Manual Activo Fijo 2009 PDF

MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
DE ACTIVO FIJO
IQUIQUE – Octubre 2008

UNIVERSIDAD ARTURO PRAT
DIRECCION GENERAL DE FINANZAS
Unidad de Contabilidad
Sección de Activo Fijo
BASE DOCUMENTAL REDACTADO, MODIFICADO Y

REVISADO POR APROBADO POR
Y REFERENCIAS COMPLEMENTADO
ANGEL BRUNA BARRA JUAN CARLOS SANCHEZ L. HECTOR VARAS MEZA ANGEL BRUNA BARRA
Jefe de Contabilidad Administrativo Activo Fijo Director General de Finanzas Jefe de Contabilidad
AÑO 2006 AÑO 2008 Fecha: 17-10-2008 Fecha: 29-10-2008
TABLA DE CONTENIDOS
1. ASPECTOS GENERALES .............................................................................................................................. 6

2. OBJETIVO.......................................................................................................................................................... 7
3. AMBITO DE APLICACIÓN DEL MANUAL .................................................................................................. 7
4. DEFINICION DE BIENES DE ACTIVO FIJO................................................................................................ 7
5. POLITICA GENERAL DE GESTION ............................................................................................................. 8
6. FUNCIONES DE LA SECCION DE ACTIVO FIJO.................................................................................... 11
7. CICLO DE VIDA DEL ACTIVO FIJO ........................................................................................................... 12
ETAPA 1: INGRESO................................................................................................................................................ 13
1) REQUISICION PARA LA COMPRA DE BIENES .................................................................................. 13
a) Normativa Específica .......................................................................................................................... 13
b) Procedimiento....................................................................................................................................... 14
2) ADQUISICION DE BIENES....................................................................................................................... 14
a) Normativa Especifica .......................................................................................................................... 14
b) Procedimiento....................................................................................................................................... 15
3) CONTABILIZACION DE LA COMPRA ................................................................................................... 17
a) Clasificación de Bienes de Activo Fijo........................................................................................... 17
b) Criterios de Activación ....................................................................................................................... 20
c) Normativa Especifica .......................................................................................................................... 20
d) Procedimiento....................................................................................................................................... 20
4) INCORPORACION DE ACTIVOS ............................................................................................................ 23
a) Normativa Especifica .......................................................................................................................... 23
b) Procedimiento....................................................................................................................................... 23
ETAPA 2: PERMANENCIA..................................................................................................................................... 24
5) VIDA UTIL.................................................................................................................................................... 24
6) EROGACIONES CAPITALIZABLES Y NO CAPITALIZABLES......................................................... 25
a) Adiciones ............................................................................................................................................... 26
b) Mejoras ................................................................................................................................................... 26
c) Reemplazos ........................................................................................................................................... 26
d) Reparaciones extraordinarias........................................................................................................... 27
e) Mantenimiento y Reparaciones........................................................................................................ 27
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7) MOVIMIENTOS........................................................................................................................................... 28
a) Traspaso de Bienes............................................................................................................................. 28
b) Traslado Temporal de Bienes ........................................................................................................... 29
c) Control de Salida de Activos Fijos .................................................................................................. 30
d) Control Salidas Especiales de Activo Fijo .................................................................................... 31
e) Desvinculación Laboral de Funcionarios ...................................................................................... 35
8) ESPECIAL EQUIPOS PORTATILES ...................................................................................................... 35
1. ADQUISICION Y RESGUARDO DE EQUIPOS PORTATILES ..................................................... 35
2. CONSEJOS PARA LA PROTECCION DEL EQUIPOS PORTATILES........................................ 40
ETAPA 3: ADMINISTRACION ............................................................................................................................... 42
9) CONTROL DE BIENES ............................................................................................................................. 43
a) Inventario Físico................................................................................................................................... 43
b) Asignación de Responsables de Bienes ....................................................................................... 43
c) Aplicación de Garantía de Proveedores ........................................................................................ 45
d) Pólizas de Seguros y Otras Medidas de Protección................................................................... 46
e) Sistema Computacional ICONS........................................................................................................ 47
10) CORRECCIÓN MONETARIA .............................................................................................................. 47
11) DEPRECIACIÓN.................................................................................................................................... 49
ETAPA 4: SALIDA ................................................................................................................................................... 50
12) SINIESTROS .......................................................................................................................................... 50
a) Definiciones........................................................................................................................................... 50
b) Procedimiento....................................................................................................................................... 51
13) BAJA DE BIENES ................................................................................................................................. 53
a) Normativa Específica .......................................................................................................................... 53
b) Procedimiento....................................................................................................................................... 56
ANEXOS DE FORMULARIOS ............................................................................................................................... 59
1. SOLICITUD DE REQUISICION..................................................................................................................... 60
1.1. INSTRUCTIVO DE LLENADO PARA SOLICITUD DE REQUISICIÓN .............................................................. 61
2. SOLICITUD DE INCORPORACION AL SISTEMA DE ACTIVO FIJO................................................... 63
2.1. INSTRUCTIVO DE LLENADO PARA SOLICITUD DE INCORPORACIÓN AL SISTEMA DE ACTIVO FIJO ......... 64
3. ACTA DE ENTREGA Y RECEPCION DE ACTIVO FIJO......................................................................... 66
3.1. INSTRUCTIVO DE LLENADO PARA ACTA DE ENTREGA Y RECEPCIÓN DE ACTIVO FIJO .......................... 67
4. SOLICITUD DE TRASPASO DE BIENES .................................................................................................. 68
4.1. INSTRUCTIVO DE LLENADO PARA SOLICITUD DE TRASPASO DE BIENES ............................................... 69
5. CONTROL DE SALIDA DE ACTIVO FIJO ................................................................................................. 70
5.1. INSTRUCTIVO DE LLENADO PARA CONTROL DE SALIDA DE ACTIVO FIJO .............................................. 71
6. CONTROL DE SALIDAS ESPECIALES DE ACTIVO FIJO .................................................................... 72
6.1. INSTRUCTIVO DE LLENADO PARA CONTROL DE SALIDAS ESPECIALES DE ACTIVO FIJO ...................... 73
7. SOLICITUD DE ADMISION TEMPORAL AL RESTO DEL PAIS ........................................................... 74
7.1. INSTRUCTIVO DE LLENADO PARA SOLICITUD DE ADMISIÓN TEMPORAL AL RESTO DEL PAÍS ............... 75
8. CERTIFICADO DE SOPORTE TECNICO Y OPERACIONES ................................................................ 76
8.1. INSTRUCTIVO DE LLENADO PARA CERTIFICADO DE SOPORTE TÉCNICO Y OPERACIONES .................... 77
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9. SOLICITUD DE BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO............................................................................. 78

9.1. INSTRUCTIVO DE LLENADO PARA SOLICITUD DE BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO ............................. 79
10. INFORME DE BIENES TERMINADOS PARA ACTIVACION ............................................................ 80
10.1. INSTRUCTIVO DE LLENADO PARA INFORME DE BIENES TERMINADOS PARA ACTIVACIÓN..................... 81
APENDICE I. ALCANCES DEL TERMINO BIENES .......................................................................................... 82
1. CONCEPTO DE COSA .................................................................................................................................. 82
2. CONCEPTO DE BIEN .................................................................................................................................... 82
3. CONCEPTO DE BIENES............................................................................................................................... 82
APENDICE II. CLASIFICACION GENERAL DE BIENES ................................................................................. 83
1. BIENES TANGIBLES ..................................................................................................................................... 83
2. BIENES INTANGIBLES ................................................................................................................................. 84
3. CLASIFICACIÓN DE BIENES SEGÚN SU PROPIEDAD........................................................................ 84
3.1. BIENES NACIONALES ............................................................................................................................... 84
3.2. BIENES PRIVADOS O PARTICULARES ...................................................................................................... 84
4. CLASIFICACIÓN DE BIENES SEGÚN LA CONTABILIDAD ................................................................. 84
4.1. BIENES FINANCIEROS ............................................................................................................................... 84
4.2. BIENES DIFERIDOS ................................................................................................................................... 85
5. BIENES TANGIBLES SEGÚN CLASIFICACIÓN CONTABLE .............................................................. 85
5.1. BIENES DE USO ........................................................................................................................................ 85
5.2. BIENES DE CAMBIO .................................................................................................................................. 85
5.3. BIENES DE CONSUMO............................................................................................................................... 85
5.4. PROYECTOS DE INVERSIÓN ...................................................................................................................... 85
APENDICE III. INCORPORACIONES DE BIENES DE ACTIVO FIJO............................................................ 86
1. COMPRA O ADQUISICIÓN .......................................................................................................................... 86
2. DONACIÓN O HERENCIA ............................................................................................................................ 86
3. ELABORACIÓN DE BIENES MUEBLES ................................................................................................... 88
3.1. ELABORACIÓN DE MOBILIARIO Y ELEMENTOS AFINES:.......................................................................... 88
3.2. ARMADO DE EQUIPOS COMPUTACIONALES ............................................................................................ 89
4. OBRAS E INSTALACIONES EN CURSO .................................................................................................. 89
4.1. OBRAS O INSTALACIONES EN CURSO COSTEADAS POR LA UNIVERSIDAD ............................................ 90
4.2. OBRAS E INSTALACIONES EN CURSO ADJUDICADAS A EMPRESAS CONTRATISTAS EXTERNAS .......... 90
5. BIENES EN PRÉSTAMOS O COMODATO ............................................................................................... 91
6. LEASING .......................................................................................................................................................... 92
APENDICE IV: PLAN DE CUENTAS DEL ACTIVO FIJO................................................................................. 93
1. CUENTAS DE BIENES DE USO DEPRECIABLES.................................................................................. 93
1.1. CUENTAS DE BIENES TANGIBLES ............................................................................................................ 93
1.2. CUENTAS DE BIENES INTANGIBLES ......................................................................................................... 93
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2. CUENTAS DE BIENES DE USO NO DEPRECIABLES........................................................................... 94

2.1. CUENTAS DE INVERSIÓN REAL ................................................................................................................ 94
2.2. CUENTAS CON CONTROL ADMINISTRATIVO............................................................................................. 94
3. CUENTAS DE BIENES EN TRÁNSITO ...................................................................................................... 94
4. CUENTAS DE DEPRECIACIÓN ACUMULADA Y DEPRECIACIÓN DEL EJERCICIO..................... 95
5. CUENTAS DE CORRECCIÓN MONETARIA............................................................................................. 95
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1. ASPECTOS GENERALES
Si bien es cierto que los mayores recursos y esfuerzos de la Universidad están destinados a controlar las
Cuentas por Cobrar, que son su principal Activo, no es menos cierto que nunca se ha prestado la debida
atención a la Administración del Activo Fijo, en circunstancias de que, hasta la fecha, éste constituye el
70% del Patrimonio Institucional.
En este sentido, la Administración del Activo Fijo tendrá que ser reconocida como una parte importante
dentro de la gestión de la Corporación, puesto que su misión involucra temas tan relevantes como los
siguientes:
9 Debe optimizar el uso de los activos fijos, velando en todo momento por la conservación, control
y custodia de ellos en cualquiera de sus ámbitos y durante todo su ciclo de vida, que comienza
con la requisición de compra y finaliza con la salida del inventario.
9 Debe resguardar los bienes del activo fijo contra pérdidas, daños o cualquier otro siniestro que
lesione o disminuya el valor o funcionalidad de dichos bienes, tanto por el uso intrínseco que se
hace de ellos, como por la significación económica que los mismos tienen dentro del Patrimonio,
ya que en virtud de la inversión realizada en ellos, la Universidad puede operar normalmente.
9 Debe reconocer y registrar una serie de impactos económicos, financieros, contables, legales y
tributarios que se desprenden de la mera adquisición y tenencia de este tipo de bienes.
Por todo lo expuesto y con motivo de la nueva dinámica que la Dirección General de Finanzas ha
instruido respecto a mejorar y fortalecer la gestión financiera de la Universidad, surge la necesidad de
contar con un documento correctamente estructurado, que recopile y desarrolle de manera clara y precisa
la administración del activo fijo de las diferentes estamentos corporativos.
En consecuencia, se ha elaborado el presente Manual de Procedimientos Administrativos de Activo Fijo,

que contiene normas, criterios y trámites que permiten formalizar el control, por un lado, de los bienes
inventariables, tales como el levantamiento y actualización de inventarios y por el otro, de las
incorporaciones y bajas de bienes, la asignación de Responsables y de la ubicación física que tendrán los
bienes, permitiendo así consolidar un adecuado sistema de conciliación contable del Activo Fijo
Institucional.
También, se incluye un anexo con todos los Formularios involucrados en el proceso y su respectivo
instructivo de llenado.
Por último, se agregan algunos apéndices que entregan información complementaria para ampliar el
conocimiento sobre terminologías y normativas contables aplicables a la administración del activo fijo.
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2. OBJETIVO
En el aspecto general, este Manual pretende ser una herramienta de fácil consulta y una guía que
permita determinar responsabilidades y regular los procedimientos relacionados con la administración de
los bienes del activo fijo institucional.
En particular, se refiere al registro, tratamiento, cuidado y disposición de estos bienes, de manera de

prolongar su vida útil y lograr un uso eficiente y económico de ellos.
3. AMBITO DE APLICACIÓN DEL MANUAL

Primero que todo, el contenido de este Manual es aplicable en todas las Sedes, Centros e Institutos que
dependan jerárquicamente de la Rectoría de la Casa Central de Iquique.
Por consiguiente, las disposiciones explicadas en este documento deben ser cumplidas,
obligatoriamente, por todos los servicios y dependencias de la Universidad, y por ende, por todos los
funcionarios que en ella trabajan, con mayor razón si son usuarios operativos de algún activo fijo en
particular.
Este Manual se aplicará a todos los Bienes de Activo Fijo que pertenecen a la Universidad Arturo Prat,
independientemente del presupuesto o centros de costos con que fueron adquiridos, o que sean o no de
propiedad de la Universidad, incluyendo, por tanto, los que fueron cargados a proyectos o que tuvieron su
origen en donaciones en dinero o especies (a no ser que en el Convenio se indique lo contrario); pero no
se aplicarán ni a los libros ni al resto del material bibliográfico.
Sin embargo, se debe tener presente que el desconocimiento de dichas disposiciones no exime a ningún
funcionario de la responsabilidad de regularizar formalmente los procesos omitidos.
4. DEFINICION DE BIENES DE ACTIVO FIJO

El Activo Fijo de una entidad puede ser abordado desde distintos puntos de vista, entre los que destaca
la siguiente agrupación:
a) Inmovilizado Tangible: Comprende las posesiones o bienes que pueden ser tocados físicamente,
tales como los terrenos, los edificios, la maquinaria, etc. Contablemente está regulado por el Boletín
Técnico N° 33 del Colegio de Contadores de Chile.
b) Inmovilizado Intangible: Incluye bienes que no pueden ser tocados físicamente y que tan sólo
existen mentalmente, como por ejemplo, los derechos de patente, las herencias, los créditos, el valor
de ciertas concesiones, etc. Contablemente está normalizado por el Boletín Técnico N° 55 del
Colegio de Contadores de Chile.
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c) Inmovilizado Financiero: Considera las inversiones a largo plazo, como Acciones o Bonos y Valores
emitidos por compañías afiliadas, etc. Su regulación corresponde a materias específicas de la Unidad
de Contabilidad.
A pesar de que esta clasificación es correcta y completa, para los efectos prácticos del presente Manual,
los Bienes de Activo Fijo sólo quedarán enmarcados en la definición de Activo Fijo Tangible, a los
cuales también se le podrá llamar indistintamente Bienes de Uso, Bienes Tangibles, Bienes Muebles o
Bienes Inmuebles (según corresponda), sobretodo dependiendo del contexto en que se ocupen dichos
términos.
En este sentido, el Boletín Técnico N° 33 del Colegio de Contadores de Chile, establece una definición
preliminar del Activo Fijo. Sin embargo, también se debe respetar el criterio de la Superintendencia de
Valores y Seguros (SVS), ya que igualmente actúa como ente contralor de los Estados Financieros de la
Universidad, en consecuencia, se podría establecer que los Bienes de Activo Fijo son:
“Todos los bienes tangibles, adquiridos por la Universidad, recibidos en donación, o bien,
elaborados por ella misma, con el fin de ser destinados a sus diferentes dependencias para el
normal desarrollo de sus funciones y que serán usados por más de un año, o de un ejercicio
contable, ya que no están destinados para la venta, si no que integran el Patrimonio de la
Universidad”.
5. POLITICA GENERAL DE GESTION

a) La Sección de Activo Fijo, mediante la Unidad de Contabilidad y de la Gerencia General de Finanzas,
será la responsable de elaborar la normatividad integral para el Control de los Activos Fijos de la
Universidad.
b) Los funcionarios de la Universidad deberán tomar conciencia de que toda vez que se adquieren
bienes de activo fijo, pasan a ser, automáticamente, Bienes de Propiedad Fiscal, por lo cual
deberán ser utilizados únicamente para fines institucionales, por lo que cualquier otro uso que se les
diera, será considerado como particular y en consecuencia, se aplicarán las medidas disciplinarias
que correspondan.
c) Además, no se permitirá que los funcionarios tomen decisiones arbitrarias sobre los bienes de activo
fijo, como por ejemplo, redestinarlos a otra Unidad, desecharlos o donarlos a particulares sin dar
aviso a la Sección de Activo Fijo o no utilizar los formularios dispuestos para cada caso.
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d) Tampoco se permitirá al personal Administrativo o Académico, que adopten actitudes reticentes

sobre los bienes que tienen a su cargo, cada vez que estos sean requeridos por el personal de
Soporte Informático o por el Encargado de Activo Fijo, independiente de los motivos que tengan para
solicitarlos.
e) No obstante que los bienes del activo fijo sean considerados bienes fiscales, esto no exime a los
funcionarios de la Universidad Arturo Prat, del compromiso de velar por que estos bienes sean
adecuadamente registrados, administrados y protegidos, y que por ende, los utilicen con el mismo
cuidado e interés que el dedicado a los de su propiedad privada.
f) El Encargado de Activo Fijo de la Casa Central, será el responsable de vigilar el correcto manejo y
control de los inventarios y el resguardo de los bienes de la Zona Norte, la cual incluye Iquique y las
Sedes Arica, Calama, Antofagasta y Santiago.
g) En la Sede Victoria, este control estará asignado a la Sección de Activo Fijo local, la cual depende del
Encargado de Contabilidad de dicha Sede. En este control se considera toda la Zona Sur, incluyendo
todos los Institutos y Centros de Estudios administrados por ella.
h) Ambos encargados deben rendir cuenta en forma centralizada al Jefe de Contabilidad de la
Universidad.
i) Los Directores de Departamento, los Jefes de Unidad, los Oficiales Administrativos y los Jefes de
Administración y Finanzas, serán los responsables de la administración del Activo Fijo adscrito a su
área, debiendo poner énfasis en:
9 Supervisar el correcto uso y cuidado de los bienes asignados al Centro de Costos.
9 Supervisar los movimientos de los bienes asignados a su Responsabilidad.
9 Supervisar la aplicación y exigir el cumplimiento de este Manual.
j) En todas las Sedes, Centros e Institutos, se deberán efectuar, esporádicamente, recuentos físicos de
bienes, con la finalidad de contar con inventarios reales y actualizados de cada Unidad.
k) Se deben respetar y aplicar correctamente los criterios de contabilización, ya que estos permiten
determinar si las adiciones de Bienes Inventariables, dependiendo de su costo de adquisición, serán
registradas como Inversión Real o como Control Administrativo.
l) Será obligatoria la emisión del Acta de Entrega y Recepción de Activo Fijo, que es el documento
oficial para:
• Designar al Funcionario Responsable y Custodio de un Bien de Activo Fijo
• El lugar donde el Bien quedará físicamente ubicado.
m) La administración de los Bienes de Activo Fijo, radicará en el Jefe de la Unidad Administrativa o
Académica a la que hayan sido asignados o al funcionario que él designe como Responsable, quien
será depositario y custodio de dichos bienes. Asimismo, deberá adoptar todas las medidas de
resguardo que correspondan y que comprenden al menos los siguientes aspectos:
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i. Que los bienes estén destinados para los fines institucionales que motivo su adquisición.
ii. Que sólo estén bajo su custodia directa aquellos bienes que se le hayan asignado.
iii. Que estos bienes estén adecuadamente resguardados, no expuestos a situaciones de robos,
daños o hurtos.
iv. Que los bienes no sean sometidos a usos inadecuados.
v. Solicitar oportunamente el mantenimiento como en el caso de vehículos o maquinarias
especializadas.
vi. Que los traspasos de bienes dentro de la Universidad o la salida de éstos, fuera de las
dependencias de la Universidad, sean debidamente informados a la Sección de Activo Fijo.
n) El Jefe de la Unidad respectiva, o el superior jerárquico directo tendrá la responsabilidad de informar
a la Sección de Activo Fijo el nombre de la persona que tiene a cargo el uso de bienes y por lo tanto
la responsabilidad de su custodia.
o) En el caso de traslados, destinaciones o comisiones de servicios de funcionarios a cargo de Bienes
Institucionales, superiores a dos meses de duración, se debe comunicar de inmediato a la Sección de
Activo Fijo, quien deberá efectuar un recuento físico de la totalidad de los bienes y posteriormente le
hará entrega de este informe al funcionario reemplazante.
p) Lo anterior también rige en caso de desvinculaciones laborales, pero la entrega del informe se hará
al Director de Departamento o Jefe de Unidad, para que éste posteriormente los reasigne según
estime conveniente.
q) Cuando un Funcionario extravíe un Bien, o cuándo sólo se percate de la falta de algún activo fijo,
tendrá que poner en marcha el Proceso sobre Siniestros, descrito en el presente Manual.
r) Todos los bienes de Inversión Real deberán estar integrados en las pólizas de seguros contratados
por la Universidad.
s) Se exceptúan de la normativa contenida en este Manual a los artículos de oficina, materiales de
aseo, mercaderías y otros bienes de consumo, los cuales son objeto de procedimientos que deben
ser establecidos por la Unidad de Adquisiciones.
t) Los bienes de activo fijo que se encuentren en cada una de las dependencias se designaran en la
Plancheta por el código de activo que le corresponde en el inventario. Este documento será firmado
por el Responsable del Bien, su Jefe Directo y por El Encargado de Activo Fijo.
u) Corresponderá a la Sección de Activo Fijo autorizar y controlar los movimientos que afecten a los
Bienes de Uso institucionales.
v) Corresponderá al Director de Administración y Desarrollo y al Jefe de la Unidad de Equipamiento y
Operaciones disponer y autorizar las mejoras, modificaciones o reparaciones de los Bienes de Uso
de la Universidad.
w) Corresponderá al Rector autorizar el arrendamiento o comodato de los Bienes de Uso de la
Universidad.
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x) Cualquier cambio que se quiera introducir al presente Manual de Procedimiento deberá ser
canalizado a través del Jefe de Contabilidad Institucional.
6. FUNCIONES DE LA SECCION DE ACTIVO FIJO

