya sea a un archivo o


directamente a la impresora.
- Aceptar, grabar un registro o una consulta
- Cancelar
- Recupera todas las solicitudes de anticipo a rendir
- Elimina un registro previamente seleccionado por el usuario.
- Cierra la ventana actualmente en uso.

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11.1.2 Rendición

- Imprime los registros desplegados, ya sea a un archivo o


directamente a la impresora.
- Cierra la ventana actualmente en uso.

11.1.3 Procedimientos

1. Otorgamiento del fondo fijo.

Opción de Menú: Transacciones , Egresos, Anticipo a rendir cta. diario

Agregar un fondo fijo, presionando

Marcar el tipo como fondo fijo.

Ingresar: los datos de la cabecera

En el detalle: Centro de costo, monto del fondo fijo

Grabar el comprobante presionando

Si el fondo fijo fue refrendado con éxito, contabilizar presionando

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2. Pago del otorgamiento del fondo fijo

Opción de Menú: Transacciones, Egresos, Doc. Por Pagar.

Asignar cuenta Banco y Tipo de cheque a imprimir,

Seleccionar documento a pagar,

Asignar foliación de cheque,

Emitir el cheque.

3. Rendición con documentos del fondo fijo.

Opción de Menú: Transacciones , Egresos, Anticipo a rendir cta. histórico

Primero, se ubica el fondo fijo, se selecciona y se presiona [R+]

Según sea el documento con el que se rinde, se presiona [F] para facturas o [D] para
documentos de pago. Con ello, se abre la ventana de ingreso del documento en cuestión.

Ingresado los datos del documento o factura, se presiona para guardar el documento
en el diario de documentos y se regresa a la rendición presionando

Finalizado el ingreso de documentos que contempla la rendición (facturas y/o documentos


de pago), se presiona el botón , para grabar la rendición.

Aparece un mensaje, de confirmación del deseo de reponer o no el fondo fijo. Presionar


[SI] o [NO]

Según corresponda.

Reposición Fondo Fijo:

Con la confirmación de reposición del fondo fijo, se genera un cuenta por pagar en favor
del beneficiario, para emitir el cheque hay que ir a doc, por pagar y emitir el cheque de
reposición del fondo.

50 Departamento de Servicios Tecnológicos de Getión


Cierre Fondo Fijo:

Se debe realizar la rendición de documentos tal como se indica en los tópicos anteriores.

Solo que, al terminar la rendición, ante la pregunta "Desea reponer Fondo Fijo" se debe
indicar NO.

Luego, en el listado de anticipos históricos, presionar para cerrar el fondo fijo.

Al cerrar :

a) Si existe reintegro, es por que hay una devolución a la universidad. Se presenta una
pantalla que facilita especificar como se recauda.

b) Si existe reembolso, es por que hay una devolución al beneficiario. En este caso, en el
listado de documento para pago aparecerá el monto a reembolsa.

c) Si se rindió por el total del fondo otorgado, solo se cierra el fondo fijo y queda marcado
como tal.

12. EMISIÓN DE CHEQUES

12.1. Pantalla principal

12.1.1 Selección documentos a pagar

Diagonal Paraguay 265, piso 12, Santiago – Chile, Teléfono : (56) (2) 678 2662 - Fax: (56) (2) 678 2670 51
Función Descripción
Fecha Señala la fecha hasta la cual se van a obtener los
documentos para pago.
Banco Define la cuenta banco con la cual se cursará el pago
Tipo de cheque Define el formato de che con el cual se van a imprimir los
egresos.
Agrupado por - Individuo: De los documentos para pago que se
seleccionen, realizará una agrupación por proveedor,
buscando obtener un cheque por proveedor
- Individuo y Repartición: De los documentos para
pago que se seleccionen, realizará una agrupación por
proveedor y repartición, buscando obtener para cada
repartición participante, un cheque por cada
proveedor.
h) La agrupación que realice el sistema posee
una limitancia física, que está dada por el
comprobante de egreso que la sustenta. Ya
que este tiene adosado el cheque, solo puede
contenerse en él un máximo de 9 documentos
para pago.
Marcar Mes - Permite seleccionar todos los documentos a pagar que
coincidan el mes de la fecha con el mes ingresado
- Realiza pago parcial
- Realiza la postergación de pago de un documento
- Imprime los registros desplegados, ya sea a un archivo o
directamente a la impresora.
- Realiza el proceso de pago, y permite visualizar la
ventana Lista de Cheques por Imprimir
- Permite realizar búsquedas, habilita la pantalla en query
mode
- Recupera todos los documentos a pagar
- Cierra la ventana actualmente en uso.

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12.1.2 Impresión de cheques

Función Descripción
Tipo Cheque Define el tipo de cheque a imprimir
Banco Define la cuenta banco para la cual se desea ver la lista
de cheques por imprimir.
Mod. Razón Social - Permite modificar el nombre el nombre de la persona o
institución al que fue emitido el cheque.
Selec. Todos. Selecciona todos los cheques de la lista para su
impresión.
- Permite imprimir los cheques generados
- Permite realizar búsquedas, habilita la pantalla en
query mode
- Recupera todos las facturas no cerradas.
- Cierra la ventana actualmente en uso.

Diagonal Paraguay 265, piso 12, Santiago – Chile, Teléfono : (56) (2) 678 2662 - Fax: (56) (2) 678 2670 53
12.2. Conceptos

El sistema AUGE provee, de manera centralizada, un listado con el monto pendiente de todos los
documentos pendientes de pago para una fecha dada.

Para obtener el monto pendiente de pago, el sistema totaliza por número de documento y R.U.T., las
cuentas por pagar que se manejan en el sistema.

En la parte superior de la pantalla, se presentan distintos campos destinados a la obtención de la


información y a la forma en que será emitido el egreso con los documentos que se seleccionen para
pago.
Campo Uso
Fecha Indica hasta que fecha de vencimiento se recolecta los documentos a pagar. Para
ello considera la fecha de vencimiento de la línea del comprobante en la cuenta
por pagar.
Uso: Ingreso de fecha, presionar [TAB]
Banco Indica la cuenta bancaria con la que se va a cancelar los documentos.
Uso: ingresar la cta. Contable asociada, presionar [TAB]
Tipo de cheque Facilita el manejo de distintos formatos de impresión de los cheques.
Uso: escribir "1", presionar [TAB]
Agrupado por: Tiene relación con la manera en que se agruparán los documentos que se
a. Individuo seleccionen para pago.
b. Individuo y Implicancias:
Repartición a) se agrupan los documentos por proveedor y se emite un cheque para cada uno.
b) Los documentos seleccionados son agrupados por proveedor, pero emite un
cheque por cada repartición que esté cancelando deuda con él.

* En ambos casos, por restricciones de formato pre-impreso, cada egreso soporta


un máximo de 10 documentos a pagar. En el caso que sea mayor la cantidad de
documentos que se esté cancelando a un proveedor, el sistema genera
automáticamente otro egreso y así sucesivamente.

54 Departamento de Servicios Tecnológicos de Getión


Al momento de imprimir el cheque, el sistema marca el cheque como impreso y actualiza en el
comprobante de egreso, el número de cheque que se utilizó en la impresión.

12.3. Procedimiento:

12.3.1 Selección documentos a pagar

Opción de Menú: Transacciones , Egresos, Doc. Por pagar

Ver la lista de documentos a cancelar.

Para ver hasta una fecha de vencimiento dada, escribir la fecha en la parte superior,
presionar [TAB]

Para ver todos los documentos a cancelar, presionar

Especificar la cuenta Banco con la que se cancelarán los documentos, presionar [TAB]

Especificar el Tipo de cheque a utilizar, escribir 1, presionar [TAB]

Seleccionar los documentos a cancelar, pinchando los documentos en la lista. Para


desmarcarlo, volver a pinchar el documento en cuestión.

Una vez realizada la selección deseada, presionar [$] para emitir el egreso

12.3.2 Impresión de cheques

Opción de Menú: Transacciones , Egresos, Imprimir Cheques.

Especificar el Tipo de cheque a utilizar, escribir 1, presionar [TAB]

Especificar la cuenta Banco con la que se cancelarán los documentos, presionar [TAB]

Seleccionar los cheques que se deseen imprimir, pinchando los cheques en la lista. Para
desmarcarlo, volver a pinchar el cheque en cuestión.

Una vez determinado el o los cheques que se desean imprimir, presionar . Al


presionar este botón, se presenta una ventana de previsualización donde aparecen los
cheques a imprimir. Para todos los efectos en esta etapa, el sistema ya considera a los
cheques impresos.

En la ventana de previsualización presionar para mandar a la impresora los cheques.

Diagonal Paraguay 265, piso 12, Santiago – Chile, Teléfono : (56) (2) 678 2662 - Fax: (56) (2) 678 2670 55
Se despliega una ventana donde el usuario debe especificar la foliación de cheques a
utilizar, comenzando por la numeración del primer cheque a imprimir. El sistema valida la
asignación del folio y genera para impresión simultánea el comprobante de Egreso y su
Cheque respectivo.

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13. ANULAR CHEQUE

Diagonal Paraguay 265, piso 12, Santiago – Chile, Teléfono : (56) (2) 678 2662 - Fax: (56) (2) 678 2670 57
13.1. Pantalla principal

13.2. Conceptos

El sistema Auge provee un listado con todos los cheques válidamente emitidos. Al seleccionar uno de
ellos, existe la posibilidad de anularlo, para lo cual, existen las siguientes alternativas de acción:

a) Definitivamente

Se utiliza cuando el egreso en sí, no corresponde Por ejemplo, se están cancelando documentos que no
corresponde.

En este caso, el cheque queda anulado y el sistema genera de manera automática un comprobante de
reversa que anula el egreso inicial. Con esta acción, el sistema vuelve a poner a disposición de pago
los documentos involucrados en el egreso

b) Para volver a procesar el cheque

Se utiliza cuando el egreso en sí, está bien realizado, pero por problemas de impresión u otro, se
arruinó el cheque emitido.

En este caso, el cheque queda como anulado en el sistema y se faculta la impresión de un nuevo
cheque reutilizando el mismo egreso.

13.3. Procedimiento:

Opción de Menú: Transacciones , Anular cheques

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Llamar indicar cta. banco,

Se pincha el cheque que se desee anular y se hace click en botón [A].

En este momento se presenta las dos alternativas de anulación.

En cualquiera de los dos casos, pide una glosa en donde se debe declarar el motivo de la anulación

14. ANTICIPO A PROVEEDOR.

14.1. Pantallas principales

14.1.1 Documento de pago, tipo anticipo

Diagonal Paraguay 265, piso 12, Santiago – Chile, Teléfono : (56) (2) 678 2662 - Fax: (56) (2) 678 2670 59
Función Descripción
Mod. Razón Social - Permite modificar el nombre
- Agregar un Documento de pago
- Permite realizar un pago parcial
- Permite modificar el registro los datos referentes al registro
actual.
- Permite realizar el pago inmediato del documento de pago.
- Cierre de un documento de pago
- Refrenda un documento de pago.
- Aceptar, grabar un registro o una consulta
- Cancelar
- Permite realizar búsquedas, habilita la pantalla en query mode
- Recupera todos los documentos de pago no cerrados.
- Elimina un registro previamente seleccionado por el usuario.
- Cierra la ventana actualmente en uso.
Tipo Normal, Rendición, Anticipo a proveedores.

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14.1.2 Factura de compra, tipo anticipo

Función Descripción
Mod. Razón Social - Permite modificar el nombre
- Agregar una factura
- Permite realizar un pago parcial
- Permite modificar el registro los datos referentes al
registro actual.
- Permite realizar el pago inmediato de la factura
- Cierre de una factura
- Refrenda una factura
- Aceptar, grabar un registro o una consulta
- Cancelar
- Permite realizar búsquedas, habilita la pantalla en
query mode
- Recupera todos las facturas no cerradas.
- Elimina un registro previamente seleccionado por el
usuario.
- Cierra la ventana actualmente en uso.
Tipo Normal, Reintegro, Rendición, Pago Anticipado, Con
retención, de Retención, Nota de Crédito, Nota de
débito.

Diagonal Paraguay 265, piso 12, Santiago – Chile, Teléfono : (56) (2) 678 2662 - Fax: (56) (2) 678 2670 61
14.2. Conceptos

El anticipo a proveedor, se utiliza en el caso que se dé la orden de cancelar un producto o servicio,


previo a la recepción del documento legal que respalda la transacción.

Para esto, hay que registrar la orden de pago que está dando la jefatura, a través de un documento de
pago. Con el, se emitirá un cheque por concepto de anticipo a proveedor, por lo tanto, en el cargo del
documento, se DEBE registrar la cuenta anticipo a proveedor , NO el gasto o activo. Además, en la
cuenta anticipo a proveedor, hay que colocar el rut del proveedor, el número de documento con el cual
se está anticipando y la fecha de emisión del anticipo. Solo si se especifican estos tres datos, el
sistema será capaz de reconocer el anticipo al momento de registrar la factura.

