PROYECTO PAPELERIA

PRINNTECH S.A.S

VIVIANA GIRALDO MOLINA

VIVIANA ROBLES TABACO

“PROYECTO”

GABRIEL RODRIGUEZ
“DOCENTE”

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

(SENA)
ESTRATEGIAS DE GESTION ORGANIZACIONAL PARA LA MICRO Y
PEQUEÑA
BOGOTA
2012
 PROYECTO PAPELERIA
PRINNTECH S.A.S

“LAS INGENIOSAS”

VIVIANA GIRALDO
VIVIANA ROBLES

PROYECTO PAPELERIA PRINNTECH S.A.S

PARA OPTAR AL TITULO PROFESIONAL COMO TÈCNOLOGOS EN
GESTION EMPRESARIAL

Asesor
GABRIEL RODRIGUEZ
“DOCENTE”

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

(SENA)
ESTRATEGIAS DE GESTION ORGANIZACIONAL PARA LA MICRO Y
PEQUEÑA
BOGOTA
2012

2
 NOTA DE ACEPTACION

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Firma del Presidente del Jurado

________________________________

Firma del Jurado

Firma del Jurado

3
 Bogotá, 09 de Julio de 2012

DEDICATORIA

En primer lugar a Dios porque ha estado con nosotras en cada paso que damos,
cuidándonos y dándonos fortaleza para continuar, y a nuestras familias (Padres,
Esposos e Hijos). Quienes a lo largo de nuestras vidas han velado por nuestro
bienestar y educación siendo nuestro apoyo en todo momento, A nuestros hijos
porque nos prestaron el tiempo que les pertenecía, y nos motivaron para salir
adelante por ellos “Yurem Galvis & Juan Camilo Giraldo”, por último a nuestro
Docente “Gabriel Rodríguez” por esas sabias palabras, quien nos aportó en todo
momento.

4
 AGRADECIMIENTOS

Este proyecto es el resultado del esfuerzo conjunto de todos los que formamos el
grupo de trabajo. Por esto agradecemos a nuestro Docente, “Gabriel Rodríguez”,
mi compañera Viviana Giraldo, quienes a lo largo de este tiempo han puesto a
prueba sus capacidades y conocimientos en el desarrollo de este Proyecto el cual
esperamos finalizar colmando todas nuestras expectativas.

A nuestras familias por siempre brindarnos su apoyo, tanto sentimental, como

económico. Pero principalmente nuestros agradecimientos están dirigidos hacia
nuestro Docente “Gabriel Rodríguez”, y a la Institución “SENA” porque si la
Institución no nos hubiese dado la oportunidad no lograríamos saber lo que
sabemos.

5
 CONTENIDO

1.0 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
1.2 FORMULACION DEL PROBLEMA
2.0 OBJETIVOS
2.1 OBLETIVO GENERAL
2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS
3.0 JUSTIFICACIÓN
4.1 IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA
4.2 ENFOQUE Y ANÁLISIS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO DE LA
ORGANIZACIÓN
4.2.1 PLANEACION
4.2.2 ORGANIZACION
4.2.3 DIRECCION
4.2.4 CONTROL
4.3 TEORIA ADMINISTRATIVA ACTUAL
4.4 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
5.0 ANALISIS DEL ENTORNO
5.1 ANALISIS DEL MACROENTORNO
5.1.1 ANALISIS ECONOMICO
5.1.2 ANALISIS SOCIAL
5.1.3 ANALISIS TECNOLOGICO
5.1.4 ANALISIS ECOLOGICO
5.1.6 ANALISIS POLITICO-LEGAL
5.1.7 ANALISIS DEL MICROENTORNO
5.2.1 PODER DE NEGOCIACIÓN DE LOS COMPRADORES O CLIENTES
5.2.2 PODER DE NEGOCIACIÓN DE LOS PROVEEDORES O VENDEDORES
5.2.3 AMENAZA DE NUEVOS ENTRANTES
5.2.4 AMENAZA DE PRODUCTOS SUSTITUTOS
5.2.5 RIVALIDAD ENTRE LOS COMPETIDORES
6.0 DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
6.1 MISIÓN, VISIÓN Y VALORES*
6.2 ANÁLISIS INTERNO: DEBILIDADES Y FORTALEZAS*
6.3 ANÁLISIS EXTERNO: OPORTUNIDADES Y AMENAZAS
64 ANÁLISIS DE ESCENARIOS FUTUROS
6.4.1 ESCENARIO POSIBLE
6.4.2 ESCENARIO ACTUAL DE LA ORGANIZACIÓN
7.0 AREA DE GESTION HUMANA
7.1 CLIMA ORGANIZACIONAL
7.1.1 DIAGNÓSTICO DEL CLIMA ORGANIZACIONAL
7.1.1.1 TAMAÑO DE LA MUESTRA
7.1.1.2 DIMENSIONES Y VARIABLES DE CLIMA ORGANIZACIONAL
6
7.1.1.3 INSTRUMENTO DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN*
7.1.2 PLAN DE MEJORAMIENTO DEL CLIMA ORGANIZACIONAL
7.1.2.1 ESTRATEGIAS DE EFICIENCIA Y PRODUCTIVIDAD
7.1.2.2 ESTRATEGIAS DE CAPACITACIÓN
7.1.2.3 ESTRATEGIAS DE BIENESTAR LABORAL
7.1.2.4 ESTRATEGIAS DE ERGONOMÍA Y DISTRIBUCIÓN DE ESPACIOS
7.1.2.5 ESTRATEGIAS DE PARTICIPACIÓN
7.1.2.6 ESTRATEGIAS DE INCENTIVOS
7.1.2.7 ESTRATEGIAS DE MANEJO DE CONFLICTOS
7.1.3 IMPLEMETACION DE PLANES DE MEJORMIENTO
7.1.3.1 PLAN DE CAPACITACIÓN
7.1.3.2 PROGRAMA DE BIENESTAR LABORAL
7.1.3.3 PLANO DE DISTRIBUCIÓN DE ESPACIOS
7.1.3.4 MECANISMOS DE PARTICIPACIÓN*PLAN DE INCENTIVOS
7.1.3.5 PROTOCOLO PARA EL MANEJO DE CONFLICTOS.
7.2 SALUD OCUPACIONAL
7.2.1 PANORAMA DE RIESGOS
7.2.2 PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL
7.3 COPASO
7.4 PLANEACION DE TALENTO HUMANO
7.4.1 MACROPROCESO DE GESTIÓN HUMANA
7.4.2 FLUJOGRAMAS DE PROCESOS
7.4.3 CONVOCATORIA, RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN
7.4.4 ANALISIS DE CARGOS
7.4.5 EVALUACION DE DESEMPEÑO
8.0 AREA DE MERCADEO
8.1 INVESTIGACION DE MERCADOS
8.1.1 DIAGNOSTICO DE MERCADOS
8.1.2 MERCADO OBJETIVO
8.1.3 TAMAÑO DE POBLACION
8.1.4 MUESTRA
8.1.5 APLICACIÓN DE LOS INSTRUMENTOS
8.2.1 MERCADO POTENCIAL
8.3 ESTRATEGIAS DE MERCADEO
8.3.1 ESTRATEGIAS DE PLAZA
8.3.2 ESTRATEGIAS DE PRECIO
8.3.3 ESTRATEGIAS DE PROMICION
8.4 EVENTOS
8.4.1 ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
8.4.2 EVALUACIÓN DE EVENTOS
8.4.3 SERVICIO AL CLIENTE
8.4.4 HERRAMIENTAS DE MEDICION DE SERVICIO AL CLIENTE
8.4.5 PROGRAMA DE FIDELIZACION DE CLIENTES
9.0 AREA DE OPERACIONES

7
9.1 CADENA DE VALOR
9.2 INVENTARIOS
9.2.1 INSTRUMENTO PARA LA TOMA DE INVENTARIOS
9.2.3 SISTEMA DE CODIFICACION DE INVENTARIOS
9.2.4 SISTEMA DE JUSTO A TIEMPO
10. AREA CONTABLE
10.1 PRINCIPIOS CONTABLES
10.2 ESTADOS FINIACIEROS
10.3 BALANCE GENERAL
11 METODOLOGIA
11.1 TIPO DE INVESTIGACION
11.2 POBLACION Y MUESTRA
11.3 INSTRUMENTOS DE RECOLECCION
12 CONCLUSIONES
13 BIBLIOGRAFIA
14 ANEXOS

8
 ESTRATEGIAS DE GESTION INTEGRAL ORGANIZACIONAL PARA LA
EMPRESA PRINNTECH S.A.S LOCALIZADA EN LA CIUDAD DE BOGOTÀ

9
 INTRODUCCION

Este proyecto parte de las usuales desventajas que se evidencian en las micro
y pequeñas empresas por falta de planeación y por desorganización en los
procesos en la ciudad de Bogotá.

La empresa PRINNTECH S.A.S. Centro de estudio se encuentra dentro de

un mercado en crecimiento, sin embargo se evidencia carencia en el proceso
administrativo, proponemos entonces desarrollar estrategias competitivas que
contribuyan al mejoramiento de la compañía, aplicando un sistema de gestión
efectivo y conlleven a obtener resultados eficientes para el cumplimiento de
los objetivos propuestos.

En la actualidad, es muy importante para las empresas ser altamente

competitivas. No solamente para atraer nuevos clientes, si no que se vuelva
necesario para mantener la clientela ya existente.

10
 1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Toda organización debe estar distribuida en diferentes áreas funcionales de

acuerdo a sus necesidades tales como: contabilidad, recursos humanos,
producción, mercadeo, ventas, compras, tesorería, operaciones, entre otras;
dichas áreas cumplen un papel muy importante en las distintas actividades que
permiten el cumplimiento de la misión de la empresa como lo son: estrategias de
ventas, distribución, financiamiento, presupuesto, promociones, publicidad,
planeación, servicio técnico, venta administración, abastecimiento, control de
calidad, fabricación, contratación, capacitación, provisión, almacenaje.

De la misma manera es pertinente establecer procesos en cada una de las áreas

con el fin de optimizar el trabajo, el cumplimiento de los objetivos que se propone
la compañía, la medición del desempeño laboral, la solución de conflictos, en
conclusión el bienestar de la organización; puesto que los procesos permiten
diseñar los lineamientos a seguir por cada uno de los involucrados. Sin embargo
para que otorgue los resultados esperados se debe buscar un trabajo
sincronizado, flexible, responsable, oportuno y eficaz; ingredientes esenciales de
un buen desempeño en equipo.

Teniendo en cuenta que las tareas y actividades determinadas de cada empresa

incluyendo las de la papelería Prinntech SAS, objeto de estudio, se deben
establecer a través de procesos adecuados y efectivos, se hace necesario
implementar políticas y parámetros con base a las necesidades de la misma, los
requerimientos de los clientes y la disposición de personal, definiendo
responsabilidades especificas, delegando funciones claras a cada departamento
con la oportunidad de una retroalimentación constante que admita mejoras dentro
de los procesos y las labores asignadas. Por lo que es indispensable trabajar para
generar una cultura que le permita a las compañías surgir y crecer de manera
ordenada, reconociendo la optimización de procesos como una herramienta
administrativa que ayuda a incrementar las posibilidades de éxito.

11
1.2 FORMULACION DEL PROBLEMA

¿Qué estrategias se pueden proponer en PRINNTECH para lograr un

mejoramiento integral en los procesos de cada una de sus áreas funcionales?

12
 2. OBJETIVOS

El presente trabajo incluye un análisis de la situación actual de la empresa

PRINNTECH S.A.S, y plantea una serie de mejoras con respecto a la
organización de procesos, llevando así a la empresa a un camino que le permita
cumplir a cabalidad la misión y la visión que se han planteado.

Los siguientes son los objetivos que orientan esta investigación:

2.1 OBJETIVO GENERAL

Diseñar estrategias de gestión para lograr un mejoramiento integral en los

procesos de cada una de las áreas funcionales de Prinntech.

2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS

Analizar la empresa PRINNTECH a través de herramientas de diagnostico

como la EFE y la EFI.
Identificar los principales problemas en la empresa de acuerdo a los
factores de la organización.
Diseñar estrategias que le permitan a la empresa ser más competitiva para
disminuir problemas en la misma, mediante un plan de acción.
Implementar las estrategias para lograr con éxito el crecimiento de la
empresa.

13
 3. JUSTIFICACION

La planeación estratégica constituye un mecanismo imprescindible para

determinar los resultados que se pretende lograr en una organización, así como
las condiciones futuras y los elementos necesarios para que funcione
eficientemente. Sin planes los administradores no pueden saber como organizar a
la gente y los recursos.

El estudio nos permite visualizar los procesos necesarios que se deben llevar a
cabo en las empresas para obtener mejores resultados, en donde el control se
convierte en un ejercicio útil.

Realizar dicha investigación lograra hacer que pueda haber una integración y que
sea efectiva para que todos los empleados como parte de la misma, proyecten
una buena imagen y se sientan identificados con la empresa.

El estudio se orienta hacia la concienciación y la importancia de la planeación en

la compañía, se pretende analizar el ambiente externo y la situación interna,
elaborando propuestas y planteando estrategias de mejoramiento.

14
 4. IDENTIFICACION DE LA EMPRESA

4.1. IDENTIFICACION DE LA EMPRESA

El giro de las papelerías se divide fundamentalmente en dos, según el tipo de

clientes que se desee tener y la clase de artículos que pretendamos vender. Por
un lado están las papelerías que abastecen a otras papelerías de menor tamaño
que se podrían llamar distribuidoras, y por el otro están las papelerías que
atienden al público y que ofrecen los servicios demandados por los estudiantes de
todos los niveles, así como los oficinistas.
Todo ha cambiado mucho, incluso los gustos de los consumidores. Hace unos
años por ejemplo, los clientes demandaban el bolígrafo barato, el bloc mas
económico, había menos poder adquisitivo…Hoy en día esos productos, que
antes eran los reyes se siguen vendiendo, pero se ha comenzado a ver el cambio.
El público va derivando a un producto medio, que tiene más calidad, pero también
más precio, ahora se venden más los artículos de marca, con licencia.
Este cambio en las preferencias ha sido beneficioso para el negocio. El bolígrafo
barato, aunque se sigue vendiendo, da poco margen y todos tratamos de ganar un
poco más. Por eso vamos en busca de artículos que tengan un poco más de
calidad, con mayor valor añadido.
La llegada del Computador parecía que iba a provocar una pequeña crisis en el
sector, porque se pensaba que el papel dejaría de venderse, debido a que todo el
mundo almacenaría la información en disco duro. El paso de los años, ha puesto
en evidencia que el papel sigue siendo fundamental. “Hoy estamos vendiendo
muchísimos más folios que entonces y por mucho computador que tengamos,
creo que se van a seguir vendiendo más. Aunque el computador guarde
información a muchos nos sigue gustando tenerla la información impresa”.
La necesidad de tener diversos elementos para poder reproducir algún
documento, como era el caso de los libros, es la misma necesidad de utilizar
herramientas necesarias que permitieran tener una mayor secuencia del mismo.
Además de pasar de ser una miscelánea con variedad de productos para el
hogar, a ser una papelería mas enfocada en la venta de insumos para oficina, este
tipo de negocios en la actualidad se han especializado mas que en vender papel o
artículos escolares, en el área de impresión a gran formato, banner, vinilo, plotter
de corte, anillados, empastes, entre otros servicios.

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Las papelerías cuentan con una infinidad de artículos, computadoras y
fotocopiadoras, todo ello con el fin de que los usuarios tengan una mayor
coordinación de sus actividades principalmente las administrativas, las de oficina y
quizás hasta la de los negocios. Una papelería es útil debido a que cuenta con
todos los elementos necesarios para archivar, transcribir y emitir todo tipo de
documento.

PRINNTECH S.A.S, es una empresa que está clasificada en el sector terciario

dedicada a la comercialización y prestación de servicios en la cadena de artes
graficas.
Cuenta con una amplia línea de productos para Arte, Diseño, Arquitectura,
Publicidad, Ingenierías y una completa gama de útiles y papelería en general.

En el área de impresión se ofrece servicio de Plotter (inyección y de corte),

Fotoplano, Escáner, digitalización, fotocopias a color y blanco y negro,
ampliaciones y reducciones, impresiones laser e inyección.

Cuenta con servicio de Fax, Internet Wi-Fi, asesoría en diseño, encuadernación,

empaste con diseño personalizado y tipo tesis, velobinder, laminación, plastificado
al frio, impresión para exteriores e interiores en banner y/o vinilo adhesivo,
litografía, corte.

Es una empresa dedicada a la venta de artículos de papelería, arte, diseño y

arquitectura y servicios de impresión y copiado. Esta ubicada en la Carrera 11
Numero 80-27 de la Ciudad de Bogotá, Localidad chapinero, Barrio el Nogal.

16
La localidad de Chapinero tiene una estructura empresarial que se caracteriza,
primero, por una alta participación del número de microempresas en la actividad
inmobiliaria empresarial y de alquiler, con empresas que manejan el mercado
inmobiliario de Bogotá y presentan servicios especializados de asesorías
empresariales de carácter distrital y con microempresas comerciales, dedicadas
principalmente a la distribución de muebles, equipos de cómputo, productos de
oficina, productos diversos para el hogar, la industria y productos farmacéuticos y
medicinales, entre otros.

En segundo lugar, la localidad se distingue por la especialización de los activos

empresariales de las empresas en el sector de intermediación financiera,
particularmente en los bancos comerciales y las actividades de las sociedades y
consorcios de inversiones.
En Chapinero se localiza el mayor número de empresas de Bogotá, 23.581,
equivalente al 12%. La estructura empresarial de la localidad se concentra en el
sector servicios (84%), industria (5,9%) y construcción (5,8%). Hay una alta
presencia de microempresarios. Del total de empresas (23.581), 16.283 son
microempresas que representaron el 69% de la localidad y el 9,3% de Bogotá, se
identificaron 10.707 posibles empresas que pueden articularse a las cadenas
productivas de Construcción e Ingeniería Civil, Productos alimenticios, Software,
Salud, Textil y Confección.
El cliente potencial de PRINNTECH S.A.S. es corporativo, además de estudiantes
universitarios y colegios cercanos, la mayoría de estrato 4, 5 y 6.
En esta zona se encuentran ubicadas instituciones educativas como: Universidad
Sergio arboleda, Universidad EAN, Fundación Universitaria Monserrate,
17
Universidad pedagógica Nacional, Fundación Universitaria San Martin,
Universidad Central, Gimnasio Moderno, La Salle Collage. Y algunas empresas
como: Ocensa, Top Medical Systems SA, Fundación Carulla, Duna Diseños,
Promover Gerencia Inmobiliaria, Prounix SA, entre otras.

18
4.4 CADENA PRODUCTIVA

19
 4.5 PROCESO ADMINISTRATIVO

PLANEACION

La planeación sirve como base para las demás funciones administrativas, reduce
la incertidumbre y minimiza los riesgos al analizar la situación actual, los posibles
sucesos futuros, proponer objetivos y trazar cursos de acción. Genera el
compromiso y la identificación de los miembros de la empresa, motivándolos a su
consecución, Pese a que hay algunos objetivos definidos y el deseo de
proyección y continuidad, en PRINNTECH no se tienen procesos definidos, ni
todas las normas establecidas. Se requiere instaurar las condiciones y pasos
necesarios para desarrollar las distintas actividades y funciones de cada
encargado. Se deben implantar políticas, procedimientos y métodos de
desempeño para anticipar los posibles problemas futuros y modificar los planes a
la luz de los resultados del control, aclarando, amplificando y determinando los
logros por cada área. Se reconoce una autoridad general (Gerente), un delegado
para el área de ventas mostrador, ventas institucionales, domicilio
(Administrador) y finalmente un encargado en el área de impresión y centro de
copiado que dirige las tareas de la misma (Coordinador). Sin embargo se
requieren reuniones periódicas para diseñar un plan de acción y asignar tareas
semanales a cada encargado.

ORGANIZACIÓN

La organización recoge, complementa y lleva hasta los últimos detalles todo lo

que la planeación ha señalado, estructurándolo y trasladándolo a la práctica;
implica la disposición y correlación de las funciones, jerarquías y actividades
necesarias para lograr los objetivos en PRINNTECH evitando la lentitud,
duplicidad de esfuerzos, ineficiencia en las actividades, reduciendo costos,
delimitando funciones y responsabilidades. En la empresa el trabajo no está
subdividido en unidades operativas o Departamentos, sin embargo los diferentes
procesos están distribuidos entre los empleados de acuerdo a las necesidades
de la empresa y del cliente, se cuenta con personal especializado y capacitado
en cada área, la mayoría aptos para realizar tareas distintas que no corresponda
a su área o especialidad, pero termina en ocasiones recargando el trabajo por
falta de organización. Se proporcionan los recursos necesarios para el desarrollo

20
de las labores. Por otro lado se requiere un mejor aprovechamiento del espacio,
ya que los muebles y vitrinas no están ubicados de manera optima.

DIRECCION

Se evidencia motivación y liderazgo, sin embargo falta comunicación en el

proceso de empalme o entregas de turno, que admite confusiones y desorden en
la realización y entrega de trabajos llevando a ciertos conflictos entre los
miembros del área, principalmente de impresión en donde el flujo de cliente es
mayor. Se encamina al personal hacia las metas planteadas, teniendo en cuenta
la opinión de los involucrados para la toma de decisiones, recompensando con
reconocimientos a los miembros de la compañía; pese a que se afirman
esfuerzos para motivar los integrantes de la empresa ocasionalmente no se
evidencian. Se hablan de comisiones por ventas o por número de clientes
atendidos, pero no se concreta dicha información y los empleados terminan por
desmotivarse y bajar rendimiento. Fala liderazgo por parte de la gerente que en
ciertos momentos obvia las situaciones y no hace una intervención oportuna.

CONTROL

El control es un elemento del proceso administrativo que se emprende para

garantizar que las operaciones reales coincidan con las operaciones
planificadas, se convierte en una labor gerencial básica por medio de la cual se
evalúa el desempeño, verificando si se realiza conforme a lo adoptado. Aunque
en PRINNTECH se comparan los resultados con los planes generales no se
aplican procedimientos de control frente al personal y su trabajo, ni se vigila
permanentemente el desarrollo oportuno de las actividades. Se debe idear
entonces medios efectivos para medir las operaciones y evaluar los resultados
contra los estándares de desempeño. El área de impresión carece de planillas de
historial para las maquinas fotocopiadoras e impresoras para el registro de
consumo de tintas, fechas y encargados. Aunque se identifican errores en
ocasiones no siempre se toman medidas para evitar que se repitan, es preciso
sugerir las acciones correctivas cuando sea necesario.

21
 4.6. TEORIA ADMINISTRATIVA ACTUAL

TEORIA COMPORTAMENTAL

Conocer el comportamiento humano en las organizaciones de una manera

interdisciplinaria es muy importante. Las relaciones persona-organización debe verse
como un todo, ya que el impacto positivo y/o negativo que los componentes de la
organización (individuos, grupos y estructura) que tienen sobre ella misma será
directamente proporcional para el éxito o fracaso de la empresa. Dicho comportamiento
se define como Comportamiento Organizacional CO, que es la materia que busca
establecer en que forma afectan los individuos, grupos y el ambiente en general el
comportamiento de las personas en la organización, puesto que el aspecto humano es
al actor determinante dentro de la posibilidad de alcanzar los logros propuestos.

Se hace entonces necesario crear un modelo que atienda 3 niveles de análisis:

individual, grupal y organizacional; en donde el conocimiento de como actúan
sistemáticamente nos permitirá entender el comportamiento de la organización que se
puede ver afectado por variables dependientes e independientes.

Variables Dependientes: Son todas aquellas situaciones que se pueden explicar y

predecir en le ambiente. Eje. Ausentismo, rotación, insatisfacción en el trabajo.

Variables Independientes: Se pueden dar a nivel individual y grupal. Las primeras son
aquellas que poseen las personas como son sus valores, actitudes, personalidad y
habilidades, la segunda se refiere al comportamiento que tienen las personas al estar
en contacto con otras.

Comportamiento Individual: Para relacionar el comportamiento individual con los

patrones de conducta que asumen los individuos dentro de las organizaciones, hay que
iniciar por ilustrar lo que significa la conducta, el comportamiento y sus diferentes
manifestaciones, los elementos y factores de influencia. La conducta es el modo de ser
del individuo y el conjunto de acciones que lleva a cabo para adaptarse a su entorno y
se denomina comportamiento, representado por las características biográficas,
habilidad, personalidad y actitudes.

22
Comportamiento Organizacional: Se refiere al historial del candidato. Por ejemplo edad,
genero, estado civil, entre otros. Con esta base se asigna a una empleado
responsabilidades y desafíos acordes a su perfil.

Habilidades Individuales: Se refiere a la capacidad de una persona para llevar a cabo

diversas actividades y así encontrar la manera adecuada de usarlas en la organización.
El gerente busca con ello generar la satisfacción del empleado hacia lo que hace.

El sector empresarial debe desempeñar un rol determinante a fin de satisfacer la

demanda de las necesidades que los consumidores exigen. Por supuesto, es necesario
saber manejar el factor humano de la empresa, ese capital intelectual, productivo que
hoy se requiere a fin de poder contar con un equipo productivo, eficaz, capaz de saber
aprovechar las oportunidades que hoy se dan.

Los componentes físicos y sociales sobre del clima organizacional determinan la forma
en que un individuo percibe su trabajo, su rendimiento, su productividad, su
satisfacción. Se debe analizar una diversidad de factores que afectan el
comportamiento de los individuos, la manera en que las personas actúan dentro de las
organizaciones, las relaciones individuo a individuo, individuo a grupo y grupo a grupo.
Es imprescindible comprender y saber manejar las herramientas necesarias para un
cambio planificado hacia la orientación del comportamiento del factor humano en la
organización de acuerdo con las exigencias de hoy en un entorno cambiante y cada vez
más exigente. Diseñar e implementar estrategias de cambio dentro de sus contextos
organizacionales y de esta manera mejorar la productividad y la excelencia del individuo
en el proceso de desarrollo gerencial, todos aquellos elementos relacionados con los
procesos de gestión influyen positiva o negativamente en el trabajo; el grado en que los
individuos perciben restricciones o flexibilidad en la organización, es decir, hasta qué
punto las reglas, políticas, procedimientos o prácticas son innecesarias o interfieren con
la ejecución del trabajo.

No solo es lo que el empleado muestra, sino todo un conjunto de aspectos ambientales

que rodea al puesto de trabajo lo cual hace que un individuo actúe y se comporte de
una determinada manera dentro de la organización. De igual modo cada persona ha
desarrollado una faceta emocional y vivencias diferentes, que indiscutiblemente están
presentes en todo se humano. El comportamiento organizacional se da en un complejo
sistema social, el comportamiento del cliente interno, dependerá de su motivación,
características personales. Las organizaciones triunfan o a fracasan según se
desarrollen ciertos procesos y las personas se adapten a su contexto, se identifiquen

23
con sus objetivos y logren a través de la organización satisfacer sus necesidades con
las cuales se puede asegurar su permanencia, en la organización.

Se tuvo una ardua investigación acerca de los problemas que podrían surgir por
falta de organización de los procesos sus consecuencias y sus causas a nivel
micro empresario , por eso se encontró un vacío en la papelería PRINNTECH S.A.S.
que a raíz de la falta de planeación y organización de funciones pueden haber
falencias y por ende perjudicar la satisfacción del cliente.

Quienes crean empresas pequeñas lo hacen desconociendo las escasas

probabilidades de supervivencia o a pesar de ellas la experiencia demuestra que el
50% de dichas empresas quiebran durante el primer año de actividad, y el no
menos del 90% antes de 5 años. según revelan los análisis estadísticos el 95%
de estos fracasos son por falta de experiencia en la dirección de empresas .

24
 4.8 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Según sus características y funcionamiento la papelería PRINNTECH, refiere una

administración empírica con estructura vertical. Sus características son la
especialización del trabajo por aéreas, no hay reglas establecidas, autoridad
reconocida, Centralización pues todos tienen un solo objetivo a través de una única
autoridad.

Las Áreas Misionales de PRINNTECH son: Centro de impresión y diseño, centro de

copiado y encuadernación, asesoría comercial.

Sus Funciones:

Centro de impresión: Recibir archivos de diferentes programas para imprimir, en laser,

inyección, gran formato.

Diseño: Organizar y convertir archivos, crear diseños para tarjetería, brochours,

retoques de fotos.

Centro de copiado: Recibir trabajos para fotocopiar, sacar licitaciones, hacer

ampliaciones y reducciones.

Encuadernación: Anillar los distintos trabajos en doble o y velovinder.

Asesoría Comercial: Visitar empresas y otras entidades ofreciendo el portafolio de

productos y servicios.

Áreas de Apoyo: Contabilidad, recursos humanos, cafetería, servicios generales,

domicilios, compras, aérea de ventas.

Las Funciones por Área:

Contabilidad: Llevar los registros contables, pago de nomina, balances, liquidación de

impuestos.

Recursos Humanos: Entrevistas, contratación y afiliaciones.

Cafetería: Preparación de bebidas y alimentos para clientes y empleados.

Servicios generales: Aseo y limpieza de las instalaciones.

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Domicilios: Entrega de trabajos y mercancía en casas y oficinas.

Compras: Solicitud y recibo de mercancía, ingreso de facturas al sistema.

Área de ventas: Vender artículos de papelería, oficina, arte, arquitectura, diseño.

Estructura Organizacional por objetivos: En donde se definen procesos para después

asignar funciones.

26
 5. ANÁLISIS DEL ENTORNO

5.1 ANÁLISIS DEL MACROENTORNO

Son fuerzas que rodean el establecimiento, sobre las cuales la papelería PRINNTECH,
no puede ejercer ningún control, pero que influyen directamente en el desenvolvimiento
de las actividades, forman parte de este los factores económicos, políticos, sociales,
tecnológicos, culturales etc.

Fuerzas que de alguna u otra manera pueden afectar significativamente y de las cuales
la empresa puede aprovechar las oportunidades que ellas presentan y a la vez tratar de
controlar las amenazas.

LEY CONTAMINACION VISUAL: La ley que prohíbe avisos en fachadas y

exteriores por contaminación visual infiere en la cantidad de clientes potenciales
por desconocimiento de la papelería. El reconocimiento es importante ya que

27
ayuda a persuadir e informar sobre servicios de interés, a promocionar y estar
visible para el mundo .En consecuencia los mensajes de publicidad resaltan los
atributos favorables del local y centran la atención del público para facilitar la
labor de ventas; no obstante la ley de contaminación visual dificulta dicha labor
en Prinntech.

CLIMA METEOROLOGICO: Debido al lugar donde está situado el local, por no

estar ubicada en Centro Comercial, sino en cielo abierto, las ventas mostrador
disminuyen considerablemente en días de lluvia. De igual manera se ve afectada
la labor de domicilio ya que el vehículo utilizado (moto) es incomodo , corriendo
riesgos de averiarse las mercancía en el trayecto. Las constantes lluvias también
generan represamiento del tráfico retrasando la entrega de pedidos.

PAROS: El cese de actividades como consecuencia de los paros afectan el

transporte y no permiten que estudiantes universitarios ni empleados de oficina
lleguen a sus sitios de trabajo y estudio. Dicha situación afecta de manera directa
las posibles compras que generen las instituciones más cercanas a la papelería,
las ventas notablemente se reducen por la falta de compradores. El impacto
económico en días de paros es indudable, las personas sin medio de transporte
no tienen como llegar a su destino, no habría público para atender.

ARANCELES DE IMPORTACION: Como consecuencia del incremento de los

impuestos, suben los precios de los artículos y así mismo se reducen las ventas.
Prinntech comercializa algunos productos importados como lo son cartuchos de
impresión, tóneres, tecnología (teclados, mouse, cables para impresora, cd’s,
dvd’s, memorias) que se ven afectados por el incremento de los impuestos y la
variación del dólar, en consecuencia hay inestabilidad en el valor de los mismos,
lo que genera incertidumbre en los clientes que los consumen con frecuencia.

28
 5.1.1 ANÁLISIS ECONOMICO

Comprende el estudio y análisis del comportamiento de los siguientes indicadores

macroeconómicos:

 Inflación,

 Importaciones y exportaciones

 PIB (Producto Interno Bruto)

El PIB (PRODUCTO INTERNO BRUTO)

Es el principal indicador macroeconómico para medir el desenvolvimiento de la

actividad económica y la capacidad de generar recursos de un país. El 2012 será un
año en el que el crecimiento del Producto Interno Bruto, PIB, de las economías
latinoamericanas se moderará, según se desprende del estudio de previsiones
económicas publicado ayer por el Fondo Monetario Internacional, FMI.

De acuerdo con el organismo multilateral, el crecimiento del PIB en el país no superará

la cifra de 4,7% en 2012 y en 2013 se desacelerará de nuevo hasta 4,4%.

En la región, el FMI revisó hoy levemente al alza las previsiones de crecimiento de

Latinoamérica para 2012, año en que la región crecerá un 3,7%, mientras mantiene la
cautela sobre los riesgos inflacionarios.

Para 2013 las expectativas también son mejores que en enero, pues el crecimiento
latinoamericano se estima en 4,1%.

El aumento del PIB establece una gran oportunidad de alto impacto para PRINNTECH,
pues al tener mas dinero la gente puede consumir mas, tanto productos como
servicios.

29
 INFLACIÓN

Si bien los analistas pueden estimar y hacer proyecciones mirando las tendencias de
los precios de 2011, como bien lo hizo el Banco de la Republica que definió su meta
de inflación para 2012 entre 2 y 4%, la realidad es que todavía no tenemos ningún dato
certero.

El nivel de inflación aun es muy alto, una vez que vemos este rango, podemos decir
que la inflación 2012, no será tan fuerte como suponíamos, o al contrario, estimábamos
a la baja. Sin embargo, aunque parece ser que la inflación 2012 estará cercana al 3%
por ser el punto medio, debemos esperar a finales de 2012.

La inflación constituye una amenaza puede afectar el poder adquisitivo del dinero,
puede favorecer a los acreedores si los deudores han previsto una inflación inferior,
genera algunos costos administrativos, distorsiona la toma de decisiones.

Todo esto no sólo influye sobre la economía como un todo, sino que tiene un fuerte
impacto sobre la actividad empresarial. A continuación se hace un análisis de algunos
de los aspectos que más se ven afectados por la inflación.

Así la inflación podría afectar más a los precios de venta, o bien a los costos. El gerente
generalmente combate la inflación tratando de disminuir los costos y manteniendo
precios competitivos, pero no puede nada en contra de la inflación generalizada en la
economía, y en consecuencia sus flujos de caja podrían ser, en términos reales, cada
vez menores, por la pérdida del poder de compra del dinero

EXPORTACIONES E IMPORTACIONES

La balanza comercial es la diferencia entre exportaciones e importaciones en otras

palabras, el registro de las importaciones y exportaciones de un país durante un
período.

30
La balanza comercial se define como la diferencia que existe entre el total de las
exportaciones menos el total de las importaciones que se llevan a cabo en el país.

Esta diferencia, según cuales sean las importaciones y las exportaciones en un

momento determinado, podría ser positiva (lo cual se denomina superávit comercial) o
negativa (lo cual se denomina déficit comercial).

Podemos decir que hay déficit comercial cuando la cantidad de bienes y servicios que
un país exporta es menor que la cantidad de bienes que importa. Por el contrario, un
superávit comercial implica que la cantidad de bienes y servicios que un país exporta es
mayor a la cantidad de bienes que importa.

De acuerdo con el análisis anterior este factor representaría una Amenaza de Medio
Impacto para el sector empresarial en general.

Para la empresa “PRINNTECH” este factor representa una Amenaza de Bajo Impacto
ya que en el segmento de mercado donde se desarrolla la papelería no depende en
gran medida de las indecisiones de productos e intercambios que afecten en mayor
medida en la balanza comercial ya que la papelería depende de un sector de
intangibles es decir de servicios.

31
 5.1.2 ANÁLISIS SOCIAL

Aquí se analiza cual es la situación social por la que atraviesan los Colombianos.
El masivo desempleo y subempleo; la caída de los ingresos; la reducción de las
inversiones sociales: salud, educación, desarrollo comunitario, vivienda; la creciente
inseguridad ciudadana; el deterioro de la calidad de vida, hacen que cada vez haya un
mayor número de personas en edad productiva que quieran abandonar el país.

MIGRACIÓN DE COLOMBIANOS

Hoy se calcula que en el exterior viven más de 6,0 millones de colombianos

principalmente en los EEUU. España. Pero ésta cifra no es tan real, pues un gran
número de compatriotas viajan al extranjero de forma ilegal y esto dificulta la
determinación del número de personas que emigran y en donde se radican. Además
mientras un gran número de colombianos salen del país, existe una gran afluencia de
personas Ecuatorianas que huyen de su país buscando refugio en el nuestro por los
conflictos internos que atraviesa el Ecuador. Esto representa una amenaza de impacto
medio, pues aumenta la inseguridad y la mano de obra se abarata más .El ingreso a
Colombia, de personas Ecuatorianas con intenciones de inversión y consumo
representa una oportunidad de medio impacto para la Papelería PRINNTECH. La
migración para PRINNTECH constituye una oportunidad de mediano impacto, pues en
la Ciudad de Bogotá hay muchas familias que tienen algún familiar en el extranjero y
que reciben remesas que las pueden invertir adquiriendo productos o servicios de
PRINNTEHC.

NIVEL DE SALARIOS

La baja productividad laboral está expresada en los bajos salarios que, aunque
crecieron, siguen entre los más bajos de América Latina. Colombia, tiene salarios muy
bajos en la mayor parte del sector productivo, es así que el salario básico no cubre la
canasta familiar básica. Con la emigración la tasa real de desempleo y subempleo se
ha desplazado a otros países y eso hace que un gran número de mano de
obra calificada se ausente y que de paso a que inmigrantes peruanos y ecuatorianos
vengan a trabajar a Colombia para enviar efectivo a sus países. El nivel de salarios
bajos constituye una amenaza de alto impacto para La Papelería PRINNTECH, pues si
no se dispone de dinero extra no se pueden adquirir otros productos y servicios que no
sean los necesarios.

32
 5.1.3 ANÁLISIS TECNOLOGICO

En este siglo, la revolución de la información dejó de ser un tema solo para

especialistas, para convertirse en un componente de la vida cotidiana de millones de
personas. Las tecnologías de información (TIC) han ido adquiriendo visibilidad
principalmente a partir del amplio uso de la Internet.

La velocidad con la que la ciencia y la tecnología avanzan constituye una amenaza de

alto Impacto para PRINNTECH, pues cada vez los procesos se sistematizan y se
requiere del uso de nuevas tecnologías.

5.1.4 ANÁLISIS ECOLOGICO

La naturaleza está emitiendo signos de alerta a los que todos deben reaccionar.

Sobrecalentamiento global, contaminación de aire y agua, deforestación, y exterminio

del petróleo, son algunas de las realidades que atentan contra la vida del planeta.

