DOCUMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD - NTC ISO

9001

ACTIVIDADES QUE SE DESARROLLAN EN UN PROCESO NORMAL DE

COMPRAS

Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado a partir de la

comprensión e interpretación de las temáticas tratadas en la presente actividad,
realice un informe donde describa las actividades que se desarrollan en un
proceso normal de compras. En el informe además de describir las actividades,
debe incluir un cuadro en el cual relacione los documentos de origen interno y de
origen externo que se requieren o que se generarían en el desarrollo del proceso.

DESARROLLO

En el proceso normal de compras, obtención y consecución de la materia prima o

insumos, importantes y significativas para el desarrollo y función oportuno y
acertado de una organización o empresa es necesario tener muy presente la
relación existente con la gestión de calidad por cuanto es de suma importancia;
por lo que un acceso para muchos de los procesos es sin lugar a dudas el
departamento de compras desde la ISO 9001, métodos de representación
misional como procesos de carácter de apoyo que despliega una organización. Ya
que la gestión impacta directamente en los resultados y logros que la empresa
busca, si se tiene en cuenta que la importancia va concertada principalmente a
los resultados económicos de la empresa, la calidad del producto final, la
satisfacción del cliente y la confianza del cliente interno respectivamente.

PROCESO DE COMPRAS

El proceso de compra son las fases por las que pasa una persona desde que se
da cuenta que tiene una necesidad hasta que adquiere un producto o servicio para
resolverla.

Identificar los productos críticos a comprar: Los productos críticos son

aquellos que hacen parte del negocio pero con ellos van relacionado aspectos
negativos hacia el mismo, al identificar que productos son críticos se debe seguir
una reagrupación de aspectos que son característicos de dichos productos o
servicio que comercializa la empresa, y con ello entablar diferencias entre un
producto crítico y no crítico, también a qué proceso pertenece y el producto final,
es importante resaltar si el producto impacta, si se compra en paquetes, como

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también resultaría provechoso mostrar cómo sería el carácter crítico que estos
poseen, si bien se puede llamar índice de criticidad.

Definir especificaciones del producto a comprar: En toda organización se

deben establecer y de forma definida la metodología y responsabilidades para
comunicar las necesidades de compra a los proveedores para realizar las compras
y que la metodología sea transmitida al proveedor, las especificaciones para el
proceso de compra están encadenados con requisitos de manera definida: Por
ejemplo, cantidad, material, forma, medidas, fechas, etc. Dichos requisitos son
muy variables en función del sector y necesidades de la organización.

Planear las compras: Para los programas de compras se emplea pronóstico de

demanda definido y con ello se induce a notar el tipo de ganancia el cual
establece la comercialización de un producto más que otro, dado que los tipos de
productos ofrecen un tipo de demanda dependiendo los gustos de los
compradores, adicional a los anterior, es importante las cantidades a comprar y el
momento justo que se debe realizar dicha acción de compra.

Evaluar y seleccionar proveedores: Toda organización o empresas en

funcionamiento debe disponer siempre de una lista destacada de los proveedores
capaces de satisfacer las necesidades de compra que brinda la empresa o en
algunos casos organizaciones amplias. Para la selección de un proveedor, la
organización debe aplicar una evaluación que permita resaltar las funciones de
capacidad de hacer el suministro directo de los productos para comercializar ya
obtenidos por la empresa, ya que la empresas igualmente pueden ofrecer
productos es de anotar que esto también aplica a empresas que brinden servicios.

Realizar el trámite de compra: Una vez ha sido seleccionado el proveedor, el

Jefe de Compra elabora lo que se le llama la "Orden de compra" y obtiene la
autorización del ordenador del gasto, asegurándose de contar con la aprobación
de la Junta Directiva

Verificar el producto comprado: Los productos que han sido entregados por los
proveedores previamente seleccionados deben ser supervisados e
inspeccionados antes de ser incluidos en los procesos de la organización, siempre
se debe realizar esta acción al recibido solicitado, realizándose una breve
inspección, prueba, ensayo, entre otros aspectos necesarios del producto.

