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1. PLANES CORPORATIVOS.......................................................................................................................................5
1.1. Plan de Cuentas Contables.........................................................................................................................5
1.2. Plan de Actividades Presupuestarias..........................................................................................................7
1.3. Organismos..................................................................................................................................................7
1.4. Centros de Costo.........................................................................................................................................9
1.5. Ítemes de Ingreso o Gasto en sistema AUGE............................................................................................11
1.6. Estructura de las Imputaciones Contables - Presupuestarias...................................................................12
2. INSTANCIAS PRESUPUESTARIA Y DEFINICIONES RELACIONADAS......................................................................14
3. OPERACIONES SOBRE DOCUMENTOS.................................................................................................................16
3.1. Refrendación presupuestaria.....................................................................................................................16
3.2. Cierre de documento.................................................................................................................................16
4. EFECTO PRESUPUESTARIO DE LAS CUENTAS CONTABLES...................................................................................16
4.1. Funcionamiento en AUGE........................................................................................................................17
4.2. Tabla de referencia (Caso transacción normal)........................................................................................18
4.3. Tabla de referencia (Caso transacción reversa)........................................................................................19
4.4. Ejemplos de Cuentas:................................................................................................................................20
5. INTERFAZ DE USUARIO.......................................................................................................................................20
5.1. Forma General de las Ventanas................................................................................................................20
5.1.1 Ventana tipo contexto.......................................................................................................................................21
5.1.2 Ventana tipo búsqueda......................................................................................................................................21
5.2. Controles comunes a los módulos.............................................................................................................22
5.2.1 Controles de navegación...................................................................................................................................22
5.2.2 Otros Controles.................................................................................................................................................23
5.3. Tipos de Pantallas.....................................................................................................................................24
5.3.1 Listado.............................................................................................................................................................. 24
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5.3.2 Maestro/Detalle................................................................................................................................................26
5.4. Criterios de búsqueda...............................................................................................................................27
5.4.1 Operadores....................................................................................................................................................... 27
5.4.2 Sintaxis para los criterios..................................................................................................................................29
CAPÍTULO II : EGRESOS........................................................................................................................................30
6. HONORARIOS......................................................................................................................................................30
6.1. Pantalla principal......................................................................................................................................30
6.2. Conceptos..................................................................................................................................................31
6.3. Procedimiento............................................................................................................................................32
7. FACTURAS DE COMPRA......................................................................................................................................33
7.1. Pantalla principal......................................................................................................................................33
7.2. Conceptos..................................................................................................................................................34
7.3. Procedimiento............................................................................................................................................35
8. COMPRAS INTERNAS...........................................................................................................................................36
8.1. Pantalla principal......................................................................................................................................36
8.2. Conceptos..................................................................................................................................................37
8.3. Procedimiento............................................................................................................................................37
9. DOCUMENTO DE PAGO........................................................................................................................................39
9.1. Pantalla principal......................................................................................................................................39
9.2. Conceptos..................................................................................................................................................40
9.3. Procedimiento............................................................................................................................................41
10. ANTICIPO A RENDIR: GIRO A RENDIR............................................................................................................42
10.1. Pantallas principales.............................................................................................................................42
10.1.1 Otorgamiento Inicial del Anticipo.....................................................................................................................42
10.1.2 Rendición......................................................................................................................................................... 43
10.2. Concepto................................................................................................................................................44
10.3. Procedimientos......................................................................................................................................45
10.3.1 Otorgamiento del giro a rendir..........................................................................................................................45
10.3.2 Pago del Giro a Rendir.....................................................................................................................................45
10.3.3 Rendición con documentos del giro a rendir.....................................................................................................46
11. ANTICIPO A RENDIR: FONDO FIJO..................................................................................................................47
11.1. Pantallas principales.............................................................................................................................47
11.1.1 Otorgamiento inicial.........................................................................................................................................47
11.1.2 Rendición......................................................................................................................................................... 48
11.1.3 Procedimientos.................................................................................................................................................48
12. EMISIÓN DE CHEQUES....................................................................................................................................50
12.1. Pantalla principal..................................................................................................................................50
12.1.1 Selección documentos a pagar..........................................................................................................................50
12.1.2 Impresión de cheques.......................................................................................................................................52
12.2. Conceptos..............................................................................................................................................53
12.3. Procedimiento:......................................................................................................................................53
12.3.1 Selección documentos a pagar..........................................................................................................................53
12.3.2 Impresión de cheques.......................................................................................................................................54
13. ANULAR CHEQUE............................................................................................................................................55
13.1. Pantalla principal..................................................................................................................................55
13.2. Conceptos..............................................................................................................................................55
13.3. Procedimiento:......................................................................................................................................56
14. ANTICIPO A PROVEEDOR................................................................................................................................56
14.1. Pantallas principales.............................................................................................................................56
14.1.1 Documento de pago, tipo anticipo....................................................................................................................56
14.1.2 Factura de compra, tipo anticipo.......................................................................................................................58
14.2. Conceptos..............................................................................................................................................59
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CAPÍTULO I : CONCEPTOS
1. PLANES CORPORATIVOS
Los planes corporativos definidos para el sistema AUGE, los cuales en su conjunto, permiten registrar la
información derivada de los movimientos presupuestarios y contables son:
Estos planes corporativos representan la estructura que tendrá la Universidad, para sus tratamientos contables
y presupuestarios, y la estructura orgánica que posee.
Este clasificador permite registrar las operaciones contables que afectan a la Universidad y en tal
sentido registrar todas las operaciones de este carácter. Debe ser definido y mantenido en forma
centralizada y además, tiene que representar los intereses de todos los entes involucrados.
Este clasificador tiene una estructura jerárquica y está compuesta por 9 dígitos y 5 niveles según la
siguiente definición:
Corresponde a la clasificación mas general de los tipos de transacciones con implicancia financiera,
según la naturaleza de éstas:
1. Activos
2. Pasivos
3. Ingresos
4. Gastos
5. Cuentas de Orden
6. Control Presupuestario
b) Grupo:
Corresponde a la clasificación general de los tipos de transacciones con implicancia financiera, según
un ordenamiento dado por la naturaleza de las operaciones.
c) Sub Grupo:
Corresponde a la desagregación por conceptos homogéneos, de los hechos económicos, siendo éste el
nivel de referencia para los estados financieros.
d) Cuenta:
e) Sub Cuenta:
Corresponde a la desagregación en que se identifica una partida específica, la cual se originó por una
transacción
Observaciones:
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1.2. Plan de Actividades Presupuestarias
Este clasificador tiene una estructura jerárquica y está compuesto por 4 dígitos y 3 niveles según la
siguiente definición:
Corresponde al mayor nivel de agregación dentro de las actividades económicas que desarrolla la
universidad. Un ejemplo de esto es Presupuesto de Funcionamiento
b) Actividad:
c) Sub actividad:
Corresponde al nivel en que se identifican los conceptos específicos con naturaleza presupuestaria,
siendo este, el nivel al cual pertenecen las diferentes actividades realizadas
1.3. Organismos
Para efectos de manejo de la información, se debe distinguir entre los códigos para organismo de
resumen y de imputación.
Este clasificador tiene una estructura jerarquizada compuesta por 8 dígitos y 3 niveles según la
siguiente definición:
Corresponde al mayor nivel de agregación y en él se representan las empresas que cuentan con un rut
propio
b) Tipo Organismo
Corresponde a un clasificador de los organismos que posee una empresa. Para el caso de la
Universidad se utilizará la siguiente convención:
1. Organismos centrales
2. Facultades
c) Organismo
Corresponde a las distintas unidades mayores de una empresa. Para el caso de la Universidad serían:
Facultad u Organismo, Dirección o Departamento no Académico, Instituto, etc.
d) Departamento
Corresponde a las unidades de mandos medio de una organización. Para el caso de la Universidad
serían: Departamentos, Centros, Escuelas, etc.
e) Unidad
Corresponde a las unidades operativas de los mandos medio de una organización. Para el caso de la
Universidad serían: Unidad de Contabilidad, Unidad de Desarrollo, Unidad de Presupuesto, etc.
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1.4. Centros de Costo
Corresponde a la unidad básica del sistema, la cual puede estar afecto a imputaciones contables o
presupuestarias.
En forma normal las unidades se pueden agrupar en ingreso o gasto, las cuales corresponden a las
unidades básicas de responsabilidad y fuente de ejecución presupuestaria.
Según sea el caso, pueden representar una fuente de ingreso, una fuente de gastos o ambas.
Están configurados por una actividad (destino de los fondos) y una repartición dueña o responsable
del uso que se hace de los fondos disponibles.
b) Para administrar los fondos en custodia que tampoco tienen efecto en el presupuesto
a) Organismo:
b) Actividad:
c) Correlativo:
3. Permite obtener información por cualquier nivel de la organización, en forma resumida y/o
detallada.
4. Permite a las entidades ejecutivas evaluar desde diferentes niveles de agregación y por los
conceptos de responsabilidad y origen de los recursos.