Una vez que se recepciona la factura que ha sido cancelada de manera anticipada, esta se DEBE
registrarse como del tipo " Pago Anticipado " y en la referencia se debe colocar el número del
documento de pago con el cual se anticipó.

Al registro de la factura, se pueden dar tres situaciones :

Anticipo = Factura

La factura queda saldada con el anticipo inicial otorgado

Anticipo > Factura

La factura queda saldada con el anticipo inicial otorgado y con la diferencia se presentan dos
posibilidades:

a) que se recaude la diferencia, el sistema genera un comprobante de reversa por el monto recaudado.
b) No se recauda y la cuenta anticipo a proveedores queda con saldo.

Anticipo < Factura

La factura queda saldada solo por el monto del anticipo inicial otorgado. El sistema reconoce la
diferencia que falta por cancelar y la deja pendiente de pago.

62 Departamento de Servicios Tecnológicos de Getión


14.3. Procedimiento

14.3.1 Otorgamiento del anticipo.

Opción de Menú: Transacciones, Egresos, Doc. Pago

Agregar una doc. de pago , presionando

Ingresar el R.U.T. al cual se va a emitir el anticipo

Tipificar el documento como "ANTICIPO A PROVEEDORES"

Llenar los datos del encabezado del documento.

En el detalle del documento, se especifica el centro de costo que financiará el anticipo, la


cuenta "anticipo a proveedores" (110606001). En el numero de referencia se debe colocar
el número que asigna el sistema al documento de pago que se está registrando. En el
R.U.T. se debe colocar el R.U.T. del proveedor .

Grabar el documento presionando

Si el documento fue refrendado con éxito, contabilizar presionando (Cerrar el


Documento)

14.3.2 Emisión del anticipo (pago del documento de pago)

Opción de Menú: Transacciones, Egresos, Doc. por Pagar

Asignar cuenta banco y Tipo de cheque a imprimir

Seleccionar el documento a pagar

Asignar foliación de cheques

Emitir el cheque.

Diagonal Paraguay 265, piso 12, Santiago – Chile, Teléfono : (56) (2) 678 2662 - Fax: (56) (2) 678 2670 63
14.3.3 Registro de la Factura Anticipada

Opción de Menú: Transacciones, Egresos, Facturas diarias

Agregar una factura de compra, presionando

Ingresar el R.U.T. del proveedor

Tipificar la factura como "ANTICIPO A PROVEEDORES"

Llenar los datos del encabezado del documento.

En la referencia, señalar el número de documento con el cual se otorgó el anticipo

En el área de detalle del documento, se especifica el centro de costo que financiará el


documento junto a las cuentas de cargo (gasto o activo) e I.V.A..

Grabar el documento presionando

Si el documento fue refrendado con éxito, contabilizar presionando (cerrar el


documento).

64 Departamento de Servicios Tecnológicos de Getión


CAPÍTULO III : INGRESOS

15. FACTURA DE VENTAS

15.1. Pantallas principales

15.1.1 Solicitud de factura de venta

Al agregar una solicitud de factura se presenta una ventana con dos viñetas. En la primera
van los datos de la solicitud (Solicitud) y en la segunda va el detalle de lo que se estaría
vendiendo (Detalle).

Solicitud

Detalle

En esta viñeta y en caso de que la factura sea Afecta es necesario detallar la línea del IVA.

Diagonal Paraguay 265, piso 12, Santiago – Chile, Teléfono : (56) (2) 678 2662 - Fax: (56) (2) 678 2670 65
15.1.2 Emisión de factura

Se accede al hacer doble click en una solicitud de factura.

66 Departamento de Servicios Tecnológicos de Getión


Funcionalidades
Función Descripción
- Permite modificar la solicitud para poder ingresar el Nº de
factura y revisar datos del cliente, así como los otros datos de la
solicitud.
Ing. Cliente Permite modificar o ingresar datos de un cliente
- Aceptar, grabar un Organismo o una consulta
- Cancelar
- Imprime la factura.
- Cierra la ventana actualmente en uso.

15.1.3 Anulación de una Factura de venta

Listado de facturas de venta emitidas

Diagonal Paraguay 265, piso 12, Santiago – Chile, Teléfono : (56) (2) 678 2662 - Fax: (56) (2) 678 2670 67
Funcionalidades
Función Descripción
Anula Factura Permite anular la factura en la cual se está posicionado
Recupera todos las facturas para un período de tiempo dado

- En el caso de haber realizado una anulación, permite grabar esta


acción
- En el caso de haber realizado una anulación, permite no grabar esta
acción
- Imprime un listado con las facturas emitidas.

i) - Permite realizar búsquedas, habilita la pantalla en query


mode
- Recupera todos las solicitudes de facturas.
- Cierra la ventana actualmente en uso.

15.2. Conceptos

El sistema AUGE, en la actualidad, maneja las facturas de venta bajo un enfoque de descentralización.
Esto quiere decir que se distinguen las siguientes etapas:

a) Lugar de venta, en donde se solicita la emisión de una factura.

Acá se distinguen dos áreas de registro:

Solicitud: se debe registrar el centro de beneficio que está generando la venta, a que repartición
corresponde, fecha probable de pago, una glosa que explica la transacción, el monto afecto, I.V.A. y
los datos de cliente. En el caso de los datos del cliente, se especifica el R.U.T., si este no existiera en
la base de datos de la Universidad, el solicitante debe llenar los datos del individuo.

Detalle: se debe registrar la cuentas contables de ingreso que totalizan el valor neto. La cuenta del
IVA, la coloca de manera automática el sistema, tomando como referencia el IVA especificado en la
viñeta de la solicitud.

1. Lugar de emisión de factura, en donde se revisa el detalle de la factura (que en definitiva


generarán el comprobante), se asigna el número de la factura y se imprime.

En esta etapa el usuario debe tener un perfil mas contable, ya que se realiza una revisión de la cuentas
involucradas, si el usuario especificado no existe en la base de datos de la Universidad, se está en
facultad de revisar y/o actualizar sus datos y lo mas importante, sólo después de imprimir la factura de
venta, es que se presenta la opción de contabilizar la factura.

Finalmente, a través del listado de facturas de venta emitidas, se puede anular una factura de venta que
ya se emitió.

68 Departamento de Servicios Tecnológicos de Getión


15.3. Procedimiento

15.3.1 Solicitud de Factura de Venta

Opción de Menú: Transacciones, ingresos, ingreso factura de venta

Agregar línea con botón [+]

Completar la primera parte que es la solicitud, NO GRABAR !,

Pasar a la viñeta de Detalle, agregar línea [+],

Anotar cuenta contable, glosa, valor neto, grabar y salir

Revisión y Emisión de la Factura

Opción de Menú: Transacciones, ingresos, revisión factura de venta.

Pinchar la solicitud, presionar [M] para anotar ahí el número de la factura de venta,

Si el cliente es uno nuevo, agregarlo dentro de la base de datos presionando el botón [Ing.
Cliente]

Grabar .

imprimir desde el mismo módulo. Solo después de imprimir la factura, se genera el


comprobante contable

Generar el comprobante de contabilidad desde el histórico

Diagonal Paraguay 265, piso 12, Santiago – Chile, Teléfono : (56) (2) 678 2662 - Fax: (56) (2) 678 2670 69
15.3.2 Facturas de ventas, anulación

Opción de Menú: Transacciones, ingresos, Lista Factura de Venta

Posicionarse sobre la factura que se desea anular.

Presionar botón "Anula Factura"

El sistema pide una glosa que de explicación sobre la anulación.

Grabar la glosa presionando .

Finalmente el sistema da un mensaje de confirmación de acción, en el cual recuerda al


usuario que si desea anular la factura debe grabar esta acción, presionando .

16. VENTAS INTERNAS

16.1. Pantalla principal

En general, todos los comprobantes contables que contempla el sistema, presentan la misma pantalla
de ingreso.

70 Departamento de Servicios Tecnológicos de Getión


Funcionalidades
Función Descripción
Permiten agregar o eliminar una línea de detalle al comprobante de contabilidad.
Permite importar el detalle del comprobante de ajuste desde un archivo texto tabulado.
Permite editar el comprobante de contabilidad visualizado.
Permite modificar el comprobante de contabilidad visualizado.
Aceptar, grabar el comprobante de contabilidad.
Cancelar, no grabar el comprobante de contabilidad.
Imprime el comprobante de contabilidad con su detalle, ya sea a un archivo o
directamente a la impresora.
Recupera el detalle del comprobante de contabilidad.
Elimina el comprobante de contabilidad previamente seleccionado por el usuario.
Cierra la ventana actualmente en uso.

Permite ingresar Boletas de venta

Diagonal Paraguay 265, piso 12, Santiago – Chile, Teléfono : (56) (2) 678 2662 - Fax: (56) (2) 678 2670 71
16.1.1 Conceptos

Por el momento, el sistema AUGE no posee la tipificación de un documento específico


para el registro de las ventas internas, el ingreso de este tipo de transacción al sistema, se
debe realizar a través de comprobantes contables directamente. Actualmente dicha
funcionalidad se encuentra dentro de la lista de soluciones en construcción .

Para una correcta contabilización se deben reflejar las siguientes instancias que contempla
el sistema AUGE: devengo y recaudación de su cancelación (percibir el ingreso). Los
comprobantes contables utilizados para el registro de las instancias, deben estar señalados
como Transacciones de tipo INTERNAS.

16.1.2 Procedimiento

Para una correcta contabilización se deben reflejar las instancias que contempla el sistema
AUGE: devengo y recaudación de su cancelación (percibir el ingreso).

Devengo del documento

Opción de Menú: Contabilidad, Comprobante de Contabilidad

Agregar un comprobante, presionando

Marcar el tipo como INTERNO

Ingresar el comprobante, según el asiento indicado:


Ccosto Cuenta contable debe haber R.U.T. Nro_docu Fecha
a Consolidación Ventas $$$ Organismo N° Compra- Vencto
(110803002) a quien se Venta
le vende Interna
a Venta interna $$$ Vencto.
(620309005)

72 Departamento de Servicios Tecnológicos de Getión


Grabar el comprobante presionando

Si el comprobante fue refrendado con éxito, contabilizar presionando (Cerrar el


comprobante).

Recaudación por venta interna.

Opción de Menú: Contabilidad, Comprobante de Ingreso

Agregar un comprobante, presionando

Marcar el tipo como INTERNO

Ingresar el comprobante, según el asiento indicado:


Ccosto Cuenta contable debe haber R.U.T. Nro_docu Fecha
a Banco $$$ Nr. depósito De
recaudación
.
a Consolidación $$$ Organism N° Compra- De
Ventas o a quien Venta recaudación
(110803002) se le Interna .
vendió

Grabar el comprobante presionando

Si el comprobante fue refrendado con éxito, contabilizar presionando (Cerrar el


comprobante).

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17. BOLETA DE VENTA

17.1. Introducción

El Sistema Auge, proporciona el documento Boleta de Ventas, por medio del cual se deben reflejar las
transacciones contables que involucran la emisión de un Boleta de Ventas. Los tipos de Boletas que se
pueden registrar son :

 Boleta de Venta Afecta

 Boleta de Venta Exenta

 Boleta de Maquina Registradora

Cada una de estas además permite manejar los estados de boletas emitidas o nulas según sea el caso de
la contabilización.

Al igual que todos los documentos del Sistema Auge, el documento Boleta de Venta, pasa por un
proceso de refrendación e instancia Diaria y el Cerrado del Documento, lo que implica su paso a la
instancia histórica.

17.2. Ingreso de Documentos

Opción de Menú : Transacciones / Ingresos / Boletas de Venta

74 Departamento de Servicios Tecnológicos de Getión


Se desplegará la ventana Listado de Boletas de Venta

Al igual que las ventanas de listado del sistema Auge, esta ventana muestra los documentos generados
y que se encuentran en la instancia diaria.

Para generar una Boleta de Venta, se debe presionar el botón , se desplegará la ventana Ingreso de
Boletas de Venta.

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Se presentan los campos Tipos de Boleta : Boleta Manual Afecta – Boleta Manual Exenta – Boleta de
Máquina Registradora (Afecta).

Se deben completar los campos Nº Boleta Inicial , Nº Boleta Final, Fecha de Emisión de la Boleta,
Fecha de Contabiliación, Repartición y los campos de los montos e I.V.A. según sea el tipo de la
Boleta Manual a Registrar.

