Antecedentes de la comunicación administrativa

La comunicación organizacional no cuenta con un referente histórico específico

sin embargo está ha logrado evolucionar a partir de la participación de múltiples

disciplinas que han hecho de la comunicación empresarial un campo

fuertemente relacionado con los cambios que ha traído por cuenta propia la

globalización y los desafíos de la administración en el siglo XXI.

Algunos autores afirman que la comunicación organizacional inicia en los años

20 con el surgimiento de hechos políticos radicales en los cuales se empezó a

gestionar las relaciones públicas, sin embargo, se ha de tener en cuenta que la

comunicación organizacional va más allá de una simple gestión corporativa

referente a el macro ambiente de las organizaciones. Por el contrario, hay

quienes ratifican que la comunicación organizacional tiene origen en Europa

bajo el fenómeno de la revolución industrial en el que se empezó a realizar

estudios vinculados con el comportamiento organizacional dado desde la

información unidireccional donde la alta gerencia asignaba tareas y los

colaboradores atendían a estás sin controvertir.

Las tendencias que surgieron de la especialización del trabajo y su

consecuente organización formal (Henri Fayol (1900)) dio origen a la

organización moderna de la administración (Frederick Winslow Taylor) (1914)

donde la estructura funcional por departamentos se derivó de los postulados de

la organización burocrática, Maxwell(1919)permitiendo a la comunicación

encontrar nuevos escenarios para el flujo de la información oficial de la llamada

gerencia, dando origen a lo que conocemos como comunicación descendente .

Posteriormente, en Estados Unidos a partir de la década de los años 20 del

siglo XX, la sociología con el apoyo de los métodos cualitativos utilizados por la

psicología social amplió los horizontes del estudio de la comunicación en las

empresas. Los aportes realizados por (Elton Mayo (1972)) y Efecto Hawthorne

(1927) en este escenario dieron origen a la concepción moderna de la

comunicación en las organizaciones, donde a través de los postulados de la

Escuela de las Relaciones Humanas, se abordó la comunicación entre los

colaboradores y los jefes, dando origen a la llamada comunicación ascendente.

Durante la década de los años cuarenta Abraham Maslow (1943) profundizó a

partir de métodos experimentales con grupos de control la relación motivación-

productividad, donde a pesar de las críticas de los empiristas sobre los

métodos utilizados en sus investigaciones dio aportes significativos a la

comunicación en las empresas, abriendo el camino a la relación comunicación-

motivación, que sería posteriormente uno de los pilares de la comunicación

actual en las organizaciones. Pirámide de Maslow

 Proceso administrativo

Administración “Es el proceso de lograr que las cosas se realicen por medio de

la planeación, organización, delegación de funciones, integración de personal,

dirección y control de otras personas, creando y manteniendo un ambiente en

el cual la persona se pueda desempeñar entusiastamente en conjunto con

otras, sacando a relucir su potencial, eficacia y eficiencia y lograr los objetivos

específicos de la empresa.

El conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la

administración, Se refiere a planear y organizar la estructura de órganos y

cargos que componen la empresa, dirigir y controlar sus actividades.

1. La Planeación: es decir por adelantado, qué hacer, cómo y cuándo hacerlo, y

quién ha de hacerlo. La planeación ve a donde estamos y hasta donde

queremos llegar.

La tarea de la planeación es exactamente minimización del riesgo y el

aprovechamiento de las oportunidades; los planes, en cuanto al periodo

establecido para su realización se pueden clasificar en:

a. Corto Plazo: menor o igual a un año.

b. Mediano Plazo: de uno a tres años.

c. Largo Plazo: mayor a tres años.

2.-Organización: Se trata de determinar que recurso y que actividades se

requieren para alcanzar los objetivos de la organización. Luego se debe de

diseñar la forma de combinarla en grupo operativo, es decir, distribuir la

asignación de responsabilidades y autoridad formal asignada a cada puesto.

3.-Dirección: Es el elemento de la administración en el que se logra la

realización efectiva de lo planeado. Se trata de poner en marcha todos los

lineamientos establecidos durante la planeación y la organización. Por lo tanto,

se encarga de verificar, mandar, influir y motivar a los empleados para que

realicen tareas esenciales. y a través de ella se establece la comunicación

necesaria para que la organización funcione.