Como cualidades de los centros de costo, se pueden mencionar las siguientes que definen su
comportamiento y característica:
Es necesario tener en consideración que en la implementación de éste nuevo plan de centros de costo
se requiere de cambios en la modalidad de algunas imputaciones, en especial de aquellas que guardan
relación con los gastos e ingresos centralizados. Para ello, se debe considerar la siguiente tipología de
centros de costo:
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1.5. Ítemes de Ingreso o Gasto en sistema AUGE
El sistema AUGE no requiere la especificación explícita del ítem de Ingreso o Gasto al momento de
recibir un ingreso o cancelar un documento ya que la categorización del flujo la realiza de manera
automática tomando en consideración las cuentas contables registradas en el devengo del documento
que generan flujo.
En este momento, se está especificando el tipo de gasto que se realiza por medio de las cuentas
empleadas en el registro de la compra Libro y Computador, reconociéndose en la columna flujo
efectivo que ellas generan un devengo de flujo.
Pago de una factura de compra
Al momento de seleccionar un documento para el pago, el sistema busca el devengo del mismo en el
sistema.
Cuando se paga se registra la asociación entre la línea de pago y la línea en que se tipifica el devengo,
registrando el tipo de flujo (egreso ó Ingreso) y el monto.
Dev tipo Dev. Nº Dev. Línea Flujo tipo Flujo Flujo Mon Tipo Enfoque
Nº. línea to
T 1020 1 E 56 2 20 E P
T 1020 2 E 56 2 80 E P
En el caso que se realice un pago parcial del documento, el sistema calcula de manera automática
el porcentaje pagado y registra esa proporción para los flujos involucrados.
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Un ejemplo de uso según los diferentes tipos de cuentas es el siguiente:
Tipo de cuenta Cta. C.Costo Debe Haber Indiv Id Nro Fecha Mto. otra moneda
Ctb Doc
Ingresos Si Si Op No No Op
Gastos Si Si Op No No Op
Inversiones Si Si Op Op
Cta. Cte $ Si Si Si Si Si No
Cta. Cte Si Si Si Si Si No
Otra moneda
Cta. Cte. : hace referencia a cuentas contables que representan un derecho o una obligación, como por
ejemplo Facturas por cobrar.
Con la estructura antes definida se constituye una cuenta corriente por cada una de las
individualizaciones - Nº de Documento, la constitución de cuentas corrientes es tanto válida para los
documentos que impliquen devengo como los de compromisos.
Lo antes expuesto, tiene como restricción que cada documento diferente tiene que imputarse en una
cuenta contable diferente, como ejemplo se indica que no se puede imputar en la misma cuenta
contable dos tipos de documentos diferentes y esperar que se encuentren separados.
A continuación se dan las definiciones asociadas a las instancias presupuestarias. Considerando además los
conceptos relacionados que es necesario conocer para realizar un adecuado control presupuestario.
Compromiso: Se entenderá por compromiso a las obligaciones o compromisos, por los convenios o contratos
realizados, los cuales involucran o comprometen a futuro las disponibilidades Presupuestarias y Financieras
de la Universidad.
Devengo: Se entenderá por devengo a las obligaciones para con terceros adquiridos por la Universidad ya sea
por la recepción o emisión de documentos de pago o cobro.
Devengado: Es el total acumulado por los diferentes devengos realizados, los devengos se pueden categorizar
según significan pago o recaudación, así se ha convenido en tener dos tipos de devengo Devengado Gasto y
Devengado Ingreso, por convención cuando se hable solo de devengado, se hace referencia al Devengado de
Gasto.
Con respecto a las instancias presupuestarias anteriores se puede decir que esos montos van siempre en
aumento y que todo documento siempre debe afectar las instancias presupuestarias que le preceden. En tal
sentido todo documento que signifique un devengo si no sido comprometido, simultáneamente con afectar el
saldo de Devengado debe afectar el saldo de Comprometido, por la misma razón los documentos que
signifiquen un pago, si no han sido previamente devengados, tiene que afectar el saldo de devengado y
comprometido simultáneamente.
Al tener las instancias presupuestarias saldos asociados, se tiene también el saldo que determina las diferentes
disponibilidades para cada una de las instancias presupuestarias, a estos saldos se les llamará:
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Por Comprometer: Es la disponibilidad que está libre para adquirir nuevos compromisos.
Por Devengar: Representa la diferencia entre los devengos realizados y la disponibilidad asignada.
Por Pagar: Representa la diferencia entre lo actualmente pagado y la disponibilidad presupuestaria asignada.
Valores calculados:
Presupuesto modificado = Pto. Asignado +/- Ajustes +/- Traspaso +/- Saldo Anterior.
Cuando se hace un cambio de ejercicio, los saldos presupuestarios que se traspasan son lo siguientes: ( a la
izquierda están los valores del nuevo ejercicio y a la derecha los del anterior)
Los documentos al momento de ingresarlos al sistema, quedan en un área para registro diario de documentos,
la cual posee carácter temporal, no contable. Esta área de registro temporal permite que el documento pueda
ser modificado mientras permanezca en ella.
Genera los movimientos contables y presupuestario que respaldan las siguientes operaciones, según
sea el caso:
a) Compromiso presupuestario
b) Contabilización del devengo y efecto presupuestario
Los efectos presupuestarios responden a la necesidad de representar la actualización del presupuesto a partir
de las transacciones registradas mediante el uso de un plan de cuentas contable. Cabe considerar que el efecto
presupuestario está asociado al tipo de comprobante que genera cada transacción, por lo tanto es posible
clasificar las operaciones en dos grandes grupos: normales (Compromiso, Contabilidad, Ingreso, Egreso,
Ajuste, Recaudación, Distribución) y Reversa.
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Hasta ahora la interpretación presupuestaria del plan de cuentas se compone de los siguientes conceptos:
1. Ninguno:
2. Comprometido / Gasto:
3. Comprometido / Ingreso:
4. Control Comprometido Gasto:
5. Control Comprometido Ingreso:
6. Deuda / Patrimonio:
7. Devengo de Gasto:
8. Devengo de Ingreso:
9. Gasto:
10. Ingreso:
11. Inversión:
12. Percibido / Pagado:
13. Impuesto. En diseño
Para poder actualizar la interpretación presupuestaria de cada cuenta contable se debe acceder desde la opción
de menú: Mantenedores, Plan de Cuentas, General, Efecto Presupuestario.
Cada vez que se realiza una transacción el sistema AUGE considera los siguientes datos:
1. Centro de Costo,
2. Cuenta Contable,
3. Monto al Debe,
4. Monto al Haber
La actualización de los saldos presupuestarios se realiza conforme a lo estipulado en las tablas 1 que a
continuación se indican:
La primera columna indica el efecto presupuestario, la siguiente muestra el efecto en los saldos
presupuestarios si el monto de la imputación para la cuenta va al debe, luego si el monto afecta al
haber y finalmente el grupo de cuentas contables equivalentes
Simbología : Aumento
: Disminución
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4.3. Tabla de referencia (Caso transacción reversa)
Efecto Presupuestario
Control Presupuestario
En general la definición de la clasificación anterior está según las operaciones analizadas hasta el
momento, sin embargo, esta definición puede ser modificada de acuerdo al análisis de operaciones
complejas, e incluso definir nuevos efectos presupuestarios.
Compromiso por órdenes de compra: Al generar una orden de compra se deben “comprometer” los
recursos para el centro de costo, para tal efecto es necesario aumentar el saldo del comprometido de
gasto.
Facturas por pagar: Al registrar una factura el compromiso adquirido previamente es devengado, es
decir, se establece la obligación formal de la deuda contraída con el proveedor. Lo anterior queda
registrado en los saldos presupuestarios como un aumento en el saldo del devengo de gasto.
Cuentas Banco: Este tipo de cuentas se asocia a la ejecución de la caja, y en particular funcionan desde
el punto de vista presupuestario como pagado si el monto va al haber, y como un ingreso “percibido” si
el monto va en el debe.
5. INTERFAZ DE USUARIO
Lo que respecta a la interfaz de usuario se ha adoptado el estándar de ajustar las ventanas al tamaño de
800 x 600 pixeles. Dicho estándar se puede configurar en su sistema Windows a través del panel de
control, opción ventana.
En lo que respecta a la forma se han establecido dos tipos genéricos de interfaz: Contexto y Búsqueda
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5.1.1 Ventana tipo contexto
Existen un conjunto de controles que tienen la misma funcionalidad para todas las aplicaciones del
subsistema financiero. Esta característica tiene como objetivo minimizar el tiempo de aprendizaje por
parte del usuario con respecto a la utilización del sistema.
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1) Botón de Navegación Inicio: Lleva el cursor a la primera fila del despliegue actual.
4) Botón de Navegación Fin: Lleva el cursor a la última fila del despliegue actual.
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5.2.2 Otros Controles
- Cancelar
- Agregar un registro
- Cierre de un documento
5.3.1 Listado
Las funciones generales para este tipo de pantalla son : Botones de navegación, Agregar,
Imprimir, Buscar, Seleccionar Todo, y Salir; adicionalmente es posible agregarle otras
funcionalidades dependiendo de cada aplicación. Particularmente este tipo de pantalla
mantiene el orden de los registros desplegados al momento de la impresión, además de
imprimir sólo los registros seleccionados.