SOCIEDADES MODERNAS

Las sociedades modernas se Caracterizan por el incremento de las actividades

industriales y de la extracción de minerales y recursos energéticos, como consecuencia
de ello se tienen graves problemas ambientales :calentamiento global de la atmósfera
por el efecto invernadero debido a la combustión de fósiles; lluvia ácida proveniente de
emisiones industriales producidas por vehículos automotores; reducción de la capa de
Ozono Debido al Empleo de Compuestos como cloroflurocarbonados; producción de
desechos industriales peligrosos y contaminación por desechos no biodegradables.

33
 PROBLEMAS AMBIENTALES GLOBALES

Dentro de las grandes consecuencias ambientales producidas por la contaminación

tenemos:

El cambio climático dentro del que se encuentra el efecto invernadero, os

problemas de salud humana y la emisión de gases del efecto invernadero.
El agotamiento de la capa de ozono así como el Agujero de la antártica,
Exposición a los rayos solares (UV)
Pérdida de la biodiversidad.
Contaminación atmosférica
Contaminación del agua
Degradación de suelos, erosión, escases de agua

La humanidad ha empezado a tomar nueva conciencia de los problemas ambientales.

El deterioro de la naturaleza es alarmante, algunos dicen que ha llegado a niveles
irreversibles.

Es por esta razón que al escenario ecológico se lo considera como una Amenaza de
Medio Impacto por la contaminación hacia el medio ambiente, ya sea por las industrias
o por la misma población. Esta contaminación afecta a toda una sociedad y además
representa una imagen de nuestro país a nivel mundial.

En consecuencia el escenario ecológico constituye una Oportunidad de Alto Impacto

para la Papelería PRINNTECH, a la vez se pretende promover el cuidado del medio
que nos rodea para no atentar contra su propio rendimiento actual y futuro.

34
 5.1.5 ANALISIS POLITICO- LEGAL

Es vital que el empresario conozca, en detalle, las leyes, decretos y otras normas

detalladas que rigen la actividad empresarial y específicamente la de su sector .

Para la constitución y formación de una empresa es necesario cumplir con una serie de
requisitos para lograr el buen funcionamiento de acuerdo con las normas existentes
para este efecto en el país. PRINNTECH S.A.S es una empresa constituida como
sociedad por acciones simplificadas, inscrita en la Cámara de Comercio, Régimen
Común, no autor retenedores, no grandes contribuyentes.

Algunos trámites y requisitos son:

VERIFICAR RAZON SOCIAL

En la Cámara de Comercio se debe verificar la no existencia de otra papelería con el

nombre PRINNTECH S.A.S.

ESCRITURA PÚBLICA

Elaborar el acta de constitución, se transcribe la minuta conformando así la escritura

pública, firmada por el notario, con los sellos respectivos y adicionalmente por los
socios con la cedula y sus huellas.

FORMULARIO MATRICULA MERCANTIL

Es un medio de identificación del comerciante y de su establecimiento de comercio, así

como medio de prueba de existencia de uno y de otro. Por disposición legal,
los comerciantes, sean personas naturales o jurídicas, están obligadas a matricularse
en el Registro Mercantil que lleva la Cámara de Comercio y matricular allí mismo su
empresa o negocio; debe presentar el formulario diligenciado, junto con el volante de
consulta de nombres aprobado.

35
 CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACION

Documento que le permite al comerciante o sociedad realizar algunos trámites

(inscripción ante la administración de impuestos, industria y comercio, etc.) o
simplemente acreditar su matrícula en el registro mercantil.

INDUSTRIA Y COMERCIO

Para solicitar el número de identificación tributaria (NIT) dirigirse a la DIAN y solicitar el

formulario de RUT (Registro Único Tributario) y realizar la inscripción en el registro de
vendedores si es responsable de IVA.

REGISTRO UNICO TRIBUTARIO (RUT):

Administrado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) que

constituye el mecanismo único para identificar, ubicar y clasificar personas naturales y
empresas.

REGISTRÓ IVA

El registro de impuestos sobre las ventas (IVA) se debe hacer en el momento de la

solicitud del NIT. Simultáneamente con la solicitud del RUT, se solicita el formulario
para que la DIAN autorice la numeración para las facturas que se van a utilizar.

LIBROS CONTABLES

Se presenta y solicita el registro de los libros de comercio, con carta dirigida a la cámara
de comercio y se diligencia el formulario de solicitud respectivo. Los libros son: libro
auxiliar, libro de caja, libro diario, libro mayor, libro inventario y balances, libro de actas.
Pagar los derechos de inscripción de los libros y verificar que la primera página de cada
libro registrado este sellado por la Cámara de Comercio y rubricadas todas las demás.

USO DEL SUELO

Se debe verificar en la Secretaría Distrital de Planeación si la actividad que va a iniciar

puede desarrollarse en el lugar previsto para su funcionamiento.

CERTIFICADO DE SANIDAD

36
El certificado no tiene ningún costo y es otorgado por el instituto municipal de salud de
la ciudad, después de haber realizado una visita técnica.

PERMISO DE BOMBEROS

El Concepto Técnico de Bomberos es la apreciación técnica emitida por el Cuerpo

Oficial de Bomberos de Bogotá a través de la cual se da constancia de las condiciones
de seguridad en las que se encuentra el inmueble en el cual funciona o funcionará un
establecimiento comercial.

SAYCO Y ACINPRO

El paz y salvo de derechos de autor es un certificado usuario de música otorgada en la

oficina de S & A.

AFILIACION A LA ARP

Se debe hacer la afiliación a la aseguradora de riesgos profesionales para vincular a los

trabajadores al sistema general de riesgos profesionales.

REGIMEN DE SEGURIDAD SOCIAL

Adelantar el proceso de afiliación mediante el diligenciamiento de los formularios los

cuales son suministrados en la EPS que elija el trabajador.

FONDO DE PENSIONES Y CESANTIAS

Una vez elegida la entidad tramitar los formularios correspondientes.

APORTES PARAFISCALES

Para llevar a cabo la respectiva inscripción, se adquiere un formulario en la Caja donde

desea afiliarse, es entregado adjunto el formulario de afiliación al ICBF y al SENA para
realizar los pagos pertinentes.

LICENCIAS DE SOFTWARE

La empresa trabaja con programas de registro de ventas, diseño, dibujo, que requieren
las respectivas licencias para los distintos equipos. Una licencia de software es
37
un contrato entre el licenciante (autor/titular de los derechos de explotación/distribuidor)
y el licenciatario del programa informático (usuario consumidor /usuario profesional o
empresa), para utilizar el software cumpliendo una serie de términos y condiciones
establecidas dentro de sus cláusulas.

LEY DE CONTAMINACION VISUAL

LEY N° 7465 Art. 2º.- Queda prohibida toda cartelería que provoque contaminación
visual, entendiéndose por tal la presencia de elementos de señalización, promoción o
propaganda, introducidos por la acción humana, susceptibles de alterar el paisaje por
su impacto visual negativo sobre el mismo, o que ponga en riesgo la seguridad en el
tránsito.

38
5.2 ANALISIS DEL MICROENTORNO

FUERZAS DE PORTER

Se realiza una caracterización del entorno competitivo de la empresa, puede utilizar el

Modelo de las 5 Fuerzas competitivas de Porter. Con este resultado, se analizan los
procesos y/o áreas funcionales del negocio y con base a éste se debe elaborar un
instrumento de diagnóstico sobre la situación interna de la empresa. Use una lista de
chequeo, una entrevista, encuesta, etc.

Con los resultados de este diagnóstico, se elabora una matriz DOFA con el respectivo
análisis de los resultados obtenidos sobre los procesos y/o áreas funcionales de la
empresa con la aplicación del instrumento de diagnóstico.

39
 FUERZAS COMPETITIVAS DE MICHAEL PORTER

La esencia de formular estrategia competitiva es relacionar a la empresa con su

ambiente. La estructura de una industria tiene un efecto muy importante en la definición
de las reglas de competencia y las estrategias potencialmente disponibles para la
compañía. El estado de competencia depende de 5 fuerzas competitivas, según M.
Porter. Las fuerzas colectivas de estas determinan los beneficios potenciales de la
industria.

5.2.1 PODER DE NEGOCIACIÓN DE LOS COMPRADORES

Los compradores influyen en el margen de ganancia de la industria ya que tienden a

incrementar la rivalidad entre los vendedores por disminuciones en precios compitiendo
también con la calidad.

En el caso de la Unidad Productiva no hay ventaja diferencial, ya que no se tiene

exclusividad en productos para determinados clientes y son los mismos de la
competencia. Existe un grado de dependencia alto de los canales de distribución lo que
no admite un buen servicio por limitarnos a un grupo pequeño de proveedores. El
volumen de los compradores es superior respecto a la concentración de papelerías en
el sector, en donde encontramos ciertas oportunidades de penetrar el mercado. Debido
a la deficiencia en el servicio, por insuficiente personal para atender eficientemente los
domicilios, poca disponibilidad de algunos productos y la escasa variedad de estos, los
clientes pueden con facilidad cambiar de empresa que se los provea. La información
sobre la empresa, los servicios que ofrece, el horario y los beneficios no esta
completamente disponible para los compradores, quienes en ocasiones son sensibles
al cambio de horarios y precios.

Se ofrecen créditos a un pago de 30 días, para empresas y personas naturales

generando un convenio de compra para suministrarles nuestros productos y servicios.

Otorgamos un 20% de descuento en las compras que realizan las empresas, incluye
domicilio gratis.

Descuentos especiales por compra de determinada cantidad de productos y servicios.

40
 5.2.2 PODER DE NEGOCIACIÓN DE LOS PROVEEDORES

Al no enfocarnos directamente en un solo nicho de mercado el poder de negociación

con nuestros proveedores se debe ampliar hacia un portafolio de productos y servicios
más variados, que permita suplir las necesidades según el tipo de cliente.

Entramos, entonces, en una búsqueda objetiva de posibles proveedores que nos

envíen listados de precios de todos sus productos para que estos se comparen contra
otros proveedores, verificando no solo el precio, además cantidad y calidad;
buscando un equilibrio que permita obtener excelentes productos a un costo rentable
para la compañía, con un stock adecuado. La unidad productiva maneja un grupo muy
pequeño de distribuidores en su mayoría no directos, en consecuencia el valor de los
productos están por encima de los de la competencia, afectando la adquisición de los
mismos por parte del cliente. Tampoco existe un proveedor que tenga el control sobre
el mercado, la competencia y la homogeneidad de los productos y servicios en el
sector.

De la misma manera se tiene dificultad con la negociación de los artículos

condicionados por una unidad de empaque, pues limita la compra a cierto número que
puede llevar a la unidad productiva a un stock muy alto, que sobrepase recursos
económicos y capacidad de bodega. De otro lado el incumplimiento con el tiempo de
entrega de mercancía retrasa el envió de pedidos a los clientes.

5.2.3 AMENAZA DE NUEVOS ENTRANTES

La posibilidad de ingreso de nuevos competidores en la industria de papelerías es

latente, sin embargo hay una compañía que ha logrado diferenciarse como líder en el
mercado (Panamericana).

Una de las barreras de entrada con la que se encuentra en la industria es la fuerte

inversión que se debe de hacer en concepto de inventario y desarrollo tecnológico, para
lograr surtir una la tienda con los productos más básicos, dependiendo de las marcas
que se pretendan manejar.

41
La segunda razón que puede frenar la entrada a este mercado de nuevos competidores
es la escasez de locales comerciales en el área, en donde la inversión para este fin es
millonaria. Al tratarse una zona residencial, no existen locales comerciales con grandes
superficies de venta que servirían a estas empresas que cuentan con modelos de
tiendas y tendrían que alterar su modelo de negocio para entrar al mercado.

Uno de los proveedores importantes de la industria opera en diferentes sectores de la

ciudad y del país además en el área se encuentran más de 3 empresas que se dedican
a esta actividad.

La lealtad hacia las marcas es casi inexistente, por lo que un nuevo competidor con la
estrategia correcta, podría tomar gran parte del mercadeo.

5.2.4 AMENAZA DE PRODUCTOS SUSTITUTOS

Productos o Servicios que satisfacen las mismas necesidades básicas del consumidor.

El uso de los programas de AUTOCAD, han remplazado notoriamente la adquisición de

mesas de dibujo para diseños de planos.

La impresión laser ha desplazado poco a poco el uso de impresión de inyección puesto

que es más rápida y económica, esto para formatos carta, oficio y tabloide.

El servicio de impresión en línea desde cualquier computador le ofrece comodidad al

cliente y ahorra tiempo de espera en el túrnero o filas, ahora no es necesario ir
personalmente al local.

Escanear documentos y enviarlos por correo ha reemplazado el uso del fax.

42
 5.2.5 RIVALIDAD EXISTENTE

La pérdida de competitividad de las empresas causada por el crecimiento de la

demanda presenta una gran oportunidad para la Papelería. Los consumidores no saben
distinguir qué empresa ofrece qué servicio en particular y perciben a todas como
iguales o muy similares. PRINNTECH, gracias a sus esfuerzos en mercadeo, servicios
prestados y ventas puede posicionar muy bien su marca y colocarse en lo más alto de
los consumidores, para separarse del grupo y tomar el liderato en la industria, lo
anterior como consecuencia de un diagnostico claro y una estrategia efectiva.

Al encontrarse en una industria muy fragmentada en donde las empresas no tienen

diferenciación alguna, es muy probable que su estrategia sea competir con los mismos
productos. Es muy importante entonces que PRINNTECH S.A.S, pueda lograr
posicionarse con las herramientas y el procedimiento adecuado según el análisis que
se lleve a cabo.

Es entonces cuando compañías como Panamericana. Office Depot, Comercial Papelera

y Auros se convierten en los principales rivales para este mercado, sin embargo con un
buen manejo de los recursos podemos llegar a mantenernos y proyectarnos.

Cuanto menos competido se encuentre un sector normalmente será más rentable.

43
 6.0 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

6.1 MISIÓN, VISIÓN Y VALORES

MISION

Ser una empresa innovadora y confiable que brinde soluciones integrales

en impresión digital, litográfica y suministros de papelería e insumos con la mejor
calidad y servicio.

VISION

Llegar a posicionarse como una empresa líder nivel nacional, ofreciendo tecnología de
punta en sistemas de impresión y amplia variedad en suministros de papelería y
artículos para arquitectura, arte, diseño e ingeniería.

VALORES

Los valores son hábitos establecidos de preocupación y actitudes hacia sucesos y

fenómenos, son creencia e ideas fundamentales que un individuo tiene; y funcionan
como criterio para escoger entre las alternativas.

Los valores son personales, pero en una organización, los directivos son los
responsables de seleccionar según la importancia de cada uno, el conjunto de valores
que crean llevarán a mejorar la organización como sus productos y servicios.

En Prinntech, los directivos junto con algunos empleados encontraron que estos eran
los valores que más importaban para ellos.

Rectitud: Brindar siempre la información necesaria para un cliente e intentar ofrecerles

el producto que mejor puede satisfacer sus necesidades. Es más importante un cliente
satisfecho que una venta más grande. Cumplir siempre nuestros compromisos con
todas aquellas personas con quienes tratamos.
44
Respeto: El trato entre el personal debe ser siempre amable, valorar a las personas que
trabajan a nuestro lado por sus capacidades y esfuerzo.

Espíritu de Servicio: Hacer el mayor esfuerzo para ofrecerle al cliente exactamente lo

que busca ya sea en la atención y servicio que se le brinde o en la variedad de líneas
de productos que maneja Prinntech. Prestar un servicio completo a nuestros clientes,
para que al visitarnos se sientan tratados con respeto, atención y puedan estar
satisfechos y así regresar.

ANÁLISIS INTERNO DEBILIDADES, FORTALEZAS

MARKETING: Se ofrecen descuentos a clientes corporativos, créditos a

personas naturales y empresas, domicilio gratis en zona cercana a la papelería,
descuentos especiales por semana en productos seleccionados, estrategias de
comunicación por medio de publicidad. Se entregan volantes en los alrededores
de las universidades cercanas, siempre hay disponible tarjetas personales del
local con la información más relevante como el horario de atención, dirección,
principales servicios. Dos asesores comerciales visitan las empresas del sector y
otras partes de la ciudad en la búsqueda de posibles clientes, se ubican carteles
con promoción especial en las universidades (15% de descuento en impresión) y
se publican mensajes de promoción en internet con el fin de captar un mercado
masivo.

INSTALACIONES: No hay una distribución correcta de los espacios, con un

estudio de los planos se procura buscar un mejor aprovechamiento de los
mismos. Falta señalización en las distintas áreas de la papelería como caja,
servicio de impresión, asesor 1, asesor 2, asesor 3, fila rápida, área de corte,
entre otras. La importancia de subarrendar un área del local prevalece con el fin
de aliviar un poco los altos costos de administración y arrendamiento.

ESTRUCTURA: Delegación de funciones. La persona encargada de administrar,

también tiene a su cargo las tareas de registro en caja, ventas, fotocopiado,
compras, negociación de proveedores, cambios de productos, devolución de
dinero por reclamación y soluciones inmediatas a inconvenientes con los pedidos
45
y los clientes. Mientras que el coordinador de ventas institucionales recibe
llamadas, cotiza, recibe pedidos por correo y por teléfono, los alista, los empaca,
coordina las radicaciones de facturas y recepción de cheques, está atento a la
entrega oportuna de la mercancía y a las llamadas pendientes de cartera. La
gerente además de estar a la cabeza de la organización, se encarga de las
actividades correspondientes de recursos Humanos, reclutamiento y selección
de personal, ofrece el portafolio de productos y servicios, autoriza pagos,
coordina horarios. La falta de organización en este sentido recarga el trabajo a
unos pocos y retrasa las entregas de pedidos a los clientes. Lo anterior evidencia
funciones incrementadas en algunos integrantes de la organización, así mismo la
necesidad de contratación de una persona que colabore. La asignación,
clasificación y distribución de actividades permitiría un trabajo más enriquecedor,
eficaz, oportuno y equitativo.

RECURSO HUMANO: El recurso humano dentro de una organización es muy

valioso, el trabajador debe ser identificado como el primer colaborador
resaltándole sus habilidades y destrezas. El potencial humano es el arma
competitiva de la empresa que se debe valorar. En Prinntech laboran empleados
con formación profesional acorde al área y actividades que desempeñan
(diseñadores gráficos, dibujantes, ploteadores). Se pretende ofrecer con buenos
y sólidos conocimientos una asesoría personalizada. Con el análisis del perfil
para cada tarea la atención al cliente será más eficiente, la preparación de cada
uno de ellos en sus respectivas competencias genera confianza en el cliente y
garantiza mayor fidelización, aunque los clientes perciben inicialmente actitudes
de desinterés.

CLIMA LABORAL: El clima organizacional tienen consecuencias importantes a

nivel positivo o negativo. Un clima positivo propicia una mayor motivación y por
tanto una mejor productividad por parte de los trabajadores, aumentando el
compromiso y la lealtad hacia la empresa. Las buenas relaciones interpersonales
entre empleados y directivos de una empresa es trascendental, con llevan a
buenos resultados en la cadena de funciones que involucra a cada uno de ellos,
no obstante en Pinntech se proyecta un ambiente poco armonioso que no
favorece el rendimiento de la empresa y por ende la satisfacción del cliente; la

46
rivalidad entre miembros de la compañía es evidente y perjudica el clima
organizacional. Así mismo hay carencia en la motivación por parte de gerencia
(empleado del mes, capacitaciones, ascensos, día libre remunerado, comisión
por venta, entre otros).

PROVEEDORES: Por Prinntech ser una empresa pequeña no es prioridad para

los proveedores y grandes distribuidores, hay incumplimiento constante en la
entrega de mercancía, en ocasiones la información no es oportuna y son
escasas las promociones por el monto pequeño de los pedidos. Los precios que
ofrecen generalmente son elevados, aunque hay una evaluación permanente de
la calidad de la mercancía e insumos por parte del delegado en este
departamento. Se deben buscar otros proveedores que suministren productos
similares. De otro lado el stock insuficiente y la inestabilidad en los valores de los
artículos desmejora la eficacia en el servicio, no se tiene establecido un mínimo y
máximo lo que acarrea un inventario descontrolado, por sobrepasar las
cantidades necesarias o llegar a la carestía de ciertos productos.

EQUIPOS Y HERRAMIENTAS DE TRABAJO: Deterioro de equipos de

computo, impresoras, fotocopiadoras, anilladora, laminadora y demás. Se
requiere un mantenimiento adecuado o la reposición respectiva del mismo ya
que la calidad de copias e impresiones afecta de manera directa la calidad en la
atención. Transcurre demasiado tiempo para que suceda una reparación, hay
negligencia en la ejecución de esta actividad, pues la gerente no autoriza
oportunamente el arreglo o la compra de repuestos, según sea el caso. Estas
circunstancias genera molestias en el servicio al cliente y desmejora la calidad en
copias, impresiones, laminaciones y/o anillados. Las mesas de corte no son
adecuadas para la labor

47
 ANALISIS DE FACTORES INTERNOS

FACTORES CLAVES EFI PESO CALIFICACION PONDERADO

FORTALEZAS

1. Asesoría Comercial .12 3 36

2. Ubicación .15 4 60

3. Créditos .06 3 1.8

4. Descuentos y Promociones .08 2 1.6

5. Servicio a domicilio .02 1 0.2

DEBILIDADES

1. Capacidad área impresión .27 2 54

ha bajado notable/

2. Dependencia de pocos .10 1 10

proveedores

3. Desorganización con los .08 2 1.6

procesos

4. Mala asignación de .07 1 0.7

funciones

5. Incumplimiento de normas .05 1 0.5

TOTAL 1.0

48
 6.3 ANÁLISIS EXTERNO OPORTUNIDADES Y AMENAZAS

ANALISIS DE FACTORES EXTERNOS

FACTORES CLAVES EFE PESO CALIF P.POND

OPORTUNIDADES

1. Desarrollo tecnológico .23 3 69

2.Tratado de Libre Comercio .08 1 0.8

3.Mejor posición Financiera .07 2 1.4

4.Mantenimiento y liderazgo del mercado .16 1 16

5.Insumos de mejor calidad .06 2 1.2

AMENAZAS

1.Competencia mejor posicionada .04 3 1.2

2.Inflacion .13 1 13

3.Ley contaminación Visual .08 1 0.8

4.Clima .03 3 0.9

5.Resistencia Interna al cambio .12 1 12

TOTAL 1.0

Con el anterior análisis se determinaron algunas estrategias preliminares, las

oportunidades y amenazas corresponden al análisis de los factores externos,
mientras que las debilidades y fortalezas a los factores internos:

49
 OPORTUNIDADES AMENAZAS

-Desarrollo tecnológico. -Competencia mejor

posicionada.
-Tratado de Libre
Comercio. -Inflación.

-Mejor posición -Ley contaminación Visual

MATRIZ DOFA Financiera.

-Mantenimiento y
liderazgo del mercado.

-Insumos de mejor
calidad.

FORTALEZAS ESTRATEGIAS FO ESTRATEGIAS FA

-Asesoría Comercial. -Desarrollo de nuevos -Diversificarse con

servicios de acuerdo con productos nuevos que
-Ubicación. las necesidades del ofrezcan los proveedores.
-Créditos. cliente.
-Aumentar las
-Descuentos y promociones -Mejorando el promociones de ventas;
merchandising, lo cual por ejemplo, podemos
-Servicio a domicilio. podría implicar exhibir los brindar ofertas especiales,
productos de una manera entregar cupones de
más atractiva, descuento, dar obsequios
optimizando la o regalos a nuestros
decoración, la disposición clientes, realizar sorteos o
de los espacios, la concursos entre ellos, etc.
distribución del
mobiliario, la iluminación,
la combinación de los
colores, etc.

50
DEBILIDADES ESTRATEGIAS DO ESTRATEGIAS DA

-Con base en el desarrollo -Uso y aplicación de la

tecnológico y la mercadotecnia en los
-Capacidad área impresión innovación brindar un productos y servicios que
-Dependencia de pocos servicio mejorado. van dirigidos hacia el
proveedores que ofrecen -Buscar cliente para así mismo
métodos de sostener la buena imagen
crédito. ventas más eficaces que de la papelería.
-Desorganización con los optimicen la rentabilidad
procesos de la papelería. -Mejorar la fachada,
procurando un aviso más
-Mala asignación de -Realizar un control de atractivo, una entrada
funciones. costos y ventas para amplia y de fácil acceso.
mejorar el impulso
-Incumplimiento de normas. tecnológico. -Aumentar canales de
venta buscando nuevos
-Resistencia Interna al cambio -Desarrollar nuevas proveedores o vendiendo
técnicas a través de por internet.
tecnología de punta.

51
 6.4 ANÁLISIS DE ESCENARIOS FUTUROS

6.5.1 ESCENARIO POSIBLE

Precio estable del dólar que le permite al cliente accesibilidad de cartuchos de

impresión aun bajo precio y por esta razón impriman en su casa u oficina y no utilicen el
servicio que presta la papelería.

Adquisición de maquinas de ultima tecnología que le brinde al cliente mas confianza y

calidad en el servicio.

Ubicar la papelería en una zona residencial de estrato bajo reducirían notablemente el

cliente potencial en el área de impresión y de la misma manera afectaría los ingresos,

6.5.2 ESCENARIO ACTUAL DE LA ORGANIZACIÓN

PRINNTECH es una empresa ubicada en la Carrea 11 numero 80-27, dedicada a la

venta de artículos de papelería, oficina, arte, arquitectura. Presta servicios de
impresión Laser e inyección, carta, doble carta, blanco y negro, servicio de copiado,
anillado y diseño.

Sus clientes potenciales son corporativos, estudiantes de colegios, cercanos y

universitarios en su mayoría de estrato 4.5 y 6.

52
 7. ÁREA DE GESTIÓN HUMANA

7.1 CLIMA ORGANIZACIONAL

Determinamos la muestra de integrantes de la empresa a la cual se le va a aplicar el

estudio de clima organizacional.

7.1.1.1 TAMAÑO DE MUESTRA

Se va aplicar a la totalidad de los empleados de la organización ya que es una micro

empresa, y el tiempo y el espacio lo admiten.

7.1.1.2 DIMENSIONES Y VARIABLES DE CLIMA ORGANIZACIONAL

Las dimensiones y variables de clima organizacional que se van a evaluar en la

Papelería PRINNTECH, comprenden los siguientes aspectos:

DIMENSIONES:

Autonomía, iniciativa, independencia, influencia en el cargo desempeñado, uso

de estrategias de comunicación, beneficios y recompensas, orientación hacia el
desarrollo y la promoción del trabajo apoyo y manejo del conflicto.

VARIABLES:

Relaciones interpersonales, comunicación, motivación, tolerancia, liderazgo,

intereses comunes, estructura jerárquica y funcional, entusiasmo.

53
 7.1.1.3 INSTRUMENTO DE RECOLECCION DE INFORMACION

El instrumento que vamos aplicar para la evaluación es:

LISTA DE CHEQUEO

Se entiende por lista de chequeo a un listado de preguntas, en forma de cuestionario

que sirve para verificar el grado de cumplimiento de determinas reglas establecidas con
un fin determinado. Son formatos preestablecidos para marcar la pauta de hacia dónde
dirigir la atención; no pretende abarcar todas las situaciones simplemente pretende que
sea un punto de partida para el mejoramiento, evaluación o modificación de un sistema
de control interno de una organización.

(Anexo Tabla de Excel)

LISTA DE CHEQUEO CLIMA ORGANIZACIONAL

54
 7.1.2 PLAN DE MEJORAMIENTO DEL CLIMA ORGANIACIONAL

VER ANEXO (PLANTILLA EXCEL)

7.1.3 IMPLEMENTACION DE PLANES DE MEJORAMIENTO

PLAN DE CAPACITACION PAPELERIA PRINNTECH

Es de importancia tener un plan de capacitación para el personal de la PAPELERIA

PRINNTECH con el propósito de tener un mejor servicio al cliente y manejar la
clase de servicios ofrecidos por la papelería.

Ofrecer una asesoría de servicio al cliente ya que se maneja constantemente

este servicio.
La importancia de tener un conocimiento de todas las impresoras y
fotocopiadoras para brindar un mejor servicio.
Actualizar a los empleados de la clase de servicios ofrecidos por la papelería.

PROGRAMA DE BIENESTAR LABORAL

Con este programa se pretende que los trabajadores de la PAPELERIA

PRINNTECH, tengan un bienestar y una estabilidad laboral definida de acuerdo
a esto se plantea que tengan ARL seguridad social y ya con esto sus trabajadores
pueden tener un mayor sentido de pertenencia ante la empresa es de suma
importancia que la gerencia se preocupe por la estabilidad de sus empleados a si
miso se sabe que la empresa gana y sus trabajadores también .

PLANO DE DISTRIBUCIÓN DE ESPACIOS

En este plano podemos determinar que la PAPELERIA PRINNTECH, ya realizo

la distribución de los espacios de una manera diferente para que los clientes se
sintieran mas cómodos con esta distribución y así satisfacer el cliente.
55
56
57
 MECANISMOS DE PARTICIPACION

Se implementara un mecanismo donde los empleados a través de una capacitación

previa tengan una participación mas directa con los clientes , donde puedan
interactuar con mayor confianza , ya que con esto se genera confianza entre
clientes y empleados generando mayores referidos. Los siguientes pueden servir
como mecanismos para tener una mejor participación:

Tener un buen uso de relaciones publicas

Capacitarse en los servicios ofrecidos de impresiones
Estar actualizado en el uso de los equipos.
Tener un buen manejo de servicio al cliente.

Esto con el fin de tener un mejor servicio, para que sea garantizado y al mismo
tiempo que el cliente este satisfecho por la atención del personal del personal de la
papelería.

PLAN DE INCENTIVOS

Se logra evidenciar que el personal es mas eficiente si se tiene un plan de

incentivos para los mismos de acuerdo a esto evidenciamos que en PRINNTECH,
se requiere de un plan.

El plan si se pudiera realizar seria usar unos incentivos en cuanto a un tope de

ventas y unas metas, estos incentivos serian bonos o efectivo dependiendo de su
meta realizada .

58
Efectos de los incentivos

Cuando una compañía está analizando la implementación de un programa De

incentivos, es cierto que muchos costos (sobre todo costos no cuantificables como el
de la aceptación de la filosofía por parte de los Empleados) aparecen; pero
también es verdad que los beneficios obtenidos serán mucho mayores en una visión de
largo plazo.

Tales beneficios se citan a continuación:

Mejores ingresos para los trabajadores y, por ende, mejores estándares

de vida
Menores inversiones de capital
Mejor eficiencia y productividad
Mejoramiento de la capacidad real
Mejor competitividad que se refleja en precios bajos, mayores volúmenes
y entregas oportunas

Un buen plan de incentivo debe beneficiar a los empleados así como a su

Empleador.

PROTOCOLO PARA EL MANEJO DE CONFLICTOS

Se debe seguir el protocolo de acuerdo al conflicto que tengan internamente los

trabajadores, siempre tiene que a ver un mediador alguien asignado por la
gerencia para tratar de mediar el respectivo conflicto , el administrador tiene toda
la autoridad para arreglar mirar las partes para que se arregle dicho conflicto en
dado caso que no se pueda manejar con dicha persona este conflicto pasaría el
caso a manos de la gerencia donde tendrá la última palabra para determinar que se
hace al respecto este protocolo de conflictos se tiene que tener claro desde la
capacitación e inducción a los empleados de la Papelería PRINNTECH.

59
60
 8.2 SALUD OCUPACIONAL

Se establece una metodología para la evaluación de los factores de riesgo en la

empresa PRINNTECH S.A.S, revisando las condiciones del trabajador, e
identificando los riesgos profesionales asociados con su actividad laboral.
Puesto que la seguridad y la salud en este marco se convierte en un factor
importante para el servicio que ofrece la papelería PRINNTECH S.A.S ya que
sus mismos trabajadores pueden ser objeto del riesgo profesional, es de gran
importancia realizar un diagnostico del área de salud ocupacional y seguridad
industrial en la empresa puesto que la condición sea positiva o negativa afectara
la calidad de servicio ofertado y así mismo todas las áreas de la empresa

12.1 CONCLUSIONES
Al definir los factores de salud y seguridad en los trabajadores de la empresa
se hace necesario tener una estructura o un proceso que sea flexible para los
trabajadores de la organización bien sea operativos o administrativos . Así
mismo se puede generar menores riesgos en el personal de la organización
siendo a si formulando un programa de salud ocupacional y seguridad industrial
en la empresa PRINNTECH S.A.S

12.2 POSIBLES SOLUCIONES SALUD OCUPACIONAL

Los resultados del diagnostico se evidencio que en la parte administrativa
hace falta la planeación y el control de factores de riesgo en cuanto a las
maquinas y la infraestructura de PRINNTECH.

SE PROPONE QUE:

FISICO
Ambiente: En todas la áreas se presta un inconveniente y es con la
temperatura se hace referencia a que haya un mejor control de la misma
Fotocopiadoras: Si bien el riesgo a los ojos es pequeño, todo el copiado debe
hacerse con la cubierta cerrada a fin de prevenir cualquier malestar.
QUIMICO
Tonner de Fotocopiadora: La recomendación es no exceder la temperatura a
mas de 200 °C
61
SICOLABORALES
Monotonía: La rutina se combate haciendo las cosas de manera diferente y
buscando la forma de mejorar el desarrollo del trabajo. Para este fin, la
organización debe plantear programas y revisar constantemente procesos y
cargos para ver cómo es posible hacer las acciones cada vez más dinámicas.
Turnos Fines de Semana: Observamos que en este caso tanta jornada
laboral no permite estar 100% en las condiciones óptimas para su
productividad y no tiene una satisfacción laboral. Puede tener consecuencias
no favorables para la empresa y para el mismo trabajador.
Relaciones Cooperativas: Podemos observar que este uno de los casos más
relevantes por ende se debe prestar todo el interés y tratar de optimizar
este factor de riesgo.
Remuneración: Es pertinente manejar y hacer un balance donde se pueda
generar ingresos justos y necesarios para los miembros de la organización
ya que esto motiva y se puede cumplir con lo planeado.

CARGA FISICA

Sillas: Levantarse cada cierto tiempo y varíe de postura, apoyar la espalda

completamente en el respaldo. Descanse la vista mirando a un punto lejano
durante 1 ó 2 minutos, sobretodo si se trabaja con ordenadores. También es
recomendable que, cada 45 minutos, se realicen estiramientos de brazos,
piernas, espalda, para evitar dolores.
Equipos de Computo: El departamento de compra puede minimizar los riesgos
tratando de conseguir sistemas adecuados para evitar posibles
consecuencias de este tipo.
Manejo del Mouse: se tiene que permitir que se puedan descansar los dedos y
la mano sobre él sin que se active inesperadamente, que no necesite mucha
fuerza para accionarse, la bola debe estar bajo los dedos, fácilmente deslizable.
Se pueden utilizar también alfombrillas. Éstas deben facilitar el movimiento del
ratón y no entorpecerlo.

62
MECANICOS

Herramientas manuales: Tener una capacitación para aquellos que manipulen

esta clase de objetos para a si mismo evitar riesgos.

ELECTRICOS
Conexiones Eléctricas: Revisar y remplazar oportunamente las conexiones en
mal estado, interruptores defectuosos o tomacorrientes deteriorados y así evitar
accidentes de este tipo.

LOCATIVOS
Superficies de Trabajo: La señalización en la empresa se debe hacer de acuerdo
accidentes laborales a los riesgos de la organización para evitar posibles.

7.2 SALUD OCUPACIONAL

7.2.1 PANORAMA DE RIESGOS

(ANEXO TABLA EXCEL)

63
7.2.2 PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL

La Salud Ocupacional se ha convertido en un tema principal para las empresas, y es

de manera prioritaria brindarle seguridad al personal de la Papelería “PRINNTECH”,
ya que este no cuenta con los respectivos requisitos en la estructura organizacional del
establecimiento. A continuación se establecen políticas y programas acorde a las
necesidades de la misma.

PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL

64
 JUSTIFICACION

Reducir la accidentalidad ocupacional.

Crear condiciones adecuadas para el desempeño de las actividades laborales.
Canalizar recursos humanos, técnicos y económicos para control y prevención
de riesgos.

OBJETIVO GENERAL

Establecer actividades de planeación, organización y ejecución de medicina preventiva

y del trabajo, higiene y seguridad industrial; con el fin de optimizar las condiciones de
trabajo y salud en la unidad productividad mejorando la salud colectiva de los
trabajadores y garantizando su seguridad, evitando el impacto negativo de los riesgos
laborales.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Conocimiento y manejo de los conceptos relacionados con salud ocupacional.

Inspección de las instalaciones de la empresa.
Identificación de posibles factores de riesgos a intervenir.
Investigación de las enfermedades relacionadas con enfermedades
profesionales.
Elaboración de metodologías y planes de contingencia.
Manejo adecuado de las herramientas de trabajo a través de capacitación.
Diseño y gestión de programas de seguridad industrial y salud ocupacional.
Compromiso por parte de los trabajadores y responsabilidad gerencial.
Aplicación y evaluación de las normas de seguridad establecidas.

METODOLOGIA

Talleres de sensibilización e información.

Capacitaciones con el apoyo de medios audiovisuales.
Reuniones periódicas.

65
 MARCO LEGAL

Decreto 1295 de 1994 Por el cual se determina la organización y administración del

sistema general de riesgos profesionales.

Ley 1562 de 2012 Presenta reformas al sistema general de riesgos profesionales.

Resolución 2013 de 1986 Por el cual se reglamenta la organización y funcionamiento

de los comités de medicina, higiene y seguridad industrial en los lugares de trabajo.

Resolución 2400 de 1979 Tiene como objeto las dispociones sobre vivienda, higiene y
seguridad, que se aplicaran atodos los establecimientos de trabajo, con el fin de
preservar y mantener la salud física y mental, prevenir accidentes y enfermedades
profesionales.

Resolución 1016 de 1989 Tiene como objeto la reglamentación, organización,

funcionamiento y forma del programa de salud ocupacional que deben desarrollar los
empleadores en el territorio nacional.

Ley 100 de 1993 Tiene por objeto garantizar los derechos irrenunciables de la persona
y la comunidad para obtener la calidad de vida acorde con la dignidad humana.

POLITICAS DE SALUD OCUPACIONAL

Mejorar las condiciones de trabajo y salud por medio de la educación, comunicación y

participación del personal.

Planificación de acciones orientadas a la promoción y prevención de los riesgos

profesionales.

Proyectar un programa de salud ocupacional como modelo a través de un estricto

cumplimiento de las normas legales.

Implementar planes de emergencia conducentes a disminuir la vulnerabilidad a riesgos.

66
 ACTIVIDADES DE MEDICINA PREVENTIVA

Diseña y ejecuta programas para la prevención y control de enfermedades generadas

por el estilo de vida y el entorno laboral.

ACTIVIDADES DE MEDICINA DEL TRABAJO

Tiene como finalidad la promoción, preventiva y control de la salud del trabajador,

protegiéndolo de los factores de riesgo, ubicándolo en un sitio de trabajo acorde con
sus condiciones psico-fisiologicas.

ACTIVIDADES DE HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL

Tiene como objeto la identificación, reconocimiento, evaluación y control de los factores

ambientales que se originen en el lugar de trabajo y que puedan afectar su salud.