En caso de seleccionar Tipo de Boleta de Rollo de Máquina Registradora, el sistema despliega nuevas
opciones, correspondientes al registro de este tipo de Boletas. Que específicamente se refiere a permitir
el ingreso del número de rollo.

76 Departamento de Servicios Tecnológicos de Getión


Una vez completados los datos del encabezado, se deben ingresar los datos del detalle correspondiente
al centro de Registro, Cuenta, Monto y Glosa de la Boleta.

Una vez completados los datos del Documento y Detalle, se debe guardar el documento. El sistema
enviará el mensaje de Transacción exitosa y se puede realizar el cerrado del documento, utilizando el
botón .

A su vez el sistema permite realizar el cierre del documento en la Ventana Listado de Boletas de Venta
y proceder al cierre de la o las Boletas en dicha Ventana.

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Al presionar el botón el sistema desplegará la ventana de cierre, la cual permite indicar el tipo de
recaudación que se está realizando junto al proceso de emisión de la Boleta de Venta.

Los tipos de Recaudación para el Documento Boleta de Venta son :

 Efectivo

 Depósito

 Comprobante de recaudación

78 Departamento de Servicios Tecnológicos de Getión


17.2.1 Caso Efectivo :

En el caso que la Boleta haya sido emitida previo pago y recaudación en efectivo de la misma. En el
grupo Tipo de Recaudación, se deberá seleccionar la opción Efectivo, y estará disponible la selección
de la cuenta Caja correspondiente.

17.2.2 Caso Depósito :

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En Caso de que la emisión de la Boleta se haya recaudado por medio de depósito al banco,
se deberá seleccionar la opción Depósito, la cual desplegará los bancos a seleccionar,
junto a los datos del depósito y la fecha.

17.2.3 Caso Comprobante de Recaudación:

Para registrar una Boleta de Venta por medio de comprobante de recaudación, debe existir
previamente el comprobante generado. Así cuando se realicen recaudaciones por concepto
de boletas de venta, se deberá indicar en el comprobante de recaudación, el concepto
“Boleta de Venta”

Una vez realizado el proceso de recaudación, se debe ingresar el documento y asociarlo al


comprobante de recaudación ya generado.

80 Departamento de Servicios Tecnológicos de Getión


En caso de que la boleta se haya emitido y sea registrada por medio de un comprobante de
recaudación, se deberá seleccionar la opción Comprob. Rec., el sistema desplegará la
opción Nro. Comprobante, la cual deberá ser completada por el usuario.

Al ser registrada la recaudación de la Boleta de Venta, el sistema indicará el cerrado


exitoso de la Boleta.

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17.3. Cierre de Documentos

17.3.1 Cierre de Boletas Efectivo y Depósito

Al ejecutarce el proceso de cierre, el sistema desplegará el comprobante histórico de


Contabilidad que se genera por el Devengo del Documento.

Automáticamente el sistema emitirá el comprobante de recaudación correspondiente a la


recaudación de la Boleta de Venta.Cierre de Boletas Comprobante Recaudación

82 Departamento de Servicios Tecnológicos de Getión


El cierre de Boletas Recaudadas con Comprobante de Recaudación, genera solo el
comprobante de devengo del documento.

17.4. Boletas de Venta Históricas

Una vez realizado el cerrado del documento, este desaparece de la instancia Diaria, para ser presentado
ahora como un Documento histórico, es decir Boleta de Venta Histórica.

Opción de Menú : Transacciones / Ingresos / Boleta de Venta Histórico

El sistema desplegará la ventana Listado de Boletas de Venta Históricos

Diagonal Paraguay 265, piso 12, Santiago – Chile, Teléfono : (56) (2) 678 2662 - Fax: (56) (2) 678 2670 83
En esta Ventana se puede revisar el documento generado mediante la dobleclick en el registro deseado.

84 Departamento de Servicios Tecnológicos de Getión


17.5. Anulación de Documentos

17.5.1 Anulación de Boleta de Venta Sin Emitir

El proceso de anulación de facturas, puede ser realizado en la ventana Listado de Boletas

de Venta , presionando el botón , el cual desplegará la ventana Anulación de Boletas


de Venta Sin Emitir

Las Boletas ingresadas por este mecanismo son marcadas como nulas, pero como no han
sido emitidas no han generado comprobante contable.

Diagonal Paraguay 265, piso 12, Santiago – Chile, Teléfono : (56) (2) 678 2662 - Fax: (56) (2) 678 2670 85
17.6. Anulación de Boleta de Venta Emitidas

La anulación de Boletas de Venta Emitidas, se debe realizar en la Opción de Menú : Transacciones /


Ingresos / Boletas de Venta Históricas

Se desplegará la ventana de Listado de Facturas Históricas donde se deberá seleccionar la(s) boleta(s)
que se desea anular.

El sistema generará la anulación y los comprobantes de reversa de la transacción de devengo y


recaudación de la Boleta de Venta.

86 Departamento de Servicios Tecnológicos de Getión


18. MÓDULO DE CAJA

18.1. Introducción

El módulo de Caja en el Sistema Auge, permite la recaudación de dineros y valores por distintos
concepto, los cuales corresponden a las actividades de ingreso más comunes que se dan al interior de
los organismos y de la administración central.

Como componente del sistema Auge, este módulo permite el manejo multimoneda, es decir no está
concebido sólo para administrar ingresos en pesos, sino que también permite la administración de
ingresos en dólares y/o otros tipos que pudiesen ser utilizados o definidos en algún momento.

18.2. Parámetros

El módulo de Caja, para su correcto funcionamiento necesita que se validen y completen ciertos
parámetros, los cuales deben estar presentes en cada estación de trabajo o PC donde el cajero o
Analista realizará su función. En la carpeta Auge del PC, entre los diferentes archivos ahí contenidos,
existe un archivo llamado “param.ini”, el cual contiene los parámetros que usted debe modificar de
acuerdo a su facultad en particular.

Los parámetros contenidos en este archivo son :

caja = <Cuenta contable que identifica la Caja Central Pesos>

caja_dólar = <Cuenta contable que identifica la Caja Dólar>

rep_código = < Código de repartición de su organismo>

un_reg_código = <Código de Unidad de Registro creada para la gestión de caja (*)>

(*) La Unidad de Registro creada debe ser de gestión y por lo tanto no presupuestaria, si su organismo
no tiene la Unidad de Registro creada, debe gestionarse con quién corresponda la creación.

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18.3. Modificación de los Parámetros de Caja

En la carpeta Auge, ubicada en su disco duro, existe un archivo llamado "param.ini", al cual se puede
acceder mediante dobleclick.

Debe ingresar el código de su repartición

Debe ingresar el código de la unidad


de registro de gestión de tesorería
que posee su organismo (**)

(**) Si su organismo no tiene creada la unidad de registro de gestión de tesorería, entonces se debe
crear, cuidando de utilizar actividades de gestión no presupuestarias.

Luego de realizar los cambios solicitados, guardarlos y cerrar el archivo.

Tipos de Comprobantes Generados por el módulo de Caja

1. Recaudación = ‘K’

2. Distribución = ‘D’

3. Contabilidad = ‘T’

4. Ingreso = ’I’

88 Departamento de Servicios Tecnológicos de Getión


18.4. Gestión de Caja

18.4.1 Ingreso de Comprobante de Recaudación.

Para acceder a la ventana que permite el ingreso y listado de comprobantes de


recaudación, se deben seguir las opciones de menú identificadas en la figura adjunta.

Se desplegará la ventana, que permite realizar el ingreso y lista de comprobantes de


recaudación.

Diagonal Paraguay 265, piso 12, Santiago – Chile, Teléfono : (56) (2) 678 2662 - Fax: (56) (2) 678 2670 89
La pantalla mostrará comprobantes de recaudación que han sido ingresados. El botón [+]
realiza el ingreso de una nueva recaudación.

A continuación se desplegará pantalla de ingreso de un nuevo comprobante de


recaudación.

Esta pantalla presenta los siguientes campos :

 Número de comprobante y Fecha 2

 Tipo de Moneda : El usuario debe seleccionar el tipo de moneda con el que se


realizará la operación, tipos existentes (Peso, Dólar, UF).

 Concepto de la Recaudación : Define la referencia del ingreso, actualmente están


definidos los siguientes conceptos :

 Arancel de curso de postgrado : Ingresos generados por proceso de venta de cursos.

1. Abono Facturas : Ingresos generados por la venta de un bien o servicio y cuyo


respaldo es una factura.

2. Varios : Ingreso del cual se desconoce el concepto que lo ha generado.

3. Recaudación Interna : Para transacciones de Compra o Venta Interna.

2
Campos generados automáticos por el sistema.
90 Departamento de Servicios Tecnológicos de Getión
 Observación : Campo (Glosa) que debe ser completado por el usuario (*), la cual
tiene como misión principal, entregar información al analista en las etapas de
recaudación y Distribución.

 Tipo de Pago : Identifica forma de pago con que se está recaudando.

 Los tipos definidos actualmente son : Efectivo, Cheque al día, Cheque a Fecha,
Abono a Banco (Depósito, Transferencia Electrónica)

 Vale Por : Campo que identifica el valor monetario de la recaudación, este valor debe
ser consistente de acuerdo al tipo de moneda seleccionado para la transacción. En el
caso que se realicen recaudaciones de ingresos en moneda dólar, el campo permite
manejar hasta 2 cifras decimales y además en la parte inferior izquierda de la
pantalla se desplegará el tipo de cambio universitario vigente considerado para la
transacción 3.

18.5. Definiciones

Para la gestión de Caja, es importante aclarar que el tratamiento de recaudaciones por tipos de pago
efectivo y cheque al día son similares.

18.5.1 Conceptos de Recaudación de Caja :

El sistema Auge, considera la siguiente condición y asociación entre los conceptos y los
Centros de registro presupuestarios.

Los conceptos de caja para el manejo presupuestario y contable tienen asociado un centro
de registro, el cual puede ser conocido o desconocido por el cajero o analista, y
dependerán directamente de la definición particular que cada facultad. Conocido significa
que la recaudación está siendo imputada y reflejada directamente en el centro de registro
que corresponde. El caso desconocido se refiere a realizar una recaudación cuando no se
sabe a priori él o los centros de registros que estarán involucrados o a los cuales hay que
distribuir los recursos, por lo tanto la recaudación se reflejará en un centro de registro de
gestión de caja no presupuestario, (el cual está definido en el capítulo de parámetros), y
donde posteriormente un analista realizará la distribución de la recaudación a los centros
de registro presupuestarios correctos.

3
Tipos de Cambio Actualizados Automáticamente po el Sistema.
Diagonal Paraguay 265, piso 12, Santiago – Chile, Teléfono : (56) (2) 678 2662 - Fax: (56) (2) 678 2670 91
Tabla de asociación de conceptos

Concepto de Recaudación Centro de Registro (Conocido o Desconocido)


Donación Ley 18.681 Definido por Facultad
Operaciones internas Definido por Facultad
Pago de facturas varias Definido por Facultad
Pago facturas post-grado Definido por Facultad
Pago facturas Instituciones de Definido por Facultad
Salud
Proyectos de Investigación Definido por Facultad
Boletas de Ventas Definido por Facultad
Recuperación de recursos Definido por Facultad
anticipados
Remesa Definido por Facultad

18.5.2 1.- Recaudación en Dinero en Efectivo $ ,por un Concepto con centro


de Registro Conocido

Opción de menú : Transacciones / Ingresos / Ing. Comp. Recaudación

Generar nuevo comprobante de recaudación, transacción con tipo de moneda $, por el


concepto de Arancel Cursos de Postgrado, Tipo de pago : Cheque al Día4.

4
El tratamiento del Concepto Efectivo es similar al Concepto Cheque al día.
92 Departamento de Servicios Tecnológicos de Getión
Luego de ingresar los campos correspondientes, guardar el comprobante. Una vez
ingresado el comprobante, éste estará contenido en la pantalla “Listado de Comprobantes
de Recaudación Históricos”. Y al igual que todo comprobante contable Auge, este podrá
ser editado en la ventana de comprobantes históricos 5 de recaudación del menú
Contabilidad / Comp. Histórico.

Ver Anexo Comprobantes : Recaudación Nº 10000006

5
Este tipo de Comprobantes no pasa por instancia Diaria
Diagonal Paraguay 265, piso 12, Santiago – Chile, Teléfono : (56) (2) 678 2662 - Fax: (56) (2) 678 2670 93
18.5.3 Depósito Recaudación en Efectivo por concepto de Arancel Cursos de
Postgrado con Centro de Registro Conocido.

Opción de menú : Transacciones / Ingresos / Otros Depósitos.

Se desplegará la ventana de depósitos

En esta ventana el usuario deberá ingresar :

94 Departamento de Servicios Tecnológicos de Getión


Tipo de Moneda : Si el depósito considera una recaudación de Dólares o Pesos.