Como ya se dijo, la Sección de Activo Fijo tiene la responsabilidad de controlar todos los bienes de la
Universidad, en lo relacionado a su ubicación física, responsables y valorización. Debido a lo anterior,
esta Sección debe cumplir las siguientes funciones:
a) Ingresar, controlar y supervisar las Altas, Bajas, Traslados y Traspasos de Bienes en las distintas
Unidades y dependencias, de acuerdo con los procedimientos administrativos del presente Manual.
b) Actualizar y controlar los registros del activo fijo.
c) Efectuar y controlar la marcación con código de barras de los Bienes de Activo Fijo, sean estos
antiguos o nuevas incorporaciones.
d) Controlar la asignación de los bienes a los funcionarios mediante las correspondientes Actas de
Entrega y Recepción de Activo Fijo.
e) Controlar los Bienes Inventariables que sean enviados en préstamo, reparación o mantención.
f) Efectuar conjuntamente con el funcionario responsable de la custodia de bienes de cada Unidad los
recuentos físicos periódicos.
g) Colaborar y asesorar a las Unidades de la Universidad en materias de inventario o recepción de
bienes, y a la vez proporcionar la información necesaria y oportuna en cuanto a ubicación de bienes,
de acuerdo a las necesidades de cada servicio.
h) Efectuar revisiones periódicas selectivas, sorpresivas y totales a las diferentes Unidades con el objeto
de controlar el cumplimiento de las disposiciones sobre los Bienes Inventariables.
i) Emitir en el Sistema Contable un Informe mensual del Mayor por Cuentas y verificar que las facturas
por adquisición de activos fijos hayan sido contabilizadas correctamente. En el caso de existir errores
de imputación, se debe informar por escrito al Encargado de Cuentas por Pagar, al Oficial
Administrativo o al Jefe de Administración y Finanzas en las Sedes, para que éste efectúe las
regularizaciones contables correspondientes.
j) Poner en conocimiento del Director General de Finanzas de la Universidad cualquier irregularidad
que se detecte en el cumplimiento de sus funciones y proponer las medidas tendientes a corregir
esas anomalías. Esta obligación también corresponderá al Oficial Administrativo y Jefe de
Administración y Finanzas de cada Departamento Académico o Sede, respectivamente, quienes en el
cumplimiento de sus funciones detecten pérdidas o irregularidades en la custodia de los bienes
inventariables que pertenecen a su Unidad.
k) Solicitar a la Autoridad pertinente la instrucción de investigaciones sumarias, si a consecuencia del
incumplimiento de las obligaciones de la persona responsable de la custodia del respectivo bien, se
hubiere producido pérdida o deterioro de alguna especie.
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l) Enviar al Comité respectivo, las Propuestas de Baja de Bienes. Esto corresponde a aquellos bienes
cuya baja ha sido solicitada directamente por los responsables de su custodia, como también a los
bienes que, derivado de las acciones de control de la Sección y que a juicio del Encargado de la
Sección de Activo Fijo, estén en condiciones de ser dados de Baja.
m) Controlar que las facturas de las Compañías de Seguros sean pagadas oportunamente. Asimismo,
conocer la cobertura de las pólizas y encargarse de que la Liquidación de los Siniestros ocurridos sea
contabilizada en la cuenta “5170106000 - Recuperación de Seguros”, imputándose el Centro de
Costo correspondiente.
n) Realizar todos los trámites aduaneros respecto de los Bienes de Administración Central. En el caso
de los Departamentos Académicos, esta función la deberá cumplir el Oficial Administrativo
correspondiente.
o) Elaborar informes relativos al Activo Fijo que hayan sido solicitados por el Jefe de Contabilidad.
p) Preparar y entregar al Jefe de la Unidad de Contabilidad toda la información necesaria para los
registros contables de las cuentas de Activo Fijo.
q) Revisar los informes de revalorización y depreciación de bienes que entrega el Sistema de Activo Fijo
y proponer los ajustes respectivos para cuadrarlos con la contabilidad.
7. CICLO DE VIDA DEL ACTIVO FIJO

Durante su permanencia en la Universidad, los Bienes de Activo Fijo pasan por distintas etapas, las
cuales serán explicadas en profundidad a continuación:
ETAPA 1: ETAPA 2: ETAPA 3: ETAPA 4:

INGRESO PERMANENCIA ADMINISTRACION SALIDA
1) REQUISICION 5) VIDA UTIL 9) CONTROL DE BIENES 12) SINIESTROS
2) ADQUISICION 6) DESEMBOLSOS CAPITALIZABLES 10) CORRECCION MONETARIA 13) BAJA
3) CONTABILIZACION 7) MOVIMIENTOS DE BIENES 11) DEPRECIACION
4) INCORPORACION 8) ESPECIAL EQUIPOS PORTATILES
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ETAPA 1: INGRESO
1) REQUISICION PARA LA COMPRA DE BIENES
NOTA:
A fines de Octubre 2008, se ha decretado un Manual de Procedimientos de Adquisiciones, donde
se establece el reemplazo de la “Solicitud de Requisición-Cotización” por la “Solicitud de
Materiales/Servicios”, como el formulario oficial para solicitar la compra de bienes y servicios.
Debido a lo anterior, y a modo de Fe de Erratas, cuando en este Manual de Procedimientos se
hable de “Solicitud de Requisición”, tendrá que cambiarse por “Solicitud de
Materiales/Servicios”.
En una próxima actualización de este Manual de Procedimientos, se harán las modificaciones
correspondientes.
a) Normativa Específica
¾ La Solicitud de Requisición es el único medio válido para solicitar al Encargado de
Adquisiciones de cada área, la compra de bienes y servicios, y entre ellos, los bienes de
Activo Fijo. Este formulario se distribuye con tres copias:
9 Encargado de Adquisiciones
9 Encargado de Cuentas por Pagar
9 Unidad Solicitante
¾ Sólo podrán firmar una Requisición las siguientes autoridades universitarias:
9 Directores Superiores
9 Directivos
9 Jefes de Unidades
9 Jefes de Proyectos
¾ Antes de confeccionar una Requisición, la Unidad solicitante debe verificar si tiene el
presupuesto suficiente para cubrir la compra en el correspondiente Centro de Costo.
¾ La Requisición, emitida por cualquier estamento, debe ser completada con todos los datos
solicitados, incluyendo obligatoriamente los siguientes:
9 El Nombre y Cédula de Identidad de quien será el Responsable del Bien (Custodio).
9 Código de Ubicación Física definitiva que tendrá el bien (Dependencia).
¾ La Unidad de Adquisiciones no tramitará y por ende devolverá para su debida corrección,
toda Requisición que:
9 Haya omitido alguno de los datos del punto anterior.
9 Cuya disponibilidad presupuestaria del centro de costo no cubra el monto de la compra.
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¾ El código de ubicación física se obtiene del Catastro de Ubicaciones, publicado en

Noviembre 2008 y que está disponible en la Página Web de la Sección de Activo Fijo.
¾ Toda Requisición debe ser cursada con la firma y timbre en original de los funcionarios
anteriormente definidos como autorizados para este trámite.
¾ No se autorizarán compras de Bienes de Inversión Real mediante Fondo por Rendir ni Fondo
Fijo, salvo en casos muy justificados, cuya autorización deberá ser visada por el Jefe de
Contabilidad.
¾ Toda Requisición que involucre compras de activos fijos, debe traer el máximo de
información posible para que la compra se realice de forma eficaz y eficiente, sobretodo
cuando los bienes reúnan ciertas características especiales y complejas.
¾ Asimismo, se deberán detallar las razones de la adquisición cuando el usuario requiere que
los bienes sean comprados a un proveedor en específico, ya sea por las condiciones de
venta prometidas o porque es el único que distribuye el producto en el mercado local o
nacional.
b) Procedimiento
¾ La Unidad solicitante debe completar todos los datos pedidos en la Solicitud de
Requisición. De preferencia, debe describir ampliamente el bien necesitado, como por
ejemplo, marca, modelo, medidas, color, algunas especificaciones técnicas relevantes, etc.,
de manera que el Encargado de Adquisiciones pueda identificarlo claramente dentro de las
ofertas del mercado, o bien, para proponer una alternativa en caso de no haber stock de
aquel solicitado.
¾ Una vez completada la Requisición, debe ser firmada y timbrada en original por el funcionario
autorizado, acreditando en este acto, la compra en cuestión.
¾ Luego, el administrativo que confeccionó la Requisición debe entregarla en la Unidad de
Adquisiciones para su valorización y posterior visto bueno presupuestario.
¾ La Unidad de Adquisiciones deberá devolver a la Unidad solicitante una copia firmada y
timbrada de la Requisición, para que sea archivada con fines de respaldo.
2) ADQUISICION DE BIENES
a) Normativa Especifica
¾ Para agilizar el trato de los diversos cargos que desempeñan funciones de adquisición de
bienes, en el presente Manual se empleará el término Encargado de Adquisiciones para
referirse a ellos de manera generalizada.
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¾ Sólo el personal autorizado podrá realizar compras de activos fijos a nombre de la

Universidad. En la Casa Central, la Unidad de Adquisiciones y la Unidad de Equipamiento y
Operaciones. En las Unidades Descentralizadas los Oficiales Administrativos. En las Sedes,
el Encargado de Adquisiciones correspondiente.
¾ En la Casa Central, la Unidad de Equipamiento y Operaciones, también podrá realizar
compras de activo fijo en el caso de remodelaciones de infraestructuras o instalaciones y
obras nuevas que realice.
¾ El Encargado de Adquisiciones deberá cursar cada Requisición conforme a los
procedimientos vigentes sobre Compras de Bienes y Servicios. Además, cuando se deba
realizar una licitación pública, deberá regirse por lo establecido en la Ley de Compras
Públicas N° 19.886.
b) Procedimiento
¾ Antes de cursar cualquier Requisición, el Encargado de Adquisiciones debe asegurarse de
que las compras de activo fijo estén de acuerdo con el presupuesto aprobado para el centro
de costo de la Unidad.
¾ Asimismo, verificará que los campos del Responsable y Ubicación Física hayan sido
informados correctamente.
¾ Si el presupuesto no cubriera el monto de la compra o faltara indicar el Responsable o la
Ubicación Física del bien, entonces tendrá que avisar a la Unidad solicitante para que se
ajusten los saldos disponibles y se complete la información faltante, de otra forma no se
tramitará la Requisición en cuestión.
¾ Dependiendo del monto por pagar, el Encargado de Adquisiciones puede proceder con la
publicación en Chilecompra (Desde 3 UTM), o bien, puede gestionar la compra directa,
previa confección de la correspondiente orden de compra.
¾ La orden de compra deberá ser debidamente firmada y timbrada por el Encargado de
Adquisiciones y la de su Jefe Directo. Este último puede ser el Jefe de Adquisiciones, el Jefe
de Unidad o el Director de Departamento. Este formulario se distribuye con tres copias:
9 Proveedor
9 Encargado de Adquisiciones
9 Unidad de Contabilidad
¾ La Unidad de Adquisiciones recibirá los bienes despachados por el proveedor, donde se
verificará que estos estén de acuerdo con lo solicitado en la factura y en la orden de compra.
¾ Si se detectara diferencias de cualquier naturaleza (precio, cantidad, etc.) se tendrán que
realizar los ajustes correspondientes antes de continuar con el siguiente paso.
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¾ Después que el Encargado de Adquisiciones conceda la recepción conforme al pedido, a

continuación deberá instruir a sus colaboradores para que se confeccione la Guía de
Recepción (o un memorando que la reemplace).
¾ Asimismo, deberá instruir a sus colaboradores para que se coordine con la Unidad solicitante
la entrega del bien, la cual puede depender de las características del envío, como su peso,
volumen, delicadeza, etc.; decidiendo en consecuencia, si se recepciona en la bodega o
directamente en la dependencia del Responsable. En este momento se debe verificar que
sea la misma ubicación física que se indica en la Requisición, ya que de no ser así, se tienen
que realizar las modificaciones en la documentación asociada, a fin de informar
correctamente a la Sección de Activo Fijo.
¾ Al momento de la entrega y en presencia del Funcionario de Adquisiciones encargado de
ella, el Responsable del Bien deberá firmar el Acta de Entrega y Recepción de Activo Fijo,
previa inspección del bien.
¾ Posteriormente, el Encargado de Adquisiciones o el Colaborador que éste designe,
completará la “Sección 1)” de la Solicitud de Incorporación al Sistema de Activo Fijo.
Estos Campos son:
[ Encabezado ]
9 Fecha de Emisión
9 Número Correlativo Interno
1.1) Documentación de Respaldo
9 Número de Factura
9 Fecha de Compra
9 Valor con IVA
9 Rut Proveedor
9 Razón Social
9 Orden de Compra (ICONS)
9 Orden de Compra Chilecompra
9 Guía de Recepción (Memo que la reemplace)
9 Cantidad (siempre será uno, ya que los bienes se diferencian por el número de serie)
9 Descripción de cada ítem
9 Valor Unitario de cada ítem
9 Acta de Entrega y Recepción de Activo Fijo asociada a la Solicitud de Incorporación
¾ Finalmente, La Unidad de Adquisiciones deberá enviar la Factura del Proveedor al
Encargado de Cuentas por Pagar, para que esta sea devengada y posteriormente cancelada.
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Para efectos prácticos, el orden descendente de entrega de la documentación de respaldo

será el siguiente:
9 Factura del Proveedor
9 Solicitud de Incorporación
9 Acta de Entrega y Recepción de Activo Fijo
9 Guía de Recepción (o Memo que la reemplace)
9 Orden de Compra ICONS
9 Orden de Compra Chilecompra (Si fuera el caso)
9 Solicitud de Requisición
9 Apertura electrónica de licitación (En caso de licitación)
9 Guía de despacho del proveedor (En caso que se haya recibido)
9 Memos y/o correos electrónicos que contribuyeron a la gestión de compra
9 Otra documentación importante que respalde el pago del documento.
3) CONTABILIZACION DE LA COMPRA
a) Clasificación de Bienes de Activo Fijo

Para los fines de contabilización (Devengado), los bienes de Activo Fijo pueden clasificarse como
INVERSIÓN REAL O CONTROL ADMINISTRATIVO, dependiendo de su costo de adquisición.
Las políticas que permiten reconocer cada clase se definen a continuación:
I. Bienes de Uso con Inversión Real

Son aquellos cuyo costo de adquisición, a la fecha de compra, es Superior a 15 UTM
(Unidades Tributarias Mensuales). La Sección de Activo Fijo llevará un inventario valorizado
de estos bienes, el cual estará afecto a corrección monetaria y depreciación al término de cada
mes.
II. Bienes de Uso con Control Administrativo
Son aquellos cuyo costo de adquisición, a la fecha de compra, Fluctúa entre 2 y 15 UTM
(Unidades Tributarias Mensuales). Estos bienes serán considerados contablemente como
gastos de gestión, pero respecto de ellos la Sección de Activo Fijo llevará un control
administrativo detallado, pero no estarán afectos a corrección monetaria ni depreciación.
III. Bienes de Uso como Gastos de Gestión
Son aquellos cuyo costo de adquisición, a la fecha de compra, es Inferior a 2 UTM (Unidades
Tributarias Mensuales). Respecto de estos bienes, la Sección de Activo Fijo no llevará registro
de ellos, por lo tanto, tampoco estarán afectos a corrección monetaria ni depreciación.
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IV. Excepciones a los Bienes de Uso como Gastos de Gestión

Se exceptúan del punto anterior aquellos bienes que por su importancia económica,
operacional o estratégica interese mantenerlos identificados individualmente y
Controlados Administrativamente, pese que no cumplan con el valor de adquisición señalado
para los Bienes de Uso con Control Administrativo. En esta clasificación se deben considerar
sólo los artículos mencionados en la siguiente lista:
MÁQUINAS, MAQUINARIAS Y EQUIPOS EQUIPOS COMPUTACIONALES MOBILIARIO

Balanza Impresora Sillas y Sillones
Cámara Fotográfica Escáner Banquillos, Bancas, Taburetes y Pisos
Monitor y Pantalla LCD Mesas, Mesones y Arrimos
Proyector Multimedia Escritorios y Estaciones de Trabajo
Router y Módem Estantes y Repisas
Agendas Electrónicas (PDA) Pizarras Acrílicas
Nota: No obstante, en casos muy justificados y previa autorización del Jefe de Contabilidad, se
agregarán a esta lista otros bienes que interese controlar. Las modificaciones serán
debidamente informadas al momento de oficializarlas.
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PROCEDIMIENTO PARA CONTABILIZACIONES DE ACTIVO FIJO
1. Las inversiones en bienes de uso cuyo valor sea inferior a 2 UTM deben imputarse en Gastos tanto en el Presupuesto como en la Contabilidad.
2. Las inversiones en bienes de uso cuyo valor esté entre 2 y 15 UTM deben ser consideradas Inversión Real en el Presupuesto y Bienes de Uso con
Control Administrativo en la Contabilidad. Ver Ejemplo 1.
3. Las inversiones en bienes de uso cuyo valor sea superior a 15 UTM deben ser consideradas Inversión Real en el Presupuesto e Inversión Real en
Bienes de Uso en la Contabilidad. Ver Ejemplo 2.
IMPORTANTE
EL CALCULO DE LA UTM SIEMPRE SE DEBE REALIZAR CONSIDERANDO EL VALOR UNITARIO DE CADA PRODUCTO (IVA E IMPUESTOS INCLUIDOS)
Inversión Real Pptaria. Inversión Real en Bienes de Uso Gastos en Bienes de Uso C/Ctrol Adm.
1240000000 4400000000 3220700000
(valores desde 2 UTM) (valores superiores a 15 UTM) (valores entre 2 y 15 UTM)
Gastos en Maquinas y Equipos
Maquinas y Equipos Maquinas y Equipos
con Control Administrativo
GASTOS EN MAQUINAS DE OFICINA,
MAQUINAS DE OFICINAS, MAQUINAS DE OFICINAS,
1240101000 4441601000 3220701000 MAQUINARIA Y EQUIPO CON CONTROL
MAQUINARIAS Y EQUIPO MAQUINARIAS Y EQUIPO
ADMINISTRATIVO
GASTOS EN EQUIPOS COMPUTACIONALES
1240102000 EQUIPOS COMPUTACIONALES 4441602000 EQUIPOS COMPUTACIONALES 3220702000
CON CONTROL ADMINISTRATIVO
GASTOS EN MOBILIARIO CON CONTROL
1240103000 MOBILIARIO 4443601000 MOBILIARIO 3220703000
ADMINISTRATIVO
1240104000 OBRAS DE ARTE 4420601000 OBRAS DE ARTE 3220704000 NO
1240105000 MUSEOS Y SIMILARES 4421101000 MUSEOS Y SIMILARES 3220705000 NO
1240106000 BIENES POR INCORPORAR 4430602000 BIENES POR INCORPORAR 3220706000 NO
GASTOS EN LICENCIAS DE SOFTWARE CON
1240107000 LICENCIAS DE SOFTWARE 4430701000 LICENCIAS DE SOFTWARE 3220707000
CONTROL ADMINISTRATIVO
MUEBLES Y AFINES EN
1240108000 4430601000 MUEBLES Y AFINES EN ELABORACION 3220708000 NO
ELABORACION
Vehículos Vehículos
1240201000 VEHICULOS MARITIMOS 4442601000 VEHICULOS MARITIMOS NO
1240202000 VEHICULOS TERRESTRES 4443101000 VEHICULOS TERRESTRES NO
terrenos y edificios terrenos y edificios
1240301000 TERRENOS 4420101000 TERRENOS NO
EDIFICIOS EN TERRENOS
1240302000 4440101000 EDIFICIOS EN TERRENOS PROPIOS NO
PROPIOS
EDIFICIOS EN TERRENOS EN EDIFICIOS EN TERRENOS EN
1240303000 4440102000 NO
COMODATO COMODATO
1240304000 INSTALACIONES 4441101000 INSTALACIONES NO
REMODELACIONES E REMODELACIONES E
1240305000 4444601000 NO
INFRAESTRUCTURAS INFRAESTRUCTURAS
OBRAS E INSTALACIONES EN
1240306000 4430101000 OBRAS E INSTALACIONES EN CURSO NO
CURSO
Ejemplo 1: Caso de Inversión que debe ser contabilizada como Gasto con CONTROL ADMINISTRATIVO.
Se adquiere un equipo computacional cuyo valor es de 15 UTM (valor UTM para Julio 2008 $ 35.648.-)
CUENTA NOMBRE DE CUENTA DEBE HABER

1240102000 EQUIPOS COMPUTACIONALES 534.720
3220702000 GASTOS CON CONTROL ADMINISTRATIVO INVERSION EN EQUIPOS COMPUTACIONALES 534.720
Ejemplo 2: Caso de Inversión que debe ser contabilizada como INVERSION REAL (Activo Fijo propiamente tal).
Se adquiere un equipo computacional cuyo valor es de 16 UTM (valor UTM para Julio 2008 $ 35.648.-)
CUENTA NOMBRE DE CUENTA DEBE HABER

Nota 1: La GLOSA que se ingresa durante el Devengado, en la pantalla del módulo Cuentas por Pagar, debe aportar la mayor
información posible en lo que se refiere a la Compra: Número de Factura, Orden de Compra, Proveedor, Descripción
del Bien (Marca, Modelo), etc.
Nota 2: Cada usuario que contabilice un Bien con valor igual o superior a 2 UTM, deberá enviar de inmediato FOTOCOPIA DE
LA FACTURA y de toda la documentación de respaldo, por ejemplo: Orden de Compra, Guía de Recepción, Acta de
Entrega y Recepción de Bienes de Activo Fijo (Responsable y Ubicación del Bien), memorandos, etc.
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b) Criterios de Activación
Para incorporar un bien de uso al inventario de Activo Fijo de la Universidad, es fundamental que
se observen los siguientes aspectos:
9 Que sea físicamente tangible
9 Que todo cálculo sea realizado sobre el valor unitario con impuestos incluido
9 Que los cálculos se apliquen sobre una unidad de producto
9 Que exista propiedad sobre el bien
9 Que el desembolso efectuado reporte un beneficio futuro a la Universidad
9 Que su vida útil sea igual o superior a un año
9 Que el Bien sea utilizado en las operaciones normales de la Universidad.
9 Que por su costo de adquisición, pueda ser clasificado como Activo Fijo.
c) Normativa Especifica
¾ Para agilizar el trato de los diversos cargos que contabilizan facturas de proveedores, en el
presente Manual se empleará el término Encargado de Cuentas por Pagar para referirse a
todos ellos en su conjunto.
¾ El Encargado de Cuentas por Pagar, funcionario adscrito a la Unidad de Contabilidad de la
Casa Central, será el responsable de contabilizar en el Sistema ICONS las facturas de activo
fijo correspondiente a las Unidades Centralizadas.
¾ Los Oficiales Administrativos y los Encargados de Adquisiciones en las Sedes y otras
Unidades, como por ejemplo, MECESUP, serán los responsables de devengar sus propias
facturas y de completar todos los formularios que respaldan la compra de los bienes.
¾ Con el propósito de materializar el devengado de la compra, el Encargado de Cuentas por
Pagar debe exigir que se cumpla el envío de toda la documentación que debe proporcionar la
Unidad de Adquisiciones.
¾ El Encargado de Cuentas por Pagar tendrá que aplicar las políticas explicadas en el Punto
“3.a - Clasificación de Bienes de Activo Fijo”, a fin de imputar correctamente la contra cuenta
que corresponde a la cuenta presupuestaria utilizada en la Orden de Compra.
¾ Asimismo, deberá considerar lo indicado en el Punto “3.b - Criterios de Activación”, a fin de
realizar una contabilización depurada y correcta.
d) Procedimiento
¾ El Encargado de Cuentas por Pagar tendrá que revisar dichos documentos y validar su
contenido. Si encuentra alguna diferencia estará facultado para devolver la documentación al
Encargado de Adquisiciones y solicitar su pronta corrección o reemplazo de documentos si
se diera el caso.
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¾ Seguidamente, se mencionan algunas de las inconsistencias que pudiera encontrar:

9 Que falte algún documento del proveedor; partiendo de la base de que no puede faltar
ninguno, a excepción de que, por ejemplo, no se haya licitado, en cuyo caso no existirían
papeles sobre el particular.
9 Que la Solicitud de Incorporación al Sistema de Activo Fijo no haya sido entregada o que
esté incompleta.
9 Que no se haya adjuntado el Acta de Entrega y Recepción de Activo Fijo o que esté
incompleta.
9 Que vengan documentos ilegibles o adulterados.
9 Que las cuentas presupuestarias estén mal imputadas.
9 Que existan diferencias de montos entre la factura y la orden de compra, en cuyo caso se
deberá solicitar una orden de compra de ajuste.
9 Que los datos de los distintos documentos no coincidan.
9 Que falten timbres o firmas.
9 Entre otras.
¾ Sobre la base de este análisis, el Encargado de Cuentas por Pagar tendrá que determinar si
la contra cuenta de contabilización debe ser de Inversión Real o de Control Administrativo.
¾ Si al término de periodo se deben provisionar Ordenes de Compra por concepto de activo
fijo, la contabilización será distinta dependiendo de la contra cuenta que haya que utilizar:
• Los Bienes con Control Administrativo, se cargan directamente a GASTOS, y dependiendo
del Tipo de Activo Fijo, se imputarán a la correspondiente Cuenta Contable “32207XX000 –
XXXX Con Control Administrativo”. El Asiento de Provisión para Bienes con Control
Administrativo debe quedar como sigue:
32207XX000 CUENTA CONTABLE BIENES CON CONTROL ADMINISTRATIVO 249.000
124XXXX000 CUENTA PRESUPUESTARIA BIENES DE USO 249.000
6720104000 PROVISION INVERSION REAL 249.000
• En el caso de Bienes de Inversión Real, deberán ser imputados a la Cuenta Contable