4.-Control: Es la función administrativa que consiste en medir y corregir el

desempeño individual y organizacional para asegurar que los hechos se

ajusten a los planes y objetivos de las empresas se estén implementando en

forma correcta.

5. Integración: Integrar, con qué y quiénes se va a hacer, consiste en

seleccionar y obtener los recursos financieros, materiales, técnicos y humanos

considerados como necesarios para el adecuado funcionamiento de un

organismo social., la integración agrupa la comunicación y la reunión armónica

de los elementos humanos y materiales, selección entrenamiento y

compensación del personal.

6. Previsión: Prever, qué se puede hacer, consiste en el diagnóstico de la

información y los datos disponibles, de tal manera que se haga posible la

anticipación o construcción del contexto en el que la organización se

encontrará.
 Clasificación de la comunicación administrativa

Comunicación descendente

Es aquella que proviene de los directivos de la empresa a los colaboradores,

en ella se transmiten instrucciones, objetivos y políticas.

Se emplean herramientas como:

Manual del empleado.

Publicaciones institucionales (revista, periódico, etc.)

Reuniones informativas.

Entrevistas.

Circulares.

Correos electrónico.

Comunicación ascendente

Permiten a los colaboradores compartir ideas y sugerencias, así como dar

retroalimentación a los directivos.

Algunos instrumentos para fomentar este tipo de comunicación son:

Buzón de sugerencias.

Entrevista.

Correo electrónico.

Reuniones periódicas.
 Comunicaciones verticales.

Son las que tienen lugar entre los distintos niveles de la escala jerárquica

utilizando los canales constituidos por la estructura organizativa. Pueden ser

ascendentes o descendientes.

Las comunicaciones verticales descendentes constituyen el tipo de

comunicación más extendido y sus instrumentos son las órdenes, reglamentos,

informaciones de carácter general destinadas a facilitar el trabajo y la

integración del empleado en el organismo.

Comunicación horizontal

Es la que existe entre personas o áreas del mismo nivel jerárquico, suele ser

informal y se produce a través de relaciones de amistad y compañerismo.

Cuando es impulsada por la empresa, se promueve como pauta de trabajo la

colaboración y el trabajo en equipo.

Las reuniones por departamentos o grupos de trabajo, sesiones informativas,

correo electrónico y redes sociales sirven para efectuar este intercambio de

información.

Herramientas de comunicación interna

Conversación cara a cara: Las reuniones cara a cara construyen

relaciones más sólidas y significativas, porque permiten mejores

oportunidades sociales para vincularse con clientes y compañeros de

trabajo. La comunicación cara a cara es lo mejor para la persuasión, el

liderazgo, el compromiso, la inspiración, la toma de decisiones, la

responsabilidad, la franqueza, el enfoque y el consenso

o Reuniones: Llevar a cabo una reunión efectiva es más que enviar un

aviso de que tu equipo se reunirá en un momento y lugar en particular.

Las reuniones necesitan una estructura y un orden. Sin estos elementos,

puedes continuar haciendo reuniones para siempre y no lograr nada.

o Entrevista de evaluación: La evaluación del desempeño tiene diferentes

objetivos para la administración y para los empleados. Los empleados

están interesados en tener una evaluación de su trabajo desde el punto

de vista del desarrollo personal, la satisfacción laboral y la participación

en la organización

o Memorándum: Los memorandos de negocios son documentos formales

que la mayoría de las empresas utilizan para comunicarse.

Tradicionalmente se han enviado como copias impresas, pero también

se pueden enviar electrónicamente. Utilizados durante más de cien

años, estos documentos no son costosos de crear

o Intercambio de correos: El correo electrónico es un instrumento de gran

demanda en la comunicación comercial y, en general, es una

herramienta de comunicación muy efectiva. El correo electrónico es

barato, solo requiere una conexión a internet que generalmente ya está

presente en el negocio.

