STANDAR OPERATION PROCEDURE (SOP)

SELEKSI PENERIMAAN MAHASISWA BARU

Kode Dokumen :
Revisi :
Tanggal : 28 Januari 2013
Dibuat oleh : SEKRETARIS

ROPIANTO, M.KOM
Dikendalikan Oleh : PUKET I
STT IBNU SINA BATAM

Ismail, ST., M.Sc.

Disetujui Oleh : KETUA
STT IBNU SINA BATAM

IR. LARISANG, MT

1
Prosedur Seleksi PMB
 DAFTAR ISI
Halaman
Cover ........................................................................................... 1
Daftar isi ...................................................................................... 2
I. Tujuan dan Pengertian .................................................... 3
II. Pihak-pihak yang terkait.................................................. 3
III. Referensi ......................................................................... 4
IV. Ruang Lingkup ................................................................. 4
V. Mekanisme dan prosedur ............................................... 5
VI. Bagan Alir ........................................................................ 5
VII. Lampiran-Lampiran ......................................................... 7

2
Prosedur Seleksi PMB
 STT IBNU SINA BATAM
Kode :
TEKNIK INFORMATIKA
TEKNIK INDUSTRI

Judul : Tanggal Dikeluarkan :

Prosedur Seleksi Penerimaan Mahasiswa Baru 28 Januari 2013

Area : Revisi

I. Tujuan dan Pengertian

Tujuan adalah :
Menjamin tata cara pelaksanaan penerimaan mahasiswa baru secara
terstandar di semua unit pelaksana dari tingkat STT sampai dengan Program
Studi didukung sistem manajemen yang terpadu.Beberapa pengertian ini
antara lain:
1. Seleksi penerimaan mahasiswa baru ini adalah proses penerimaan calon
mahasiswa STT Ibnu Sina yang dikelola secara terpadu oleh suatu
kepanitian / unit khusus
2. Jalur adalah model yang diterapkan STT IBNU SINA dalam proses
penerimaan mahasiswa baru yang meliputi program Jalur Prestasi
(Penelusuran Bibit Unggul), Jalur Seleksi, dan Jalur Transfer/pindahan
3. Jalur Prestasi adalah jalur penerimaan mahasiswa baru melalui
penelusuran siswa SMA/SMK yang berprestasi baik prestasi
intrakurikuler (akademik) minimal nilai rata-rata 8.5 (dari kelas 1 sampai
3) maupun ekstrakurikuler (minat, bakat, olah raga, seni, dan
sebagainya) Minimal juara 3 tingkat lokal.
4. Jalur Seleksiadalah jalur penerimaan mahasiswa baru melalui tes seleksi
yang diselenggarakan oleh PPMB dengan materi tes meliputi: Agama
Islam (kecuali bagi non-Muslim), Bahasa Inggris, Bahasa

3
Prosedur Seleksi PMB
 Indonesia,Matematika, Tes Potensi Akademik (TPA), Logika Bahasa,
Logika Numerik, dan Logika Gambar.
5. Jalur Transfer/pindahan adalah penerimaan mahasiswa yang transfer
dari program diploma ke S-1 atau pindah dari prodi perguruan tinggi
lain ke prodi di STT Ibnu Sina dengan ketentuan mengikuti jalur seleksi.

II. Pihak-Pihak yang terkait

Pihak-pihak yang terkait dalam kegiatan ini adalah :
1. KETU STT
2. PPMB
3. BAAK
4. PRODI
5. Ketua Penjaminan Mutu
6. Tim IT STT IBSI
7. Biro/Bagian/ Unit STT IBSI

III. Referensi
Referensi yang digunakan dalam ini adalah :
1. Manual Mutu STT IBSI
2. Peraturan-peraturan dari Dikti
3. Surat keputusan dari Ketua STT

IV. Ruang Lingkup

1. Persyaratan dan mekanisme pendaftaran calon mahasiswa baru melalui
jalur prestasi, jalur seleksi, dan jalur transfer/ pindahan
2. Persyaratan dan mekanisme calon mahasiswa baru melalui kegiatan tes
berbasis komputer dalam layanan sehari (one day service admission)
dan tes diluar kampus.