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Formulario
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5.4. Criterios de búsqueda
Desde la mayoría de las ventanas del sistema, se puede obtener o filtrar información de acuerdo a uno
o mas criterios de búsqueda, de esta manera el sistema entrega la facilidad de acotar o definir un
conjunto de datos para satisfacer necesidades específicas.
Para realizar una búsqueda específica o filtrar la información desplegada en una ventana, se utiliza el
botón . Al presionarlo, los campos de información desplegados en la ventana se transforman en
campos receptores de un criterio de búsqueda.
Presionar el botón
Especificar el criterio de búsqueda en los campos deseados. Con [TAB] se graba el criterio en el
campo.
Ejecutar la consulta, presionando el botón . Además, en el caso de las ventanas del tipo listado, se
puede escribir hacia abajo los códigos a buscar
5.4.1 Operadores
Operadores Lógicos
AND Intersección
OR Unión
NOT Exclusión
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5.4.2 Sintaxis para los criterios
A continuación se indica la sintaxis que se debe considerar para los valores usados en una
condición de criterio o filtro de datos.
6. HONORARIOS
Funcionalidades
Función Descripción
Mod. Razón Social - Permite modificar el nombre
- Agregar una boleta
- Permite modificar el registro los datos referentes al registro actual.
- Permite realizar el pago inmediato de la boleta
- Cierre de una boleta
- Refrenda una boleta
- Aceptar, grabar un registro o una consulta
- Cancelar
- Permite realizar búsquedas, habilita la pantalla en query mode
- Recupera todos las facturas no cerradas.
- Elimina un registro previamente seleccionado por el usuario.
- Cierra la ventana actualmente en uso.
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6.2. Conceptos
El documento Boleta de Honorario que contempla el Sistema AUGE permite el registro de distintas
tipologías desde la misma pantalla de ingreso.
En la parte superior de la pantalla se registra los datos de la Boleta y del Individuo, el tipo de Boleta,
de Honorario y Prestador que se va a procesar, las fechas y montos involucrados en la transacción.
En la parte inferior de la pantalla se registra el centro de costo que financiará el honorario antes
especificado. Existe la posibilidad de ingresar mas de un centro de costo, para el caso que dicho
honorario se financie con aportes de distintos centros de costo. Por ejemplo, el caso de un trabajo
realizado en donde el 50% se realiza en una unidad y el otro 50% se realiza en otra unidad..
La contabilización del honorario se realiza de manera automática, para ello, el sistema toma como base
la tipificación que se realiza en la parte superior de la pantalla.
La siguiente tabla describe los efectos que tienen la tipificación que se realice:
Tipo:
Permite señalar si la boleta es provista por la persona o bien la boleta es generada por la universidad
(se utiliza para el caso que la persona no tenga iniciada su actividad)
Tipo de Honorario:
Clasifica la nacionalidad del individuo demandante del honorario. En base a esta opción se discrimina
el calculo automático de la retención 10% nacional, 20% extranjero,
Descripción del Tipo Uso Cuenta contable paramétrica
Nacional Retención nacional (10%) 211302003
Extranjero Retención extranjera (20%) 211302004
6.3. Procedimiento
Llenar en la parte superior de la pantalla la tipificación del honorario y sus datos asociados.
El numero de convenio, solo se utiliza en el caso que el convenio haya sido ingresado al sistema
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7. FACTURAS DE COMPRA
Funcionalidades
Función Descripción
Mod. Razón Social - Permite modificar el nombre
- Agregar una factura
El documento Factura de Compra que contempla el sistema AUGE permite el registro de distintas
tipologías desde la misma pantalla de ingreso (Facturas, Notas de Crédito y Notas de Débito).
En el detalle de la pantalla se registran las cuentas de cargo a un centro de costo. Para ello se
especifica el centro de costo y por medio de cuentas contables se identifica el gasto o activo comprado.
Además cuando se trata de documentos afectos a impuesto se debe ingresar una segunda línea para
contabilizarlo.
Para la confección del comprobante contable, el sistema toma la tipología que se le asignó al
documento y las líneas de cargo especificadas en el área de detalle de la pantalla y con ellos genera el
comprobante contable.
Las tipificaciones que se manejan actualmente en el sistema AUGE, son las siguientes:
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7.3. Procedimiento
En el área de detalle del documento, se especifica el centro de costo que financiará el documento.
Emitir el cheque.
En general, todos los comprobantes contables que contempla el sistema, presentan la misma pantalla
de ingreso.
Funcionalidades
Función Descripción
Permiten agregar o eliminar una línea de detalle al comprobante de
contabilidad.
Permite importar el detalle del comprobante de ajuste desde un archivo
texto tabulado.
Permite editar el comprobante de contabilidad visualizado.
Permite modificar el comprobante de contabilidad visualizado.
Aceptar, grabar el comprobante de contabilidad.
Cancelar, no grabar el comprobante de contabilidad.
Imprime el comprobante de contabilidad con su detalle, ya sea a un archivo
o directamente a la impresora.
Recupera el detalle del comprobante de contabilidad.
Elimina el comprobante de contabilidad previamente seleccionado por el
usuario.
Cierra la ventana actualmente en uso.
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8.2. Conceptos
Por el momento, el sistema AUGE no posee la tipificación de un documento específico para el registro
de las compras internas, el ingreso de este tipo de transacción al sistema, se debe realizar a través de
comprobantes contables directamente. Actualmente dicha funcionalidad se encuentra dentro de la lista
de soluciones en construcción .
Para una correcta contabilización se deben reflejar las tres instancias que contempla el sistema AUGE:
compromiso, devengo y cancelación. Los comprobantes contables utilizados para el registro de las
instancias, deben estar señalados como Transacciones de tipo INTERNAS.
8.3. Procedimiento
Para una correcta contabilización se deben reflejar las tres instancias que contempla el sistema AUGE:
compromiso, devengo y cancelación.
1. Compromiso de presupuesto
Emitir el cheque.
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9. DOCUMENTO DE PAGO
Funcionalidades
Función Descripción
Mod. Razón Social - Permite modificar el nombre
- Agregar un Documento de pago
- Permite realizar un pago parcial
- Permite modificar el registro los datos referentes al registro
actual.
- Permite realizar el pago inmediato del documento de pago.
- Cierre de un documento de pago
- Refrenda un documento de pago.
- Aceptar, grabar un registro o una consulta
- Cancelar
- Permite realizar búsquedas, habilita la pantalla en query mode
- Recupera todos los documentos de pago no cerrados.
- Elimina un registro previamente seleccionado por el usuario.
- Cierra la ventana actualmente en uso.
Tipo Normal, Rendición, Anticipo a proveedores.
El documento de pago, se utiliza para registrar todas las órdenes de pago por las cuales no se genera
una obligación legal de individualizarlas y no se requiere la emisión de un Libro Legal, por ejemplo:
memos, cartas de autorización, etc.
El documento de pago que maneja el sistema AUGE permite el registro de distintas tipologías desde la
misma pantalla de ingreso.
En el detalle de la pantalla se registran los objetos del gasto a un centro de costo. Para ello se
especifica el cenro de costo y por medio de cuentas contables se tipifica el objeto del gasto. Por
ejemplo gasto por xx, etc.
Para la confección del comprobante contable, el sistema toma la tipología que se le asignó al
documento de pago y el objeto del gasto especificado en la parte inferior de la pantalla y con ellos
genera el comprobante contable.
Las tipificaciones que se manejan actualmente en el sistema AUGE, son las siguientes:
Tipo Resultado al momento de contabilizar
Normal Genera imputación automática al haber de la cuenta "Cuentas por Pagar".
Rendición Este tipo solo puede ser creado, modificado o cerrado desde el módulo de
"Anticipos a rendir".
El sistema tipifica de esta manera a los documentos de pago que han sido
ingresados desde el módulo de anticipo a rendir cuenta.
Genera imputación automática al haber de la cuenta "Cuentas por Pagar".
Anticipo a Proveedores En el detalle, se debe imputar la cuenta "Anticipo a Proveedores" indicando
el RUT del proveedor y un Número de Referencia único para asociarlo en el
registro de la factura cuando esta se contabilice. En ningún caso se debe
colocar el objeto del gasto, ya que éste será reconocido cuando se salde el
anticipo que se está otorgando.
Genera imputación automática al haber en la cuenta "Cuentas por Pagar".
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9.3. Procedimiento
Emitir el cheque.
Funcionalidades
Función Descripción
- Agregar una solicitud
- Permite modificar el registro los datos referentes al registro actual.
- Permite realizar el pago inmediato del Anticipo a rendir
- Cierre de solicitud(es)
- Refrendación de solicitud(es)
- Imprime los registros desplegados, ya sea a un archivo o directamente
a la impresora.