ACTIVIDADES RELACIONADAS

Realizar exámenes médicos para admisión y ubicación según aptitudes.

Desarrollar actividades de vigilancia epidemiológica, capacitación grupal sobre riesgos

ocupacionales presentes en las áreas de trabajo, los procedimientos adecuados para
evitar accidentes de trabajo.

Estudiar sobre la toxicidad de materias primas y sustancia que se utilicen indicando las
medidas para evitar sus efectos nocivos.

Realizar visitas a los puestos de trabajo para conocer los riesgos relacionados con la
patología laboral.

Elaborar y actualizar panoramas de riesgos para obtener información que permita la

localización y evaluación de los mismos, así como el conocimiento de la exposición a
que están sometidos los trabajadores afectados por ellos.

67
Identificar los agentes de riesgos físicos, químicos, biológicos, psicosociales,
ergonómicos, mecánicos, eléctricos, locativos y otros agentes contaminantes, mediante
inspecciones periódicas a las áreas, frentes de trabajo y equipos en general.

Inspeccionar periódicamente las redes e instalaciones eléctricas locativas, de

maquinaria, equipos y herramientas de trabajo.

Supervisar y verificar la aplicación de los sistemas de control de los riesgos

ocupacionales.

Investigar y analizar las causas de los accidentes e incidentes de trabajo y

enfermedades profesionales a efectos de aplicar las medidas correctivas necesarias.

Organizar y desarrollar un plan de emergencia y contingencia.

IDENTIFICACION DE RIESGOS

RIESGO BIOLOGICO: Bajas temperaturas (frio).

RIESGO FISICO: Radiaciones ultravioleta (luz fotocopiadoras).

RIESGO QUIMICO: Polvos orgánicos e inorgánicos (tóner fotocopiadoras).

RIESGO ERGONOMICO: Carga física (dolores de espalda, síndrome túnel carpiano).

RIESGO ELECTRICO: Conexiones eléctricas (cables sueltos).

RIESGO PSICOSOCIAL: Estrés, monotonía.

RIESGO LOCATIVOS: Superficies de trabajo (pisos, escaleras, pasillos).

68
 7.2.3 COPASO

COPASO

PRESIDENTE: Francy Diaz.

INTEGRANTES PRINCIPALES: Rocio Lozano, Ana Mezquita, Edwin Castro, Sebastian

martinez, Carolina Garcia.

INTEGRANTES SUPLENTES: Ingrid Blanco, Andres Garcia, maritza granados,

Orlando romero.

RESPONSABILIDADES

Las reuniones se deben efectuar por lo menos una vez al mes o cuando se presenten
incidentes o accidentes, situaciones de emergencia y cuando el cronograma del
programa de Salud Ocupacional así lo indique y es deber de cada miembro asistir
puntualmente, participar en las deliberaciones, hacer las recomendaciones necesarias,
aprobar o improbar las actas, informar al Comité Paritario de las inquietudes de los
trabajadores y a estos de las actividades del comité e intervenir en las investigaciones e
inspecciones en que se requiera la presencia de representantes del comité paritario.

INVESTIGACIONES:

De incidentes y accidentes de trabajo enfermedad profesional e información estadística.

CAPACITACIÒN:

Participar en las actividades de capacitación dirigidas a directivos, supervisores,

miembros del comité y trabajadores en general en aspectos de salud ocupacional.

69
COORDINACIÒN:

Entre empleados y trabajadores en temas inherentes a la salud ocupacional

INSPECCIONES:

A las instalaciones locativas, maquinas, equipos, herramientas, elementos para

emergencia, elementos para emergencias, brigada de emergencia, procesos
industriales y operaciones. Esta actividad adquiere especial dimensión ya que su
función es esencialmente preventiva y por lo tanto debe hacer especial hincapié en
detectar las causas no solo de los accidentes sino de los incidentes, para eliminar los
agentes de riesgo.

VIGILANCIA:

Sobre el cumplimiento, por parte de empleadores y trabajadores de: Programa de Salud

Ocupacional, el Reglamento de Higiene y seguridad Industrial, las Normas legales
vigentes y actas.

70
 CRONOGRAMA
FECHA HORA LUGAR ACTIVIDAD RESPONSABLE

COMITÉ PARITARIO Y MANEJO DE

FEBRERO10 SALA 1 CAROLINA GARCIA
8:00 A REUNIONES
10:00 AM

MARZO 9 SALA 1 INTRODUCCIÓN A LA SALUD CAROLINA GARCIA

8:00 A
10:00 AM

FACTORES DE RIESGO EN EL
ABRIL 13 SALA 1
8:00 A TRABAJO CAROLINA GARCIA
10:00 AM

MAYO 11 SALA 1 INSPECIONES DE SEGURIDAD

8:00 A CAROLINA GARCIA
10:00 AM

JUNIO 8 SALA 1 ORDEN Y ASEO

8:00 A CAROLINA GARCIA
10:00 AM

8:00 A
JULIO 13 SALA 1 PLAN DE EMERGENCIA
10:00 AM
CAROLINA GARCIA

8:00 A
AGOSTO 10 SALA 1
10:00 AM ACCIDENTES E INCIDENTES DE CAROLINA GARCIA
TRABAJO

8:00 A
SEPTIEMBRE 4 SALA 1 CHEQUEO DE EXTINTORES
10:00 AM
CAROLINA GARCIA

8:00 A SALA 1
OCTUBRE 12 PRIMEROS AUXILIOS BOTIQUIN
10:00 AM BLOQUE 3
CAROLINA GARCIA

8:00 A SALA 1
NOVIEMBRE 9 COMUNICACIÒN ASERTIVA
10:00 AM BLOQUE 3
CAROLINA GARCIA

8:00 A SALA 1
DICIEMBRE 14 RESOLUCIÒN DE CONFLICTOS
10:00 AM BLOQUE 3

71
 CAROLINA GARCIA

72
 7.4 PLANEACION DE TALENTO HUMANO

INVENTARIO DE PERSONAL

El personal con el que cuenta la empresa PRINNTECH, hace referencia a la demanda

que requiere tener una empresa como esta, por eso esta a la cabeza una Gerente
quien selecciona al personal mas adecuado y que cumpla con los requisitos
pertinentes.

La gerente empieza por selecciona su personal, se hace una valoración previa y unos
datos específicos para sus posibles contrataciones, como lo son sus identificaciones,
estado civil, edad, datos profesionales, salario al que aspiran, expectativas laborales
etc.

Para saber que competencias tienen y si las personas son capaces de hacer sus
respectivas funciones de trabajo.

Con todos estos datos previos y una ardua preselección para tener el personal
mas idóneo se hace necesario hacer una preselección y conocer sus expectativas y
sus respectivos valores como personas para que en la organización halla un
desempeño laboral optimo para beneficio de la empresa y de los mismos
trabajadores. Ya que para tener un proceso bien diligenciado se debe tener en
cuenta que las personas escogidas por la gerente y sus cabezas de área es para
llegar aún clima organizacional aceptables y una cultura organizacional competente
para lograr dichos objetivos y cumplir sus respectivas metas.

Se realiza el inventario de Personal de la Empresa PRINNTECH.

73
 INVENTARIO PERSONAL

INVENTARIO PERSONAL
PERSONAL EMPRESA PRINNTECH S.A.S
NOMBRE APEL IDOS H F EDAD C.C ESTADO CIVIL LUGAR DE NACIMIENTO TELEFONO DIRECCION ESTUDIOS CARGO SALARIO DISPONIBILIDAD
Orlando Moreno Buitrago X 25 10190 8289 SOLTERO Bogota 6970725 CRA 105C 131A 15 Tecnico en Diseño Grafico Co rdinadorImpresión y Diseño 80 0 0 TIEMPO COMPLETO
Gabriel Hernando Florez Marentes X 29 80798075 UNION LIBRE Bogota 6093 79 CAL E58A SurN 75-93 Tecnico en Diseño Grafico Asesorde Impresión 650 0 TIEMPO COMPLETO
Edgar Santiago Hernandez X 36 7954212 SEPARADO Bogota 2806245 CR 9A N 2819 Tecnologo en Diseño Grafico Asesorde Impresión 650 0 TIEMPO COMPLETO
Ingrid Dufay Castiblanco Mora X 24 101903 926 UNION LIBRE Bogota 70 5084 CRA 15014378 Tecnico en Diseño Grafico Asesora de Impresión 650 0 TIEMPO COMPLETO
Kevin Andres Bar eraZapata X 23 1045682174 SOLTERO Bar anquil a 3012908941 CRA 1 8027 Tecnologo en Diseño Grafico Asesorde Impresión 650 0 TIEMPO COMPLETO
AlbaRocio Lozano Miranda X 28 5296427 SOLTERA Bogota 6473167 CRA 1 5149B 10INT2APAT201 Tecnico en Diseño Grafico Cajera y Vendedora 60 0 0 TIEMPO COMPLETO
Orlando Romero Bar era X 34 79809671 SOLTERO Bogota 320486407 CL 597 54 Tecnico en Diseño Grafico Domicil ario 60 0 0 TIEMPO COMPLETO
RosaInes Aguilar Ochoa X 3 46 81434 UNION LIBRE Boyaca 7821 8 CL 64A 74D48 Tecnico Administrador Co rd.Corporativa- Recepcionista 750 0 TIEMPO COMPLETO
Manuel Andres GarciaHernandez X 29 80830583 SOLTERO Medel in 812 0 2 CRA 79B 41F 45 Tecnologo en Diseño Grafico AsesorComercial 750 0 TIEMPO COMPLETO
Maritza Granados Romero X 29 52810 47 SOLTERA Bogota 3103 30295 CRA 28745 Contadora Profesional Contadora 1850 0 TIEMPO COMPLETO
Carolina Garcia X 25 1018264585 SOLTERA Bogota 3204247562 CL 1 6N 4659 SPICOLOGA Gerente 250 0 0 TIEMPO COMPLETO
Jhon Alejandro Mendez Moreno X 26 80143794 SOLTERO Bogota 726075 CL 14A 2D09 Delineante Arquitec Asesorde Impresión 650 0 TIEMPO COMPLETO
Jury Viviana Giraldo Molina X 28 529 4565 UNION LIBRE Bogota 6809146 CL 151C 109A 50CA 70 Administrador Administradora,Cajera 80 0 0 TIEMPO COMPLETO
Edwin Javier Castro Lizarazo x 28 1013592382 UNION LIBRE Bogota 5601 39 CRA 19104 Tecnico en Diseño Grafico AsesorComercial 650 0 TIEMPO COMPLETO

74
 7.4.1 MACROPROCESO (MAPA FUNCIONAL DE LA EMPRESA)

Realizaruna busqueda de proveedores por internet, directorio telefonico, etc. 8HRS

Seleccionar posibles proveedores. 6HRS

COTIZACION Solicitar ofertas valorando presuspuesto (proceso de cotizacion). 10HRS

Evaluar las ofertas recibidas: Precio, calidad, tiempo de entrega, garantia, forma de pago. 8HRS
DEFINIR LAS CARACTERISTICAS DEL PRODUCTO

Selecionar herramientas y equipos acordes con

VENDER ARTICULOS DE PAPELERIA, ARTE,

SE GUN EL REQUERIMIENTO DEL CLIENTE

Seleccionar la lista de proveedores para el suministro de mercancia. 6HRS

PRODUCTOS TERMINADOS

ARQUITECTURA, OFICINA, DISEÑO

BRINDAR SOLUCIONES DE IMPRESION DIGITAL, LITOGRAFIA Y SUMINISTROS DE PAPELERIA E INSUMOS

tecnologia de punta.

Hacer una lista de faltantes de las distintas areas. 4HRS

Clasificar la lista de acuerdo a lo que vende cada proveedor. 4HRS

Procurar una adecuada manipulacion de la mercancia y materia prima. 7HRS

Examinar las cantidades necesarias. 8HRS

Asegurar el stock necesario. 9HRS

Generar un sugerido por proveedor.

CONTROL E INVENTARIO
10HRS
SOLICITUD

Establecerregistros de gastos de papeleria e insumos. 4HRS

Realizar el registro con los codigos correspondientes, entregar factura.

Originar y enviar la orden de compra via fax o por correo electronico. 8HRS
Entre gar al c lie nte e l pe dido, produc to o se rvic io solic itado.

Monitorear control sobre los daños y averias. 11HRS

COMPRAS Y ABASTECIMIENTO

Confirmar la orden de compra.

INYECCION, CORTE, FOTOCOPIADO, LITOGRAFIA

1HR
DETERMINAR LA MATERIA PRIMA , INSUMOS ,
PRESTAR SERVICIO DE IMPRESION LASER Y DE

Planificar actividades de conteo, realizar ajustes. 25HRS Disponer de un estudio de mercado para los productos y servicios. 36HRS
VENTAS

Asesoria Comercial
TRANSFORMACION

MERCADEO
Inspeccionar las cantidades, unidad de empaque, cantidad.
PRODUCTOS EN

5HRS Detectar las necesidades, implementar estrategias. 14HRS

PLANTA Y EQUIPO

Revisar precio y cantidad de la factura contra orden de compra. 5HRS Tomarpedidos a clientes corporativos, atender sugerencias. 16HRS
CONTROL Y MANTENIMIENTO

Firmar y sellar la factura y su respectiva compra. 1HR Elaborar registros historicos de los contadores de las maquinas. 3HRS Disponer de un portafolio de productos y servicios conforme requerimientos del mercado. 9HRS
RECEPCION

Entregar la copia de la factura al despachador. 1HRS Definir proceos de mantenimiento basico segun estado de los equipos. 10HRS

Codificar la factura de acuerdo a la referencia. 6HRS Disponer delos residuos teniendo en cuenta las normas ambientales. 6HRS

Ajustar los precios en el sistema. 12HRS Operar plantas y equipos acorde con estandares de seguridad. 260HRS
ESTABLECER EL PROCEDIMIENTO CONFORME A
PRESTAR SERVICIO DE DISEÑO, DELINEAMIENTO
APLICACION DE TECNOLOGIA O

Seleccionar la materia prima de acuerdo a los

ARQUITECTONICO, DIGITACION, AJUSTE DE

Reportar la factura a contabilidad para su respectivo ingreso a inventario. 1HR Definir prioridades de producion segun alcances y limitaciones. 14HRS
LAS NECESIDADES DEL CLIENTE
CONOCIMIENTO

Definir area de almcenamiento. 1HR

estandares.
ARCHIVOS

Revisar el codigo de barras de cada producto. 16HRS

ALMACENAMIENTO

Etiquetar la mercancia con el con elcodigo correspondiente. 15HRS

Seleccionar la cantidad de producto que se l evara a los estantes. 2HRS

Seleccionar la cantidad de producto que se l evaraa la bodega. 3HRS

Ubicar la mercancia en los estantes. 10HRS

Ubicar la mercancia en la bodega. 12HRS

75
76
 7.4.1.1. FLUJOGRAMAS DE PROCESOS

7.4.1.2 PROCESO DE RECLUTAMIENTO

INICIO

Análisis de las
especificaciones del
NECESIDAD
MANO DE OBRA puesto, requisitos del
personal.

A través de internet,
DIVULGACIO transferencia, ascenso,
N recomendación.

SELECCIÓN Verificación del perfil mas

INICIAL adecuado entre los
candidatos.

RECEPCION DE Se asigna una cita previa

CANDIDATOS para la recepción y
atención.

ENTREVISTA Verificación de actitud,

INICIAL disposición, requisitos.

Pruebas de
APLICACIÓN DE conocimiento,
EXAMENES psicométricos.

Verificación de
EVALUACION
DESEMPEÑO aptitudes y
conocimientos.

Comparación de las
SELECCIÓN calificaciones con los
FINAL
demás candidatos.

RESULTADOS
ENTREVISTA
Recomendaciones DESFAVORABLES
FINAL

SOLICITUD DE NO APTO
Documentos necesarios
DOCUMENTOS para contratación,
referencia, antecedente

EXAMEN MEDICO REFERENCIA

Verificación de PARA EL FUTURO
adecuación
biofisiologica.
CONTRATACION ARCHIVO DE
Firma del contrato de CANDIDATOS
trabajo, afiliaciones.

ACEPTACION
RECHAZO

77
PROCESO DE INDUCCION AREA DE VENTAS

INICIO

Entrega del carnet y el

uniforme.

Presentación al
personal especificando
los cargos respectivos.

Recorrido por las

instalaciones de la
papelería.

Información sobre los

productos y servicios
del área de ventas.

Explicación de los
principales procesos y
procedimientos de ventas
mostrador.

Dar a conocer los productos,

usos, manipulación,
clasificación, características.

Capacitación en el
sistema de registro
(facturación).

Acompañamiento la
primera semana.

78
PROCESO DE INDUCCION AREA DE IMPRESIÓN

INICIO

Entrega del carnet y el

uniforme.

Presentación al personal
especificando los cargos
respectivos.

Recorrido por las

instalaciones de la
papelería.

Información sobre los

productos y servicios del
área de impresión.

Explicación de los
principales procesos y
procedimientos del centro
de impresión.

Dar a conocer los productos,

usos, manipulación,
clasificación, características.

Capacitación en maquinas
fotocopiadoras, impresoras,
plotter, encuadernadora.

Acompañamiento la
primera semana.

79
 7.4.2.1 ANÁLISIS DE CARGOS
PERFILES

La organización moderna valora a la persona humana por sus capacidades,

aptitudes y el rendimiento en el cargo a ocupar o que ocupa.

Toda empresa posee gran variedad de cargos y cada uno de ellos ofrece un grado
de dificultad o complejidad diferente, por consiguiente, es necesario elaborar el
cargo para ser confrontado con el potencial intelectual y habilidades que pueda
ofrecer el candidato.

PERFIL GERENTE
EL gerente es el ejecutivo, que estando por encima de toda la empresa, manda y
está al frente de la gestión de la empresa. El gerente, con independencia de las
otras personas que le ayuden en sus tareas o en quien tenga delegadas
determinada funciones, es el que dirige la empresa.

PERFIL
EDAD: Entre 30 y 40 años de edad
SEXO: Masculino o Femenino
ESTADO CIVIL: Casado o Soltero(a)
ESTUDIOS: Administrativos o afines
EXPERIENCIA: En Actividades del puesto a ocupar
ACTITUDES:
Acostumbrado a trabajar en equipo
Ser Objetivo
Actitud de Líder
Tener don de mando
Iniciativa Propia
Capacidad de Toma de Decisiones
FUCIONES:
Representación Legal de la Empresa
Dirigir las actividades Generales de la Empresa
Contratación de Persona Administrativo
Selección de Personal
Autorizar Ordenes de Compra
Dirigir a la Empresa en la marcha del negocio
Capacidad de Trabajo
Dotes de Escucha
Integridad Moral y Ética

ADMINISTRADOR (a)
PERFIL
EDAD: Entre 25 y 40 años de edad
SEXO: Masculino o Femenino
ESTADO CIVIL: Casado o Soltero(a)
ESTUDIOS: Administrativos o afines

80
 EXPERIENCIA: Experiencia de mínimo 2 años

Su Principal coordinación dentro de la organización es con la gerencia y con el

departamento de servicio de impresión y copiado; y con distintas ideas
publicitarias y comerciales para la organización.
DESCRIPCIÓN DEL CARGO A OCUPAR:
Se encargara de proporcionar al cliente una buena imagen corporativa para
general resultados.
DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA:
Encargada de diseñar distintas campañas publicitarias de acuerdo a las
temporadas en la cuales el flujo de clientes es mayor y sus ventas aumentan.
Selecciona los mejores medios publicitarios para atraer a los clientes, sugiere
ideas para un mejor servicio al cliente, capacita para mejorar continuamente el
servicio que se ofrece, de manera que se satisfagan las necesidades de demanda,
no obstante debe estar altamente calificado (a) para vigilar el desarrollo de otras
organizaciones que representen competencia para la empresa, además de esto
debe estar periódicamente en retroalimentación con la gerencia y hacer sus
respectivos cuestionarios.

CONTADOR(a)
PERFIL
EDAD: Entre 25 a 40 años de edad
SEXO: Masculino o Femenino
ESTADO CIVIL: Casado o a Soltero (a)
ESTUDIOS: Profesionales en Contaduría Publica o Carreras Afines.
EXPERIENCIA: Mínima de dos años

DESCRIPCION:
Efectuar los respectivos pagos referentes a los aportes de salud, pensión y
demás, liquidar la nomina de los empleados, hacer los distintos trámites para
contratación, afiliaciones, pago de impuestos. Para ello tener datos previos
como su aspiración salarial su experiencia en lo profesional , para obtener
dicho puesto ser una persona íntegra y con ética profesional.
DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA
Participa en la elaboración del presupuesto de legalización de ingresos y egresos,
junto con la dirección, realiza la sistematización de los procesos administrativos de
la empresa, mensualmente proporciona al despacho contable información
necesaria para la elaboración de la contabilidad.

ASESOR COMERCIAL Y DE PUBLICIDAD IMPRESIÓN Y COPIADO

PERFIL
EDAD: Entre 20 a 40 años de edad
SEXO: Masculino o Femenino
ESTADO CIVIL: Casado o a Soltero (a)
ESTUDIOS: Técnico en Diseño Grafico o Afines
EXPERIENCIA: Mínima de un año

81
DESCRIPCIÓN GENÉRICA:

Darle una buena imagen a la empresa y una buena asesoría y servicio de copiado
o bien sea de impresión y con el mejor servicio y disponibilidad.
RESPONSABILIDADES:

Llamar la atención del cliente hacia la empresa con un buen servicio, ser muy
responsable con cada trabajo que requiera el cliente, con tal de satisfacerlo y que
tenga una buena impresión de la organización.
DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA:

Crear nuevas ideas para que la empresa sobre salga en el mercado.

82
 7.4.2.2 PROCESO DE INDUCCION

Propósito
Lograr en la persona que va a ingresar y a laboral el conocimiento básico de la
Papelería y de la instalación, deberá observar en el desempeño de su labor para
contribuir a desarrollar el sentido de pertenencia.

Responsable
Administrador

Procedimiento y estándares
El proceso de inducción es desarrollado por el Administrador junto con los
expertos en la formación y en estrecha relación con todos los integrantes de la
Papelería. Se realiza a todo el personal de nuevo ingreso a la papelería y a los
trabajadores de la organización de forma periódica según las necesidades de
actualización de la información en forma de re inducción. La re inducción se
realizará anualmente como mínimo.

Consta de una parte fundamental:

1. Conocimiento de los tipos de desempeño y la operación general del cargo
al que es asignado el trabajador.

Se realiza la presentación de los objetivos del proceso de inducción.

Se realiza la presentación del programa de inducción.
En esta bienvenida se transmiten mensajes esenciales para decir al trabajador lo
que de él se espera, lo que significa trabajar en el establecimiento, etc.
Se comienza la transmisión de las informaciones básicas necesarias para el
trabajador.
Se comentan cuestiones tales como:
Propietario (a) de la instalación.
Principales representantes de la propiedad y la empresa que administra.
Nombre completo de la instalación y de los elementos que la constituyen.
Se hace mención a la Misión, Visión y Política General de Prinntech.
Insistir en la Filosofía, Valores, Cultura de Prinntech.
Los objetivos de trabajo del mismo.

Un aspecto de suma importancia es la información clara y precisa a los que están

haciendo parte de la inducción con especial énfasis en: normas internas de la
instalación, haciendo énfasis en el trato que deben tener con clientes y
compañeros de trabajo, la apariencia personal, el uso adecuado del uniforme,
temas de higiene y cualquier otro aspecto de especial importancia para su
adecuado desempeño.

83
Se entrega un material escrito sencillo en el que están consignados los aspectos
esenciales del comportamiento en la organización: Valores, normas internas y
servicios con sus horarios.
Se muestran a trabajadores con el uniforme correcto, se realizan pequeños
talleres de actitud y presencia personal etc.

Se desarrolla un recorrido por la instalación incluyendo las siguientes áreas:

Área de Caja
Recepción
Áreas de servicio
Accesos
Punto de venta

2. Presentación del departamento y de la persona encargada en dar la

inducción

Se desarrolla la etapa del proceso descrita al conocimiento de los estándares de

desempeño y preparándose previamente un programa de inducción enmarcando
en tiempo las siguientes actividades:
Presentación de la jefatura del departamento.
Presentación de donde será el lugar de trabajo, sus funciones, sus vínculos,
sus metas, etc.
Se realiza la descripción del puesto de trabajo (funciones, tareas,
responsabilidades, etc.)
Se realiza la presentación de la persona encargada (Tutor). del trabajador y
su plan de adiestramiento.

3. Seguimiento, control y evaluación del Proceso de Inducción

Se realiza la evaluación del proceso de inducción de la persona revisando si

cumplió los objetivos previstos, actualizándose el Contrato del Trabajador. Esta
evaluación se realizará al final del proceso la realizará la persona encargada de la
inducción en compañía con el jefe.

84
 7.4.2.3 NECESIDADES DE ENTRENAMIENTO

Constituye la función inicial, que consiste en el diagnostico de capacitación de los

colaboradores, estableciendo un inventarios de necesidades de acuerdo a ciertos
factores como la innovación tecnológica, la reducción de la mano de obra y
turnos de trabajo.

Los principales medios utilizados para la determinación de necesidades de

capacitación son:

Observación:

La observación permite apreciar los puntos débiles de los trabajadores,

verificando, donde haya evidencia de trabajo ineficiente, perdida excesiva de
materia prima (Papel, Tinta), numero acentuado de problemas disciplinarios, alto
índice de ausentismo, etc.

Durante la observación del cumplimiento de las rutinas de trabajo, hay que saber
detectar quien no entiende completamente una tarea y cuando la desempeña
incorrecta o deficientemente o da información incorrecta. La observación es una
las técnicas más utilizadas para el diagnostico de las necesidades de
capacitación.

Cuestionarios.

Investigaciones mediante cuestionarios y listas de verificación (check list) que

pongan en evidencia las necesidades de capacitación. Dentro de estas tenemos:

Encuestas al personal

Consiste en una serie de preguntas impresas que se hace al colaborador, para

conocer las necesidades de capacitación. Las encuestas deben tener espacio que
permitan al encuestado escribir sus criterios, vivencias, dificultades y
posibilidades, así como las respuestas concretas acerca de las áreas de
conocimientos que desea y necesita ser capacitado. Es conveniente preguntar al
personal si tiene necesidades de capacitación. Esto puede establecerse mediante
entrevistas o a través de encuestas que determinen con precisión diferentes tipos
de necesidades.

85
Solicitud de supervisores, jefes y gerentes:

Es una de las formas muy aceptadas, por cuanto el jefe o supervisor, conocen en
forma muy específica cuando el personal necesita capacitación, por los continuos
aciertos y errores que cometen los trabajadores en el cumplimiento de sus
responsabilidades, conocedores de esa realidad, los propios gerentes y
administradores se hacen propensos a solicitar capacitación para su personal

Entrevistas con supervisores, jefes y gerentes:

Tener contactos directos con supervisores y gerentes, con respecto a posibles

problemas solucionables mediante la capacitación, es una buena medida, ya que
ellos son conocedores del desarrollo y aplicación de los conocimientos, destrezas
y habilidades de los trabajadores en el cumplimiento de sus funciones y
responsabilidades. Los jefes inmediatos por lo general saben quien o no necesitan
ser capacitados.

Análisis de cargos:

Mediante esta técnica nos permite tener el conocimiento y la definición de lo que

se quiere en cuanto a aptitudes, conocimientos y capacidad, hace que se puedan
preparar programas adecuados de capacitación para desarrollar la capacidad y
proveer conocimientos específicos según las tareas, además de formular planes
de capacitación concretos y económicos y de adaptar métodos didácticos.

Revisar la descripción de funciones para cada cargo y señalar las habilidades

críticas que requiere la persona que ocupa el puesto. Si algún colaborador no
tiene los conocimientos necesarios para su posición, éstos deben incluirse en el
programa de capacitación y la persona que carezca de ellos debe asistir a los
módulos correspondientes del curso. Utilizar el plan de trabajo para asegurarse
que los objetivos de la organización serán tratados en la capacitación.

86
7.4.2.4 PROGRAMAS DE ENTRENAMIENTO Y CAPACITACION

SIMULACION: (juego de roles o dramatización) Recrear situaciones, procesos o

adversidades en grupo, entre los mismos compañeros y/o jefes, esto le permitirá al
personal identificar fallas y buscar correctivos.

COMPRADOR MISTERIOSO: Contratar un falso comprador que finge

circunstancias para evaluar el desempeño, se le hace saber al involucrado sus
posibles errores y como corregirlos.

ROTACION DE CARGO: Ubicar al personal en varias aéreas de la empresa o

distintos procesos por periodos determinados, con el fin de desarrollar en el
diferentes habilidades.

CAPACITACIONES:

Área de impresión: Dar instrucciones personalizadas a través de técnicos de

Ricoh Colombia, sobre mantenimiento básico de maquinas fotocopiadoras, cambio
de tóner, repuestos, atascos, manejo de residuos.

Área de ventas: Solicitar a proveedores o mercaderistas charlas con temas

como: Aplicación de pinturas, técnicas, precauciones, usos, almacenamiento,
exhibición, rotación de productos. Capacitación en el sistema de registro para un
máximo aprovechamiento de sus aplicaciones.

NUEVOS CONOCIMIENTOS: Actualizar a los empleados por medio de reuniones

periódicas con el objetivo de informar sobre nuevos servicios, productos, usos,
precios.

87
INSTRUCCIÓN EN EL CARGO: Dar tips y pautas para un registro mas rápido en
el sistema, impresiones de mejor calidad, sugerencias, advertencias. Proyectar
videos relacionados con corte y manipulación de papel, aprovechamiento de
material.

TRANSMISION DE INFORMACION: Proveer la información necesaria acerca de

la empresa, productos, servicios, políticas, reglamento interno, misión, visión.
Dictar conferencias sobre servicio al cliente.

88
 7.4.2.5 EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

Mediante la evaluación del desempeño es posible descubrir los aciertos y

desaciertos en la realización de las tareas y responsabilidades de los trabajadores
allí se determinará el nivel satisfactorio, o no del cumplimiento de sus
obligaciones, por lo que se determinará el reforzamiento en sus conocimientos .

FORMULARIO PARA LA EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO

FED-1 GRUPO LABORAL 1:

ESTRATO OCUPACIONAL:  TÉCNICO  PROFESIONAL  GERENCIAL

SERVIDORES (AS) CON RESPONSABILIDAD DE JEFATURAS

A. IDENTIFICACIÓN DEL COLABORADOR (A) Y SUS SUPERIORES

Nombre:_______________________________________________ Cédula:__________________
Cargo:____________________
Nombre del jefe inmediato:_______________________________ Cargo: ____________________

B. DIMENSIONES Y NIVELES DE DESEMPEÑO

Marque con una X el nivel que mejor corresponda al desempeño del colaborador (a).

NIVELES 1 2 3 4 5
1. COMUNICACIÓN ADECUADA

NIVELES 1 2 3 4 5
2. CAPACIDAD DE PLANIFICACIÓN

NIVELES 1 2 3 4 5
3. LIDERAZGO

NIVELES 1 2 3 4 5
4. PENSAMIENTO ESTRATEGICO

NIVELES 1 2 3 4 5
5. ETICA

Fecha: ______________ Firma del Jefe inmediato_____________________________

89
C. OPINIÓN DEL COLABORADOR (A) EN RELACIÓN CON LA RESOLUCIÓN DE LA EVALUACIÓN DE SU DESEMPEÑO
El día de hoy recibí y leí la Resolución de mi Evaluación de Desempeño y manifiesto:
( ) Conformidad con la Resolución.
( ) No conformidad con la Resolución, por lo que solicito una entrevista con el superior de mi jefe inmediato, dentro
de los tres días hábiles siguientes a la presentación de mis objeciones.

Fecha:___________________ Firma:______________________________
Una vez comunicado a mi colaborador(a) el resultado de la evaluación y enterado su posición con respecto a éste,
firmo a los ________días del mes de __________________de 20_______

Firma del Jefe inmediato:_____________________________________________

(En caso de No conformidad pase al APARTADO D)

D. OBSERVACIONES DEL SUPERIOR DEL JEFE INMEDIATO

Luego de analizar el expediente del desempeño, escuchar al colaborador(a) y al jefe inmediato resuelvo:
( ) Ratificar la Resolución de la evaluación.
( ) Modificar la Resolución de la evaluación de la siguiente manera

E. JUSTIFICACIONES Y OBSERVACIONES GENERALES DE LA JEFATURA

F. CAPACITACIÓN Y OTRAS MEDIDAS DE MEJORAMIENTO

Con base en los niveles de desempeño anteriormente indicados propongo que el servidor participe en:
1. Un plan de capacitación en:
2.Otro (s):

90
 FORMULARIO PARA LA EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO

FED-2 GRUPO LABORAL 2:

ESTRATO OCUPACIONAL:  TÉCNICO  PROFESIONAL

A. IDENTIFICACIÓN DEL COLABORADOR (A) Y SUS SUPERIORES

Nombre:_______________________________________________ Cédula:__________________

Cargo:___________________

Nombre del jefe inmediato:________________________________ Cargo:___________________

B. DIMENSIONES Y NIVELES DE DESEMPEÑO

Marque con una X el nivel que mejor corresponda al desempeño del colaborador (a). (Ver la Guía de
aplicación para la Evaluación del Desempeño)

NIVELES 1 2 3 4 5
1. ORIENTACIÓN A LA CALIDAD
PUNTOS

NIVELES 1 2 3 4 5
2. ORIENTACIÓN A RESULTADOS
PUNTOS

NIVELES 1 2 3 4 5
3. CRITERIO
PUNTOS

NIVELES 1 2 3 4 5
4. INNOVACIÓN AL CONOCIMIENTO
PUNTOS

NIVELES 1 2 3 4 5
5.CREDIBILIDAD TECNICA
PUNTOS

91
D. OPINIÓN DEL COLABORADOR (A) EN RELACIÓN CON LA RESOLUCIÓN DE LA EVALUACIÓN DE SU DESEMPEÑO

El día de hoy recibí y leí la Resolución de mi Evaluación de Desempeño y manifiesto:

( ) Conformidad con la Resolución.

( ) Disconformidad con la Resolución, por lo que solicito una entrevista con el superior de mi jefe inmediato,
dentro de los tres días hábiles siguientes a la presentación de mis objeciones.

Fecha:___________________ Firma:______________________________

Una vez comunicado a mi colaborador(a) el resultado de la evaluación y enterado su posición con respecto a
éste, firmo a los ________días del mes de __________________de 20_______

Firma del Jefe inmediato:_____________________________________________

(En caso de disconformidad pase al APARTADO E)

E. OBSERVACIONES DEL SUPERIOR DEL JEFE INMEDIATO

Luego de analizar el expediente del desempeño, escuchar al colaborador(a) y al jefe inmediato resuelvo:

( ) Ratificar la Resolución de la evaluación.

( ) Modificar la Resolución de la evaluación de la siguiente manera

F. JUSTIFICACIONES Y OBSERVACIONES GENERALES DE LA JEFATURA

G. CAPACITACIÓN Y OTRAS MEDIDAS DE MEJORAMIENTO

Con base en los niveles de desempeño anteriormente indicados propongo que el servidor
participe en:

92
1. Un plan de capacitación en:

2.Otro (s):

93
 8.0 ÁREA DE MERCADEO

8.1 INVESTIGACION DE MERCADOS

Aunque existen muchas y variadas definiciones de lo que es mercadeo, se puede definir

como el proceso de investigar las preferencias, gustos y necesidades de un grupo
previamente seleccionado para promover, vender y distribuir productos que satisfagan las
necesidades de éstos de manera que consuman regularmente los mismos. El mercadeo
tiene como objetivo principal favorecer el intercambio entre dos partes que ambas resulten
beneficiadas. Según Philip Kotler, se entiende por intercambio «el acto de obtener un
producto deseado de otra persona».

A continuación se desarrolla la investigación de mercado de la empresa PRINNTECH que

busca desarrollar un plan que le permita obtener crecimiento y rentabilidad:

OBJETIVO DEL PLAN DE MERCADEO

El conjunto de herramientas tácticas de la mercadotecnia busca lograr un determinado

resultado en el mercado meta, como influir positivamente en la demanda, generar ventas,
entre otros, constituyéndose en la estructura básica de diversos planes de marketing, tanto
de grandes, medianas como de pequeñas empresas, admitiendo la globalización de los
negocios y el creciente reconocimiento de la importancia de la retención del cliente.

.TIPOS MERCADO

MERCADO DE CONSUMO: PRINNTECH ofrece productos y servicios para consumo

inmediato o duradero, como: Artículos de papelería, oficina, arte, arquitectura, ingeniería,
servicios de impresión laser y de inyección, fotocopiado, encuadernación, en donde el
cliente paga por un bien determinado. Las amas de casa, estudiantes, ejecutivos, pintores,
son los clientes más frecuentes.

MERCADO DE SERVICIO: El cliente adquiere bienes intangibles, en medios magnéticos o

en el correo personal, como: Servicio de asesoramiento, diseño de páginas web y tarjetería,
montajes, delineamiento arquitectónico, arreglos de archivo, scanner, envío de correo

94
electrónico, servicio de fax. El cliente potencial son estudiantes de diseño de modas, diseño
grafico, ingeniería civil, industrial, electrónica, arquitectura y empresas en general.

MERCADOS INSTITUCIONALES: Los clientes realizan trabajados de fotocopiado para

presentar licitaciones para la adjudicación de contratos, las empresas solicitan pedidos de
papelería para consumo en sus distintas dependencias, proveemos insumos para
impresoras (tóner, resmas de papel) a hogares, escuelas de arte, clínicas, oficinas y
empresas constructoras, de diseño de interiores, oleoductos.

FORMAS DE MERCADO

MERCADEO DE NICHOS: Universidad EAN, se tiene convenio de descuento en los

servicios de impresión para estudiantes de esta institución, presentando el carnet.

MERCADEO DIFERENCIADO: El mercado para empresas se hace a través de asesoría

comercial y correo electrónico. El mercadeo para estudiantes universitarios se desarrolla
por medio de volantes, afiches e internet

MERCADEO DIRECTO: Asesoría Comercial y Correo Electrónico, se visitan empresas con

el fin de llegar al cliente de una manera más rápida y personalizada.

MERCADEO DIRECTO INTEGRADO: Distintas opciones de arribar y persuadir al cliente

como: Asesoría Comercial, Correo Electrónico, Tomas de almacén de diferentes marcas,
página web, volantes.

OPORTUNIDADES DE MERCADO PARA PRINNTECH

PRINNTECH tiene posibilidades de expansión para aprovechar el mercado futuro:

Trabajar referidos a través de convenios con otras empresas para ofrecer nuestros
productos y servicios y de esta manera darse a más a conocer.

Fortalecer la venta de insumos importados para oficina como tóneres y cartuchos de

impresión para empresas extranjeras que ven con el TLC más oportunidad de
negocio en el país.

Obtener tecnología de punta con el fin de ahorrar costos de producción, optimizar

recursos y maximizar ganancias.
95
 Apertura de otros servicios como recarga de tóner y cartuchos de impresión que le
permita al cliente tener más variedad en los servicios.