4
Prosedur Seleksi PMB
V. Mekanisme dan Prosedur
1. Ketentuan Umum
a. KETUA STT bertanggung jawab atas kegiatan promosi dan penerimaan
mahasiswa baru yang dibantu oleh PPMB
b. Rapat pembentukan Panitia PMB yang dilaksanakan bersama unsur
pimpinan dan ketua bagian di lingkungan STT Ibnu Sina dan di keluarkan
Surat Keputusan Ketua STT paling lambat 3 (tiga) bulan sebelum
pelaksanaan seleksi penerimaan mahasiswa baru.
c. PPMB bertugas :
1) Mengkoordinasikan kegiatan seleksi terkait penerimaan mahasiswa
baru
2) Mengkoordinasikan pengadaan soal ujian tulis dan jawaban (online
dan wawancara)
3) Mengkoordinasikan pelaksanaan seleksi PMB
4) Mengkoordinasikan pelaksanaan registrasi dan pengunduran diri
mahasiswa baru
5) Mengevaluasi kegiatan penerimaan mahasiswa baru dan
melaporkan secara tertulis kepada Ketua STT Ibnu sina.
2. Ketentuan Khusus
Hal-hal yang bersifat spesifik yang belum diatur dalam prosedur ini akan
diatur dalam dokumen mutu tersendiri.
3. Prosedur
a. PPMB bertanggung jawab atas pelaksanaan seleksi penerimaan
mahasiswa baru
1) Seleksi penerimaan mahasiswa baru dilaksanakan melalui
beberapa jalur, yakni: Jalur Prestasi, Jalur seleksi, dan Jalur
Transfer/pindahan
2) Penerimaan mahasiswa baru Jalur Seleksi dilakukan melalui tes
program layanan sehari (One Day Service Admission) terbagi

5
Prosedur Seleksi PMB
 dalam gelombang I, II, dan III, serta tes di luar kampus dengan
jadwal yang telah ditentukan PPMB
3) Penerimaan mahasiswa baru wajib melalui pintu PPMB sebagai
satu-satunya pintu penerimaan
b. Sebelum menyelenggarakan tes seleksi calon mahasiswa PPMB
melakukan review soal tes seleksi
c. PPMB berkoordinasi dengan KETUA STT untuk menentukan syarat
nilai minimum (passing grade) kelulusan untuk dapat diterima di
prodi-prodi dan quota penerimaan berdasarkan jumlah yang
registrasi

Penerimaan Mahasiswa Jalur Prestasi

d. Sebelum atau bersamaan dengan dilakukannya Jalur Seleksi
maupun Jalur Transfer, PPMB melakukan seleksi penerimaan
mahasiswa baru melalui Jalur Prestasi.
1) Jalur Prestasi hanya dapat diikuti oleh siswa SMA/SMK
Sederajat yang akan lulus pada tahun yang sedang berjalan,
yang mempunyai prestasi sebagai berikut:
a) Memiliki peringkat ke-I sampai X di kelasnya selama 5
semester berturut-turut dengan mendapat rekomendasi
dari Kepala Sekolah
b) Rata-rata nilai rapor kelas X (kelas 1) dan XII (kelas 3) lebih
besar atau sama dengan 8,5
c) Juara I, II, atau III pada lomba/kejuaraan akademik, minimal
tingkat kabupaten/kota yang diakui oleh Dinas Pendidikan
setempat, pada waktu menjadi siswa SMU/SMK sederajat
baik perorangan maupun beregu
d) Juara I, II, atau III prestasi olahraga atau seni, minimal
tingkat kabupaten/kota, yang diakui Dinas terkait, pada

6
Prosedur Seleksi PMB
 waktu menjadi siswa SMU/SMK Sederajat baik perorangan
maupun beregu
e. PPMB mengirimkan Formulir Pendaftaran Jalur Prestasi ke
SMA/SMK sederajat yang dipilih, untuk diisi siswa kelas XII
(kelas 3) yang akan mengikuti seleksi Jalur Prestasi
f. Calon mahasiswa/i mengajukan surat lamaran dan data diri
siswa dengan mengisi Formulir Pendaftaran Jalur Prestasi
ke PPMB STT Ibnu Sina. Pengajuan lamaran dilengkapi
dengan: foto kopi rapor SMU/SMK Sederajat semester I–V
yang dilegalisir, surat keterangan penghasilan orang
tua/wali siswa dari instansi kerja bersangkutan atau dari
kelurahan bagi yang berwiraswasta, serta Surat Pengantar
dari Kepala Sekolah yang dilampiri dengan daftar nama
pelamar dan berkas pendaftaran.
g. PPMB membuat rekapan jumlah pendaftar Jalur Prestasi
dan melaporkan kepada KETUA STT
h. PPMB menunjuk tim penyeleksi calon mahasiswa PRESTASI
i. Tim penyeleksi merekomendasikan nama-nama calon
mahasiswa PRESTASI dengan mempertimbangkan kriteria
sebagaimana tercantum dalam poin d secara komprehensif
j. KETUA STT menetapkan jumlah calon mahasiswa PRESTASI
yang diterima dengan pemberian beasiswa atau tanpa
beasiswa
k. PPMB mengirimkan pengumuman hasil seleksi Jalur
Prestasikepada calon mahasiswa yang dinyatakan diterima
dilampiri dengan sertifikat kelulusan
l. Calon mahasiswa datang ke ruang Admin PMBSTT Ibnu
Sinauntuk melakukan pendaftaran dengan menyerahkan
sertifikat kelulusan, tanpa mengikuti tahapan tes seleksi.

