“Programación Evento Comercial y Diseño de la Campaña de Difusión”

1. Determinar el tipo de evento a realizar: lanzamiento de un producto.

Congelado y horneado tradicional en Hojaldres

2. Establecer los requerimientos del evento

A y B Determinar lugar y fechas tentativas. Objetivos y nombre del evento.

Nombre del evento Lugar y Fecha Objetivos

Exponer al público en general
un producto tradicional con una nueva línea
de producto hojaldrado horneado y congelado
para el deleite del consumidor.
Tradición y libertad del CORFERIAS
Buen gusto. 17 AL 20 de octubre 2019

C. personal de apoyo y equipo de asesores

Cuenta con un departamento de eventos:

Responsable de coordinación de eventos:
Establece comunicación permanente con el resto de jefes de departamento.
Planifica, con la debida anticipación, los cronogramas.
Coordina la logística de cada evento de acuerdo con las normas de protocolo.
Realiza la contratación externa en caso de que hagan falta muebles, utensilios, etc.

D. Costo aproximado del evento.

El costo aproximado es de $4.000.000

E. Requerimiento de recursos para iniciar operaciones

 Lo primero que se es tener todas las líneas de producto para dar a conocer
Contar con invitados importantes para el evento lo cual se horneara los productos de alto impacto
en el consumidor.
 Decidir entonces la cantidad de productos para hornear a partir del número de personas.
 Hacer pasteles tradicionales de hojaldre involucra un procedimiento en el que se usan unos
materiales e insumos específicos, como la harina de trigo, sal, azúcar, levadura, pollo , carne,
champiñones ,queso, bocadillo, jamón lo cual se tiene que definir cuánto necesita de cada
ingrediente.
 Pero además, se debe de conocer qué hace falta por comprar porque en el inventario ya cuenta
con algunos ingredientes, pero hacen falta otros.
 Para apoyarse, cuenta con la receta y el conocimiento del tiempo que se demora preparando
los ingredientes, haciendo el plato y su tiempo en el horno. Todo esto para que los invitados
degusten un producto recién horneado para el deleite del paladar.
 Definición de los conceptos:

 Programa maestro: Variedad del produto

 Lista de materiales: Ingredientes
 Trayectoria del proceso: Paso a paso para hornear
 Necesidades de material: Cantidad de ingredientes tanto en inventario como para comprar
 Tiempo de espera: Tiempo para hacer preparación

F. Planteamiento Oficial

Producción
El conjunto de gestiones previas al inicio de la reunión y que tienen como objetivo principal la preparación
de los recursos y equipos que componen el evento.
En la producción del evento se deben seguir los siguientes pasos:

1. Definir el objetivo del evento

2. Nombrar un comité organizador
3. Establecer fechas
4. Determinar el número de asistentes al evento
5. Seleccionar el lugar de realización
6. Elaborar un cronograma de las actividades
7. Realizar una estimación de los recursos
8. Elaborar el presupuesto y determinar las fuentes de financiación
9. Promoción del evento
10. Selección del personal
11. Adquisición o contratación de materiales, equipos y servicios

Montaje
El montaje engloba, por un lado, la disposición del equipo y los recursos técnicos, humanos y materiales
que se utilizaran en el lugar donde se realizará el evento. Por otro, constituye las bases estéticas,
estructurales y funcionales sobre las que se desarrolla el evento.
Preparar la puesta en escena es fundamental en la organización.
-Montaje tipo

Ejecución
Estando los participantes del evento reunidos en el mismo lugar y al mismo tiempo, comparten las
actividades planificadas

Desmontaje
Orden del equipo para retiro de los materiales y elementos que fueron utilizados en el evento.
Evaluación de resultados
Hace referencia al momento en el que se establece el grado de cumplimiento de los objetivos establecidos
y la eficiencia de las prestaciones. La Evaluación de resultados es una de las partes más importante del
post -evento. Conocer si se han cumplido, como mínimo, los objetivos previstos y el rendimiento producido
con ellos.
Se debe realizar una evaluación del proceso de creación y del desarrollo. Esta evaluación permitirá a los
organizadores ser conscientes del funcionamiento del evento en cuestión y se podrá tomar como punto de
partida para futuros actos mediante la redacción de un informe final que incluya datos tanto cualitativos
como cuantitativos.