Ofrecer a las empresas asesoría publicitaria con diseño de páginas web, elaboración
de brochurs y diseño de imagen corporativa.

INFORME ENCUESTA CLIENTES

Con el fin de conocer las preferencias y hábitos de consumo de los clientes actuales y
potenciales se aplico una encuesta a 45 personas, 30 empresas y 15 personas naturales,
entre jóvenes y adultos de 15 a 55 años correspondientes al estrato 3, 4, 5 y 6 del sector el
Nogal ,localidad de Chapinero. Se llevo a cabo durante dos días en las horas de la mañana,
en los alrededores del Centro Comercial Andino y Unilago, a la salida de la universidad
EAN. La mayoría de los clientes fueron interrogados por correo electrónico. La encuesta
nos permitirá definir sus principales características y aspectos de su comportamiento, ya
que las circunstancias políticas, sociales, culturales, sicologicas tienen cierta influencia en
la compra que se deben tener en cuenta.

ENCUESTA ANEXO 1 (PLANTILLA de Word)

TAMAÑO DE LA MUESTRA

Para determinar el tamaño de la muestra, es decir, el número de encuestas que se

realizaron, se tomó en cuenta la siguiente información:

 el mercado objetivo, el cual estuvo conformado por hombres y mujeres de 15 a 55

años de edad, de la zona de chapinero,( barrio El Nogal) la cual está conformada por
una población de 122.089 habitantes, según fuentes estadísticas externas.

 un nivel de confianza de 95% y un grado de error de 5% en la fórmula de la muestra.

TAMAÑO DE LA
N MUESTRA

96
 TAMAÑO DE LA
N 267 POBLACION

# DE DESVIACIONES
Z 1.96 ESTÁNDAR

0.25 VARIANZA MUESTRAL

E 0.07 ERROR MUESTRAL

n =

E2 +

Z2 N

n = 45

N* = 7’363.782

Ficha Técnica

Error 6.50%

Confianza 95%

Poblacion 267.00

97
Los datos que se tuvieron en cuenta para la encuesta son:

UNIVERSO: (Bogotá) 7’363.782 Habitantes Según cifras DANE 2010.1

LOCALIDAD: (Chapinero) 122.089 Habitantes

MUJERES: 67.148

HOMBRES: 54.940

UPZ 88: (El Refugio) 29.931 Habitantes

POBLACION FLOTANTE CHAPINERO: 1’200.000 Habitantes diarios aproximadamente.

POBLACION FLOTANTE UPZ: 240.000 Habitantes diarios aproximadamente.

POBLACION ESTRATO 3, 4, 5 Y 6: 237.600 Habitantes.

POBLACION ENTRE 15 Y 55 AÑOS: (Estudiantes universitarios y Clientes corporativos)

73.253 Habitantes

CLIENTES POTENCIALES: 73.253

MERCADO META : Los habitantes de la localidad de Chapinero: 122.089

RESULTADOS DE LA INVESTIGACION

PERFIL DEL CLIENTE

De acuerdo al análisis realizado en Prinntech se observan dos tipos de perfiles de cliente

corporativo y de ventas mostrador. Los principales clientes del servicio de fotocopiado es la
población flotante de empresas de arquitectura, constructoras, oleoductos, clínicas,
estudiantes de la EAN y la Universidad pedagógica y amas de casa ubicados en diferentes
puntos del sector. Corresponden a hombres y mujeres de estrato 4, 5 y 6, con una
educación media y superior, en edades entre los 17 y 55 años aproximadamente, con
ingresos que oscilan entre 2 salarios mínimos legales vigentes en adelante. La mayoría de

98
los estudiantes universitarios son solteros, mientras que un gran porcentaje de los
ejecutivos y empleados de las distintas empresas son casados.

Los clientes corporativos en la mayoría de las ocasiones están de acuerdo con los precios y
exigen calidad en los productos y agilidad en el servicio, realizando pagos preferiblemente a
crédito o con tarjeta debito. Los estudiantes y las amas de casa son un poco mas pacientes
en la espera del servicio, buscan productos genéricos y más económicos que satisfagan
sus necesidades a un precio más bajo, les interesan las promociones y descuentos, la
forma de pago más común es en efectivo.

VENTAJAS

Por lo antepuesto se evidencian ventajas al conocer los tipos de cliente de la empresa en

mención, actuales y potenciales, es muy importante de manera que al saber cuáles son sus
gustos, preferencias, así como su ubicación, clase social, educación y ocupación, entre
otros aspectos, la papelería puede ofrecer los productos que ellos desean buscando el
precio más adecuado; lo que llevaría a aumentar las ventas y a mantener la satisfacción de
los clientes para lograr su preferencia, minimizando recursos y mejorando el servicio.

CLIENTES POTENCIALES

Habitantes de la localidad de Chapinero en edades comprendidas entre 15 y 55 años.

Empresas de la ciudad de Bogotá.

Estudiantes universitarios de las instituciones cercanas.

Estudiantes de colegios del sector.

CONCLUSIONES

El 80% de los encuestados corresponde a empresas de la zona de chapinero y de la

ciudad de Bogotá, del sector de la salud, educativo, de diseño, arquitectura, entre otros. El
20% pertenece a estudiantes universitarios, amas de casa y población flotante del sector.

El 53% de los encuestados expresan no conocer la papelería PRINNTECH por lo que se

requiere un plan de mercadeo efectivo buscando mayor reconocimiento. Se debe analizar
la ubicación del local y hacer más publicidad.

99
Según los datos de la encuesta las principales competencias para la empresa son Auros
con 36% y Panamericana con un 31% de reconocimiento, que fueron conocidas por
amigos y contactos empresariales especialmente.

Las fotocopias e impresión laser son los servicios más utilizados, igualmente que los
productos de papelería y oficina son los que adquieren con mayor frecuencia; por tal
concepto el 53 % invierte un presupuesto de más de 50 mil pesos, mientras que el 38 %
entre 20 mil y 50 mil pesos.

La mayoría de los encuestados, correspondiente al 27% utilizan los servicios entre 1 y 3

días a la semana, contrario al 9% que los utiliza únicamente los fines de semana.

Un gran porcentaje 42% afirma que la calidad, el profesionalismo, el precio entre otros, son
aspectos muy importantes que valoran a la hora de comprar, siendo los primeros las
características con mayor calificación.

Del público encuestado, el mayor porcentaje (40%) asegura que casi siempre le
proporcionan un servicio óptimo y adecuado de acuerdo a sus necesidades, el mismo
porcentaje considera como bueno la tecnología y medios con los que cuentan.

La encuesta nos permitió evidenciar las costumbres, conductas y gustos de los

consumidores que conforman el publico objetivo y de ese modo establecer la factibilidad de
lanzar nuevos productos y/o servicios al mercado, diseñar posibles estrategias para llegar a
él e identificar la competencia, sus ventajas y desventajas. Esta herramienta nos ayuda a
determinar un pronóstico de ventas al conocer cuántos clientes utilizan nuestros servicios,
cuanto presupuesto gastan en dicho concepto, con qué frecuencia lo hacen. Es necesario
conocer lo que el cliente desea, su opinión sobre los productos y /o servicio y en general las
expectativas que tienen de este para buscar otras posibles opciones que lo satisfagan.

100
 INVESTIGACION DE LA MEZLCA DE MERCADO

Se realizo una investigación tomando como referencia un producto y servicio de la papelería

Prinntech: Fotocopias y resmas.

ESTRATEGIAS DEL PRODUCTO

Características de las Fotocopias: Pueden ser a color o blanco y negro, reducidas,

ampliadas o al tamaño, en carta, oficio o tabloide, la calidad depende del tóner de la
maquina y el servicio técnico de la misma. Cuando la fotocopiadoras evidencian algunas
fallas técnicas se producen averías bien sea porque se atasquen, se plieguen o no realicen
el proceso de quemado, en estos casos se presentan reclamaciones y se deben repetir en
otra máquina. Son utilizadas para archivo, licitaciones o simplemente lectura. Pese a la
inversión en repuestos, insumos y mantenimiento tiene un buen margen de utilidad.

Características de las Resmas: Existe variedad de marcas como: Reprograf, office depot,
panamericana, dispapeles, carton prinnt, Xerox, en gramajes de 75 y 90, tamaño carta,
oficio y tabloide algunas pueden ser satinadas para impresiones de mejor calidad., el pago
efectivo o tarjeta. Su presentación única es de 500 hojas por empaque, se utiliza
principalmente en color blanco, sin embargo también ofrecen colores fuertes y pasteles.
Este producto por sus características no genera reclamaciones, a menos que sea por
concepto de precio, que varía de acuerdo a la marca y la cantidad que se compre ya que se
obtiene descuento por parte de los proveedores determinadas por el número comprado
Características de Imp. Laser pliego: Únicamente es laser y en blanco y negro, se puede
imprimir en otros tamaños, según archivo. La calidad está sujeta al modelo y marca de la
maquina (fotoplano), los gramajes del papel son 75 y 115. El servicio técnico retrasa la
entrega de impresiones puesto que es demorado y se requiere de personal idóneo en esta
área.

ESTRATEGIAS DE PRECIO

101
Las variables que influyen para determinar el valor de fotocopias, resmas e impresiones
laser pliego son: Precio de Dólar, importación de algunos repuestos e insumos (tóner),
servicio técnico, personal calificado para el mismo, pago oportuno de clientes crédito que
faciliten la compra de cierta cantidad de resmas, lista de precios diferente para cliente
natural y corporativo, desperdicio de papel por averías, retraso o incumplimiento de pedidos
por parte del proveedor correspondiente

Los productos se pueden adquirir con varias formas de pago como: Efectivo, crédito, tarjeta
debito o crédito, cheque, transferencia.

Para la adquisición de crédito con PRINNTECH se deben presentar algunos documentos

como: Copia cedula del representante legal, cámara de comercio, Rut, formulario
diligenciado. Los pagos son a 30 dias.

ESTRATEGIAS DE PROMOCION

Para dar a conocer las fotocopias, resmas e impresiones se entregan volantes, se publican
información de sus beneficios en la página web o en afiches. Además en las visitas a las
empresas se ofrece el portafolio de productos y servicios invitando a los clientes a adquirir
el formulario para obtener crédito con PRINNTECH.

Las fotocopias están codificadas en una lista de precios según la cantidad, de esta manera
se ofrece descuento directo en la factura, mientras que el valor del fotoplano es estable
puesto que es similar al de la competencia, al igual que las resmas no aplican descuento.

ESTRATEGIAS DE LA PLAZA O CANAL

Las resmas son distribuidas por empresas con el mismo nombre, el tiempo de entrega
generalmente es de dos días, la compra se realiza por medio de una orden de compra. En
cuanto a las impresiones de pliego intervienen proveedores distintos para el papel, los
repuestos y el tóner.

La compra está sujeta a ciertas características de empaque: Las resmas se adquieren por
cajas de 10 unidades, de 500 hojas cada una. Pese a que la mayoría de las fotocopiadoras
poseen 3 bandejas para los respectivos tamaños, el más usado es el carta, ya que casi
todos los documentos se utilizan en este.

La presentación de los rollos de papel bond para el fotoplano es de 50 metros por 91 cms
de ancho, cada caja contiene 4 unidades, el mínimo de factura es de $ 200.000. El surtido
llega a la empresa en camiones.

102
 El manejo de inventario se lleva a cabo en el sistema de registro a través del ingreso de la
factura de compra y sus respectivos registros en las ventas diarias, donde se puede auditar
y verificar sus movimientos.

EMPRESAS QUE VENDEN EL MISMO PRODUCTO Y/O SERVICIO

Comercial papelera, Office depot, Auros, Panamericana, las papelerías del sector.

Los productos en mención aunque tienen bastante publico siendo muy conocidos en el área
empresarial y universitario ya que permiten cubrirles algunas necesidades, con un manejo
pertinente del inventario, mejor exhibición y almacenamiento, según sea el caso, pueden
llegar a posicionarse de manera optima en ventas.

POSICIONAMIENTO DEL PRODUCTO EN EL MERCADO

Las resmas, fotocopias e impresiones de pliego blanco y negros son productos y servicios
comunes adquiridos por sus clientes principales como: estudiantes y empresas por lo que
es de alto consumo, también amas de casa y ejecutivos en menor proporción. Por lo tanto
se convierten en productos esenciales en el desarrollo de las actividades de las oficinas y
los trabajos universitarios.

Adicional a la investigación se planteo un plan estratégico para PRINNTECH:

ESTRATEGIAS DE DIFERENCIACION

Diferenciación por precio: Optimizar los costos y los procesos, de forma que se
pueda garantizar la rentabilidad a pesar de ofrecer los precios más bajos.

Diferenciación por innovación: Invertir en un sistema de registro con el fin de ser más
rápidos, consolidando información de manera más eficiente. Obtener maquinaria de
última tecnología buscando calidad en las impresiones.

ESTRATEGIAS DE DIVERSIFICACION

Diversificación concéntrica: Incorporación de nuevos productos o servicios como

recarga de tóner o cartuchos de impresión, elaboración de sellos, venta de muebles
de cómputo, sala de internet.

103
 Diversificación horizontal: Incorporación de productos o servicios no relacionados con
la empresa como venta de alimentos, servicio de cafetería, venta de vinos y cocteles,
servicio de mensajería.

ALIANZAS

Alianza de Prinntech con Fotomoriz: Prinntech aporta tecnología y Fotomoriz

personal especializado para ofrecer servicio técnico a fotocopiadoras, plotter e
impresoras.

Tercerizar funciones como el aseo, la mensajería, la contabilidad, la seguridad,

capacitación para los empleados.

INVESTIGACIÓN DE LA MEZCLA DE MERCADO

DEFINICIÓN DEL NEGOCIO

La razón de ser de PRINNTECH SAS es cubrir las necesidades en impresión, insumos de

papelería y oficina. Creatividad.

PERFIL DEL CLIENTE

Se observa que los principales clientes del servicio de fotocopiado de PRINNTECH es la

población flotante de empresas de arquitectura, constructoras, oleoductos, clínicas,
estudiantes de la EAN y la Universidad pedagógica y amas de casa ubicados en diferentes
puntos del sector. Corresponden a hombres y mujeres de estrato 4, 5 y 6, con una
educación media y superior, en edades entre los 17 y 55 años aproximadamente, con
ingresos que oscilan entre 2 salarios mínimos legales vigentes en adelante. La mayoría de
los estudiantes universitarios son solteros, mientras que un gran porcentaje de los
ejecutivos y empleados de las distintas empresas son casados.

Los clientes corporativos en la mayoría de las ocasiones están de acuerdo con los precios y
exigen calidad en los productos y agilidad en el servicio, realizando pagos preferiblemente a
crédito o con tarjeta debito. Los estudiantes y las amas de casa son un poco mas pacientes
en la espera del servicio, buscan productos genéricos y más económicos que satisfagan
sus necesidades a un precio más bajo, les interesan las promociones y descuentos, la
forma de pago más común es en efectivo.
104
 CLIENTES POTENCIALES

UNIVERSO: (Bogotá) 7’363.782 Habitantes Según cifras DANE 2010.

LOCALIDAD: (Chapinero) 122.089 Habitantes

MUJERES: 67.148

HOMBRES: 54.940

UPZ 88: (El Refugio) 29.931 Habitantes

POBLACION FLOTANTE CHAPINERO: 1’200.000 Habitantes diarios aproximadamente.

POBLACION FLOTANTE UPZ: 240.000 Habitantes diarios aproximadamente.

POBLACION ESTRATO 3, 4, 5 Y 6: 237.600 Habitantes.

POBLACION ENTRE 15 Y 55 AÑOS: (Estudiantes universitarios y Clientes corporativos)

73.253 Habitantes

Para un total de 73.253 Clientes Potenciales

PUNTO DE EQUILIBRIO

PE= COSTOS FIJOS

PRECIO VENTA-PRECIO PRODUCCION

PRODUCTOS: Fotocopias, Resmas, Impresión laser pliego

COSTOS FIJOS TOTALES: 15’000.000

105
1 PARTICIPACION FOTOCOPIAS: 70%

2 PARTICIPACION RESMAS: 5%

3 PARTICIPACION IMP. LASER PLIEGO: 25%

1 FOTOCOPIAS

PE= $ 10’500.000 = 1.750

$100 - $40

2 RESMAS

PE= $75O.000 = 163

$ 10.500 - $ 5.900

3 IMP.LASER PLIEGO

PE= $ 3’750.000 = 1.562

$5.000 – $ 2.600

ESTRATEGIAS

Incorporación de nuevos productos relacionados como la venta de muebles de

cómputo o accesorios de tecnología.
Implementar servicios como recarga de tóner o cartuchos de impresión, elaboración
de sellos, sala de internet, corte laser.
Agregación de productos o servicios no relacionados con la empresa como venta de
alimentos, servicio de cafetería, venta de vinos y cocteles, servicio de mensajería,
venta de libros y revistas.
Alianza de Prinntech con empresas como Fotomoriz: Prinntech aporta tecnología y
Fotomoriz personal especializado para ofrecer servicio técnico a fotocopiadoras,
plotter e impresoras.
Realizar talleres de arte gratuitos por la adquisición de los artículos (oleos, acrílicos,
pinceles, lienzos) a estudiantes y amas de casa.
106
Visitar escuelas de arte para dejar volantes, que al presentarlo le genera un
descuento en un bono para una próxima compra de artículos de arte.
Fidelización de clientes a través de la base de datos llevando a cabo sorteos o rifas
entre ellos.
Ofrecerle al cliente que realice impresiones de pendones, corte y vinilo adhesivo la
respectiva instalación en su casa u oficina.
Si el cliente trae cartuchos de impresoras vacios dar un 5% de descuento en la
compra de un juego nuevo (color y negro), los vacios serán recargados nuevamente
en el punto de venta, dichos cartuchos se aprovecharan para sacar un una línea de
cartuchos genéricos con marca propia.
Acumular puntos por compras superiores a cien mil pesos en servicios de impresión
y fotocopiado que serán redimidos en combos de papelería u oficina.
Apertura de un nuevo local en la zona de chapinero cerca a universidades,
programando con ayuda de los proveedores eventos especiales para impulsar
productos específicos y que conozcan el local.
Alianzas con los proveedores para dar obsequios por la compra de ciertos productos.
Ofrecer descuentos por temporadas, por ejemplo en entregas de las universidades o
inicio de actividades escolares, brindado ofertas 2x1, docenas de catorce, combos de
diferentes líneas, mitad de precio en un segundo artículo.
Colocar anuncios publicitarios en la moto de domicilios dejando brochur con
información de los productos y servicios en cada entrega.
Crear catálogos de impresión con diferentes tipos de papeles, y folletos con
productos de oficina y papelería para informar de manera oportuna al cliente.

107
8.4. EVENTOS

8.4.1 ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

La realización de eventos en la empresa PRINNTECH es parte importante para el

reconocimiento de esta para mejorar la satisfacción de los clientes.

A la hora de realizar un evento debemos tener en cuenta factores como lo son: el objetivo,
numero de participantes, lugar, planeación, organización, ejecución y evaluación el evento.

Se realizara un evento de Reinauguración.

TIPO DE EVENTO

Reinauguración

OBJETIVO

Se propone como oportunidad para consolidar vínculos y fortalecer el equipo de trabajo

con los proveedores, presentar cambios importantes dentro de la empresa como la
reestructuración, dar a conocer el portafolio de productos y servicios a nuevos clientes.

PUBLICO

Empresas y estudiantes de estrato 4, 5 y 6, proveedores de las distintas marcas,

transeúntes del sector.

ESPACIO FISICO

Instalaciones de la empresa.

DURACION

6 horas, en dos días diferentes.

108
 PRESUPUESTO

Los gastos en los que se incurrirá para el desarrollo de dicha actividad son los siguientes:

CONCEPTO

Fotocopias y papelería

Impresión de volantes

Promoción y publicidad

Rifas y obsequios ( gorras, camisetas, kits escolares, artículos de oficina)

Sonido Y medios audiovisuales

Decoración

Pasa bocas

Costo

RECURSOS HUMANOS

El comité organizador estará conformado por: Gerente, Administrador, Ejecutivo de cuenta.

Limitando las responsabilidades así:

Gerente : contactar los representantes de las marcas que participarían en

el evento, evaluar el evento.

Ejecutivo de cuenta : Establecer fecha, duración, información de los volantes.

Administrador : Coordinar las actividades que se llevaran a cabo antes y

durante el evento.

ACTIVIDADES

109
Bienvenida a los invitados, presentar personas, supervisar el curso del evento,

EVALUACION DEL EVENTO

Se utilizara una lista de chequeo para medir el éxito de la reinauguración.

8.5 SERVICIO AL CLIENTE

Debemos crear la necesidad de establecer estrategias para incrementar la fidealización de

los clientes, lo cual motivara para un acercamiento entre ambas partes, incitándolos así a
que su preferencia por los servicios, se mejore.

Todo ello se conseguirá conociendo al cliente, dado que la información, permite conocer las
necesidades de los clientes de una forma individual para así lograr la satisfacción,
mediante la construcción de relaciones personales que duren con el tiempo, para el
beneficio mutuo y de manera rentable, con lo cual se inicia el proceso de fidelización.

El plan de Servicio al Cliente para su fidelización será la base para el resto de los planes,
teniendo en cuenta las verdaderas demandas deseos y necesidades de los clientes.

El de Servicios al Cliente para el incremento de su fidelización será:

La Comunicación frecuente con los clientes: Comunicando al cliente los servicios prestados
por la papelería con una diferenciación con relación a otros competidores.

Durante la prestación de Servicio: (Clientes que se encuentren utilizando el servicio), para lo

cual será necesario interactuar con ellos, para lograr la satisfacción y no esperar que al final
del servicio, para comprobar si quedó o no satisfecho.

Posteriormente a la prestación del servicio; Comprobar que si se alcanzo los indicadores del
nivel de servicio planificados.

El plan de Servicio al Cliente se diseño con el objetivo de incrementar su fidelización de los

clientes frecuentes con los que cuenta la papelería, para generar periodicidad en el uso de
los servicios, y así también, que a través de los clientes, se logre referenciar los buenos
servicios prestados.

110
OBJETIVO GENERAL:

Diseñar un plan de Servicio al Cliente para el incremento de la fidelización de los

clientes de la PAPELERIA PRINNTECH S.A.S.

OBJETIVOS ESPECIFICOS:

Mejorar las estrategias de servicio al cliente, orientadas al incremento de la

fidelización de los clientes de la papelería, con lo que se generaran ingresos
continuos para la empresa.
Proporcionar un instrumento que permita al personal de la empresa, la generación de
ideas para implementar iniciativas que conlleven a la satisfacción del cliente y su
posterior fidelización.
Ofrecer una herramienta que mejore la imagen de la empresa a través de un servicio
al cliente más acorde a las necesidades de los mismos y les motive a dar
recomendaciones de los servicios recibidos en la papelería.

8.5.2 FIDELIZACIÓN AL CLIENTE

Las bases para establecer una estrategia de fidelización de los clientes están comprendidas
en el conocimiento de los clientes y la satisfacción, con productos y/o servicios, de ahí su
importancia.

La importancia del plan de servicio para incrementar su fidelizacion, radica también en

algunos factores:

Contribuye a mejorar la imagen de la papelería: Ayudara a impulsar los atributos de la

papelería en su sector de actividad y/o incrementara la popularidad de la misma.

Genera Beneficios Económicos: Facilita la creación de oportunidades para incrementar las

ventas, mejorar la oferta actual y mejorar el posicionamiento competitivo.
111
Para la elaboración de la propuesta de solución se diseñaron las estrategias idóneas para
alcanzar los objetivos trazados, cuya implementación ayudará a brindar un mejor servicio al
cliente, para incrementar la fidelización de los mismos.

Se apoyara en estrategias tanto de servicio al cliente como de fidelización, entre las cuales
podemos mencionar:

ESTRATEGIAS DE SERVICIO AL CLIENTE

Atención al Cliente
Control de Calidad del Producto o servicio Ofrecido
Beneficios para los empleados

ESTRATEGIAS DE FIDELIZACION

De fidelización (Promociones)
Atención Quejas y Reclamos
Contacto Frecuente con el Cliente

La implementación de las diferentes estrategias estará a cargo del personal de la papelería.

112
 DISEÑO DE ESTRATEGIAS DEL SERVICIO AL CLIENTE

ESTRATEGIA 1

NOMBRE : Mejora de los Servicio Ofrecidos por la papelería

OBJETIVO : Brindar un Servicio Calificado por medio de un adecuado control en los

procesos requeridos en cada área.

IMPORTANCIA : Ganar prestigio debido a la prestación de servicios eficientes.

ESTRATEGIA 2

NOMBRE : Pagina WEB al Servicio del Cliente

OBJETIVO : Crear un acceso en la pagina web que permita la interacción con el

cliente.

IMPORTANCIA : Lograr que la pagina web no sea un sitio únicamente para

Publicidad y promoción de los servicios prestados por la papelería, si

no que sea un medio para conocer las exigencias, comentarios y
expectativas que el Cliente tenga sobre los servicios ofrecidos.

ESTRATEGIA 3

NOMBRE : Renovando Imagen

OBJETIVO : Ofrecer instalaciones modernas para los clientes y que ello genere su
preferencia y constancia en el uso de los servicios.

IMPORTANCIA : Crear una buena imagen en los clientes lo cual les motive a
recomendar el lugar.

ESTRATEGIA 4

113
NOMBRE : Personal Calificado

OBJETIVO : Motivar a los empleados hacia la mejora de la calidad de servicio.

Llevar a cabo comunicaciones eficaces y eficientes con el cliente.

Mejorar la calidad de servicio percibida por los clientes

Controlar las situaciones conflictivas con el cliente y reducir su

probabilidad de concurrencia.

IMPORTANCIA : El empleado se sienta enfocado en brindar una eficiente y apropiada

atención al cliente, que propicie su satisfacción y lealtad.

114
 9.ÁREA DE OPERACIONES

9.1 CADENA DE VALOR

INFRAESTRUCTURA DE LA EMPRESA

Está ubicada en la Carrera 11 No. 80-27, en el primer piso de un edificio residencial del
barrio El Nogal, sin embargo es apto para realizar el proceso de la papelería PRINNTECH
S.A.S. El área del local es de 85 mts 2 aproximadamente, por lo que cuenta con espacio
suficiente para realizar las actividades de fotocopiado, encuadernación, digitación, servicio
de impresión, venta de artículos de papelería, arte, arquitectura, diseño.

El Local permite atender entre 40 y 50 clientes entre las diferentes áreas, cabe resaltar que
la mayoría de los mismos se atienden telefónicamente y a través de correo electrónico.

Teniendo en cuenta el flujo de clientes en la sección de impresión, la capacidad del área

es reducida; mientras que en la sección de ventas mostrador hay una área extensa con
poca demanda de clientes.

DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS

Es la Gerente de la papelería quien selecciona el personal que cumple con los requisitos
para realizar las actividades de fotocopiado, encuadernado, digitación, plotter, servicio de
115
impresión y asesoría comercial, recibe los recaudos de las ventas diarias, autoriza
permisos, vacaciones o días libres, autoriza el pago a proveedores, aprueba créditos a
clientes.

La Administradora coordina el horario de los empleados, supervisa el cumplimiento de las

distintas funciones asignadas y el porte del uniforme, cotiza y hace los respectivos pedidos
a los proveedores, actualiza precios en sistema, entrega insumos en las distintas
dependencias, recibe el personal para inducción.

La contadora se encarga de efectuar los respectivos pagos referentes a los aportes de

salud, pensión y demás, liquidar la nomina de los empleados, hacer los distintos tramites
para contratación, afiliaciones, pago de impuestos.

El Coordinador de impresión tiene bajo su mando el personal de dicha área, soluciona

inconvenientes referentes a precios y calidad de servicio, aprueba personal idóneo y
capacitado para realizar diseño e impresión, cotiza, coordina la entrega de trabajos.

DESARROLLO DE LA TECNOLOGIA

Se encarga de investigar y adquirir las nuevas máquinas, como fotocopiadoras, scanner,

impresoras, tintas y todo el método necesario para hacer más competitiva la empresa.

PRINNTECH SAS ha adquirido un plotter para impresión inyección a gran formato,

impresora de inyección para Cd, fotoplano, duplicadora e impresoras laser a color y blanco
y negro (FOTOCOPIADORAS).

A futuro se pretende adquirir el 100% de la maquinaria como propiedad de la organización

puesto que el 90% de ellas están tomadas en alquiler, buscando obtener mayor rentabilidad
y control sobre repuestos y mantenimiento requeridos; con ello se procura satisfacer las
necesidades de los clientes entregando impresiones de calidad, de manera más eficiente y
rápida.

116
 ABASTECIMIENTO

Los proveedores se encargan de suministrar los productos e insumos indispensables para

las diferentes tareas y trabajos que se llevan a cabo, con el fin de que no haya carencia de
ningún material para no retrasar los procesos y mantener el inventario siempre disponible.

PRINNTECH SAS cuenta con una amplia lista de proveedores como: Inversiones Romano,
Ledakon, Pacarcol, Icopel, Tecni-rollos, Ozalid, Cacharreria La perla, Cartonar, Industrias
Kores, Crayola, Industrias Gioto, Nessan, Fabrifolder, Dispapeles, Duopapel, entre otros; no
obstante el principal proveedor es Suministros e Impresos ya que es importador directo de
algunos productos de tecnología y consumibles y distribuidor autorizado de una gran gama
de artículos de papelería y oficina; igualmente el tiempo de entrega es inmediata.

De la misma manera se tienen relaciones comerciales con proveedores de litografía,

impresiones de banner y corte, puesto que no se cuenta con toda la tecnología y
herramienta indispensable para atender este tipo de necesidades de forma directa en el
local (outosourcing).

El proceso de compras lo ejecuta el administrador, quien con base a sugeridos de faltantes,

primero cotiza con varios proveedores buscando el precio más bajo, rapidez en la entrega y
crédito mínimo a 30 días, en lo posible, pero la mayoría exige pago en efectivo lo que se
convierte en un inconveniente a la hora de comprar. Se genera una orden de compra para
ser enviada vía fax o escaneada por correo electrónico, confirmando el pedido, día y hora
de llegada.

PRIMARIOS

LOGISTICA INTERNA

Los pedidos son entregados por personas autorizadas de cada proveedor con su respectiva
factura, se recibe contado, firmado y sellado dejando copia de la misma en el archivo de
contabilidad, en el folder de pendientes por pagar.

La mercancía se revisa por código de barras o se hace el ingreso pertinente, si es producto

nuevo se procede a crearlo en el sistema (código, descripción y costo), asignando precio
uno, con un 70% de utilidad para clientes de venta mostrador y precio dos, con un 25 % de

117
utilidad para clientes corporativos (cuando se crea el cliente en el sistema se fija el precio
de acuerdo a su perfil).

Se selecciona cierta cantidad de artículos para el estante y/o vitrina, que es organizada por
el cajero-vendedor de turno, la restante es almacenada en la bodega ordenadamente, cabe
anotar que es de poca capacidad de acopio. Se actualiza los precios en sistema, mientras
la factura de compra es ingresada por la contadora. El inventario es descargado
automáticamente en el momento del registro.

Pese que hay un lugar asignado para el almacenamiento de insumos y mercancías no hay
un jefe de bodega delegado para recibir, codificar y organizarla. Los pedidos los realiza el
administrador, en su defecto el coordinador institucional, pero no hay una sola persona
encargada de recibirlos (Administrador, cajero, coordinador de ventas corporativas); por lo
que no hay un control efectivo del inventario, como consecuencia, unos productos escasean
y otros superan el stock adecuado.

OPERACIONES

Persona Natural y Jurídica

Las actividades de fotocopiado, encuadernación, anillado, impresión, que ofrece la

organización empiezan cuando el cliente toma un turno en el fichero para dar las
indicaciones del trabajo, el ploteador las recibe y procede a realizarlo, el proceso termina
cuando el cliente se dirige a la caja con un numero de pedido para hacer el pago.

Si la orden se recibe por correo el coordinador le entrega el archivo al encargado de hacer

la operación la solicitud que hizo el cliente y las herramientas necesarias para su ejecución.
Termina cuando se tiene el servicio requerido o el trabajo terminado.

Los pedidos que se reciben por teléfono son entregados con sus correspondientes
indicaciones al coordinador de impresión, quien asigna a un operario para su realización, el
proceso termina en el momento de imprimir el pedido para entregarlo al área de domicilio.

Cuando se trata de ventas mostrador el cliente solicita directamente su pedido con el

cajero–vendedor quien hace el registro y recibe el pago, donde termina el proceso.

LOGISTICA EXTERNA
118
Los clientes realizan los pedidos de impresión y papelería generalmente por teléfono o
correo electrónico, los trabajos que se han realizado se revisan, supervisando que se
entreguen con las especificaciones dadas y en el tiempo acordado. Se maneja un
cronograma para tal fin, organizando el tiempo del domiciliario, quien hace la respectiva
entrega en la casa u oficina del cliente. El domiciliario también recoge los pendientes de
litografía, impresión de banner y corte, radica facturas, hace consignaciones, recoge
cheques y pagos en efectivo de clientes crédito

MARKETING Y VENTAS

PRINNTECH SAS cuenta con dos asesores comerciales que se encargan de visitar
empresas dando a conocer el portafolio de productos y servicios, ofreciendo asimismo
crédito por compras mensuales superiores a $ 200.000. Colaboran con el diligenciamiento
del formulario, recepcionando los documentos necesarios para la apertura de crédito, sirven
de intermediarios para cualquier inquietud referente al tema (precio, descuento, calidad,
tiempo de entrega).

La empresa también se da a conocer a través de convenios con portales de internet que

ofrecen descuentos en impresiones específicas (tarjetas de navidad, tarjetas día de la
madre), por medio de página web, volantes en el entorno de la empresa y tarjetas
personales de la papelería.

En ocasiones los proveedores hacen “tomas de almacén” con jornadas de descuentos, la

mascota de la marca, bombas, música y bonos. Las impulsadoras visitan periódicamente la
empresa brindando rebajas, pague 1 lleve 2, docenas de quince, obsequios para clientes
por la compra de sus productos, publicidad para vitrinas. De otro lado los clientes
corporativos tienen precios especiales, con pago a crédito. Las bolsas de empaque sirven
también como publicidad.

SERVICIOS POST-VENTA

El manejo de quejas y reclamos se hace a través de un buzón de carita feliz o triste, donde
el cliente registra sus datos personales y su sugerencia o petición. Cuando la queja se
reporta directamente el administrador y/o coordinador de impresión tratan de buscar una
solución al problema o mediar entre el cliente y el empleado involucrado. A si mismo
reciben las felicitaciones o buenos comentarios que se le hacen saber al asesor. Algunos
119
clientes presentan sus inconformidades por teléfono o por medio del correo de la gerente o
de la papelería.

Con la finalidad de mejorar el servicio y estar atentos a las necesidades del cliente se toman
las medidas del caso: Corrección o repetición del trabajo, memorando, suspensión, si es el
caso.

Las situaciones se procuran manejar con prudencia y un trato cordial y justo hacia el
cliente y el empleado, pues hay que tener en cuenta que no siempre el cliente tiene la
razón, pero se le expresa lo importante que es su opinión para optimizar el servicio, corregir
falencias y así mismo crecer como empresa.

En casos específicos la gerente se comunica con el cliente para ampliar información sobre
el asesor que lo atendió o el hecho presentado.

120
 9.2 INVENTARIOS

INTRODUCCION

Con el fin de proveer apropiadamente los productos necesarios a la empresa colocándolos

a disposición en el momento preciso, es pertinente la gestión de inventario, un correcto
manejo es muy importante ya que permite un control oportuno permitiendo conocer la
situación económica de la misma. Contribuye a la prosperidad del negocio, minimizando
recursos y optimizando las actividades, considerando costos, almacenamiento, producción.

Con una adecuada coordinación entre las áreas de la empresa se mejora la eficiencia del
proceso de inventario para evitar aumento en los costos y pérdidas por averías, evaluando
la rotación, calidad y cantidad, todo con el fin de satisfacer de manera acertada las
demandas de los clientes.

OBJETIVOS

Evaluar la gestión de inventarios que se lleva a cabo en Prinntech, riesgos e

inversión.

Concientizar al personal involucrado con el departamento de inventario sobre la

importancia de un inventario apropiado.

Establecer un proceso de inventario adecuado a través de las medidas correctivas

necesarias que le permitan a la empresa organizarse.

Analizar medidas de control y vigilancia en el proceso de compras, producción,

almacenamiento.

121
 9.3 SISTEMA DE CODIFICACIÓN

Las familias de productos

Servicios de impresión y copias.

Artículos escolares y de oficina.

Productos de arte.

Cartulinas y papeles.

Juguetes.

Balsos y accesorios para maqueta.

Tecnología.

Las variables en el área de ventas principalmente son: Tamaño, peso, presentación, color,
gramaje, tipo de uso.

En impresión se detectan algunos como: Área de impresión, tamaño de impresión, color de

la impresión, tipo de impresión, clase, presentación y gramaje del papel.

122
El sistema de codificación que utiliza Prinntech es WORLD OFFICE.

Es un programa integrado que trabaja en ambiente Windows multiusuario. Es un software

contable sencillo de manejar, de última tecnología que ofrece las mejores especificaciones
a nivel de calidad, servicio y soporte con el desarrollo de avanzadas soluciones
informáticas.

Elabora automáticamente la contabilidad, liquida e imprime los impuestos del IVA,

Retención en la Fuente e Industria y Comercio.

123
Suministra informes como Estados Financieros Corporativos y contables de forma grafica,
índices financieros, informes de inventario.

Posee presupuesto, nomina, facturación, inventarios, cartera, cuentas por pagar,

conciliación bancaria, libros oficiales, entre otros.

124
Almacena datos generales y específicos de los empleados, clientes y proveedores, como
también las fotos de cada uno de ellos y de sus productos para consultarlos.

Muestra información de manera sencilla por medio de gráficos.

World Office posee una base de datos robusta que garantiza la confiabilidad e integridad
de la información. Maneja un diseño que nació bajo Windows.

El proceso de codificación se lleva a cabo mediante un código alfanumérico asignado a

cada ítem de acuerdo a algunas iniciales del mismo seguido de un numero de un o tres
dígitos. La descripción incluye tamaño, presentación, color, referencia, además se le
125
establece el precio 1 y 2, IVA (en el caso de tenerlo), información sobre el proveedor. Se
ingresa el código de barras.

9.4 PLAN DE MEJORAMIENTO

Una de nuestras conclusiones y para mejorar optaríamos por que la gerencia o la

administración habilidosa de los inventarios, puede hacer una contribución importante a las
utilidades.

Con él la empresa PRINNTECH puede realizar sus tareas de producción y de compra

economizando recursos, y también atender a sus clientes con más rapidez, optimizando
todas las actividades de la empresa. Sin embargo, se presenta una desventaja: el costo de
mantenimiento; ya que se debe considerar el costo de capital, el costo de almacenaje, el
costo de oportunidad causando por inexistencia, y otros.