- Aceptar, grabar un registro o una consulta
- Cancelar
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10.1.2 Rendición
Funcionalidades
Función Descripción
- Permite ingresar facturas de la rendición
El sistema AUGE maneja desde una pantalla unificada los giros a rendir y los fondos fijos. La
diferencia básica entre ambos, es que el giro a rendir es un monto que se otorga a un individuo de
manera anticipada para realizar ciertos gastos y que puede ser rendido una sola vez. Los Fondos Fijo,
al ser rendidos, existe la posibilidad de reponer el monto rendido o bien cerrarlo definitivamente. La
distinción de cuentas contables involucradas en las operaciones, las toma de manera paramétrica
considerando la tipificación seleccionada al momento de otorgar el anticipo a rendir.
En esta etapa se registra el monto que será entregado en responsabilidad a una persona (cuenta dante)
para su posterior rendición. Se puede especificar que otra persona (responsable) sea la persona a la
cual se emita el cheque.
En este caso aparece una ventana, en donde se registra la recaudación de los montos no utilizados.
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c) Monto rendido > giro otorgado
En este caso, el giro es marcado como rendido y cerrado, generando un documento por pagar por la
diferencia.
10.3. Procedimientos
Emitir el cheque.
Según sea el documento con el que se rinde, se presiona [F] para facturas o [D] para
documentos de pago. Con ello, se abre la ventana de ingreso del documento en cuestión.
Ingresado los datos del documento o factura, se presiona para guardar el documento
en el diario de documentos y se regresa a la rendición presionando
Con la confirmación del cierre del giro, se pueden dar los tres casos presentados expuesto
en el punto 2. Conceptos.
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11. ANTICIPO A RENDIR: FONDO FIJO
Funcionalidades
Función Descripción
- Agregar una solicitud
- Permite modificar el registro los datos referentes al registro actual.
- Permite realizar el pago inmediato de la solicitud
- Cierre de solicitud(es)
- Refrendación de solicitud(es)
11.1.3 Procedimientos
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2. Pago del otorgamiento del fondo fijo
Emitir el cheque.
Según sea el documento con el que se rinde, se presiona [F] para facturas o [D] para
documentos de pago. Con ello, se abre la ventana de ingreso del documento en cuestión.
Ingresado los datos del documento o factura, se presiona para guardar el documento
en el diario de documentos y se regresa a la rendición presionando
Según corresponda.
Con la confirmación de reposición del fondo fijo, se genera un cuenta por pagar en favor
del beneficiario, para emitir el cheque hay que ir a doc, por pagar y emitir el cheque de
reposición del fondo.
Se debe realizar la rendición de documentos tal como se indica en los tópicos anteriores.
Solo que, al terminar la rendición, ante la pregunta "Desea reponer Fondo Fijo" se debe
indicar NO.
Al cerrar :
a) Si existe reintegro, es por que hay una devolución a la universidad. Se presenta una
pantalla que facilita especificar como se recauda.
b) Si existe reembolso, es por que hay una devolución al beneficiario. En este caso, en el
listado de documento para pago aparecerá el monto a reembolsa.
c) Si se rindió por el total del fondo otorgado, solo se cierra el fondo fijo y queda marcado
como tal.
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Función Descripción
Fecha Señala la fecha hasta la cual se van a obtener los
documentos para pago.
Banco Define la cuenta banco con la cual se cursará el pago
Tipo de cheque Define el formato de che con el cual se van a imprimir los
egresos.
Agrupado por - Individuo: De los documentos para pago que se
seleccionen, realizará una agrupación por proveedor,
buscando obtener un cheque por proveedor
- Individuo y Repartición: De los documentos para
pago que se seleccionen, realizará una agrupación por
proveedor y repartición, buscando obtener para cada
repartición participante, un cheque por cada
proveedor.
h) La agrupación que realice el sistema posee
una limitancia física, que está dada por el
comprobante de egreso que la sustenta. Ya
que este tiene adosado el cheque, solo puede
contenerse en él un máximo de 9 documentos
para pago.
Marcar Mes - Permite seleccionar todos los documentos a pagar que
coincidan el mes de la fecha con el mes ingresado
- Realiza pago parcial
- Realiza la postergación de pago de un documento
- Imprime los registros desplegados, ya sea a un archivo o
directamente a la impresora.
- Realiza el proceso de pago, y permite visualizar la
ventana Lista de Cheques por Imprimir
- Permite realizar búsquedas, habilita la pantalla en query
mode
- Recupera todos los documentos a pagar
- Cierra la ventana actualmente en uso.
Función Descripción
Tipo Cheque Define el tipo de cheque a imprimir
Banco Define la cuenta banco para la cual se desea ver la lista
de cheques por imprimir.
Mod. Razón Social - Permite modificar el nombre el nombre de la persona o
institución al que fue emitido el cheque.
Selec. Todos. Selecciona todos los cheques de la lista para su
impresión.
- Permite imprimir los cheques generados
- Permite realizar búsquedas, habilita la pantalla en
query mode
- Recupera todos las facturas no cerradas.
- Cierra la ventana actualmente en uso.
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12.2. Conceptos
El sistema AUGE provee, de manera centralizada, un listado con el monto pendiente de todos los
documentos pendientes de pago para una fecha dada.
Para obtener el monto pendiente de pago, el sistema totaliza por número de documento y R.U.T., las
cuentas por pagar que se manejan en el sistema.
12.3. Procedimiento:
Para ver hasta una fecha de vencimiento dada, escribir la fecha en la parte superior,
presionar [TAB]
Especificar la cuenta Banco con la que se cancelarán los documentos, presionar [TAB]
Una vez realizada la selección deseada, presionar [$] para emitir el egreso
Especificar la cuenta Banco con la que se cancelarán los documentos, presionar [TAB]
Seleccionar los cheques que se deseen imprimir, pinchando los cheques en la lista. Para
desmarcarlo, volver a pinchar el cheque en cuestión.
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Se despliega una ventana donde el usuario debe especificar la foliación de cheques a
utilizar, comenzando por la numeración del primer cheque a imprimir. El sistema valida la
asignación del folio y genera para impresión simultánea el comprobante de Egreso y su
Cheque respectivo.
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13.1. Pantalla principal
13.2. Conceptos
El sistema Auge provee un listado con todos los cheques válidamente emitidos. Al seleccionar uno de
ellos, existe la posibilidad de anularlo, para lo cual, existen las siguientes alternativas de acción:
a) Definitivamente
Se utiliza cuando el egreso en sí, no corresponde Por ejemplo, se están cancelando documentos que no
corresponde.
En este caso, el cheque queda anulado y el sistema genera de manera automática un comprobante de
reversa que anula el egreso inicial. Con esta acción, el sistema vuelve a poner a disposición de pago
los documentos involucrados en el egreso
Se utiliza cuando el egreso en sí, está bien realizado, pero por problemas de impresión u otro, se
arruinó el cheque emitido.
En este caso, el cheque queda como anulado en el sistema y se faculta la impresión de un nuevo
cheque reutilizando el mismo egreso.
13.3. Procedimiento:
En cualquiera de los dos casos, pide una glosa en donde se debe declarar el motivo de la anulación
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Función Descripción
Mod. Razón Social - Permite modificar el nombre
- Agregar un Documento de pago
- Permite realizar un pago parcial
- Permite modificar el registro los datos referentes al registro
actual.
- Permite realizar el pago inmediato del documento de pago.
- Cierre de un documento de pago
- Refrenda un documento de pago.
- Aceptar, grabar un registro o una consulta
- Cancelar
- Permite realizar búsquedas, habilita la pantalla en query mode
- Recupera todos los documentos de pago no cerrados.
- Elimina un registro previamente seleccionado por el usuario.
- Cierra la ventana actualmente en uso.
Tipo Normal, Rendición, Anticipo a proveedores.
Función Descripción
Mod. Razón Social - Permite modificar el nombre
- Agregar una factura
- Permite realizar un pago parcial
- Permite modificar el registro los datos referentes al
registro actual.
- Permite realizar el pago inmediato de la factura
- Cierre de una factura
- Refrenda una factura
- Aceptar, grabar un registro o una consulta
- Cancelar
- Permite realizar búsquedas, habilita la pantalla en
query mode
- Recupera todos las facturas no cerradas.
- Elimina un registro previamente seleccionado por el
usuario.
- Cierra la ventana actualmente en uso.
Tipo Normal, Reintegro, Rendición, Pago Anticipado, Con
retención, de Retención, Nota de Crédito, Nota de
débito.
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14.2. Conceptos
Para esto, hay que registrar la orden de pago que está dando la jefatura, a través de un documento de
pago. Con el, se emitirá un cheque por concepto de anticipo a proveedor, por lo tanto, en el cargo del
documento, se DEBE registrar la cuenta anticipo a proveedor , NO el gasto o activo. Además, en la
cuenta anticipo a proveedor, hay que colocar el rut del proveedor, el número de documento con el cual
se está anticipando y la fecha de emisión del anticipo. Solo si se especifican estos tres datos, el
sistema será capaz de reconocer el anticipo al momento de registrar la factura.
Una vez que se recepciona la factura que ha sido cancelada de manera anticipada, esta se DEBE
registrarse como del tipo " Pago Anticipado " y en la referencia se debe colocar el número del
documento de pago con el cual se anticipó.
Anticipo = Factura
La factura queda saldada con el anticipo inicial otorgado y con la diferencia se presentan dos
posibilidades:
a) que se recaude la diferencia, el sistema genera un comprobante de reversa por el monto recaudado.
b) No se recauda y la cuenta anticipo a proveedores queda con saldo.
