Fecha: 2016-03-

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL 31/V1

DE LOS DOCUMENTOS
P-CD-01

1. OBJETIVO
Este procedimiento tiene como objetivo establecer las pautas para el adecuado control de los
documentos tanto generados internamente como los de origen externo, empleados en la prestación
de servicios de mantenimiento a equipos eléctricos, máquinas y demás de procesos industriales de
COOTRANSURB LTDA.

2. ALCANCE: Esto aplica para todos los procesos de la empresa.

3. DEFINICIONES

3.1 Documento.

Información presentada en forma impresa, medio magnético o audiovisual para establecer

disposiciones y/ o para facilitar el registro de los datos del sistema de gestión “SG”.

3.2 Registro.

Es todo documento que contiene evidencias de las actividades ejecutadas o datos tomados
durante el desarrollo de los diferentes procesos del SG. Por lo tanto, pueden ser los formatos una
vez diligenciados, los informes (como los de gestión) y las actas.

3.3 Descripción de proceso.

Documento que indica las actividades paso a paso de un proceso junto con sus objetivos,
responsables, entradas, salidas, proveedores y clientes. Además, define los recursos necesarios
(Infraestructura, documentos, personal, etc) y la forma de medir su eficacia.

3.4 Procedimiento.
Documento que especifica cómo desarrollar los procesos sistemáticamente.

3.5 Instructivo.
Documento que detalla cómo deben desarrollarse las diferentes actividades dentro de la
organización.

3.6 Plan de la calidad.

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Documento que especifica qué, quién, cómo, cuándo, dónde debe prestarse un servicio,
desarrollarse un proyecto o contrato en particular.

3.7 Descripción de cargo.

Documento que establece el perfil (Educación, formación, habilidades y experiencia) junto con las
funciones o responsabilidades y autoridad de un cargo específico dentro de una organización

3.8 Formato.
Formularios o plantillas que se utilizan para reportar información del sistema de gestión de la
organización. Nota: Los formatos una vez diligenciados se convierten en registros.

3.9 Manual.
Conjunto de documentos del mismo tipo, ej. Manual de procesos, manual de procedimientos,
manual de instructivos, manual de funciones, etc, siendo el manual de la calidad, el documento que
especifica el sistema de gestión de la organización entorno a la calidad.

3.10 Otros documentos.

Documentos que establecen el funcionamiento y propósito de la organización; sus compromisos u
objetivos, tales como: Organigrama, red de procesos, misión, visión, política de la calidad y
objetivos de la calidad, otros documentos del SG.

4. RECOMENDACIONES GENERALES PARA LA ELABORACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE

LA ORGANIZACIÓN

4.1 Brevedad.
Se recomienda presentar el texto en la forma más clara y concisa posible, resumiendo lo
indispensable, es decir, incluyendo las explicaciones estrictamente necesarias.

4.2 Uniformidad en la terminología.

Todo documento debe ser comprensible por cualquier persona evitando los términos en otros
idiomas y si se trata de palabras muy especializadas, se recomienda definirlas inmediatamente
después del objeto del documento. Se recomienda utilizar siempre un mismo término para un
mismo concepto y emplear los símbolos, abreviaturas y unidades establecidos internacionalmente.

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4.3 Ilustraciones y ejemplos.

Siempre que sea aplicable, es recomendable incluir ilustraciones y referenciar los formatos
aplicables con el fin de dar mayor claridad al texto. Se sugiere emplear ejemplos cuando permitan
garantizar la comprensión del documento.

5. ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS INTERNOS

5.1 Nombre y logosímbolo de la organización

5.2 Título.
Debe definir en la forma más concreta posible el tema al cual se refiere el documento.

5.3 Fecha de vigencia del documento.

Debe colocarse en el encabezado del documento, empleando el sistema internacional de fechado,
es decir: Año-mes-día. Ej. 2016-03-31/V1 para indicar 01 de marzo de 2016.

5.4 Versión del documento (V).

Corresponde a la abreviatura de versión y debe indicarse con el respectivo número a continuación
de esta letra.