Herramientas de comunicación externa

o Entrevista con los medios: Las entrevistas a los medios son una forma

muy efectiva de compartir tu investigación y tus ideas con una gran

audiencia. También ayudan a elevar el perfil de la empresa para el

reclutamiento, ventas y oportunidades de financiación, así como en

 encuestas de reputación. Una buena entrevista es una conversación, un

intercambio natural.

o Discursos públicos y panel de discusiones: La comunicación pública

ocurre cuando individuos y grupos entablan un diálogo en la esfera

pública para entregar un mensaje a una audiencia específica. Los

eventos de hablar en público, los editoriales de los periódicos y los

anuncios publicitarios son algunas formas de comunicación pública, que

pueden ser una herramienta poderosa para un hablante eficaz que

desea presentar información no conocida previamente.

o Reportes anuales: En el contexto actual se ha convertido en un

importante material de comunicación. Algunas organizaciones lo utilizan

para actividades de recaudación de fondos, como una necesidad y una

solicitud de los financiadores, para mostrar las actividades y logros clave

de una organización y otras lo presentan como un informe técnico.

o Sitios web: Los denominados espacios en una computadora e Internet

donde las personas ponen información sobre ellos mismos, sus

intereses, servicios y negocios. En otras palabras, el sitio web originó un

folleto electrónico disponible para todo el mundo las 24 horas del día.
 Elementos que intervienen en la comunicación administrativa

Llamamos comunicación al proceso por el cual se transmite una información

entre un emisor y un receptor.

Los elementos que intervienen en el proceso de comunicación son los

siguientes:

o Emisor: Es la fuente que produce un mensaje realizado según las reglas

de un código específico. Persona u objeto que transmite el mensaje.

Cuando el emisor es el codificador selecciona en el interior de un código

un cierto número de señales que permiten transmitir el mensaje

o Codificación: Consiste en codificar o cifrar el mensaje, es decir, ponerlo

en un código común para el emisor y receptor: palabras (de un idioma

común), gráficas u otros símbolos conocidos por ambos interlocutores.

En este momento se elige también el tipo de lenguaje que se utilizará:

oral, escrito, gráfico, mímico, etc. y el formato específico: oficio, circular,

memorándum, póster, folleto, llamada telefónica, dibujo, video, etc.

o Transmisión: Una vez desarrollado y elaborado el mensaje, se transmite

en el lenguaje, formato y código seleccionado, enviándolo a través de un

Canal o vehículo de transmisión, eligiendo el canal más adecuado, que

no tenga barreras y previniendo o controlando las interferencias.

o El Receptor o Recepción: El paso anterior permite a otra persona recibir

el mensaje a través de un Canal de recepción; los canales naturales de

recepción son los órganos de los sentidos: vista, oído, olfato, tacto y

gusto. Entre más órganos sensoriales intervengan en la recepción, mejor

 se recibirá el mensaje, pero esto no es una garantía; el receptor debe

estar dispuesto a recibir el mensaje, para que éste llegue más

fácilmente. Si el receptor no funciona bien, o pone una barrera mental, el

mensaje se pierde.

o Descifrado o Decodificación: En este paso del proceso el receptor

descifra el mensaje, lo decodifica e interpreta, logrando crear o más bien

reconstruir una idea del mensaje. Si esa idea es equivalente a lo que

transmitió el emisor se puede lograr la comprensión del mismo.

o Aceptación: Una vez que el mensaje ha sido recibido, descifrado e

interpretado, entonces viene la oportunidad de aceptarlo o rechazarlo.

La aceptación es una decisión personal que admite grados y depende

de la forma en que fue percibido el mensaje, la apreciación que se hace

de su exactitud, la opinión previa o prejuicio que se tenga sobre el

mismo, la autoridad del emisor y las propias creencias y valores del

receptor y sus implicaciones. Si el mensaje es aceptado, entonces se

logra el efecto deseado y el verdadero establecimiento de la

comunicación.

o Mensaje: El mensaje representa la información que el emisor desea

transmitir al receptor, y que contiene los símbolos verbales (orales o

escritos) y claves no verbales que representan la información que el

emisor desea trasmitir al receptor. El mensaje emitido y el recibido no

necesariamente son los mismos, ya que la codificación y decodificación

del mismo pueden variar debido a los antecedentes y puntos de vista

tanto del emisor como del receptor.

 o Canal: El canal es el medio por el cual se trasmite en mensaje. Éste

puede ser una conversación, un medio escrito, electrónico, etc. No todos

los canales poseen la misma capacidad para trasmitir información.

Los canales pueden dividirse en las partes como son:

Formales: En la vida organizacional, los canales formales son aquellos como

cartas, correos electrónicos, etc., en donde se transmite información sobre

aspectos laborales.