La factura queda saldada solo por el monto del anticipo inicial otorgado. El sistema reconoce la
diferencia que falta por cancelar y la deja pendiente de pago.
Emitir el cheque.
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14.3.3 Registro de la Factura Anticipada
Al agregar una solicitud de factura se presenta una ventana con dos viñetas. En la primera
van los datos de la solicitud (Solicitud) y en la segunda va el detalle de lo que se estaría
vendiendo (Detalle).
Solicitud
Detalle
En esta viñeta y en caso de que la factura sea Afecta es necesario detallar la línea del IVA.
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15.1.2 Emisión de factura
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Funcionalidades
Función Descripción
Anula Factura Permite anular la factura en la cual se está posicionado
Recupera todos las facturas para un período de tiempo dado
15.2. Conceptos
El sistema AUGE, en la actualidad, maneja las facturas de venta bajo un enfoque de descentralización.
Esto quiere decir que se distinguen las siguientes etapas:
Solicitud: se debe registrar el centro de beneficio que está generando la venta, a que repartición
corresponde, fecha probable de pago, una glosa que explica la transacción, el monto afecto, I.V.A. y
los datos de cliente. En el caso de los datos del cliente, se especifica el R.U.T., si este no existiera en
la base de datos de la Universidad, el solicitante debe llenar los datos del individuo.
Detalle: se debe registrar la cuentas contables de ingreso que totalizan el valor neto. La cuenta del
IVA, la coloca de manera automática el sistema, tomando como referencia el IVA especificado en la
viñeta de la solicitud.
En esta etapa el usuario debe tener un perfil mas contable, ya que se realiza una revisión de la cuentas
involucradas, si el usuario especificado no existe en la base de datos de la Universidad, se está en
facultad de revisar y/o actualizar sus datos y lo mas importante, sólo después de imprimir la factura de
venta, es que se presenta la opción de contabilizar la factura.
Finalmente, a través del listado de facturas de venta emitidas, se puede anular una factura de venta que
ya se emitió.
Pinchar la solicitud, presionar [M] para anotar ahí el número de la factura de venta,
Si el cliente es uno nuevo, agregarlo dentro de la base de datos presionando el botón [Ing.
Cliente]
Grabar .
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15.3.2 Facturas de ventas, anulación
En general, todos los comprobantes contables que contempla el sistema, presentan la misma pantalla
de ingreso.
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16.1.1 Conceptos
Para una correcta contabilización se deben reflejar las siguientes instancias que contempla
el sistema AUGE: devengo y recaudación de su cancelación (percibir el ingreso). Los
comprobantes contables utilizados para el registro de las instancias, deben estar señalados
como Transacciones de tipo INTERNAS.
16.1.2 Procedimiento
Para una correcta contabilización se deben reflejar las instancias que contempla el sistema
AUGE: devengo y recaudación de su cancelación (percibir el ingreso).
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17. BOLETA DE VENTA
17.1. Introducción
El Sistema Auge, proporciona el documento Boleta de Ventas, por medio del cual se deben reflejar las
transacciones contables que involucran la emisión de un Boleta de Ventas. Los tipos de Boletas que se
pueden registrar son :
Cada una de estas además permite manejar los estados de boletas emitidas o nulas según sea el caso de
la contabilización.
Al igual que todos los documentos del Sistema Auge, el documento Boleta de Venta, pasa por un
proceso de refrendación e instancia Diaria y el Cerrado del Documento, lo que implica su paso a la
instancia histórica.
Al igual que las ventanas de listado del sistema Auge, esta ventana muestra los documentos generados
y que se encuentran en la instancia diaria.
Para generar una Boleta de Venta, se debe presionar el botón , se desplegará la ventana Ingreso de
Boletas de Venta.
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Se presentan los campos Tipos de Boleta : Boleta Manual Afecta – Boleta Manual Exenta – Boleta de
Máquina Registradora (Afecta).
Se deben completar los campos Nº Boleta Inicial , Nº Boleta Final, Fecha de Emisión de la Boleta,
Fecha de Contabiliación, Repartición y los campos de los montos e I.V.A. según sea el tipo de la
Boleta Manual a Registrar.
En caso de seleccionar Tipo de Boleta de Rollo de Máquina Registradora, el sistema despliega nuevas
opciones, correspondientes al registro de este tipo de Boletas. Que específicamente se refiere a permitir
el ingreso del número de rollo.
Una vez completados los datos del Documento y Detalle, se debe guardar el documento. El sistema
enviará el mensaje de Transacción exitosa y se puede realizar el cerrado del documento, utilizando el
botón .
A su vez el sistema permite realizar el cierre del documento en la Ventana Listado de Boletas de Venta
y proceder al cierre de la o las Boletas en dicha Ventana.
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Al presionar el botón el sistema desplegará la ventana de cierre, la cual permite indicar el tipo de
recaudación que se está realizando junto al proceso de emisión de la Boleta de Venta.
Efectivo
Depósito
Comprobante de recaudación
En el caso que la Boleta haya sido emitida previo pago y recaudación en efectivo de la misma. En el
grupo Tipo de Recaudación, se deberá seleccionar la opción Efectivo, y estará disponible la selección
de la cuenta Caja correspondiente.
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En Caso de que la emisión de la Boleta se haya recaudado por medio de depósito al banco,
se deberá seleccionar la opción Depósito, la cual desplegará los bancos a seleccionar,
junto a los datos del depósito y la fecha.
Para registrar una Boleta de Venta por medio de comprobante de recaudación, debe existir
previamente el comprobante generado. Así cuando se realicen recaudaciones por concepto
de boletas de venta, se deberá indicar en el comprobante de recaudación, el concepto
“Boleta de Venta”
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17.3. Cierre de Documentos
Una vez realizado el cerrado del documento, este desaparece de la instancia Diaria, para ser presentado
ahora como un Documento histórico, es decir Boleta de Venta Histórica.
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En esta Ventana se puede revisar el documento generado mediante la dobleclick en el registro deseado.
Las Boletas ingresadas por este mecanismo son marcadas como nulas, pero como no han
sido emitidas no han generado comprobante contable.
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17.6. Anulación de Boleta de Venta Emitidas
Se desplegará la ventana de Listado de Facturas Históricas donde se deberá seleccionar la(s) boleta(s)
que se desea anular.
18.1. Introducción
El módulo de Caja en el Sistema Auge, permite la recaudación de dineros y valores por distintos
concepto, los cuales corresponden a las actividades de ingreso más comunes que se dan al interior de
los organismos y de la administración central.
Como componente del sistema Auge, este módulo permite el manejo multimoneda, es decir no está
concebido sólo para administrar ingresos en pesos, sino que también permite la administración de
ingresos en dólares y/o otros tipos que pudiesen ser utilizados o definidos en algún momento.
18.2. Parámetros
El módulo de Caja, para su correcto funcionamiento necesita que se validen y completen ciertos
parámetros, los cuales deben estar presentes en cada estación de trabajo o PC donde el cajero o
Analista realizará su función. En la carpeta Auge del PC, entre los diferentes archivos ahí contenidos,
existe un archivo llamado “param.ini”, el cual contiene los parámetros que usted debe modificar de
acuerdo a su facultad en particular.
(*) La Unidad de Registro creada debe ser de gestión y por lo tanto no presupuestaria, si su organismo
no tiene la Unidad de Registro creada, debe gestionarse con quién corresponda la creación.
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18.3. Modificación de los Parámetros de Caja
En la carpeta Auge, ubicada en su disco duro, existe un archivo llamado "param.ini", al cual se puede
acceder mediante dobleclick.
(**) Si su organismo no tiene creada la unidad de registro de gestión de tesorería, entonces se debe
crear, cuidando de utilizar actividades de gestión no presupuestarias.
1. Recaudación = ‘K’
2. Distribución = ‘D’
3. Contabilidad = ‘T’
4. Ingreso = ’I’
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La pantalla mostrará comprobantes de recaudación que han sido ingresados. El botón [+]
realiza el ingreso de una nueva recaudación.
2
Campos generados automáticos por el sistema.
90 Departamento de Servicios Tecnológicos de Getión
Observación : Campo (Glosa) que debe ser completado por el usuario (*), la cual
tiene como misión principal, entregar información al analista en las etapas de
recaudación y Distribución.
Los tipos definidos actualmente son : Efectivo, Cheque al día, Cheque a Fecha,
Abono a Banco (Depósito, Transferencia Electrónica)
Vale Por : Campo que identifica el valor monetario de la recaudación, este valor debe
ser consistente de acuerdo al tipo de moneda seleccionado para la transacción. En el
caso que se realicen recaudaciones de ingresos en moneda dólar, el campo permite
manejar hasta 2 cifras decimales y además en la parte inferior izquierda de la
pantalla se desplegará el tipo de cambio universitario vigente considerado para la
transacción 3.
18.5. Definiciones
Para la gestión de Caja, es importante aclarar que el tratamiento de recaudaciones por tipos de pago
efectivo y cheque al día son similares.
