ADMINISTRACIÓ

N
domingo, 10 de febrero de 2013

CONTROL(CONCEPTO,ELEMENTOS
DEL
CONCEPTO,IMPORTANCIA,PROCES
O DE CONTROL,CARACTERISTICAS
CONTROL

Concepto: Si el control se estudia como última etapa del proceso

administrativo, esto no significa que en la práctica suceda de la misma
manera; el control es una etapa primordial en la administración, pues,
aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura
organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá
verificar cuál es la situación real de la organización si no existe un mecanismo
que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.

Tradicionalmente, se ha concebido al control como una serie de

procedimientos complicados que se utilizan para corregir defectos o
desviaciones en la ejecución de los planes, una vez que han sucedido. La
anterior concepción es por demás equivocada, ya que el control bien
aplicado es dinámico, promueve las potencialidades de los individuos y, más
histórico, su carácter es pronóstico, ya que sirve para medir la temperatura
presente y futura de la actuación de todos los recursos de la empresa, siendo
su principal pronóstico, prever y corregir errores, y no simplemente
registrarlos.

Elementos del concepto:

del estudio de las anteriores definiciones, es posible obtener sus elementos
coincidentes:

- Relación con lo planeado. El control siempre existe para verificar el logro de

los objetivos que se establecen en la planeación. Como se dejó entrever,
muchas de las técnicas de planeación, lo son también de control.

-Medición. Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los

resultados.

-Detectar desviaciones. Una de las funciones inherentes al control, es

descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecución y la planeación.

- Establecer medidas correctivas. El objeto del control es prever y corregir los

errores.

Con base en estos elementos, se puede definir al control como:

La evaluación y medición de la ejecución de los planes, con el fin de detectar y

prever desviaciones, para establecer las medidas correctivas necesarias.

Importancia:

El control es de vital importancia dado que:

- Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se

alcancen los planes exitosamente.

- Se aplica a todo: a las cosas, a las personas, y a los actos.

- Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar

desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro.

- Localiza a los sectores responsables de la administración, desde el

momento en que se establecen medidas correctivas.

- Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los

planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de planeación.

- Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.

- Su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración
y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de
la empresa.

Proceso de control

Establecimiento de estándares. Un estándar puede ser definido como una

unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón con base en la cual
se efectúa el control. Los estándares representan el estado de ejecución
deseado, de hecho, no son más que los objetivos definidos de la organización

Medición de resultados. consiste en medir la ejecución y los resultados,

mediante la aplicación de unidades de medida, que deben ser definidas de
acuerdo con los estándares. El establecer dichas unidades es uno de los
problemas más difíciles, sobre todo en áreas con aspectos eminentemente
cualitativos. Una vez efectuada la medición y obtenida esta información, será
necesario comparar los resultados medidos en relación con los estándares
preestablecidos, determinándose así las desviaciones, mismas que deberán
reportarse inmediatamente

Corrección. La utilidad concreta y tangible del control está en la acción

correctiva para integral las desviaciones en relación con los estándares. El
tomar acción correctiva es función de carácter netamente ejecutivo; no
obstante, antes de iniciarla, es de vital importancia reconocer si la desviación
es un síntoma o una causa.

Retroalimentación. Es básica en el proceso de control, ya que a través de la

retroalimentación, la información obtenida se ajusta al sistema
administrativo al correr el tiempo. De la calidad de la información, dependerá
el grado y rapidez con que se retroalimente el sistema.
 Implantación de un sistema de control. Por último, es necesario mencionar
que antes de establecer un sistema de control se requiere:

- Contar con objetivos y estándares que sean estables.

-Que el personal clave comprenda y está de acuerdo con los controles.

-Que los resultados finales de cada actividad se establezcan en relación con

los objetos. Tomar en cuenta que un sistema de control por sí solo no
contribuye a la eficiencia.

Evaluar la efectividad de los controles:

 Eliminado aquellos que no sirven.

 Simplificándolos

 Combinándolos para perfeccionarlos.

Características.

Puesto que el control es un factor imprescindible para el logro de los

objetivos, éste debe reunir ciertas características para ser efectivo:

Oportunidad. Un buen sistema de control debe manifestarse

inmediatamente las desviaciones, siendo lo ideal que las descubra antes de
que se produzcan. El control será útil en tanto proporcione información en el
momento adecuado.

Accesibilidad. Todo control debe establecer medidas sencillas y fáciles de

interpretar para facilitar su aplicación. Es fundamental que los datos o
informes de los controles sean accesibles para las personas a las que van a
ser dirigidos. Las técnicas muy complicadas, en lugar de ser útiles, crean
confusiones.
Ubicación estratégica. Resulta imposible e incosteable implantar controles
para todas las actividades de la empresa, por lo que es necesario establecer
en ciertas áreas de acuerdo con criterios de valor estratégico.

Control por áreas funcionales.

Una de las grandes ventajas de los sistemas de control es que permiten, en
los diferentes niveles y áreas administrativas de la empresa, evaluar las
ejecuciones, tanto a nivel genérico como específico, a fin de determinar la
acción correctiva necesaria. El control se aplica a las cuatro áreas básicas de
la empresa y a cada una de sus subsunciones. Se estudiarán las más usuales.

Control de producción. La función del control en esta área busca el

incremento de la eficacia, la reducción de costos y la uniformidad y mejora
de la calidad del producto.

Control de mercadotecnia. Se refiere a la evaluación de la eficacia de las

funciones a través de las cuales se hace el producto al consumidor;
comprende áreas tales como: ventas, desarrollo de productos, distribución,
publicidad y promoción. Cubre aspectos tales como la efectividad del grupo
de ventas y de las compañas publicitarias, por medio de la realización de
encuestas

Control de finanzas. Proporciona información acerca de la situación

financiera de la empresa y del rendimiento en términos monetarios de los
recursos, departamentos y actividades que la integran.

Control de recursos humanos. Su función es la evaluación de la efectividad

en la implantación y ejecución de todos y cada uno de los programas de
personal.