7
Prosedur Seleksi PMB
 Calon mahasiswa tetap dipungut biaya pendaftaran dan tes
kesehatan (jika prodi yang dipilih mensyaratkan)
m. Jika prodi yang dipilih mensyaratkan tes kesehatan, calon
mahasiswa melakukan tes kesehatan di Klinik Center
YAPISTA atau lembaga yang ditunjuk. Untuk melakukan
registrasi bagi prodi yang mensyaratkan tes kesehatan,
calon mahasiswa harus menunjukkan surat keterangan lulus
tes kesehatan dari Klinik Center Yapista atau lembaga yang
ditunjuk.
n. PPMB memeriksa keaslian sertifikat kelulusan (termasuk
surat keterangan lulus tes kesehatan bagi prodi yang
mensyaratkan)

Penerimaan Mahasiswa Jalur Seleksi (One Day Service

Admission)
o. Pendaftaran Secara Offline:Calon mahasiswa datang ke
ruang Admin PPMBSTT Ibnu Sina untuk mengisi formulir
pendaftaran dan menyerahkan pas photo berwarna ukuran
3 x 4 sebanyak 1 lembar
1) Calon mahasiswa harus menunjukkan ijazah SMU/SMK
sederajatatau foto kopi rapor terakhir
2) Calon mahasiswa menunjukkan kartu identitas yang
masih berlaku (Kartu Pelajar/KTP/SIM)
3) Siswa yang diterima wajib menyerahkan foto kopi ijazah
SMU/SMK sederajatyang dilegalisir saat registrasi atau
paling lambat akhir Semester II perkuliahannya
4) Jika dalam waktu 2 semester pertama mahasiswa yang
dimaksud dalam poin Belum menyerahkan foto kopi
ijazah SMU/SMK sederajatyang dilegalisir, mahasiswa

8
Prosedur Seleksi PMB
 bersangkutan dinyatakan mengundurkan diri dan segala
pembiayaan yang telah dikeluarkan tidak dikembalikan
p. Pendaftaran secara online: Calon mahasiswa mengisi
formulir melalui website stt yang dapat diakses di
http\\:stt-ibnusina.ac.id dan mengunggah file (pdf/jfg)
sebagai berikut:
1. Pas photo berwarna ukuran 3 x 4 sebanyak 1 lembar
2. ijazah SMU/SMK sederajat atau foto kopi rapor terakhir
3. kartu identitas yang masih berlaku (Kartu
Pelajar/KTP/SIM)
4. foto kopi ijazah SMU/SMK sederajat yang dilegalisir atau
surat keterangan lulus saat registrasi atau paling lambat
akhir Semester II perkuliahannya. Jika dalam waktu 2
semester pertama mahasiswa yang dimaksud dalam
poin Belum menyerahkan foto kopi ijazah SMU/SMK
sederajat yang dilegalisir, mahasiswabersangkutan
dinyatakan mengundurkan diri dan segala pembiayaan
yang telah dikeluarkan tidak dikembalikan
5. Calon mahasiswa membayar biaya pendaftaran ke bank
mitra STT Ibnu Sina atau dapat langsung membayar di
BAUK, dan menerima tanda terima pendaftaran sebagai
syarat mengikuti tes seleksi,bagi mahasiswa yang
mendaftar online bukti pembayaran diupload ke website stt
ibnu sina
6. Calon mahasiswa mengikuti tes seleksi di komputer yang
tersedia dan dapat melihat nilai hasil tes sesudahnya atau
menunggu hasil pengumuman.
1) Nilai hasil tes seleksi merupakan syarat untuk diterima
di STT Ibnu Sina

9
Prosedur Seleksi PMB
 2) Peserta tes yang telah mengikuti seleksi dinyatakan
lulus atau tidak lulus setelah menentukan prodi pilihan
sesuai passing grade
3) Peserta tes yang belum berhasil memenuhi nilai passing
grade dari prodi yang dituju, diberikan kesempatan
untuk menempuh tes seleksi lagi sampai sebanyak 2
kali tes seleksi, tanpa melakukan pendaftaran dan tanpa
membayar biaya pendaftaran ditahun akademik yang
sama.
7. PPMB mengeluarkan pengumuman hasil seleksi mahasiswa
baru kepada peserta tes/calon mahasiswa yang telah
dinyatakan lulus tes sesuai dengan prodi pilihannya
1) Pengumuman kelulusan tes seleksi hanya berlaku
sampai dengan batas akhir wajib registrasi yang sudah
tertera di dalam pengumuman tersebut
2) Hak peserta tes untuk melakukan registrasi akan hilang
apabila masa batas akhir wajib registrasi telah
terlampaui, kecuali jika prodi itu belum dinyatakan
ditutup, atau peserta tes yang bersangkutan bersedia
memilih prodi lain yang memenuhi syarat passing grade