El sistema Auge, considera la siguiente condición y asociación entre los conceptos y los
Centros de registro presupuestarios.
Los conceptos de caja para el manejo presupuestario y contable tienen asociado un centro
de registro, el cual puede ser conocido o desconocido por el cajero o analista, y
dependerán directamente de la definición particular que cada facultad. Conocido significa
que la recaudación está siendo imputada y reflejada directamente en el centro de registro
que corresponde. El caso desconocido se refiere a realizar una recaudación cuando no se
sabe a priori él o los centros de registros que estarán involucrados o a los cuales hay que
distribuir los recursos, por lo tanto la recaudación se reflejará en un centro de registro de
gestión de caja no presupuestario, (el cual está definido en el capítulo de parámetros), y
donde posteriormente un analista realizará la distribución de la recaudación a los centros
de registro presupuestarios correctos.
3
Tipos de Cambio Actualizados Automáticamente po el Sistema.
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Tabla de asociación de conceptos
4
El tratamiento del Concepto Efectivo es similar al Concepto Cheque al día.
92 Departamento de Servicios Tecnológicos de Getión
Luego de ingresar los campos correspondientes, guardar el comprobante. Una vez
ingresado el comprobante, éste estará contenido en la pantalla “Listado de Comprobantes
de Recaudación Históricos”. Y al igual que todo comprobante contable Auge, este podrá
ser editado en la ventana de comprobantes históricos 5 de recaudación del menú
Contabilidad / Comp. Histórico.
5
Este tipo de Comprobantes no pasa por instancia Diaria
Diagonal Paraguay 265, piso 12, Santiago – Chile, Teléfono : (56) (2) 678 2662 - Fax: (56) (2) 678 2670 93
18.5.3 Depósito Recaudación en Efectivo por concepto de Arancel Cursos de
Postgrado con Centro de Registro Conocido.
6
Comprobante generado por el depósito no pasa por instancia Diaria.
Diagonal Paraguay 265, piso 12, Santiago – Chile, Teléfono : (56) (2) 678 2662 - Fax: (56) (2) 678 2670 95
18.5.4 Recaudación en Efectivo $ por Concepto Varios (Centro de Registro
Desconocido, por tanto involucra proceso de Distribución)
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18.5.5 Flujo de Efectivo de la Recaudación
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El sistema desplegará una generación automática de comprobante, se deberá modificar la
repartición por la que corresponde.
Manual : El usuario debe generar la(s) líneas de distribución (No existe devengo previo)
Los botones permiten agregar otra(s) línea(s) para que se ingresen Centro(s) de
Registro correspondiente(s), la(s) cuenta(s) real(es) que imputen el ingreso y Glosa de
línea. Una vez realizado todo lo anterior, se debe Grabar.
7
Mecanismo descrito en casos expuestos en páginas 64 y 72.
100 Departamento de Servicios Tecnológicos de Getión
Una vez guardado el comprobante, este debe ser cerrado, presionar botón (Cerrar el
comprobante de Distribución Tipo “D”).
Diagonal Paraguay 265, piso 12, Santiago – Chile, Teléfono : (56) (2) 678 2662 - Fax: (56) (2) 678 2670 101
Al ser Cerrado el Comprobante, el sistema generará la impresión automática del mismo.
Diagonal Paraguay 265, piso 12, Santiago – Chile, Teléfono : (56) (2) 678 2662 - Fax: (56) (2) 678 2670 103
Al ser Cerrado el Comprobante, el sistema generará la impresión automática del mismo.
Diagonal Paraguay 265, piso 12, Santiago – Chile, Teléfono : (56) (2) 678 2662 - Fax: (56) (2) 678 2670 105
18.5.9 Depósito de Ingresos Recaudados en Efectivo por un concepto de
recaudación Varios con Centro de Registro Desconocido.
Tipo de moneda: Moneda Pesos, Cuenta banco, Número depósito y Monto del depósito
en el Centro Registro adecuado. Guardar.
Una vez guardado el depósito, el sistema enviará el mensaje de transacción exitosa y dará
la opción automáticamente de imprimir el comprobante de ingreso histórico generado.
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Al aceptar, el sistema imprimirá el comprobante histórico de Ingreso generado
automáticamente por el sistema.
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Completar los campos : Tipo de Moneda : Pesos, Concepto de Recaudación : Varios
(Siempre es Varios Con Tipo Cheque a Fecha), Observación : Para mejorar el análisis en
el proceso de distribución, Tipo de Pago : Cheque a Fecha, Monto de la Recaudación, en
este caso $125.000. Guardar el comprobante.
Una vez que el sistema registra el comprobante generado, se habilita el botón “Detalles”,
en el cual el usuario debe hacer ingreso del detalle de los documentos. En este caso,
Incorporar Cheques a Fecha (Ej. 2 Cheques del Banco Santiago, Plaza Santiago)
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Hacer ingreso de detalle de documentos recaudados. Con los botones se
posibilita la generación de líneas de detalle para permitir el registro de más de un
documento.
Una vez terminado el ingreso de documento, Grabar. El sistema valida que los montos
ingresados sean igual al del comprobante de recaudación generado, si los montos están
correctos, se despliega el mensaje para que usted haga la contabilización.
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18.5.13 Distribución de Recaudación por Cheques a Fecha.
Los botones permiten agregar otra(s) línea(s) para que se ingresen Centro(s) de
Registro correspondiente(s), la(s) cuenta(s) real(es) que imputen el ingreso y Glosa de
línea. Una vez realizado todo lo anterior, se debe Grabar.
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Ver Anexo Comprobantes : Distribución Diario Nº 10000310
Fecha para selección de los cheques : Fecha que incluye los vencimientos de los
documentos
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Ver Anexo Comprobantes : Recaudación Nº 10000385
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CAPITULO IV : TRANSACCIONES EN OTRA MONEDA
(REF. INST. Nº 024)
Para Girar cheque $ y remitirlo al Fondo General, se debe generar un documento de pago normal $, y
Transacción de tipo INTERNA, con el Centro de Registro presupuestario que financia la compra. En el
detalle se debe incorporar la cuenta $ Fondos para compra de dólares.
C. Registro Cuenta Debe Haber Mto. Flujo
Moneda Efectivo
C. Registro 1 Fondos para compra US$ $ V
C. Registro 1 Cuentas x Pagar $ $
20.1. Organismo remite cheque a proveedor, doc. y/o productos o servicios no han
sido recepcionados (Importación Directa con Proveedor Extranjero).
Generar un documento de pago US$ y transacción de tipo EXTERNO, del tipo ANTICIPO a
PROVEEDOR con Centro de Registro presupuestario.
Generar un Documento de Pago Normal $ del Tipo Anticipo a Proveedores con tipo de transacción
Externa
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20.1.2 Liquidación de Gravámenes (Cierre de la importación).
Generar una factura de Importación Dólares de Tipo liquidación de Gravamen. Lo que genera el
siguiente registro contable en el cierre del documento:
Contabilización (Devengo)
C. Registro Cuenta Debe Haber Mto. Otra Mnda F.Efectivo
C. Registro 1 Gasto o Activo $ V
C. Registro 1 Cuentas x Pagar US$ $ US$
Contabilización (Pago, indicando cuenta de caja US$ y marcando la opción de Transferencia
Electrónica, para generar Egreso sin cheque)
Contabilización
Rendición con documento de pago Normal US$, a través del módulo de anticipo a Rendir Cuenta.
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21.3.2 Fondo General Gira cheque en US$ y lo remite al organismo.
Generar documento de pago Normal US$ y Transacción de tipo INTERNA, utilizando como
cuenta de detalle, Fondos para venta de US$ (cuentas contable de tipo de moneda US$)
Recepción de dólares por proyectos, donaciones, Venta de Bienes, Venta de Servicios, Etc. Sin emisión de
Factura.
Generar documento de pago Normal US$ y Transacción de tipo INTERNA, utilizando como cuenta de
detalle, Fondos en custodia US$ (cuentas contable de tipo de moneda US$)
Contabilización (Egreso : Tipo E Sin emisión de cheque dólar. Se debe marcar la opción Transferencia
Electrónica)
C. Registro Cuenta Debe Haber Mto. Otra Moneda
C. Registro 1(*) Cuentas x Pagar US$ $ US$
C. Registro 1(*) Caja US$ Organismo $ US$
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22.2. Contablidad Fondo General
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24.2. Contabilidad Organismo
En general, todos los comprobantes contables que contempla el sistema, presentan la misma pantalla
de ingreso.
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Funcionalidades
Función Descripción
Permiten agregar o eliminar una línea de detalle al comprobante de
contabilidad.
Permite importar el detalle del comprobante de ajuste desde un archivo texto
tabulado.
Permite editar el comprobante de contabilidad visualizado.
Permite modificar el comprobante de contabilidad visualizado.
Aceptar, grabar el comprobante de contabilidad.
Cancelar, no grabar el comprobante de contabilidad.
Imprime el comprobante de contabilidad con su detalle, ya sea a un archivo o
directamente a la impresora.
Recupera el detalle del comprobante de contabilidad.
Elimina el comprobante de contabilidad previamente seleccionado por el
usuario.