Tanto el inventario, como las cuentas por cobrar, deben incrementarse hasta donde el
resultado de ahorro sea mayor que el costo total de mantener un inventario adicional. La
eficiencia del proceso de un sistema de inventarios es el resultado de la buena coordinación
entre las diferentes áreas de la empresa, teniendo como premisas sus objetivos generales.

se propone trabajar más en el modulo de análisis de inventario con ello para tener una
demanda generada durante un tiempo determinado y poder visualizar el comportamiento
de esta. Durante dicho intervalo, y así observar los ciclos y tendencias de compras.

SI se promociona en PRINNTECH este tipo de labores que generan procesos de análisis

que no son estáticos, es decir que ofrecen a un gerente la oportunidad de realizar estudios
periódic

126
 9.5 INFORME INVENTARIO JUSTO A TIEMPO

En Prinntech se propone y se considera una reducción de todo lo que involucre

desperdicio en las acciones de compras distribución y apoyo el desperdicio se considera
todo aquello que sea ajeno a los recursos mínimos de una organización para
agregarle un valor al producto se tiene en cuenta algunos aspectos a continuación :

Ningún tiempo de producción en exuberancia.

Un solo proveedor, si éste tiene capacidad suficiente.

Esto quiere decir que si se implementa este método de justo a tiempo implica promover
sólo exactamente lo necesario para cumplir las metas pedidas por el cliente, es decir
producir el mínimo número de unidades en las menores cantidades posibles y en el último
momento posible, eliminando la necesidad de almacenaje, ya que las existencias mínimas y
suficientes llegan justo a tiempo para reponer las que acaban de utilizarse y la eliminación
de el inventario del producto o servicio terminado.

Se considera que el exceso de existencia puede generar mayores costos de almacenaje,

Aumenta los riesgos de daños y de obsolescencia. Puede ocultar oportunidades para
realizar mejoras operativas

127
 9.5.1 COMPONENTES DE UN SISTEMA JUSTO A TIEMPO

Para implementar la cultura JAT en la empresa Prinntech SAS se requiere la satisfacción de

seis requisitos (análisis en la unidad productiva):

1. Limitado número de proveedores: La función de abastecimiento es la encargada

de suministrar los insumos, productos y materiales con los cuales se realizaran los
diferentes procesos (servicios de impresión, copias, ventas de artículos) y adquiere
una importancia fundamental en el desempeño de la organización. Por lo general la
gestión de aprovisionamiento es un área poco atendida y por lo tanto presenta un
gran potencial de perfeccionamiento, puesto que no se ha comprendido el valor de
replantear las relaciones con los proveedores, mejorando las formas tradicionales de
compra.

Prinntech cuenta con un proveedor principal (Suministros e impresos) que

abastece la mayoría de la mercancía que comercializa (oficina, papelería, arte,
arquitectura, diseño, didácticos), por lo que tiene grandes limitaciones a la hora de
negociar un precio o conseguir una determinada cantidad de productos. De la misma
manera los insumos de resmas y rollos de papel para el centro de impresión y de
copiado son abastecidos por un único proveedor lo que evidentemente afecta la
calidad del servicio al cliente, condicionando la capacidad de respuesta, generando
retrasos en las cotizaciones y en la solicitud de pedidos. En la misma medida afecta
el hecho de que los proveedores no sean directos y restrinjan las compras a ciertas
unidades de empaque.

Es entonces necesario establecer estrategias para llevar a cabo el abastecimiento

de una manera efectiva, eficaz y eficiente en Prinntech teniendo en cuenta:
Selección y adquisición de nuevos proveedores, análisis y negociación de precios,
calidad, fechas, modalidades de entrega, formas de pago, tercerización de algunos
servicios de acuerdo a la demanda o en forma continua, optimización de la relación
proveedor-cliente (cooperación, trabajo conjunto, alianzas, contratos), personal
calificado e idóneo en el departamento de compras y mensajería, aprovechamiento
del recurso humano y tecnológico, mejorar métodos de producción y distribución,
establecer normas en el proceso de compras, ejercer control.

Una reducida lista de proveedores provoca que el sea quien tenga el poder de
negociación, provocando: riegos de modificación de la calidad de los materiales,
incremento abusivo en los precios, restricciones en las ofertas, falta de respuesta
rápida. En dichas situaciones Prinntech se encuentra en una posición desfavorable
por ausencia de intervención objetiva en la cadena de abastecimiento, es así como
128
 debe buscar oportunidades de crecimiento, desarrollo y diversificación reduciendo
costos y riesgos por incumplimiento de sus pocos proveedores.

2. Adaptación de la planta de producción: Si bien es que en Prinntech se logro una

modificación del espacio gracias a la remodelación que se llevo a cabo en meses
anteriores, por cuestiones económicas no se tuvo en cuenta el 100% del espacio del
local, por lo que no hubo máximo aprovechamiento para la redistribución de los
muebles, estantes, vitrinas, maquinas; sin embargo se asigno una zona para
subarrendar y sobrellevar los elevados costos por concepto de arrendamiento.

No obstante sigue pendiente la adaptación del área de almacenamiento, que es

muy reducida y no permite continuidad del flujo de mercancía, por lo que el
desabastecimiento significaría un alto costo para la empresa. De otro lado la zona de
descanso de los empleados no es la más adecuada, de la mano con las oficinas de
gerencia y contabilidad. Se invirtió una suma considerable para tal efecto, pero no se
logro la optimización del total del espacio.

Con la reacomodación de las maquinas en el fondo del local se ha perdido

visibilidad, no fue la decisión más acertada teniendo en cuenta la pérdida de clientes
por esta razón y que es el principal servicio que presta Prinntech, también se instalo
una fotocopiadora en la sección de ventas para ayudar a agilizar los turnos
pendientes.

3. Reducción de los tiempos de ciclo: Para llegar a un justo a tiempo y simplificar la

gestión se exige la mayor coordinación de todas las actividades vinculadas con la
adquisición de materiales e insumos necesarios para la producción y venta. Deben
guardar una estrecha relación entre si la compra, recepción, almacenamiento y
gestión de inventarios, todas ellas interactúan de forma dinámica para conseguir el
ciclo de abastecimiento ideal en la compañía.

Prinntech al no tener un personal exclusivo asignado para dichas tareas, obvia la

importancia de un acoplamiento entre las diferentes fases del proceso. Cabe anotar
que como la persona que genera órdenes de compra no es la misma que recibe y
almacena, se dispersan las responsabilidades en ese sentido, llegando a stocks
insuficientes o a inversión en mercancía que no rotan, sin pensar en las necesidades
de los clientes, bajo criterios subjetivos.

129
 Falta un estricto control en las tareas de diseño, impresión y corte y en la secuencia
que se debe tener en cuenta para lograr los trabajos finales. La digitalización se
cobra por minuto pero no hay un estimado inicial del valor total, entonces el asesor
dedica por lo general un tiempo indeterminado que produce costos altos en el cobro
del mismo, luego pasa a impresión donde los problemas por atascos, falta de
repuestos o insumos no se hacen esperar, demorando y complicando aun mas las
situación.

Por otro lado si las ventas mostrador se hacen de una forma mas ágil, ganamos
mas tiempo para el cliente, buscando su satisfacción, aunque para ello es
indispensable información veraz sobre los productos, precios actualizados y
publicados y mercancía ordenada y suficiente, lo que le facilitaría al empleado ser
más oportuno a la hora de vender u ofrecer los productos y servicios. Todos estos
aspectos deben ser tenidos en cuenta para que Prinntech mejore la calidad del
servicio y los tiempos de entrega.

La secuencia de dichas actividades involucradas en la compra, recepción y venta, de

la mano de un sistema de punto de reorden le permitiría Prinntech detectar
rápidamente la necesidad de reponer existencias pertinentemente, puesto que
cuando el nivel de inventario cae por debajo de un determinado nivel se repone el
stock del producto o insumo.

Se requiere supervisión en todos los procesos para que no se dilate el tiempo que es
un aspecto que se valora bastante. Si se fijan lapsos para cada uno de ellos se
puede llegar a una intervención adecuada en posibles problemas que se presenten.
Es necesario analizar el tiempo que transcurre entre el pedido del cliente y su
entrega al mismo (elaborar cronogramas de entrega), incluyendo los tiempos de
realización de los trabajos y pedidos a proveedores. Además de reducir ciclos es
importante determinar cómo se debe desarrollar cada actividad, con el fin de tener
un punto de referencia para cada proceso. Se sugiere la implementación de código
de barras a los productos que no los tengan, y el uso adecuado y continúo de las
mismas para conseguir un acceso más rápido y directo en tiempo real con el fin de
planificar mejor su producción y/o venta, abastecimiento e inventario

4. Reducción de los tiempos improductivos y de preparación: La ventaja del

proveedor principal que maneja Prinntech es su rapidez, se tiene establecidos los
tiempos de entrega, sin embargo no existe una manera organizada de solicitar los
pedidos por lo que se termina requiriendo hasta 3 veces por día. Esta manera
desordenada de trabajar genera costos económicos y de tiempo muy altos para la
compañía, sumado a que no hay un solo encargado para estas tareas de cotización
y compras, falta capacitación y concienciación en este sentido.

130
 Se tiene un sotck elevado en productos de arte, diseño y oficina, cartulinas y papeles
averiados que también le producen perdidas por su baja rotación y se sigue
solicitando cantidades altas en mercancía de poco movimiento lo que significa más
aumentos en los costos del inventario. Poe ello se debe tratar de adquirir solo las
materias primas, materiales e insumos necesarios en el momento oportuno y en las
cantidades exactas.

En los tiempos de preparación influyen los incumplimientos de los proveedores con

los que se tienen tercerizados los servicios de litografía, impresión y corte, es común
en los trabajos que les requiere Prinntech para sus clientes, lo que ha llevado incluso
a rechazar algunos de ellos por inconformidad con el servicio o con los terminados,
en donde se procede a la devolución del dinero, por ende a la pérdida del cliente. Se
registra desconcierto con la mayoría de estos pedidos

También se encuentra mucho tiempo donde no hay trabajo para realizar, pocos
clientes para atender y muchos asesores para dicho turno. El poco aprovechamiento
de este tiempo muerto en otras actividades que complementen las horas laborales,
se suman a los gastos por despilfarro del mismo.

5. Control de la calidad: Para maximizar utilidades y minimizar costos se pretende

implementar controles de calidad en todos los niveles de la papelería. En busca de la
mejor satisfacción del cliente y optimización de los servicios, Prinntech debe crear
manuales de procesos y procedimientos, llevar a cabo capacitación e intervención
en el proceso de compras, establecer puntos de reorden de acuerdo a la rotación.

Debido al nivel de almacenamiento hay menor control del inventario y el stock de

ciertos productos supera las necesidades de los clientes, sumado al desorden, falta
de clasificación y correcta manipulación de los artículos (averías).

Gracias a los labores de impresión y copiado se genera una cantidad considerable

de desperdicios (en tinta, papel y repuestos), no obstante el descuido y mal manejo
producen aun mas. El coordinador de impresión no se apersona de la situación que
representa grandes pérdidas por este concepto. Se requiere injerencia del
administrador o gerente para investigar causas y tomar correctivos.

Un error frecuente es la promesa de tiempos de entrega que no se cumplen y llevan

a más molestias por parte del cliente, puesto que se necesita determinar tiempos a
través de cronogramas dependiendo la prioridad.

La calidad del servicio abarca distintos aspectos en pro la complacencia del cliente.

131
6. Mano de obra flexible: El pago oportuno del sueldo es un incentivo para el
empleado. En Prinntech pese a que los trabajadores casi siempre están dispuestos a
laborar doble turno, el pago de las horas extras no es justo ni adecuado. La buena
disposición y colaboración por parte del personal permiten brindar un mejor servicio,
pero debido a la actitud que toma la empresa se vuelven reacios y negativos a la
hora de extender su turno laboral.

Por otro lado se resalta las distintas habilidades que poseen los empleados de
Prinntech ya que proporcionan sus conocimientos profesionales de acuerdo a la
necesidad del cliente, pues están entrenados y capacitados en la parte técnica para
manipular y maniobrar las maquinas y desarrollar las actividades de la empresa;
aunque falta capacitación para manejar la caja de registro y conocer la mercancía
del área de ventas, sus usos y presentaciones.

El perfil del asesor de impresión contempla conocimientos amplios además de

copias, diseño, encuadernación, corte. El personal de ventas mostrador exige
conocimientos de artículos de papelería, oficina, arte, arquitectura. Así da en este
caso para Prinntech

CONCLUSIONES

El control de inventarios se realiza en la empresa prinntech con la finalidad de

desarrollar pronósticos de ventas o presupuesto, para así determinar los costos de
inventarios y almacenaje.
La empresa Prinntech cuenta con una familia de productos como la materia prima y
el producto terminado.

La empresa cuenta con proveedores cercanos lo cual hace que no tenga que
desplazarse a ningún lugar lejano, lo cual es una ventaja ya que no tiene que gastar
en transporte.

En Prinntech se encontró diversos problemas a los cuales se les dieron unas

estrategias y unos procedimientos que generar ventajas para la empresa.

132
10 .AREA CONTABLE

LEGALIDAD DE LA CONSTITUCION DE LA EMPRESA

El presente proyecto busca presentar propuestas respetuosas a la empresa para satisfacer

necesidad de las empresas que quieren mejorar su clima interno y externo y en donde
nuestro GAES lo que quiere es que con los conocimientos adquiridos, podamos brindar
herramientas de consulta y orientación sobre el mejor hacer de las cosas contables,
tributarias y financieras.

Dentro del reconocimiento del ciclo contable para el registro de las operaciones comerciales
de la unidad productiva, podemos interpretar los fundamentos contables según los
principios de contabilidad generalmente aceptados. Nuestra unidad productiva es la
empresa cuya razón social es PRINNTECH S.A.S, cuya sede principal está ubicada en la
Calle 11 No 80-27 se constituyo mediante documento privado o mediante escritura publica
y registrado en la notaria N° 19 de la ciudad de Bogotá, siendo su razón social
PRINNTECH S.A.S, según el registro único tributario RUT del 02/01/2010 pertenece al
Régimen Común, la actividad económica principal según el código es 5224, y la actividad
económica secundaria es según el código 2230, Es una empresa que está clasificada en el
sector terciario dedicada a la comercialización y prestación de servicios en la cadena de
artes graficas ,posee un establecimiento público ubicado en Bogotá D.C. siendo el numero
de identificación tributario NIT N° 900328169-3

Según visita realizada a la empresa se pudo constatar que la empresa lleva contabilidad
sistematizada con el paquete WORD OFFICE.

Que tiene registrados en la cámara de comercio los respectivos libros:

Libro Mayor y Balances: Es el resumen del movimiento mensual de las cuentas,

sirve para extraer de allí los Balances generales y de prueba u los estados de
resultados.
Libro de inventarios y balances: Corresponde al libro que de acuerdo al artículo 52
del Código de comercio, todo comerciante al iniciar el negocio y por lo menos una
vez al año debe elaborar un inventario y un balance que le permitan conocer la
situación del negocio, del cumplimiento de esta obligación deberá dejar constancia
en este libro.

133
 Libro diario: Este libro permite detallar los comprobantes diarios en forma
cronológica con el fin de obtener los datos resumidos para registrar el libro mayor y
balances.
Libros auxiliares: No requieren registro y se llevan en forma permanente y detallada
por cada cuenta contable, son ejemplo de ellos el libro de caja, el libro de bancos, el
libro de cuentas por cobrar entre otros.

Cabe resaltar que estos tienen que cumplir con los principios de contabilidad
generalmente aceptados establecidos en el decreto 2649 de 1993 ya que (porque
maneja códigos del puc)

SOPORTES CONTABLES

Dentro de la clasificación de los documentos comerciales y títulos valores se observa que la

empresa maneja los siguientes soportes contables:

Recibos de Caja
Recibos de Consignación de Cajas
Comprobante de deposito y retiro de cuenta de ahorros
Factura de Venta
Factura de compra
Comprobante de Ingreso o de Caja.
Comprobante diario de Contabilidad
Nota de Contabilidad
Contratos
Extractos Bancarios

En la empresa PRINNTECH S.A.S, se pudo observar que emiten los comprobantes antes
mencionados.

CODIFICACION Y DILIGENCIAMIENTO DE DOCUMENTOS CONTABLES

Se observo que Prinntech lleva el registro contable de las operaciones teniendo en cuenta
la normatividad vigente y los principios de contabilidad generalmente aceptados,
Adicionalmente se llevan los libros de Contabilidad: Libro Mayor y Balances, Libro de
inventarios y balances
Libro diario, Libros auxiliares, estos reposan en la única sede, la información contable es
emitida en forma trimestral.

LIQUIDACION Y CONTABILIZACIÓN DE NOMINA

134
La empresa tiene a cargo 14 empleados, la vinculación de todos los empleados es por
medio de Contratos Indefinidos, se realizan los aportes de seguridad, los aportes
parafiscales, la nomina se lleva en forma sistematizada sin embargo la empresa no tiene
contrato de aprendizaje.

CONTEXTO LEGAL EN TERMINOS TRIBUTARIOS A LOS CUALES ESTA SUJETA LA

ACTIVIDAD ECONOMICA DE LA UNIDAD PRODUCTIVA

PRINNTECH pertenece al Régimen Común, Una vez inscrito en el Rut, o una vez
actualizado, según el caso, habrá que solicitar ante la Dian la resolución de autorización
para facturar, puesto que una de las obligaciones del régimen común es expedir factura con
el lleno de todos los requisitos.
Igualmente habrá que registrar los libros de contabilidad, puesto que otra de las
obligaciones del régimen común es llevar contabilidad, aunque existen algunas pocas
excepciones en que los responsables del régimen común no están obligados a llevar
contabilidad pero por regla general, el régimen común tiene que llevar contabilidad según
las normas contables vigentes.

El responsable del régimen común tendrá que asumir el Iva en las compras que realice a
los responsables del régimen simplificado, lo cual lo convierte en agente de retención,
obligándolo a que presente mensualmente la respectiva declaración.
Igualmente el responsable del régimen común por supuesto que tendrá que cobrar y
facturar el IVA, y tendrá que presentar la declaración de Iva respectiva, lo mismo que
consignar el Iva que resulte a pagar en la declaración.
En algunos casos el régimen común tendrá que contratar a un contador público, puesto que
cuando la declaración de Iva la arroje un saldo a favor, tendrá que estar firmada por
contador público.
Por último, el responsable del régimen común en caso de cesar las actividades gravadas,
tendrá que informar el hecho a la Dian para proceder a la respectiva actualización del Rut.
Importante recordar que mientras no se reporte el cese de actividades, la responsabilidad
seguirá vigente.

Las obligaciones legales son las normas que todas las empresas deben cumplir y tienen por
objeto garantizar el funcionamiento ordenado de las actividades empresariales de un país.

135
Todos estos preceptos obligan a las empresas y su cumplimiento es necesario para un
correcto funcionamiento en el territorio en que operan.

VERIFICAR RAZON SOCIAL

En la Cámara de Comercio se debe verificar la no existencia de otra papelería con el
nombre PRINNTECH S.A.S.

ESCRITURA PÚBLICA
Elaborar el acta de constitución, se transcribe la minuta conformando así la escritura
pública, firmada por el notario, con los sellos respectivos y adicionalmente por los socios
con la cedula y sus huellas.

FORMULARIO MATRICULA MERCANTIL

Es un medio de identificación del comerciante y de su establecimiento de comercio, así
como medio de prueba de existencia de uno y de otro. Por disposición legal,
los comerciantes, sean personas naturales o jurídicas, están obligadas a matricularse en el
Registro Mercantil que lleva la Cámara de Comercio y matricular allí mismo su empresa o
negocio; debe presentar el formulario diligenciado, junto con el volante de consulta de
nombres aprobado.

CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACION

Documento que le permite al comerciante o sociedad realizar algunos trámites (inscripción
ante la administración de impuestos, industria y comercio, etc.) o simplemente acreditar su
matrícula en el registro mercantil.

INDUSTRIA Y COMERCIO
Para solicitar el número de identificación tributaria (NIT) dirigirse a la DIAN y solicitar el
formulario de RUT (Registro Único Tributario) y realizar la inscripción en el registro de
vendedores si es responsable de IVA.

REGISTRO UNICO TRIBUTARIO (RUT):

Administrado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) que constituye el
mecanismo único para identificar, ubicar y clasificar personas naturales y empresas.

REGISTRÓ IVA
El registro de impuestos sobre las ventas (IVA) se debe hacer en el momento de la solicitud
del NIT. Simultáneamente con la solicitud del RUT, se solicita el formulario para que la
DIAN autorice la numeración para las facturas que se van a utilizar.

136
LIBROS CONTABLES
Se presenta y solicita el registro de los libros de comercio, con carta dirigida a la cámara de
comercio y se diligencia el formulario de solicitud respectivo. Los libros son: libro auxiliar,
libro de caja, libro diario, libro mayor, libro inventario y balances, libro de actas. Pagar los
derechos de inscripción de los libros y verificar que la primera página de cada libro
registrado este sellado por la Cámara de Comercio y rubricadas todas las demás.

USO DEL SUELO

Se debe verificar en la Secretaría Distrital de Planeación si la actividad que va a iniciar
puede desarrollarse en el lugar previsto para su funcionamiento.

CERTIFICADO DE SANIDAD
El certificado no tiene ningún costo y es otorgado por el instituto municipal de salud de la
ciudad, después de haber realizado una visita técnica.

PERMISO DE BOMBEROS
El Concepto Técnico de Bomberos es la apreciación técnica emitida por el Cuerpo Oficial de
Bomberos de Bogotá a través de la cual se da constancia de las condiciones de seguridad
en las que se encuentra el inmueble en el cual funciona o funcionará un establecimiento
comercial.

SAYCO Y ACINPRO
El paz y salvo de derechos de autor es un certificado usuario de música otorgada en la
oficina de S & A.

AFILIACION A LA ARP
Se debe hacer la afiliación a la aseguradora de riesgos profesionales para vincular a los
trabajadores al sistema general de riesgos profesionales.

REGIMEN DE SEGURIDAD SOCIAL

Adelantar el proceso de afiliación mediante el diligenciamiento de los formularios los cuales
son suministrados en la EPS que elija el trabajador.

FONDO DE PENSIONES Y CESANTIAS

Una vez elegida la entidad tramitar los formularios correspondientes.

APORTES PARAFISCALES
Para llevar a cabo la respectiva inscripción, se adquiere un formulario en la Caja donde
desea afiliarse, es entregado adjunto el formulario de afiliación al ICBF y al SENA para
realizar los pagos pertinentes.

Licencias de Software
La empresa trabaja con programas de registro de ventas, diseño, dibujo, que requieren las
respectivas licencias para los distintos equipos. Una licencia de software es un contrato
entre el licenciante (autor/titular de los derechos de explotación/distribuidor) y el licenciatario
del programa informático (usuario consumidor /usuario profesional o empresa), para utilizar
137
el software cumpliendo una serie de términos y condiciones establecidas dentro de sus
cláusulas.

LEY DE CONTAMINACION VISUAL

LEY N° 7465 Art. 2º.- Queda prohibida toda la cartelería que provoque contaminación
visual, entendiéndose por tal la presencia de elementos de señalización, promoción o
propaganda, introducidos por la acción humana, susceptibles de alterar el paisaje por su
impacto visual negativo sobre el mismo, o que ponga en riesgo la seguridad en el tránsito.

138
10.4 ESTADOS FINANCIEROS

10.4.1 BALANCE GENERAL

PRINNTECH SAS 2010

#¿Nombre?
Nombre Cuenta Consolidado PRINN PRI

ACTIVO

DISPONIBLE

CAJA
CAJA GENERAL
CAJA PAPELERIA 523.117 523.117
Subtotal para CAJA GENERAL 523.117 523.117

CAJAS MENORES
FONDOS FIJOS DE CAJA 400.000 400.000
Subtotal para CAJAS MENORES 400.000 400.000

Subtotal para CAJA 923.117 923.117

BANCOS
MONEDA NACIONAL
BANCOLOMBIA CTA CTE No. 58255399417 62.942 62.942
Subtotal para MONEDA NACIONAL 62.942 62.942

Subtotal para BANCOS 62.942 62.942

Subtotal para DISPONIBLE 986.059 986.059

DEUDORES

CLIENTES
NACIONALES
DEUDORES NACIONALES 29.651.268 29.651.268
Subtotal para NACIONALES 29.651.268 29.651.268

Subtotal para CLIENTES 29.651.268 29.651.268

ANTICIPOS Y AVANCES
A PROVEEDORES
A PROVEEDORES 4.122.450 4.122.450
Subtotal para A PROVEEDORES 4.122.450 4.122.450

A CONTRATISTAS
A CONTRATISTAS 200.000 200.000
139
Subtotal para A CONTRATISTAS 200.000 200.000

A TRABAJADORES
A TRABAJADORES 80.000 80.000
Subtotal para A TRABAJADORES 80.000 80.000

Subtotal para ANTICIPOS Y AVANCES 4.402.450 4.402.450

ANTICIPO DE IMPUESTOS Y CONTRIBUCIONES O SALDOS A FAVOR

RETENCION EN LA FUENTE

Página 1 de 8

140
 PRINNTECH SAS
#¿Nombre?
Nombre Cuenta Consolidado PRINN PRINN
RETENCION DEBITO POR VENTAS DE PRODUCTOS 2.382.336 2.382.336
RETENCION DEBITO POR VENTA DE SERVICIOS 1.224.381 1.224.381
RETENCION EN LA FUENTE TARJETAS CREDITO Y DEBITO 1.5% 709.537 709.537
Subtotal para RETENCION EN LA FUENTE 4.316.254 4.316.254

SOBRANTES EN LIQUIDACION PRIVADA DE IMPUESTOS

SALDO A FAVOR IVA 9.739.000 9.739.000
Subtotal para SOBRANTES EN LIQUIDACION PRIVADA DE IMPUESTOS 9.739.000 9.739.000

Subtotal para ANTICIPO DE IMPUESTOS Y CONTRIBUCIONES O SALDOS A 14.055.254 14.055.254

Subtotal para DEUDORES 48.108.972 48.108.972

INVENTARIOS

MERCANCIAS NO FABRICADAS POR LA EMPRESA

C/CIO DE PRODUCTOS DE PAPELERIA Y ESCRITORIO
C/CIO DE PROD.PAPELERIA Y ESCRITORIO 0% 3.995.345 3.995.345
C/CIO DE PROD. PAPELERIA Y ESCRITORIO 16% 105.509.649 105.509.649
DEVOLUCIONES C/CIO PROD. PAPELERIA Y ESCRITORIO 0% -860.000 -860.000
DEVOLUCIONES C/CIO PROD. PAPELERIA Y ESCRITORIO 16% -8.109.235 -8.109.235
Subtotal para C/CIO DE PRODUCTOS DE PAPELERIA Y ESCRITORIO 100.535.759 100.535.759

C/CIO DE OTROS PRODUCTOS ALIMENTICIOS

C/CIO DE OTROS PRODUCTOS ALIMENTICIOS 544.495 544.495
Subtotal para C/CIO DE OTROS PRODUCTOS ALIMENTICIOS 544.495 544.495

Subtotal para MERCANCIAS NO FABRICADAS POR LA EMPRESA 101.080.254 101.080.254

Subtotal para INVENTARIOS 101.080.254 101.080.254

PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO

MAQUINARIA Y EQUIPO
MAQUINARIA Y EQUIPO
MAQUINARIA Y EQUIPO 11.286.424 11.286.424
Subtotal para MAQUINARIA Y EQUIPO 11.286.424 11.286.424

Subtotal para MAQUINARIA Y EQUIPO 11.286.424 11.286.424

EQUIPO DE OFICINA
MUEBLES Y ENSERES
MUEBLES Y ENSERES 45.028.766 45.028.766
Subtotal para MUEBLES Y ENSERES 45.028.766 45.028.766

EQUIPOS
141
EQUIPOS 6.702.041 6.702.041
Subtotal para EQUIPOS 6.702.041 6.702.041

Subtotal para EQUIPO DE OFICINA 51.730.807 51.730.807

EQUIPO DE COMPUTACION Y COMUNICACION

Página 2 de 8

142
 PRINNTECH SAS
#¿Nombre?
Nombre Cuenta Consolidado PRINN PRINN
EQUIPOS DE PROCESAMIENTO DE DATOS
EQUIPOS DE PROCESAMIENTO DE DATOS 17.097.447 17.097.447
Subtotal para EQUIPOS DE PROCESAMIENTO DE DATOS 17.097.447 17.097.447

EQUIPOS DE TELECOMUNICACIONES
EQUIPOS DE TELECOMUNICACIONES 1.684.300 1.684.300
Subtotal para EQUIPOS DE TELECOMUNICACIONES 1.684.300 1.684.300

Subtotal para EQUIPO DE COMPUTACION Y COMUNICACION 18.781.747 18.781.747

DEPRECIACION ACUMULADA
MAQUINARIA Y EQUIPO
MAQUINARIA Y EQUIPO -928.818 -928.818
Subtotal para MAQUINARIA Y EQUIPO -928.818 -928.818

EQUIPO DE OFICINA
EQUIPO DE OFICINA -1.663.111 -1.663.111
Subtotal para EQUIPO DE OFICINA -1.663.111 -1.663.111

EQUIPO DE COMPUTACION Y COMUNICACION

EQUIPO DE COMPUTACION Y COMUNICACION -4.456.720 -4.456.720
Subtotal para EQUIPO DE COMPUTACION Y COMUNICACION -4.456.720 -4.456.720

Subtotal para DEPRECIACION ACUMULADA -7.048.649 -7.048.649

Subtotal para PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO 74.750.329 74.750.329

INTANGIBLES

MARCAS
ADQUIRIDAS
ADQUIRIDAS 732.000 732.000
Subtotal para ADQUIRIDAS 732.000 732.000

Subtotal para MARCAS 732.000 732.000

Subtotal para INTANGIBLES 732.000 732.000

DIFERIDOS

GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO

SEGUROS Y FIANZAS
SEGUROS Y FIANZAS 525.420 525.420
Subtotal para SEGUROS Y FIANZAS 525.420 525.420

Subtotal para GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO 525.420 525.420

143
CARGOS DIFERIDOS
ORGANIZACION Y PREOPERATIVOS
ADMINISTRACION 3.227.703 3.227.703
ARRENDAMIENTO LOCAL 33.023.568 33.023.568
SUELDOS 9.615.244 9.615.244
Página 3 de 8

144
 PRINNTECH SAS
#¿Nombre?
Nombre Cuenta Consolidado PRINN PRINN
TRAMITES Y LICENCIAS 561.611 561.611
SERVICIOS PUBLICOS 528.433 528.433
TRANSPORTES, TAXIS 856.304 856.304
MATRICULA MERCANTIL 3.260.751 3.260.751
HONORARIOS ASESORIAS 21.770.197 21.770.197
GASTOS BANCARIOS 639.066 639.066
SERVICIO DE ASEO Y LAVADO 1.293.140 1.293.140
TEMPORALES - COOPERATIVA DE TRABAJO 4.704.711 4.704.711
HORAS EXTRAS Y RECARGOS 54.019 54.019
AUXILIO DE TRANSPORTE 542.482 542.482
CESANTIAS 972.179 972.179
INTERESES S/CESANTIAS 9.180 9.180
PRIMA DE SERVICIOS 810.352 810.352
VACACIONES 385.145 385.145
AUXILIOS 12.609.763 12.609.763
APORTES A.R.P. 48.550 48.550
APORTES A EPS 764.947 764.947
APORTES A AFP PENSION 1.041.622 1.041.622
VIGILANCIA 18.163.998 18.163.998
Subtotal para ORGANIZACION Y PREOPERATIVOS 114.882.965 114.882.965

REMODELACIONES
REMODELACIONES 500.844 500.844
Subtotal para REMODELACIONES 500.844 500.844

ESTUDIOS, INVESTIGACIONES Y PROYECTOS

ESTUDIOS, INVESTIGACIONES Y PROYECTOS 7.020.638 7.020.638
Subtotal para ESTUDIOS, INVESTIGACIONES Y PROYECTOS 7.020.638 7.020.638

PROGRAMAS PARA COMPUTADOR (SOFTWARE)

PROGRAMAS PARA COMPUTADOR (SOFTWARE) 3.531.750 3.531.750
Subtotal para PROGRAMAS PARA COMPUTADOR (SOFTWARE) 3.531.750 3.531.750

UTILES Y PAPELERIA
UTILES Y PAPELERIA 1.943.696 1.943.696
Subtotal para UTILES Y PAPELERIA 1.943.696 1.943.696

MEJORAS A PROPIEDADES AJENAS

MEJORAS A PROPIEDADES AJENAS 28.381.095 28.381.095
Subtotal para MEJORAS A PROPIEDADES AJENAS 28.381.095 28.381.095

CONTRIBUCIONES Y AFILIACIONES
CONTRIBUCIONES Y AFILIACIONES 352.577 352.577
Subtotal para CONTRIBUCIONES Y AFILIACIONES 352.577 352.577
145
LICENCIAS
LICENCIAS PROGRAMAS DE DISEÑO 8.732.864 8.732.864
Subtotal para LICENCIAS 8.732.864 8.732.864

PUBLICIDAD, PROPAGANDA Y AVISOS

Página 4 de 8

146
 PRINNTECH SAS
#¿Nombre?
Nombre Cuenta Consolidado PRINN PRINN
PUBLICIDAD, PROPAGANDA Y AVISOS 2.897.451 2.897.451
Subtotal para PUBLICIDAD, PROPAGANDA Y AVISOS 2.897.451 2.897.451

ELEMENTOS DE ASEO Y CAFETERIA

ELEMENTOS DE ASEO Y CAFETERIA 381.918 381.918
Subtotal para ELEMENTOS DE ASEO Y CAFETERIA 381.918 381.918

Subtotal para CARGOS DIFERIDOS 168.625.798 168.625.798

Subtotal para DIFERIDOS 169.151.218 169.151.218

TOTAL ACTIVO 394.808.833 394.808.833

PASIVO

OBLIGACIONES FINANCIERAS

BANCOS NACIONALES
SOBREGIROS
SOBREGIROS 6.209.330 6.209.330
Subtotal para SOBREGIROS 6.209.330 6.209.330

Subtotal para BANCOS NACIONALES 6.209.330 6.209.330

OTRAS OBLIGACIONES
SOCIOS O ACCIONISTAS
SOCIOS O ACCIONISTAS 111.000.000 111.000.000
Subtotal para SOCIOS O ACCIONISTAS 111.000.000 111.000.000

Subtotal para OTRAS OBLIGACIONES 111.000.000 111.000.000

Subtotal para OBLIGACIONES FINANCIERAS 117.209.330 117.209.330

PROVEEDORES

NACIONALES
PROVEEDORES NACIONALES
PROVEEDORES NACIONALES 29.981.256 29.981.256
Subtotal para PROVEEDORES NACIONALES 29.981.256 29.981.256

Subtotal para NACIONALES 29.981.256 29.981.256

Subtotal para PROVEEDORES 29.981.256 29.981.256

CUENTAS POR PAGAR

147
COSTOS Y GASTOS POR PAGAR
HONORARIOS
HONORARIOS 1.826.462 1.826.462
Subtotal para HONORARIOS 1.826.462 1.826.462

ARRENDAMIENTOS

Página 5 de 8

148
 PRINNTECH SAS
#¿Nombre?
Nombre Cuenta Consolidado PRINN PRINN
ARRENDAMIENTOS 1.844.356 1.844.356
Subtotal para ARRENDAMIENTOS 1.844.356 1.844.356

SERVICIOS PUBLICOS
SERVICIOS PUBLICOS 1.324.410 1.324.410
Subtotal para SERVICIOS PUBLICOS 1.324.410 1.324.410

OTROS
OTROS 7.760.708 7.760.708
Subtotal para OTROS 7.760.708 7.760.708

Subtotal para COSTOS Y GASTOS POR PAGAR 12.755.936 12.755.936

RETENCION EN LA FUENTE
RETENCION EN LA FUENTE POR PAGAR
RETENCION EN LA FUENTE POR PAGAR 1.510.000 1.510.000
Subtotal para RETENCION EN LA FUENTE POR PAGAR 1.510.000 1.510.000

Subtotal para RETENCION EN LA FUENTE 1.510.000 1.510.000

IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO RETENIDO

RETENCIO DE ICA POR PGAR
RETENCIO DE ICA POR PGAR 165.000 165.000
Subtotal para RETENCIO DE ICA POR PGAR 165.000 165.000

Subtotal para IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO RETENIDO 165.000 165.000

RETENCIONES Y APORTES DE NOMINA

APORTES EPS
COMPENSAR EPS 91.500 91.500
CRUZ BLANCA EPS 225.000 225.000
FAMISANAR EPS CAFAM - COLSUBSIDIO 247.700 247.700
INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES 75.900 75.900
SALUD TOTAL EPS 87.500 87.500
SALUDCOOP EPS 80.600 80.600
SANITAS EPS 64.400 64.400
Subtotal para APORTES EPS 872.600 872.600

APORTES A.R.P.
LIBERTY SEGUROS D EVIDA 36.400 36.400
Subtotal para APORTES A.R.P. 36.400 36.400

APORTES AL I.C.B.F., SENA Y CAJAS DE COMPENSACION

COLSUBSIDIO 323.960 323.960

149
Subtotal para APORTES AL I.C.B.F., SENA Y CAJAS DE COMPENSACION 323.960 323.960

Subtotal para RETENCIONES Y APORTES DE NOMINA 1.232.960 1.232.960

ACREEDORES VARIOS
FONDOS DE CESANTIAS Y/O PENSIONES

Página 6 de 8

150
 PRINNTECH SAS
#¿Nombre?
Nombre Cuenta Consolidado PRINN PRINN
COLFONDOS S.A. AFPC 698.200 698.200
ING FONDO DE PENSIONES OBLIGATORIAS (SANTANDER) 112.000 112.000
PORVENIR S.A. AFPC 224.300 224.300
SKANDIA S.A. AFPC 82.400 82.400
Subtotal para FONDOS DE CESANTIAS Y/O PENSIONES 1.116.900 1.116.900

Subtotal para ACREEDORES VARIOS 1.116.900 1.116.900

Subtotal para CUENTAS POR PAGAR 16.780.796 16.780.796

IMPUESTOS, GRAVAMENES Y TASAS

DE RENTA Y COMPLEMENTARIOS
VIGENCIA FISCAL CORRIENTE
VIGENCIA FISCAL CORRIENTE 5.250.000 5.250.000
Subtotal para VIGENCIA FISCAL CORRIENTE 5.250.000 5.250.000

Subtotal para DE RENTA Y COMPLEMENTARIOS 5.250.000 5.250.000

DE INDUSTRIA Y COMERCIO
VIGENCIA FISCAL CORRIENTE
VIGENCIA FISCAL CORRIENTE 1.303.000 1.303.000
Subtotal para VIGENCIA FISCAL CORRIENTE 1.303.000 1.303.000

