You are on page 1of 6

No : 05/OSH-PR/05

KOORDINASI, KOMUNIKASI Eff. Date : 1 Agustus 2005


DAN PERTEMUAN K3 Revision : 0
Page : 1 of 6

Nama Prosedur : Koordinasi, Komunikasi dan Pertemuan K3

Nomor Prosedur : 05/OSH-PR/05

PT SAPTAINDRA SEJATI

Original signed by,


No : 05/OSH-PR/05
KOORDINASI, KOMUNIKASI Eff. Date : 1 Agustus 2005
DAN PERTEMUAN K3 Revision : 0
Page : 2 of 6

I. TUJUAN

1. Untuk memastikan bahwa semua SIS– Occupational Safety and Health Management
System (SIS-OSHMS) didiskusikan dan diimplementasikan secara teratur.
2. Untuk memastikan bahwa jalur komunikasi dan koordinasi K3 ditetapkan dan
dilaksanakan sesuai dengan yang telah ditetapkan.
3. Untuk memberikan informasi K3 yang relevan dan terbaru kepada karyawan secara
terus menerus sehingga dapat menambah pengetahuan dan kesadaran mereka akan
keselamatan kerja dan ikut serta dalam kegiatan tersebut secara terus-menerus.
4. Untuk memastikan tingkat kesadaran K3 karyawan terpelihara dengan baik dengan
membuat sistem informasi dan koordinasi di lingkungan perusahaan.

II. RUANG LINGKUP

Prosedur ini mencakup sistem pelaksanaan pertemuan, koordinasi dan cara


mengkomunikasikan program-program K3 secara efektif dan efisien dan berlaku baik di
Kantor Pusat, Project/Site maupun Workshop.

III. TANGGUNG JAWAB

1. Project Manager
a. Memastikan bahwa rapat-rapat K3 di Project/Site terlaksana sesuai jadwal.
b. Memimpin rapat Komite K3 Project/Site setiap bulan atau menunjuk penggantinya
bila berhalangan.
c. Meninjau ulang kinerja K3 yang telah ditetapkan secara teratur pada setiap
pertemuan.

2. Komite K3 (Safety Committee) Kantor Pusat


a. Mengadakan dan memimpin pertemuan K3 setiap tiga bulan dengan para Project
Manager.
b. Membuat dan mendistribusikan risalah pertemuan K3/notulensi kepada semua
personil di Kantor Pusat, Project/Site dan Workshop.

3. Line Management dan Supervisor


a. Memastikan bahwa jadual pertemuan Komite K3 bulanan sudah dimiliki dan
menghadirinya
b. Mengadakan dan memimpin pertemuan K3 dengan bawahannya setiap minggu
c. Memastikan bahwa semua karyawannya dapat menghadiri, berpartisipasi dan
berkontribusi secara aktif pada pertemuan K3 mingguan.

4. Safety Officer
a. Menyediakan sumber daya yang diperlukan bagi terlaksananya pertemuan Komite
K3 setiap bulan.
b. Membuat jadual pertemuan, undangan, risalah rapat/notulensi dan
mendistribusikannya ke seluruh bagian dalam Project/Site dengan cc. Komite K3
Kantor Pusat paling lambat 3 hari setelah pertemuan.
c. Menyusun agenda pertemuan
No : 05/OSH-PR/05
KOORDINASI, KOMUNIKASI Eff. Date : 1 Agustus 2005
DAN PERTEMUAN K3 Revision : 0
Page : 3 of 6

5. Subkontraktor
a. Wakil Sub-kontraktor wajib menghadiri pertemuan K3 bulanan yang diadakan oleh
Komite K3 Project/Site.
b. Sub-kontraktor harus mengadakan pertemuan K3 internal secara rutin.

IV. DEFINISI

1. Komite K3
Sekumpulan orang/karyawan yang dipilih dan diberi tanggung jawab untuk
melaksanakan fungsi/tugas yang berkaitan dengan K3 seperti penyelidikan,
inspeksi/audit dsb selain tugas struktural yang dimiliki.