“4430602000 - Bienes por Incorporar”, para que posteriormente, cuando la factura sea
devengada, se haga el traspaso a la cuenta de Bienes de Uso que corresponde. El Asiento
de Provisión para Bienes de Inversión Real debe quedar como sigue:
4430602000 BIENES POR INCORPORAR 590.000
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¾ Toda vez que el Encargado de Cuentas por Pagar contabilice un documento con una Orden
de Compra Provisionada, primero tendrá que devengar la provisión e inmediatamente
después tendrá que realizar el comprobante de “Activación del Bien”, rebajando la Cuenta
Contable “4430602000 - Bienes por Incorporar”, y cargando la Cuenta Contable de Bienes de
Uso que corresponda. Por ejemplo:
• Asiento de Devengo:
6211102000 PROVISIONES DE GASTOS POR PAGAR 590.000
• Asiento de Activación
444XXXX000 CUENTA CONTABLE BIENES DE USO 590.000
4430602000 BIENES POR INCORPORAR 590.000
¾ Cuando se devengue una provisión, el Encargado de Cuentas por Pagar tendrá que imprimir
el comprobante contable donde se hizo la provisión de la orden de compra, para adjuntarlo
también a los documentos de respaldo.
¾ Posteriormente, completará la “Sección 2)” de la Solicitud de Incorporación al Sistema de
Activo Fijo y luego timbrar y firmar como Encargado de Cuentas por Pagar:
2.1) Origen de la Incorporación
9 Debe marcar con una “X” sólo la opción que corresponda, a fin de determinar si el
Alta en el inventario se produce por una adquisición, por activación de bienes por
incorporar, etc., o por OTRO motivo que deberá indicar claramente.
9 Comprobante de Provisión (Realizado al término de período anterior)
9 Fecha Emisión (Comprobante de Provisión)
9 Comprobante de Traspaso (El que corresponde al devengo de una factura con orden
de compra del año; si no, el que corresponde a la activación del bien, cuando se haya
devengado una provisión de años anteriores)
9 Fecha Emisión (Comprobante de Devengo)
9 Número del Fondo por Rendir, Fondo Fijo o Anticipo Proveedor
9 Número de la Rendición (asignada por ICONS tras contabilizar el Fondo o el AP)
¾ El Encargado de Cuentas por Pagar deberá enviar al Encargado de Activo Fijo, a más tardar
el día hábil siguiente al devengado, una fotocopia de cada factura y de toda la
documentación de respaldo que le corresponde (orden de compra, requisición, Acta de
Entrega y Recepción de Activo Fijo, etc.).
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4) INCORPORACION DE ACTIVOS
a) Normativa Especifica
¾ Se entenderá por Incorporación de Activos, la operación que registra la adición de bienes
de uso al Patrimonio de la Universidad.
¾ Los bienes de uso deben valorizarse, en principio, al Costo de Adquisición o Construcción
de los respectivos Bienes, más todos los gastos inherentes a la compra hasta que los
bienes queden en condiciones de ser utilizados.
¾ En el caso de bienes inmuebles, el valor del terreno y el de la edificación deben
contabilizarse por separado.
¾ Esta incorporación al Patrimonio puede originarse por:
9 Adquisición directa 9 Leasing 9 Permuta

9 Donaciones 9 Herencias 9 Importaciones
9 Comodatos 9 Reasignación 9 Termino de obras en curso
9 Traspaso desde Bienes por 9 Recepción de bienes 9 Recepción de bienes repuestos
Incorporar (Activación de en elaboración en por funcionarios en compensación
Bienes) talleres propios de faltantes
9 Expropiación
¾ Por cada código de inventario se imprime una etiqueta de identificación que se colocará en
un lugar visible y accesible del Bien, con la finalidad de identificarlo a simple vista; y se
deberá sustituir cada vez que ésta se maltrate, se despegue o sea ilegible.
b) Procedimiento
¾ Cuando la documentación llega al Encargado de Activo Fijo, éste la revisa cuidadosamente
antes de proceder con el Alta de Bienes en el Sistema ICONS.
¾ Comienza por registrar el bien en el Módulo de Activo Fijo, donde será de vital importancia
toda la documentación de respaldo proporcionada por la Unidad de Adquisiciones y por el
Encargado de Cuentas por Pagar.
¾ Se debe registrar el proveedor, descripción del producto, valor y fecha de adquisición, centro
de costo, vida útil, responsable de la custodia y ubicación del bien, entre otros datos
importantes para el control posterior de los bienes.
¾ Una vez completado todos los campos de la pantalla de ingreso y tras grabar la información
se genera el correlativo del “Código de Inventario”.
¾ De acuerdo con el punto anterior, todos los Bienes de Activo Fijo propiedad de la Universidad
Arturo Prat, tendrán asignado un número de inventario, el cual estará compuesto por:
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010030002003088
EMPRESA TIPO GRUPO ACTIVO
01 003 0002 003088
Los dos primeros dígitos Los siguientes tres dígitos identifican al Los cuatro dígitos siguientes identifican al GRUPO, Los seis dígitos finales identifican al
identifican la EMPRESA, que
TIPO, que corresponde a la Cuentas de que corresponde a la diversidad de líneas de CORRELATIVO INTERNO que el Sistema
corresponde al Centro
Financiero: Bienes de Uso, vigentes en Plan de productos que se encuentran disponibles en el ICONS asigna a cada Bien nuevo para
Cuentas de la Universidad. Por ejemplo, mercado. Por Ejemplo, Computadores, Escáneres, identificarlo y diferenciarlo dentro del inventario.
01 = IQUIQUE
Equipos Computacionales. Impresoras Tinta, Impresoras Láser, etc.
02 = VICTORIA
¾ Cuando ya esté asignado el código de inventario, se continúa con la impresión de las

etiquetas de códigos de barra, las que posteriormente deberán ser pegadas físicamente a los
bienes cuando éstos se encuentren en la ubicación definitiva que les corresponde.
¾ En aquellos casos que sea imposible pegar la etiqueta de identificación sobre el Bien, dada
su forma, delicadeza o naturaleza material, esta se pega sobre una carpeta destinada para
tal fin anotando el motivo respectivo, la cual debe ser guardada por el Responsable del Bien
y facilitarla toda vez que le sea solicitada.
¾ Posteriormente, el Encargado de Activo Fijo revisa que las planchetas hayan sido
actualizadas con las incorporaciones, y si verifica que todo está correcto, entonces debe
obtener la firma del Responsable para que tome conocimiento de los bienes que fueron
adicionados. Asimismo, debe solicitar V°B° del Jefe Directo del Responsable y por último
firma él para dar vigencia a la nueva plancheta.
¾ Finalmente, por cada Bien correctamente ingresado al inventario de Activo Fijo, se tendrá
que archivar toda la documentación de respaldo para futuras consultas.
ETAPA 2: PERMANENCIA
Una vez que el activo fijo ha sido ingresado al Sistema de Activo Fijo y ha quedado asignado a una
persona identificada como Responsable del mismo, se inicia la segunda etapa, denominada
PERMANENCIA, en la cual el Bien entra en pleno funcionamiento, vale decir, comienza su etapa
productiva, la cual está condicionada por su vida útil.
A continuación se describe el concepto de Vida Util, además de una serie de eventos que suelen afectar
a los bienes durante esta etapa:
5) VIDA UTIL
La vida útil es el período durante el cual se espera que un Bien Depreciable sea usado por la
Universidad. Generalmente, la vida útil de un activo fijo puede ser expresada en años o meses y la
misma varía de acuerdo con su naturaleza.
Para determinar la vida útil de un bien deberían considerarse, entre otros, los siguientes factores:
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9 Intensidad de utilización del bien (1,2 o más turnos)

9 Obsolescencia técnica
9 Programa de mantención
9 Etc.
No obstante, el Sistema ICONS ya tiene una tabla predefinida con la vida útil para cada tipo de activo
fijo. Por otra parte, los factores que limitan la vida útil de los bienes son los siguientes:
• Factores Físicos: Desgaste producido por el uso del activo y el deterioro causado por otros
motivos distintos del uso y relacionados con el tiempo, por ejemplo, el óxido o la sulfatación.
• Factores Funcionales: Obsolescencia tecnológica, incapacidad para producir eficientemente,
insuficiencia para la capacidad actual de la Universidad (expansión del negocio), entre otras.
6) EROGACIONES CAPITALIZABLES Y NO CAPITALIZABLES

Se entiende por EROGACION cualquier transacción que implique el pago de una suma de dinero
(desembolso) o que se comprometa para un pago futuro. Las erogaciones se clasifican en:
• CAPITALIZABLES. Representan una Inversión y son aquellas que:
9 Aumentan el valor del activo, ya sea en cantidad (ampliación) o calidad (mejora)
9 Aumenta la vida útil del Bien.
• NO CAPITALIZABLES. Son aquellas que no aumentan el valor ni la vida útil del bien y por lo tanto
son Gastos del Período y representan deducciones del patrimonio.
En consecuencia, se puede afirmar que todo Bien de activo fijo a lo largo de su vida útil, de una u otra
manera, genera desembolsos posteriores a la Universidad, ya sea por mejoras, reparaciones o
mantenimiento de los mismos. El tratamiento contable de dichos desembolsos dependerá del efecto
que tengan éstos sobre el Bien en cuestión ya que sólo hay dos formas de contabilizarlos:
INVERSION O GASTO.
Sin embargo, al momento de resolver si un desembolso corresponde a una u otra clasificación puede
resultar complicado decidir en cada caso especifico. En la teoría contable existen ciertas pautas que
ayudan a diferenciar entre inversión y gasto:
a) Erogaciones Capitalizables (Inversión)

¾ Adquisiciones originales, extensiones o adiciones y reparaciones extraordinarias. Ejemplos:
9 Propiedades o bienes nuevos.
9 Extensión de bienes ya existentes que incrementa su capacidad productiva.
9 Restauración de bienes comprados deteriorados hasta dejarlos en situación de
funcionamiento normal.
¾ Renovaciones o reemplazos. Ejemplos:
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9 Renovación o reemplazos totales de una unidad.

9 Renovaciones o reemplazos de parte importante de una unidad, que puede alterar la
naturaleza del bien, incrementar la calidad o extender su vida más allá de la estimación
inicial.
9 Alteraciones (remodelación)
b) Erogaciones No Capitalizables (Gastos)

¾ Las erogaciones que no incrementan la calidad o la capacidad de un Bien
¾ No aumentan la vida útil del Bien.
¾ Los costos de instalaciones con duración menor a un año.
¾ Las erogaciones de bajo monto o que representan cambios menores en bienes existentes.
¾ Cuando exista duda razonable, la erogación debe ser considerada como gasto.
A continuación se presentan algunas de las principales situaciones sobre estos desembolsos:
a) Adiciones
Las Adiciones o ampliaciones representan nuevos activos fijos que se agregan al Bien Original,
como por ejemplo, la construcción de pisos adicionales en un edificio, la instalación de una
bomba de agua para un pabellón o la construcción de una nueva dependencia dentro de un
pabellón preexistente. En estos casos, los costos que han generado las adiciones deben ser
capitalizados (Inversión) por lo que incrementan el costo del activo fijo.
b) Mejoras
Las Mejoras implican una inversión originada por el cambio estructural de un Bien, sustituyendo
ciertas partes o piezas por otras de calidad superior, pero sin que pierda su individualidad, y con
el fin de elevar su calidad tecnológica, aumentar la capacidad o eficiencia del mismo o ampliar su
vida útil y con ello optimizar su funcionamiento o dejarlo en condiciones de prestar un mejor
servicio.
Las mejoras aumentan la calidad del Bien a diferencia de las adiciones que aumentan su
cantidad. Por ejemplo, el cambio del motor de gasolinero a petrolero de un automóvil es
considerado como una mejora. Igualmente lo es una reparación mayor del motor, que permite
usar el vehículo 150.000 kilómetros adicionales.
c) Reemplazos
Los Reemplazos o Reposiciones Vitales son cambios de partes o piezas con el propósito de que
el bien pueda quedar en condiciones de normal funcionamiento y cuyo monto es significativo.
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Este cambio se produce cuando ni el mantenimiento ni las reparaciones rutinarias han sido
suficientes para que el Bien se mantenga operativo.
El reemplazo implica en cierto modo una mejora, pero a diferencia de ella la nueva parte o pieza
no es mejor que la anterior cuando esta última fue adquirida. Por ejemplo, cuando falla un
monitor SVGA convencional de 15 pulgadas y se cambia por uno nuevo pero de similares
características.
d) Reparaciones extraordinarias
Las reparaciones extraordinarias no se realizan de manera frecuente y están constituidas por
desembolsos necesarios para que el Bien, aparte de quedar en condiciones de normal
funcionamiento, prolongue su vida útil original, aunque con ello, pueden o no incrementar la
eficiencia del Bien.
Por lo general implican un desembolso significativo que debe ser considerado una Mejora
y, por lo tanto, una Inversión. Por ejemplo, el cambio de motor de un vehículo, la renovación del
sistema eléctrico de una planta, el cambio del sistema de agua y desagüe de un edificio; también
son reparaciones extraordinarias la restauración de vehículos antiguos (Overhaul) o de
Monumentos Nacionales.
Las reparaciones de carácter extraordinario deben ser cargadas al costo del activo fijo,
incrementándolo. De esta manera, el valor neto en libros ahora resulta mayor y debe ser
depreciado en los años de vida útil que le quedan al Bien. Si la reparación ha incrementado la
vida útil del activo, debe recalcularse el cronograma de depreciación para los siguientes periodos.
e) Mantenimiento y Reparaciones
El Mantenimiento comprende aquellos gastos realizados para preservar las capacidades de
funcionamiento o rendimiento de los bienes, evitando así que estas disminuyan con el paso del
tiempo o a consecuencia del desgaste generado por el uso, además de prevenir una posible
reparación posterior. Por ejemplo, forman parte del mantenimiento la lubricación y limpieza de
partes y piezas, las tareas de aseo y ornato de jardines y calles, etc.
Las Reparaciones comprenden aquellos gastos realizados en los arreglos de rutina o
recurrentes de un Bien, sin que ello aumente su vida útil o amplié su capacidad de servicio o la
eficiencia del mismo, es decir, sólo sirven para mantenerlo en condiciones normales de
funcionamiento y en su estado actual, o bien lo restablecen para que trabaje correctamente.
Por ejemplo, se consideran reparaciones el cambio de una pieza que por desgaste o daño debe
ser repuesta (cambiada) o compuesta, tal como suele ocurrir con los neumáticos de un vehículo.
También se consideran como reparaciones el costo de desabollar y pintar un auto, su
afinamiento, pintar las paredes de una dependencia, etc.
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En conclusión, Los desembolsos imponderables que incrementan el valor original del bien, deberán
ser activados siempre que aumenten los beneficios futuros del mismo. Estos beneficios serán
considerados Inversión cuando prolonguen la vida útil del Bien, aumente la cantidad de unidades
producidas (rendimiento) o incremente la calidad de las unidades producidas, ya sea por una
reducción en los costos de operación o por un aumento en su eficiencia original.
En estos casos, los desembolsos se cargan al costo del activo fijo mejorado (se capitaliza),
constituyéndose así en un incremento del Bien Principal y, por ende, debe ser aplicada la respectiva
corrección monetaria y depreciación conforme a las normas vigentes en la Universidad.
No obstante, existen casos en que el cargo al activo fijo se puede hacer de forma independiente. Esto
ocurre cuando la vida útil de la parte mejorada del Bien sea superior a la vida útil restante del Bien
propiamente tal, debiéndose entonces registrar separadamente, por lo que su actualización y
depreciación también se hará en forma independiente.
Si por el contrario, estos desembolsos se producen por mantenimiento o reparaciones del Bien, o
cuando no eleven la cantidad ni la calidad de las unidades producidas, estos serán considerados
como Gastos Patrimoniales y se cargaran contra los Resultados del Periodo en el que se efectuaron.
7) MOVIMIENTOS
Un Bien de activo fijo, por diferentes motivos, puede ser trasladado de su sitio habitual en forma
temporal o definitiva. En este sentido, todo movimiento que ocurra debe ser informado a la Sección
de Activo Fijo mediante el formulario respectivo que lo respalde, de lo contrario se podrían generar
trabas que impidan llevarlo a efecto.
Se debe tener presente que el personal de seguridad está autorizado para exigir identificación a toda
persona que se encuentre trasladando Bienes de Activo Fijo, quienes tendrán que acreditarse como
funcionarios de la Universidad. La Unidad de Equipamiento y Operaciones deberá instruir a la
Empresa de Vigilancia Externa sobre la obligación de exigir a las personas que efectúen salida de
bienes, los formularios o documentos respectivos.
Los movimientos más comunes que se pueden producir en la Universidad, son los siguientes:
a) Traspaso de Bienes
¾ Se refiere a los MOVIMIENTOS DEFINITIVOS que se producen dentro de un mismo
Campus, y que implica el cambio de su ubicación física o de su Responsable. Existen dos
tipos de traspaso de bienes:
• Traslado: Cuando el traspaso ocurre entre dependencias de una misma Unidad.
• Transferencia: Cuando el cambio se produce de una Unidad a otra.
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¾ La Unidad que entrega el bien deberá completar una Solicitud de Traspaso de Bienes:
9 Antecedentes de la Unidad que entrega los bienes
9 Responsable y Ubicación Física actual de los bienes
9 Detalle de de los bienes traspasados (Descripción, Marca, Modelo, Número de Serie,
Código de Inventario, etc.)
9 Funcionario que será el Nuevo Responsable de su custodia
9 Su nueva Ubicación Física
¾ Se deberá enviar al Encargado de la Sección de Activo Fijo una copia de este documento
“Recepcionado Conforme” por el nuevo Responsable de su custodia.
¾ Por otra parte, también deberá indicar claramente el Motivo del Traspaso. El Formulario
permite tres opciones:
i. Reemplazo por bienes nuevos: Cuando el Responsable actual compra bienes
nuevos para reemplazar los actualmente en uso y escoge a libre albedrío la Unidad o
Funcionario a quien beneficiar con los bienes que está desechando.
ii. Innecesario o Desuso: En este caso el Responsable ya no necesita hacer uso del
bien, ya sea porque terminó un proyecto y no presta utilidad para otro, o porque
posee dos de similares características y sólo ocupa uno, etc.; y por lo tanto decide
deshacerse de él, para lo cual escoge a libre albedrío la Unidad o Funcionario a quien
beneficiar con este bien que ya no utiliza.
iii. Otro: Este casillero se puede utilizar para todas aquellas instancias que no se ajusten
a las anteriores o que sean poco frecuentes, como por ejemplo, la reasignación de
bienes que pertenecían a funcionarios desvinculados laboralmente.
¾ La Sección de Activo Fijo verificará el traspaso del bien y procederá a archivar la copia del
Formulario, debiendo, posteriormente, actualizar las planchetas de ambas Unidades.
b) Traslado Temporal de Bienes

¾ Se refiere al cambio transitorio de un Bien Inventariable, desde una dependencia a otra, cuyo
plazo para la devolución no debe exceder a 20 días hábiles, por lo tanto, no implica cambio
definitivo ni de Responsable ni de Unidad.
¾ El funcionario responsable de la custodia del bien, quien autoriza su traslado, deberá enviar,
con copia al Encargado de Activo Fijo, un memorando o correo electrónico dirigido al
funcionario que asumirá la Responsabilidad de la custodia en la Unidad de destino, indicando
claramente:
9 Detalles de los bienes trasladados
9 El motivo del traslado temporal
9 El plazo para que el bien sea retornado a su Unidad de origen
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¾ El Encargado de Activo Fijo procederá a verificar físicamente que el traslado temporal se

haya realizado efectivamente. Luego, deberá registrar esta situación en el Sistema de Activo
Fijo como información complementaria del código de inventario.
¾ El funcionario designado como Responsable Temporal deberá firmar la copia del traslado
correspondiente, la cual será archivada por el Encargado de Activo Fijo.
¾ Si el destino del traslado temporal de bienes estuviera fuera del Campus al que están
adscritos, entonces, correspondería cumplir el procedimiento de “Salida de Activo Fijos”.
c) Control de Salida de Activos Fijos

¾ Cuando sea necesario trasladar bienes de activo fijo fuera de un Campus, pero dentro de
la región, se requiere reportar previamente su movimiento a la Sección de Activo Fijo,
mínimo con un día hábil de anticipación, mediante el formulario “Control de Salida de
Activos Fijos”. El traslado debe ser transitorio (hasta 60 días hábiles) y por alguno de los
siguientes motivos institucionales:
9 Actividades de docencia
9 Actividades de investigación
9 Actividades de extensión universitaria
9 Actividades administrativas
9 Actos oficiales de la Universidad
9 Mantención o reparación
¾ En este documento se debe indicar la descripción del bien (marca, modelo, número de serie,
código de inventario asignado, etc.), lugar de destino, persona que lo retira de la Universidad,
el motivo de la salida y el tiempo estimado de reingreso a su ubicación original.
¾ Este documento debe ser firmado, en primera instancia, por el Responsable del Bien y por el
Funcionario que lo retira desde la Unidad de origen.
¾ Es preciso aclarar que la persona que retira el Bien debe ser funcionario de la
Universidad, pudiendo ser el encargado de la actividad externa o quién entregue el Bien a
un servicio técnico, aun cuando la entrega se haga dentro de la misma Universidad o en las
instalaciones de dicho servicio técnico.
¾ Este documento debe ser presentado a la Sección de Activo Fijo con el Original y dos
Copias. El Encargado de esta Sección debe efectuar la verificación física del bien para
corroborar los datos registrados en la solicitud.
¾ No se podrá autorizar, bajo ninguna circunstancia, el formulario Control Salida de Activo Fijo
que no tenga anotado el código de inventario o el número de serie del bien.
¾ Una vez efectuada esta verificación, el Encargado de Activo Fijo debe firmar el Original y las
dos copias, registrando la fecha y hora del retiro.
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¾ La distribución del documento será la siguiente:

9 Original: Funcionario que efectúa la Salida del Bien.
9 Primera Copia: Control de Portería.
9 Segunda Copia: Sección de Activo Fijo
¾ Los funcionarios que efectúen Salida de Bienes Inventariables tendrán la obligación de
registrar esta Salida por una de las Porterías del Campus.
¾ En Portería, el personal de seguridad debe verificar que el código de inventario corresponda
al del bien que es retirado. El guardia deberá retener la primera copia “Control de Portería”, y
anotar en el Libro de Novedades el folio del Formulario y todos los detalles del movimiento en
cuestión.
¾ Cuando se produzca el reingreso del bien a la Universidad, el funcionario Responsable debe
concurrir a la Sección de Activo Fijo, con el original de la solicitud correspondiente, para que
el Encargado de la Sección tome conocimiento de la situación y la verifique físicamente.
¾ Una vez efectuada esta verificación el Encargado de Activo Fijo debe firmar y timbrar el
Original y su copia de Archivo, registrando la fecha y hora del reingreso.
¾ La Sección de Activo Fijo deberá mantener un archivo especial de control de salida de bienes
y pedir al funcionario responsable el reingreso del bien cuando se haya cumplido el plazo
autorizado.
d) Control Salidas Especiales de Activo Fijo