Post-evento
Recopilación de todas las acciones realizadas en el evento. Seguimiento que ayudan a la evaluación del
mismo. En esta fase se incluirá la documentación gráfica del mismo; Fotografías, montajes de videos,
seguimientos, etc.

G. Diseño de la imagen y el concepto

Al organizar el evento, se piensa en el diseño, en el concepto que quieres crear y cómo ese concepto va
a crear la imagen visual y emocional del acto. La evolución de las tecnologías y las redes sociales influyen
de forma clara en la planificación, organización y desarrollo de los eventos, y por lo tanto también en el
diseño, que deberá adaptarse al mundo en el que vivimos. El diseño establece las directrices que deben
llevarse a cabo en cada uno de los aspectos de un acto, marca la decoración, la colocación de los
elementos y del personal.

La planificación es una de las claves de un evento, pero el diseño es la forma y debe mimarse y cuidarse.
Es la línea de colores, es el carácter y estilo del acto, es el tono y la estructura… El diseño debe lograr que
todos los diferentes elementos del evento se conjuguen a la perfección y transmitan coherencia. Ahí reside
el éxito. Y es fundamental que las empresas cuenten con un buen diseño a la hora de crear un acto, ya
que éste reflejará su identidad y transmitirá el valor de la marca a todos los asistentes.

H. Diseño y cotización del kid del trabajo

 Recopilar la información relevante de la empresa: La primera página será la portada, y después

vendrá la introducción, las cifras, las personas que están detrás de la marca, la presentación de
los casos de éxito.
 Introducción y manifiesto de la marca: Dar a conocer la filosofía y los valores de la marca porque
será lo que hará una primera conexión con el lector.
 Hablar de la propuesta única de valor: ¿Por qué nuestra marca es única? ¿Qué nos diferencia de
la competencia? Demostrar que somos capaces y hacerlo irrepetible.

 Cifras y letras relevantes: Pocas cifras pero efectivas, coger cifras que sean interesantes sobre la
marca: suscriptores, visitas, crecimiento del último año, seguidores, fans de Facebook, fans de
twiter etc. Mostrar la comunidad que sigue la marca, no se trata de una determinada cantidad sino
el crecimiento experimentado. Dejar en claro que es una marca en desarrollo. Hay que sacar los
logros que hemos obtenido en el trascurso del tiempo.

 Eres de confianza y tienes éxito: Hay que hablar de las marcas que nos tienen confianza,
mencionarlas y añadir testimonios reales.

 Colaborarnos: Si hay alguien que tenga donde hacer publicidad, establecer precios para quienes
quieran colaborarnos al enunciarnos, simplificar la propuesta y ser claros.
  Llamada de acción: Cerrar el documento con una frase que invite al lector potencial a dar el paso
y confiar en la marca. Hay que encender la chispa.

 Datos de contacto: Dar información necesario llamar por wasappt, Skype o por teléfono, la
localización para aclarar posibles dudas.

 Maquetación y diseño: incluir fotografías y un diseño sencillo pero dinámico. Conseguir

diseñadores profesionales.

 Formato: Presentarlo en PDF cerrado.

I, Reservación de instalaciones para conferencias, eventos sociales y demás actividades a realizar.

Colferias brinda la posibilidad a los expositores de dar a conocer sus productos como expositores
Lo cual se debe realizar la gestión con un mes de anticipación y contar con un punto estratégico para le
exhibición y venta del producto
La Universidad reserva el lugar para el evento, los días sugeridos son 20 de junio al 27 de junio del 2019.
En el pabellón 5

J. Contactar y confirmar conferencia o expertos:

Se confirma el evento por medio del correo electrónico de la empresa.