V. REFERENSI

1. NOSA SHMS poin 5.11 dan 5.13


2. Kepmen Tamben No. 555.K/26/M.PE/1995, Tentang K3 Pertambangan Umum

VI. URAIAN

A. Umum

1. Komunikasi adalah komponen yang cukup penting untuk mencapai dan menjaga agar
standar dan kinerja K3 terlaksana dengan baik.
2. Pelaksanaan pertemuan K3 yang reguler dan efektif dengan semua level di
perusahaan dalam rangka mengembangkan ‘budaya K3’ dengan cara 4K, yaitu :
a. Komunikasi
b. Kooperasi/Kerjasama
c. Kontrol/Pengendalian
d. Kompetensi
3. Safety Committee Kantor Pusat dan Project/Site juga mempunyai tugas sebagai
badan yang berfungsi membuat dan menetapkan standar-standar K3 yang
dibutuhkan.
4. Safety Committee Project/Site, selain terdiri dari departemen-departemen yang ada di
Project/Site, maka terdapat juga suatu badan Standar yang berfungsi seperti poin 3 di
atas dengan anggota adalah Superintendent.
5. Ketua Safety Committee Project/Site dapat mengadakan rapat tersendiri, diluar rapat
rutin Safety Committee, dengan badan standar dalam rangka pembahasan dan review
standar yang ada.

B. Jadual Pertemuan K3
1. Penanggung jawab adalah personil yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan
pertemuan secara keseluruhan.
2. Administratsi bertugas untuk membuat jadual pertemuan, membuat undangan dan
distribusinya, menyediakan sumber daya yang dibutuhkan, membuat risalah
pertemuan dan distribusinya.
3. Minimum perwakilan Sub-kontraktor yang ikut Pertemuan Komite K3 Project/Site
adalah Project Manager dan Safety Officernya.
No : 05/OSH-PR/05
KOORDINASI, KOMUNIKASI Eff. Date : 1 Agustus 2005
DAN PERTEMUAN K3 Revision : 0
Page : 4 of 6

4. Berikut adalah matriks pertemuan K3 baik di HO maupun Project/Site :

Jenis Penanggung Adminis-


Frekuensi Peserta Pertemuan Ket.
Pertemuan Jawab trasi
Internal
Komite K3 Setiap 6 GM dengan seluruh Ketua Komite Safety
Kantor Pusat bulan Manager HO dan K3 HO Specialist
seluruh, Project
Manager
Komite K3 Setiap Project Manager, Project Safety Hari
Project/Site/ bulan di dengan semua kepala Manager Officer Senin
Workshop Project/Site bagian/ departemen, minggu
supervisor, Safety pertama
Officer & perwakilan
sub-kontraktor
Pertemuan Setiap Kepala Bagian/ Kepala Foreman Hari
K3/Safety minggu Departemen/Supervisor Bagian/ Selasa
Talk dengan Foreman Departemen/
dengan karyawan Supervisor
Five Minutes Setiap hari Foreman dengan Foreman Foreman Sebelum
Talk (FMT) karyawan bekerja
tentang K3
Eksternal
Klien – PT 1 kali Klien dengan Project Project Safety Sebelum
CK “Kick Off” Manager, Manager Manager Specialist operasion
Safety Operasional HO, Safety & Safety al Project
Meeting Specialist, Safety Officer Officer
PT CK – 1 kali Project Manager, Project Safety Pre-
Sub- Supervisor, Safety Manager Officer bidding
kontraktor Officer dengan Sub-
Pre-bid kontraktor
Safety
Meeting

5. Pertemuan Komite K3 Kantor Pusat


a. Pertemuan ini secara global membahas bagaimana kinerja K3 untuk masing-
masing Project/Site dibanding dengan KPI yang telah ditetapkan.
b. Pertemuan dipimpin oleh Ketua Komite K3 Kantor Pusat.
c. Agenda-agenda minimum yang dibahas adalah (tidak terbatas pada) :
 Tindak lanjut dari pertemuan sebelumnya
 Presentasi pencapaian kinerja K3 di masing-masing Projec/Site.
 Memonitor pemenuhan pelaksanaan SIS-OSHMS di masing-masing Project/
Site.
 Membahas analisa statistik kecelakaan.
 Membahas tindakan perbaikan hasil temuan hasil inspeksi yang “over
due”/tertunda dan memerlukan tindakan selanjutnya.
 Mereview program K3 di Project/Site
 Mereview Kebijakan K3 (setiap akhir tahun)
 Mereview Manual K3 (setiap akhir tahun)
 Membuat, menetapkan dan mereview standar K3
 Notulensi hasil pertemuan didistribusikan paling lambat 3 hari setelah
pertemuan
No : 05/OSH-PR/05
KOORDINASI, KOMUNIKASI Eff. Date : 1 Agustus 2005
DAN PERTEMUAN K3 Revision : 0
Page : 5 of 6