Cuenta Banco : Cuenta Contable del banco al cual se desea depositar.

Número Depósito : Número de folio de la papeleta de depósito del banco en


cuestión.

Luego en el campo monto a depositar correspondiente a la unidad de registro desde donde


se recaudó, deberá indicar el monto del depósito, y luego guardar. Esto generará el
correspondiente comprobante de Ingreso histórico6 reflejando el flujo de dinero desde
Caja hacia el Banco.

Ver Anexo Comprobantes : Ingreso Nº 10000016

Flujo de Efectivo de la Recaudación

Al consultar en el comprobante histórico de Recaudación la marca Flujo Efectivo "V”,


esta debe visualizarse en las líneas de Devengo del Ingreso (Ingreso por Aranceles de
Postgrado)

Flujo de Efectivo del Depósito

Al consultar en el comprobante histórico de Ingreso la marca Flujo Efectivo “V”, esta


debe visualizarse en las líneas de las cuentas de disponible (Ambas líneas)

6
Comprobante generado por el depósito no pasa por instancia Diaria.
Diagonal Paraguay 265, piso 12, Santiago – Chile, Teléfono : (56) (2) 678 2662 - Fax: (56) (2) 678 2670 95
18.5.4 Recaudación en Efectivo $ por Concepto Varios (Centro de Registro
Desconocido, por tanto involucra proceso de Distribución)

Opciones de Menú : Transacciones / Ingreso / Ing. Comp. Recaudación

96 Departamento de Servicios Tecnológicos de Getión


En este caso se deberá indicar :

Tipo de moneda : Peso ($)

Concepto de Recaudación : Varios (Desconocido)

Observación : Glosa que permite guiar de mejor manera el análisis


cuando se deba distribuir el ingreso.

Concepto de Pago : Efectivo

Monto : Que en este caso corresponde a $150.000. Guardar el


ingreso.

El sistema desplegará la opción de imprimir el comprobante de recaudación histórico


generado.

Al aceptar ,el sistema Imprime Comprobante Histórico de Recaudación.

Ver Anexo Comprobantes : Recaudación Nº 10000005

Diagonal Paraguay 265, piso 12, Santiago – Chile, Teléfono : (56) (2) 678 2662 - Fax: (56) (2) 678 2670 97
18.5.5 Flujo de Efectivo de la Recaudación

Al consultar en el comprobante histórico de Recaudación la marca de Flujo Efectivo “V”,


esta debe visualizarse en la línea de la cuenta puente paramétrica por distribuir “Otros
Deudores”.

18.5.6 Distribución del Ingreso recaudado por concepto Varios a Cuentas de


ingreso real y a Centros de Registro específicos.

Opciones de Menú : Transacciones / Ingresos / Distribución

98 Departamento de Servicios Tecnológicos de Getión


En la pantalla de Listado de comprobantes por distribuir y en base a los rangos de fecha
definidos, el sistema listará los comprobantes para distribuir, seleccionar haciendo
dobleclick el Comprobante de Recaudación por distribuir correspondiente.

En pantalla Documentos por cobrar, presionar botón “Flecha Abajo”

Diagonal Paraguay 265, piso 12, Santiago – Chile, Teléfono : (56) (2) 678 2662 - Fax: (56) (2) 678 2670 99
El sistema desplegará una generación automática de comprobante, se deberá modificar la
repartición por la que corresponde.

El sistema permite realizar la distribución, mediante 2 maneras :

Manual : El usuario debe generar la(s) líneas de distribución (No existe devengo previo)

Automática : El usuario selecciona de la pantalla “Documentos por Cobrar”, el registro


previamente devengado al cual desea asignar la recaudación. Para ello se debe presionar
botón “Buscar” y seleccionar registro correspondiente. 7

Los botones permiten agregar otra(s) línea(s) para que se ingresen Centro(s) de
Registro correspondiente(s), la(s) cuenta(s) real(es) que imputen el ingreso y Glosa de
línea. Una vez realizado todo lo anterior, se debe Grabar.

7
Mecanismo descrito en casos expuestos en páginas 64 y 72.
100 Departamento de Servicios Tecnológicos de Getión
Una vez guardado el comprobante, este debe ser cerrado, presionar botón (Cerrar el
comprobante de Distribución Tipo “D”).

Diagonal Paraguay 265, piso 12, Santiago – Chile, Teléfono : (56) (2) 678 2662 - Fax: (56) (2) 678 2670 101
Al ser Cerrado el Comprobante, el sistema generará la impresión automática del mismo.

102 Departamento de Servicios Tecnológicos de Getión


Ver Anexo Comprobantes : Distribución Nº 10000001

18.5.7 Flujo de Efectivo de la Distribución

Al consultar en el comprobante histórico de Distribución, la marca Flujo Efectivo “V”,


esta debe visualizarse en las líneas de la cuenta puente por distribuir “Otros Deudores” y
la cuenta de ingreso real.

Diagonal Paraguay 265, piso 12, Santiago – Chile, Teléfono : (56) (2) 678 2662 - Fax: (56) (2) 678 2670 103
Al ser Cerrado el Comprobante, el sistema generará la impresión automática del mismo.

104 Departamento de Servicios Tecnológicos de Getión


Ver Anexo Comprobantes : Distribución Nº 10000001

18.5.8 Flujo de Efectivo de la Distribución

Al consultar en el comprobante histórico de Distribución, la marca Flujo Efectivo “V”,


esta debe visualizarse en las líneas de la cuenta puente por distribuir “Otros Deudores” y
la cuenta de ingreso real.

Diagonal Paraguay 265, piso 12, Santiago – Chile, Teléfono : (56) (2) 678 2662 - Fax: (56) (2) 678 2670 105
18.5.9 Depósito de Ingresos Recaudados en Efectivo por un concepto de
recaudación Varios con Centro de Registro Desconocido.

Opciones de menú : Transacciones / Ingresos / Otros Depósitos.

106 Departamento de Servicios Tecnológicos de Getión


En Pantalla de depósito, indicar :

Tipo de moneda: Moneda Pesos, Cuenta banco, Número depósito y Monto del depósito
en el Centro Registro adecuado. Guardar.

Una vez guardado el depósito, el sistema enviará el mensaje de transacción exitosa y dará
la opción automáticamente de imprimir el comprobante de ingreso histórico generado.

Diagonal Paraguay 265, piso 12, Santiago – Chile, Teléfono : (56) (2) 678 2662 - Fax: (56) (2) 678 2670 107
Al aceptar, el sistema imprimirá el comprobante histórico de Ingreso generado
automáticamente por el sistema.

Ver Anexo Comprobantes : Ingreso Nº 10000017

18.5.10 Flujo de Efectivo del Depósito

Al consultar en el comprobante histórico de Ingreso, la marca de Flujo Efectivo “V", esta


debe visualizarse en las líneas de las cuenta Banco y Caja (ambas líneas).

108 Departamento de Servicios Tecnológicos de Getión


18.5.113.- Recaudación con Cheques a Fecha, por un Concepto de
Recaudación con centro de Registro Desconocido (Lo que implica una
Distribución).

Opción de menú : Transacciones / Ingresos / Ing. Comp. Recaudación

Diagonal Paraguay 265, piso 12, Santiago – Chile, Teléfono : (56) (2) 678 2662 - Fax: (56) (2) 678 2670 109
Completar los campos : Tipo de Moneda : Pesos, Concepto de Recaudación : Varios
(Siempre es Varios Con Tipo Cheque a Fecha), Observación : Para mejorar el análisis en
el proceso de distribución, Tipo de Pago : Cheque a Fecha, Monto de la Recaudación, en
este caso $125.000. Guardar el comprobante.

** Es importante indicar que el seleccionar Tipo de Pago en Cheque a Fecha, setea


automáticamente el concepto de recaudación a Varios. Es decir, la recaudación con
Cheques a Fecha siempre requerirá una distribución, independiente del concepto de
recaudación.

Una vez que el sistema registra el comprobante generado, se habilita el botón “Detalles”,
en el cual el usuario debe hacer ingreso del detalle de los documentos. En este caso,
Incorporar Cheques a Fecha (Ej. 2 Cheques del Banco Santiago, Plaza Santiago)

110 Departamento de Servicios Tecnológicos de Getión


Ver Anexo Comprobantes : Recaudación Nº 10000384

Al presionar el botón “Detalles”, se desplegará la ventana de mantención de documentos


en cartera, hay disponible 2 viñetas : “Cheques y Letras”, para este caso en particular se
debe seleccionar la Viñeta de Cheques.

Diagonal Paraguay 265, piso 12, Santiago – Chile, Teléfono : (56) (2) 678 2662 - Fax: (56) (2) 678 2670 111
Hacer ingreso de detalle de documentos recaudados. Con los botones se
posibilita la generación de líneas de detalle para permitir el registro de más de un
documento.

Una vez terminado el ingreso de documento, Grabar. El sistema valida que los montos
ingresados sean igual al del comprobante de recaudación generado, si los montos están
correctos, se despliega el mensaje para que usted haga la contabilización.

Al aceptar, el sistema permite la impresión automática del comprobante de recaudación


histórico generado.

Posterior a la generación del comprobante de Recaudación, el sistema generará la


impresión automática del comprobante de contabilidad histórico generado, por el registro
de los documentos en cartera ingresados.

Ver Anexo Comprobantes : Contabilidad Nº 10024265

Flujo de Efectivo de la Recaudación

Al consultar en el comprobante histórico de Recaudación, la marca Flujo Efectivo “V",


esta NO debe visualizarse en las líneas del Comprobante.

112 Departamento de Servicios Tecnológicos de Getión


18.5.12 Flujo de Efectivo de la Contabilización de cheques en cartera

Al consultar en el comprobante histórico de Contabilidad, la marca Flujo Efectivo “V”,


NO debe visualizarse en las líneas del Comprobante.

Diagonal Paraguay 265, piso 12, Santiago – Chile, Teléfono : (56) (2) 678 2662 - Fax: (56) (2) 678 2670 113
18.5.13 Distribución de Recaudación por Cheques a Fecha.

Opción de menú : Transacciones / Ingresos / Distribución

Se desplegará la ventana de listado de Comprobantes por Distribuir, donde se deberá


seleccionar haciendo dobleclick en el comprobante de recaudación que se desea distribuir.

114 Departamento de Servicios Tecnológicos de Getión


En ventana documentos por Cobrar, Seleccionar Devengo (Si es que existe), y luego
presionar botón Flecha abajo. En caso de no existir devengo previo, presionar botón
2Flecha abajo”, para generar parte del comprobante de distribución, que usted deberá
completar con la o las cuentas contables respectivas.

En ventana Comprobantes de Distribución, el sistema desplegará una generación


automática de comprobante, se deberá modificar campo repartición por la que corresponde
a su organismo.

Los botones permiten agregar otra(s) línea(s) para que se ingresen Centro(s) de
Registro correspondiente(s), la(s) cuenta(s) real(es) que imputen el ingreso y Glosa de
línea. Una vez realizado todo lo anterior, se debe Grabar.

Una vez guardado el Registro de Distribución, este es conservado en la instancia Diaria


(Como una Estructura de Comprobante de Distribución Tipo “D”). El cual no es posible
cerrar, ya que solo está en esa instancia reflejando la recaudación Inicial y luego se va
rebajando paulatinamente producto de los depósitos de los cheques, hasta calzar o
Depositar la totalidad de los montos. En ese momento el Registro de Distribución
desaparece .

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Ver Anexo Comprobantes : Distribución Diario Nº 10000310

18.5.14 Depósito Recaudación con Cheque a Fecha.

Opción de menú : Transacciones / Ingresos / Depósito de Cheques

116 Departamento de Servicios Tecnológicos de Getión


Se desplegará ventana de Depósito con Cheques. Se deben ingresar los datos
correspondientes a :

Cuenta Banco : Banco donde se realizará el depósito

Fecha para selección de los cheques : Fecha que incluye los vencimientos de los
documentos

Tipo de Depósito : Tipifica Banco y Plaza del documento en relación al banco


donde se está depositando.

Al guardar el registro, el sistema desplegará automáticamente el comprobante de


Recaudación Histórico generado por el depósito del cheque a fecha y basándose en la
distribución Diaria.

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Ver Anexo Comprobantes : Recaudación Nº 10000385

Inmediatamente el sistema generará el comprobante histórico de Ingreso , por el depósito.

118 Departamento de Servicios Tecnológicos de Getión


Ver Anexo Comprobantes : Ingreso Nº 10000246

18.5.15 Flujo de Efectivo del Depósito

Al consultar en el comprobante histórico de ingreso, la marca Flujo Efectivo “V”, debe


visualizarse en las líneas de Disponible (Ambas).

