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Etapas de la organización administrativa

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Esta forma de organización está dividida en diversas etapas. Estas fases

componen las reglas principales de la administración, para que esta pueda
llevarse a cabo de forma correcta y se minimice la posibilidad de errores.

Existen distintas interpretaciones; sin embargo, los seis pasos esenciales

del proceso administrativo son los siguientes, por orden de ejecución:

Previsión

Por lógica, se debe realizar antes de empezar cualquier proyecto. Se deben

tener en cuenta todos los factores que pueden entrar en juego y afectar el
resultado. Se debe ser en extremo precavido y no dar nada por sentado.

Planificación

Se trazan los objetivos y se manejan las opciones disponibles y las acciones

a tomar para poder cumplir dichos objetivos. Estas metas deben ser
siempre realistas y coherentes, nunca se deben dar por efectivas o
anunciar ganancias desde el inicio.

Organización

Se realiza el proceso de creación y se forma la estructura laboral necesaria

para lograr el objetivo, definiendo las actividades, el trabajo, los posibles
retos, las jerarquías, los grupos y los pasos a seguir a continuación.

Dirección
La dirección implica encabezar e influenciar a la organización de forma total
y completa. Es en esta etapa donde se empieza a ver cómo la acción
planificada toma forma y los objetivos ya resultan menos lejanos, pues hay
orden en la jerarquía y hay un plan en funcionamiento.

Coordinación

Esta etapa se refiere a las herramientas que se deben tener en cuenta para
garantizar que las metas trazadas puedan ser cumplidas.

Aquí entran en juego todos los factores que, directa o indirectamente,

tengan que ver con el proceso. La idea es que todo el procedimiento
funcione como un engranaje.

Control

Las conductas y métodos aprobados en la planificación y por la

coordinación deben ser ejecutados al pie de la letra. Así, los objetivos son
cumplidos con la mayor precisión y en el menor tiempo posible.

Aquí es cuando el control entra en juego y procura que ninguna de las

partes implicadas se salga de lo establecido. Con esto se evitan retrasos y
complicaciones en el camino para lograr los objetivos.
La departamentalización de la empresa es el medio para coordinar, organizar y agrupar sus
actividades por departamentos específicos, con el fin de facilitar la consecución de sus
objetivos estratégicos. A continuación explicamos aspectos básicos de la
departamentalización: concepto y tipos.

CONCEPTO

Toda estructura de empresa se relaciona directamente con el nivel de calidad de sus

resultados. Al igual que ocurre con un escritorio desorganizado, o una ‘cabeza’
desordenada, la empresa debe organizarse según el tipo de necesidades y cultura que la
definen.

Sin embargo, ¿en qué consiste la departamentalización realmente? Esta estructura de la

organización por departamentalización estará impresa en cada uno de las personas que
forman parte de la empresa. Será el reflejo de lo que para ellos significa pertenecer a
este grupo de personas. Porque no olvidemos que las empresas son grupos de personas
que realizan algo con valor.
Así pues, estas conexiones formales de relaciones entre los equipos de trabajo estarán
asimiladas y comprendidas en cada uno de los interesados de la empresa. Como ves, la
estructura de una empresa va mucho más allá que organizar por secciones la misma.

CARACTERÍSTICAS DE LA DEPARTAMENTALIZACIÓN
Entre sus principales características, destacan unas ventajas y desventajas. Vamos a ver qué
es lo que define la estructura de la organización por departamentalización.

 Es el reflejo lógico de la estructura de la empresa.

 Se rige por una especialización ocupacional.
 Facilita en entendimiento del equipo con el fin de encontrar una eficiencia en sus
funciones.
 Esta división por funciones puede ser una barrera para la cooperación entre las
distintas áreas.
 Ayuda a organizar y controlar una estructura jerárquica de la empresa.
 Es ventajoso para empresas con pocas líneas de productos.
 La especialización muy exagerada puede derivar en la ausencia de atención en
resultados globales.
 Cualquier cambio en la cultura o estrategia de la empresa puede poner en peligro la
organización de la compañía. De modo que no es flexible, siendo lento su proceso de
adaptación.
  La responsabilidad final de los resultados de la organización recae en un solo órgano.
No promueve equipos de trabajo auto-gestionados.

DIFERENTES TIPOS DE DEPARTAMENTALIZACIÓN

¿Cómo creamos los departamentos de nuestra empresa? Aquí te damos algunas ideas para
según estos tipos, podamos estructurar eficazmente la organización.

 Departamentalización por tipo de cliente. Toda función va dirigida siempre hacia

nuestro cliente final. No está mal que organicemos la empresa por departamentos por
los servicios que ofrecemos a los clientes. De esta manera, enfocaremos mejor
nuestros esfuerzos para satisfacer eficientemente las necesidades del cliente. Ejemplo:
En banca sería departamento de hipotecas, préstamos para empresas, transacciones,
etc.
 Departamentalización por tiempo. Consiste en la duración de las actividades. Suele
combinarse con otros tipos de clasificaciones. También se considera una división de
áreas por turnos de la jornada laboral.
 Departamentalización por territorio. Las áreas geográficas suponen también un
criterio muy utilizado por las empresas para clasificar sus departamentos.
Dependiendo del sector de actividad, es muy conveniente usar esta tipología. Si los
productos y servicios se ofrecen en un determinado territorio, tendrán su propia
gerencia para esa área.
 Departamentalización por proyectos. Es práctico si para cada proyecto hay un
equipo diferente. Entendemos que cada unidad de trabajo tiene unos requisitos
específicos definidos por el cliente. Por eso si tu empresa se dedica a ejecutar
proyectos diferentes, puede ser una buena estructura este tipo de clasificación.
 Departamentalización por productos o servicios. Lo mismo ocurre con los
productos. Para las distintas líneas de producto o servicios, siempre y cuando no
tengas demasiadas.
 Departamentalización por procesos. Una cosa son los proyectos y otra muy
distintas los procesos. Aquí puedes ver cuáles es la diferencia entre proyecto y
proceso. Si quieres buscar dinámicas optimizadas y aplicar una mejor continua de tus
procesos de producción, es muy útil este tipo de departamentalización. Aplicaciones
de planificación y gestión del trabajo, que buscan la máxima optimización y
rentabilidad de las inversiones, como Sinnaps, ayudan bastante a empresas con este
tipo de departamentalización.
 Departamentalización por equipo. Puede estar relacionado con proyectos o
procesos. Se trata de enfocarse para facilitar con herramientas y tecnologías
adecuadas, así como cubrir otro tipo de necesidades que pueda tener cada equipo de
trabajo. El fin es reducir costes y aprovechar recursos.
 Departamentalización por funciones. Empresas que se dividen el tipo de actividad
que desarrolle cada área. Puede ser por ejemplo, Ingeniería, Contabilidad o
departamentalización de los costos, Comercial, etc.
 Departamentalización matricial. Combina funciones con proyectos. En cada
proyecto se suelen llevar a cabo las mismas funciones. De esta manera, los equipos de
trabajo de cada proyecto están formados por personas que desarrollan su función en
distintos proyectos al mismo tiempo. Se optimizan así recursos y tiempos.