Cierra la ventana actualmente en uso.
25.2. De un centro de costo a otro, entre cuentas bancarias (con emisión de cheque)
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25.2.2 Organismo receptor
Funcionalidades
Función Descripción
Permiten agregar o eliminar una linea de detalle al comprobante de
contabilidad.
Permite importar el detalle del comprobante de ajuste desde un
archivo texto tabulado.
Permite editar el comprobante de contabilidad visualizado.
Permite modificar el comprobante de contabilidad visualizado.
Aceptar, grabar el comprobante de contabilidad.
Cancelar, no grabar el comprobante de contabilidad.
Imprime el comprobante de contabilidad con su detalle, ya sea a
un archivo o directamente a la impresora.
Recupera el detalle del comprobante de contabilidad.
Elimina el comprobante de contabilidad previamente seleccionado
por el usuario.
Cierra la ventana actualmente en uso.
1. Ambos centros de costos (pagador y receptor) utilizan el mismo banco (una misma cuenta
corriente bancaria)
Este tipo de transacción se da cuando una misma cuenta banco es compartida por más de un centro de
costo. En este caso no existe la emisión de un cheque para traspasar recursos financieros, y lo que se
persigue es disponer del saldo por centro de costo dentro de un mismo banco. Se utiliza la cuenta
corrección de flujo de fondos para simular el traspaso de recursos. Los registros que se realizan son :
Centro de costo que cede: se imputa la cuenta de activo "Préstamos entre centros de costo" de
utilización exclusiva para el sistema AUGE 8, contra una cuenta puente por pagar luego se salda la
cuenta puente por pagar contra la cuenta corrección flujo de fondos otorgando el traspaso de
recurso.
Centro de costo que recibe: cuenta corrección flujo de fondo recibiendo el traspaso de recurso
contra la cuenta de pasivo "Préstamos entre centros de costo" de utilización exclusiva para el
sistema AUGE9.
El sistema AUGE ha facilitado la generación del comprobate contable para el traspaso de recurso de un
centro de costo a otro sin emisión de cheque, realizándolo de manera semi-automática al seleccionar
para su registro un comprobante de contabilidad.
2. Los centro de costo involucrados (pagador y receptor) utilizan cuentas bancarias distintas.
En este caso como se requiere la emisión de un cheque, hay que generar un documento de pago y
posteriormente emitir el cheque a nombre de la Universidad de Chile.
9
Estas cuentas fueron creadas exclusivamente para el sistema AUGE y en el proceso de carga no son traspasadas a
Informat. El objetivo de utilizarlas en AUGE, es para registrar adecuadamente la transacción superando las
limitantes que presenta el actual sistema de registro contable.
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25.4. Procedimiento
Indicar monto
Presionar [generar líneas], esto hace que el sistema genere automáticamente 8 líneas, de
las cuales solamente se debe completar la 5 y la 8 con las glosas que permitan facilitar el
analisis, a su vez de los datos correspondientes a la imputación de la cuenta. (Cuenta
Corriente).
Línea Cuenta Debe Haber Glosa R.U.T. Nro_doc
5 11080 X Préstamos entre Del N° del comprobante
6034 centros de costo Organismo
8 21110 X Préstamos entre Del N° del comprobante
6034 centros de costo Organismo
En este tipo de traspaso, como existe movimiento entre una cuenta banco y otra, se hace
necesario la emisión de un cheque, por lo tanto, el otorgamiento se debe registrar a través
de un documento de pago emitido a la Universidad de Chile y su recepción como un
ingreso en el centro de costo adecuado..
En el detalle del documento, se especifica el centro de costo que otorga los recursos.
Imprimir comprobante.
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Pago Documentos de Pago (emisión del cheque):
Emitir el cheque.
Organismo receptor
En general, todos los asientos de fin de mes se deben contabilizar mediante un comprobante de AJUSTE.
Esto es por que al cierre de un período, el sistema AUGE resume todas las transacciones, excepto las que
están registradas en un comprobante de ajuste. De esta manera, este tipo de asientos que ajustan la
contabilidad de una manera u otra, permanecen individualizados.
Funcionalidades
Función Descripción
Permiten agregar o eliminar una linea de detalle al comprobante de contabilidad.
Permite importar el detalle del comprobante de ajuste desde un archivo texto
tabulado.
Permite editar el comprobante de contabilidad visualizado.
Permite modificar el comprobante de contabilidad visualizado.
Aceptar, grabar el comprobante de contabilidad.
Cancelar, no grabar el comprobante de contabilidad.
Imprime el comprobante de contabilidad con su detalle, ya sea a un archivo o
directamente a la impresora.
Recupera el detalle del comprobante de contabilidad.
Elimina el comprobante de contabilidad previamente seleccionado por el usuario.
Cierra la ventana actualmente en uso.
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26.1. Conceptos
El activo fijo, es llevado por un módulo de la empresa Informat. Este genera un asiento a fin de mes
en donde se ven reflejados la corrección monetaria del bien, su depreciación y bajas.
Para incluir este asiento en el sistema AUGE, se debe generar desde informat y cargarlo en la empresa
paralela en el caso de mantenerla, luego imprimir e ingresar el comprobante directamente al sistema
AUGE. De esta manera, la centralización del activo fijo estará presente en el sistema AUGE y será
traspasada a Informat (Empresa Oficial) en las sucesivas cargas.
Centralización IVA
Las cifras se obtienen con la ayuda de la actualización mes a mes de una planilla excel que dispuso el
nivel central hace un tiempo atrás. En ella se registran los valores de los libros legales, más algunos
parámetros financieros proporcionando como resultado el asiento que se debe registrar.
Intereses devengados
Tesorería informa al organismo los intereses devengado al 30 de cada mes por los depósitos a plazo en
custodia.
Registrar la operación en un centro de costo con la actividad 8204, en el caso que tipo de ingreso
formara parte del presupuesto del organismo, se debería registrar en un centro de costo con la actividad
del grupo "Renta de inversiones" (120), por ejemplo, con la actividad "Inversiones en el mercado
financiero" (1203)
Consolidación de remuneraciones
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26.2. Procedimiento
Ingresar el comprobante, según el asiento que corresponda al caso que se desee registrar.
Recordar que: se debe registrar la operación en un centro de costo con una actividad del grupo " Ajuste
Contable " (8200), por ejemplo: 8201, 8202, 8203, 8204, 8205 ó 8299.
27. TRANSFERENCIAS
El módulo de transferencias permite registrar el oficio asociado a una remesa. Dicho oficio, contiene el
detalle de los aportes que recibe el organismo y los descuentos que se le efectúan por conceptos de gastos
pagados centralizadamente.
Funcionalidades
Botón Descripción
Permiten agregar o eliminar una línea en las ventanas que están adscritas.
Permite modificar el documento de transferencias
Aceptar, graba el documento de transferencias.
Cancelar, no graba el documento de transferencias.
Contabiliza el documento de transferencias.
Cierra la ventana actualmente en uso.
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Campos
Campo Descripción
* La glosa que se especifique formará parte de la composición de la glosa general de los comprobantes de la
siguiente manera:
Glosa general = Tipo Transferencia + Tipo Docto + Nro. Docto +, Glosa digitada por el usuario.
Esta glosa formará parte de todos los comprobantes que el módulo genera automáticamente para registrar la
remesa. La glosa definitiva que tendrá cada comprobante, se genera con la siguiente fórmula:
1. Devengo de ingresos = Glosa general +, Devengo de ingresos
2. Ingresos = Glosa general +, Ingreso CFF por descuentos realizados.
3. Compromiso por descuentos = Glosa general +, Compromiso por gastos descontados.
4. Devengo descuentos = Glosa general +, Devengo de descuentos.
5. Pago descuentos = Glosa general +, Pago descuentos con CFF
Una vez que la tesorería finaliza el registro del documento y realiza la distribución de éste
en sus centros de registro, se presenta al organismo el documento para su distribución.
Para distribuir una transferencia recibida, se debe hacer doble clik en la transferencia
deseada.
Funcionalidades
Función Descripción
Permite realizar búsquedas, habilita la pantalla en query mode
Recupera la lista de todas las transferencias en instancia diaria.
Cierra la ventana actualmente en uso.
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27.1.2 Distribución remesa y contabilización (Receptor)
Descuentos: Se utiliza para distribuir los descuentos realizados por en el nivel central
en los centros de registro que el organismo dispone para ello. No olvidar utilizar
centros de registro asociados a una actividad de gasto (funcionamiento o
remuneraciones según sea el caso).
El trabajo se puede guardar en la base con el botón para seguir trabajando después
con él. Si no se presenta habilito el botón presionar primero el botón y luego .
En este caso la transferencia está finalizada y todas las operaciones han sido registradas.
b) La suma de los montos del ingreso es mayor que la suma de los montos del
descuento:
Queda pendiente un ingreso en efectivo que reconocer. Se realiza por medio del módulo
de caja.
c) La suma de los montos del ingreso es menor que la suma de los montos del
descuento:
Queda pendiente un egreso que realizar. Se realiza por medio del módulo documentos
para pago.
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Funcionalidades
Botón Descripción
Permiten agregar o eliminar una línea en las ventanas que están
adscritas.