Diagonal Paraguay 265, piso 12, Santiago – Chile, Teléfono : (56) (2) 678 2662 - Fax: (56) (2) 678 2670 119
CAPITULO IV : TRANSACCIONES EN OTRA MONEDA
(REF. INST. Nº 024)

19. TRANSACCIÓN : COMPRA DE DÓLARES

19.1. Contabilidad Organismo

Para Girar cheque $ y remitirlo al Fondo General, se debe generar un documento de pago normal $, y
Transacción de tipo INTERNA, con el Centro de Registro presupuestario que financia la compra. En el
detalle se debe incorporar la cuenta $ Fondos para compra de dólares.
C. Registro Cuenta Debe Haber Mto. Flujo
Moneda Efectivo
C. Registro 1 Fondos para compra US$ $ V
C. Registro 1 Cuentas x Pagar $ $

Emitir cheque por el módulo Documentos por Pagar.


C. Registro Cuenta Debe Haber Mto. Flujo
Moneda Efectivo
C. Registro 1 Cuentas x Pagar $ $
C. Registro 1 Banco $ $

Recepción por parte del Organismo de cheque dólares

Generar un comprobante de ingreso y transacción de tipo INTERNA para el Centro de Registro


presupuestario que financia la transacción.
C. Registro Cuenta Debe Haber Mto. Flujo
Moneda Efectivo
C. Registro 1 Caja US$ $ US$
C. Registro 1 Fondos para compra $ V
US$

120 Departamento de Servicios Tecnológicos de Getión


20. TRANSACCIÓN : IMPORTACIONES

20.1. Organismo remite cheque a proveedor, doc. y/o productos o servicios no han
sido recepcionados (Importación Directa con Proveedor Extranjero).

 Generar un documento de pago US$ y transacción de tipo EXTERNO, del tipo ANTICIPO a
PROVEEDOR con Centro de Registro presupuestario.

La cuenta de activo a utilizar en el detalle será: Importaciones en tránsito US$


C. Registro Cuenta Debe Haber Mto. Flujo
Moneda Efectivo
C. Registro 1 Importaciones en tránsito $ US$ V
US$
C. Registro 1 Cuentas x Pagar US$ $ US$
 Generar pago mediante módulo Documentos por Pagar, indicando cuenta de caja US$ y marcando la
opción de Transferencia Electrónica, para generar Egreso sin cheque.

C. Registro Cuenta Debe Haber Mto. Flujo


Moneda Efectivo
C. Registro 1 Cuentas x Pagar US$ $ US$
C. Registro 1 Caja US$ $ US$

20.1.1 Importación a través de Agente de Aduanas

 Generar un Documento de Pago Normal $ del Tipo Anticipo a Proveedores con tipo de transacción
Externa

 Usando la cuenta Anticipo a proveedores $.

 Generar el Pago del documento, mediante el módulo de Documentos por Pagar

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20.1.2 Liquidación de Gravámenes (Cierre de la importación).

 Generar una factura de Importación Dólares de Tipo liquidación de Gravamen. Lo que genera el
siguiente registro contable en el cierre del documento:

C. Registro Cuenta Debe Haber Mto. Otra Mnda F.Efectivo


C. Registro 1 Compromiso G. Sistema $
C. Registro 1 Control Compromiso G. Sist $
C. Registro 1 Gasto Activo $ V
C. Registro 1 Iva Crédito Fiscal $ V
C. Registro 1 Facturas x Pagar $
C. Registro 1 Facturas x Pagar $
C. Registro 1 Imp. en Tránsito US$ $ US$
C. Registro 1 CFF $
C. Registro 1 CFF $

20.2. Organismo remite cheque al proveedor, documentos y/o productos ya fueron


recepcionados.
 Generar un documento de pago Normal US$ y transacción de tipo EXTERNO, con Centro de Registro
presupuestario.

Contabilización (Devengo)
C. Registro Cuenta Debe Haber Mto. Otra Mnda F.Efectivo
C. Registro 1 Gasto o Activo $ V
C. Registro 1 Cuentas x Pagar US$ $ US$
 Contabilización (Pago, indicando cuenta de caja US$ y marcando la opción de Transferencia
Electrónica, para generar Egreso sin cheque)

C. Registro Cuenta Debe Haber Mto. Otra Mnda F.Efectivo


C. Registro 1 Cuentas x Pagar US$ $ US$
C. Registro 1 Caja US$ $ US$

122 Departamento de Servicios Tecnológicos de Getión


21. TRANSACCIÓN : GIRO A RENDIR EN MONEDA DÓLAR

 Generar Anticipo del Tipo Giro a Rendir US$

 Contabilización

C. Registro Cuenta Debe Haber Mto. Otra Mnda F.Efectivo


C. Registro 1 Control Compromiso $
C. Registro 1 Compromiso Sistema $
C. Registro 1 21.1.1.1.1.1.1.1 Cuentas x $ US$
Pagar US$
C. Registro 1 Giro a Rendir US$ $ US$ V
 Generar el pago del giro (Módulo de Documentos por Pagar)

C. Registro Cuenta Debe Haber Mto. Otra Mnda F.Efectivo


C. Registro 1 Cuentas por Pagar US$ $ US$
C. Registro 1 Caja US$ $ US$

21.2. Rendición del giro

 Rendición con documento de pago Normal US$, a través del módulo de anticipo a Rendir Cuenta.

C. Registro Cuenta Debe Haber Mto. Otra F.Efectivo


Mnda
C. Registro 1 Gasto $ US$ V
C. Registro 1 Cuenta Por Pagar US$ $ US$
C. Registro 1 Cuenta Por Pagar US$ $ US$
C. Registro 1 Giro a Rendir US$ $ US$
C. Registro 1 CFF $ US$
C. Registro 1 CFF $ US$

21.3. Contabilidad FONDO GENERAL

21.3.1 Fondo General recepciona desde los organismos cheque en pesos


junto a un oficio.
 Se genera un comprobante de Ingreso y Transacción de tipo INTERNA

C. Registro Cuenta Debe Haber


C. Registro 1(*) Caja $
C. Registro 1(*) Fondos para venta de US$ $

(*) C. Registro1, debe ser de gestión, es decir no presupuestario

Las cuentas contables tienen tipo de moneda $.

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21.3.2 Fondo General Gira cheque en US$ y lo remite al organismo.

 Generar documento de pago Normal US$ y Transacción de tipo INTERNA, utilizando como
cuenta de detalle, Fondos para venta de US$ (cuentas contable de tipo de moneda US$)

Contabilización (Compromiso :Tipo C)


C. Registro Cuenta Debe Haber
C. Registro 1(*) Compromiso $
C. Registro 1(*) Control Compromiso $

Contabilización (Devengo : Tipo T)


C. Registro Cuenta Debe Haber Mto. Otra F. Efectivo
Moneda
C. Registro 1(*) Compromiso $
C. Registro 1(*) Control Compromiso $
C. Registro 1(*) Fondos. para venta US$ $ US$ V
C. Registro 1(*) Cuentas x Pagar US$ $ US$

Contabilización (Egreso : Tipo E con emisión de cheque dólar)


C. Registro Cuenta Debe Haber Mto. Otra Moneda
C. Registro 1(*) Cuentas x Pagar US$ $ US$
C. Registro 1(*) Banco US$ $ US$

(*) C. Registro1. Debe ser de gestión, es decir no presupuestario

22. INGRESO DE DÓLARES

Recepción de dólares por proyectos, donaciones, Venta de Bienes, Venta de Servicios, Etc. Sin emisión de
Factura.

22.1. Contabilidad Organismo

Se genera un comprobante de Ingreso y Transacción de tipo Externa o Interna, dependiendo el origen


del aporte
C. Registro Cuenta Debe Haber Mto. Otra F. Efectivo
Moneda
C. Registro 1(*) Caja US$ Organismo $ US$
C. Registro 1(*) Cuenta de ingreso (**) $ V

124 Departamento de Servicios Tecnológicos de Getión


(*) C. Registro1, debe ser de gestión, en caso de donaciones no presupuestables, en otros
casos C. Registro 1 debe ser prespuestario.

(**) Cuenta Código : 610105XXX de tipo de moneda $.

 Recepción de dólares por Facturas emitidas en $ .

Devengo Ingreso por Venta (Comprobante de Contabilidad)


C. Registro Cuenta Debe Haber Mto. Otra Moneda F. Efectivo
C. Registro 2 Facturas por Cobrar $ $
C. Registro 2 Ingreso $ V

Se genera un comprobante de Ingreso y Transacción de tipo Externa.


C. Registro Cuenta Debe Haber Mto. Otra Moneda
C. Registro 2 Caja US$ Organismo $ US$
C. Registro 2 Facturas por Cobrar $ $

(*) C. Registro 2, de tipo presupuestario.

 Organismo Remite dólares al Fondo General

Generar documento de pago Normal US$ y Transacción de tipo INTERNA, utilizando como cuenta de
detalle, Fondos en custodia US$ (cuentas contable de tipo de moneda US$)

Contabilización (Compromiso :Tipo C)


C. Registro Cuenta Debe Haber
C. Registro 1(*) Compromiso $
C. Registro 1(*) Control Compromiso $

Contabilización (Devengo : Tipo T)


C. Registro Cuenta Debe Haber Mto. Otra Moneda
C. Registro 1(*) Compromiso $
C. Registro 1(*) Control Compromiso $
C. Registro 1(*) Fondos en custodia US$ $ US$
C. Registro 1(*) Cuentas x Pagar US$ $ US$

Contabilización (Egreso : Tipo E Sin emisión de cheque dólar. Se debe marcar la opción Transferencia
Electrónica)
C. Registro Cuenta Debe Haber Mto. Otra Moneda
C. Registro 1(*) Cuentas x Pagar US$ $ US$
C. Registro 1(*) Caja US$ Organismo $ US$

(*) C. Registro1. Debe ser de gestión, es decir no presupuestario.

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22.2. Contablidad Fondo General

F. General Recepciona desde el organismo los dólares

 Se genera un comprobante de Ingreso y Transacción de tipo INTERNA

C. Registro Cuenta Debe Haber Mto.Otra F. Efectivo


Moneda
C. Registro 1(*) Caja US$ $ US$
C. Registro 1(*) Fondos en Custodia US$ $ US$ V

(*) C. Registro1, debe ser de gestión, es decir no presupuestario.

Depósito en Cuenta Corriente los Dólares


C. Registro Cuenta Debe Haber Mto.Otra Moneda
C. Registro 1(*) Caja US$ $ US$
C. Registro 1(*) Banco US$ $ US$

(*) C. Registro1, debe ser de gestión, es decir no presupuestario.

23. SOLICITUD DE DÓLARES

23.1. Contabilidad Fondo General

23.1.1 Emite cheque en dólares y lo remite al Organismo Solicitante.

 Generar documento de pago US$ y Transacción de tipo INTERNA

C. Registro Cuenta Debe Haber Mto.Otra F. Efectivo


Moneda
C. Registro 1(*) Fondos en custodia US$ $ US$ V
(Pasivo)
C. Registro 1(*) Cuentas por Pagar US$ $ US$

(*) C. Registro1, debe ser de gestión, es decir no presupuestario.

 Pago (Módulo Documentos por Pagar)

C. Registro Cuenta Debe Haber Mto.Otra Moneda


C. Registro 1(*) Cuentas x Pagar US$ $ US$
C. Registro 1(*) Banco US$ $ US$

126 Departamento de Servicios Tecnológicos de Getión


23.2. Organismo

23.2.1 Recibe desde Fondo General Cheque Dólares

 Generar comprobante de INGRESO y Transacción de tipo INTERNA.

C. Registro Cuenta Debe Haber Mto.Otra F. Efectivo


Moneda
C. Registro 2 Caja US$ $ US$
C. Registro 2 Fondos en custodia US$ (Activo) $ US$ V

24. VENTA DE DOLARES

24.1. Contabilidad Fondo General

24.1.1 Fondo General emite cheque en $ y lo remite al Organismo solicitante


 Generar documento de pago normal $ y Transacción de tipo INTERNA

C. Registro Cuenta Debe Haber Mto.Otra F.


Moneda Efectivo
C. Registro 1(*) Fondos en custodia US$ $ US$ V
(Pasivo)
C. Registro 1(*) Cuentas x Pagar $ $
 Pago (Mediante Módulo de Documentos por Pagar)

C. Registro Cuenta Debe Haber


C. Registro 1(*) Cuentas x Pagar $ $
C. Registro 1(*) Banco $ $

(*) C. Registro 1, debe ser de gestión, es decir no presupuestario.

Fondo General convierte US$ a $

Se genera un comprobante de Ingreso y Transacción de tipo Interna.