K. Promoción del evento con posibles patrocinadores. No Aplica.

L. Cotización de hoteles tato para conferencistas como para congresistas. Llevar a cabo la planeación de
la publicidad. No Aplica.

3. Construir el presupuesto y la financiación del evento

4. Contratar los insumos, materiales y equipos que necesitará

Insumos para la pasta de hojaldre:

Arena de trigo
Hojaldrita
Mantequilla
Levadura
Sal
Azúcar
Agua

Insumos para los pasteles:

Pollo
Champiñones
Carne
Jamón
Queso
Piña
Entre otros

Materiales:
Carteles, afiches, papel aluminio, cubiertos, servilletas, bolsas reciclables, manteles, globos
Equipo: Horno industrial, microondas. Nevera

5. Elaborar el protocolo del evento:

Antes del evento: preparar la cantidad de pasteles que se van a vender el primer día, organizar el stand,
colocar los afiches, carteles organizados.

Durante el evento: Atender los invitados o clientes, estar atentos a cualquier sugerencia.

Después del evento: Hacer una evaluación de como estuvo el evento, dejar el stand organizado,
concretar para participar en otro evento de col ferias de otro pabellón.

6. Plan de relaciones Públicas

 Definir las metas y objetivos del plan de relaciones: Incrementar las ventas y las ganancias.
 Identificar al público objetivo: Clientes actuales, clientes potenciales, proveedores, miembros de
los administrativos de col ferias, empleados. Invitar, agradecer.
 Desarrollar las estrategias y tácticas del plan de relaciones públicas: Cubrir un evento familia:
cumpleaños, fiesta de quince, piñatas etc.
 Eventos futuros esfuerzos de marketing: Tomar fotografías, grabar vídeos para colocarlos en el
sitio wed.

7. Diseñar la campaña de difusión:

Publicidad exterior:
Mupis: Carteles en la vía pública de la universidad.
Punto de venta: Cartel llamativo para recordar sobre el evento, logo, marca, volantes etc.
Medios de comunicación: aprovechar la difusión publicitaria de la de la feria, donde se logra la mayor
difusión posible de los visitantes.
.
Whats app: A mucha gente se le envía por este medio la invitación.
Redes sociales y web: Estas son una buena manera de mostrar el cartel que acudirá al evento, así como
de ir generando expectación en las semanas previas al evento. Para la gente joven es un canal
especialmente importante e indispensable dentro de una estrategia de difusión.

8. Difundir el evento comercial:

Difundir el evento comercial depende del cumplimiento de los objetivos de los organizadores. Entre estos
objetivos sin lugar a dudas se encuentra el conseguir la mayor asistencia posible de nuestro público
potencial. Para lograrlo es indispensable trabajar mucho durante la etapa de planificación encontrando
una estrategia de difusión que llegue a nuestra audiencia, y les interese asistir al evento programado.

Cuál es el mensaje a comunicar: La nueva línea de congelados y horneados en hojaldre tradicional

En lo que respecta al mensaje, es necesario que sea claro y de gran interés, por otro lado analizar,
nuestro público objetivo, nuestro target, poder identificar a nuestra audiencia formulando cuál es el
perfil de los potenciales asistentes.

Sitios Web o Blog: Va a ser el lugar al cual acudan los potenciales asistentes para ampliar la información
que reciben sobre el evento.
Correo Electrónico: Si contamos con una buena base de datos, puede ser muy eficiente, ya que
podemos tener un alto alcance a muy bajo costo.

9. Evaluación

Factores cuantitativos: es necesario hacer un balance entre los ingresos, en caso de que existan, integrar
aquí a los patrocinios que apoyan el evento, y los egresos que resulten de todos los gastos derivados de
la organización de la reunión.