Re-evaluar proveedores: la mayoría de las organizaciones tienen alrededor de

cientos de proveedores y sin embargo, los clasifican por proveedor de carácter
crítico o no crítico en función de su impacto en el sistema de gestión de calidad.

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Por lo que establecen criterios como evaluaciones para considerar un proveedor
crítico y a estos proveedores les hacen la evaluación de desempeño, lo cual
puede ser permitido por la norma, pues esta específica que el tipo y grado de
control sobre el proveedor depende del impacto sobre el producto final.

Tomar acciones en el proceso de compra (correctivas, preventivas y mejora):

La medición del proceso de compras nos permitirá tomar acciones para las
respectivas correcciones y con ello la consecuente mejora para la contribución al
equilibrio esencial de toda empresa, resaltando que tener riesgos asociados a la
compra hacen más fácil el esclarecimiento de acciones correctivas y preventivas
que podemos adelantar.

Importancia del proceso de compras en la organización

Resultados económicos en la empresa: Tener buenas relaciones con los

proveedores, lo que supone obtener competitividad en los costos de los productos
que se obtienen, capacidad de negociación y selección de los artículos y
proveedores idóneos para mi empresa, impacta en el desarrollo económico que
ésta presente en los ciclos de tiempo.

Calidad del producto final: La calidad de mis materias primas o insumos

impactará directamente en el resultado de mis procesos y con ello, en la
percepción del cliente.

Satisfacción del cliente: Como lo mencioné anteriormente, las entradas de un

proceso dimensionan la calidad que el producto tendrá al final.

Confianza del cliente interno: Definimos cliente interno como la salida de cada
proceso. El departamento de compras provee los suministros a otros procesos
necesarios para realizar su labor. Si estos no son aptos, creara conflictos en el
desarrollo de los objetivos de los otros procesos.

CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN DEL PROCESO DE COMPRA

INTERNOS EXTERNOS
Donde se recopila las características Son los requisitos legales, y normas
específicas del producto o servicio a internacionales, donde se ajustan las

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vender, siendo cuantitativos o cualitativos características estándares que debe tener
pertenecientes al producto a vender, cada producto.
comprar, cantidad, y criticidad entre otros
Donde se carga cada metodología del Catálogos de los equipos, necesarios para
proceso de compra y subcontrataciones. obtener el producto o servicio a realizar.
Documentos alimentados de los datos y Hojas de seguridad, y de utilidad de la
resultados de la selección y evaluación de materia prima o insumos, con las cuales se
proveedores que hacen parte de la obtendrá el producto y servicio.
empresa y los que están en el proceso
evaluativo.
En este se describe tanto el producto como La orden de compra, facturas y Registros
el plazo solicitado, así como otros de lo comprado
condicionantes entre los que se encuentran
el presupuestos, plazos de entrega, y
características del producto entre otros.
Todos aquellos que contengan la
realización de los pedidos, como el proceso
de la aprobación del pedido.
Los datos del pedido, los requisitos que
describen claramente el producto, para la
aprobación del producto, del sistema de
calidad, para la cualificación del personal,
procedimientos, procesos y equipo, el
plazo solicitado, otros datos como el
presupuesto, condiciones de entrega,
requisitos para la aprobación del producto.

Documentos de las órdenes de

compra/subcontratación con la finalidad de
asegurar que los productos y servicios
cumplen con los requisitos especificados.
Formato de la hoja de pedido de compra,
formato de la hoja de pedido de
subcontratación, formato de la hoja de
evaluación de proveedor, que son el
registro de la información solicitada a los
proveedores para su aceptación, formato
de la hoja de no conformidad de producto
(para compras), formato de la hoja de no
conformidad de servicio (para
subcontrataciones).