Subtotal para DE INDUSTRIA Y COMERCIO 1.303.000 1.303.000

Subtotal para IMPUESTOS, GRAVAMENES Y TASAS 6.553.000 6.553.000

OBLIGACIONES LABORALES

CESANTIAS CONSOLIDADAS
LEY 50 DE 1990 Y NORMAS POSTERIORES
LEY 50 DE 1990 Y NORMAS POSTERIORES 4.332.434 4.332.434
Subtotal para LEY 50 DE 1990 Y NORMAS POSTERIORES 4.332.434 4.332.434

Subtotal para CESANTIAS CONSOLIDADAS 4.332.434 4.332.434

INTERESES SOBRE CESANTIAS

INTERESES SOBRE CESANTIAS
INTERESES SOBRE CESANTIAS 386.395 386.395
Subtotal para INTERESES SOBRE CESANTIAS 386.395 386.395

Subtotal para INTERESES SOBRE CESANTIAS 386.395 386.395

VACACIONES CONSOLIDADAS

151
VACACIONES
VACACIONES 1.946.245 1.946.245
Subtotal para VACACIONES 1.946.245 1.946.245

Subtotal para VACACIONES CONSOLIDADAS 1.946.245 1.946.245

Subtotal para OBLIGACIONES LABORALES 6.665.074 6.665.074

152
 PRINNTECH S.A.S 2011

Balance de Prueba entre el 01/01/2011 y el 31/12/2011

Código Nombre Cuenta Saldo Inicial Débitos Créditos Saldo Final

1 ACTIVO

11 DISPONIBLE

1105 CAJA

110505 CAJA GENERAL

11050501 CAJA GENERAL 0,00 4.700.000,00 4.700.000,00 0,00

11050502 CAJA PAPELERIA 523.117,00 396.972.508,00 396.917.168,00 578.457,00

CAJA CAFÉ 0,00 155.247,00 155.247,00 0,00

11050503
Total para CAJA GENERAL 523.117,00 401.827.755,00 401.772.415,00 578.457,00

110510 CAJAS MENORES

11051001 CAJA MENOR ADMINISTRACION 0,00 5.797.218,00 6.047.744,00 -250.526,00

FONDOS FIJOS DE CAJA 400.000,00 100.000,00 70.000,00 430.000,00

11051002
Total para CAJAS MENORES 400.000,00 5.897.218,00 6.117.744,00 179.474,00

Total para CAJA 923.117,00 407.724.973,00 407.890.159,00 757.931,00

1110 BANCOS

111005 MONEDA NACIONAL

11100501 BANCOLOMBIA CTA CTE No. 58255399417 62.942,18 63.393.922,86 62.319.242,86 1.137.622,18

BANCO DE BOGOTA CTA CTE No. 291165405 0,00 984.208.095,83 984.208.095,60 0,23
11100502
Total para MONEDA NACIONAL 62.942,18 1.047.602.018,69 1.046.527.338,46 1.137.622,41

Total para BANCOS 62.942,18 1.047.602.018,69 1.046.527.338,46 1.137.622,41

1120 CUENTAS DE AHORRO

112005 BANCOS

BANCO DE BOGOTA AHORROS CTA No. 291174 0,00 9.103.008,00 9.097.520,00 5.488,00
11200501
Total para BANCOS 0,00 9.103.008,00 9.097.520,00 5.488,00

Total para CUENTAS DE AHORRO 0,00 9.103.008,00 9.097.520,00 5.488,00

Total para DISPONIBLE 986.059,18 1.464.429.999,69 1.463.515.017,46 1.901.041,41

153
13 DEUDORES

1305 CLIENTES

130505 NACIONALES

13050501 DEUDORES NACIONALES 29.651.268,00 482.450.040,93 431.211.018,93 80.890.290,00

CLIENTES REMISIONES 0,00 169.603,00 0,00 169.603,00

13050502
Total para NACIONALES 29.651.268,00 482.619.643,93 431.211.018,93 81.059.893,00

Total para CLIENTES 29.651.268,00 482.619.643,93 431.211.018,93 81.059.893,00

1330 ANTICIPOS Y AVANCES

Fecha y Hora de Impresión: 27/04/2012 05:03:33 p.m. # # # # Página 1 de 19

154
 PRINNTECH S.A.S

Balance de Prueba entre el 01/01/2011 y el 31/12/2011

Código Nombre Cuenta Saldo Inicial Débitos Créditos Saldo Final

133005 A PROVEEDORES 4.122.450,00 28.762.728,00 27.512.886,00 5.372.292,00

133010 A CONTRATISTAS 200.000,00 4.355.136,00 200.000,00 4.355.136,00

133015 A TRABAJADORES 80.000,00 5.716.314,00 6.056.974,00 -260.660,00

Total para ANTICIPOS Y AVANCES 4.402.450,00 38.834.178,00 33.769.860,00 9.466.768,00

1355 ANTICIPO DE IMPUESTOS Y CONTRIBUCIONES O S

135515 RETENCION EN LA FUENTE

13551501 RETENCION DEBITO POR VENTAS DE PRODUC 2.382.336,05 6.723.816,00 2.821.834,61 6.284.317,44

13551502 RETENCION DEBITO POR VENTA DE SERVICIOS 1.224.381,00 2.782.658,00 1.293.971,00 2.713.068,00

13551503 RETENCION EN LA FUENTE POR VENTA DE SER 0,00 5.518,00 0,00 5.518,00

RETENCION EN LA FUENTE TARJETAS CREDIT 709.537,00 1.324.669,00 709.537,00 1.324.669,00

13551510
Total para RETENCION EN LA FUENTE 4.316.254,05 10.836.661,00 4.825.342,61 10.327.572,44

135517 IMPUESTO A LAS VENTAS RETENIDO

13551701 RETENCION DE IVA POR VENTA DE PRODUCTO 0,00 2.561.553,00 2.479.055,00 82.498,00

13551702 RETENCION DE IVA POR VENTA DE SERVICIOS 0,00 1.003.219,00 1.085.496,00 -82.277,00

RETENCION IVA TARJETAS DE CREDITO Y DEBI 0,00 1.415.264,00 1.415.264,00 0,00

13551706
Total para IMPUESTO A LAS VENTAS RETENIDO 0,00 4.980.036,00 4.979.815,00 221,00

135518 IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO RETENID

13551801 RETENCION DE ICA POR VENTA DE PRODUCTO 0,00 387.317,00 386.494,00 823,00

13551802 RETENCION DE ICA POR VENTA DE SERVICIOS 0,00 115.663,00 115.066,00 597,00

RETENCION ICA TARJETAS DE CREDITO Y DEBI 0,00 352.042,00 352.042,00 0,00

13551807
Total para IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO RETENIDO 0,00 855.022,00 853.602,00 1.420,00

135520 SOBRANTES EN LIQUIDACION PRIVADA DE IMPU

13552001 SALDO A FAVOR IVA 9.739.000,00 12.732.000,00 22.471.000,00 0,00

SALDO A FAVOR RENTA 2010 0,00 1.961.000,00 0,00 1.961.000,00

13552010
Total para SOBRANTES EN LIQUIDACION PRIVADA DE IMPUE 9.739.000,00 14.693.000,00 22.471.000,00 1.961.000,00

Total para ANTICIPO DE IMPUESTOS Y CONTRIBUCIONES O 14.055.254,05 31.364.719,00 33.129.759,61 12.290.213,44

1365 CUENTAS POR COBRAR A TRABAJADORES

155
136595 OTROS 0,00 1.280.037,00 1.249.037,00 31.000,00

Total para CUENTAS POR COBRAR A TRABAJADORES 0,00 1.280.037,00 1.249.037,00 31.000,00

1380 DEUDORES VARIOS

138020 CUENTAS POR COBRAR DE TERCEROS 0,00 682.422,00 682.422,00 0,00

138095 OTROS 0,00 41.830,00 17.200,00 24.630,00

Total para DEUDORES VARIOS 0,00 724.252,00 699.622,00 24.630,00

Fecha y Hora de Impresión: 27/04/2012 05:03:33 p.m. # # # # Página 2 de 19

156
 PRINNTECH S.A.S

Balance de Prueba entre el 01/01/2011 y el 31/12/2011

Código Nombre Cuenta Saldo Inicial Débitos Créditos Saldo Final

Total para DEUDORES 48.108.972,05 554.822.829,93 500.059.297,54 102.872.504,44

14 INVENTARIOS

1435 MERCANCIAS NO FABRICADAS POR LA EMPRESA

143501 C/CIO DE PRODUCTOS DE PAPELERIA Y ESCRITO

14350101 C/CIO DE PROD.PAPELERIA Y ESCRITORIO 0% 3.995.345,00 7.531.460,00 7.260.326,00 4.266.479,00

14350103 C/CIO DE PROD. PAPELERIA Y ESCRITORIO 16 105.509.649,00 343.654.405,00 315.210.293,00 133.953.761,00

14350104 DEVOLUCIONES C/CIO PROD. PAPELERIA Y ES -860.000,00 0,00 545.651,00 -1.405.651,00

DEVOLUCIONES C/CIO PROD. PAPELERIA Y ES -8.109.235,00 0,00 5.895.180,00 -14.004.415,00

14350106
Total para C/CIO DE PRODUCTOS DE PAPELERIA Y ESCRITO 100.535.759,00 351.185.865,00 328.911.450,00 122.810.174,00

143502 C/CIO DE OTROS PRODUCTOS ALIMENTICIOS 544.495,00 0,00 4.562,00 539.933,00

Total para MERCANCIAS NO FABRICADAS POR LA EMPRESA 101.080.254,00 351.185.865,00 328.916.012,00 123.350.107,00

Total para INVENTARIOS 101.080.254,00 351.185.865,00 328.916.012,00 123.350.107,00

15 PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO

1520 MAQUINARIA Y EQUIPO

152005 MAQUINARIA Y EQUIPO 11.286.424,00 0,00 0,00 11.286.424,00

Total para MAQUINARIA Y EQUIPO 11.286.424,00 0,00 0,00 11.286.424,00

1524 EQUIPO DE OFICINA

152405 MUEBLES Y ENSERES 45.028.766,00 0,00 0,00 45.028.766,00

152410 EQUIPOS 6.702.041,00 196.900,00 0,00 6.898.941,00

Total para EQUIPO DE OFICINA 51.730.807,00 196.900,00 0,00 51.927.707,00

1528 EQUIPO DE COMPUTACION Y COMUNICACION

152805 EQUIPOS DE PROCESAMIENTO DE DATOS 17.097.447,00 600.000,00 0,00 17.697.447,00

152810 EQUIPOS DE TELECOMUNICACIONES 1.684.300,00 0,00 0,00 1.684.300,00

Total para EQUIPO DE COMPUTACION Y COMUNICACION 18.781.747,00 600.000,00 0,00 19.381.747,00

1592 DEPRECIACION ACUMULADA

159210 MAQUINARIA Y EQUIPO -928.818,00 0,00 1.238.424,00 -2.167.242,00

157
159215 EQUIPO DE OFICINA -1.663.111,00 0,00 2.441.928,00 -4.105.039,00

159220 EQUIPO DE COMPUTACION Y COMUNICACION -4.456.720,00 0,00 6.053.460,00 -10.510.180,00

Total para DEPRECIACION ACUMULADA -7.048.649,00 0,00 9.733.812,00 -16.782.461,00

Total para PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO 74.750.329,00 796.900,00 9.733.812,00 65.813.417,00

16 INTANGIBLES

1610 MARCAS

Fecha y Hora de Impresión: 27/04/2012 05:03:33 p.m. # # # # Página 3 de 19

158
 PRINNTECH S.A.S

Balance de Prueba entre el 01/01/2011 y el 31/12/2011

Código Nombre Cuenta Saldo Inicial Débitos Créditos Saldo Final

161005 ADQUIRIDAS 732.000,00 0,00 0,00 732.000,00

Total para MARCAS 732.000,00 0,00 0,00 732.000,00

Total para INTANGIBLES 732.000,00 0,00 0,00 732.000,00

17 DIFERIDOS

1705 GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO

170520 SEGUROS Y FIANZAS 525.420,00 1.340.180,00 1.865.600,00 0,00

Total para GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO 525.420,00 1.340.180,00 1.865.600,00 0,00

1710 CARGOS DIFERIDOS

171004 ORGANIZACION Y PREOPERATIVOS

17100401 ADMINISTRACION 3.227.703,00 0,00 552.396,00 2.675.307,00

17100402 ARRENDAMIENTO LOCAL 33.023.568,00 0,00 7.770.252,00 25.253.316,00

17100403 SUELDOS 9.615.244,00 0,00 5.910.148,00 3.705.096,00

17100404 TRAMITES Y LICENCIAS 561.611,00 0,00 468.031,00 93.580,00

17100405 SERVICIOS PUBLICOS 528.433,00 0,00 528.453,00 -20,00

17100406 TRANSPORTES, TAXIS 856.304,00 0,00 856.304,00 0,00

17100407 MATRICULA MERCANTIL 3.260.751,00 1.011.700,00 1.186.704,00 3.085.747,00

17100408 HONORARIOS ASESORIAS 21.770.197,00 8.092.049,00 11.184.360,00 18.677.886,00

17100409 GASTOS BANCARIOS 639.066,30 1,00 150.360,00 488.707,30

17100410 SERVICIO DE ASEO Y LAVADO 1.293.140,00 0,00 304.260,00 988.880,00

17100411 TEMPORALES - COOPERATIVA DE TRABAJO 4.704.711,00 0,00 1.106.988,00 3.597.723,00

17100413 HORAS EXTRAS Y RECARGOS 54.019,00 0,00 12.708,00 41.311,00

17100414 AUXILIO DE TRANSPORTE 542.482,00 0,00 356.475,00 186.007,00

17100415 CESANTIAS 972.179,00 0,00 504.621,00 467.558,00

17100416 INTERESES S/CESANTIAS 9.180,00 0,00 9.180,00 0,00

17100417 PRIMA DE SERVICIOS 810.352,00 0,00 706.106,00 104.246,00

17100418 VACACIONES 385.145,00 0,00 327.139,00 58.006,00

17100419 AUXILIOS 12.609.763,00 0,00 3.869.928,00 8.739.835,00

17100421 APORTES A.R.P. 48.550,00 0,00 48.550,00 0,00

159
17100422 APORTES A EPS 764.947,00 0,00 223.226,00 541.721,00

17100423 APORTES A AFP PENSION 1.041.622,00 0,00 430.008,00 611.614,00

17100424 APORTES A CAJA 0,00 314.314,00 314.314,00 0,00

17100425 APORTES A SENA 0,00 217.054,00 217.054,00 0,00

17100426 APORTES ICBF 0,00 230.664,00 230.664,00 0,00

17100427 VIGILANCIA 18.163.998,00 0,00 4.273.872,00 13.890.126,00

0,00 6.733.820,00 6.733.820,00 0,00
17100428 ARRENDAMIENTO MAQUINARIA Y EQUIPO

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 PRINNTECH S.A.S

Balance de Prueba entre el 01/01/2011 y el 31/12/2011

Código Nombre Cuenta Saldo Inicial Débitos Créditos Saldo Final

MANTENIMIENTO Y RECONFIGURACION DE EQ 0,00 910.000,00 910.000,00 0,00
17100429
Total para ORGANIZACION Y PREOPERATIVOS 114.882.965,30 17.509.602,00 49.185.921,00 83.206.646,30

171008 REMODELACIONES 500.844,00 0,00 500.844,00 0,00

171012 ESTUDIOS, INVESTIGACIONES Y PROYECTOS 7.020.638,00 0,00 1.995.036,00 5.025.602,00

171016 PROGRAMAS PARA COMPUTADOR (SOFTWARE) 3.531.750,00 0,00 831.000,00 2.700.750,00

171020 UTILES Y PAPELERIA 1.943.696,00 11.111.125,00 4.091.140,00 8.963.681,00

171024 MEJORAS A PROPIEDADES AJENAS 28.381.095,00 0,00 11.518.971,00 16.862.124,00

171028 CONTRIBUCIONES Y AFILIACIONES 352.577,00 0,00 89.970,00 262.607,00

171040 LICENCIAS

17104001 LICENCIA DE PROGRAMA CONTABLE 0,00 565.909,00 565.908,00 1,00

LICENCIAS PROGRAMAS DE DISEÑO 8.732.864,00 0,00 2.117.808,00 6.615.056,00

17104002
Total para LICENCIAS 8.732.864,00 565.909,00 2.683.716,00 6.615.057,00

171044 PUBLICIDAD, PROPAGANDA Y AVISOS 2.897.451,00 322.100,00 1.003.856,00 2.215.695,00

171048 ELEMENTOS DE ASEO Y CAFETERIA 381.918,00 0,00 381.918,00 0,00

Total para CARGOS DIFERIDOS 168.625.798,30 29.508.736,00 72.282.372,00 125.852.162,30

Total para DIFERIDOS 169.151.218,30 30.848.916,00 74.147.972,00 125.852.162,30

394.808.832,53 2.402.084.510,62 2.376.372.111,00 420.521.232,15

Total para ACTIVO

2 PASIVO

21 OBLIGACIONES FINANCIERAS

2105 BANCOS NACIONALES

210505 SOBREGIROS 6.209.329,92 141.213.909,47 151.566.415,55 16.561.836,00

Total para BANCOS NACIONALES 6.209.329,92 141.213.909,47 151.566.415,55 16.561.836,00

2195 OTRAS OBLIGACIONES

219520 SOCIOS O ACCIONISTAS 111.000.000,00 150.000.000,00 123.000.000,00 84.000.000,00

161
Total para OTRAS OBLIGACIONES 111.000.000,00 150.000.000,00 123.000.000,00 84.000.000,00

Total para OBLIGACIONES FINANCIERAS 117.209.329,92 291.213.909,47 274.566.415,55 100.561.836,00

22 PROVEEDORES

2205 NACIONALES

220501 PROVEEDORES NACIONALES 29.981.256,00 392.728.868,00 398.347.779,00 35.600.167,00

Total para NACIONALES 29.981.256,00 392.728.868,00 398.347.779,00 35.600.167,00

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 PRINNTECH S.A.S

Balance de Prueba entre el 01/01/2011 y el 31/12/2011

Código Nombre Cuenta Saldo Inicial Débitos Créditos Saldo Final

Total para PROVEEDORES 29.981.256,00 392.728.868,00 398.347.779,00 35.600.167,00

23 CUENTAS POR PAGAR

2335 COSTOS Y GASTOS POR PAGAR

233520 COMISIONES 0,00 20.343.167,00 20.343.167,00 0,00

233525 HONORARIOS 1.826.462,00 31.264.829,00 29.565.281,00 126.914,00

233530 SERVICIOS TECNICOS 0,00 775.955,00 775.955,00 0,00

233535 SERVICIOS DE MANTENIMIENTO 0,00 3.356.088,00 3.609.688,00 253.600,00

233540 ARRENDAMIENTOS 1.844.356,00 164.998.245,00 184.534.675,00 21.380.786,00

233550 SERVICIOS PUBLICOS 1.324.410,00 23.289.853,00 21.965.443,00 0,00

233555 SEGUROS 0,00 1.554.609,00 1.554.609,00 0,00

233595 OTROS 7.760.708,00 45.472.411,00 41.162.813,00 3.451.110,00

Total para COSTOS Y GASTOS POR PAGAR 12.755.936,00 291.055.157,00 303.511.631,00 25.212.410,00

2365 RETENCION EN LA FUENTE

236515 HONORARIOS

23651501 HONORARIOS NO DECLARANTES 10% 0,00 100.782,00 100.782,00 0,00

HONORARIOS DECLARANTES 11% 0,00 3.743.323,00 3.743.323,00 0,00

23651502
Total para HONORARIOS 0,00 3.844.105,00 3.844.105,00 0,00

236520 COMISIONES

23652001 COMISIONES NO DECLARANTES 10% 0,00 1.499.811,00 1.499.811,00 0,00

COMISIONES DECLARANTES 11% 0,00 5.500,00 5.500,00 0,00

23652002
Total para COMISIONES 0,00 1.505.311,00 1.505.311,00 0,00

236525 SERVICIOS

23652501 SERVICIOS GENERALES NO DECLARANTES 6% 0,00 810.764,00 810.764,00 0,00

23652502 SERVICIOS GENERALES DECLARANTES 4% 0,00 66.800,00 66.800,00 0,00

23652503 SERVICIOS TRANSPORTE DE CARGA 1% 0,00 18.100,00 18.100,00 0,00

23652504 SERVICIOS EMPRESAS TEMPORALES DE EMPL 0,00 23.512,00 23.512,00 0,00

163
 SERVICIOS DE VIGILANCIA Y ASEO 2% 0,00 4.960,00 4.960,00 0,00
23652505
Total para SERVICIOS 0,00 924.136,00 924.136,00 0,00

236530 ARRENDAMIENTOS

23653001 ARRENDAMIENTO BIENES MUEBLES 4% 0,00 1.100.702,00 1.100.702,00 0,00

ARRENDAMIENTO BIENES INMUEBLES 3,5% 0,00 3.033.192,00 3.033.192,00 0,00

23653002
Total para ARRENDAMIENTOS 0,00 4.133.894,00 4.133.894,00 0,00

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 PRINNTECH S.A.S

Balance de Prueba entre el 01/01/2011 y el 31/12/2011

Código Nombre Cuenta Saldo Inicial Débitos Créditos Saldo Final

236540 COMPRAS

RETENCION POR COMPRAS 3.5% 0,00 6.140.376,00 6.140.376,00 0,00

23654001
Total para COMPRAS 0,00 6.140.376,00 6.140.376,00 0,00

236580 RETENCION EN LA FUENTE POR PAGAR 1.510.000,00 24.243.000,00 23.593.000,00 860.000,00

Total para RETENCION EN LA FUENTE 1.510.000,00 40.790.822,00 40.140.822,00 860.000,00

2367 IMPUESTO A LAS VENTAS RETENIDO

236705 IVA RETENIDO AL REGIMEN SIMPLIFICADO

23670501 RETEIVA REGIMEN SIMPLIFICADO COMPRAS 16 0,00 2.064.588,00 2.064.588,00 0,00

23670502 RETEIVA REGIMEN SIMPLIFICADO SERVICIOS 0,00 1.368.687,00 1.368.687,00 0,00

23670503 RETEIVA REGIMEN SIMPLIFICADO HONORARIO 0,00 2.566.835,00 2.566.835,00 0,00

23670506 RETEIVA REG. SIMPLIFICADO VIGILANCIA AIU 1 0,00 1.984,00 1.984,00 0,00

RETEIVA REGIMEN SIMPLIFICADO COMISIONES 0,00 1.199.849,00 1.199.849,00 0,00

23670508
Total para IVA RETENIDO AL REGIMEN SIMPLIFICADO 0,00 7.201.943,00 7.201.943,00 0,00

Total para IMPUESTO A LAS VENTAS RETENIDO 0,00 7.201.943,00 7.201.943,00 0,00

2368 IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO RETENIDO

236801 ICA RETENIDO

23680101 RETENCION DE ICA COMPRAS 0,00 291.838,00 291.838,00 0,00

23680102 RETENCION DE ICA SERVICIOS 0,00 177.285,00 177.285,00 0,00

23680103 RETENCION DE ICA HONORARIOS 0,00 221.387,00 221.387,00 0,00

RETENCION DE ICA POR COMISIONES 0,00 144.033,00 144.033,00 0,00

23680104
Total para ICA RETENIDO 0,00 834.543,00 834.543,00 0,00

236890 RETENCIO DE ICA POR PGAR 165.000,00 964.000,00 833.000,00 34.000,00

Total para IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO RETENID 165.000,00 1.798.543,00 1.667.543,00 34.000,00

2370 RETENCIONES Y APORTES DE NOMINA

237005 APORTES EPS

23700501 CAFESALUD EPS 0,00 332.373,00 414.863,00 82.490,00

23700503 COMPENSAR EPS 91.500,00 7.785.564,00 8.027.355,00 333.291,00

165
23700504 CONDOR EPS 0,00 0,00 144.763,00 144.763,00

23700505 COOMEVA EPS 0,00 850.660,00 850.660,00 0,00

23700506 CRUZ BLANCA EPS 225.000,00 10.093.994,00 9.951.484,00 82.490,00

23700507 FAMISANAR EPS CAFAM - COLSUBSIDIO 247.700,00 7.712.994,00 7.465.294,00 0,00

23700509 INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES 75.900,00 1.117.616,00 1.041.716,00 0,00

23700510 SALUD TOTAL EPS 87.500,00 2.036.680,00 2.038.680,00 89.500,00

80.600,00 4.380.221,00 4.375.812,00 76.191,00
23700511 SALUDCOOP EPS

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 PRINNTECH S.A.S

Balance de Prueba entre el 01/01/2011 y el 31/12/2011

Código Nombre Cuenta Saldo Inicial Débitos Créditos Saldo Final

SANITAS EPS 64.400,00 2.830.215,00 2.867.403,00 101.588,00
23700512
Total para APORTES EPS 872.600,00 37.140.317,00 37.178.030,00 910.313,00

237006 APORTES A.R.P.

LIBERTY SEGUROS D EVIDA 36.400,00 1.548.967,00 1.550.256,00 37.689,00

23700601
Total para APORTES A.R.P. 36.400,00 1.548.967,00 1.550.256,00 37.689,00

237010 APORTES AL I.C.B.F., SENA Y CAJAS DE COMPEN

COLSUBSIDIO 323.960,00 22.250.115,00 22.416.217,00 490.062,00

23701001
Total para APORTES AL I.C.B.F., SENA Y CAJAS DE COMPEN 323.960,00 22.250.115,00 22.416.217,00 490.062,00

Total para RETENCIONES Y APORTES DE NOMINA 1.232.960,00 60.939.399,00 61.144.503,00 1.438.064,00

2380 ACREEDORES VARIOS

238030 FONDOS DE CESANTIAS Y/O PENSIONES

23803001 COLFONDOS S.A. AFPC 698.200,00 9.048.987,00 10.372.508,00 2.021.721,00

23803002 HORIZONTE AFPC 0,00 514.554,00 938.770,00 424.216,00

23803003 ING FONDO DE PENSIONES OBLIGATORIAS (SA 112.000,00 448.000,00 1.476.270,00 1.140.270,00

23803004 INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES 0,00 1.864.625,00 0,00 -1.864.625,00

23803005 PORVENIR S.A. AFPC 224.300,00 2.741.941,00 3.118.092,00 600.451,00

23803006 PROTECCIÓN S.A. AFPC 0,00 256.395,00 491.798,00 235.403,00

SKANDIA S.A. AFPC 82.400,00 1.388.567,00 0,00 -1.306.167,00

23803007
Total para FONDOS DE CESANTIAS Y/O PENSIONES 1.116.900,00 16.263.069,00 16.397.438,00 1.251.269,00

238095 OTROS 0,00 1.179.065,00 2.021.595,00 842.530,00

Total para ACREEDORES VARIOS 1.116.900,00 17.442.134,00 18.419.033,00 2.093.799,00

Total para CUENTAS POR PAGAR 16.780.796,00 419.227.998,00 432.085.475,00 29.638.273,00

24 IMPUESTOS, GRAVAMENES Y TASAS

2404 DE RENTA Y COMPLEMENTARIOS

240405 VIGENCIA FISCAL CORRIENTE 5.250.000,00 5.250.000,00 4.477.000,00 4.477.000,00

Total para DE RENTA Y COMPLEMENTARIOS 5.250.000,00 5.250.000,00 4.477.000,00 4.477.000,00

2408 IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS POR PAGAR

167
240801 IVA GENERADO

24080101 IVA GENERADO VENTAS 16% 0,00 115.778.012,93 115.778.012,93 0,00

24080104 IVA GENERADO POR VENTAS 10% 0,00 363.637,00 363.637,00 0,00

IVA POR DEVOLUCONES EN COMPRAS 16% 0,00 943.228,00 943.228,00 0,00

24080105
Total para IVA GENERADO 0,00 117.084.877,93 117.084.877,93 0,00

240802 IVA DESCONTABLE

0,00 54.739.731,14 54.739.731,14 0,00
24080201 IVA POR COMPRAS 16%
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 PRINNTECH S.A.S

Balance de Prueba entre el 01/01/2011 y el 31/12/2011

Código Nombre Cuenta Saldo Inicial Débitos Créditos Saldo Final

24080202 IVA POR COMPRAS 10% 0,00 4.387,00 4.387,00 0,00

24080203 IVA POR SERVICIOS 16% 0,00 1.674.833,05 1.674.833,05 0,00

24080205 IVA POR HONORARIOS 16% 0,00 90.545,00 90.545,00 0,00

24080206 IVA POR ARRENDAMIENTOS 0,00 20.216.642,00 20.216.642,00 0,00

24080207 IVA SERVICIO DE VIGILANCIA Y ASEO 10%/AIU 0,00 18.715,00 18.715,00 0,00

24080210 IVA POR DEVOLUCIONES EN VENTAS 16% 0,00 1.123.970,00 1.123.970,00 0,00

IVA DESCONTABLE POR COMISIONES 16% 0,00 8.000,00 8.000,00 0,00

24080211
Total para IVA DESCONTABLE 0,00 77.876.823,19 77.876.823,19 0,00

240890 IVA RETENIDO REGIMEN SIMPLIFICADO

24089001 RETEIVA REGIMEN SIMPLIFICADO COMPRAS 16 0,00 2.064.588,00 2.064.588,00 0,00

24089002 RETEIVA REGIMEN SIMPLIFICADO SERVICIOS 1 0,00 1.368.687,00 1.368.687,00 0,00

24089003 RETEIVA REGIMEN SIMPLIFICADO HONORARIO 0,00 2.566.835,00 2.566.835,00 0,00

24089006 RETEIVA REG. SIMPLIFICADO VIGILANCIA AIU 1 0,00 1.984,00 1.984,00 0,00

RETEIVA REGIMEN SIMPLIFICADO COMISIONES 0,00 1.199.849,00 1.199.849,00 0,00

24089008
Total para IVA RETENIDO REGIMEN SIMPLIFICADO 0,00 7.201.943,00 7.201.943,00 0,00

240895 IVA POR PAGAR 0,00 11.520.000,00 18.177.000,00 6.657.000,00

Total para IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS POR PAGAR 0,00 213.683.644,12 220.340.644,12 6.657.000,00

2412 DE INDUSTRIA Y COMERCIO

241205 VIGENCIA FISCAL CORRIENTE 1.303.000,00 7.413.000,00 7.485.000,00 1.375.000,00

Total para DE INDUSTRIA Y COMERCIO 1.303.000,00 7.413.000,00 7.485.000,00 1.375.000,00

Total para IMPUESTOS, GRAVAMENES Y TASAS 6.553.000,00 226.346.644,12 232.302.644,12 12.509.000,00

25 OBLIGACIONES LABORALES

2505 SALARIOS POR PAGAR

250501 SUELDOS 0,00 95.794.847,00 99.664.395,00 3.869.548,00

250510 LIQUIDACIONES POR PAGAR 0,00 10.395.180,00 11.810.852,00 1.415.672,00

Total para SALARIOS POR PAGAR 0,00 106.190.027,00 111.475.247,00 5.285.220,00

2510 CESANTIAS CONSOLIDADAS

169
251010 LEY 50 DE 1990 Y NORMAS POSTERIORES 4.332.434,00 3.826.395,00 3.870.601,00 4.376.640,00

Total para CESANTIAS CONSOLIDADAS 4.332.434,00 3.826.395,00 3.870.601,00 4.376.640,00

2515 INTERESES SOBRE CESANTIAS

251501 INTERESES SOBRE CESANTIAS 386.395,00 226.486,00 347.994,00 507.903,00

Total para INTERESES SOBRE CESANTIAS 386.395,00 226.486,00 347.994,00 507.903,00

2520 PRIMA DE SERVICIOS

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170
 PRINNTECH S.A.S

Balance de Prueba entre el 01/01/2011 y el 31/12/2011

Código Nombre Cuenta Saldo Inicial Débitos Créditos Saldo Final

252001 PRIMA DE SERVICIOS 0,00 0,00 131.867,00 131.867,00

Total para PRIMA DE SERVICIOS 0,00 0,00 131.867,00 131.867,00

2525 VACACIONES CONSOLIDADAS

252501 VACACIONES 1.946.245,00 1.010.306,00 1.692.326,00 2.628.265,00

Total para VACACIONES CONSOLIDADAS 1.946.245,00 1.010.306,00 1.692.326,00 2.628.265,00

Total para OBLIGACIONES LABORALES 6.665.074,00 111.253.214,00 117.518.035,00 12.929.895,00

26 PASIVOS ESTIMADOS Y PROVISIONES

2605 PARA COSTOS Y GASTOS

260595 OTROS 0,00 0,00 7.330.079,00 7.330.079,00

Total para PARA COSTOS Y GASTOS 0,00 0,00 7.330.079,00 7.330.079,00

2610 PARA OBLIGACIONES LABORALES

261005 CESANTIAS 0,00 9.197.493,00 9.197.493,00 0,00

261010 INTERESES SOBRE CESANTIAS 0,00 281.046,00 281.046,00 0,00

261015 VACACIONES 0,00 4.269.684,00 4.269.684,00 0,00

261020 PRIMA DE SERVICIOS 0,00 9.287.960,00 9.287.960,00 0,00

Total para PARA OBLIGACIONES LABORALES 0,00 23.036.183,00 23.036.183,00 0,00

2615 PARA OBLIGACIONES FISCALES

261505 DE RENTA Y COMPLEMENTARIOS 0,00 0,00 2.894.745,95 2.894.745,95

Total para PARA OBLIGACIONES FISCALES 0,00 0,00 2.894.745,95 2.894.745,95

Total para PASIVOS ESTIMADOS Y PROVISIONES 0,00 23.036.183,00 33.261.007,95 10.224.824,95

28 OTROS PASIVOS

2805 ANTICIPOS Y AVANCES RECIBIDOS

280505 DE CLIENTES 0,00 4.777.105,00 6.021.869,00 1.244.764,00

Total para ANTICIPOS Y AVANCES RECIBIDOS 0,00 4.777.105,00 6.021.869,00 1.244.764,00

Total para OTROS PASIVOS 0,00 4.777.105,00 6.021.869,00 1.244.764,00

177.189.455,92 1.468.583.921,59 1.494.103.225,62 202.708.759,95

Total para PASIVO
171
3 PATRIMONIO

31 CAPITAL SOCIAL

3105 CAPITAL SUSCRITO Y PAGADO

500.000.000,00 105.000.000,00 105.000.000,00 500.000.000,00
310505 CAPITAL AUTORIZADO

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 PRINNTECH S.A.S

Balance de Prueba entre el 01/01/2011 y el 31/12/2011

Código Nombre Cuenta Saldo Inicial Débitos Créditos Saldo Final

310510 CAPITAL POR SUSCRIBIR (DB) -150.000.000,00 0,00 150.000.000,00 0,00

Total para CAPITAL SUSCRITO Y PAGADO 350.000.000,00 105.000.000,00 255.000.000,00 500.000.000,00

Total para CAPITAL SOCIAL 350.000.000,00 105.000.000,00 255.000.000,00 500.000.000,00

36 RESULTADOS DEL EJERCICIO

3610 PERDIDA DEL EJERCICIO

361005 PERDIDA DEL EJERCICIO

PERDIDA AÑO 2010 -132.380.623,39 0,00 0,00 -132.380.623,39

36100501
Total para PERDIDA DEL EJERCICIO -132.380.623,39 0,00 0,00 -132.380.623,39

Total para PERDIDA DEL EJERCICIO -132.380.623,39 0,00 0,00 -132.380.623,39

Total para RESULTADOS DEL EJERCICIO -132.380.623,39 0,00 0,00 -132.380.623,39

217.619.376,61 105.000.000,00 255.000.000,00 367.619.376,61

Total para PATRIMONIO

4 INGRESOS

41 OPERACIONALES

4120 INDUSTRIAS MANUFACTURERAS

412036 SERVICIOS RELACIONADOS CON LA EDICION Y L 0,00 0,00 207.006.803,00 207.006.803,00

Total para INDUSTRIAS MANUFACTURERAS 0,00 0,00 207.006.803,00 207.006.803,00

4135 COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR

413528 VENTA DE LIBROS, REVISTAS, ELEMENTOS DE P

41352801 C/CIO DE PRODUCTOS DE PAPELERIA Y ESCRI 0,00 0,00 11.936.049,00 11.936.049,00

C/CIO DE PRODUCTOS DE PAPELERIA Y ESCRI 0,00 0,00 474.356.420,00 474.356.420,00

41352803
Total para VENTA DE LIBROS, REVISTAS, ELEMENTOS DE PA 0,00 0,00 486.292.469,00 486.292.469,00

413595 VENTA DE OTROS PRODUCTOS

C/CIO DE OTROS PRODUCTOS ALIMENTICIOS 1 0,00 0,00 295.844,00 295.844,00

41359501
Total para VENTA DE OTROS PRODUCTOS 0,00 0,00 295.844,00 295.844,00

Total para COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR 0,00 0,00 486.588.313,00 486.588.313,00