Habilita la modificación de la distribución realizada
Aceptar, graba el documento de transferencias.
Cancelar, no graba el documento de transferencias.
Contabiliza el documento de transferencias.
Cierra la ventana actualmente en uso.
Glosa general = Tipo Transferencia + Tipo Docto + Nro. Docto + , Glosa digitada por el
usuario.
Esta glosa formará parte de todos los comprobantes que el módulo genera
automáticamente para registrar la remesa. La glosa definitiva que tendrá cada
comprobante, se genera con la siguiente fórmula:
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Ingreso del efectivo a través del módulo recaudación de la caja
Recaudación
Una vez grabado el comprobante, el ingreso se encuentra registrado en la caja. Ahora hay
que ir al módulo de distribución, para distribuir esta recaudación en las cuentas por cobrar
que mantienen abiertas los centros de registros del organismo.
Para distribuir uno de ellos hay que hacer doble click sobre él.
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27.2. Distribución de un comprobante de Recaudación
Con el botón [buscar] se traen desde la base todos los documentos pendientes, hasta la fecha de corte
ingresada.
En forma análoga al módulo de documentos para pago, en éste módulo se seleccionan los documentos
pendientes de cobro hasta enterar el monto de la recaudación que se está distribuyendo.
La selección se realiza con un click sobre el o los documentos de la lista que referencian la asignación
de la remesa por cobrar de acuerdo a los centros de registros involucrados y principalmente al número
de referencia de la remesa recaudada.
Cuando se haya seleccionado la totalidad de los documentos por cobrar que componen la remesa
respectiva, se debe presionar la flecha hacia abajo con lo cual se propone al usuario la figura final del
comprobante de distribución a registrar.
El comprobante de distribución generado, referencia a todos los devengos de la remesa por cobrar,
(Por centro de registro), con el fin de ir a rescatar los conceptos de ingreso por los cuales se está
ingresando el líquido de la remesa.
Con estos datos y en conformidad con ellos se graba la distribución con el botón .
Nótese que en este comprobante se saldan la cuenta por distribuir que mantenía la caja desde la
recaudación con la cuenta por cobrar que se seleccionó.
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28. ANEXOS
29. PANTALLAS
En esta ventana se muestran todas las Cartolas Banco ingresadas ya sea manualmente o bien por medio
de un diskette (Cartolas Magnéticas). Las cartolas se pueden ordenar en forma ascendente o
descendente haciendo clic sobre los nombres de los campos de la grilla.
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29.1.1 Funcionalidades
Función Descripción
Filtro de las Cartola mostradas en el listado.
Se debe elegir un banco y luego presionar el botón , el cual realizará las siguientes acciones:
2. Abre una ventana para que el usuario indique la ubicación del archivo a cargar.
5. Rescatar los datos de la cartola desde el archivo y los carga en las grillas de datos de la ventana.
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La pantalla finalmente se ve como se muestra a continuación.
29.2.1 Funcionalidades
Función Descripción
Comienza el proceso de carga del archivo.
Cierra la ventana actualmente en uso.
Para ingresar manualmente los datos de una nueva Cartola Banco primero es necesario seleccionar la
cuenta corriente, banco y moneda asociada a ella, lo que se realiza indicando la cuenta contable
definida para ella en la pantalla mostrada arriba, lo que automáticamente permite obtener
esos tres datos.
Posteriormente se ingresan los datos del encabezado de la cartola. Para los montos involucrados se
valida que la fecha inicial no sea mayor a la final y que el saldo final sea el resultado de saldo inicial
mas créditos menos débitos. En un principio, al no tener movimientos ingresados aún, los saldos
iniciales y finales deben ser iguales. Tanto el saldo final como los totales de débitos y créditos se
actualizan al momento de grabar los movimientos.
Se verifica además que la fecha del movimiento coincida con las fechas de inicio y termino de la
cartola.
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29.3.1 Funcionalidades
Función Descripción
Imprime la cartola, incluyendo tanto su encabezado como sus
movimientos.
Agrega Movimientos a una Cartola, los cuales quedan en estado
“No Conciliado”.
Elimina el movimiento seleccionado.
Luego de elegir una cartola del Listado de Cartolas y presionar el botón aparece la siguiente
ventana en la cual se muestra el detalle de la cartola que se desea eliminar. Presionando el botón
eliminar se confirma la acción de borrado de la cartola. Sólo es posible eliminar una cartola que no
posea movimientos conciliados.
Funcionalidades
Función Descripción
Elimina la cartola y sus movimientos.
Cierra la ventana actualmente en uso.
Al presionar el botón aparece la siguiente ventana. En ella se muestran tanto los movimientos
Banco y Universidad aún no conciliados.
Diagonal Paraguay 265, piso 12, Santiago – Chile, Teléfono : (56) (2) 678 2662 - Fax: (56) (2) 678 2670 159
29.5.2 Conciliación por Fecha y Cuenta Contable
Presionando el botón Conciliar se realiza un proceso que parea los movimientos por
monto, numero de documento y tipo de movimiento (Abono Banco con Cargo
Universidad y Cargo Banco con Abono Universidad). Al finalizar se presenta un mensaje
con la cantidad de movimientos conciliados y los datos de aquellos movimientos no
conciliados son presentados en la ventana.
29.5.3 Funcionalidades
Función Descripción
Realiza el proceso de conciliación automáticamente.
Luego de elegir una cartola banco en el listado de cartolas y presionar el botón aparece la
siguiente ventana. En ella se muestran los movimientos de la Cartola Banco aún no conciliados y
todos los movimientos Universidad también No conciliados.
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29.6.2 Conciliación por Fecha y Cuenta Contable
Al no elegir una Cartola del listado y presionar el botón Conciliación Manual. Se debe
elegir entonces una Fecha de Corte y Cuenta Contable asociada a los movimientos a
Conciliar.
Para conciliar se debe seleccionar un movimiento, para lo cual se debe elegir primero en la
lista “Criterio de Calce de Movs” cual va a ser el origen del movimiento a conciliar contra
uno o más documentos del tipo opuesto. Para el origen de movimiento no elegido es
posible seleccionar más de un movimiento, lo que permite por ejemplo conciliar un
movimiento Universidad con dos movimientos Banco.
Se muestra la suma de los montos involucrados para cada tipo lo que permite cuadrar más
fácilmente los movimientos. Se debe recordar además que un Cargo se debe conciliar con
un Abono y viceversa.
Para agilizar el proceso el usuario puede ordenar ambas grillas tan sólo realizando un click
en el título del campo que se desea ordenar.
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Reporte por Fechas y Cuenta Contable
Al no elegir una Cartola del listado. Se debe elegir entonces una Fecha de Corte y Cuenta
Contable asociada a los movimientos a consultar.
Funcionalidades
Función Descripción
Imprime el reporte.
Cierra la ventana actualmente en uso.
En este informe se muestran los movimientos aún pendientes de conciliación. Se accede al presionar
el botón desde la lista de cartolas.
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29.8.2 Reporte por Fechas y Cuenta Contable
Al no elegir una Cartola. Se debe ingresar fechas y cuenta contable a los movimientos
que se desean listar los cuales pueden tener origen Universidad, Banco o Ambos según
selección dispuesta por el usuario.
29.8.3 Funcionalidades
Función Descripción
Imprime el reporte.
Cierra la ventana actualmente en uso.
En este informe se muestran los Cheques que fueron reimpresos. Se accede al presionar el botón
desde la lista de cartolas . .
29.9.1 Funcionalidades
Función Descripción
Imprime el reporte.
Cierra la ventana actualmente en uso.
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29.10. REPORTE ERRORES DE CARGA
29.10.1 Funcionalidades
Función Descripción
Imprime el reporte.
Cierra la ventana actualmente en uso.
Indicando una cuenta contable se obtiene el Banco, Cuenta Corriente y Moneda asociadas a ella.
Funcionalidades
Función Descripción
Aceptar, elige la cuenta contable.
Cancelar, cierra la ventana.
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29.12. MANTENCION DE DISKETTE
Para almacenar la información del formato de los archivos de carga de cartolas se debe ingresar a la
pantalla que se muestra a continuación.
Se debe elegir un banco y luego presionar el botón Buscar, lo que retornará la información de tal banco
como se muestra a continuación:
Movimientos: Filas en las cuales se indican los débitos o créditos efectuados en el periodo de la
cartola. En el ejemplo son aquellas que comienzan con una letra M.
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Ejemplo:
T706000087873491200006000079664670700000008961091500100000000000000000
Finalmente, para aquellos datos del archivo que se cargarán en la cartola es necesario indicar la el tipo
de línea y la posición en ella en que se encuentra, mencionando el largo del campo y su posición de
inicio. Los datos a establecer son:
1. Fecha Inicial
2. Fecha Final
3. Saldo Inicial
4. Total Débitos
5. Total Créditos
6. Saldo Final
7. Código Banco
8. Cuenta Corriente
9. Moneda
29.12.1 Funcionalidades
Función Descripción
Aceptar, graba los cambios realizados.
Cancelar los cambios realizados.
Cierra la ventana actualmente en uso.
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