Penerimaan Mahasiswa Jalur Seleksi (Tes di Luar Kampus)

a. PPMB mengirim surat permintaan ke SMU/SMK Sederajat
untuk membentuk panitia lokal dan mempersiapkan
penyelenggaraan tes admisi STT Ibnu Sinasecara kolektif
b. Panitia lokal membuka pendaftaran calon peserta tes
c. PPMB mengirim berkas soal ke panitia lokal
d. PPMB bersama panitia lokal menyelenggarakan tes tertulis
secara serempak

10
Prosedur Seleksi PMB
 e. Panitia lokal mengumpulkan hasil tes dan
mengelompokkannya berdasarkan asal sekolah; hasil tes
kemudian dikirim ke PPMB STT Ibnu Sina
f. PPMB STT Ibnu Sina mengoreksi hasil tes
g. PPMB mengirimkan hasil tes ke sekolah-sekolah peserta
tes
1) Peserta yang lulus tes seleksi akan diumumkan melalui
website atau di tempat dilaksanakannya tes.
2) Peserta yang tidak lulus akan ditawarkan prodi lain
yang passing grade-nya terpenuhi
h. Peserta yang dinyatakan diterima melakukan sertifikasi
ulang ke PPMB di Sekretariat Admisi setelah membayar
biaya pendaftaran
Penerimaan Mahasiswa Transfer/pindahan
Bagi mahasiswa transfer/pindahan tetap mengikuti seleksi dengan
mengikuti prosedur sama dengan penerimaan jalur seleksi.

VI. Bagan Alir

Bagan alir ini adalah sebagai berikut :

Alur Kegiatan Penanggung Dokumen yang Penjelasan

Jawab diperlukan

Mulai

Rapat Dilaksanakan 3
pembentukan Ketua STT dan Berita Acara Rapat, bulan sebelum
Panitia PMB Unsur Pimpinan Absensi dan pelaksanaan
Dokumentasi kegiatan PMB

11
Prosedur Seleksi PMB
 Alur Kegiatan Penanggung Dokumen yang Penjelasan
Jawab diperlukan
2

Dilakukan Paling
Penerbitan dan
Puket 1 SK PPMB dan Berita lambat 3 hari
penyerahan SK Acara Penyerahan setelah panitia
Panitia PPMB terbentuk

3
Dilaksanaan
Rapat Koordinasi Panitia PMB Berita Acara Rapat, paling lambat 1
Pelaksanaan PMB Absensi dan minggu setelah
Dokumentasi panitia dibentuk
MABA

4 Validasi
Kecocokan
Penerimaan berkas dgn
Berkas dan Panitia PMB Daftar Calon Maba, persyaratan dan
Validasi Berkas Persyaratan Maba, mengelompokan
Berita Acara dan berkas
dokumentasi berdasarkan
5 jalur tes

Penerbitan Kartu Kartu Dibagikan

Tes Panitia PMB daftar peserta tes dan paling lambat 3
dokumentasi minggu sebelum
tes (bagi yang
online print
6 sendiri melalui
website stt)
Review soal Tes Panitia PMB Bank Soal,Berita Acara Dilaksanakan
PMB Rapat, Absensi dan paling lambat 3
Dokumentasi hari setelah
7 rapat koordinasi

Pelaksanaan Tes Soal tes, berita acara,

Diselesaikan
Online dan Panitia PMB absen peserta,
dalam 1 hari
wawancara dokumentasi
setiap
gelombang

12
Prosedur Seleksi PMB
 Alur Kegiatan Penanggung Dokumen yang Penjelasan
Jawab diperlukan

8
Berita Acara, Daftar Paling lambat 1
Rapat Penentuan Ketua STT, Panitia Hadir, daftar calon hari setelah
Kelulusan Calon PMB mahsiswa tes dan bebas pelaksanaan tes
Maba tes serta Dokumentasi

Pengumuman Pengumuman
Hasil Tes Panitia PMB SK Ketua, Daftar Hasil dilaksanakan
Tes, Berita acara dan paling lambat 3
dokumentasi hari setelah
rapat penentuan
kelulusan

Registrasi Ulang
Calon Maba yang Panitia PMB Daftar hasil tes, berita Dilaksanakan
bebas tes acara dan dokumentasi sesuai batas
akhir registrasi
pada jadwal
yang telah
dibuat

VII. Lampiran-lampiran
1. Formulir Passing Grade
2. Kartu Tes
3. Formulir Pendaftaran Jalur Prestasi
4. Pengumuman Jalur Prestasi
5. Formulir Registrasi
6. Kwitansi Registrasi
7. Formulir Pendaftaran Tes

13
Prosedur Seleksi PMB
 14
Prosedur Seleksi PMB