Percepción de los asistentes: es la mejor forma de medir si el evento fue exitoso. Evaluar diversos temas:
como registro, ponentes, catering, instalaciones, accesibilidad y seguridad. Éste dará un panorama real
sobre el sentir de los invitados.

Dicha medición la realizaremos de la siguiente manera: de la forma digital mediante tablets con preguntas
específicas cuya respuesta será mediante emoticones que signifiquen muy satisfecho, satisfecho o
insatisfecho.

2- Plan de presentación de productos y servicios:

• Elabore un plan de presentación de los productos o servicio de su proyecto formativo.

 generar un estudio de mercado:

El estudio de mercado está completamente relacionado con una iniciativa empresarial que tiene como
objetivo saber qué tan viable, comercialmente hablando, es un negocio o producto. Un estudio de
mercado básico debe cumplir con 3 fases:
  Análisis de tu competencia
 Análisis del cliente/consumidor
 Estrategia aplicable

Primera fase: El objetivo principal es estudiar el conjunto de negocios del mismo giro con los que se
comparte un mercado o la venta de un producto igual.

Es por eso que es completamente necesario, desde un inicio, saber quiénes son los competidores directos
e indirectos. Esto además debe completarse con datos básicos que van desde qué giro tiene cada uno
hasta qué tipos de productos vende, sus niveles de precios y cuáles son sus ventajas competitivas. Una
vez se tenga los perfiles armados, es hora de segmentarlos por diferentes características, que pueden
incluir:

Precios de productos. Puede que no de todos, pero sí de aquellos que realmente son similares o iguales a
lo que tú vendes.

Estructura de la tienda online. Qué tal está el diseño, la imagen corporativa, colores, catálogos, reseñas,
etc.

Procesos de compra, venta y pago. Aquí podemos darnos cuenta que tan ágiles son los procesos que
manejan en la tienda competencia, cuáles son los pasos que debe seguir el cliente para realizar la compra,
si existen restricciones de venta, procesos y métodos de pago y opciones de envío.

Imágenes. Podemos ver la calidad que manejan sus imágenes, tamaños, efectos, tomas, creatividad, etc.
Para esta fase, se puede utilizar una estrategia conocida como benchmarking, que da pie para establecer
estándares de la empresa, así como enumerar las ventajas competitivas del mercado. Gracias a esta
estrategia determinamos con qué tiendas buscas competir o si nos interesa realizar alguna colaboración
con alguno de ellos y generar alguna alianza estratégica para acaparar más clientes.

Segunda fase: En la segunda fase, el objetivo es conocer a profundidad cuáles son los clientes actuales,
qué perfil tienen y cuál es su comportamiento en tu tienda online y en el mercado en general. Los factores
que debemos identificar son:

Hábitos de consumo. Qué consumen, qué quieren consumir, cuáles son las necesidades que quieren
satisfacer, en qué momento consumen más el producto.

Hábitos de compra. Cómo realizan la compra, cuáles son sus métodos preferidos de pago y de envío,
desde dónde acceden a comprar (sitio web, app).

Esto también aplica para clientes potenciales que se están buscando convertir en clientes leales.
Como objetivo final, se tendrá un concentrado de datos que se podrán utilizar para mejorar las estrategias
de mercadeo para ayudar a aumentar las compras de los clientes. Siempre se debe pensar en el producto
y cómo es que van a cubrir las demandas de cada uno de ellos.

Tercera fase: En la tercera y última fase, con los dos datos compilados de las fases anteriores, se debe
crear un breve documento, resumido como estrategia, en donde se incluyan las acciones concretas de
mejora para clientes y del entorno. La estrategia o estrategias pueden aplicar para tiendas online nuevas
o en crecimiento, dependiendo de la fase en la que se encuentre el negocio.