¾ Se consideraran como Salidas Especiales de Bienes de Activo Fijo, aquellos movimientos de
bienes inventariables que se realizan continuamente fuera de un Campus o que impliquen
viajar fuera de la región, sea o no en comisión de servicios.
¾ Para formalizar una Salida Especial, previamente tendrá que estar acreditada por un informe
(memorando) del respectivo Jefe de Unidad o Director de Departamento.
¾ El Control Salidas Especiales de Activo Fijo deberá ser completado por el Responsable del
Bien, quien tendrá que indicar claramente el motivo que más se ajuste a sus necesidades y
fundamentarlo debidamente, además de indicar el plazo por el cual se solicita la autorización.
¾ Una Salida Especial sólo será emitida por cualquiera de los siguientes motivos
institucionales:
• Autorización Permanente Para Académicos: Este motivo se aplica a los académicos que
habitualmente deben cumplir actividades de docencia, investigación o extensión fuera de la
Universidad, y que para desarrollarlas necesitan trasladar algunos bienes de activo fijo que
tienen a su cargo, como por ejemplo, computadores personales (notebook), proyectores
multimedia, cámaras filmadoras, cámaras fotográficas, etc.
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• Autorización Permanente Para Administrativos: A diferencia del anterior, este motivo se

aplica a los administrativos, que en el normal cumplimiento de sus funciones institucionales,
diariamente o los fines de semana, necesitan trasladar fuera de un Campus Universitario
algunos bienes de activo fijo que están a su cargo, generalmente, computadores portátiles.
• Cometido de Funcionario: Aquellos funcionarios que deban trasladar bienes
inventariables en el contexto de un Cometido de Funcionario, sea este nacional,
internacional o rural, tendrán que informar de su retiro a la Sección de Activo Fijo
mediante el formulario Control Salidas Especiales de Activos Fijos, obviamente, marcando
este motivo y en el casillero “Objetivo” indicando el destino adonde viaja. Este punto
también se aplica a los académicos que deban viajar para perfeccionamiento profesional
(Seminarios, Doctorados, Pasantías, Magíster, etc.) y que en razón de sus actividades
deban trasladar sus bienes de activo fijo.
• Proyectos Audiovisuales: Este motivo se aplica a las salidas de bienes inventariables
realizadas por la Sección de Audiovisuales y cuyo traslado debe ser debidamente
informado a la Sección de Activo Fijo. No obstante, el Encargado de la Sección de
Audiovisuales igual tendrá la obligación de mantener un “Libro de Circulaciones”, donde
se registren las Salidas e Ingresos de cada uno de los bienes. Este libro deberá estar
siempre disponible en la Sección de Audiovisuales, ya que podrá ser requerido por los
Organismos de Control, tanto internos como externos a la Universidad.
• Régimen de Zona Franca: Se aplica este motivo en el caso de salidas de bienes fuera de
la Región que hayan sido adquiridos por el Régimen de Zona Franca. Sin embargo,
previamente se tendrá que tramitar ante el Servicio de Aduanas la “Solicitud de Admisión
Temporal al Resto del País” (SAT) de dichos bienes.
En las Unidades Descentralizadas este trámite debe ser realizado por el Oficial
Administrativo o el Jefe de Administración y Finanzas correspondiente; y en las Unidades
Centralizadas este trámite será realizado por la Sección de Activo Fijo.
Para tramitar correctamente este formulario, se tienen que cumplir los siguientes requisitos:
9 La descripción de las especies se hará indicando: nombre del artículo, marca,
modelo, número de serie y cualquier otra característica que sea destacable.
9 Presentar en cuatro ejemplares:
Original: Sección Control
1ra. Copia: Avanzada de Salida
2da. Copia: Avanzada de Retorno
3ra. Copia: Interesado (Para Retirar Garantía)
9 Firmado y Timbrado por el Representante Legal de la Universidad (Sr. Rector).
9 Presentar el SAT de 08:30 a 09:30 hrs., en la Dirección Regional de Aduanas.
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9 Adjuntar Fotocopia de Factura o SRF, para acreditar la propiedad del Bien; o en

su defecto, reemplazarla por una Declaración Jurada Notarial, indicando el motivo
de la omisión de los documentos del proveedor, la descripción del bien en cuestión
y el valor total de la compra (podrá ser corregido por Aduana).
9 Adjuntar Letra de Cambio, legalizada ante Notario, extendida a la Orden de
“FISCO DE CHILE, DIRECCION DE ADUANAS DE IQUIQUE”, por el valor de la
especie expresado en dólares americanos. También se deben indicar los datos de
la Universidad (Razón Social, Rut, Dirección y Ciudad).
Dicha Solicitud de Admisión Temporal se entrega por un plazo máximo de 90 días, el cual
podría ser prorrogado por el Director Regional de Aduana, según lo que dictamine,
considerando las facultades que la ley le confiere, hasta otros 90 días. Esta prórroga tendrá
lugar cuando existan razones justificadas para que los bienes permanezcan fuera de la
Primera Región y nuevamente tendrá que ser tramitada por El Encargado de Activo Fijo,
Oficial Administrativo o Jefe de Administración y Finanzas, según corresponda, a más
tardar cinco días hábiles antes del vencimiento del plazo. Debido a lo anterior, se tendrá
que confirmar con el Jefe Directo la llegada del funcionario, a fin de cumplir con este trámite
si fuera necesario, ya que de otro modo la Universidad sería multada por incumplimiento
del procedimiento, el cual se haría extensible al Responsable del bien.
Cabe destacar que el Servicio de Aduanas tendrá la facultad de rechazar la petición de
prorroga.
¾ Una vez establecido el motivo institucional de la Salida Especial, tendrá que enunciar el
“OBJETIVO” que se pretende lograr manteniendo los bienes en terreno y durante el periodo
determinado.
¾ El plazo máximo de la Salida Especial no podrá exceder el 31 de diciembre de cada año. No
obstante, si al año siguiente es necesario mantener la autorización, entonces se tendrá que
renovar de la misma manera en que fue solicitada (a excepción del SAT).
¾ Este documento debe ser firmado, en primera instancia, por el Responsable del Bien y por el
Jefe de la Unidad respectiva y debe ser presentado a la Sección de Activo Fijo con un
mínimo de dos días hábiles de anticipación y por triplicado. Se distribuye de la siguiente
manera:
9 Interesado (Funcionario que efectúa la Salida del Bien).
9 Control Portería.
9 Encargado de Activo Fijo.
¾ Después que el Encargado de esta Sección haya recibido las copias, procederá a la
verificación física del bien para corroborar los datos registrados en la solicitud.
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¾ No se podrá autorizar, bajo ninguna circunstancia, el formulario Control Salidas Especiales

de Activo Fijo que no tenga anotado el código de inventario o el número de serie del bien o
que no venga acompañada de la acreditación del Jefe de la Unidad.
¾ Una vez efectuada esta verificación, el Encargado de Activo Fijo debe firmar las copias para
autorizar, en última instancia, la salida de los bienes indicados en la solicitud.
¾ Los funcionarios que efectúen Salida de Bienes Inventariables tendrán la obligación de
registrar esta Salida por una de las Porterías del Campus.
¾ En Portería, el personal de seguridad debe verificar que el código de inventario corresponda
al del bien que es retirado. El guardia deberá retener una copia, y anotar en el Libro de
Novedades el folio del Formulario y todos los detalles del movimiento en cuestión.
¾ En los casos que se haya cursado una Salida Especial por Régimen de Zona Franca, se
debe tener presente que cuando los bienes sean reingresados a la Región, existe la
obligación de tramitar en la Aduana correspondiente el registro de los bienes. Esta
responsabilidad será del funcionario que los tuvo a cargo durante el cometido funcionario.
¾ En el caso de los bienes cuyo reingreso se produce en forma desfasada del funcionario que
lo tiene a su cargo, existirá la obligación por parte de éste, o del Jefe de Unidad o del Jefe de
Proyecto respectivo, de informar a la Sección de Activo Fijo, Oficial Administrativo o Jefe de
Administración y Finanzas, para los efectos de realizar el trámite correspondiente ante el
Servicio de Aduana.
¾ Los Directores, Jefes de Unidades o Jefes de Proyectos o demás funcionarios que hayan
solicitado la Salida de Admisión Temporal y que no informen oportunamente el reingreso de
los bienes, serán responsables de las sanciones, multas e intereses que la Universidad deba
pagar por el incumplimiento de las disposiciones legales vigentes, estando obligados a
reintegrar en forma inmediata el total de las multas e intereses.
¾ En este sentido, será responsabilidad de los Oficiales Administrativos o Jefes de
Administración y Finanzas, el despachar oportunamente a la Sección de Activo de Fijo, toda
la documentación relacionada con los tramites aduaneros realizados.
¾ Cuando se produzca el reingreso del bien a la Universidad, el funcionario Responsable debe
concurrir a la Sección de Activo Fijo, con su copia de la solicitud correspondiente, para que el
Encargado de la Sección tome conocimiento de la situación y la verifique físicamente.
¾ Una vez efectuada esta verificación el Encargado de Activo Fijo debe firmar y timbrar ambas
copias, registrando la fecha y hora del reingreso.
¾ La Sección de Activo Fijo deberá mantener un archivo especial de control de salida de bienes
y pedir al funcionario responsable el reingreso del bien cuando se haya cumplido el plazo
autorizado.
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e) Desvinculación Laboral de Funcionarios

¾ Cuando está en proceso la desvinculación de un funcionario, la Sección de Activo Fijo debe
completar una parte del “Informe de Cargo”, emitido por la Unidad de Recursos Humanos, a
fin de reportar que la persona que se retira ha dejado regularizada su situación sobre los
bienes de activo fijo que tenía a su cargo.
¾ Generalmente, los bienes de activo fijo asignados al funcionario desvinculado, deben ser
traspasados al Jefe de Unidad o Director de Departamento, hasta que éste designe a un
nuevo Responsable para dichos bienes.
¾ Antes de firmar el Informe de Cargo, el Encargado de Activo Fijo debe verificar la existencia y
el estado actual de los bienes, sólo así dará su V°B° a la entrega de los bienes.
¾ Sin embargo, si el estado de algún Bien es defectuoso debido al manejo del Responsable o
no se encuentra físicamente, se deberá dejar constancia de este hecho en el Informe de
Cargo y luego firmar y timbrar, a efectos de que la Unidad de Recursos Humanos tome las
medidas que correspondan sobre el particular.
¾ Cuando se defina quién asumirá la Responsabilidad de los Bienes, el Encargado de Activo
Fijo deberá actualizar las planchetas de la Unidad donde se produjo el movimiento de bienes.
8) ESPECIAL EQUIPOS PORTATILES
1. ADQUISICION Y RESGUARDO DE EQUIPOS PORTATILES
1.1. GENERALIDADES
Son innumerables las razones que pueden motivar el cambio de un computador de escritorio por un
moderno computador portátil (Notebook o Laptop), sin embargo, cualquiera de ellas se puede ver
facilitada por la escasa diferencia de precio que existe actualmente entre ambos equipos, y por las
destacadas ventajas que caracterizan a un computador portátil:
9 Potencia de procesamiento 9 Independencia del suministro eléctrico(el tiempo depende de la batería de cada modelo)
9 Livianos 9 Cómodos para viajes
9 Compactos 9 Etc.
En este contexto, la Universidad no se ha quedado ajena a esta creciente tendencia y

paulatinamente, pero de manera sistemática, se ha producido una migración de equipos de escritorio
a computadores portátiles, lo cual se está dando a todo nivel jerárquico y cada vez que existe un
motivo justificado para ello. Asimismo, también se está invirtiendo en otros equipos electrónicos que
son utilizados para los fines institucionales, como por ejemplo, proyectores multimedia y cámaras
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fotográficas digitales, que en virtud de sus dimensiones y especificaciones técnicas son fácilmente
transportables.
Debido a lo anterior, se hace necesario establecer un Procedimiento Especifico para los bienes que
pueden ser definidos como Equipos Portátiles, ya que la inversión realizada también es directamente
proporcional, por lo tanto, debe ser estrictamente controlada y documentada por la Sección de Activo
Fijo, en cuya labor se pide el máximo de colaboración de todos los funcionarios de la Corporación.
A continuación se detallan las etapas de este Procedimiento Específico:
1.2. OBJETIVO
Este procedimiento establece las acciones específicas que se deben seguir para la adquisición no
sólo de notebooks o laptops, sino también de cualquier otro equipo portátil que será utilizado por los
funcionarios de la Universidad, como por ejemplo, proyectores multimedia, cámaras de video,
cámaras fotográficas, etc.
1.3. ALCANCE
Este procedimiento es aplicable en todas las Sedes, Centros e Institutos que dependan
jerárquicamente de la Rectoría de la Casa Central de Iquique.
1.4. REQUISICION
Se debe utilizar el correspondiente Formato de Requisición y completarlo normalmente, pero
debiendo indicar, obligatoriamente, quien será el Responsable del Bien y cual será su Ubicación
Física definitiva (Dependencia). Se de recordar que no se aceptarán las Requisiciones que hayan
omitido alguno de estos datos.
1.5. ORDEN DE COMPRA

Como ya fue mencionado con anterioridad, toda compra debe ser cursada a través del Portal
Chilecompra y teniendo en cuenta los Procedimientos vigentes sobre Compra de Bienes y Servicios y
la Ley de Compras Públicas N° 19.886.
Por otra parte, cuando el Encargado de Adquisiciones tenga que asignar la cuenta presupuestaria en
la Orden de Compra, debe considerar los criterios vigentes de Activación de Bienes, a fin de
establecer si serán tratados como bienes de Inversión Real, Control Administrativo o Gasto.
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Por ejemplo, consideremos el caso de una Requisición por $1.390.000, para la compra de tres
computadores portátiles. Uno de ellos cuesta $550.000 y los otros dos $420.000 cada uno, entonces,
tendremos que la imputación de cuentas debe quedar como sigue:
9 Criterios de Activación de Bienes:

• Sobre 15 UTM se activan como Inversión Real.
• Entre 2 y 15 UTM se activan como Control Administrativo.
• Menos de 2 UTM no se activan porque constituyen Gasto.
• Las excepciones, que son aquellos equipos y enseres que cuesten menos de 2 UTM y que están mencionadas
en el Capitulo 3.b.IV, se activarán como Control Administrativo.
9 Valor de la UTM: $ 35.648 (Julio 2008)
9 ACER ASPIRE 4920 DUAL CORE $550.000 (15,43 UTM), CADA UNO
9 HP 530 CORE DUO T2600E $420.000 (11,78 UTM), CADA UNO
CANT. DESCRIPCION VALOR UNITARIO VALOR TOTAL CUENTA PRESUPUESTARIA

1 ACER ASPIRE 4920 DUAL CORE 550.000 550.000 1240102000 – EQUIPOS COMPUTACIONALES
2 HP 530 CORE DUO T2600E 420.000 840.000 1240102000 – EQUIPOS COMPUTACIONALES
TOTAL DE LA COMPRA 1.390.000
1.6. RECEPCION DEL DESPACHO Y ACTA DE ENTREGA Y RECEPCION DE ACTIVO FIJO

Posteriormente a todos los tramites que debe realizar el Encargado de Adquisiciones para concretar
la compra del bien, deberá establecer la mecánica para el despacho de los mismos cuando sean
distribuidos por el proveedor.
En el caso de equipos portátiles, por seguridad, SIEMPRE deben ser despachados al funcionario que
firmó la Requisición, debiendo asegurase el Encargado de Adquisiciones correspondiente, que el
Acta de Entrega y Recepción de Activo Fijo sea firmada por el Funcionario que tendrá a cargo el
equipo portátil en cuestión, y cuyos datos deben coincidir con los indicados en la Requisición
asociada.
Cuando por algún motivo, el Responsable indicado en la Requisición no fuera el mismo que firma el
Acta de Entrega y Recepción de Activo Fijo, se tendrá que dejar constancia de esto en el recuadro de
Observaciones de dicha Acta.
Una vez firmada el Acta de Entrega y Recepción de Activo Fijo, el Encargado de Adquisiciones debe
completar la sección de la Solicitud de Incorporación de Activo Fijo que le corresponde, para luego
enviar al Encargado de Cuentas por Pagar toda la documentación que respalda la compra de los
bienes.
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1.7. DEVENGADO DE LA FACTURA

Sobre la base de la documentación recopilada y enviada por el Encargado de Adquisiciones, el
Encargado de Cuentas por Pagar tendrá que contabilizar la Factura del Proveedor, poniendo especial
atención en los Criterios de Activación para poder determinar la cuenta contable que debe utilizar en
el asiento del devengado. Siguiendo con el ejemplo anterior, el devengo quedaría de la siguiente
manera:
9 Criterios de Activación de Bienes:

• Sobre 15 UTM se activan como Inversión Real.
• Entre 2 y 15 UTM se activan como Control Administrativo.
• Menos de 2 UTM no se activan porque constituyen Gasto.
• Las excepciones, que son aquellos equipos y enseres que cuesten menos de 2 UTM y que están mencionadas
en el Capitulo 3.b.IV, se activarán como Control Administrativo.
9 Valor de la UTM: $ 35.648 (Julio 2008)
9 ACER ASPIRE 4920 DUAL CORE $550.000 (15,43 UTM), CADA UNO
• INVERSION REAL EN EL PRESUPUESTO
• INVERSION REAL EN LA CONTABILIDAD
9 HP 530 CORE DUO T2600E $420.000 (11,78 UTM), CADA UNO
• INVERSION REAL EN EL PRESUPUESTO
• GASTO CON CONTROL ADMINISTRATIVO EN LA CONTABILIDAD
VALOR VALOR CUENTA

CANT. DESCRIPCION CUENTA CONTABLE
UNITARIO TOTAL PRESUPUESTARIA
ACER ASPIRE 4920 DUAL
1 550.000 550.000 1240102000 4441602000 – EQUIPOS COMPUTACIONALES
CORE
HP 530 CORE DUO 3220702000 – GASTOS EN EQ. COMP. CON
2 420.000 840.000 1240102000
T2600E CONTROL ADM.
TOTAL DE LA COMPRA 1.390.000
Posteriormente, se debe anexar el Comprobante de Traspaso a todo el legajo anterior y en este

mismo acto se tiene que enviar, a la Sección de Activo Fijo, una FOTOCOPIA de todos los
documentos que componen dicho legajo. La entrega podrá hacerse vía memorando o Libreta de
Correspondencia.
1.8. MOVIMIENTOS DE BIENES

Todos los funcionarios, sin distinción de cargo o rango, deben ser capaces de comprender que cada
vez que se compran bienes para ponerlos al servicio de la Comunidad Universitaria, no es la
Universidad quien los compra sino EL ESTADO DE CHILE, por lo mismo, se dice que los Bienes del
Activo Fijo de una empresa pública, como es la Universidad Arturo Prat, constituyen BIENES
FISCALES.
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En este sentido, es incorrecto que algunos funcionarios se “adueñen” de los equipos portátiles
entregados a su cargo. Por ejemplo, algunos se atribuyen incluso el privilegio de llevárselos
diariamente para su domicilio particular, sin dar cuenta de ello ni siquiera a su Jefe Directo o a la
Sección de Activo Fijo, en circunstancias que lo correcto era haber pedido la autorización
correspondiente mediante el formulario Control Salidas Especiales de Activo Fijo, para que
pudieran realizar legítimamente movimientos de esta naturaleza.
Cuando se requiera movilizar un equipo portátil, se deben tomar en cuenta los siguientes factores:
1.8.1.TRASPASO
Para que un funcionario pueda ceder permanentemente su actual equipo portátil a otro
funcionario de la Universidad, obligatoriamente tendrá que completar la Solicitud Traspaso de
Bienes, siguiendo las pautas del “Punto 7.7).a” del presente Manual de Procedimientos y que va
con copia a la sección de Activo Fijo. Cabe recordar que el motivo del traspaso debe ser preciso y
si lo prefiere, puede utilizar el campo “Otro” y fundamentar en el recuadro “Observaciones” del
mismo formulario.
1.8.2.TRASLADO
Recordamos que el Traslado sólo puede ocurrir dentro de un Campus. En este caso se utiliza un
memorando, que va con copia a la Sección de activo Fijo, para dejar constancia del movimiento
que se hará del equipo portátil. También se aplican las pautas del “Punto 7.7).b” del presente
Manual de Procedimientos.
1.8.3.SALIDAS
Si el equipo portátil debe ser enviado a un servicio técnico, ya sea por garantía o cualquier otro
motivo, se debe dar aviso a la Sección de Activo Fijo mediante el formulario Control de Salida de
Activo Fijo, completándolo conforme a las pautas del “Punto 7.7).c” del presente Manual de
Procedimientos.
1.8.4.SALIDAS ESPECIALES
Se aplican las mismas pautas del “Punto 7.7).d” del presente Manual de Procedimientos.
1.8.5.SINIESTROS
Cuando un equipo portátil sea victima de un siniestro de cualquier naturaleza, el Responsable
deberá hacer la denuncia ante Carabineros de Chile, inmediatamente después de tomar
conocimiento del suceso. Una vez hecha la denuncia, y con el objeto de iniciar la tramitación del
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seguro correspondiente, tendrá que notificar a la Sección de Activo Fijo enviándole una copia del
parte. Si no tuviera copia del parte, tendrá que preparar un “Relato de los Hechos” que podrá
adjuntar a un Memorando dirigido al Encargado de esta Sección. En el Memorando se tienen que
indicar los datos del Responsable y del bien siniestrado. Se deben seguir los pasos estipulados
en el “Punto 7.12” del presente Manual de Procedimientos.
1.8.6.BAJA
Cuando sea necesario dar de baja un equipo portátil, se debe tramitar oportunamente el Informe
Técnico Especializado, cuyo costo tendrá que cargarse al centro de costo correspondiente de la
Unidad a la que pertenece el Responsable del equipo. Posteriormente, siguiendo las pautas del
“Punto 7.13” del presente Manual de Procedimientos, se tendrá que enviar la Solicitud de Baja a
la Sección de Activo Fijo, con la cual se podrá cursar la Petición de Baja a Secretaría General,
sobre cuya base se emite el decreto que autoriza la baja y por ende su rebaja del Inventario y del
Patrimonio de la Universidad.
2. CONSEJOS PARA LA PROTECCION DEL EQUIPOS PORTATILES
2.1. Uso en dependencias del Campus

Por causa de la connotación tecnológica de un equipo portátil, especialmente notebook y
similares, en cualquier momento puede sufrir un siniestro, aunque tampoco está exento de sufrir
algún desperfecto en el hardware o software.
Por consiguiente, a continuación se entrega una serie de consejos que ayudan a potenciar el
cuidado de un equipo portátil:
a) Anotar datos de identificación en el inventario
Lo primero que debe hacer un funcionario que reciba un equipo portátil a su cargo es anotar en
un lugar seguro el Código de Barras que lo identifica en el Inventario del Activo Fijo y el Número
de Serie que lo individualiza del resto. Estos datos son fundamentales para iniciar los trámites
con la compañía de seguros en caso de ser afectado por algún siniestro.
b) Protección física
Cuando el funcionario tiene que salir temporalmente de la dependencia donde trabaja con el
equipo portátil, se pueden asegurar con un candado especial para equipos portátiles, aparte de
dejar la puerta con llave, obviamente.
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c) Protección lógica
En el caso de computadores portátiles, deben ser desactivados los casilleros que permiten
recordar los nombres de usuario y contraseñas, tanto en el Sistema Operativo (Windows, por
ejemplo) como en otras aplicaciones que pueda utilizar cada usuario. Esto no debería preocupar
a nadie, ya que con la práctica se memorizan naturalmente, lo cual permite que cuando sea
necesario ingresarlos se puedan recordar sin problemas.
También es recomendable que cuando se aleje del computador portátil, que active el bloqueo de
sesión con las teclas “Control+Alt+Suprimir y botón Bloquear Equipo”.
d) Respaldar Información Importante

Se debe realizar una copia de seguridad de aquellos datos más importantes que guarde en el
equipo portátil (correo electrónico, informes, fotografías institucionales, etc.), debiendo ser
actualizados periódicamente para tener la certeza de contar con la versión más reciente. Los
respaldos pueden ser grabados en Cd, Dvd, Pendrive, Disco duro externo, entre otos.
e) Salidas del Campus

Si existe una razón que obligue al funcionario a salir del Campus portando un equipo portátil,
deberá esforzarse en no llamar la atención sobre él. Una alternativa, en el caso de computadores
portátiles, es cambiar el típico bolso por una mochila especial que no alerte sobre su contenido.
2.2. Uso en Cometido de Funcionarios
Muchos funcionarios que viajan por motivos institucionales, prefieren el uso de computadores
portátiles porque son pequeños y fácilmente transportables. Pero al mismo tiempo que se
aprovechan esas ventajas se deben asumir una serie de compromisos y observar algunos
cuidados que serán garantes de protección de la inversión que lleva consigo. Algunos de ellos
también son aplicables al resto de los equipos portátiles (proyectores multimedia, cámaras
fotográficas, etc.).
a) Aplicar sugerencias del punto anterior

Las sugerencias entregadas para el uso en dependencias, también son extensibles en caso de
viajes por Comisiones de Servicio.
b) Oculte el equipo portátil.

Se insiste en desestimar el uso de bolsos para llevar el computador portátil. En su lugar, se
puede usar una mochila que evite llamar la atención.
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En el avión u otro medio de transporte, no dejarlo en el portaequipajes, ya que es preferible

mantenerlo cerca y no perderlo de vista.
En lugares públicos se debe evitar ostentar o exhibir descuidadamente el equipo portátil o peor
aún, despreocuparse y dejarlo solo en la mesa de un restaurante o centro de Internet. Lo anterior
también incluye las habitaciones de hoteles y salones donde se desarrollen conferencias o
seminarios.
En caso de tener que dejarlo en un vehículo, hay que cerciorarse que nadie observa la
manipulación desde afuera y luego se puede esconder debajo de un asiento o cubrirlo con algo
que disimule su apariencia.
c) Proteja su información.
En el caso de computadores portátiles, el usuario debería proteger sus archivos utilizando alguna
herramienta de software que le permita cifrar su información, ya que ciertos datos pueden valer
más que el propio computador portátil. Para obtener más detalles de cómo hacer esto, se debe
consultar con la Unidad de Soporte Institucional.
d) Tranquilidad en los controles de seguridad

Conservar la calma y no perder de vista el equipo portátil cuando sea revisado por el personal de
seguridad, ya sea por inspección visual en las aduanas o en los escáneres de los aeropuertos.
e) Cuidado con los posibles curiosos.