C. Registro Cuenta Debe Haber Mto. Otra Moneda
C. Registro 2 Caja $ $
C. Registro 2 Banco US$ $ US$

(*) C. Registro 2, de tipo presupuestario.

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24.2. Contabilidad Organismo

Se recepciona cheque en $ desde Fondo General

Se genera un comprobante de Ingreso y Transacción de tipo Interna.


C. Registro Cuenta Debe Haber Mto. Otra Moneda F. Efectivo
C. Registro 2 Caja $ $
C. Registro 2 Fondos en custodia US$ $ US$ V

128 Departamento de Servicios Tecnológicos de Getión


CAPÍTULO V : OTRAS TRANSACCIONES

25. TRASPASO DE RECURSO

25.1. De un centro de costo a otro, sin que exista emisión de cheque.

En general, todos los comprobantes contables que contempla el sistema, presentan la misma pantalla
de ingreso.

Diagonal Paraguay 265, piso 12, Santiago – Chile, Teléfono : (56) (2) 678 2662 - Fax: (56) (2) 678 2670 129
Funcionalidades
Función Descripción
Permiten agregar o eliminar una línea de detalle al comprobante de
contabilidad.
Permite importar el detalle del comprobante de ajuste desde un archivo texto
tabulado.
Permite editar el comprobante de contabilidad visualizado.
Permite modificar el comprobante de contabilidad visualizado.
Aceptar, grabar el comprobante de contabilidad.
Cancelar, no grabar el comprobante de contabilidad.
Imprime el comprobante de contabilidad con su detalle, ya sea a un archivo o
directamente a la impresora.
Recupera el detalle del comprobante de contabilidad.
Elimina el comprobante de contabilidad previamente seleccionado por el
usuario.
Cierra la ventana actualmente en uso.

Permite ingresar Boletas de venta

25.2. De un centro de costo a otro, entre cuentas bancarias (con emisión de cheque)

25.2.1 Organismo cedente

130 Departamento de Servicios Tecnológicos de Getión


Funcionalidades
Función Descripción
Mod. Razón - Permite modificar el nombre
Social
- Agregar un Documento de pago
- Permite realizar un pago parcial
- Permite modificar el registro los datos referentes al registro actual.
- Permite realizar el pago inmediato del documento de pago.
- Cierre de un documento de pago
- Refrenda un documento de pago.
- Aceptar, grabar un registro o una consulta
- Cancelar
- Permite realizar búsquedas, habilita la pantalla en query mode
- Recupera todos los documentos de pago no cerrados.
- Elimina un registro previamente seleccionado por el usuario.
- Cierra la ventana actualmente en uso.
Tipo Normal, Rendición, Anticipo a proveedores.

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25.2.2 Organismo receptor

El organismo receptor debe registrar el traspaso mediante un comprobante de ingreso.

Funcionalidades
Función Descripción
Permiten agregar o eliminar una linea de detalle al comprobante de
contabilidad.
Permite importar el detalle del comprobante de ajuste desde un
archivo texto tabulado.
Permite editar el comprobante de contabilidad visualizado.
Permite modificar el comprobante de contabilidad visualizado.
Aceptar, grabar el comprobante de contabilidad.
Cancelar, no grabar el comprobante de contabilidad.
Imprime el comprobante de contabilidad con su detalle, ya sea a
un archivo o directamente a la impresora.
Recupera el detalle del comprobante de contabilidad.
Elimina el comprobante de contabilidad previamente seleccionado
por el usuario.
Cierra la ventana actualmente en uso.

Permite ingresar Boletas de venta

132 Departamento de Servicios Tecnológicos de Getión


25.3. Conceptos

En el caso de los traspaso de recurso, se presentan dos posibles escenarios:

1. Ambos centros de costos (pagador y receptor) utilizan el mismo banco (una misma cuenta
corriente bancaria)

Este tipo de transacción se da cuando una misma cuenta banco es compartida por más de un centro de
costo. En este caso no existe la emisión de un cheque para traspasar recursos financieros, y lo que se
persigue es disponer del saldo por centro de costo dentro de un mismo banco. Se utiliza la cuenta
corrección de flujo de fondos para simular el traspaso de recursos. Los registros que se realizan son :

 Centro de costo que cede: se imputa la cuenta de activo "Préstamos entre centros de costo" de
utilización exclusiva para el sistema AUGE 8, contra una cuenta puente por pagar luego se salda la
cuenta puente por pagar contra la cuenta corrección flujo de fondos otorgando el traspaso de
recurso.

 Centro de costo que recibe: cuenta corrección flujo de fondo recibiendo el traspaso de recurso
contra la cuenta de pasivo "Préstamos entre centros de costo" de utilización exclusiva para el
sistema AUGE9.

El sistema AUGE ha facilitado la generación del comprobate contable para el traspaso de recurso de un
centro de costo a otro sin emisión de cheque, realizándolo de manera semi-automática al seleccionar
para su registro un comprobante de contabilidad.

2. Los centro de costo involucrados (pagador y receptor) utilizan cuentas bancarias distintas.

En este caso como se requiere la emisión de un cheque, hay que generar un documento de pago y
posteriormente emitir el cheque a nombre de la Universidad de Chile.

9
Estas cuentas fueron creadas exclusivamente para el sistema AUGE y en el proceso de carga no son traspasadas a
Informat. El objetivo de utilizarlas en AUGE, es para registrar adecuadamente la transacción superando las
limitantes que presenta el actual sistema de registro contable.

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25.4. Procedimiento

25.4.1 Traspaso de recursos financieros de un centro de costo a otro, sin que


medie emisión de cheque

Opción de Menú: Contabilidad, Comprobante de Contabilidad

Agregar un comprobante, presionando

Marcar el tipo como INTERNO

Indicar Centro de costo pagadora

Indicar Ccosto receptor

Indicar Cta. Cte Pagadora : 110806034

Indicar Cta. Cte Receptora : 211106034

Indicar monto

Una vez ingresados los valores, presionar Tab

Presionar [generar líneas], esto hace que el sistema genere automáticamente 8 líneas, de
las cuales solamente se debe completar la 5 y la 8 con las glosas que permitan facilitar el
analisis, a su vez de los datos correspondientes a la imputación de la cuenta. (Cuenta
Corriente).
Línea Cuenta Debe Haber Glosa R.U.T. Nro_doc
5 11080 X Préstamos entre Del N° del comprobante
6034 centros de costo Organismo
8 21110 X Préstamos entre Del N° del comprobante
6034 centros de costo Organismo

134 Departamento de Servicios Tecnológicos de Getión


Grabar el comprobante presionando

Si el comprobante fue refrendado con éxito, contabilizar presionando (Cerrar el


comprobante).

Traspaso de recursos financieros de un centro de costo a otro con emisión de cheque

En este tipo de traspaso, como existe movimiento entre una cuenta banco y otra, se hace
necesario la emisión de un cheque, por lo tanto, el otorgamiento se debe registrar a través
de un documento de pago emitido a la Universidad de Chile y su recepción como un
ingreso en el centro de costo adecuado..

Organismo cedente de los recursos financieros

Ingreso Documentos de Pago:

Opción de Menú: Transacciones, Egresos, Doc. Pago

Agregar una doc. de pago , presionando

Ingresar el R.U.T. de la universidad de Chile (060.910.000-1)

Tipificar el documento como NORMAL.

Tipo de transacción INTERNA

Llenar los datos del encabezado del documento.

En el detalle del documento, se especifica el centro de costo que otorga los recursos.

Utilizar cuenta de traspaso de recursos, 620309001, al debe

Grabar el documento presionando

Si el documento fue refrendado con éxito, contabilizar presionando (Cerrar el


Documento)

Imprimir comprobante.

Salir del documento de pago, presionando .

Diagonal Paraguay 265, piso 12, Santiago – Chile, Teléfono : (56) (2) 678 2662 - Fax: (56) (2) 678 2670 135
Pago Documentos de Pago (emisión del cheque):

Opción de Menú: Transacciones, Egresos, Doc. por Pagar

Asignar cuenta banco y Tipo de cheque a imprimir

Seleccionar el documento a pagar

Asignar foliación de cheques

Emitir el cheque.

Organismo receptor

Opción de Menú: Contabilidad, Comprobante de Ingreso

Agregar un comprobante, presionando

Marcar el tipo como INTERNO

Ingresar el comprobante, según el asiento indicado:


Ccosto Cuenta debe haber R.U.T. Nro_docu Fecha
contable
a Banco $$$ Nro. depósito
a 620309001 $$$

Grabar el comprobante presionando

Si el comprobante fue refrendado con éxito, contabilizar presionando (Cerrar el


comprobante).

136 Departamento de Servicios Tecnológicos de Getión


26. TRANSACCIONES DE FIN DE MES

En general, todos los asientos de fin de mes se deben contabilizar mediante un comprobante de AJUSTE.
Esto es por que al cierre de un período, el sistema AUGE resume todas las transacciones, excepto las que
están registradas en un comprobante de ajuste. De esta manera, este tipo de asientos que ajustan la
contabilidad de una manera u otra, permanecen individualizados.

Funcionalidades
Función Descripción
Permiten agregar o eliminar una linea de detalle al comprobante de contabilidad.
Permite importar el detalle del comprobante de ajuste desde un archivo texto
tabulado.
Permite editar el comprobante de contabilidad visualizado.
Permite modificar el comprobante de contabilidad visualizado.
Aceptar, grabar el comprobante de contabilidad.
Cancelar, no grabar el comprobante de contabilidad.
Imprime el comprobante de contabilidad con su detalle, ya sea a un archivo o
directamente a la impresora.
Recupera el detalle del comprobante de contabilidad.
Elimina el comprobante de contabilidad previamente seleccionado por el usuario.
Cierra la ventana actualmente en uso.

Permite ingresar Boletas de venta

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26.1. Conceptos

El registro de las transacciones de fin de mes generalmente están asociadas a actividades


presupuetarias del tipo "Ajuste Contable" , es decir a actividades que no poseen presupuesto. A
continuación se presenta una tabla en donde se muestran dichas actividades.
Código Nombre actividad de Ajuste Contable
8201 Corrección Monetaria y Depreciación
8202 Ajustes por Venta de Activos
8203 Ajustes Obras en Construcción
8204 Ajustes de Operaciones Fondos en Custodia
8205 Ajustes a los Estados Financieros
8299 Apertura y Cierre Contable

138 Departamento de Servicios Tecnológicos de Getión


Centralización Activo Fijo

El activo fijo, es llevado por un módulo de la empresa Informat. Este genera un asiento a fin de mes
en donde se ven reflejados la corrección monetaria del bien, su depreciación y bajas.

Para incluir este asiento en el sistema AUGE, se debe generar desde informat y cargarlo en la empresa
paralela en el caso de mantenerla, luego imprimir e ingresar el comprobante directamente al sistema
AUGE. De esta manera, la centralización del activo fijo estará presente en el sistema AUGE y será
traspasada a Informat (Empresa Oficial) en las sucesivas cargas.

Registrar la operación en un centro de costo con la actividad 8201

Centralización IVA

Las cifras se obtienen con la ayuda de la actualización mes a mes de una planilla excel que dispuso el
nivel central hace un tiempo atrás. En ella se registran los valores de los libros legales, más algunos
parámetros financieros proporcionando como resultado el asiento que se debe registrar.

Registrar la operación en un centro de costo con la actividad 8205

Corrección monetaria al capital propio

Registrar la operación en un centro de costo con la actividad 8201

Intereses devengados

Tesorería informa al organismo los intereses devengado al 30 de cada mes por los depósitos a plazo en
custodia.

Registrar la operación en un centro de costo con la actividad 8204, en el caso que tipo de ingreso
formara parte del presupuesto del organismo, se debería registrar en un centro de costo con la actividad
del grupo "Renta de inversiones" (120), por ejemplo, con la actividad "Inversiones en el mercado
financiero" (1203)

Provisión de facturas incobrables

Registrar la operación en un centro de costo con la actividad 8205

Consolidación de remuneraciones

A fin de año, se consolida la cuenta remuneraciones.

Registrar la operación en un centro de costo con la actividad 8299

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26.2. Procedimiento

Opción de Menú: Contabilidad, Comprobante de Ajuste

Agregar un comprobante, presionando

Marcar el tipo como INTERNO

Ingresar el comprobante, según el asiento que corresponda al caso que se desee registrar.

Recordar que: se debe registrar la operación en un centro de costo con una actividad del grupo " Ajuste
Contable " (8200), por ejemplo: 8201, 8202, 8203, 8204, 8205 ó 8299.

Grabar el comprobante presionando

Si el comprobante fue refrendado con éxito, contabilizar presionando (Cerrar el comprobante).