6. Pertemuan Komite K3 Project/Site


a. Peserta yang harus hadir pada pertemuan ini adalah semua supervisor, Kepala
Departemen Bagian di Project dan Safety Officer.
b. Pertemuan dipimpin oleh Project Manager.
c. Agenda minimum yang dibahas adalah (tidak terbatas pada) :
 Menyampaikan hasil pertemuan dengan Komite K3 Kantor Pusat.
 Memonitor pemenuhan penerapan SIS-OSHMS dan Project Safety
Management Plan di Project/Site.
 Memonitor pemenuhan penerapan K3 oleh Sub-kontraktor.
 Mempelajari dan membahas analisa statistik kecelakaan dan tren-nya untuk
mengidentifikasi kondisi dan tindakan yang tidak aman/berbahaya.
 Mereview hasil pelaksanaan inspeksi K3.
 Membahas tindakan perbaikan hasil temuan hasil inspeksi yang “over
due”/tertunda dan memerlukan tindakan selanjutnya.
 Mereview prosedur keadaan darurat.
 Membuat, menetapkan dan mereview standar K3
 Notulensi hasil pertemuan didistribusikan paling lambat 3 hari setelah
pertemuan

7. Pertemuan K3/Safety Talk


a. Peserta yang harus hadir pada pertemuan ini adalah semua Foreman dalam
koordinasi satu supervisor dan Safety Officer.
b. Pertemuan dipimpin oleh Supervisor.
c. Agenda minimum yang dibahas adalah (tidak terbatas pada) :
 Menyampaikan hasil pertemuan Komite K3 Project/Site
 Mendiskusikan hasil inspeksi K3.
 Memberikan jawaban yang memuaskan terhadap pertanyaan-pertanyaan yang
berkaitan dengan K3 atau menampungnya untuk ditindaklanjuti.
 Memberikan catatan khusus (highlight) terhadap laporan, analisa dan statistik
kecelakaan.
 Mengidentifikasi dan melaporkan semua kondisi near-miss/incident.
 Mendiskusikan kebutuhan pelatihan K3 selanjutnya.
 Merencanakan topik K3 yang relevan dengan aktivitas pekerjaan saat ini.
 Notulensi hasil pertemuan didistribusikan paling lambat 2 hari setelah
pertemuan
 Agenda khusus tentang topik-topik K3 yang berkaitan dengan pekerjaan dapat
dijadualkan oleh Safety Officer Project/Site.

8. Five Minutes Talk (FMT) Tentang K3


a. Pertemuan dipimpin oleh Foreman dan dilakukan sebelum memulai pekerjaan
dengan batas waktu 5 – 10 menit.
b. Peserta yang harus hadir pada pertemuan ini adalah semua karyawan yang
dipimpin oleh Foremannya masing-masing dan Safety Officer melakukan
peninjauan secara berkala.
c. Agenda minimum yang dibahas adalah (tidak terbatas pada) :
 Mereview apa saja kondisi near-miss/incident yang dialami atau yang dilihat
oleh pekerja pada hari sebelumnya
 Membicarakan pekerjaan apa yang akan dilakukan hari ini dimana Foreman
memberikan pengarahan terhadap bahaya dan risiko yang mungkin timbul
dari pekerjaan yang akan dilakukan.
No : 05/OSH-PR/05
KOORDINASI, KOMUNIKASI Eff. Date : 1 Agustus 2005
DAN PERTEMUAN K3 Revision : 0
Page : 6 of 6

 Senantiasa memotivasi karyawan mengenai kesadaran tentang K3.


 Bila memungkinkan, hasil identifikasi bahaya, risk assessment/penilaian risiko
dan pengendaliannya sesuai dengan form Manajemen Risiko dan Job Safety
Analysis dibahas secara bersama.

9. PT SIS – Sub-kontraktor Pre-bid Safety Meeting


a. Anggota Tim Project Management PT SIS akan melaksanakan pertemuan
sebelum penawaran/pre-bid meeting dengan semua sub-kontraktor, vendor dan
supplier yang prospek untuk memastikan bahwa mereka memahami persyaratan
program K3 PT SIS di project/Site.
b. Berdasarkan kompleksitas bahaya yang potensial, Safety Specialist atau Safety
Officer dan perwakilan K3 (Safety Representative) dari sub-kontraktordapat
ditunjuk untuk hadir.
c. Agenda minimum yang dibahas adalah (tidak terbatas pada) :
 Menjelaskan persyaratan K3 bagi sub-kontraktor, vendor atau supplier.
 Rantai komando untuk permasalahan K3
 Questionaire tentang K3 yang harus dipenuhi.
 Diskusi masalah K3 secara umum.

VII. DOKUMEN TERKAIT

1. Risalah Pertemuan K3
2. Daftar Hadir Pertemuan

You might also like