Toda vez que se deba trabajar con información sensible o contraseñas, hay que asegurarse que
no hayan curiosos mirando por sobre el hombro, ya que los fraudes informáticos suelen nacer de
situaciones como esta. Con mayor razón, el usuario deberá tener cuidado cuando se conecte
remotamente con la Corporación, pues en este caso también estará en riesgo la información
corporativa que se maneja en el computador portátil.
ETAPA 3: ADMINISTRACION
Las distintas Unidades Administrativas y Académicas deberán administrar adecuadamente los bienes de
activo fijo, de forma que se asegure su protección contra hechos o actos que puedan afectarlos o
dañarlos, sean voluntarios o fortuitos.
Las ventajas de una administración de bienes, permitirá a los Directivos Superiores o a la Junta Directiva,
tomar decisiones más informadas sobre temas tales como:
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• Negociación de las primas de riesgo con las Compañías de Seguros, tras conocer el estado actual de
los Activos Fijos.
• Proyectar la necesidad de inversión que se necesita en Activos Fijos, para iniciar o continuar algún
proyecto sin problemas.
9) CONTROL DE BIENES
a) Inventario Físico
¾ La Sección de Activo Fijo deberá programar recuentos físicos en cada Unidad, los cuales
serán tomados con la participación de funcionarios responsables de la misma Unidad.
¾ El recuento físico de bienes tiene el propósito de verificar la existencia de los bienes
asignados en las distintas dependencias de la Universidad.
¾ Preferentemente, el inventario se hará sin previo aviso y se realizará mediante:
9 Inventarios parciales de bienes estratégicos, de manera periódica y rotativa.
9 Inventarios totales cada cierto tiempo.
¾ Para establecer las posibles diferencias, la información capturada en terreno, ya sea
validando un Maestro de Bienes impreso o utilizando el Formulario Toma de Inventario
Físico o mediante un lector de código de barras, tendrá que ser comparada con los registros
que posee la Sección de Activo Fijo.
¾ En consecuencia, se podrá utilizar cualquier técnica o recurso que permita establecer un
adecuado control físico de los bienes de la Universidad, valiéndose para ello de todas las
tecnologías disponibles en la actualidad.
¾ El Jefe de Contabilidad podrá solicitar al Oficial Administrativo o al Jefe de Administración y
Finanzas, que realice la Toma de Inventarios de su Departamento o Sede, respectivamente.
¾ Se debe verificar la existencia o el estado de las etiquetas de Código de Inventario y pegar
las que no existan o sustituir aquellas que estén dañadas o ilegibles.
¾ Asimismo, tendrá que verificarse la asignación de Responsables y Ubicaciones Físicas, y
realizar las correcciones o actualizaciones que se hayan detectado.
b) Asignación de Responsables de Bienes

¾ El Resguardo Individual tiene por objeto mantener un mejor control y brindar una custodia
más efectiva sobre los bienes de activo fijo, procurando que sean utilizados sólo para los
fines institucionales previstos para cada uno de ellos.
¾ El Responsable de Bienes de Activo Fijo también se encargará de velar por el buen estado
de conservación de los mismos, principalmente, cuando se trate de equipos específicos o
delicados, en cuyo caso será su responsabilidad leer los instructivos o manuales que vengan
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con el producto y que expliquen estas materias. De este modo, él evitará asumir los daños
provocados como consecuencia de un uso negligente o despreocupado.
¾ Además, tendrá que reportar a la Sección de Activo Fijo, mediante la tramitación de los
formularios respectivos, cualquier acontecimiento que los involucre, tales como siniestros o
situaciones riesgosas, traslados temporales o definitivos, etc.
¾ Como se comentó, el resguardo individual es asumido por el Responsable designado,
mediante la firma del Acta de Entrega y Recepción de Activo Fijo, la cual deberá contener la
siguiente información:
• Del Responsable Asignado: Nombre Completo, Cédula de Identidad, Cargo que
Desempeña, Dirección Jerárquica, Unidad a la que Pertenece.
• De los Bienes: Código de Inventario, Descripción del Bien (Marca, Modelo, etc.), Número
de Serie, Código de Ubicación Física, Nombre de la Dependencia.
• De la Documentación Asociada: Rut del Proveedor, Razón Social, Factura del Proveedor,
Fecha de Compra, Solicitud de Incorporación
• Conformidad y V°B°: Nombre y Firma del Responsable de Bienes, del Jefe de Unidad
Responsable y del Encargado de Activo Fijo.
¾ Cuando se trate de bienes con uso compartido por dos o más funcionarios, el Jefe de Unidad
o Director de Departamento deberá decidir quien asumirá la responsabilidad ante la
Universidad. Sin embargo, cuando no sea posible tal definición, será el mismo Jefe de
Unidad o Director de Departamento quien se Responsabilice por los bienes en cuestión.
¾ Todo funcionario deberá conservar una copia de cada Acta de Entrega y Recepción de Activo
Fijo que firme, ya que de esta manera podrá comparar y validar la Plancheta que le
corresponde.
¾ Asimismo, tendrá que solicitar la actualización de su Plancheta cuando se produzcan
movimientos de los bienes que tiene a cargo; o bien, solicitar que se corrija cuando
aparezcan bienes que no son de su responsabilidad o no estén respaldados por algún Acta
de Entrega y Recepción de Activo Fijo firmada por él. Esto último lo puede solicitar al
Encargado de Activo Fijo mediante Memorando con V°B° de su Jefe de Unidad o Director de
Departamento.
¾ Cuando se contrate nuevo personal, se debe confeccionar el Acta de Entrega y Recepción de
Activo Fijo inmediatamente después de haber sido asignado los bienes que utilizará en el
normal desarrollo de sus funciones.
¾ Cuando un funcionario se desvincule de la Universidad, será la Sección de Activo Fijo, la que
se encargue de liberarlo del resguardo mediante la firma del Informe de Cargo, el cual se
envía a la Unidad de Recursos Humanos para los efectos financieros a que haya lugar.
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¾ Cuando un bien sea objeto de un siniestrado, el Responsable deberá dar aviso de inmediato
a la Unidad de Equipamiento y Operaciones para que administre todos los temas de
seguridad que amerite el caso.
¾ Posteriormente, a fin de que se inicien los trámites con la compañía de seguros, tendrá que
enviar al Encargado de Activo Fijo una copia del parte, o en su defecto, redactar una relación
de los hechos y enviársela acompañada de un memorando donde se indiquen los detalles del
siniestro.
¾ Cuando un funcionario extravíe un bien, que debido a las circunstancias del siniestro no
encuentre cobertura en las pólizas de seguro contratadas, deberá cumplir con las
formalidades legales que puede aplicar la autoridad competente, que generalmente obligan al
Responsable que compense el daño ocasionado mediante la reposición del bien, ya sea por
uno igual o de características similares al extraviado o por el pago del mismo al valor que rija
en ese momento en el mercado para un bien igual o equivalente.
¾ Las Planchetas deben llevar una cláusula de compromiso, la cual, sobre la base de todo lo
expuesto en este punto, quedará constituida por el siguiente texto:
De acuerdo con lo señalado en la Etapa de Control del Manual de Procedimientos Administrativos de

Activo Fijo, declaro conocimiento de lo siguiente:
1. Utilizar con “Candado Especial” los Equipos Portátiles a su cargo (Notebook, Proyectores Multimedia,
otros), ya que en caso de pérdida, tendrá que restituir dicho bien.
2. Tendrá la responsabilidad del uso y custodia de todos los bienes anteriormente detallados y asignados en
esta dependencia.
3. Velará que los referidos bienes estén destinados única y exclusivamente para fines institucionales.
4. Adoptará todas las medidas para que estos bienes no estén expuestos a situaciones de deterioro, robo o
hurto.
5. Velará por que los bienes no sean sometidos a usos inadecuados.
6. En los casos que corresponda, solicitará su mantenimiento (vehículos o maquinarias especializadas).
7. Cuando sea necesario trasladar algunos de estos bienes dentro o fuera de las dependencias de la
Universidad, previamente, solicitará autorización a la Sección de Activo Fijo, mediante los formularios
explicados en el Manual de Procedimientos Administrativos de Activo Fijo.
8. Toda vez que el uso inadecuado o negligente de los bienes produzca su pérdida o destrucción,
inmediatamente, tendrá que restituir a la Universidad el valor total de los bienes afectados.
c) Aplicación de Garantía de Proveedores

¾ El Encargado de Adquisiciones, mediante el Acta de Entrega y Recepción de Activo Fijo,
tendrá que informar a la Sección de Activo Fijo, sin excepción, el periodo de Garantía que
establece el proveedor para cada Bien de activo fijo adquirido.
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¾ El Encargado de Activo Fijo registrará en el ICONS la duración de la garantía para futuras

consultas por parte de los Responsables.
¾ Cuando los bienes de activo fijo presenten fallas que afecten su funcionamiento, dentro de
este período, el proveedor deberá encargarse de su reparación, sin costo alguno para la
Universidad, llegando incluso al reemplazo del bien en cuestión.
¾ Con el bien en estas circunstancias, el Responsable asignado tendrá que consultar al
Encargado de Activo Fijo, mediante correo electrónico o memorando, por la vigencia de su
garantía, indicando para ello el código de inventario.
¾ En caso de que la garantía se encuentre vigente, el Encargado de Activo Fijo, responderá al
Responsable del Bien, indicando el número y fecha de la Orden de Compra con el cual fue
adquirido.
¾ Con esta información, el Responsable del Bien deberá coordinar con el Encargado de
Adquisiciones si la aplicación de la garantía se hará en las dependencias de la Universidad o
en el servicio técnico del proveedor.
¾ Según sea el caso, la Unidad de Adquisiciones y la Unidad de Equipamiento y Operaciones,
deberán coordinar el traslado del bien, supervisar la ejecución del servicio, revisar el
resultado y retornar el bien a la dependencia del Responsable asignado.
d) Pólizas de Seguros y Otras Medidas de Protección

¾ La Dirección de Finanzas en conjunto con la Jefatura de Contabilidad serán las responsables
de llevar a cabo el proceso de Licitación para el aseguramiento de los bienes de activo fijo
que más convenga a la Universidad.
¾ Por su parte los Jefes de Administración y Finanzas de las Sedes, deberán contar con sus
Inventarios de bienes de activo fijo debidamente actualizados y verificados físicamente, de
manera tal que, al solicitarles dicha información, se cuente con datos veraces para proceder
con la elaboración de las Bases Técnicas necesarias para la correcta publicación de la
Licitación de Seguros.
¾ La Sección de Activo Fijo debe canalizar ante la Corredora de Seguros, todas las
notificaciones de siniestros que afecten a los bienes que integran el activo fijo de la
Universidad.
¾ Actualmente la Universidad cuenta con Pólizas de Seguros que cubren diversos tipos de
siniestros que podrían afectar a los bienes institucionales, por ejemplo, las siguientes:
9 Incendio 9 Responsabilidad Civil
9 Robo 9 Equipos Electrónicos
9 Vehículos Motorizados 9 Casco Marítimo
9 Asiento de Pasajeros
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¾ Todas las Unidades Descentralizadas deberán solicitar por escrito al Jefe de Contabilidad,
con copia al Encargado de Activo de Fijo, la incorporación en las pólizas de los nuevos
bienes adquiridos con posterioridad al inicio del contrato con la Compañía de Seguros.
¾ Los Directores de Departamentos y los Jefes de Unidad deberán adoptar las medidas de
seguridad normales mínimas que protejan a los bienes del activo fijo de algún daño o
perjuicio (alarma contra robo e incendio, extintores, vigilancia, cerraduras, etc.).
¾ El procedimiento y pormenores para reclamación de seguros se describe en la etapa final del
ciclo de vida del activo fijo.
e) Sistema Computacional ICONS

¾ El Sistema de Gestión Institucional permite, en forma automatizada, llevar el control contable
y el registro de cada bien. Este sistema permite contabilizar, revalorizar, depreciar y emitir
informes de control.
¾ Las bases de datos del Sistema serán alimentadas con toda la información que envíen,
mediante los formularios respectivos, los diversos estamentos de la Universidad.
10) CORRECCIÓN MONETARIA

El Servicio de Impuestos Internos (SII), define la Corrección Monetaria como un mecanismo
destinado a reconocer el efecto inflacionario en un determinado ejercicio comercial en aquellas
partidas de la empresa y clasificadas en activos y pasivos, de acuerdo con lo señalado en el artículo
41 de la Ley sobre Impuesto a la Renta.
Vale decir, como el fenómeno de la inflación afecta la moneda, provocando una pérdida de valor en
términos de poder adquisitivo, la corrección monetaria tiene como propósito eliminar tales efectos y
además, permitir que todas las operaciones realizadas durante un período queden reflejadas a una
moneda homogénea, de igual poder adquisitivo.
Los Bienes de Uso deberán ser revalorizados mensualmente según la variación del IPC y de acuerdo
con las normas del Boletín Técnico N°3 del Colegio de Contadores de Chile; con excepción de los
terrenos que serán valorizados y actualizados aplicando la Tasación Fiscal.
No obstante, la Universidad podrá continuar utilizando, paralelamente, la metodología de la
Contraloría General de la República (CGR), la cual establece que:
9 Los bienes de activo fijo provenientes de años anteriores y los adquiridos en el primer
semestre del ejercicio contable respectivo, corresponde que sean actualizados.
9 Los bienes de activo fijo adquiridos en el segundo semestre del ejercicio contable respectivo,
se exceptúan de dicha obligación.
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Los saldos de las cuentas de valuación de Depreciación Acumulada, deben ajustarse de acuerdo con
el índice de actualización anual, en forma previa al registro de la depreciación del período. Dicho
ajuste debe efectuarse conjuntamente con la actualización del bien respetivo.
Para proceder al ajuste por inflación del activo fijo se deberán considerar los siguientes elementos:
• El valor del Bien: Se considera el Valor Libro que presentan los bienes al momento de efectuar la
actualización.
• Indice de Actualización: Se considera la variación porcentual experimentada por el Indice de
Precios al Consumidor (IPC), determinado por el Instituto Nacional de Estadísticas (INE) e
informada por el SII en la siguiente página de su Sitio de Internet:
http://www.sii.cl/pagina/valores/correccion/correccion2008.htm
• Procedimiento de Cálculo: El monto de actualización se obtiene multiplicando el Valor Libro por el

Indice de Actualización correspondiente al Porcentaje de Corrección Monetaria Mensual.
Los bienes de activo fijo que durante el ejercicio se vendan, permuten, castiguen, etc., deben estar
corregidos y contabilizada su depreciación, hasta la fecha en que tales operaciones se realizan.
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11) DEPRECIACIÓN
La Contraloría General de la República estable que la Depreciación es el procedimiento utilizado para
expresar contablemente el menor valor que experimentan los bienes en el curso de su vida útil, como
consecuencia del paso del tiempo, por su uso, por el desgaste de operación, agentes atmosféricos,
obsolescencia, siniestros, daños, etc. Tratándose de bienes naturales y yacimientos su disminución
está dada por talajes y extracciones, según sea el caso. Esta situación se refleja contablemente
mediante el prorrateo del valor del Bien, en los distintos periodos contables estimados como vida útil.
La depreciación se inicia cuando el bien comienza a ser utilizado normalmente. En el caso de una
instalación que se construye por etapas, la depreciación de la parte del activo que corresponde a
cada etapa debe comenzar cuando ella entre en uso normal.
El cálculo y registro de la depreciación debe efectuarse en cada período contable, hasta que la vida
económica útil estimada de las especies se extinga, considerando un valor residual de una unidad
monetaria ($1), al término del período proyectado.
Lo anterior obedece a la circunstancia que el término de un ejercicio contable no coincide con el

término de la vida útil de los bienes de activo fijo.
Si no existiera la necesidad de entregar información entre la fecha de adquisición de los bienes de

activo fijo y la fecha en que ellos se retiran de servicio por término de su vida útil, el costo de dichos
bienes podría considerarse como gasto de operación imputable, en su totalidad, al período en que
fueron adquiridos; tal como sucede, por ejemplo, con el combustible y las materias primas usadas,
que son consideradas como erogaciones no capitalizables y costos de fabricación, respectivamente.
Las cuentas de bienes de uso depreciables y las respectivas cuentas de valuación, deben ajustarse
en el ejercicio siguiente a aquél en que se extinga la vida útil estimada de las especies.
Cuando se aplique la normativa de la CGR, se debe tener presente que todos los bienes de uso
sujetos a depreciación, que hayan sido adquiridos en el segundo semestre del ejercicio respectivo, no
deben depreciarse durante el primer año de su adquisición.
Excepto para los activos que no se desgastan, tales como los terrenos y las colecciones de arte,
todos los bienes deben depreciarse durante la vida útil del activo, según una base racional y
sistemática, sin considerar el resultado de las operaciones de la institución. (Boletín Técnico N° 33).
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De igual forma se procederá al aplicar el ajuste por inflación a la depreciación acumulada, logrando
mantener los valores del bien y de su depreciación acumulada en términos de moneda de valor
constante.
La depreciación debe acumularse en los libros por medio de una cuenta complementaria del activo
fijo, llamada Depreciación Acumulada, cuyo Saldo debe corregirse monetariamente en cada período
contable, y de acuerdo con las disposiciones del Boletín Técnico Nº 13.
ETAPA 4: SALIDA
12) SINIESTROS
Es importante tener presente que el Estatuto Administrativo, en el artículo 55 letra k) establece como
obligación de cada funcionario: "Denunciar ante el Ministerio Público, o ante la Policía si no hubiere
Fiscalía en el lugar en que el funcionario presta servicios, con la debida prontitud, los crímenes o
simples delitos y a la autoridad competente los hechos de carácter irregular de que tome
conocimiento en el ejercicio de su cargo".
a) Definiciones
• Siniestro: Todo daño causado por un hecho súbito, accidental e imprevisto, ocurrido dentro del
período de vigencia de la póliza, cuyas consecuencias estén total o parcialmente cubiertas. Se
considerará como un solo y único siniestro el conjunto de daños y/o perjuicios derivados de una
misma causa.
• Hurto: Apropiación ilegitima de lo bienes ajenos, contra la voluntad de su dueño, sin
intimidación en las personas ni fuerza en las cosas.
• Robo: Apoderarse de los bienes ajenos empleando fuerza en las cosas o bien violencia o
intimidación en las personas.
• Daño: Detrimento o destrucción de los bienes o en perjuicio de ellos, causados voluntaria o
involuntariamente.
• Deducible: Es la suma de dinero después de la cual empieza la protección del seguro y que se
descontará de la indemnización que corresponda. En otras palabras, cuando ocurre un
siniestro, el asegurado asume las pérdidas hasta el límite del deducible y la aseguradora cubre
el resto, hasta el límite de la póliza.
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b) Procedimiento
¾ Una vez ocurrido un siniestro o inmediatamente después de haber detectado el hurto, robo o
daño, el Funcionario Responsable del Bien debe redactar una Relación de los Hechos,
poniendo énfasis en la explicación de detalles, mención de evidencias y descripción de los
bienes siniestrados. Posteriormente, mediante un memorando o por correo electrónico, la
envía a los siguientes mandos jerárquicos:
i. Jefe Directo de la Unidad Administrativa o Académica, para que éste le
comunique lo sucedido al Señor Rector, con el objeto de solicitar la emisión del
Decreto que ordene instruir la Investigación Sumaria Administrativa (ISA)
correspondiente. Esta solicitud de ISA debe ser enviada con copia al Secretario
General, al Director de Administración y Desarrollo, al Jefe de Contabilidad y al
Encargado de Activo Fijo.
ii. Coordinador de Siniestros, dirigiéndose a la casilla de correo
siniestros.iquique@unap.cl. En Iquique esta función es ejercida por el Supervisor
de Seguridad, y por el Jefe de Administración y Finanzas, en las Sedes de la Zona
Norte. La casilla electrónica personal de cada uno la pueden buscar en la Intranet:
http://www.unap.cl/kb/fonos.pl.
iii. Encargado de Activo Fijo. Si utiliza la casilla siniestros.iquique@unap.cl, le
llegará una copia de la Notificación automáticamente, en su defecto, tendrá que
buscar la casilla personal en la Intranet: http://www.unap.cl/kb/fonos.pl
¾ Ante la ocurrencia de un Hurto o Robo, el Coordinador de Siniestros tendrá que
cerciorarse de que el Responsable del Bien haga la denuncia en Carabineros, o cuando
éste no pueda concurrir por razones de fuerza mayor, será él quien deba realizarla. No
obstante, cualquiera sea el caso, este último tendrá que pedir la copia respectiva del
parte para entregársela a la Sección de Activo Fijo.
¾ Ante la ocurrencia de un Daño, se dejará una constancia en Carabineros y el
Coordinador de Siniestros solicitará el número de la constancia.
¾ Los antecedentes que generalmente se entregan en las declaraciones son los siguientes:
9 Lugar del siniestro
9 Día y hora del suceso
9 Tipo de siniestro y causas conocidas
9 Descripción de los bienes afectados
9 Monto aproximado de los daños
¾ Posteriormente, cuando sea notificado, el Coordinador de Siniestros debe concurrir a
ratificar la denuncia ante la respectiva Fiscalía o Ministerio Público.
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¾ Por otra parte, el Coordinador de Siniestros debe prever la conservación de los restos o
vestigios que puedan demostrar la ocurrencia y magnitud del siniestro al inspector de la
Compañía Liquidadora de Seguros.
¾ De no ser posible lo anterior, sobre todo cuando las reparaciones sean de carácter
urgente a objeto de evitar daños mayores, el Coordinador de Siniestros debe preparar
una sesión fotográfica de los daños para que sirva de fundamento evidente al Relato de
los Hechos.
¾ En los siniestros cuya causa sea el Hurto o Robo, el Responsable del Bien deberá
entregar al menos una Cotización de un producto equivalente al que ha sido siniestrado.
No obstante, al tratarse de un producto discontinuado u obsoleto, podrá cotizar un
producto de tecnología o características superiores.
¾ El Coordinador de Siniestros, en conjunto con el Responsable del Bien, deberá elaborar
una relación de los daños para poder determinar que el costo total de las pérdidas no sea
inferior al deducible pactado en la póliza, ya que de ser así, no procedería la
indemnización.
¾ Seguidamente, mediante correo electrónico dirigido al Corredor de Seguros y al
Encargado de Activo Fijo, tendrá que hacer denuncio del suceso, adjuntando el Parte de
Carabineros (escaneado o en su defecto enviarlo por Fax) y el Relato de los Hechos.
¾ Cuando se trate de un Daño, el Encargado de Activo Fijo deberá solicitar por escrito al
Responsable del Bien la siguiente documentación:
i. Informe Técnico Especializado: Deben evaluarse los daños en cualquier
Servicio Técnico Especializado en la Marca o en el Tipo de Producto en cuestión.
Dicho informe debe indicar con exactitud el Diagnóstico y la Solución del
Problema.
ii. Presupuesto: Cabe mencionar que si la solución implica la reparación del Bien,
entonces, el Informe Técnico Especializado deberá incluir un Presupuesto donde
se indique por separado:
9 El costo el costo de los repuestos
9 El costo de la mano de obra asociada a la reparación
9 El periodo de garantía
iii. Cotización: También deberá solicitar una Cotización de un producto nuevo y de
similares características al siniestrado.
¾ El Encargado de Activo Fijo tendrá que localizar las copias de Facturas que
corresponden a los bienes siniestrados:
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i. En las Unidades Centralizadas, podrá apoyarse en las Unidades de

Adquisiciones y Tesorería a fin de recopilar la documentación que permite
identificar el bien siniestrado.
ii. En las Unidades Descentralizadas, podrá solicitarlas al Oficial Administrativo
correspondiente (Departamentos Académicos).
iii. En las Sedes, el Coordinador de Siniestros las debe procurar con quien
corresponda, particularmente, de aquellos bienes que los Departamentos
Académicos hayan entregado a las Carreras o Proyectos que le competen.
¾ Durante la visita del Liquidador de Seguros, el Coordinador de Siniestros debe facilitar la
investigación del siniestro y recibir el Acta de Inspección y Solicitud de Antecedentes.
¾ En todas las Unidades Descentralizadas, el Jefe de Administración y Finanzas deberá
confeccionar, de acuerdo con el procedimiento vigente, la Solicitud de Baja de los bienes
siniestrados. En las Unidades Centralizadas de la Casa Central, esta función la cumple el
Encargado de Activo Fijo, conforme a la información proporcionada por el Coordinador de
Siniestros de Iquique y por el Responsable del Bien siniestrado.
¾ Las actividades antes mencionadas se desarrollarán en forma paralela a la solicitud del
decreto que debe autorizar el sumario respectivo, siempre y cuando correspondiese.
13) BAJA DE BIENES

Comprende la parte final del ciclo de vida de un activo fijo. En esta instancia, los bienes dados de
baja dejaran de ser afectados por la depreciación y por la corrección monetaria, y serán retirados de
los libros contables.
a) Normativa Específica
¾ Se entenderá por Baja de Bienes de activo Fijo la operación que registra la eliminación de
un bien inventariable del Patrimonio de la Universidad.
¾ Toda vez que un Bien haya dejado de prestar utilidad, la Unidad Responsable podrá solicitar
su baja argumentando alguno de los siguientes motivos:
• Baja con Enajenación
• Baja sin Enajenación
I. Baja con enajenación
Corresponde a la Venta de Bienes de Activo Fijo. Generalmente, se trata de bienes en
calidad de baja, pero que en virtud de su buen estado de conservación y obedeciendo al
cumplimiento de las leyes vigentes, la Universidad decide enajenarlos mediante licitación
pública, licitación privada, subasta pública o venta directa.
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Sin embargo, pese que la Unidad solicitante no podrá valorizar el bien, si podrá sugerir un
valor de venta, pero será el Comité de Baja quien decidirá el precio de venta en última
instancia.
II. Baja sin enajenación