NOTA: Cuando se requiera referenciar un documento desde otro, se sugiere hacerlo colocando el
símbolo de número (#) sin indicar el número exacto de la versión y consultar este en el “Listado
maestro de documentos generados internamente” vigente.

5.5 Número de la versión (#).

Complementa el estado de revisión del documento, la cual corresponde a 1 siempre que se genera
el documento por primera vez y se modifica consecutivamente con cada cambio que se realice en
el documento.

NOTA: Se recomienda indicar la versión del documento después de la fecha de vigencia,

separando con un slash. Ej. V1 para indicar que se trata de la versión 1.

5.6 Numeración de las hojas.

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Cada página debe numerarse haciendo referencia al total de páginas, por ejemplo: Página 1 de 3,
página 2 de 3 y página 3 de 3.

NOTA: Los formatos de una sola página no requieren numeración.

5.7 Contenido.
Siempre que sea apropiado, el contenido ó cuerpo del documento debe presentarse en forma de
capítulos. Los capítulos pueden incluir, según el tipo de documento aspectos tales como: Objetivo,
definiciones, instrucciones específicas, operación del equipo, documentos aplicables, registros, etc.
Cuando sea necesario especificar algunos detalles dentro de un capítulo, debe utilizarse la
numeración decimal, teniendo en cuenta los siguientes conceptos:

5.7.1 Capítulo.
Es una división grande de la materia u objetivo del documento. Estos deben ser numerados
consecutivamente. Se recomienda dejar como primer capítulo el objetivo y como último los
documentos aplicables o registros.

5.7.2 Sub-capítulo.
Es una subdivisión del capítulo y debe representarse por dos números separados por puntos.

5.7.3 Acápite.
Es un aspecto específico del sub-capítulo y debe representarse por tres números separados por
puntos.

5.7.4 Párrafo.
Es una subdivisión del acápite y debe representarse por cuatro números separados por puntos ó
simplemente con un guión inicial.

5.8 Registro de aprobación.

Para todos los documentos del SG al final de cada documento debe colocarse el nombre del cargo
y de la persona que lo ocupa junto con la firma de quien lo apruebe. En el caso de los formatos
esta información debe registrarse al respaldo o en la siguiente página cuando se trata de un
documento controlado en medio magnético.

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Aprobado por:

Nombre
Cargo

6. CONTROL DE LOS DOCUMENTOS GENERADOS INTERNAMENTE

6.1 Emisión y aprobación.

Todo documento que se considere como parte del SG debe ser sometido por el Representante de
la Dirección a aprobación antes de su emisión por el Director Administrativo que está facultado
para aprobarlos por el Comité de Administración.

6.2 Difusión

6.2.1 De todo documento que se apruebe y emita en COOTRANSURB LTDA el Representante de

la Dirección ingresa copia identificada con la leyenda “Copia controlada” en las carpetas de áreas y
la mantiene disponible para las persona que las requieran según sus responsabilidades en el SG,
dejando constancia en la “Lista de distribución de documentos” propuesta por el Responsable del
documento.

NOTA: Los documentos que requieran divulgación masiva o comercial (Carteleras, folletos, etc.)
tales como la misión, la visión, la política de la calidad y los objetivos de la calidad, no requieren
identificarse con la leyenda “Copia controlada”

6.2.2 Los documentos originales son archivados por el Representante de la Dirección junto con su
“Lista de distribución de documentos” en el archivo de la oficina del Representante de la Dirección
en donde se mantienen en ambiente con aire acondicionado, aseado y fumigado periódicamente
para garantizar su adecuada conservación.

6.2.3 Cualquier persona dentro de la organización o parte interesada (Ejemplo: Cliente, Proveedor,
Entes gubernamentales u Organismo certificador) que requiera una copia de un documento interno
de COOTRANSURB LTDA debe solicitarlo al Representante de la Dirección quien tramita su
aprobación o no por parte del Responsable del documento. En caso afirmativo, emite la copia y la
identifica con la leyenda “Copia no controlada”, lo cual significa que COOTRANSURB LTDA, no se
hace Responsable por enviarle copia actualizada al momento de un cambio.