Estrategias a Utilizar:

 Estrategia de liderazgo en costos. Está enfocada principalmente en mantener a la tienda online

en niveles de competencia altos en relación a los costos de los productos que ofreces en
comparación de la competencia.
 Estrategia de diferencia competitiva. El cliente lo que busca es obtener algo que en tu
competencia no va a encontrar, por lo que el objetivo principal es crear valor agregado en cada
venta para que cada segmento de cliente perciba los esfuerzos por ser único en el mercado. Esta
estrategia incluye elementos como diseño, imagen corporativa, atención a clientes (sitio web,
chat en vivo, redes sociales), métodos de pago y envío.

Políticas de promoción y Publicidad:

Premiar la fidelización del cliente: En el evento hay clientes que se deben premiar por sus compras
seguidas durante los 3 días que se promociona. A estos se les dará un cupón con descuesto para que se
acerquen al negocio y obtengan su descuento. VER: POWER POINT CUPON PROMOCIONAL

Determianción de la presentación a partir de las características:

Degustación: Durante el evento se dará degustación en determinadas horas: entre las 9:30 a.m. y 11.00
a.m.

Análisis del comportamiento grupo objetivo:

Para crear tu público, mira los siguientes datos a través de una encuesta:

Edad:
Sexo
Ubicación:
Formación educativa:
Poder Adquisitivo:
Clase Social:
Frecuencia con que come productos hojaldrados

Con estos datos se hará una del mejor cliente. Es aquel que se identifica con el negocio, se compromete,
comprende el uso de tu producto o servicio, lo usa con frecuencia y cree que el producto satisface a sus
necesidades con éxito.
Identificación de las épocas especiales: VER EXCEL: CRONOGRAMA

• Elabore un documento con imágenes sobre las piezas publicitarias necesarias para difundir el evento.

Anexo: imágenes publicitarias para la difusión del evento. En Power Point

 3. Celebración de un contrato comercial

Planear el proceso de negociación de acuerdo con el código de ética.

Negociación: Proceso de integración entre dos o más partes con el propósito de llegar a un acuerdo sobre
algún intercambio o a un acuerdo destinado a alcanzar el logro de intereses comunes en una situación en
que existen intereses contrapuestos.

Dentro de la negociación deben haber valores éticos basados en:

La libertad, la igualdad, la justicia, la verdad, la fidelidad.

Uno de los condicionantes básicos para que pueda existir una negociación es la comunicación entre las
parte.

La interacción entre las partes, debe producirse a través del diálogo.

Debe haber un acuerdo sensato, admitir el intercambio de ideas, la discusión y la argumentación.

Informe Ejecutivo:

El presente plan de negocio muestra la oportunidad de realizar un evento de productos horneados y

congelados en hojaldre donde los consumidores podrán experimentar el placer de comer y degustar algo
rico a cualquier hora del día con nuestra variedad de productos y nutritivos que mantendrán la más alta
calidad desde el origen de producción tradicional hasta la preparación final.

Esta idea del evento surgió por la tendencia nacional por el consumo de productos horneados y orgánicos,
el crecimiento en Colombia en la producción de este tipo de alimentos que actualmente es de un 35% y el
satisfacer la demanda de un consumidor que busca alimentos fuera de casa más saludables y que sean
amigables con el medio ambiente, además el tener una noción clara de los consumidores y potencial de
mercado en Bogotá para este tipo de alimentos.

Para llegar al público objetivo el evento se segmentará en el sector del norte y sur de Bogotá para esta,
diversidad de clientes con los que vamos a contar.

Dentro de las ventajas competitivas el proyecto se orientará productos tradicionales con una alta
responsabilidad nutricional para el consumidor con este negocio ofrece todos los servicios para ser efectivo
este evento, con el fin de incrementar el consumo y la frecuencia del mercado objetivo, esto nos permite
la sostenibilidad del proyecto en el largo plazo y la inclusión del grupo de población de estratos 1, 2, 3 y 4
por la asequibilidad a este tipo de productos.

Adjuntamos Contrato en Word.