4145 TRANSPORTE, ALMACENAMIENTO Y COMUNICACIO

173
414570 SERVICIO DE TRANSMISION DE DATOS 0,00 0,00 736.853,00 736.853,00

Total para TRANSPORTE, ALMACENAMIENTO Y COMUNICAC 0,00 0,00 736.853,00 736.853,00

4155 ACTIVIDADES INMOBILIARIAS, EMPRESARIALES Y

415505 ARRENDAMIENTOS DE BIENES INMUEBLES 0,00 0,00 3.636.363,00 3.636.363,00

0,00 0,00 45.782.383,00 45.782.383,00

415585 FOTOCOPIADO

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174
 PRINNTECH S.A.S

Balance de Prueba entre el 01/01/2011 y el 31/12/2011

Código Nombre Cuenta Saldo Inicial Débitos Créditos Saldo Final

Total para ACTIVIDADES INMOBILIARIAS, EMPRESARIALES Y 0,00 0,00 49.418.746,00 49.418.746,00

4175 DEVOLUCIONES, REBAJAS Y DESCUENTOS EN VEN

417501 DEVOLUCIONES C/CIO DE PRODUCTOS DE PAPE

41750101 DEVOLUCIONES C/CIO DE PRODUCTOS DE PAP 0,00 179.906,00 0,00 -179.906,00

DEVOLUCIONES C/CIO DE PRODUCTOS DE PAP 0,00 5.617.132,00 0,00 -5.617.132,00

41750103
Total para DEVOLUCIONES C/CIO DE PRODUCTOS DE PAPEL 0,00 5.797.038,00 0,00 -5.797.038,00

417502 DEVOLUCIONES SERV. DE IMPRESIÓN Y FOTOCO 0,00 1.605.292,00 0,00 -1.605.292,00

Total para DEVOLUCIONES, REBAJAS Y DESCUENTOS EN V 0,00 7.402.330,00 0,00 -7.402.330,00

Total para OPERACIONALES 0,00 7.402.330,00 743.750.715,00 736.348.385,00

42 NO OPERACIONALES

4210 FINANCIEROS

421005 INTERESES 0,00 0,00 627,00 627,00

421040 DESCUENTOS COMERCIALES CONDICIONADOS 0,00 0,00 698.721,00 698.721,00

421095 OTROS 0,00 0,00 67.683,00 67.683,00

Total para FINANCIEROS 0,00 0,00 767.031,00 767.031,00

4235 SERVICIOS

423595 OTROS 0,00 0,00 669.945,00 669.945,00

Total para SERVICIOS 0,00 0,00 669.945,00 669.945,00

4295 DIVERSOS

429505 APROVECHAMIENTOS 0,00 0,00 96.310,00 96.310,00

429581 AJUSTE AL PESO 0,00 735,00 33.483,90 32.748,90

Total para DIVERSOS 0,00 735,00 129.793,90 129.058,90

Total para NO OPERACIONALES 0,00 735,00 1.566.769,90 1.566.034,90

0,00 7.403.065,00 745.317.484,90 737.914.419,90

Total para INGRESOS

5 GASTOS

175
51 OPERACIONALES DE ADMINISTRACION

5105 GASTOS DE PERSONAL

510506 SUELDOS 0,00 1.854.467,00 0,00 1.854.467,00

510527 AUXILIO DE TRANSPORTE 0,00 175.960,00 0,00 175.960,00

0,00 137.376,00 0,00 137.376,00

510530 CESANTIAS

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 PRINNTECH S.A.S

Balance de Prueba entre el 01/01/2011 y el 31/12/2011

Código Nombre Cuenta Saldo Inicial Débitos Créditos Saldo Final

510533 INTERESES SOBRE CESANTIAS 0,00 2.236,00 0,00 2.236,00

510536 PRIMA DE SERVICIOS 0,00 137.331,00 0,00 137.331,00

510539 VACACIONES 0,00 62.668,00 0,00 62.668,00

510568 APORTES A ADMINISTRADORAS DE RIESGOS PR 0,00 6.455,00 1.460.675,00 -1.454.220,00

510569 APORTES EPS 0,00 105.117,00 1.460.675,00 -1.355.558,00

510570 APORTES A FONDOS DE PENSIONES Y/0 CESANTI 0,00 148.400,00 1.460.676,00 -1.312.276,00

510572 APORTES CAJAS DE COMPENSACION FAMILIAR 0,00 49.467,00 0,00 49.467,00

510575 APORTES I.C.B.F. 0,00 37.100,00 0,00 37.100,00

510578 SENA 0,00 24.733,00 0,00 24.733,00

Total para GASTOS DE PERSONAL 0,00 2.741.310,00 4.382.026,00 -1.640.716,00

5110 HONORARIOS

511015 AUDITORIA EXTERNA 0,00 17.300,00 0,00 17.300,00

511030 ASESORIA FINANCIERA 0,00 30.574.116,00 0,00 30.574.116,00

511035 ASESORIA TECNICA 0,00 1.907.893,00 0,00 1.907.893,00

Total para HONORARIOS 0,00 32.499.309,00 0,00 32.499.309,00

5125 CONTRIBUCIONES Y AFILIACIONES

512505 CONTRIBUCIONES 0,00 2,00 0,00 2,00

Total para CONTRIBUCIONES Y AFILIACIONES 0,00 2,00 0,00 2,00

5130 SEGUROS

513095 OTROS

POLIZA PYME 0,00 1.865.600,00 0,00 1.865.600,00

51309501
Total para OTROS 0,00 1.865.600,00 0,00 1.865.600,00

Total para SEGUROS 0,00 1.865.600,00 0,00 1.865.600,00

5135 SERVICIOS

177
513505 ASEO Y VIGILANCIA 0,00 492.427,00 0,00 492.427,00

513515 ASISTENCIA TECNICA 0,00 483.694,00 0,00 483.694,00

513520 PROCESAMIENTO ELECTRONICO DE DATOS 0,00 9.037.309,00 0,00 9.037.309,00

513535 TELEFONO

TELEFONO NO GRAVADO 0,00 1.571,00 0,00 1.571,00

51353502
Total para TELEFONO 0,00 1.571,00 0,00 1.571,00

Fecha y Hora de Impresión: 27/04/2012 05:03:35 p.m. # # # # Página 13 de 19

178
 PRINNTECH S.A.S

Balance de Prueba entre el 01/01/2011 y el 31/12/2011

Código Nombre Cuenta Saldo Inicial Débitos Créditos Saldo Final

513559 SERVICIO DE INTERNET 0,00 1.888.280,00 0,00 1.888.280,00

513595 OTROS 0,00 1.138.480,00 0,00 1.138.480,00

Total para SERVICIOS 0,00 13.041.761,00 0,00 13.041.761,00

5140 GASTOS LEGALES

514005 NOTARIALES 0,00 54.380,00 0,00 54.380,00

514010 REGISTRO MERCANTIL 0,00 171.920,00 0,00 171.920,00

514095 OTROS 0,00 1.081.700,00 0,00 1.081.700,00

Total para GASTOS LEGALES 0,00 1.308.000,00 0,00 1.308.000,00

5145 MANTENIMIENTO Y REPARACIONES

514520 EQUIPO DE OFICINA 0,00 330.000,00 0,00 330.000,00

Total para MANTENIMIENTO Y REPARACIONES 0,00 330.000,00 0,00 330.000,00

5150 ADECUACION E INSTALACION

515015 REPARACIONES LOCATIVAS 0,00 65.000,00 0,00 65.000,00

Total para ADECUACION E INSTALACION 0,00 65.000,00 0,00 65.000,00

5160 DEPRECIACIONES

516010 MAQUINARIA Y EQUIPO 0,00 1.238.424,00 0,00 1.238.424,00

516015 EQUIPO DE OFICINA 0,00 2.441.928,00 0,00 2.441.928,00

516020 EQUIPO DE COMPUTACION Y COMUNICACION 0,00 6.053.460,00 0,00 6.053.460,00

Total para DEPRECIACIONES 0,00 9.733.812,00 0,00 9.733.812,00

5165 AMORTIZACIONES

516515 CARGOS DIFERIDOS 0,00 68.797.927,00 1,00 68.797.926,00

Total para AMORTIZACIONES 0,00 68.797.927,00 1,00 68.797.926,00

5195 DIVERSOS

519525 ELEMENTOS DE ASEO Y CAFETERIA 0,00 1.300.347,00 0,00 1.300.347,00

519530 UTILES, PAPELERIA Y FOTOCOPIAS 0,00 793.938,00 0,00 793.938,00

179
 PAPELERIA 0,00 37.412,00 0,00 37.412,00
51953001
Total para UTILES, PAPELERIA Y FOTOCOPIAS 0,00 793.938,00 0,00 793.938,00

519545 TAXIS Y BUSES 0,00 177.000,00 0,00 177.000,00

519560 CASINO Y RESTAURANTE 0,00 224.224,00 0,00 224.224,00

0,00 7.150,00 0,00 7.150,00

519565 PARQUEADEROS

Fecha y Hora de Impresión: 27/04/2012 05:03:35 p.m. # # # # Página 14 de 1

180
10.4.2 BALANCE GENERAL

181
182
 11. METODOLOGIA

11.1 TIPO DE INVESTIGACION

El objetivo de la investigación es descriptiva, que consiste en llegar a

conocer las situaciones, costumbres y actitudes predominantes a través de
la descripción exacta de las actividades, objetos, procesos y personas de la
Empresa PAPELERIA PRINNTECH S.A.S, Su meta no se limita a la
recolección de datos, sino a la predicción e identificación de las relaciones
que existen entre dos o más variables.

Con este tipo de investigación se busca en primer momento describir las

variables en estudio, al mismo tiempo que se busca establecer las causas de
los eventos, sucesos o fenómenos que se estudian.

El método de investigación es Inductivo-Deductivo

El punto de partida es diferente pero el propósito es el mismo.

Acepta la existencia de una realidad externa y estimula la capacidad del ser

humano para percibirla por medio de sus sentidos y entenderla por medio
de su inteligencia. Usaron este método Aristóteles, Galileo, Newton y los
científicos contemporáneos en general.

En Prinntech, el método inductivo en esta investigación permitirá, desde las

entrevistas y encuestas personales, lograr generalizar comportamientos o
aptitudes entre los clientes de la papelería.

183
 11.2 TECNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCION

Existen distintas formas o maneras de obtener la información para realizar

una investigación. Los instrumentos son los medios materiales que se
emplean para recoger y Almacenarla.

Ejemplo: encuesta, entrevista o cuestionario, análisis documental, análisis

de contenido, lista de chequeo, fichas, formatos de cuestionario, guías de
entrevista, listas de cotejo, escalas de actitudes u opinión, árbol de
objetivos, test radial, entre otros.

De los anteriores instrumentos se aplico una lista de chequeo a los

empleados de Prinntech.

11.3 PROCEDIMIENTO

Como punto de partida para recolectar información e identificar el

problema se hizo un diagnostico en el cual se identifico la falta de
planeación en la organización. Se aplica una LISTA DE CHEQUEO a los
miembros de la empresa e igualmente se hace una observación directa a los
procedimientos organizacionales y a la estructura física donde se obtiene
información de fuentes primarias que son esenciales para continuar el
proceso.

Está compuesta por 20 ítems con dos opciones de respuesta, positiva o

negativa, relacionados con el ambiente laboral, el clima organizacional,
capacitación, uso de la tecnología, entre otros, nos permite detectar
posibles problemas en la organización, conocer la motivación del personal,
opiniones e inconformidades, haciendo un análisis interno en la misma.

Con lo anterior se pretende proveer un punto de partida para identificar

situaciones que puedan afectar la organización y el mejoramiento de a través
de procesos y procedimientos que se puedan llegar a sugerir.

184
 CONCLUSIONES LISTA DE CHEQUEO

La mayoría de los miembros de la compañía consideran que el flujo

de información en la empresa es adecuado, por lo que el ambiente de
trabajo es propicio para desarrollar sus tareas.

Aunque el 85 % de los encuestados suponen que la tecnología les

ayuda a incrementar su rendimiento, los medios tecnológicos
proporcionados no son adecuados.

El 46 % de los integrantes saben que productos y servicios ofrece la

compañía, ya que conocen la visión y misión de la misma.

Pese a que el 77 % de las personas que participaron creen que las

actividades que realizan conllevan al cumplimiento de los objetivos de
la organización, los directivos no supervisan el desempeño de sus
actividades.

El 69 % cree que posee los conocimientos necesarios para desarrollar

sus labores, lo que permite una atención y trato adecuado hacia el
cliente.

A un gran porcentaje la resulta fácil expresar sus ideas y opiniones lo

que conlleva a que se sientan parte de un equipo de trabajo.

Un gran número de empleados piensa que no recibe un justo

reconocimiento de su labor, como consecuencia no se sienten
motivados por parte de los directivos de la empresa

185
 12. CONCLUSIONES

El objetivo general de este trabajo de investigación es llevar a cabo el

estudio general de la empresa PRINNTECH S.A.S

Tomando como base el objetivo, se procedió a realizar un capitulo con la

descripción de la empresa, con la finalidad de mas adelante poder llevar a
cabo varios pasos de la metodología, como fue la elaboración de la
herramienta de recolección de datos.

Por la situación que presenta las micro y pequeñas Empresas de no tener

una planeación definida se observa desorganización en los procesos

Existe una fuerte competencia en el mercado de las papelerías lo cual las

obliga a mantener control sobre sus procesos y una mejor atención a sus
clientes.

Dada la importancia de planeación en las empresas el modelo de

planeación estratégica que se pretende con este anteproyecto es brindar
un mejor servicio a los clientes y que dentro de la organización genere
ventajas competitivas donde pueda generar más clientes y así mismo
mantener los que ya son clientes,

A si mismo se realiza el marco teórico incluyendo todos los temas que

fueron de gran utilidad ya que se describen conceptos y términos que se
utilizaron a lo largo del presente trabajo de investigación

186
 13. BIBLIOGRAFIA

COULTER Robins. ADMINISTRACION. Prentice Hall. Pearson. Décima

Edición Págs. 425-440

Documento: VENTAJA COMPETITIVA Y CADENA DE VALOR

Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación, ICONTEC.

GTC 45. GUÍA PARA EL DIAGNOSTICO DE CONDICIONES DE
TRABAJO O PANORAMA DE FACTORES DE RIESGO, SU
IDENTIFICACIÓN Y VALORACIÓN. Fecha de ratificación: 27 de Agosto
de 1997

VIDAL ARIZABALETA Elizabeth. DIAGNOSTICO ORGANIZACIONAL.

Editorial ECOE.

COULTER Robins. ADMINISTRACION. Prentice Hall. Pearson. Décima

Edición Págs. 425-440.

SERNA GOMEZ HUMBERTO. GERENCIA ESTRATEGICA. Planeación

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Wikipedia

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www.culturarecreacionydeporte.gov.co

cámara.ccb.org.co

188
 14. ANEXOS

Anexo 1

REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO

CAPITULO I

1. El presente es el Reglamento de Trabajo prescrito por la empresa

PRINNTECH, domiciliada en la ciudad de Bogotá D.C y a sus disposiciones
quedan sometidas tanto la Empresa como todos sus trabajadores. Este
Reglamento hace parte de los contratos individuales de trabajo, celebrados o que
se celebren con todos los trabajadores, salvo estipulaciones en contrario, que sin
embargo solo pueden ser favorables al trabajador.

CAPITULO II

CONDICIONES DE ADMISION

ARTICULO 2. Quien aspire a desempeñar un cargo en la empresa debe hacer la

solicitud por escrito para su registro como aspirante y acompañar los siguientes
documentos al ser seleccionado:

a) Cédula de Ciudadanía.

b) Certificado del último empleador con quien haya trabajado en que conste el
tiempo de servicio, la índole de la labor ejecutada y el salario devengado.

189
d) Certificado de personas honorables sobre su conducta y capacidad y en su
caso del plantel de educación donde hubiere estudiado.

e) Pasado judicial vigente (después de haber sido seleccionado)

f) Antecedentes disciplinarios (después de haber sido seleccionado)

g) Certificación EPS

h) Exámenes médicos, con cargo de la empresa

i) Certificación de aporte de pensiones y cesantías

j) Certificados de Estudio

PARAGRAFO: El empleador podrá establecer en el reglamento además de los

documentos mencionados, todos aquellos que considere necesarios para admitir o
no admitir al aspirante, sin embargo, tales exigencias no deben incluir
documentos, certificaciones o datos prohibidos expresamente por las normas
jurídicas para tal efecto: así es prohibida la exigencia de la inclusión en formatos o
cartas de solicitud de empleo “datos acerca del estado civil de las personas,
números de hijos que tenga, la religión que profesan o el partido político al cual
pertenezca” (Artículo 1º. Ley 13 de 1972); lo mismo que la exigencia de la prueba
de gravidex para las mujeres, solo que se trate de actividades catalogadas como
de alto riesgo (Artículo 43, C.N. artículos primero y segundo, convenio No. 111 de
la OIT, Resolución No 003941 de 1994 del Ministerio de Trabajo), el examen de
sida (Decreto reglamentario No. 559 de 1991 Art. 22), ni la libreta Militar (Art. 111
Decreto 2150 de 1995).

PERIODO DE PRUEBA

ARTICULO 3. La empresa una vez admitido el aspirante podrá estipular un

período inicial de prueba que tendrá por objeto apreciar por parte de la empresa,
las aptitudes del trabajador y por parte de éste, las conveniencias de las
condiciones de trabajo (artículo 76, C.S.T.).

190
ARTICULO 4. El período de prueba debe ser estipulado por escrito y en caso
contrario los servicios se entienden regulados por las normas generales del
contrato de trabajo (artículo 77, numeral primero, C.S.T).

ARTICULO 5. El período de prueba no puede exceder de dos (2) meses. En los

contratos de trabajo a término fijo, cuya duración sea inferior a un (1) año el
período de prueba no podrá ser superior a la quinta parte del término inicialmente
pactado para el respectivo contrato, sin que pueda exceder de dos meses.
Cuando entre un mismo empleador y trabajador se celebren contratos de trabajo
sucesivos no es válida la estipulación del período de prueba, salvo para el primer
contrato (artículo séptimo Ley 50 de 1.990).

ARTICULO 6. Durante el período de prueba, el contrato puede darse por

terminado unilateralmente en cualquier momento y sin previo aviso, pero si
expirado el período de prueba y el trabajador continuare al servicio del empleador,
con consentimiento expreso, por ese solo hecho, los servicios prestados por aquel
a éste, se considerarán regulados por las normas del contrato de trabajo desde la
iniciación de dicho período de prueba. Los trabajadores en período de prueba
gozan de todas las prestaciones (artículo 80, C.S.T.).

CAPITULO III

TRABAJADORES ACCIDENTALES O TRANSITORIOS

ARTICULO 7. Son meros trabajadores accidentales o transitorios, los que se

ocupen en labores de corta duración no mayor de un mes y de índole distinta a las
actividades normales de la empresa. Estos trabajadores tienen derecho, además
del salario todas las prestaciones de ley.

191
 CAPITULO IV

HORARIO DE TRABAJO

ARTICULO 8. Los horarios de trabajo obedecerán a las variables del servicio pero
sujetos siempre a las normas legales sobre jornadas máximas de 48 horas
semanales, con suficiente anticipación los horarios o turnos serán publicados por
el empleador y colocados en lugar visible del sitio de trabajo.

Las horas de entrada y salida de los trabajadores, son las que a continuación se
expresan así:

DIAS LABORABLES: LOS DIAS LABORABLES PARA EL PERSONAL

ADMINISTRATIVO SON DE LUNES A VIERNES ASÍ:

MAÑANA

8:00 A.M. a 12:00 M.

HORA DE ALMUERZO

12:00 M. a 1:00 P.M.

TARDE

1:00 P.M. a 5:30 P.M.

PERSONAL OPERATIVO:

192
LOS DIAS LABORALES PARA EL PERSONAL OPERATIVO SON DE LUNES A
DOMINGO, MEDIANTE EL CUMPLIMIENTOS DE TURNOS ROTATIVOS
INDICADOS ASI:

TURNO UNO:

MAÑANA HORA DE ALIMENTACION TARDE

10: 00 A.M. a 1:00 P.M. 1:00 PM a 2:00 PM 2:00 PM a 7:00 PM

TURNO DOS:

MAÑANA HORA DE ALIMENTACION NOCHE

12:00 A.M. a 5:30 P.M. 5:30 PM a 6:30 PM 6:30 PM a 9:00 PM

TURNO TRES:

TARDE HORA DE ALIMENTACION NOCHE

3:00 P.M .a 7:00 P.M. 7:00 PM a 8:00 PM 8:00 PM a 12:00 M

PARÁGRAFO:

Por cada domingo o festivo trabajado se reconocerá un día compensatorio

Remunerado a la semana siguiente.

PARAGRAFO 1: Cuando la empresa tenga más de cincuenta (50) trabajadores

que laboren cuarenta y ocho (48) horas a la semana, éstos tendrán derecho a que
dos (2) horas de dicha jornada, por cuenta del empleador, se dediquen
exclusivamente a actividades recreativas, culturales, deportivas o de capacitación
(artículo 21 Ley 50 de 1.990).

193
PARAGRAFO 2: JORNADA LABORAL FLEXIBLE. ( Art. 51 Ley 789/02)

Modificó el inciso primero del literal C) incluyo el d) artículo 161 del Código
Sustantivo del Trabajo.

c) El empleador y el trabajador pueden acordar temporal o indefinidamente la

organización de turnos de trabajo sucesivos, que permitan operar a la empresa o
secciones de la misma sin solución de continuidad durante todos los días de la
semana, siempre y cuando el respectivo turno no exceda de seis (6) horas al día y
treinta y seis (36) a la semana.

d) El empleador y el trabajador podrán acordar que la jornada semanal de

cuarenta y ocho (48) horas se realice mediante jornadas diarias flexibles de
trabajo, distribuidas en máximo seis días a la semana con un día de descanso
obligatorio, que podrá coincidir con el domingo. En este, el número de horas de
trabajo diario podrá repartirse de manera variable durante la respectiva semana y
podrá ser de mínimo cuatro (4) horas continuas y hasta diez (10) horas diarias sin
lugar a ningún recargo por trabajo suplementario, cuando el número de horas de
trabajo no exceda el promedio de cuarenta y ocho (48) horas semanales dentro de
la jornada ordinaria de 6 a.m., a 10 p.m. (Artículo 51 de la Ley 789 del 2002)

CAPITULO V

LAS HORAS EXTRAS Y TRABAJO NOCTURNO

ARTICULO 9. Trabajo ordinario y nocturno. Artículo 25 Ley 789/02 que modificó el

artículo 160 del Código Sustantivo de Trabajo quedará así:

1. Trabajo ordinario es el que se realiza entre las seis horas (6:00 a.m.) y las
veintidós horas (10:00 p.m.).
194
2. Trabajo nocturno es el comprendido entre las veintidós horas (10:00 p.m.) y las
seis horas (6:00 a.m.).

ARTICULO 10. Trabajo suplementario o de horas extras es el que se excede de la

jornada ordinaria y en todo caso el que excede la máxima legal (artículo 159,
C.S.T.).

ARTICULO 11. El trabajo suplementario o de horas extras, a excepción de los

casos señalados en el artículo 163 del C. S. T., sólo podrá efectuarse en dos (2)
horas diarias y mediante autorización expresa del Ministerio de la

Protección Social o de una autoridad delegada por éste. (artículo primero, Decreto
13 de 1.967).

ARTICULO 12. Tasas y liquidación de recargos.

1. El trabajo nocturno, por el sólo hecho de ser nocturno se remunera con un

recargo del treinta y cinco por ciento (35%) sobre el valor del trabajo ordinario
diurno, con excepción del caso de la jornada de treinta y seis (36) horas
semanales prevista en el artículo 20 literal c) de la Ley 50 de 1.990.

2. El trabajo extra diurno se remunera con un recargo del veinticinco por ciento
(25%) sobre el valor del trabajo ordinario diurno.

3. El trabajo extra nocturno se remunera con un recargo del setenta y cinco

porciento (75%) sobre el valor del trabajo ordinario diurno.

4. Cada uno de los recargos antedichos se produce de manera exclusiva, es decir,

sin acumularlo con algún otro (artículo 24, Ley 50 de 1.990).

PARAGRAFO: La empresa podrá implantar turnos especiales de trabajo nocturno,

de acuerdo con lo previsto por el Decreto 2351 de 1965.

ARTICULO 13. La empresa no reconocerá trabajo suplementario o de horas

extras sino cuando expresamente lo autorice a sus trabajadores de acuerdo con lo
establecido para tal efecto en el artículo 11 de este Reglamento

PARAGRAFO 1: En ningún caso las horas extras de trabajo, diurnas o nocturnas,

podrán exceder de dos (2) horas diarias y doce (12) semanales.

195
PARAGRAFO 2: DESCANSO EN DIA SABADO: Pueden repartirse las cuarenta y
ocho (48) horas semanales de trabajo ampliando la jornada ordinaria hasta por
dos horas, por acuerdo entre las partes, pero con el fin exclusivo de permitir a los
trabajadores el descanso durante todo el sábado. Esta ampliación no constituye
trabajo suplementario o de horas extras.

CAPITULO VI

DIAS DE DESCANSO LEGALMENTE OBLIGATORIOS

ARTICULO 14. Serán de descanso obligatorio remunerado, los domingos y días

de fiesta que sean reconocidos como tales en nuestra legislación laboral.

1. Todo trabajador tiene derecho al descanso remunerado en los siguientes días

de fiesta de carácter civil o religioso: 1 de enero, 6 de enero, 19 de marzo, 1 de
mayo, 29 de junio, 20 de julio, 7 de agosto, 15 de agosto, 12 de octubre, 1 de
noviembre, 11 de noviembre, 8 y 25 de diciembre, además de los días jueves y
viernes santos, Ascensión del Señor, Corpus Christi y Sagrado.

2. Las prestaciones y derechos que para el trabajador originen el trabajo en los

días festivos, se reconocerá en relación al día de descanso remunerado
establecido en el inciso anterior. (Art. 1 Ley 51 del 22 de diciembre de 1.983).

PARAGRAFO 1. Cuando la jornada de trabajo convenida por las partes, en días u

horas no implique la prestación de servicios en todos los días laborables de la
semana, el trabajador tendrá derecho a la remuneración del descanso dominical
en proporción al tiempo laborado (artículo 26, numeral 5º, Ley 50 de 1.990).

PARAGRAFO 2. LABORES AGROPECUARIAS. Los trabajadores de empresas

agrícolas, forestales y ganaderas que ejecuten actividades no susceptibles de
196
interrupción, deben trabajar los domingos y días de fiesta remunerándose su
trabajo en la forma prevista en el artículo 25 de la Ley 789 del 2002 y con derecho
al descanso compensatorio (artículo 28, Ley 50 de 1.990).

PARÁGRAFO 3. TRABAJO DOMINICAL Y FESTIVO. Artículo 26 Ley 789/02

Modificó Artículo 179 del Código Sustantivo de Trabajo.

1. El trabajo en domingo y festivos se remunerará con un recargo del setenta y

cinco por ciento (75%) sobre el salario ordinario en proporción a las horas
laboradas.

2. Si el domingo coincide otro día de descanso remunerado solo tendrá derecho el

trabajador, si trabaja, al recargo establecido en el numeral anterior.

3. Se exceptúa el caso de la jornada de treinta y seis (36) horas semanales

previstas en el artículo 20 literal c) de la Ley 50 de 1990. ( Artículo 26 Ley 789 del
2002)

Parágrafo 3.1. El trabajador podrá convenir con el empleador su día de descanso

obligatorio el día sábado o domingo, que será reconocido en todos sus aspectos
como descanso dominical obligatorio institucionalizado.

Interprétese la expresión dominical contenida en el régimen laboral en este sentido

exclusivamente para el efecto del descanso obligatorio.

AVISO SOBRE TRABAJO DOMINICAL. Cuando se tratare de trabajos habituales

o permanentes en domingo, el empleador debe fijar en lugar público del
establecimiento, con anticipación de doce (12) horas por lo menos, la relación del

197
personal de trabajadores que por razones del servicio no pueden disponer el
descanso dominical. En esta relación se incluirán también el día y las horas de
descanso compensatorio (artículo 185, C.S.T.).

ARTICULO 15. El descanso en los días domingos y los demás expresados en el

artículo 14 de este reglamento, tiene una duración mínima de 24 horas, salvo la
excepción consagrada en el literal c) del artículo 20 de la Ley 50 de 1990 (artículo
25 de la Ley 50 de 1990).

ARTICULO 16. Cuando por motivo de fiesta no determinada en la Ley 51 del 22

de diciembre de 1983, la empresa suspendiere el trabajo, está obligada a pagarlo
como si se hubiere realizado. No está obligada a pagarlo cuando hubiere mediado
convenio expreso para la suspensión o compensación o estuviere prevista en el
reglamento, pacto, convención colectiva o fallo arbitral. Este trabajo compensatorio
se remunerará sin que se entienda como trabajo suplementario o de horas extras.
(Artículo 178 C.S.T.).

VACACIONES REMUNERADAS

ARTICULO 17. Los trabajadores que hubieren prestado sus servicios durante un
(1) año tienen derecho a quince (15) días hábiles consecutivos de vacaciones
remuneradas (artículo 186, numeral primero, C.S.T.).

ARTICULO 18. La época de las vacaciones debe ser señalada por la empresa a
más tardar dentro del año subsiguiente y ellas deben ser concedidas
oficiosamente o a petición del trabajador, sin perjudicar el servicio y la efectividad
del descanso. El empleador tiene que dar a conocer al trabajador con quince (15)
días de anticipación la fecha en que le concederán las vacaciones (artículo 187,
C.S.T.).
198
ARTICULO 19. Si se presenta interrupción justificada en el disfrute de las
vacaciones, el trabajador no pierde el derecho a reanudarlas (artículo 188, C.S.T.).

ARTICULO 20. Se prohíbe compensar las vacaciones en dinero, pero el

Ministerio de la Protección Social puede autorizar que se pague en dinero hasta la
mitad de ellas en casos especiales de perjuicio para la economía nacional o la
industria; cuando el contrato termina sin que el trabajador hubiere disfrutado de
vacaciones, la compensación de éstas en dinero procederá por un año cumplido
de servicios y proporcionalmente por fracción de año. En todo caso para la
compensación de vacaciones, se tendrá como base el último salario devengado
por el trabajador (artículo 189, C.S.T.).

ARTICULO 21. En todo caso el trabajador gozará anualmente, por lo menos de

seis (6) días hábiles continuos de vacaciones, los que no son acumulables.

Las partes pueden convenir en acumular los días restantes de vacaciones hasta
por dos (2) años.

La acumulación puede ser hasta por cuatro (4) años, cuando se trate de
trabajadores técnicos, especializados, de confianza (artículo 190, C.S.T.).

ARTICULO 22. Durante el período de vacaciones el trabajador recibirá el salario

ordinario que esté devengando el día que comience a disfrutar de ellas. En
consecuencia sólo se excluirán para la liquidación de las vacaciones el valor del
trabajo en días de descanso obligatorio y el valor del trabajo suplementario o de
horas extras. Cuando el salario sea variable las vacaciones se liquidarán con el
promedio de lo devengado por el trabajador en el año inmediatamente anterior a la
fecha en que se concedan.

ARTICULO 23. Todo empleador llevará un registro de vacaciones en el que se

anotará la fecha de ingreso de cada trabajador, fecha en que toma sus
vacaciones, en que las termina y la remuneración de las mismas (Decreto 13 de
1.967, artículo 5.).

PARAGRAFO. En los contratos a término fijo inferior a un (1) año, los

trabajadores tendrán derecho al pago de vacaciones en proporción al tiempo
laborado cualquiera que este sea (artículo tercero, parágrafo, Ley 50 de 1.990).

PERMISOS

ARTICULO 24. La empresa concederá a sus trabajadores los permisos necesarios

para el ejercicio del derecho al sufragio y para el desempeño de cargos oficiales
199
transitorios de forzosa aceptación, en caso de grave calamidad doméstica
debidamente comprobada, para concurrir en su caso al servicio médico
correspondiente, para desempeñar comisiones sindicales inherentes a la
organización y para asistir al entierro de sus compañeros, siempre que avisen con
la debida oportunidad a la empresa y a sus representantes y que en los dos
últimos casos, el número de los que se ausenten no sea tal, que perjudiquen el
funcionamiento del establecimiento. La concesión de los permisos antes dichos
estará sujeta a las siguientes condiciones:

En caso de grave calamidad doméstica, la oportunidad del aviso puede ser

anterior o posterior al hecho que lo constituye o al tiempo de ocurrir éste, según lo
permita las circunstancias.

En caso de entierro de compañeros de trabajo, el aviso puede ser hasta con un

día de anticipación y el permiso se concederá hasta el 10% de los trabajadores.

En los demás casos (sufragio, desempeño de cargos transitorios de forzosa

aceptación y concurrencia al servicio médico correspondiente) el aviso se dará con
la anticipación que las circunstancias lo permitan. Salvo convención en contrario y
a excepción del caso de concurrencia al servicio médico correspondiente, el
tiempo empleado en estos permisos puede descontarse al trabajador o
compensarse con tiempo igual de trabajo efectivo en horas distintas a su jornada
ordinaria, a opción de la empresa (numeral sexto, artículo 57, C.S.T).

CAPITULO VII

SALARIO MINIMO, CONVENCIONAL, LUGAR, DIAS, HORAS DE PAGOS

Y PERIODOS QUE LO REGULAN.

ARTICULO 25. Formas y libertad de estipulación

1. El empleador y el trabajador pueden convenir libremente el salario en sus

diversas modalidades como por unidad de tiempo, por obra o a destajo y por

200
tarea, etc., pero siempre respetando el salario mínimo legal o el fijado en los
pactos, convenciones colectivas y fallos arbitrales.

2. No obstante lo dispuesto en los artículos 13,14, 16,21, y 340 del Código

Sustantivo del Trabajo y las normas concordantes con estas, cuando el trabajador
devengue un salario ordinario superior a diez (10) salarios mínimos legales
mensuales, valdrá la estipulación escrita de un salario que además de retribuir el
trabajo ordinario, compense de antemano el valor de prestaciones, recargos y
beneficios tales como el correspondiente al trabajo nocturno, extraordinario o al
dominical y festivo, el de primas legales, extra legales, las cesantías y sus
intereses, subsidios y suministros en especie; y en general, las que se incluyan en
dicha estipulación, excepto las vacaciones.

En ningún caso el salario integral podrá ser inferior al monto de diez (10) salarios
mínimos legales mensuales, más el factor prestacional correspondiente a la
empresa que no podrá ser inferior al treinta por ciento (30%) de dicha cuantía. El
monto del factor prestacional quedará exento del pago de retención en la fuente y
de impuestos.

3. Este salario no estará exento de las cotizaciones a la seguridad social, ni de los

aportes al SENA, ICBF y Cajas de Compensación Familiar, pero la base para
efectuar los aportes parafiscales es el setenta por ciento (70%).

4. El trabajador que desee acogerse a esta estipulación, recibirá la liquidación

definitiva de su auxilio de cesantía y demás prestaciones sociales causadas hasta
esa fecha, sin que por ello se entienda terminado su contrato de trabajo (artículo
18, Ley 50 de 1.990).

ARTICULO 26. Se denomina jornal el salario estipulado por días y sueldo, el

estipulado por períodos mayores (artículo 133, C.S.T.).

ARTICULO 27. Salvo convenio por escrito, el pago de los salarios se efectuará en
el lugar en donde el trabajador presta sus servicios, durante el trabajo o
inmediatamente después que éste cese. (Artículo 138, numeral primero, C.S.T.).

201
 PERIODOS DE PAGO: QUINCENALES

ARTICULO 28. El salario se pagará al trabajador directamente o a la persona que

él autorice por escrito así:

1. El salario en dinero debe pagarse por períodos iguales y vencidos. El período

de pago para los jornales no puede ser mayor de una semana y para sueldos no
mayor de un mes.

2. El pago del trabajo suplementario o de horas extras y el recargo por trabajo

nocturno debe efectuarse junto con el salario ordinario del período en que se han
causado o a más tardar con el salario del período siguiente (artículo 134, C.S.T. ).

CAPITULO VIII

SERVICIO MEDICO, MEDIDAS DE SEGURIDAD, RIESGOS

PROFESIONALES, PRIMEROS AUXILIOS EN CASO DE ACCIDENTES DE

TRABAJO, NORMAS SOBRE LABORES EN ORDEN A LA MAYOR

HIGIENE, REGULARIDAD Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO

ARTICULO 29. Es obligación del empleador velar por la salud, seguridad e higiene
de los trabajadores a su cargo. Igualmente, es su obligación garantizar los
recursos necesarios para implementar y ejecutar actividades permanentes en
medicina preventiva y del trabajo, y en higiene y seguridad industrial de

202
conformidad al programa de Salud Ocupacional y con el objeto de velar por la
protección integral del trabajador.

ARTICULO 30. Los servicios médicos que requieran los trabajadores se prestarán
por E.P.S, A.R.P, a través de la I.P.S, a la cual estén asignados. En caso de no
afiliación estará a cargo del empleador, sin perjuicio de las acciones legales
pertinentes.

ARTICULO 31. Todo trabajador, desde el mismo día en que se sienta enfermo,
deberá comunicarlo al empleador, su representante o a quien haga sus veces, el
cual hará lo conducente para que sea examinado por el médico correspondiente, a
fin de que certifique si puede continuar o no en el trabajo y en su caso determine
la incapacidad y el tratamiento a que el trabajador debe someterse.

Si éste no diere aviso dentro del término indicado, o no se sometiere al examen

médico que se haya ordenado, su inasistencia al trabajo se tendrá como
injustificada para los efectos a que haya lugar, a menos que demuestre que estuvo
en absoluta imposibilidad para dar el aviso y someterse al examen en la
oportunidad debida.

ARTICULO 32. Los trabajadores deben someterse a las instrucciones y

tratamiento que ordena el médico que los haya examinado, así como a los
exámenes o tratamientos preventivos que para todos o algunos de ellos ordenan
la empresa en determinados casos. El trabajador que sin justa causa se negare a
someterse a los exámenes, instrucciones o tratamientos antes indicados, perderá
el derecho a la prestación en dinero por la incapacidad que sobrevenga a
consecuencia de esa negativa.

ARTICULO 33. Los trabajadores deberán someterse a todas las medidas de

higiene y seguridad industrial que prescriben las autoridades del ramo en general
y en particular a las que ordene la empresa para prevención de las enfermedades
y de los riesgos en el manejo de las máquinas, y demás elementos de trabajo
especialmente para evitar los accidentes de trabajo.

203
PARAGRAFO: El grave incumplimiento por parte del trabajador de las
instrucciones, reglamentos y determinaciones de prevención de riesgos,
adoptados en forma general o específica y que se encuentren dentro del
Programa de Salud Ocupacional de la respectiva empresa, que le hayan
comunicado por escrito, facultan al empleador para la terminación del vínculo o
relación laboral por justa causa, tanto para los trabajadores privados como los
servidores públicos, previa autorización del Ministerio de la Protección Social,
respetando el derecho de defensa (Artículo 91 Decreto 1295 de 1994).

ARTICULO 34- En caso de accidente de trabajo, el Jefe de la respectiva

dependencia, o su representante, ordenará inmediatamente la prestación de los
primeros auxilios, la remisión al médico y tomará todas las medidas que se
consideren necesarias y suficientes para reducir al mínimo, las consecuencias del
accidente, denunciando el mismo en los términos establecidos en el Decreto 1295
de 1994 ante la E.P.S. y la A.R.P.

ARTICULO 35. En caso de accidente no mortal, aún el más leve o de apariencia

insignificante el trabajador lo comunicará inmediatamente al empleador, a su
representante, o a quien haga sus veces para que se provea la asistencia médica
y tratamiento oportuno según las disposiciones legales vigentes, indicará, las
consecuencias del accidente y la fecha en que cese la incapacidad.

ARTICULO 36. Todas las empresas y las entidades administradoras de riesgos

profesionales deberán llevar estadísticas de los accidentes de trabajo y de las
enfermedades profesionales, para lo cual deberán, en cada caso, determinar la
gravedad y la frecuencia de los accidentes de trabajo o de las enfermedades
profesionales, de conformidad con el reglamento que se expida.

204
 Todo accidente de trabajo o enfermedad profesional que ocurra en una empresa
o actividad económica, deberá ser informado por el empleador a la entidad
administradora de riesgos profesionales y a la entidad promotora de salud, en
forma simultánea, dentro de los dos días hábiles siguientes de ocurrido el
accidente o diagnosticada la enfermedad.

ARTICULO 37. En todo caso, en lo referente a los puntos de que trata este
capítulo, tanto la empresa como los trabajadores, se someterán a las normas de
riesgos profesionales del Código Sustantivo del Trabajo, la Resolución No. 1016
de 1.989, expedida por el Ministerio de la Protección Social y las demás que con
tal fin se establezcan. De la misma manera, ambas partes están obligadas a
sujetarse al Decreto Ley 1295 de 1994, y la Ley 776 del 17 de diciembre de 2002,
del Sistema General de Riesgos Profesionales, de conformidad a los términos
estipulados en los preceptos legales pertinentes y demás normas concordantes y
reglamentarias antes mencionadas.