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6.3 Revisión

6.3.1 Cualquier trabajador asociado en COOTRANSURB LTDA. que considere necesario

actualizar un documento, debido a modificaciones en las responsabilidades del personal, en el
uso de métodos, equipos o tecnología, entre otras razones, puede solicitarlo al Representante de la
Dirección mediante comunicación escrita indicando como mínimo el nombre del documento, el
objetivo del cambio y el nombre y cargo del Solicitante.

6.3.2 El Representante de la Dirección evalúa la solicitud y tramita su aprobación o no ante el

Responsable del documento.

6.3.3 Una vez aprobado el cambio, prepara el documento incluyendo el “Registro de cambios”
(Ver Anexo No.1) y modificando el número de la versión. Posteriormente, procede a emitir las
nuevas copias tomando como base la “Lista de distribución de documentos” de la versión anterior.

NOTA: En los formatos el “Registro de cambios” debe incluirse al respaldo del original o en la
siguiente página cuando se trata de un documento controlado en medio magnético.

6.3.4 Al momento de recibir la copia del documento actualizado, cada Receptor debe destruir el
anterior. El documento original es identificado por el Representante de la Dirección con la leyenda
“Documento obsoleto” y es conservado en el fólder destinado para tal fin en el Archivo de
documentos obsoletos junto con su “Lista de distribución de documentos” obsoleta
correspondiente.

6.4 Listado maestro.

Cada vez que se emita un nuevo documento o se actualice uno existente, el Representante de la
Dirección ajusta el “Listado maestro de documentos generados internamente”

7. CONTROL DE LOS DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO

7.1 Responsabilidades.

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En la “Matriz de responsabilidades por el control de los documentos de origen externo” (Ver Anexo
No.2) se relacionan los documentos que deben controlarse para asegurar la adecuada difusión de
la información que puede afectar el SG de COOTRANSURB LTDA.

7.2 Consecución, actualización y difusión.

Cada Responsable de documentos de origen externo define la fuente de información para
garantizar la disponibilidad de documentos permanentemente actualizados; asimismo, informa
mediante comunicación escrita a las personas que lo requieran según sus responsabilidades en el
SG, dejando constancia de la confirmación de su recibo, la cual mantiene en el respectivo archivo
de su área.

NOTA: Al momento de recibir la copia de un documento actualizado, cada Receptor debe destruir
el anterior. En caso de considerarlo necesario, el Responsable del control de cada documento de
origen externo identifica la versión obsoleta como tal, con la leyenda “Documento obsoleto” y la
conserva en su respectivo archivo.
7.3 Listado maestro.
Cada vez que se adquiera o actualice un documento de origen externo que requiera ser controlado,
el Responsable de su control informa al Representante de la Dirección para que actualice el
respectivo “Listado maestro de documentos de origen externo”

8. REGISTROS
8.1 Lista de distribución de documentos.
8.2 Listado maestro de documentos generados internamente.
8.3 Listado maestro de documentos de origen externo.

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Anexo No. 1
REGISTRO DE CAMBIOS
FECHA DE VIGENCIA/ VERSIÓN No. NUMERAL RAZÓN DEL CAMBIO

Anexo No. 2
MATRIZ DE RESPONSABILIDADES POR EL CONTROL DE DOCUMENTOS DE ORIGEN
EXTERNO
RESPONSABLE DEL FUENTE DE
DESCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO
CONTROL INFORMACIÓN
Normas técnicas del SGC Representante de la Dirección ICONTEC
Ministerio de protección
Director Ejecutivo
social.
Proveedores o
Catálogos de equipos de planta Coordinador representantes de los
equipos.

Aprobado por: Reviso:

______________________________ ________________________
Wilmer Jorge Mosquera Cabarcas. Francisco Zamora Muñoz.
Representante Legal. Ing. SIG.

Elaboró:

_____________________________
Clara Inés Prada Tapias.
Coord. SST.

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