Se produce cuando los bienes son transferidos a título gratuito, devueltos o destruidos
totalmente. Los casos más comunes son los que siguen:
• Siniestros de Diversa Naturaleza. Además del hurto, robo o daño, cuyos detalles ya
fueron comentados en el Procedimiento de Siniestros; también se incluyen, por
ejemplo, incendios, terremotos, tsunami, entre otros.
• Mal Estado. Condición de un bien cuando no puede ser puesto en marcha con la
estructura y/o el sistema de encendido que viene de fábrica, y que tampoco es posible
repararlos para recuperar su funcionamiento.
• Falla Técnica o Deterioro. Se da por la variación entre una característica de los
componentes y las especificaciones técnicas del fabricante, la cual afecta
negativamente a la calidad del artículo, lo cual se traduce en una serie de errores
lógicos o mecánicos que afectan su correcto desempeño.
• Innecesario o Desuso. Por lo general, son bienes que no hacen falta para cumplir los
objetivos actuales de la Unidad o que fueron adquiridos por administraciones anteriores
con alguna finalidad valida en su momento, pero que ya no prestan ningún servicio a la
nueva organización.
• Obsolescencia o Cambio de Tecnología. Entran en esta categoría todos los bienes
que tengan carácter de inadecuado a las circunstancias tecnológicas actuales, por lo
cual, se produce la obligación de cambiarlos a la brevedad posible.
• Donación por Término de Proyectos. Cesión gratuita de bienes en calidad de baja y
que la Universidad realiza exclusivamente a personas jurídicas o instituciones sin fines
de lucro. Una vez decretada la donación solicitada, por ningún motivo los bienes podrán
ser enajenados por alguna forma de venta.
¾ Existirá un Comité de Baja y Enajenación, integrado por el Secretario General, el Director
General de Administración y Desarrollo y el Encargado de Activo Fijo, quien actuará como
secretario.
¾ La tarea de este Comité será estudiar toda Solicitud de Baja sobre la base de los
antecedentes que se adjunten, teniendo facultad para aprobar, rechazar o modificar parte o la
totalidad de una solicitud.
¾ Posteriormente, sin no hay objeciones, autorizará las bajas, con o sin enajenación, y en este
ultimo caso, determinará el precio y demás condiciones de la venta.
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¾ Tratándose de muebles valiosos, será necesario que el Rector autorice la enajenación, precio
y condiciones de venta.
¾ Una vez aprobada la Baja de los Bienes, el Comité recomendará alguna de las siguientes
medidas, que pueden o no coincidir con los motivos de la solicitud original:
9 Enajenación a través de subasta pública, licitación privada, licitación pública o venta
directa, según sea decretado oportunamente.
9 Donación a Instituciones de Servicio Público o Social, Escuelas o Liceos, Hospitales,
Juntas de Vecinos, Bomberos, o a cualquier otra entidad similar que, sin fines de
lucro, persiga metas de interés social.
9 Reciclaje de partes y piezas, por lo cual los bienes permanecerán en la Universidad
para que contribuyan a la reparación de otros Bienes de uso.
9 Destrucción total de los bienes dados de baja.
¾ Las donaciones se perfeccionan mediante un Acta de Entrega y Aceptación, suscrita por el
Encargado de Activo Fijo y por el representante de la entidad favorecida con ella.
¾ La destrucción total se sugiere cuando su traspaso o enajenación sea razonablemente
inconveniente por existir alguna posibilidad de uso ilícito, cuando no existan interesados en la
enajenación o donación y cuando el Bien dado de baja estuviere expuesto a ser suplantado
dolosamente por especies nuevas de características y marcas similares.
¾ Resulta fundamental que la Unidad de Soporte y la Unidad de Equipamiento y Operaciones,
adhiera el sello “Calidad de Baja” a todos los bienes que consideren poco rentable
repararlos o que por uno u otro motivo, debidamente fundamentado, resultara antieconómico
mantenerlos en servicio dentro de la Universidad.
¾ Es indispensable completar la Solicitud de Baja y adjuntar a ella los antecedentes que
justifiquen la baja de activos institucionales (Denuncia de Robo o Hurto, Constancia de Daño,
Informe Técnico Especializado, Certificado de Soporte Técnico y de Operaciones, etc.).
¾ Además, el Jefe de Soporte Técnico deberá aprobar en el Certificado de Soporte Técnico y
de Operaciones, la “Calidad de Baja” de aquellos equipos computacionales o Audiovisuales
que fueran considerados obsoletos o que quieran darse de baja por cambio de tecnología.
¾ Cuando se hayan adquirido bienes de activo fijo con fondos de un proyecto, pero que al
termino de éste, las cláusulas del contrato obliguen a devolver los bienes a la contraparte
capitalista, el Jefe de Proyecto tendrá que completar la Solicitud de Baja indicando en ella
que se trata de una “Donación de Bienes de Activo Fijo”. De esta manera se podrá regularizar
en la contabilidad la rebaja relacionada con dichos bienes.
¾ Los ingresos percibidos por las enajenaciones se contabilizarán en la cuenta de fondos
generales de la Universidad.
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1170104000 UTILIDAD EN VENTAS DE ACTIVO FIJO 100.000

5170104000 UTILIDAD EN VENTAS DE ACTIVO FIJO 100.000
b) Procedimiento
¾ Lo primero que debe tener claro una Unidad Académica o Administrativa, interesada en dar
de baja algún Bien de activo fijo, es identificar el motivo que la justifica.
¾ Después, el Responsable del Bien tendrá que confeccionar una Solicitud de Baja por cada
uno de los motivos por los que puede dar de baja un bien de activo fijo.
¾ Dependiendo del motivo seleccionado, será necesario cumplir con diversos requisitos:
• Venta de Bienes de Activo Fijo: Cuando una Unidad solicitante quiera resarcirse de la
baja de los bienes, entonces deberá presentar una Solicitud de Baja marcando el motivo
“Propuesta para Enajenación de Bienes”, y en el cuadro de “Observaciones”, se deben
indicar los motivos para la enajenación y sugerir un precio al Comité de Baja.
• Siniestros de Diversa Naturaleza: En las Sedes, el Coordinador de Siniestros debe
solicitar al Responsable del bien la Solicitud de Baja correspondiente, marcada con la
opción “Hurto, Robo o Daño”, y adjuntar la respectiva copia del denuncio. Los documentos
deben ser enviados al Encargado de Activo Fijo por Oficina de Partes o a la casilla de
correo siniestros.iquique@unap.cl.
• Falla Técnica o Deterioro: El Responsable del Bien, después de recibir el Certificado de
Soporte Técnico y Operaciones, y constatar, si fuera el caso, que el equipo no tiene
reparación o no se justifica la misma, deberá completar la Solicitud de Baja marcando la
opción “Falla Técnica o Deterioro”. Los documentos deben ser enviados al Encargado de
Activo Fijo por Oficina de Partes o a la casilla de correo activo.fijo@unap.cl. Todo lo
indicado en este punto, también se aplica a los bienes en Mal Estado.
• Innecesario o Desuso: Cualquier Unidad Administrativa o Académica que quiera
deshacerse de bienes que no utilice, pero que se encuentren en condiciones de seguir
siendo utilizados, podrá pedir el retiro de dichos bienes, para lo cual el Jefe de Unidad
deberá preparar un memorando donde fundamente esta petición. También tendrá que
adjuntar la Solicitud de Baja correspondiente, marcando la opción “Innecesario o Desuso”.
Ambos documentos deben ser dirigidos, ya sea por Oficina de Partes o por correo
electrónico, al Jefe de Soporte Técnico, cuando se trate de equipos computacionales o
electrónicos o al Jefe de Equipamiento y Operaciones, cuando se trate de maquinarias,
herramientas o mobiliario. Posteriormente, la Jefatura Técnica que corresponda, deberá
completar el Certificado de Soporte Técnico y Operaciones y finalmente, enviar los tres
documentos al Encargado de Activo Fijo, ya sea por Oficina de Partes o a la casilla de
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correo activo.fijo@unap.cl, a fin de que esta Sección pueda tramitar el destino final de los
bienes.
• Obsolescencia o Cambio de Tecnología: La Unidad de Informática, La Unidad de
Equipamiento y Operaciones, La Unidad de Audiovisuales y El Departamento de Formación
Técnica, cada uno dentro de su campo de acción, son las únicas Unidades autorizadas
para determinar que un equipo debe ser renovado aduciendo que está obsoleto o que es
necesario reemplazarlo por motivos de “cambio de tecnología”. Para formalizar un cambio
de este tipo, el Jefe de Unidad que corresponda, deberá completar la Solicitud de Baja
marcando la opción “Obsolescencia o Cambio de Tecnología” y adjuntar el correspondiente
Certificado de Soporte Técnico y Operaciones, el cual debe fundamentar dicho
diagnóstico específico. Posteriormente, ambos documentos deben ser enviados al
encargado de Activo Fijo, ya sea por Oficina de Partes o a la casilla de correo
activo.fijo@unap.cl, a fin de concluir el proceso de Baja.
• Donación por Término de Proyecto: Cada vez que una Unidad Administrativa o
Académica termine un Proyecto, cuyo convenio obligue a la UNAP a devolver a su
contraparte los bienes comprados con los fondos aportados por dicho Proyecto, pese haber
sido contabilizados como Activo Fijo institucional, el Jefe de Proyecto tendrá que completar
la Solicitud de Baja marcando la opción “Donación por Término de Proyecto” e informar en
el párrafo “Observaciones” los detalles del Proyecto en cuestión.
También tendrá que confeccionar una Relación de los Bienes donde especifique el
“Estado de Conservación” de cada uno de ellos (Bueno, Malo o Regular) y deberá firmarlo y
timbrarlo para formalizar la entrega, y avalar así la tenencia responsable de los mismos.
Cabe señalar, que sólo en este caso, dicha Relación eximirá al Jefe de Proyecto de pedir el
“Certificado de Soporte Técnico y Operaciones”. Posteriormente, ambos documentos deben
ser enviados al Encargado de Activo Fijo por Oficina de Partes o a la casilla de correo
activo.fijo@unap.cl, a fin de concluir el proceso de Baja.
¾ Cuando la Sección de Activo Fijo recibe una Solicitud de Baja, independientemente del
motivo que la origine, incluso si viene respaldada con el correspondiente CERTIFICADO DE
SOPORTE TECNICO Y OPERACIONES, tendrá que evaluarlas y dictaminar si los bienes
pueden ser reutilizables por otra Unidad, o bien, si procede su baja definitiva.
¾ Si se dictamina que son reutilizables se procede al almacenaje en un lugar común, si se
encuentran dentro de la misma área geográfica. Luego serán publicados en la Página Web
Institucional, durante un periodo de 60 días, para que vía Internet los distintos estamentos de
la Universidad puedan consultar y reservar los bienes que le interesen, debiendo inscribir su
pedido oportunamente. Según la hora y fecha de inscripción se elaborará un orden de interés
para determinar las preferencias en la asignación de los bienes.
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¾ Aquellos bienes publicados que no fueran solicitados dentro de los 60 días, la Sección de
Activo Fijo procederá a la baja definitiva y a su posterior donación, preferentemente a
personas jurídicas y específicamente a instituciones sin fines de lucro.
¾ La Sección de Activo Fijo deberá proceder a emitir El Informe de Petición de Baja, el cual
se distribuirá con tres copias:
9 Primera Copia: Para trámites con Secretaría General
9 Segunda Copia: Archivo de Sección de Activo Fijo
9 Tercera Copia: Archivo del Interesado
¾ La Sección de Activo Fijo tomará el valor actualizado del bien, es decir, su valor de
adquisición más revalorizaciones y depreciaciones aplicadas en cada periodo y procederá a
informar la baja a la Unidad de Contabilidad, para los efectos de registrar la disminución del
activo de la Universidad.
¾ En los casos de Investigación Sumaria o Sumario Administrativo en que se determine
responsabilidad del funcionario a cargo de la custodia del bien, éste deberá restituirlo por otro
de iguales características, dentro del plazo de 30 días calendario, contados desde que se
notifique al funcionario. El Decreto que aplique sanción al funcionario deberá tener Toma de
Razón de Contraloría Regional. En circunstancias calificadas la Dirección General de
Finanzas podrá determinar un mayor plazo al funcionario para la restitución del Bien.
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ANEXOS DE FORMULARIOS
1. SOLICITUD DE REQUISICION
2. SOLICITUD DE INCORPORACION AL SISTEMA DE ACTIVO FIJO
3. ACTA DE ENTREGA Y RECEPCION DE ACTIVO FIJO
4. SOLICITUD DE TRASPASO DE BIENES
5. CONTROL DE SALIDA DE ACTIVO FIJO
6. CONTROL DE SALIDAS ESPECIALES DE ACTIVO FIJO
7. SOLICITUD DE ADMISION TEMPORAL
8. CERTIFICADO DE SOPORTE TECNICO Y OPERACIONES
9. SOLICITUD DE BAJA
10. INFORME DE BIENES TERMINADOS PARA ACTIVACION
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1. SOLICITUD DE REQUISICION
NOTA:
A fines de Octubre 2008, se ha decretado un Manual de Procedimientos de Adquisiciones, donde
se establece el reemplazo de la “Solicitud de Requisición-Cotización” por la “Solicitud de
Materiales/Servicios”, como el formulario oficial para solicitar la compra de bienes y servicios.
Debido a lo anterior, y a modo de Fe de Erratas, cuando en este Manual de Procedimientos se
hable de “Solicitud de Requisición”, tendrá que cambiarse por “Solicitud de
Materiales/Servicios”.
En una próxima actualización de este Manual de Procedimientos, se harán las modificaciones
correspondientes.
SOLICITUD DE REQUISICION - COTIZACION
Finalidad: Para solicitar al Encargado de Adquisiciones de cada área, la compra de bienes y servicios, y entre ellos, los bienes de
Activo Fijo.
NUMERO :
FECHA
SOLICITADO POR
SEDE UNIDAD
JEFE DIRECTO
CODIGO DE GESTION CODIGO DE PROYECTO

JEFE DE PROYECTO
FUNDAMENTACION DE LA COMPRA
Uso Exclusivo Unidad de Adquisiciones

REQUISICION COTIZACION
Cant. Empaq. DESCRIPCION DEL RESPONSABLE CODIGO DE VALOR VALOR PROV PROV PROV
ARTICULO DEL ACTIVO FIJO (*) UBICACIÓN (*) UNIT. TOTAL 1 2 3
(*) DATOS OBLIGATORIOS SOLAMENTE CUANDO LA COMPRA INCLUYA BIENES DE ACTIVO FIJO
OBSERVACIONES
0 V° B°
JEFE UNIDAD SOLICITANTE ENCARGADO DE ADQUISICIONES
DISTRIBUCION: Encargado de Adquisiciones / Encargado de Cuentas por Pagar / Unidad Solicitante [Ver.2.5]
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1.1. Instructivo de Llenado para Solicitud de Requisición
FECHA : Corresponde al día, mes y año de emisión del documento.

NUMERO : Cada Unidad de origen llevará su propio correlativo interno.
SOLICITADO POR : Funcionario que completa y envía la requisición.
SEDE : Sede donde se emite la requisición.
UNIDAD : Unidad académica o administrativa que envía la requisición.
JEFE DIRECTO : Nombre del Jefe Inmediato del funcionario que confecciona la requisición.
CODIGO DE GESTION : Código de gestión al cual se imputará la compra.
CODIGO DE PROYECTO : Código de proyecto al cual se imputará la compra.
JEFE DE PROYECTO : Si el centro de costo corresponde a un proyecto institucional, entonces se debe indicar el Nombre del
funcionario que fue designado como encargado del mismo.
FUNDAMENTACION : Resumir claramente cuál es la finalidad y/o utilidad que se pretende lograr con la compra de los bienes
DE LA COMPRA o servicios.
CANTIDAD : Expresada en números.
EMPAQUE : Indicar la presentación de producto que se está pidiendo:
Unidades (UNI)
Cajas (CJ)
Bolsas (Bol)
Etc.
DESCRIPCION DEL : Descripción del producto solicitado: Tipo, Marca, Modelo, Color, Dimensiones, etc.
ARTICULO
RESPONSABLE DEL : Dato obligatorio cuando la compra implique bienes de activo fijo. Aquí se informa el nombre del
ACTIVO FIJO funcionario que será el custodio de dicho bien.
CODIGO DE UBICACIÓN : Dato obligatorio cuando la compra implique bienes de activo fijo. Aquí se informa la dependencia física
donde quedará ubicado dicho bien.
OBSERVACIONES : Campo para indicar cualquier información que complemente la requisición.
PIES DE FIRMA : Debe ser timbrada y firmada por:
Jefe Unidad Solicitante. Campo bloqueado. Está vinculado con el campo Jefe Directo.
Encargado de Adquisiciones. Campo Bloqueado. No lleva nombre del funcionario.
DISTRIBUCION : Indica los funcionarios o Unidades que deben recibir una copia del documento.
EL NUEVO FORMULARIO ES EL SIGUIENTE:
Se mantiene la obligatoriedad de informar el Responsable y Ubicación Física de los Bienes de Activo Fijo solicitados. Dichos datos
pueden ser registrados en el recuadro subtitulado “Fundamentar Compra e indicar si adjunta archivo:”.
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Universidad Arturo Prat Folio:

Fecha:
RUT. 70,777,500-9
Tel. 57-394337 Iquique
Tel. 45-913107 Victoria
Tel. 058-247009 Arica
Tel. 055-453201 Antofagasta
Tel 055-453301 Calama
Tel. 02-3832404 Santiago
SOLICITUD DE MATERIALES / SERVICIOS
Solicitante Criterios de evaluación del Solicitante:

Nombre Precio %
Cargo Plazo entrega %
Nombre Proyecto Calidad %

Código de Gestión Garantía %
Proyecto Servicio post venta %
Teléfono Otro: %
Correo Electrónico Total (debe ser igual al 100%) %
Fundamentar Compra e indicar si adjunta archivos.
Tipo de Descripción y característica del producto o

Cantidad Unidad servicio Presupuesto Disponible
Dirección a despachar lo solicitado:
Nombre, Firma y Timbre Responsable Codigo de Gestion
Nombre y Fecha Recepcion Solicitud
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2. SOLICITUD DE INCORPORACION AL SISTEMA DE ACTIVO FIJO
SOLICITUD DE INCORPORACION AL SISTEMA DE ACTIVO FIJO

Finalidad: Para solicitar al Encargado de Activo Fijo que proceda con el Alta de los bienes indicados, con el objeto de agregarlos
al inventario de Activo Fijo.
1) SECCION ENCARGADO DE ADQUISICIONES
NUMERO :
FECHA
1.1) DOCUMENTACION DE RESPALDO
NUMERO DE FACTURA FECHA DE COMPRA VALOR CON IVA
RUT PROVEEDOR RAZON SOCIAL
ORDEN COMPRA ICONS ORDEN DE COMPRA CHILECOMPRA GUIA DE RECEPCION
1.2) DETALLE DE LOS BIENES ADQUIRIDOS
ID Cant. DESCRIPCION DEL BIEN V. UNITARIO V. TOTAL ACTA DE ENTREGA Y

(Tipo - Marca - Modelo - Color) Con IVA Con IVA RECEPCION DE ACTIVO FIJO
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
SUBTOTAL DE ESTA SOLICITUD N° : 0 0

SALDO SOLICITUD ANTERIOR N° : 0
DIFERENCIA 0
2) SECCION ENCARGADO DE CUENTAS POR PAGAR

2.1) TIPO DE INCORPORACION
ADQUISICION ACTIVA BIENES. X INCORPORAR DONACION COMODATO OTRO:
2.2) DOCUMENTACION DE RESPALDO
COMPROBANTE FECHA COMPROBANTE FECHA FF - FxR - AP RENDICION

DE PROVISION EMISION DE TRASPASO EMISION N° :
3) OBSERVACIONES
Firma : Firma :
Nombre : Nombre :
Cargo : Encargado de Adquisiciones Cargo : Encargado de Cuentas por Pagar
Unidad : Unidad :
DISTRIBUCION: Encargado Adquisiciones / Encargado Cuentas por Pagar / Encargado Activo Fijo [ Ver. 5.5 ]
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2.1. Instructivo de Llenado para Solicitud de Incorporación al Sistema de Activo Fijo
IMPORTANTE:
Este formulario está dividido dos secciones, una para ser llenada por el Encargado de Adquisiciones y la otra por el Encargado
de Cuentas por Pagar. El primero emite la solicitud y posteriormente la despacha al Encargado de Cuentas por Pagar, quien,
primero, completará los datos pedidos en la sección que le corresponde y luego se encargará de enviarla al Encargado de Activo
Fijo, conjuntamente con una fotocopia de la factura devengada.
1) SECCION ENCARGADO DE ADQUISICIONES

NUMERO : La Unidad de Adquisiciones llevará su propio correlativo interno.
NUMERO DE FACTURA : El folio impreso en el original de la factura; o en ciertos casos debidamente autorizados, el de otro
documento con el cual se respalde la compra realizada.
FECHA DE COMPRA : Fecha de emisión de la factura (o documento de compra).
VALOR CON IVA : Valor Total a pagar, en pesos chilenos (incluyendo impuestos y descuentos).
RUT PROVEEDOR : El que viene impreso en la factura (o documento de compra).
RAZON SOCIAL : Nombre legal del proveedor. Siempre viene indicado en el membrete de la factura. No es el nombre
de fantasía con el cual, generalmente, se conoce a las empresas.
ORDEN DE COMPRA ICONS : Número de la orden de compra emitida por el ICONS.
ORDEN DE COMPRA : Número de la orden de compra emitida por el Portal ChileCompra.
CHILECOMPRA
GUIA DE RECEPCION : Número del documento emitido por la Unidad de Adquisiciones que respalda la recepción de la
mercadería entregada por el proveedor. En unidades descentralizadas puede ser reemplazado por
un memorando indicando el detalle y precio de los productos recibidos, y el centro de costo
cargado.
ID : Correlativo preimpreso que indica el número de ítem (Campo Bloqueado desde la segunda fila).
Cuando el documento del proveedor contenga más de diez (10) artículos, el usuario tendrá la
obligación de confeccionar todas las solicitudes que sean necesarias para poder registrar el total de
bienes que necesita informar. En este sentido, deberá cambiar en cada solicitud nueva, el “ID” de la
primera fila, de manera tal que se genere, en el resto de las filas, el correlativo que corresponda.
CANTIDAD : Total de unidades compradas que corresponden a un mismo producto.
DESCRIPCION DEL BIEN : Descripción breve y clara del producto comprado.
VALOR UNITARIO CON IVA : Monto total pagado por una unidad del producto (incluyendo impuestos y descuentos).
VALOR TOTAL : Monto pagado por el total de unidades compradas. Este campo está Bloqueado, pues contiene la
CON IVA fórmula que multiplica la cantidad por el valor unitario.
ACTA DE ENTREGA Y RECEPCION : Número correlativo, para llevar el control de los bienes entregados a los responsables de los bienes
DE ACTIVO FIJO de activo fijo.
SUBTOTAL DE ESTA SOLICITUD : La fila tiene dos campos:
N°: Este campo está bloqueado, ya que contiene una fórmula que replica el número ingresado
en el encabezado del formulario.
Sumatoria de los diez (10) Valores Totales ingresados en la grilla.
SALDO SOLICITUD ANTERIOR : La fila tiene dos campos:
N°: Este campo está bloqueado, ya que contiene una fórmula que le resta 1 (uno) al folio
correlativo de la solicitud activa. Dicha fórmula se ejecuta después de ingresar el Saldo
Anterior.
Campo en Blanco: Para ingresar manualmente el Saldo Anterior, debajo del monto que
corresponde al “Subtotal de esta Solicitud”.
DIFERENCIA : Campo Bloqueado. Contiene una fórmula que evalúa si se producen diferencias entre el monto
facturado y el subtotal de los valores detallados en la grilla, en cuyo caso aparecerá un mensaje
que sugiere una acción para solucionarlo.
NOTA: MENSAJE DE DIFERENCIAS