27. TRANSFERENCIAS

El módulo de transferencias permite registrar el oficio asociado a una remesa. Dicho oficio, contiene el
detalle de los aportes que recibe el organismo y los descuentos que se le efectúan por conceptos de gastos
pagados centralizadamente.

Viñeta Ingresos para registrar los aportes (Caso Funcionamiento)

140 Departamento de Servicios Tecnológicos de Getión


Viñeta descuentos para registrar los aportes (Caso Funcionamiento)

Funcionalidades
Botón Descripción
Permiten agregar o eliminar una línea en las ventanas que están adscritas.
Permite modificar el documento de transferencias
Aceptar, graba el documento de transferencias.
Cancelar, no graba el documento de transferencias.
Contabiliza el documento de transferencias.
Cierra la ventana actualmente en uso.

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Campos
Campo Descripción

Id: Identifica el número de la remesa de manera única en el sistema. Numeración


automática.
Tipo Transferencia: Clasifica el tipo de transferencia. Paramétrico del sistema. Por ejemplo:
Remesa funcionamiento, Remesa remuneraciones, etc
Tipo Docto.: Clasifica el tipo de documento que oficia la transferencia. Paramétrico del
sistema. Por ejemplo: DARFI
Nro. Docto.: Número del documento de la transferencia.
Fecha: Fecha del documento de la transferencia. Se toma como fecha en el cual son
generados los comprobantes contables.
Glosa: Glosa de la transferencia*
Repartición Receptor: Organismo que está recibiendo la transferencia
Estado: Clasifica el estado en que se encuentra el documento de transferencias dentro
del sistema. Cambia automáticamente por el sistema.
En receptor: El documento se encuentra en el receptor y aún es susceptible de
modificaciones.
Finalizado: el registro del documento y su distribución ha sido concluida y
los comprobantes contables asociados, se han generado satisfactoriamente.

* La glosa que se especifique formará parte de la composición de la glosa general de los comprobantes de la
siguiente manera:

Glosa general = Tipo Transferencia + Tipo Docto + Nro. Docto +, Glosa digitada por el usuario.

Esta glosa formará parte de todos los comprobantes que el módulo genera automáticamente para registrar la
remesa. La glosa definitiva que tendrá cada comprobante, se genera con la siguiente fórmula:
1. Devengo de ingresos = Glosa general +, Devengo de ingresos
2. Ingresos = Glosa general +, Ingreso CFF por descuentos realizados.
3. Compromiso por descuentos = Glosa general +, Compromiso por gastos descontados.
4. Devengo descuentos = Glosa general +, Devengo de descuentos.
5. Pago descuentos = Glosa general +, Pago descuentos con CFF

142 Departamento de Servicios Tecnológicos de Getión


27.1. Conceptos

27.1.1 Módulo de Transferencias

El módulo de transferencias permite registrar al emisor (tesorería) un documento asociado


a una remesa de remuneraciones o funcionamiento. Dicho oficio, contiene el detalle de
los aportes que recibe el organismo y los descuentos que se le efectúan por conceptos de
gastos pagados centralizadamente.

Una vez que la tesorería finaliza el registro del documento y realiza la distribución de éste
en sus centros de registro, se presenta al organismo el documento para su distribución.

Selección de una transferencia para su Distribución

Se accede a ella mediante el acceso a la opción de menú, Transacciones \ Transferencias \


Receptor \ Diario.

Para distribuir una transferencia recibida, se debe hacer doble clik en la transferencia
deseada.

Funcionalidades
Función Descripción
Permite realizar búsquedas, habilita la pantalla en query mode
Recupera la lista de todas las transferencias en instancia diaria.
Cierra la ventana actualmente en uso.

Diagonal Paraguay 265, piso 12, Santiago – Chile, Teléfono : (56) (2) 678 2662 - Fax: (56) (2) 678 2670 143
27.1.2 Distribución remesa y contabilización (Receptor)

En esta pantalla se presenta la información del documento que dispuso la unidad de


tesorería para la distribución en el organismo.

Dicha información se encuentra separada en dos viñetas: Ingresos y Descuentos.

 Ingresos: se utiliza para distribuir el ingreso en los centros de registro que el


organismo dispone para ello. No olvidar utilizar un centro de registro asociado a una
actividad de ingreso (funcionamiento o remuneraciones según sea el caso).

 Descuentos: Se utiliza para distribuir los descuentos realizados por en el nivel central
en los centros de registro que el organismo dispone para ello. No olvidar utilizar
centros de registro asociados a una actividad de gasto (funcionamiento o
remuneraciones según sea el caso).

Para realizar un distribución, seleccionar la viñeta deseada (Ingreso / descuento ) y


seleccionar la cuenta que se desea distribuir, luego presionar el signo [+] para agregar una
línea de distribución. En ella se debe especificar el centro de registro en el cual se va a
reconocer la cuenta distribuida.

Se puede distribuir en varios centros de registro el total de la cuenta seleccionada.

El trabajo se puede guardar en la base con el botón para seguir trabajando después
con él. Si no se presenta habilito el botón presionar primero el botón y luego .

Una vez finalizado el proceso de distribución se presiona el botón para contabilizar la


transferencia. Al presionar el botón, el sistema realiza una serie de validaciones
destinadas a determinar si la distribución realizada está cuadrada.

Si no pasa la validación el sistema enviará mensajes de advertencia señalando la causa por


la cual no se puede cerrar. Si la distribución se encuentra cuadrada, el sistema envía
directo a la impresora definida por defecto en el sistema Windows los comprobantes
contables que reflejan la transacción.

Según los montos de la transferencia, cuando se contabilice, se pueden dar tres


situaciones:

144 Departamento de Servicios Tecnológicos de Getión


a) La suma de los montos del ingreso son igual a la suma de los montos del descuento:

En este caso la transferencia está finalizada y todas las operaciones han sido registradas.

b) La suma de los montos del ingreso es mayor que la suma de los montos del
descuento:

Queda pendiente un ingreso en efectivo que reconocer. Se realiza por medio del módulo
de caja.

c) La suma de los montos del ingreso es menor que la suma de los montos del
descuento:

Queda pendiente un egreso que realizar. Se realiza por medio del módulo documentos
para pago.

Viñeta Ingresos para registrar los aportes (Caso Funcionamiento)

Viñeta descuentos para registrar los aportes (Caso Funcionamiento)

Diagonal Paraguay 265, piso 12, Santiago – Chile, Teléfono : (56) (2) 678 2662 - Fax: (56) (2) 678 2670 145
Funcionalidades
Botón Descripción
Permiten agregar o eliminar una línea en las ventanas que están
adscritas.
Habilita la modificación de la distribución realizada
Aceptar, graba el documento de transferencias.
Cancelar, no graba el documento de transferencias.
Contabiliza el documento de transferencias.
Cierra la ventana actualmente en uso.

146 Departamento de Servicios Tecnológicos de Getión


27.1.3 Campos
Campo Descripción
Id: Identifica el número de la remesa de manera única en el sistema.
Numeración automática.
Tipo Clasifica el tipo de transferencia. Paramétrico del sistema. Por ejemplo:
Transferencia Remesa funcionamiento, Remesa remuneraciones, etc.
:
Tipo Docto.: Clasifica el tipo de documento que oficia la transferencia. Paramétrico
del sistema. Por ejemplo: DARFI
Nro. Docto.: Número del documento de la transferencia.
Fecha: Fecha del documento de la transferencia. Se toma como fecha en el cual
son generados los comprobantes contables.
Glosa: Glosa de la transferencia*
Repartición Organismo que está recibiendo la transferencia
Receptor:
Estado: Clasifica el estado en que se encuentra el documento de transferencias
dentro del sistema. Cambia automáticamente por el sistema.
En receptor: El documento se encuentra en el receptor y aún es
susceptible de modificaciones.
Finalizado: el registro del documento y su distribución ha sido
concluida y los comprobantes contables asociados, se han generado
satisfactoriamente.

* La glosa que se especifique formará parte de la composición de la glosa general de los


comprobantes de la siguiente manera:

Glosa general = Tipo Transferencia + Tipo Docto + Nro. Docto + , Glosa digitada por el
usuario.

Esta glosa formará parte de todos los comprobantes que el módulo genera
automáticamente para registrar la remesa. La glosa definitiva que tendrá cada
comprobante, se genera con la siguiente fórmula:

a) Devengo de ingresos = Glosa general + , Devengo de ingresos

b) Ingresos = Glosa general + , Ingreso CFF por descuentos


realizados.

c) Compromiso por descuentos = Glosa general + , Compromiso por gastos


descontados.

d) Devengo descuentos = Glosa general + , Devengo de descuentos.

e) Pago descuentos = Glosa general + , Pago descuentos con CFF

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Ingreso del efectivo a través del módulo recaudación de la caja

Se accede a ella mediante el acceso a la opción de menú, Transacciones / Ingresos / Ing.


Comp. Recaudación.

En esta pantalla se presenta el listado histórico de los comprobantes de recaudación que ha


realizado el cajero.

Con el botón [+] se incorpora una nueva recaudación.

Recaudación

Esta pantalla facilita el reconocimiento de la recaudación que realiza la caja en cada


transacción. El comprobante que se genera registra la caja (efectivo) o en un banco
(abono banco) contra una cuenta por distribuir que tiene la caja 1.1.06.10.010.

Una vez grabado el comprobante, el ingreso se encuentra registrado en la caja. Ahora hay
que ir al módulo de distribución, para distribuir esta recaudación en las cuentas por cobrar
que mantienen abiertas los centros de registros del organismo.

148 Departamento de Servicios Tecnológicos de Getión


27.1.4 Distribución de la Recaudación

Se accede a ella mediante el acceso a la opción de menú, Transacciones / Ingresos /


Distribución.

En esta pantalla se presenta el listado de los comprobantes de recaudación pendientes de


distribución.

Para distribuir uno de ellos hay que hacer doble click sobre él.

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27.2. Distribución de un comprobante de Recaudación

Una vez seleccionado el comprobante a distribuir (Recaudación de la Remesa), se presenta una


pantalla en donde están presentes todos los documentos pendientes de cobro.

Con el botón [buscar] se traen desde la base todos los documentos pendientes, hasta la fecha de corte
ingresada.

En forma análoga al módulo de documentos para pago, en éste módulo se seleccionan los documentos
pendientes de cobro hasta enterar el monto de la recaudación que se está distribuyendo.

La selección se realiza con un click sobre el o los documentos de la lista que referencian la asignación
de la remesa por cobrar de acuerdo a los centros de registros involucrados y principalmente al número
de referencia de la remesa recaudada.

Cuando se haya seleccionado la totalidad de los documentos por cobrar que componen la remesa
respectiva, se debe presionar la flecha hacia abajo con lo cual se propone al usuario la figura final del
comprobante de distribución a registrar.

El comprobante de distribución generado, referencia a todos los devengos de la remesa por cobrar,
(Por centro de registro), con el fin de ir a rescatar los conceptos de ingreso por los cuales se está
ingresando el líquido de la remesa.

150 Departamento de Servicios Tecnológicos de Getión


Comprobante de distribución

Con estos datos y en conformidad con ellos se graba la distribución con el botón .

Nótese que en este comprobante se saldan la cuenta por distribuir que mantenía la caja desde la
recaudación con la cuenta por cobrar que se seleccionó.

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28. ANEXOS

Anexo de Comprobantes de Módulo de Caja

152 Departamento de Servicios Tecnológicos de Getión


CAPÍTULO VI: CONCILIACIÓN BANCARIA

29. PANTALLAS

29.1. PANTALLA LISTADO DE CARTOLAS

En esta ventana se muestran todas las Cartolas Banco ingresadas ya sea manualmente o bien por medio
de un diskette (Cartolas Magnéticas). Las cartolas se pueden ordenar en forma ascendente o
descendente haciendo clic sobre los nombres de los campos de la grilla.

Diagonal Paraguay 265, piso 12, Santiago – Chile, Teléfono : (56) (2) 678 2662 - Fax: (56) (2) 678 2670 153
29.1.1 Funcionalidades
Función Descripción
Filtro de las Cartola mostradas en el listado.

Ejecuta consulta de acuerdo al filtro seleccionado.

Recupera la lista completa de Cartolas banco ingresadas,


quitándoles el filtro definido en los botones anteriores.
Ingreso de cartola vía disquete proporcionado por el Banco.

Mantención de encabezado y movimientos de una Cartola

Eliminación de Cartola seleccionada.


Conciliación automática de Movimientos.

Conciliación manual de Movimientos.

Imprime listado de cartolas seleccionadas mediante una marca en


el checkbox “Imp”.
Reporte de Movimientos Conciliados

Reporte de Movimientos no conciliados

Reporte de Cheques Reimpresos


Reporte de Errores de Carga

Cierra la ventana actualmente en uso.