CAPITULO IX

PRESCRIPCIONES DE ORDEN

ARTICULO 38. Los trabajadores tienen como deberes los siguientes:

a) Respeto y subordinación a los superiores.

b) Respeto a sus compañeros de trabajo.

c) Procurar completa armonía con sus superiores y compañeros de trabajo en las

relaciones personales y en la ejecución de labores.

205
d) Guardar buena conducta en todo sentido y obrar con espíritu de leal
colaboración en el orden moral y disciplina general de la empresa.

e) Ejecutar los trabajos que le confíen con honradez, buena voluntad y de la mejor
manera posible.

f) Hacer las observaciones, reclamos y solicitudes a que haya lugar por conducto
del respectivo superior y de manera fundada, comedida y respetuosa.

g) Recibir y aceptar las órdenes, instrucciones y correcciones relacionadas con el

trabajo, con su verdadera intención que es en todo caso la de encaminar y
perfeccionar los esfuerzos en provecho propio y de la empresa en general.

h) Observar rigurosamente las medidas y precauciones que le indique su

respectivo Jefe para el manejo de las máquinas o instrumentos de trabajo.

i) Permanecer durante la jornada de trabajo en el sitio o lugar en donde debe

desempeñar sus labores, siendo prohibido, salvo orden superior, pasar al puesto
de trabajo de otros compañeros.

CAPITULO X

ORDEN JERARQUICO

ARTICULO 39. El orden Jerárquico de acuerdo con los cargos existentes en la

empresa, es el siguiente: GERENTE GENERAL, ADMINISTRADOR, CONTADOR
FISCAL, JEFE DE RECURSO S HUMANOS.

206
PARAGRAFO: De los cargos mencionados, tienen facultades para imponer
sanciones disciplinarías a los trabajadores de la empresa: GERENTE GENERAL Y
ADMINISTRADOR.

CAPITULO XI

LABORES PROHIBIDAS PARA MUJERES Y MENORES DE 18 AÑOS

ARTICULO 40. Queda prohibido emplear a los menores de dieciocho (18) años y
a las mujeres en trabajo de pintura industrial, que entrañen el empleo de la cerusa,
del sulfato de plomo o de cualquier otro producto que contenga dichos pigmentos.
Las mujeres sin distinción de edad y los menores de dieciocho (18) años no
pueden ser empleadas en trabajos subterráneos de las minas ni en general
trabajar en labores peligrosas, insalubres o que requieran grandes esfuerzos
(ordinales 2 y 3 del artículo 242 del C.S.T.)

ARTICULO 41- Los menores no podrán ser empleados en los trabajos que a
continuación se enumeran, por cuanto suponen exposición severa a riesgos para
su salud o integridad física:

1. Trabajos que tengan que ver con sustancias tóxicas o nocivas para la salud.

2. Trabajos a temperaturas anormales o en ambientes contaminados o con

insuficiente ventilación.

3. Trabajos subterráneos de minería de toda índole y en los que confluyen agentes

nocivos, tales como contaminantes, desequilibrios térmicos, deficiencia de oxígeno
a consecuencia de la oxidación o la gasificación.

4. Trabajos donde el menor de edad está expuesto a ruidos que sobrepasen

ochenta (80) decibeles.

5. Trabajos donde se tenga que manipular con sustancias radioactivas, pinturas

207
luminiscentes, rayos X, o que impliquen exposición a radiaciones ultravioletas,
infrarrojas y emisiones de radio frecuencia.

6. Todo tipo de labores que impliquen exposición a corrientes eléctricas de alto

voltaje.

7. Trabajos submarinos.

8. Trabajo en basurero o en cualquier otro tipo de actividades donde se generen

agentes biológicos patógenos.

9. Actividades que impliquen el manejo de sustancias explosivas, inflamables o

cáusticas.

10. Trabajos en pañoleros o fogoneros, en los buques de transporte marítimo.

11. Trabajos en pintura industrial que entrañen el empleo de la cerusa, de sulfato

de plomo o de cualquier otro producto que contenga dichos elementos.

12. Trabajos en máquinas esmeriladoras, afilado de herramientas, en muelas

abrasivas de alta velocidad y en ocupaciones similares.

13. Trabajos en altos hornos, horno de fundición de metales, fábrica de acero,

talleres de laminación, trabajos de forja y en prensa pesada de metales.

14. Trabajos y operaciones que involucren la manipulación de cargas pesadas

15. Trabajos relacionados con cambios de correas de transmisión, aceite,

engrasado y otros trabajos próximos a transmisiones pesadas o de alta velocidad.

16. Trabajos en cizalladoras, cortadoras, laminadoras, tornos, fresadoras,

roqueladoras, otras máquinas particularmente peligrosas.

17. Trabajos de vidrio y alfarería, trituración y mezclado de materia prima; trabajo

de hornos, pulido y esmerilado en seco de vidriería, operaciones de limpieza por
chorro de arena, trabajo en locales de vidriado y grabado, trabajos en la industria
cerámica.

18. Trabajo de soldadura de gas y arco, corte con oxígeno en tanques o lugares
confinados, en andamios o en molduras precalentadas.

19. Trabajos en fábricas de ladrillos, tubos y similares, moldeado de ladrillos a

mano, trabajo en las prensas y hornos de ladrillos.

208
20. Trabajo en aquellas operaciones y/o procesos en donde se presenten altas
temperaturas y humedad.

21. Trabajo en la industria metalúrgica de hierro y demás metales, en las

operaciones y/o procesos donde se desprenden vapores o polvos tóxicos y en
plantas de cemento.

22. Actividades agrícolas o agro industriales que impliquen alto riesgo para la
salud.

23. Las demás que señalen en forma específica los reglamentos del Ministerio de
la Protección Social.

PARAGRAFO. Los trabajadores menores de dieciocho (18) años y mayores de

catorce (14), que cursen estudios técnicos en el Servicio Nacional de Aprendizaje
o en un instituto técnico especializado reconocido por el Ministerio de Educación
Nacional o en una institución del Sistema Nacional de Bienestar Familiar
autorizada para el efecto por el Ministerio de la Protección Social, o que obtenga el
certificado de aptitud profesional expedido por el Servicio Nacional de Aprendizaje,
"SENA", podrán ser empleados en aquellas operaciones, ocupaciones o
procedimientos señalados en este artículo, que a juicio del Ministerio de la
Protección Social, pueden ser desempeñados sin grave riesgo para la salud o la
integridad física del menor mediante un adecuado entrenamiento y la aplicación de
las medidas de seguridad que garanticen plenamente la prevención de los riesgos
anotados. Quedan prohibidos a los trabajadores menores de dieciocho (18) años
todo trabajo que afecte su moralidad. En especial les está prohibido el trabajo en
casas de lenocinio y demás lugares de diversión donde se consuman bebidas
alcohólicas. De igual modo se prohíbe su contratación para la reproducción de
escenas pornográficas, muertes violentas, apología del delito u otros semejantes.
De igual modo se prohíbe su contratación para la reproducción de escenas
pornográficas, muertes violentas, apología del delito u otros semejantes. (Artículo
117 – ley 1098 de Noviembre 8 de 2006 – Código de la infancia y la adolescencia
– Resolución 4448 de Diciembre 2 de 2005)

Queda prohibido el trabajo nocturno para los trabajadores menores, no obstante

los mayores de dieciséis (16) años y menores de dieciocho (18) años podrán ser
autorizados para trabajar hasta las ocho (8) de la noche siempre que no se afecte
su asistencia regular en un centro docente, ni implique perjuicio para su salud
física o moral (artículo 243 del decreto 2737 de 1989).
209
 CAPITULO XII

OBLIGACIONES ESPECIALES PARA LA EMPRESA Y LOS

TRABAJADORES

ARTICULO 42. Son obligaciones especiales del empleador:

1. Poner a disposición de los trabajadores, salvo estipulación en contrario, los

instrumentos adecuados y las materias primas necesarias para la realización de
las labores.

2. Procurar a los trabajadores locales apropiados y elementos adecuados de

protección contra accidentes y enfermedades profesionales en forma que se
garantice razonablemente la seguridad y la salud.

3 .Prestar de inmediato los primeros auxilios en caso de accidentes o enfermedad.

Para este efecto, el establecimiento mantendrá lo necesario según reglamentación
de las autoridades sanitarias.

4. Pagar la remuneración pactada en las condiciones, períodos y lugares

convenidos.

5. Guardar absoluto respeto a la dignidad personal del trabajador, a sus creencias

y sentimientos.

6. Conceder al trabajador las licencias necesarias para los fines y en los términos
indicados en el artículo 24 de este Reglamento.

210
7. Dar al trabajador que lo solicite, a la expiración del contrato, una certificación en
que conste el tiempo de servicio, índole de la labor y salario devengado, e
igualmente si el trabajador lo solicita, hacerle practicar examen sanitario y darle
certificación sobre el particular, si al ingreso o durante la permanencia en trabajo
hubiere sido sometido a examen médico. Se considerará que el trabajador por su
culpa elude, dificulta o dilata el examen, cuando transcurrido cinco (5) días a partir
de su retiro no se presenta donde el médico respectivo para las prácticas del
examen, a pesar de haber recibido la orden correspondiente.

8. Pagar al trabajador los gastos razonables de venida y regreso, si para prestar

su servicio lo hizo cambiar de residencia, salvo si la terminación del contrato se
origina por culpa o voluntad del trabajador.

Si el trabajador prefiere radicarse en otro lugar, el empleador le debe costear su

traslado hasta concurrencia de los gastos que demandaría su regreso al lugar
donde residía anteriormente. En los gastos de traslado del trabajador, se
entienden comprendidos los de familiares que con él convivieren.

9. Abrir y llevar al día los registros de horas extras.

10. Conceder a las trabajadoras que estén en período de lactancia los des cansos
ordenados por el artículo 238 del Código Sustantivo del Trabajo.

11. Conservar el puesto a los trabajadores que estén disfrutando de los descansos
remunerados, a que se refiere el numeral anterior, o de licencia de enfermedad
motivada por el embarazo o parto. No producirá efecto alguno el despido que el
empleador comunique a la trabajadora en tales períodos o que si acude a un
preaviso, éste expire durante los descansos o licencias mencionadas.

12. Llevar un registro de inscripción de todas las personas menores de edad que
emplee, con indicación de la fecha de nacimiento de las mismas.

13. Cumplir este reglamento y mantener el orden, la moralidad y el respeto a las

leyes.

14. Además de las obligaciones especiales a cargo del empleador, este

garantizará el acceso del trabajador menor de edad a la capacitación laboral y
concederá licencia no remunerada cuando la actividad escolar así lo requiera.

211
Será también obligación de su parte, afiliarlo al Sistema de Seguridad Social
Integral, suministrarles cada cuatro meses en forma gratuita un par de zapatos y
un vestido de labor, teniendo en cuenta que la remuneración mensual sea hasta
dos veces el salario mínimo vigente en la empresa (artículo 57 del C.S.T.).

ARTICULO 43. Son obligaciones especiales del trabajador:

1. Realizar personalmente la labor en los términos estipulados; Observar los

preceptos de este reglamento, acatar y cumplir las órdenes e instrucciones que de
manera particular le imparta la empresa o sus representantes según el orden
jerárquico establecido.

2. No comunicar a terceros, salvo autorización expresa, las informaciones que

sean de naturaleza reservada y cuya divulgación pueda ocasionar perjuicios a la
empresa, lo que no obsta para denunciar delitos comunes o violaciones del
contrato o de las normas legales de trabajo ante las autoridades competentes.

3. Conservar y restituir en buen estado, salvo deterioro natural, los instrumentos y

útiles que les hayan facilitado y las materias primas sobrantes.

4. Guardar rigurosamente la moral en las relaciones con sus superiores y

compañeros.

5. Comunicar oportunamente a la empresa las observaciones que estime

conducentes a evitarle daños y perjuicios.

6. Prestar la colaboración posible en caso de siniestro o riesgo inminente que

afecten o amenacen las personas o las cosas de la empresa.

7. Observar las medidas preventivas higiénicas prescritas por el médico de la

empresa o por las autoridades del ramo y observar con suma diligencia y cuidado
las instrucciones y órdenes preventivas de accidentes o de enfermedades
profesionales.

8. Registrar en las oficinas de la empresa su domicilio y dirección y dar aviso

oportuno de cualquier cambio que ocurra (artículo 58, C.S.T.).

9. Impedir el desperdicio de materias primas.

10. Asistir con puntualidad al trabajo, según el horario correspondiente.

212
Dedicar su esfuerzo y tiempo para pleno rendimiento en el desempeño de sus
labores y laborar de manera efectiva

11. Someterse a todas las medidas de control de seguridad que establezca la

Empresa, en la forma, día y hora que ella señale.

12. Laborar en horas extras legalmente exigibles, cuando así lo indique la

Empresa por razones de trabajo.

13. Usar las máquinas, herramientas, útiles y elementos sólo en beneficio de la

empresa; procurar que las máquinas y equipos den el máximo rendimiento y el
mínimo desperdicio, así como dar aviso inmediato sobre los daños notados en
ellos.

14. Portar el carné de identificación que otorga la Empresa y presentarlo en todas

las ocasiones en que le sea pedido por razones de cualquier control y para entrar
o salir de las instalaciones de la Empresa.

15. Asistir con puntualidad y provecho a los cursos especiales de capacitación,

entrenamiento o perfeccionamiento organizados e indicados por la Empresa,
dentro o fuera del recinto. Concurrir cumplidamente a las reuniones generales o de
grupos, organizadas y convocadas por la Empresa.

ARTICULO 44. Se prohíbe a la empresa:

1. Deducir, retener o compensar suma alguna del monto de los salarios y

prestaciones en dinero que corresponda a los trabajadores sin autorización previa
escrita de éstos, para cada caso o sin mandamiento judicial, con excepción de los
siguientes:

a).Respecto de salarios pueden hacerse deducciones, retenciones o

compensaciones en los casos autorizados por los artículos 113, 150, 151, 152, y
400 del Código Sustantivo de Trabajo.

b).Las cooperativas pueden ordenar retenciones hasta de 50% cincuenta por

ciento de salarios y prestaciones, para cubrir sus créditos en la forma y en los
casos en que la ley los autorice.
213
c).En cuanto a la cesantía y las pensiones de jubilación, la empresa puede retener
el valor respectivo en los casos del artículo 250 del Código Sustantivo de Trabajo.

2. Obligar en cualquier forma a los trabajadores a comprar mercancías o víveres

en almacenes que establezca la empresa.

3. Exigir o aceptar dinero del trabajador como gratificación para que se admita en
el trabajo o por otro motivo cualquiera que se refiera a las condiciones de éste.

4. Limitar o presionar en cualquier forma a los trabajadores en el ejercicio de su

derecho de asociación.

5. Imponer a los trabajadores obligaciones de carácter religiosos o político o

dificultarles o impedirles el ejercicio del derecho al sufragio.

6. Hacer o autorizar propaganda política en los sitios de trabajo.

7. Hacer o permitir todo género de rifas, colectas o suscripciones en los mismos

sitios.

8 .Emplear en las certificaciones de que trata el ordinal 7º del artículo 57 del

Código Sustantivo de Trabajo signos convencionales que tienden a perjudicar a
los interesados o adoptar el sistema de "lista negra", cualquiera que sea la
modalidad que se utilice para que no se ocupe en otras empresas a los
trabajadores que se separen o sean separados del servicio.

9. Cerrar intempestivamente la empresa. Si lo hiciera además de incurrir en

sanciones legales deberá pagar a los trabajadores los salarios, prestaciones e
indemnizaciones por el lapso que dure cerrada la empresa. Así mismo cuando se
compruebe que el empleador en forma ilegal ha retenido o disminuido
colectivamente los salarios a los trabajadores, la cesación de actividades de éstos,
será imputable a aquel y les dará derecho a reclamar los salarios
correspondientes al tiempo de suspensión de labores.

10. Despedir sin justa causa comprobada a los trabajadores que les hubieren
presentado pliego de peticiones desde la fecha de presentación del pliego y
durante los términos legales de las etapas establecidas para el arreglo del
conflicto.

11. Ejecutar o autorizar cualquier acto que vulnere o restrinja los derechos de los
trabajadores o que ofenda su dignidad (artículo 59, C.S.T.).

ARTICULO 45. Sé prohíbe a los trabajadores:

214
1. Sustraer los útiles de trabajo, las materias primas o productos elaborados sin
permiso de la empresa.

2. Presentarse al trabajo en estado de embriaguez o bajo la influencia de narcótico

o de drogas enervantes.

3. Conservar armas de cualquier clase en el sitio de trabajo a excepción de las

que con autorización legal puedan llevar los celadores.

4. Faltar al trabajo sin justa causa de impedimento o sin permiso de la empresa,

excepto en los casos de huelga, en los cuales deben abandonar el lugar de
trabajo.

5. Disminuir intencionalmente el ritmo de ejecución del trabajo, suspender labores,

promover suspensiones intempestivas del trabajo e incitar a su declaración o
mantenimiento, sea que se participe o no en ellas.

6. Hacer colectas, rifas o suscripciones o cualquier otra clase de propaganda en

los lugares de trabajo.

7. Coartar la libertad para trabajar o no trabajar o para afiliarse o no a un sindicato

o permanecer en él o retirarse.

8. Usar los útiles o herramientas suministradas por la empresa en objetivos

distintos del trabajo contratado (artículo 60, C.S.T.).

9. Suministrar a extraños, sin autorización expresa de las Directivas de la

Empresa, datos relacionados con la organización o con cualquiera de los
sistemas, servicios o procedimientos de la Empresa.

10. Aprovecharse con beneficio propio o ajeno de los estudios, descubrimientos,

inventos, informaciones o mejoras hechas por el trabajador, o con la intervención
de él, durante la vigencia del contrato de trabajo y que tenga relación con las
labores o funciones que aquel desempeñe.

11. Ocuparse en asuntos distintos a su labor durante las horas de trabajo, sin
previo permiso del superior respectivo.

12. Interponer o hacer interponer medidas de cualquier naturaleza para que el

trabajo propio o el de otros trabajadores o el de las máquinas o equipos situados
en el lugar de trabajo no salga en la cantidad, calidad y tiempo fijados por la
Empresa. Causar intencionalmente cualquier daño en la labor cotidiana o en las
instalaciones, equipos, productos o elementos en general de la empresa.
215
13. Confiar a otro trabajador, sin la autorización correspondiente, la ejecución del
propio trabajo, el vehículo, instrumentos, elementos y materiales de la Empresa.

14. Vender, cambiar, prestar o negociar en cualquier forma algún objeto de

propiedad de la Empresa, sin autorización de la misma.

15. Dedicar más tiempo del normal y necesario en cualquier asunto, acto o
diligencia, dentro o fuera de la Empresa, salvo justificaciones para cada caso.

16. Recibir sin autorización visitas de carácter personal en el trabajo o dentro de la

Empresa o permitir que extraños ingresen a ella para asuntos no relacionados
estrictamente con el trabajo, si es de su competencia.

17. Mantener dentro de la Empresa, licores embriagantes o tóxicos, explosivos,

barbitúricos, estupefacientes, drogas enervantes y cualquier sustancia o producto
semejante.

18. Ingerir, dentro o fuera de la Empresa, en horas de trabajo, licores o cualquiera

de las sustancias y productos mencionados en el numeral anterior.

19. El consumo de cualquier substancia alcohólica por motivos de celebraciones,

paseos u otros motivos sin particular, dentro de las doce horas, previas al inicio del
turno o jornada de trabajo.

20. Fumar en los lugares donde esté prohibido o en donde el hacerlo conlleve un
riesgo para las personas o bienes de la Empresa.

21. Haber presentado para su admisión o presentar después para cualquier efecto
documentos o información falsos, dolosos, incompletos, enmendados o no ceñidos
a la verdad. Presentar o proponer, para liquidaciones parciales de cesantías
promesas de compraventa u otros documentos semejantes ficticios, dolosos y/o
falsos

22. Destruir, dañar o retirar de los archivos o dar a conocer cualquier documento
de la Empresa, sin autorización expresa de la misma.

23. Amenazar o agredir en cualquier forma a superiores o a compañeros de

trabajo; injuriarlos, calumniarlos o difamarlos, calificarlos con apodos, palabras
groseras o actos semejantes, en forma verbal o escrita; redactar, imprimir, costear,
publicar o distribuir escritos que contengan esta clase de amenazas o agresiones.

216
Originar o promover riñas, discordias o discusiones con otros trabajadores o tomar
parte en tales actos.

24. Hablar por celular en horas laborales.

25. Ingresar al establecimiento a participar de los eventos nocturnos en días de

descanso o laborales.

CAPITULO XIII

ESCALA DE FALTAS Y SANCIONES DISCIPLINARÍAS

ARTICULO 46. La empresa no puede imponer a sus trabajadores sanciones no

previstas en este reglamento, en pactos, convenciones colectivas, fallos arbitrales
o en contrato de trabajo (artícul114, C.S.T).

ARTICULO 47. Se establecen las siguientes clases de faltas leves y sus

sanciones disciplinarías, así:

a) El retardo hasta de quince (15) MINUTOS en la hora de entrada sin excusa

suficiente, cuando no cause perjuicio de consideración a la empresa, implica por
primera vez, llamado de atención; por la segunda vez, llamado de atención; por la
tercera vez suspensión en el trabajo en la mañana o en la tarde según el turno en
que ocurra y por cuarta vez suspensión en el trabajo hasta por tres días.

b) La falta en el trabajo en la mañana, en la tarde o en el turno correspondiente,

sin excusa suficiente cuando no causa perjuicio de consideración a la empresa,
implica por primera vez suspensión en el trabajo hasta por tres días y por segunda
vez suspensión en el trabajo hasta por ocho días.

c) La falta total al trabajo durante el día sin excusa suficiente, cuando no cause
perjuicio de consideración a la empresa implica, por primera vez, suspensión en el
trabajo hasta por ocho días y por segunda vez, suspensión en el trabajo hasta por
dos meses

217
d) La violación leve por parte del trabajador de las obligaciones contractuales o
reglamentarias implica por primera vez, suspensión en el trabajo hasta por ocho
(8) días y por segunda vez suspensión en el trabajo hasta por dos (2) meses.

La imposición de multas no impide que la empresa prescinda del pago del salario
correspondiente al tiempo dejado de trabajar. El valor de las multas se consignará
en cuenta especial para dedicarse exclusivamente a premios o regalos para los
trabajadores y su familia.

ARTICULO 48. Constituyen faltas graves:

a) El retardo hasta de quince (15) MINUTOS en la hora de entrada al trabajo sin

excusa suficiente, por quinta vez.

b) La falta total del trabajador en la mañana o en el turno correspondiente, sin

excusa suficiente, por tercera vez.

c) La falta total del trabajador a sus labores durante el día sin excusa suficiente,
por tercera vez.

d) Que el trabajador haya sido sancionado por tres (3) veces y cometa una nueva
falta que sea sancionable o incumplimiento de obligaciones contractuales o
reglamentarias.

e) Violación grave por parte del trabajador de las obligaciones contractuales o

reglamentarias.

PROCEDIMIENTOS PARA COMPROBACION DE FALTAS Y FORMAS DE

APLICACION DE LAS SANCIONES DISCIPLINARÍAS.

ARTICULO 49. Antes de aplicarse una sanción disciplinaría, el empleador deberá

oír al trabajador inculpado directamente.

218
En todo caso se dejará constancia escrita de los hechos y de la decisión de la
empresa de imponer o no, la sanción definitiva (artículo 115, C.S.T.).

ARTICULO 50. No producirá efecto alguno la sanción disciplinaría impuesta con

violación del trámite señalado en el anterior artículo (artículo 115, C.S.T.).

CAPITULO XIV

RECLAMOS: PERSONAS ANTE QUIENES DEBE PRESENTARSE Y SU

TRAMITACION

ARTICULO 51 Los reclamos de los trabajadores se harán ante la persona que

ocupe en la empresa el cargo de Administrador, quien los oirá y resolverá en
justicia y equidad.

ARTICULO 52. Se deja claramente establecido que para efectos de los reclamos a
que se refieren los artículos anteriores, el trabajador o trabajadores pueden
asesorarse del sindicato respectivo.

PARAGRAFO: En la empresa PRINNTECH no existen prestaciones adicionales a

las legalmente obligatorias.

CAPITULO XV

MECANISMOS DE PREVENCIÓN DEL ACOSO LABORAL

Y PROCEDIMIENTO INTERNO DE SOLUCIÓN

219
ARTÍCULO 53.- Los mecanismos de prevención de las conductas de acoso laboral
previstos por la Empresa constituyen actividades tendientes a generar una
conciencia colectiva convivente, que promueva el trabajo en condiciones dignas y
justas, la armonía entre quienes comparten vida laboral empresarial y el buen
ambiente en la empresa y proteja la intimidad, la honra, la salud mental y la
libertad de las personas en el trabajo.

ARTÍCULO 54.- En desarrollo del propósito a que se refiere el artículo anterior, la

empresa ha previsto los siguientes mecanismos:

1. Información a los trabajadores sobre la Ley 1010 de 2006, que incluya

campañas de divulgación preventiva, conversatorios y capacitaciones sobre el
contenido de dicha ley, particularmente en relación con las conductas que
constituyen acoso laboral, las que no, las circunstancias agravantes, las conductas
atenuantes y el tratamiento sancionatorio.

2. Espacios para el diálogo, círculos de participación o grupos de similar

naturaleza para la evaluación periódica de vida laboral, con el fin de promover
coherencia operativa y armonía funcional que faciliten y fomenten el buen trato al
interior de la empresa.

3. Diseño y aplicación de actividades con la participación de los trabajadores, a fin

de:

a. Establecer, mediante la construcción conjunta, valores y hábitos que promuevan

vida laboral.

b. Formular las recomendaciones constructivas a que hubiere lugar en relación

con situaciones empresariales que pudieren afectar el cumplimiento de tales
valores y hábitos y

c. Examinar conductas específicas que pudieren configurar acoso laboral u otros

hostigamientos en la empresa, que afecten la dignidad de las personas, señalando
las recomendaciones correspondientes.

4. Las demás actividades que en cualquier tiempo estableciere la empresa para

desarrollar el propósito previsto en el artículo anterior.

220
 ARTÍCULO 55.- Para los efectos relacionados con la búsqueda de solución de las
conductas de acoso laboral, se establece el siguiente procedimiento interno con el
cual se pretende desarrollar las características de confidencialidad, efectividad y
naturaleza conciliatoria señaladas por la ley para este procedimiento

1. La empresa tendrá un Comité, integrado en forma bipartita, por un

representante de los trabajadores y un representante del empleador o su
delegado. Este comité se denominará “Comité de Convivencia Laboral”.

2. El Comité de Convivencia Laboral realizará las siguientes actividades:

a. Evaluar en cualquier tiempo la vida laboral de la empresa en relación con el

buen ambiente y la armonía en las relaciones de trabajo, formulando a las áreas
responsables o involucradas, las sugerencias y consideraciones que estimare
necesarias.

b. Promover el desarrollo efectivo de los mecanismos de prevención a que se

refieren los artículos anteriores.

c. Examinar de manera confidencial, cuando a ello hubiere lugar, los casos

específicos o puntuales en los que se planteen situaciones que pudieren tipificar
conductas o circunstancias de acoso laboral.

d. Formular las recomendaciones que se estimaren pertinentes para reconstruir,

renovar y mantener vida laboral convivente en las situaciones presentadas,
manteniendo el principio de la confidencialidad en los casos que así lo ameritaren.

e. Hacer las sugerencias que considerare necesarias para la realización y

desarrollo de los mecanismos de prevención, con énfasis en aquellas actividades
que promuevan de manera más efectiva la eliminación de situaciones de acoso
laboral, especialmente aquellas que tuvieren mayor ocurrencia al interior de la vida
laboral de la empresa.

f. Atender las conminaciones preventivas que formularen los Inspectores de

Trabajo en desarrollo de lo previsto en el numeral 2 del artículo 9º de la Ley 1010
de 2006 y disponer las medidas que se estimaren pertinentes,

Anexo 2.

221
 MANUAL DE CONVIVIENCIA

Las buenas relaciones aportan una mayor productividad, al trabajar en un

entorno agradable y armónico.

En muchas ocasiones las diferencias no las marcan los productos o

servicios ofrecidos, sino la del buen “hacer”, de los empleados y directivos
de una empresa. Existen ciertas reglas y normas de comportamiento, que
ayudan a la convivencia con los demás. Una empresa donde estas se
respetan; es más solida, más fiable querida y mucho mas duradera en el
tiempo. La mejor imagen para comprender l a razón de ser de la convivencia
es la que presento el filosofo Shopenhauer. “Cuando el frio acoso a una
colonia de erizos, estos se apretujan entre si tanto, que se hicieron con sus
púas unos a otros. Al separarse huyendo al dolor, sintieron de nuevo
frio…Así encontraron poco a poco la distancia apropiada para calentarse
entre todos y no hacerse daño”.

Convivir es definir y sostener ese equilibrio entre la independencia

individual absoluta que es interior y las puras exigencias sociales que son
extremas. “LA CORTESIA ES DE QUIEN LA DA, Y NO DE QUIEN LA RECIBE”

1. NATURALEZA JÚRIDICA.

PRINNTECH S.A.S, es una empresa que está clasificada en el sector terciario

dedicada a la comercialización y prestación de servicios en la cadena de
artes graficas.

Cuenta con una amplia línea de productos para Arte, Diseño, Arquitectura,
Publicidad, Ingenierías y una completa gama de útiles y papelería en
general.

En el área de impresión se ofrece servicio de Plotter(inyección y de corte),

Fotoplano, Escáner, digitalización, fotocopias a color y blanco y negro,
ampliaciones y reducciones, impresiones laser e inyección.

Cuenta con servicio de Fax, Internet Wi-Fi, asesoría en diseño,

222
encuadernación, empaste con diseño personalizado y tipo tesis, velobinder,
laminación, plastificado al frio, impresión para exteriores e interiores en
banner y/o vinilo adhesivo, litografía, corte.es una empresa, que presa
servicios de impresión y fotocopiado.

2. MISION

Ser una empresa innovadora y confiable que brinde soluciones integrales en

impresión digital, litográfica y suministros de papelería e insumos con la
mejor calidad y servicio.

3. VISION

Llegar a posicionarse como una empresa líder nivel nacional, ofreciendo

tecnología de punta en sistemas de impresión y amplia variedad en
suministros de papelería y artículos para arquitectura, arte, diseño e
ingeniería.

4. VALORES INSTITUCIONALES

PRINNTECH sea consolidado partiendo de unos valores que comparten y

practican todos sus asociados y empleados, guiando su actuación a lo largo
del tiempo. Dichos valores no pretenden ser exhaustos, sino que revisten un
carácter fundamental. Se acompañan de normas complementarias o
especificas, en función de las distintas situaciones locales o de la posición
de responsabilidad particular de cada trabajador, que en ningún caso puede
limitar la naturaleza esencial de estos valores:

Humanismo: Somos una empresa con corazón. Esto es, reconocemos al ser
humano como fin y no como medio y por lo tanto el bienestar de los
usuarios, asociados y empleados, son el propósito final de nuestro trabajo.

Calidad: Sabemos que nuestra solidez se fundamenta en la experticia y

conocimiento con los que actuamos en cada uno de nuestros procesos y
procedimientos; y en el esmero que asumimos en cada momento de verdad.

Innovación: Creemos en nuestra capacidad de construir un futuro, mediante

la búsqueda constante de mejoras en lo que tenemos y del desarrollo de
nuestros servicios para nuestros clientes.

5. RESPETO A LOS DERECHOS DE LOS TRABAJADORES

223
PRINNTECH velara por que los derechos se respeten a cabalidad, se
asegurará de que exista un dialogo Activo a través de sus distintos comités.
Evita la práctica de cualquier tipo de discriminación hacia sus trabajadores
en la selección, contratación, durante la ejecución y la terminación de los
contratos y acuerdos.

6. DEBERES DE LOS TRABAJADORES

Son deberes de los trabajadores:

a. Cumplir con las normas internas adoptadas por el trabajador para el buen
funcionamiento de la empresa.

b. Respeto y Subordinación a los superiores.

c. Respeto a sus compañeros de trabajo.

d. Procurar completa armonía con sus superiores y compañeros de trabajo

en relaciones personales y en ejecución de labores.

e. Guardar buena conducta en todo sentido y actuar con espíritu de

cooperación en el orden moral y disciplina general de la empresa.

f. Ejecutar los trabajos que le confíen con honradez, buena voluntad y de la

mejor manera posible.

g. Cumplir con el horario de trabajo asignado y estipulado por la empresa

para el cargo que cada trabajador desempeñe.

h. Hacer las observaciones, reclamos y solicitudes a que haya lugar por

conducto del respectivo jefe inmediato de manera respetuosa y oportuna.

i. Recibir y aceptar las ordenes, instrucciones y correcciones relacionadas

con el trabajo, con su verdadera intensión que es encaminar y perfeccionar
los esfuerzos en provecho propio y de la empresa en general.

j. Observar rigurosamente las medidas y precauciones que le indique su

respectivo jefe.

k. Permanecer en la jornada de trabajo en el sitio o lugar donde debe

desempeñar compañeros.

224
l. Realizar personalmente la labor en los términos estipulados.

m. No comunicar a terceros, salvo autorización expresa, las informaciones

que sean de naturaleza reservada y cuya divulgación pueda ocasionar
perjuicios a la empresa.

n. Mantener en buen estado, salvo el desgaste por uso, los instrumentos y

útiles que le hayan facilitado para el cumplimiento de su labor.

o. Comunicar oportunamente a la empresa las observaciones que estime

conducentes a evitar daños y perjuicios.

p. Prestar la colaboración posible en caso de siniestro o riesgo inminente,

que afecten o amenacen las personas o cosas de la empresa.

q. Registrar en la Secretaria General su domicilio actual y dar aviso oportuno

de cualquier cambio, en caso de que ocurra.

r. Portar la escarapela en sitio visible y durante el tiempo que permanezca en

la Empresa, ya que esta corresponde a su identificación dentro de la misma.

s. En el caso de tratarse de personal administrativo o de apoyo, llevar de

manera correcta el uniforme, con zapatos cerrados, accesorios poco
vistosos y el cabello recogido. Las uñas deben estar cortadas y bien
arregladas, evitando esmaltes en mal estado.

t. Ser moderado con el uso del celular, idealmente manténgalo en estado de

vibración y no responda las llamadas (SALVO CASOS DE
EMERGENCIA),cuando se encuentre atendiendo a un cliente.

u. Sea moderado con las llamadas personales, recuerde que con estas se
congestionan las líneas de la empresa y dificultan los procesos de
comunicación entre el usuario y la empresa.

7. DERECHOS DE LOS TRABAJADORES.

Son derechos de los Trabajadores:

a. Respeto y trato digno por parte de sus superiores

b. Respeto y trato digno por parte de sus compañeros.

225
c. Que le sean otorgados los elementos adecuados de protección personal
contra accidentes y enfermedades profesionales, de tal forma que se
garantice responsablemente la seguridad y la salud.

d. A la capacitación técnica (según su cargo), que ayude a mejorar sus

conocimientos y por ende su rendimiento.

e. A la creación de espacios para el dialogo, círculos de participación o

grupos de similar naturaleza para la evaluación periódica de la vida laboral,
con el fin de promover coherencia operativa y armonía funcional que facilite
y fomente el buen trato al interior de la empresa.

f. A presentar quejas formales de superiores o compañeros de trabajo

siguiendo el conducto regular estipulado.

g. A ser evaluado periódicamente y ser retroalimentado por el evaluador.

i. CONSIDERACIÓN FINAL

El presente Manual de Convivencia tendrá una participación dinámica, de

lectura fácil y agradable. El manual de convivencia tendrá vigencia inmediata
después de su aprobación y posterior divulgación a todos los miembros de
la empresa.

Este manual de convivencia debe ser aplicado por todo el personal que
trabaja en PRINNTECH, a partir de la fecha de su divulgación y el
seguimiento a su cumplimiento será realizado en forma permanente por
Gestión de Recursos Humanos.

226
 Anexo 3. ENCUESTA CLIENTES

NIT 900.328.179-3 TEL 7432931/32

N. ENCUESTA FECHA ENCUESTADOR

INFORMACION GENERAL

PERSONA JURIDICA PERSONA NATURAL

NOMBRE DE LA EMPRESA NOMBRES Y APELLIDOS

TIPO DE EMPRESA SEXO F M

NIT CEDULA

OCUPACION

Estudiante Ama de casa Ejecutivo Desempleado Otro Cual?

1 Conoce la papelería? 2 El horario de servicio es cómodo para realizar sus compras

Internet Búsqueda personal Si No

Amigos No la conoce Por qué?

Si no la conoce conteste desde la pregunta # 7

3 Con que frecuencia utiliza nuestros servicios? 4 Considera adecuada la tecnologia con la que se cuenta?

Entre 1 y 3 dias a la semana Todos los dias Si No

Entre 3 y 5 dias a la semana Fines de semana Por que?

5 Realice una valoracion de nuestro servicio de 1 a 5 6 Recomendaria la empresa a otra(s) persona(s)

Precio profesionalismo Calidad Si No

Comodidad Amabilidad Agilidad Por que?

7 Que papeleria frecuenta? 8 Como valora las caracteristicas a la hora de comprar?

227
 PORCENTAJE

0%
100%

20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%

10%
Conoce la misión y visión de la empresa

46%

38%
Los directivos supervisan las actividades q realizan los empleados

31%
54%
Se ofrecen progaramas de capacitación para desarrollar de manera optima su labor

Periodicamente en esta empresa se evalua el desempeño personal

62% 62%

23% 23%
Cree que las actividades que realizan conllevan al cumplimiento de los objetivos de la…
77%

8%
Los medios tecnologicos proporcionados por la compañía para realizar su trabajo son…

Las herramientas informaticas que utiliza estan bien adaptadas a las necesidades de su trabajo

31% 31%
54% 54%
El ambiente de trabajo es propicio para desarrollar sus tareas

46%

38%
El flujo de información en el area de trabajo es adecuado
62%

23%
Recibe un justo reconocimiento de su labor por parte de sus compañeros y jefes

38%
46%
El nombre y prestigio de la compañía son gratificantes para usted
62%

23%
Supone que la tecnologia le ayuda a incrementar su rendimiento
85%

0%
Considera que es adecuada la atención y el trato que se le otorga a cliente
77%

8%
La comunicación entre empleados es positiva

23%

228
62%

Las actividades en la compañia estan bien organizadas

15%
ESTRATEGIA ORGANIZACIONAL

69%

PREGUNTA
Sus funciones y responsabilidades estan definidas

Cree que posee el dominio tecnico o conocimientos necesarios para llevar a cabo su labor
69% 69%

15% 15%

Piensa que las cargas de trabajo estan bien distribuidas

38%
46%

Le resulta facil expresar sus ideas y opiniones

62%

23%

Se siente parte de un equipo de trabajo

54%

31%

Conoce los productos y servicios que ofrece la compañía

46%

38%

Identifica en sus actividades diarias aspectos por mejorar

69%

15%

Las condiciones laborales (Salario, Horario, Vacaciones, etc.) son satisfactorias y justas en…
31%
54%

SI
NO
PREGUNTA
229