Informales, por su parte, son las redes de comunicación que se llevan a cabo a

través de interacción social, con preguntas, comentarios, etc.

o Retroalimentación: La retroalimentación es el paso final que cierra el

circuito con la respuesta del receptor, que en este momento toma el

papel de emisor, estableciendo así una interacción bilateral: la

Comunicación en Dos Direcciones. Si la retroalimentación no se diera,

entonces la comunicación no se estableció plenamente y sólo se quedó

a nivel unilateral como información.

 DIFERENCIAS ENTRE COMUNICACIÓN E INFORMACIÓN

COMUNICACIÓN INFORMACIÓN
Consiste en un fenómeno Implica diferentes relaciones sociales
específicamente humano de comunicación

Conlleva relaciones unilaterales, el

Conlleva relaciones dialógicas
emisor juega un papel predominante

Institucionaliza al emisor al normar a

Se da solo entre iguales
favor las posibilidades de emitir

Implica la imposición de una

Implica relaciones simétricas y una
determinada visión del mundo al
paridad de condiciones entre emisor y
rechazar las críticas que afecten el
receptor
contenido de los mensajes

Se da sólo entre quienes

tienen voluntad de igualarse

La comunicación se puede definir como el proceso donde una persona o

emisor transmite o mensaje a otra persona. Es una actividad consciente de

intermediar información entre dos o más participantes con el fin de trasmitir y

recibir significados por medio de un sistema compartido de signos y normas.

La información no es más que un conjunto organizado de datos procesados.

Estos, constituyen un mensaje que cambia o enriquece el estado de

conocimiento del sujeto o sistema que recibe el mensaje. La información se

basa en transmitir un mensaje desde un emisor a un receptor en el que el

mensaje hace referencia a “objetos” o “hechos “codificados de forma

independiente de las relaciones humanas entre el que informa y el que es

informado.
 La Comunicación Administrativa y su importancia en las Empresas

La comunicación administrativa es importante para que cualquier operación

que realicen varias personas dentro de una organización tenga éxito, siempre y

cuando haya un buen entendimiento y la información que fluya entre los

diferentes departamentos sea confiable.

Es importante saber que para que las empresas funcionen eficazmente, es

necesario que la información fluya rápidamente, al igual que también se

necesita definir el tipo de información que necesita el gerente, según la

situación que se esté desarrollando. En ese sentido, existe la comunicación

administrativa, definiéndose como el proceso en doble sentido donde se

intercambia información entre los departamentos que conforman una

institución.

Algunos objetivos de la comunicación administrativa son:

• Desarrollar metas a largo plazo

• Lograr que el colaborador sepa y entienda lo que se le está informando.

• Que el colaborador ejecute su trabajo eficazmente

• Que haya cooperación entre los colaboradores de la empresa para

cumplir con sus deberes.

La comunicación administrativa se puede clasificar en:

o Comunicación interna: Es aquel que se genera entre los miembros de

una misma institución o empresa. Por ejemplo: un comité ejecutivo, una

orden de trabajo.

o Comunicación externa: Se origina entre uno o varios miembros de una

empresa y personas que no pertenecen a la misma. Por ejemplo: una

carta de solicitud al proveedor, entrevista con el cliente, una carta de

solicitud al gobierno.

Según sea la situación en que se encuentre la empresa, se pueden presentar

diversas formas de comunicación administrativa, estas pueden ser:

o Comunicación de persona a persona

o Comunicación de persona a grupo de personas

o Comunicación de grupo a grupo

En ese sentido, los medios utilizados para lograr una comunicación

administrativa eficaz se pueden dividir en tres grupos:

o Comunicación escrita: Entre las que más se utilizan son la carta, las

circulares, los memorandos, los boletines, los manuales, los periódicos,

las revistas de información de la empresa, los tableros. En todos los

casos, la comunicación escrita tiene más dificultades que la oral, porque

 un autor de una comunicación como esta no sabe hasta qué grado le

están entendiendo y no puede apoyarse con gestos y ademanes.

o Comunicación oral: Se pueden subdividir en dos clases: La

comunicación cara a cara, que supone la presencia simultánea de dos o

más personas en un lugar convenido, como las charlas, reuniones,

entrevistas; y la comunicación apoyada con un aparato mecánico o

eléctrico, como el teléfono, los magnavoces y las grabaciones.

o Comunicación por señales: Pueden ser audibles (hechos con silbatos o

campanas), visibles (hechas con imágenes) y las audiovisuales (como

las películas o circuito cerrado de televisión, donde se pueden proyectar

palabras o imágenes).