154 Departamento de Servicios Tecnológicos de Getión


29.2. INGRESO DE CARTOLA POR DISKETTE

En la pantalla de Listado de Cartola se debe presionar el botón , el cual muestra la siguiente


pantalla, en la cual es posible ingresar una cartola en forma automática, de acuerdo a un archivo
magnético enviado por una entidad bancaria.

Se debe elegir un banco y luego presionar el botón , el cual realizará las siguientes acciones:

1. Validar que exista información de la cartola para el banco seleccionado.

2. Abre una ventana para que el usuario indique la ubicación del archivo a cargar.

3. Validar que el banco elegido corresponda con el del archivo seleccionado.

4. Validar que no se ha cargado el archivo anteriormente.

5. Rescatar los datos de la cartola desde el archivo y los carga en las grillas de datos de la ventana.

6. Graba la información si el usuario así lo desea.

Diagonal Paraguay 265, piso 12, Santiago – Chile, Teléfono : (56) (2) 678 2662 - Fax: (56) (2) 678 2670 155
La pantalla finalmente se ve como se muestra a continuación.

29.2.1 Funcionalidades
Función Descripción
Comienza el proceso de carga del archivo.
Cierra la ventana actualmente en uso.

156 Departamento de Servicios Tecnológicos de Getión


29.3. PANTALLA MANTENCION DE CARTOLA

Al presionar el botón de la pantalla Listado de Cartolas se puede acceder a la mantención de una


Cartola Banco ingresada manualmente. Aquellas Cartolas ingresadas por medio de un medio
magnético sólo se muestran como consulta sin dejar al usuario la opción de realizar modificaciones a
ella. Al seleccionar un registro en la pantalla de listado de cartolas y presionar el botón señalado se
accede a la pantalla siguiente recuperando toda su información. Si por el contrario se presiona el botón
sin elegir una cartola se entenderá que se quiere ingresar una nueva cartola.

Para ingresar manualmente los datos de una nueva Cartola Banco primero es necesario seleccionar la
cuenta corriente, banco y moneda asociada a ella, lo que se realiza indicando la cuenta contable
definida para ella en la pantalla mostrada arriba, lo que automáticamente permite obtener
esos tres datos.

Posteriormente se ingresan los datos del encabezado de la cartola. Para los montos involucrados se
valida que la fecha inicial no sea mayor a la final y que el saldo final sea el resultado de saldo inicial
mas créditos menos débitos. En un principio, al no tener movimientos ingresados aún, los saldos
iniciales y finales deben ser iguales. Tanto el saldo final como los totales de débitos y créditos se
actualizan al momento de grabar los movimientos.

Se verifica además que la fecha del movimiento coincida con las fechas de inicio y termino de la
cartola.

Diagonal Paraguay 265, piso 12, Santiago – Chile, Teléfono : (56) (2) 678 2662 - Fax: (56) (2) 678 2670 157
29.3.1 Funcionalidades

Función Descripción
Imprime la cartola, incluyendo tanto su encabezado como sus
movimientos.
Agrega Movimientos a una Cartola, los cuales quedan en estado
“No Conciliado”.
Elimina el movimiento seleccionado.

Aceptar, grabar la Cartola y sus movimientos asociados.


Cancelar, no grabar la cartola y recupera los valores originales de
ésta.
Cierra la ventana actualmente en uso.

29.4. VENTANA ELIMINACION DE CARTOLA

Luego de elegir una cartola del Listado de Cartolas y presionar el botón aparece la siguiente
ventana en la cual se muestra el detalle de la cartola que se desea eliminar. Presionando el botón
eliminar se confirma la acción de borrado de la cartola. Sólo es posible eliminar una cartola que no
posea movimientos conciliados.

Funcionalidades
Función Descripción
Elimina la cartola y sus movimientos.
Cierra la ventana actualmente en uso.

158 Departamento de Servicios Tecnológicos de Getión


29.5. VENTANA DE CONCILIACION AUTOMATICA

Al presionar el botón aparece la siguiente ventana. En ella se muestran tanto los movimientos
Banco y Universidad aún no conciliados.

29.5.1 Pantalla de Conciliación por Cartola

Al elegir una cartola y presionar el botón de Conciliación Automática.

Diagonal Paraguay 265, piso 12, Santiago – Chile, Teléfono : (56) (2) 678 2662 - Fax: (56) (2) 678 2670 159
29.5.2 Conciliación por Fecha y Cuenta Contable

Al no elegir Cartola y presionar el botón de Conciliación Automática Se debe elegir


Fecha de Corte y Cuenta Contable Asociada a los movimientos a conciliar.

Presionando el botón Conciliar se realiza un proceso que parea los movimientos por
monto, numero de documento y tipo de movimiento (Abono Banco con Cargo
Universidad y Cargo Banco con Abono Universidad). Al finalizar se presenta un mensaje
con la cantidad de movimientos conciliados y los datos de aquellos movimientos no
conciliados son presentados en la ventana.

29.5.3 Funcionalidades
Función Descripción
Realiza el proceso de conciliación automáticamente.

Cierra la ventana actualmente en uso.

160 Departamento de Servicios Tecnológicos de Getión


29.6. VENTANA DE CONCILIACION MANUAL

Luego de elegir una cartola banco en el listado de cartolas y presionar el botón aparece la
siguiente ventana. En ella se muestran los movimientos de la Cartola Banco aún no conciliados y
todos los movimientos Universidad también No conciliados.

29.6.1 Conciliación por Cartola

Al elegir una Cartola del listado y presionar el botón Conciliación Manual.

Diagonal Paraguay 265, piso 12, Santiago – Chile, Teléfono : (56) (2) 678 2662 - Fax: (56) (2) 678 2670 161
29.6.2 Conciliación por Fecha y Cuenta Contable

Al no elegir una Cartola del listado y presionar el botón Conciliación Manual. Se debe
elegir entonces una Fecha de Corte y Cuenta Contable asociada a los movimientos a
Conciliar.

Para conciliar se debe seleccionar un movimiento, para lo cual se debe elegir primero en la
lista “Criterio de Calce de Movs” cual va a ser el origen del movimiento a conciliar contra
uno o más documentos del tipo opuesto. Para el origen de movimiento no elegido es
posible seleccionar más de un movimiento, lo que permite por ejemplo conciliar un
movimiento Universidad con dos movimientos Banco.

Se muestra la suma de los montos involucrados para cada tipo lo que permite cuadrar más
fácilmente los movimientos. Se debe recordar además que un Cargo se debe conciliar con
un Abono y viceversa.

Cuando ya se tienen elegidos los movimientos a cuadrar se presiona el botón Conciliar, el


cual valida que la suma de montos coincida y que todos los movimientos sean de distinto
tipo por cada origen (abonos y cargos). Este proceso de conciliación no requiere que
coincidan los Números de Documentos a conciliar. Finalizada la acción se actualiza la
información mostrada en pantalla.

Para agilizar el proceso el usuario puede ordenar ambas grillas tan sólo realizando un click
en el título del campo que se desea ordenar.

162 Departamento de Servicios Tecnológicos de Getión


29.6.3 Funcionalidades
Función Descripción
Filtro de los Movimientos mostrados en el listado.

Ejecuta consulta de acuerdo al filtro seleccionado.

Recupera la lista completa de Movimientos, quitándoles el filtro


definido en los botones anteriores.
Realiza el proceso de conciliación manual.

Cierra la ventana actualmente en uso.

29.7. REPORTE MOVIMIENTOS CONCILIADOS

Luego de presionar en la lista de Cartolas aparece la siguiente ventana:

29.7.1 Reporte por Cartola

Al elegir un registro desde el listado de cartolas.

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Reporte por Fechas y Cuenta Contable

Al no elegir una Cartola del listado. Se debe elegir entonces una Fecha de Corte y Cuenta
Contable asociada a los movimientos a consultar.

Funcionalidades
Función Descripción
Imprime el reporte.
Cierra la ventana actualmente en uso.

164 Departamento de Servicios Tecnológicos de Getión


29.8. REPORTE DE MOVIMIENTOS NO CONCILIADOS

En este informe se muestran los movimientos aún pendientes de conciliación. Se accede al presionar
el botón desde la lista de cartolas.

29.8.1 Reporte por Cartola

Al elegir una cartola del listado principal.

Diagonal Paraguay 265, piso 12, Santiago – Chile, Teléfono : (56) (2) 678 2662 - Fax: (56) (2) 678 2670 165
29.8.2 Reporte por Fechas y Cuenta Contable

Al no elegir una Cartola. Se debe ingresar fechas y cuenta contable a los movimientos
que se desean listar los cuales pueden tener origen Universidad, Banco o Ambos según
selección dispuesta por el usuario.

29.8.3 Funcionalidades
Función Descripción
Imprime el reporte.
Cierra la ventana actualmente en uso.

166 Departamento de Servicios Tecnológicos de Getión


29.9. REPORTE CHEQUES REIMPRESOS

En este informe se muestran los Cheques que fueron reimpresos. Se accede al presionar el botón
desde la lista de cartolas . .

29.9.1 Funcionalidades
Función Descripción
Imprime el reporte.
Cierra la ventana actualmente en uso.

Diagonal Paraguay 265, piso 12, Santiago – Chile, Teléfono : (56) (2) 678 2662 - Fax: (56) (2) 678 2670 167
29.10. REPORTE ERRORES DE CARGA

A elegir un registro en la ventana de Listado de Cartolas y presionar el botón se accesa a la


siguiente ventana, en la que se muestran los errores ocurridos en la carga de una cartola banco por
medio de un medio magnético.

29.10.1 Funcionalidades
Función Descripción
Imprime el reporte.
Cierra la ventana actualmente en uso.

168 Departamento de Servicios Tecnológicos de Getión


29.11. ELIGE CUENTA CONTABLE

Indicando una cuenta contable se obtiene el Banco, Cuenta Corriente y Moneda asociadas a ella.

Funcionalidades
Función Descripción
Aceptar, elige la cuenta contable.
Cancelar, cierra la ventana.

Diagonal Paraguay 265, piso 12, Santiago – Chile, Teléfono : (56) (2) 678 2662 - Fax: (56) (2) 678 2670 169
29.12. MANTENCION DE DISKETTE

Para almacenar la información del formato de los archivos de carga de cartolas se debe ingresar a la
pantalla que se muestra a continuación.

Se debe elegir un banco y luego presionar el botón Buscar, lo que retornará la información de tal banco
como se muestra a continuación:

170 Departamento de Servicios Tecnológicos de Getión


En ella se muestran los datos que es necesario rescatar de cada archivo de acuerdo al formato enviado
por el banco seleccionado. Los tipos de líneas se clasifican en cuatro grupos:

 Primera Línea: Corresponde a la fila 1 del archivo.

 Segunda Línea: Fila 2 del archivo.

 Movimientos: Filas en las cuales se indican los débitos o créditos efectuados en el periodo de la
cartola. En el ejemplo son aquellas que comienzan con una letra M.

 Totales: Ultima fila del archivo.

Diagonal Paraguay 265, piso 12, Santiago – Chile, Teléfono : (56) (2) 678 2662 - Fax: (56) (2) 678 2670 171
Ejemplo:

1035000039000083UNIVERSIDAD DE CHILE 0120000171699120001

2991230991230BUSTOS MUNOZ JOSE OMAR BANDERA 201 6304000

M991230510CHEQUE DE CANJE 07545460000000099151000090

M991230510CHEQUE DE CANJE 07545560000000099796000090

M991230510CHEQUE DE CANJE 07587470000000251907000090

M991230510CHEQUE DE CANJE 07587610000000047206000090

M991230510CHEQUE DE CANJE 07587860000000466719000090

M991230510CHEQUE DE CANJE 07588010000000675096000090

M991230510CHEQUE DE CANJE 07588240000000671330000090

T706000087873491200006000079664670700000008961091500100000000000000000

Finalmente, para aquellos datos del archivo que se cargarán en la cartola es necesario indicar la el tipo
de línea y la posición en ella en que se encuentra, mencionando el largo del campo y su posición de
inicio. Los datos a establecer son:

1. Fecha Inicial

2. Fecha Final

3. Saldo Inicial

4. Total Débitos

5. Total Créditos

6. Saldo Final

7. Código Banco

8. Cuenta Corriente

9. Moneda

10. Numero Cartola

11. Fecha Movimiento

172 Departamento de Servicios Tecnológicos de Getión


12. Serie Movimiento

13. Monto Movimiento

14. Tipo Movimiento

29.12.1 Funcionalidades
Función Descripción
Aceptar, graba los cambios realizados.
Cancelar los cambios realizados.
Cierra la ventana actualmente en uso.

Diagonal Paraguay 265, piso 12, Santiago – Chile, Teléfono : (56) (2) 678 2662 - Fax: (56) (2) 678 2670 173