El formulario está programado para que, dependiendo de la diferencia que se obtenga entre el “Valor con Iva” y el “Subtotal de esta
Solicitud”, aparezca un mensaje informativo:
a) Diferencia positiva: Valida el resultado entre dichos valores y si es positivo, muestra el mensaje: “SALDO: CONTINUA EN
SOLICITUD N° XXX >>>”. El número se obtiene sumando 1 (uno) al folio ingresado por el usuario.
Este mensaje también aparecerá cuando se cumpla la condición anterior, aun cuando se haya ingresado un valor como Saldo
Anterior, en cuyo caso el número de Solicitud se obtiene restando 1 (uno) al folio de la solicitud.
b) Subtotal en cero: Cuando se ingresó un monto en el casillero “Valor con Iva” de la sección 1.1), pero a su vez no se
ingresaron valores en la grilla de “Detalle de Bienes”, aparece el mensaje: “REVISAR: FALTA INGRESAR VALORES DE
COMPRA”.
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c) Diferencia negativa: Valida el resultado entre dichos valores y si es negativo, muestra el mensaje “REVISAR: MONTO
SUPERA LO FACTURADO”. Este caso se da por tres situaciones:
i. Se ingresaron valores en la Grilla de subtotales y no se ingresó el “Valor con Iva”.
ii. El valor ingresado en “Valor con Iva” es inferior a la sumatoria de los subtotales de la Grilla.
iii. La sumatoria de los subtotales de la Grilla más el Saldo Anterior, es superior al valor ingresado en “Valor con Iva”.
2) SECCION ENCARGADO DE CUENTAS POR PAGAR

TIPO DE : Digitar una “X”, en el casillero correspondiente, para seleccionar una de las opciones
INCORPORACION predeterminadas, o bien, elegir “OTRO” y escribir la modalidad de incorporación que corresponda.
COMPROBANTE DE : Se debe registrar el comprobante de provisión con el cual se provisionó, al cierre del ejercicio
PROVISION anterior, la orden de compra correspondiente a la factura que se va a devengar.
FECHA DE EMISION : Corresponde al día, mes y año en que contabilizó la provisión.
COMPROBANTE DE : Dependiendo del devengo que se trate, se puede ingresar de modo excluyente uno de estos CT:
TRASPASO CT emitido por ICONS después de contabilizar una factura del año en curso
CT correspondiente a la “ACTIVACION” del bien, es decir, del traspaso de la cuenta “Bienes
por Incorporar” a la cuenta de bienes de uso.
Nota: Este último caso no exime de incluir igual, entre los documentos de respaldo, el CT del
devengo de la provisión.
FECHA DE EMISION : Corresponde al día, mes y año en que se contabilizó el devengo de la factura o la activación del bien
(cuando la orden de compra o decreto fueron provisionados).
FF-FXR-AP N° : Corresponde al número con el cuál se generó el fondo o el AP
RENDICION : Corresponde al número correlativo que ICONS le asigna a la rendición del fondo o AP
OBSERVACIONES : Campo para indicar cualquier información que complemente la incorporación de los bienes al activo
fijo institucional.
Encargado de Adquisiciones, completar Nombre y Unidad
Encargado de Cuentas por Pagar, completar Nombre y Unidad
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3. ACTA DE ENTREGA Y RECEPCION DE ACTIVO FIJO
ACTA DE ENTREGA Y RECEPCION DE ACTIVO FIJO

Finalidad: Para informar al Encargado de Activo Fijo quién será el funcionario Responsable de los bienes indicados y cuál será
su Ubicación Física dentro de la Universidad (Dependencia Específica).
NUMERO :
FECHA
1) ASIGNACION DE RESPONSABLE DE BIENES DE ACTIVO FIJO

NOMBRE RESPONSABLE
CEDULA DE IDENTIDAD CARGO
UNIDAD
JEFE DIRECTO
CODIGO DE UBICACIÓN DEPENDENCIA
2) DOCUMENTACION DE RESPALDO ASOCIADA
RUT PROVEEDOR NUMERO DE FACTURA SOLICITUD DE INCORPORACION
3) DETALLE DE LOS BIENES A CARGO
ID Cant. CODIGO DE DESCRIPCION DEL BIEN NUMERO DE GARANTIA OBSERVACIONES

INVENTARIO (Tipo - Marca - Modelo - Color) SERIE (Meses) DE QUIEN RECIBE
01 01
02 01
03 01
04 01
05 01
De acuerdo con lo establecido en el Manual de Procedimientos Administrativos de Activo fijo vigente, en este acto, el suscrito declara tomar
conocimiento de la siguiente normativa:
a) Utilizar con candado especial los Equipos Portátiles a su cargo (Notebook, Proyectores Multimedia, otros), ya que en caso de
pérdida, tendrá que restituir dicho bien.
b) Tendrá la responsabilidad del uso y custodia de todos los bienes anteriormente detallados y asignados en esta dependencia.
c) Velará que los referidos bienes estén destinados única y exclusivamente para fines institucionales.
d) Adoptará todas las medidas para que estos bienes no estén expuestos a situaciones de deterioro, robo o hurto.
e) Velará por que los bienes no sean sometidos a usos inadecuados.
f) En los casos que corresponda, solicitará su mantenimiento (vehículos o maquinarias especializadas).
g) Cuando sea necesario trasladar algunos de estos bienes dentro o fuera de las dependencias de la Universidad, previamente, solicitará
autorización a la Sección de Activo Fijo, mediante los formularios explicados en el Manual de Procedimientos Administrativos de Activo Fijo.
h) Toda vez que el uso inadecuado o negligente de los bienes produzca su pérdida o destrucción, inmediatamente, tendrá que restituir a la
Universidad el valor total de los bienes afectados.
4) OBSERVACIONES
RECIBE CONFORME V° B°
0 0
RESPONSABLE DEL BIEN JEFE DIRECTO
AURELIO CHUNG LEROY

ENCARGADO DE ACTIVO FIJO
DISTRIBUCION: Interesado / Encargado de Adquisiciones / Encargado de Activo Fijo [Ver.3.0]
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3.1. Instructivo de Llenado para Acta de Entrega y Recepción de Activo Fijo
IMPORTANTE:
El Encargado de Adquisiciones tendrá que tramitar la firma de este documento con el Responsable correspondiente. El Código de
Ubicación debe ser obtenido del Catastro de Ubicaciones, disponible en la WEB de la Sección de Activo Fijo.

NUMERO : La Unidad de Adquisiciones llevará su propio correlativo interno.
NOMBRE RESPONSABLE : Nombre del funcionario que fue designado para ejercer el resguardo del bien que ha sido solicitado.
CEDULA DE IDENTIDAD : Debe cerciorarse que el número corresponda al funcionario individualizado anteriormente.
CARGO : Se debe informar el cargo oficial del funcionario Responsable.
UNIDAD : Se debe indicar la Unidad, académica o administrativa, en la cual el Responsable presta servicios.
JEFE DIRECTO : Nombre del Jefe Inmediato del funcionario designado como Responsable de los bienes asignados.
CODIGO DE UBICACION : Se ingresa el código que corresponde a la dependencia adonde quedará físicamente ubicado el bien
de activo fijo
DEPENDENCIA : Corresponde al nombre de la dependencia designada como ubicación del bien de activo fijo.
RUT PROVEEDOR : El que viene impreso en la factura (o documento de compra).
RAZON SOCIAL : Nombre legal del proveedor. Siempre viene indicado en el membrete de la factura. No es el nombre de
fantasía con el cual, generalmente, se conoce a las empresas.
NUMERO DE FACTURA : El folio impreso en el original de la factura; o en ciertos casos debidamente autorizados, el de otro
documento con el cual se respalde la compra realizada.
ORDEN DE COMPRA ICONS : Número de la orden de compra emitida por el ICONS.
SOLICITUD DE INCORPORACION : Número de la Solicitud de Incorporación asociada a la factura que se indicó anteriormente
Cuando se requiera asignar a un solo responsable más de diez (10) bienes, el usuario tendrá la
obligación de confeccionar todas las solicitudes que sean necesarias para poder registrar el total de
bienes que necesita informar. En este sentido, deberá cambiar en cada solicitud nueva, el “ID” de la
CANTIDAD : Campo bloqueado, preestablecido en 1 (uno), porque los bienes se ingresan diferenciándose por su
número de serie.
CODIGO DE INVENTARIO : Este campo está bloqueado, ya que será ingresado por el Encargado de Activo Fijo después de
ingresarlo en el ICONS.
DESCRIPCION DEL BIEN : Descripción breve y clara del producto comprado.
NUMERO DE SERIE : Se debe ingresar con el producto a la vista y debe cerciorarse que esté correctamente digitado.
GARANTIA EN MESES : Corresponde al período de cobertura otorgado por el proveedor de la compra.
NOTA DEL CUSTODIO : Este casillero podrá ser utilizado por el Responsable de los bienes, durante la recepción del activo fijo,
para manuscribir cualquier reparo que considere importante mencionar.
OBSERVACIONES : Campo para indicar cualquier información que complemente la entrega o recepción de los bienes de
activo fijo.
Recibe Conforme: Campo bloqueado. Está vinculado con el campo Nombre Responsable.
V°B°: Campo bloqueado. Está vinculado con el campo Jefe Directo.
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4. SOLICITUD DE TRASPASO DE BIENES
SOLICITUD DE TRASPASO BIENES DE ACTIVO FIJO

Finalidad: Informar a la Sección de Activo Fijo, los Movimientos Definitivos que se producen dentro de un mismo Campus, ya
sea entre dependencias de una Unidad o entre Unidades distintas.
NUMERO :
FECHA
1) IDENTIFICACION RESPONSABLE Y UNIDAD QUE ENTREGA

NOMBRE RESPONSABLE
UNIDAD QUE ENTREGA
JEFE DIRECTO
MOTIVO DEL TRASPASO
REEMPLAZO POR BIENES NUEVOS INNECESARIO O DESUSO OTRO:
2) DETALLE DE BIENES
ID CODIGO DESCRIPCION DEL BIEN NUMERO DE UBICACIÓN UBICACIÓN
INVENTARIO (Tipo - Marca - Modelo - Color) SERIE ANTERIOR NUEVA
01
02
03
04
05
06
07
3) IDENTIFICACION RESPONSABLE Y UNIDAD QUE RECIBE

NOMBRE RESPONSABLE
UNIDAD QUE RECIBE
JEFE DIRECTO
4) OBSERVACIONES
0 V°B° ENTREGA
ENTREGA CONFORME 0
FUNCIONARIO QUE ENTREGA JEFE DIRECTO QUE ENTREGA
0 V° B° RECIBE
RECIBE CONFORME 0
FUNCIONARIO QUE RECIBE JEFE DIRECTO QUE RECIBE
DISTRIBUCION: Responsable que entrega / Responsable que Recibe / Encargado de Activo Fijo [v.2.5]
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4.1. Instructivo de Llenado para Solicitud de Traspaso De Bienes

NUMERO : La Unidad que entrega los bienes llevará su propio correlativo interno.
NOMBRE RESPONSABLE : Nombre del funcionario Responsable del bien de activo fijo que se entregará.
CEDULA DE IDENTIDAD : El número debe corresponder al funcionario individualizado anteriormente.
CARGO : Se debe informar el cargo oficial del funcionario Responsable que entrega el bien de activo fijo.
UNIDAD QUE ENTREGA : Se debe indicar la Unidad, académica o administrativa, en la cual el Responsable presta servicios.
JEFE DIRECTO : Nombre del Jefe Inmediato del funcionario Responsable del o los bienes que se entregarán.
MOTIVO DEL TRASPASO : Elegir la opción que mejor refleje las razones del traspaso, si no, elegir “OTRO” y fundamentar en
el casillero “OBSERVACIONES”.
Cuando se requieran traspasar de Responsable o de Ubicación Física más de diez (10) bienes, el
usuario tendrá la obligación de confeccionar todas las solicitudes que sean necesarias para poder
registrar el total de bienes que necesita informar. En este sentido, deberá cambiar en cada solicitud
nueva, el “ID” de la primera fila, de manera tal que se genere, en el resto de las filas, el correlativo
que corresponda.
CODIGO DE INVENTARIO : Se debe ingresar el código de barras de 15 dígitos. En Iquique y sus Sedes adscritas comienzan
con “01” y en Victoria y sus Centros Adscritos comienzan con “02”.
DESCRIPCION (DEL BIEN : Descripción breve y clara del producto traspasado.
TRASPASO)
UBICACIÓN ANTERIOR : Se ingresa el código que corresponde a la dependencia adonde estaba físicamente ubicado el bien
de activo fijo
UBICACIÓN NUEVA : Se ingresa el código que corresponde a la dependencia adonde quedará físicamente ubicado el
bien de activo fijo
NOMBRE RESPONSABLE : Nombre del funcionario designado como Responsable del bien de activo fijo que se recibirá.
CARGO : Se debe informar el cargo oficial del funcionario Responsable que recibe el bien de activo fijo.
UNIDAD QUE RECIBE : Se debe indicar la Unidad, académica o administrativa, en la cual el Responsable presta servicios.
JEFE DIRECTO : Nombre del Jefe Inmediato del funcionario Responsable del o los bienes que se recibirán.
OBSERVACIONES : Campo para indicar cualquier información que complemente el movimiento definitivo.
Entrega Conforme: Campo bloqueado. Está vinculado con el campo Nombre Responsable
que Entrega.
Recibe Conforme: Campo bloqueado. Está vinculado con el campo Nombre Responsable
que Recibe.
V°B° ENTREGA: Campo bloqueado. Está vinculado con el campo Jefe Directo de la Unidad
que Entrega.
V°B° RECIBE: Campo bloqueado. Está vinculado con el campo Jefe Directo de la Unidad que
Recibe.
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5. CONTROL DE SALIDA DE ACTIVO FIJO
Finalidad: Se utiliza para informar a la Sección de Activo Fijo toda vez que los Bienes Inventariables deban ser sacados del
Campus, siempre y cuando no constituyan Salidas Especiales.
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5.1. Instructivo de Llenado para Control de Salida de Activo Fijo
FOLIO : El formulario viene prefoliado.

SEÑOR : PORTERIA (Siempre)
DESCRIPCION : Descripción breve y clara de los bienes que se quieren sacar del Campus.
MODELO : Nombre del Modelo que los bienes traen de fábrica.
MOTIVO DE LA SALIDA : Indicar claramente la razón que fundamenta la necesidad de sacar del Campus los bienes de
activo fijo. Cabe destacar que con este formulario no se realizan las Salidas Especiales de Activo
Fijo.
TIEMPO ESTIMADO : Expresado en días.
RESPONSABLE : Nombre del funcionario Responsable del bien de activo fijo que se necesita sacar del Campus.
R.U.T. : El número de la Cédula de Identidad debe corresponder al funcionario individualizado
anteriormente.
FIRMA : Firma del Funcionario Responsable para acreditar la salida del Bien.
RETIRADO POR : Nombre del Funcionario de la Universidad que hace entrega de los bienes a personal externo o
que los transporta hasta el destino fuera del Campus. Puede o no ser el mismo Responsable del
bien de activo fijo.
R.U.T. : El número de la Cédula de Identidad debe corresponder al funcionario individualizado
anteriormente.
FIRMA : Firma del Funcionario que retira los bienes.
V° B° ENCARGADO DE ACTIVO : El Encargado de Activo Fijo debe visar la salida, tras verificar que los bienes indicados
FIJO - SALIDA corresponden a los que serán sacados del Campus.
FECHA : Corresponde al día, mes y año en que los bienes serán sacados del Campus.
V° B° ENCARGADO DE ACTIVO : El Encargado de Activo Fijo debe visar el reingreso de los bienes al Campus, tras verificar,
FIJO - INGRESO efectivamente, que corresponden a los que salieron en su oportunidad.
FECHA : Corresponde al día, mes y año en que los bienes fueron retornados al Campus.
NOTA : Será obligación del Responsable del Bien cumplir con esta cláusula, a la brevedad posible.
DISTRIBUCION : ORIGINAL: Interesado
1ra. COPIA: Control Portería
2da. COPIA: Control Inventario
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6. CONTROL DE SALIDAS ESPECIALES DE ACTIVO FIJO
CONTROL SALIDAS ESPECIALES DE ACTIVO FIJO

Finalidad: Para controlar las salidas de bienes de activo fijo que se produzcan fuera de la Región o de manera constante y
reiterada.
NUMERO :
FECHA
1) IDENTIFICACION RESPONSABLE Y UNIDAD ORIGEN
NOMBRE RESPONSABLE
SEDE CAMPUS
UNIDAD SOLICITANTE
JEFE DIRECTO
MOTIVO, OBJETIVO Y PLAZO DE LA SALIDA ESPECIAL
AUTORIZACION PERMANENTE PARA ACADEMICOS AUTORIZACION PERMANENTE PARA ADMINISTRATIVOS
COMETIDO DE FUNCIONARIO PROYECTOS AUDIOVISUALES REGIMEN DE ZONA FRANCA
OBJETIVO:
FECHA DE INICIO FECHA DE TERMINO
2) DETALLE DE BIENES AUTORIZADOS PARA SALIDAS ESPECIALES
, AUTORIZA al funcionario anteriormente individualizado, para que pueda trasladarse fuera de este Campus portando, solamente, cualquiera o
todos los Bienes de Activo Fijo que se indican en el siguiente listado:
ID CODIGO DESCRIPCION DEL BIEN NUMERO DE CODIGO DE
INVENTARIO (Tipo, Marca, Modelo - Color) SERIE UBICACIÓN
01
02
03
3) OBSERVACIONES
IMPORTANTE:
Toda vez que los Bienes estén fuera de la Universidad, regirán los mismos procedimientos de activo fijo que se aplican en las dependencias de la
Universidad y que en este acto el Funcionario Suscrito declara conocer y entender.
V° B° 0
0 0
JEFE DIRECTO DEL RESPONSABLE RESPONSABLE DEL BIEN DE ACTIVO FIJO
V° B°
AURELIO CHUNG LEROY
ENCARGADO DE ACTIVO FIJO
DISTRIBUCION: Interesado / Control Portería / Encargado de Activo Fijo [Ver.2.0]
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6.1. Instructivo de Llenado para Control de Salidas Especiales de Activo Fijo

NUMERO : La Unidad solicitante llevará su propio correlativo interno.
NOMBRE RESPONSABLE : Nombre del funcionario Responsable del bien de activo fijo.
CARGO : Se debe informar el cargo oficial del funcionario Responsable del bien de activo fijo.
SEDE : Indicar la Sede dónde está adscrito el Responsable.
CAMPUS : Indicar el Campus dónde está adscrito el Responsable.
UNIDAD SOLICITANTE : Se debe indicar la Unidad, académica o administrativa, en la cual el Responsable presta servicios.
JEFE DIRECTO : Nombre del Jefe Directo del funcionario Responsable.
MOTIVO DE LA SALIDA : Elegir la opción que respalde el requerimiento de la solicitud de Salida Especial.
ESPECIAL
OBJETIVO DE LA SALIDA : Enunciar cuál es la finalidad de llevarse los bienes de activo fijo fuera del Campus.
ESPECIAL
FECHA DE INICIO : Corresponde a la fecha en que se da inicio al periodo de salida.
FECHA DE TERMINO : Corresponde a la fecha en que el bien debe ser retornado al Campus. Se hace hincapié en que el
plazo no debe exceder el 31 de diciembre de cada año.
GLOSA DE AUTORIZACION : Campo bloqueado. Esta vinculado con el campo Jefe de la Unidad.
Cuando se requiera la Salida Especial para más de tres (03) bienes, el usuario tendrá la obligación
de confeccionar todas las solicitudes que sean necesarias para poder registrar el total de bienes
que necesita informar. En este sentido, deberá cambiar en cada solicitud nueva, el “ID” de la
DESCRIPCION DEL BIEN : Descripción breve y clara de los bienes que estarán transitoriamente fuera del Campus o en
constante circulación bidireccional.
CODIGO DE UBICACIÓN : Se ingresa el código que corresponde a la dependencia adonde está físicamente ubicado el bien
de activo fijo.
OBSERVACIONES : Campo para indicar cualquier información que complemente el movimiento definitivo.
GLOSA: “IMPORTANTE” : Deja constancia que el Responsable tiene conocimiento previo de los procedimientos
administrativos de activo fijo.
V°B° Jefe de la Unidad: Campo bloqueado. Está vinculado con el campo Jefe Directo.
Responsable del Bien: Campo bloqueado. Está vinculado con el campo Nombre
Responsable y Cargo.
V°B° Encargado de Activo Fijo: Campo bloqueado. Está preestablecido con el Nombre de
este Funcionario.
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7. SOLICITUD DE ADMISION TEMPORAL AL RESTO DEL PAIS
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7.1. Instructivo de Llenado para Solicitud de Admisión Temporal al Resto del País
IMPORTANTE:
Este formulario se completa de manera compartida entre el Funcionario de la Universidad y el Personal del Servicio de Aduana.
A continuación se darán sólo las instrucciones para los casilleros que debe llenar el Funcionario que realiza la solicitud.
MOTIVO DE LA SALIDA : Indicar breve y claramente las razones de la Admisión al Resto del País (Fuera de la Primera
Región y su Zona de Extensión).
NOMBRE : UNIVERSIDAD ARTURO PRAT (Siempre. Hasta que no cambie).
DIRECCION : AVDA. ARTURO PRAT 2120 – IQUIQUE (Siempre. Hasta que no cambie).
RUT : 70.777.500-9 (Siempre. Hasta que no cambie).
FONO : 3944444 (Siempre. Hasta que no cambie).
VALOR MERCANCIA US$ : Para las facturas en Régimen de Zona Franca, corresponde al valor CIF expresado en dólares.
Para las facturas extendidas en pesos chilenos, se debe hacer la conversión correspondiente.
DETALLE DE LAS ESPECIES : Descripción breve y clara de los bienes que estarán fuera de la región (Nombre del artículo, Marca,
Modelo, Número de Serie y Otras Características).
FIRMA SOLICITANTE : Se indica Nombre Completo, Cargo, Firma y Timbre del Representante Legal.
DISTRIBUCION : Indica los funcionarios o Unidades que deben recibir una copia del documento, para coordinar el
trayecto de los bienes en viaje.
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8. CERTIFICADO DE SOPORTE TECNICO Y OPERACIONES
CERTIFICADO DE SOPORTE TECNICO Y OPERACIONES

Finalidad: Para entregar a quien lo solicite, el Informe Técnico de equipos computacionales, equipos electrónicos, maquinarias,
herramientas o mobiliario, con el objeto de tramitar, si corresponde, la Baja de bienes de activo fijo.
NUMERO :
FECHA
1) IDENTIFICACION DE TECNICO INFORMATICO O ARTESANO

NOMBRE DEL TECNICO
CARGO TECNICO INFORMATICO ARTESANO OTRO:
JEFE DIRECTO
2) DETALLE DEL BIEN RECEPCIONADO
ID CODIGO DESCRIPCION DEL BIEN NUMERO DE CODIGO DE DIAGNOSTICO REPARABLE INFORME

INVENTARIO (Tipo - Marca - Modelo - Color) SERIE UBICACIÓN TECNICO SI NO TECNICO
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
LISTADO DE ALTERNATIVAS PARA INFORME TECNICO
1. REPARACION NO RENTABLE 2. PROPUESTA DE RECICLAJE 3. COMPRAR REPUESTOS PARA REPARACION
4. REEMPLAZAR POR OBSOLETO 5. PEDIR INFORME TÉCNICO ESPECIALIZADO 6. OTRO:
3) OBSERVACIONES
V° B° 0
0 TECNICO ASIGNADO
JEFE DIRECTO DEL TECNICO
DISTRIBUCION: Interesado / Técnico Asignado / Encargado de Activo Fijo [Ver.3.5]
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8.1. Instructivo de Llenado para Certificado de Soporte Técnico y Operaciones

NUMERO : La Sección de Soporte Técnico Informático o la Sección de Artesanos, llevará su propio correlativo
interno.
NOMBRE DEL TECNICO : Nombre del Técnico o Artesano encargado de la revisión del bien de activo fijo.
CARGO : Se debe informar el cargo oficial del técnico asignado a la revisión.
JEFE DIRECTO : Nombre del Jefe Directo del Técnico Asignado.
ID Correlativo preimpreso que indica el número de ítem (Campo Bloqueado desde la segunda fila).
Cuando se deban revisar más de diez (10) artículos, el técnico tendrá la obligación de confeccionar
todas las solicitudes que sean necesarias para poder registrar el total de bienes que necesita
informar. En este sentido, deberá cambiar en cada solicitud nueva, el “ID” de la primera fila, de
manera tal que se genere, en el resto de las filas, el correlativo que corresponda.
DESCRIPCION DEL BIEN : Descripción breve y clara del producto traspasado.
CODIGO DE UBICACIÓN : Se ingresa el código que corresponde a la dependencia adonde estaba físicamente ubicado el bien
de activo fijo
DIAGNOSTICO TECNICO : Identificación de los problemas, fallas o necesidades que condicionan el mal funcionamiento del
Bien revisado.
REPARABLE: SI / NO : Elegir sólo una alternativa. Por obvio, “SI”, cuándo repararlo sea conveniente para la Universidad;
en caso contrario, tendrá que optarse por “NO” y entregar su Informe Técnico en consecuencia.
INFORME TECNICO : Seleccionar una alternativa de las numeradas del 1 al 5. En caso que ninguna se ajuste, se podrá
elegir “OTRO” y digitarla directamente (Si fuera necesario, se puede explicar y complementar en el
casillero “OBSERVACIONES”).
ALTERNATIVAS PARA INFORME : REPARACION NO RENTABLE: Cuando no se pueda reparar y sus componentes no sean
TECNICO útiles para otras reparaciones; o bien, cuando repararlo resulte tanto o más costoso que un
producto nuevo de similares características.
PROPUESTA DE RECICLAJE: Cuando no sea “rentable” reparar los Bienes en evaluación,
los técnicos podrán pedir a la Unidad de Origen, que cedan algunos componentes para
utilizarlos en el reacondicionado de otros bienes defectuosos.
COMPRAR REPUESTOS PARA REPARACION: Cuando los bienes revisados tienen
solución, pero la Unidad a la cual están adscritos, deben proporcionar los repuestos
necesarios para que queden operativos.
REEMPLAZAR POR OBSOLETO: Cuando los bienes deben ser cambiados porque
tecnológicamente ya no son rentables para la Universidad o para las tareas que deben
cumplir.
PEDIR INFORME TECNICO ESPECIALIZADO: Cuando se trata de bienes valiosos,
sofisticados o en garantía, el informe técnico debe ser entregado por un Servicio Técnico
representante de la marca, ya que este es requisito para tramitar el seguro correspondiente.
OTRO: Cualquiera que no este listado y que pueda ser considerado como Alternativa de
Informe Técnico.
OBSERVACIONES : Campo para indicar cualquier información que complemente el informe técnico.
Técnico Asignado: Campo bloqueado. Está vinculado con el campo Nombre del Técnico.
V°B° Jefe de Unidad: Campo bloqueado. Está vinculado con el campo Jefe Directo.
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9. SOLICITUD DE BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO
SOLICITUD DE BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO

Finalidad: Para solicitar a la Sección de Activo Fijo, que los bienes inventariables que se indican, sean desincorporados del
inventario por los motivos que se argumentan.
NUMERO :
FECHA
1) IDENTIFICACION RESPONSABLE Y UNIDAD
NOMBRE RESPONSABLE
UNIDAD SOLICITANTE
JEFE DIRECTO
MOTIVO DE LA SOLICITUD DE BAJA

IMPORTANTE: Debe estar Respaldado por el Certificado de Soporte Técnico y Operaciones
SINIESTROS DE DIVERSA NATURALEZA FALLA TECNICA O DETERIORO INNECESARIO O DESUSO
OBSOLETO O CAMBIO DE TECNOLOGIA DONACION POR TERMINO DE PROYECTO PROPUESTA PARA ENAJENACION DE BIENES
2) DETALLE DE BIENES
ID CODIGO DESCRIPCION DEL BIEN NUMERO DE CODIGO DE NOMBRE DE LA
INVENTARIO (Tipo - Marca - Modelo - Color) SERIE UBICACIÓN DEPENDENCIA
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
3) OBSERVACIONES
V° B° 0
0 RESPONSABLE DEL BIEN
JEFE DIRECTO DEL RESPONSABLE
DISTRIBUCION: Interesado / Secretaría General / Encargado de Activo Fijo [Ver.5.0]
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9.1. Instructivo de Llenado para Solicitud de Baja de Bienes de Activo Fijo

NUMERO : La Unidad solicitante llevará su propio correlativo interno.
NOMBRE RESPONSABLE : Nombre del funcionario Responsable del bien de activo fijo que se quiere dar de baja.
CARGO : Se debe informar el cargo oficial del funcionario Responsable que entrega el bien de activo fijo.
UNIDAD SOLICITANTE : Se debe indicar la Unidad, académica o administrativa, en la cual el Responsable presta servicios.
JEFE DIRECTO : Nombre del Jefe de Unidad a la cual pertenece el funcionario Responsable.
MOTIVO DE LA SOLICITUD DE : Elegir la opción que mejor refleje las razones de la Baja, si no, elegir “OTRO” y fundamentar en el
BAJA casillero “OBSERVACIONES”.
Cuando se deban dar de baja más de diez (10) artículos, el usuario tendrá la obligación de
confeccionar todas las solicitudes que sean necesarias para poder registrar el total de bienes que
necesita informar. En este sentido, deberá cambiar en cada solicitud nueva, el “ID” de la primera
fila, de manera tal que se genere, en el resto de las filas, el correlativo que corresponda.
DESCRIPCION DEL BIEN : Descripción breve y clara del bien solicitado para baja.
CODIGO DE UBICACIÓN : Se ingresa el código que corresponde a la dependencia donde está físicamente ubicado el bien de
activo fijo.
NOMBRE DE LA DEPENDENCIA : Ingresar el nombre con el cual se conoce la dependencia dentro de la Unidad Solicitante. En caso
de que la dependencia no tenga un nombre especifico, como por ejemplo, “Laboratorio de
Sistemas Operativos”, se podrían crear nombres como “Oficina Académico XXXX”, “Oficina Jefe de
Unidad XXXX”, “Sala de Reuniones”, etc.
OBSERVACIONES : Campo para indicar cualquier información que complemente el trámite de baja de bienes.
V°B° Jefe de Unidad: Campo bloqueado. Está vinculado con el campo Jefe Directo.
Responsable del Bien: Campo bloqueado. Está vinculado con el campo Nombre
Responsable.
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10. INFORME DE BIENES TERMINADOS PARA ACTIVACION

INVENTARIO
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10.1. Instructivo de Llenado para Informe de Bienes Terminados para Activación
NUMERO : El documento viene prefoliado.

UNIDAD SOLICITANTE : Indicar la Unidad, administrativa o académica, que solicitó la elaboración del bien.
CENTRO DE COSTO : Indicar el Código de Gestión al cual se imputará el costo del bien fabricado.
DOCUMENTO : Factura o boleta del proveedor que respalda la compra de los materiales y otros gastos.
PROVEEDOR : Razón social del proveedor.
CANTIDAD : Total de Unidades compradas por cada ítem.
DETALLE : Descripción de los materiales comprados.
VALOR UNITARIO : Indicar el costo por unidad.
VALOR TOTAL : Corresponde al monto que se obtiene de multiplicar la CANTIDAD por el VALOR UNITARIO.
TOTAL GENERAL MATERIALES : Sumatoria de todos los montos obtenidos en la columna VALOR TOTAL.
FECHA INICIO : Corresponde al día, mes y año en que se comenzó a elaborar el bien solicitado.
FECHA TERMINO : Corresponde al día, mes y año en que se terminó de elaborar el bien solicitado.
CANTIDAD : Total de bienes iguales fabricados durante el período indicado.
DESCRIPCION : Descripción de los bienes por cada ítem fabricado.
UBICACION : Corresponde a las dependencias en que quedarán ubicados físicamente los bienes fabricados.
VALOR ASIGNADO : Registrar el costo de fabricación de cada uno de los bienes fabricados que corresponda al ítem
individualizado.
TOTAL : Sumatoria de los valores parciales de la columna VALOR ASIGNADO.
FIRMA : Se requiere el timbre y firma del Jefe de la Unidad de Equipamiento y Operaciones.
FECHA EMISION : Corresponde a la fecha en que se emite este documento.
OBSERVACIONES : Consideraciones que se deben tomar en cuenta antes de solicitar la fabricación algún Bien.
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APENDICE I. ALCANCES DEL TERMINO BIENES
Para comprender mejor el concepto de Bienes, es preciso que primero se conozca el significado del
término “Bien” y de qué manera se clasifica.
Tomando como base la Normativa de la Contraloría General de la República, la siguiente clasificación es
la más apropiada para el quehacer contable:
1. Concepto de Cosa
En el lenguaje jurídico la palabra cosa tiene un significado mucho más amplio que en el lenguaje
común, de tal manera que todo aquello que no puede considerarse como una persona, será
necesariamente, una cosa. Consiguientemente, el Concepto de Cosa abarca el Concepto de Bien.
2. Concepto de Bien
El concepto de “Bien” también puede ser muy amplio, ya que no sólo se limita a objetos tangibles,
sino que también, agrupa a todo aquello que es susceptible de satisfacer una necesidad.
Consecuentemente, habría que distinguir dos acepciones del término:
a) El sentido práctico restringe el uso del concepto a todo objeto corporal o tangible que satisface
alguna necesidad, sea esta individual o colectiva, a través de su uso o consumo. De esta forma
se puede hablar de bienes como algo distinto de los servicios, a pesar de que los últimos también
satisfacen necesidades y contribuyen al bienestar de un individuo.
b) El sentido teórico se refiere a cualquier cosa, tangible o intangible, que satisfaga alguna
necesidad o que contribuya al bienestar de los individuos.
Sin embargo, la capacidad que tiene el Bien para satisfacer una necesidad, dependerá directamente
de alguna propiedad de la cosa, siendo exigible que ésta sea conocida por el individuo y que pueda
hacer uso de ella cuando lo crea necesario.
3. Concepto de Bienes
Son todas las cosas cuya propiedad pueda ser adquirida por alguien, ya sea por el poder público o
por particulares. Cabe señalar que existen algunas cosas que legalmente o por su naturaleza, no
pueden ser objeto de apropiación de particulares y por lo tanto, se encuentran fuera del comercio.
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APENDICE II. CLASIFICACION GENERAL DE BIENES
1. Bienes Tangibles
Son las cosas que tienen existencia real y pueden ser percibidas por los sentidos, por ejemplo, un
computador, una camioneta, un piano, etc. Se clasifican en muebles e inmuebles.
1.1. Bienes Muebles: Son los que pueden trasladarse de un lugar a otro sin que pierdan su
individualidad, por ejemplo, equipos computacionales, maquinarias, mobiliario, vehículos,
herramientas, etc. Se clasifican en muebles por naturaleza y muebles por anticipación.
i) Muebles por Naturaleza: Son las cosas muebles propiamente tales. Se subclasifican en:
(1) Semovientes: Son los que pueden trasladarse de un lugar a otro moviéndose por si
mismo, por ejemplo, los animales.
(2) Inanimados: Son los que sólo se mueven por una fuerza externa, por ejemplo, un
escritorio, un notebook, una impresora, etc.
ii) Muebles por Anticipación: Son las cosas que aunque unidas a un inmueble, son
consideradas muebles por la Ley, aún antes de su separación, para los efectos de construir
derechos sobre ellas a favor de otra persona distinta del dueño, por ejemplo, la madera y el
fruto de los árboles, los metales de una mina, los cuales para su venta se consideran
separados y distintos del inmueble al cual están unidos.
1.2. Bienes Inmuebles o Raíces: Son los que no pueden transportarse de un lugar a otro, como las
tierras y las minas, y las cosas que se adhieren permanentemente a ellos, por ejemplo, edificios,
árboles, líneas telefónicas, represas, puentes, alcantarillado, entre otros. Se clasifican en
inmuebles por naturaleza, inmuebles por adherencia e inmuebles por destinación.
i) Inmuebles por Naturaleza: Son las cosas que no pueden trasladarse de un lugar a otro sin
que se altere su sustancia. Por su esencia estas cosas son inmóviles, por ejemplo, los
terrenos.
ii) Inmuebles por Adherencia: Son los bienes muebles que se consideran inmuebles por estar
permanentemente adheridos a un inmueble propiamente tal, por ejemplo, edificios e
instalaciones. De lo anterior se concluye que es necesario que el bien esté adherido al
inmueble y que la adherencia sea permanente.
iii) Inmuebles por Destinación: Son los bienes muebles que se consideran inmuebles por estar
permanentemente destinados al uso, cultivo o beneficio de un inmueble, por ejemplo, arados,
bueyes, caballos, útiles de labranza.
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2. Bienes Intangibles
Son las cosas que no tienen una existencia física y que sólo pueden percibirse mental o
intelectualmente, por ejemplo, derechos de propiedad intelectual, derecho de herencia, derechos de
llave y marcas, patentes y licencias, entre otros.
3. Clasificación de Bienes según su Propiedad

Se clasifican en nacionales y privados o particulares.
3.1. Bienes Nacionales

Son aquellos cuyo dominio pertenece a la Nación toda, es decir aquellos bienes que estando
situados dentro del territorio nacional, pertenecen a todos sus habitantes. Se clasifican en bienes
nacionales de uso público y bienes del Estado.
i) Bienes Nacionales de Uso Público: Son aquellos cuyo dominio pertenece a la Nación toda
y el uso a todos sus habitantes, por ejemplo, calles, playas. Pueden ser naturales o
artificiales.
(1) Bienes Nacionales de Uso Público Naturales: Son aquellos en cuya creación no ha
intervenido la mano del hombre, por ejemplo, mar adyacente, playas.
(2) Bienes Nacionales de Uso Público Artificiales: Son aquellos en cuya creación ha
intervenido la mano del hombre, por ejemplo, calles, puentes, plazas, etc.
ii) Bienes del Estado: Son aquellos pertenecientes al conjunto de personas administrativas,
conformado por el Fisco, las Municipalidades, las Instituciones Fiscales y Semifiscales y las
Empresas Públicas.
3.2. Bienes Privados o Particulares

Son aquellos bienes pertenecientes a individuos o personas jurídicas sujetos a un dominio de
carácter privado y sometidos a las normas de derecho privado.
4. Clasificación de Bienes según la Contabilidad

Se clasifican en financieros y diferidos.
4.1. Bienes Financieros

Son aquellos derechos, valores y colocaciones que un servicio tiene o posee, ya sea dentro de su
actividad principal o al margen de ella, por ejemplo, derecho a percibir una suma de dinero, un
bien o servicio; derechos en empresas y filiales; gastos pagados por anticipado.
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4.2. Bienes Diferidos

Son aquellos gastos efectuados con el ánimo de obtener beneficios y que se amortizarán en
períodos sucesivos, por ejemplo, gastos de organización y puesta en marcha; estudios de
investigación y desarrollo; marcas y patentes de invención; gastos pagados por anticipado.
5. Bienes Tangibles según Clasificación Contable

Se clasifican en bienes de uso, bienes de cambio y bienes de consumo. Extraordinariamente se
incluyen los proyectos de inversión.
5.1. Bienes de Uso

Son aquellos bienes muebles e inmuebles (Bienes Tangibles), de larga duración dentro de la
empresa o servicio, que son adquiridos con el ánimo de utilizarlos en la operación propia de ésta,
por ejemplo, maquinarias, equipos computacionales, vehículos, mobiliario, edificios, etc.
5.2. Bienes de Cambio

Son aquellos bienes muebles e inmuebles (Bienes Tangibles), que se adquieren con el ánimo de
venderlos o de someterlos a proceso de transformación antes de ser utilizados, por ejemplo,
stock de mercaderías, de materias primas y los consiguientes productos en proceso y/o
terminados, cuando son sometidos al proceso de transformación.
5.3. Bienes de Consumo

Son aquellos bienes muebles (Bienes Tangibles) que se adquieren con el ánimo de consumirlos
en las actividades normales de una empresa o servicio, por ejemplo, existencia de útiles de
oficina, de vestuarios, de alimentos, etc.
5.4. Proyectos de Inversión

Son considerados, igualmente, formando parte de los bienes, con la sola finalidad de registrar la
acumulación de costos de los proyectos en bienes nacionales de uso público, sobre la base de
una contabilización simultánea en cuentas de complemento de la valuación con cargo a Gastos
de Gestión.
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APENDICE III. INCORPORACIONES DE BIENES DE ACTIVO FIJO
Se entiende por incorporación de bienes de activo fijo a las diversas modalidades o formas en que puede
llegar un bien de activo fijo a la empresa. Entre ellas:
9 Compra o adquisición
9 Donación o Herencia
9 Elaboración de Bienes Muebles
9 Obras e Instalaciones en Curso
9 Leasing
1. Compra o adquisición
¾ En el “Punto 7.2)” del presente Manual de Procedimientos, se explica el proceso para la compra
local de activos fijos.
¾ Otra alternativa de compra la constituye el proceso de importaciones de activos fijos. En este
caso es preciso indicar que su diferencia principal con el proceso de compra local, radica en que
el proveedor se encuentra en el extranjero, lo cual obliga a pasos adicionales que debe realizar y
coordinar la Unidad de Adquisiciones:
9 Tramitar licencia de importación.
9 Tramitar la exención de impuestos.
9 Coordinar el despacho para que llegue a Chile según lo convenido.
9 Tramitar con el Servicio de Aduana, tanto la nacionalización de la mercadería como la
entrega de la carga.
9 Cancelar todos los costos asociados a la importación.
9 Una vez entregada la carga a la Universidad, el Encargado de Adquisiciones deberá
seguir con lo estipulado en el “Punto 7.2)”, específicamente, en lo referido al despacho y
entrega de los bienes a los Responsables indicados en la requisición correspondiente.
2. Donación o Herencia
¾ La Donación, se entiende como la acción mediante la cual se transfieren, gratuitamente, una
parte o la totalidad de bienes presentes.
¾ La Herencia, jurídicamente, se entiende como la práctica de traspasar propiedades, títulos y
obligaciones luego de la muerte de una persona.
¾ Antes de registrar un activo fijo recibido en donación, se debe tener en cuenta si existen las
condiciones que la empresa deba cumplir con relación a dicho activo, ya que si hay dudas de
poder cumplirlas, no sería prudente registrar el bien como propio.
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¾ En el caso de Bienes Inventariables, que la Universidad reciba por Donaciones o Herencias,

corresponderá al Director de Sede, de Instituto, de Departamento, de Escuela, Jefe de la Unidad
o Jefe de Proyecto, informar al Secretario General para que recabe la aceptación de la Junta
Directiva, dictándose así el Decreto correspondiente.
¾ La Dirección General de Finanzas instruirá al Jefe de Contabilidad para su ingreso al patrimonio
de la Universidad.
¾ La Unidad de Contabilidad procederá a contabilizar el ingreso del bien y enviará a la Sección de
Activo Fijo los antecedentes para que registre su ingreso en el Sistema ICONS.
¾ Una vez ingresado estos bienes al Sistema ICONS, la Dirección General de Finanzas, a través
de la Unidad de Contabilidad, deberá gestionar la contratación de los Seguros que correspondan.
¾ En el caso de existir pérdidas por robos u otros siniestros sobre bienes recibidos en donación a
los Programas de Docencia, Investigación o Extensión y que hayan sido usados sin informarse a
Secretaría General y/o a la Dirección General de Finanzas, para los efectos de la contratación de
los Seguros, serán los Directores de Sede, de Institutos, de Departamentos, Jefes de Unidad o
Jefes de Proyectos, los responsables directos de esta situación. Debido a lo anterior, ellos
tendrán la obligación de restituir los bienes siniestrados, o bien su valor correspondiente.
¾ Cuando la Donación o Herencia señalada corresponda a bienes inmuebles o a vehículos, se
deberá consignar el Valor de la Tasación Fiscal Vigente en los antecedentes que acreditan dicha
donación o herencia.
¾ Cuando se trate de bienes no especificados en los puntos anteriores y de los cuales se
desconozca su valor, éste será estimado por el Jefe de la Unidad de Contabilidad conjuntamente
con el Encargado de Activo Fijo. El valor determinado deberá tener en cuenta el estado de
conservación, utilidad de la especie y posible valor comercial. Se estimará además la vida útil del
bien.
¾ De acuerdo con lo establecido en el artículo 69 de la ley Nº 18.681, las donaciones sólo podrán
ser destinadas a financiar:
• Adquisición de inmuebles: edificios y terrenos para usar en beneficio de la docencia, de las
investigaciones o de la extensión propia de la institución.
• Adquisición de equipamiento: equipos y mobiliario que se usa en toda dependencia de la
institución donde se imparta docencia o se realice investigación.
• Readecuación de la infraestructura para apoyar el perfeccionamiento académico:
construcciones, remodelaciones y reparaciones de inmuebles de la institución que se ocupen
para impartir clases, desarrollar investigaciones y salas de estudio. Asimismo, implica financiar
becas de estudio para los académicos y estudiantes, y la realización de seminarios para el
mismo fin.
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• Proyectos de investigación: dentro de los proyectos de investigación también se estima el

financiamiento de traspaso de conocimientos y la difusión de lo obtenido. Por lo tanto, se
contemplan actividades de extensión cultural que impliquen un enriquecimiento de la cultura de
la comunidad por algo generado internamente en la institución.
¾ Por otra parte, esta ley también otorga un beneficio tributario a la empresa donante, aunque para
acreditarlo tendrá que exigir a la Institución Donataria un Certificado de Donación.
¾ En este sentido, la Universidad Arturo Prat sólo emitirá el Certificado de Donación una vez que se
haya materializado el aporte y éste se encuentre debidamente contabilizado en el Sistema
ICONS. Este documento se distribuye en Original y dos copias:
• Original - Donante: Se despacha al representante legal de la empresa donante, a la dirección
indicada en el certificado.
• 1ra. Copia - Ministerio de Educación: Se despacha al MINEDUC.
• 2da. Copia – Talón: Queda archivado en la Unidad de Contabilidad.
3. Elaboración de Bienes Muebles

La confección en los talleres de la Universidad de elementos tales como estantes, repisas, sillas,
escritorios y otros de naturaleza similar. También comprende el armado de equipos computacionales,
que se realiza en la Sección Soporte Técnico de Informática.
3.1. Elaboración de Mobiliario y Elementos Afines:

¾ La adquisición de materiales debe ser solicitada por requisición a la Unidad de Adquisiciones,
mediante el procedimiento normal de compras. En casos justificados y debidamente
autorizados, la compra de los materiales se podrá efectuar mediante Fondos por Rendir.
¾ Tanto en la Requisición como en el Fondo por Rendir, se debe indicar el Código de Gestión y
de Proyecto donde se imputará el monto de la inversión. Se deberá indicar además que
dichos materiales serán utilizados en la elaboración de mobiliario.
¾ La Orden de Compra deberá ser imputado a la cuenta “1240108000 - Muebles y Afines en
Elaboración”.
¾ La factura correspondiente a esa Orden de Compra, se devengará de la siguiente manera:
4430601000 MUEBLES Y AFINES EN ELABORACIÓN 635.900

¾ El pago de la factura se hará con cargo al ítem de presupuesto:

211XXXX000 BANCO XXXX 635.900
88 de 95
¾ Una vez terminado el bien, el Jefe de la Unidad de Equipamiento y Operaciones deberá

enviar al Encargado de Cuentas por Pagar el Informe de Bienes Terminados para
Activación.
¾ Este informe deberá contener el detalle de los materiales utilizados, el costo total, el detalle
de los bienes que se han confeccionado, el valor estimado de cada uno de ellos, el lugar
físico donde serán asignados y el funcionario responsable de su custodia.
¾ El Encargado de Cuentas por Pagar, procederá a la regularización contable correspondiente,
es decir, efectuará la “Activación” de la siguiente manera:

4443601000 MOBILIARIO 635.900
¾ Posteriormente, se envían los antecedentes a la Sección de Activo Fijo, para que sean
ingresados y codificados en el Sistema de Activo Fijo.
3.2. Armado de Equipos Computacionales

¾ En este caso será aplicable todo lo dispuesto en el procedimiento anterior. La
responsabilidad del informe final que debe ser enviado al Encargado de Cuentas por Pagar
corresponderá al Jefe de la Unidad de Informática y Comunicaciones.
4. Obras e Instalaciones en Curso

Se entenderá por “Obras e Instalaciones en Curso”, a las diferentes etapas que se producen en la
construcción de una edificación o instalación, desde su inicio hasta que el bien se encuentra en
condiciones técnicas y legales para ser traspasados a Edificaciones o instalaciones, lo cual se
materializará cuando la Obra se encuentre totalmente terminada. Las cuentas contables que se
deben utilizar para la “Activación” de la obra terminada son las siguientes:
9 4440101000 - Edificaciones en Terrenos Propios
9 4440102000 - Edificaciones en Terrenos en Comodato
9 4441101000 - Instalaciones
9 4444601000 - Remodelaciones e Infraestructuras
Las Obras e Instalaciones en Curso pueden ser tanto aquellas cuyos insumos, materiales y mano de
obra sean costeados directamente por la Universidad, como también las Obras e Instalaciones en
Curso cuya construcción esté completamente a cargo de empresas contratistas externas.
89 de 95
4.1. Obras o Instalaciones en Curso Costeadas por la Universidad

¾ La adquisición de materiales debe ser solicitada por requisición a la Unidad de Adquisiciones,
mediante el procedimiento normal de compras. En la Requisición se debe indicar el código de
gestión y de proyecto donde se imputará el costo de la inversión. Se deberá indicar además
que dichos materiales serán utilizados en la construcción de obras o instalaciones
institucionales.
¾ La Orden de Compra deberá ser imputada a la cuenta “1240306000 Obras e Instalaciones en
Curso”.
¾ La factura correspondiente a esa Orden de Compra, se devengará de la siguiente manera:
4430101000 OBRAS E INSTALACIONES EN CURSO 635.900

¾ El pago de la factura se hará con cargo al ítem de presupuesto:

¾ Una vez terminado el bien, el Jefe de la Unidad de Operaciones deberá enviar al Encargado
de Cuentas por Pagar el Informe de Recepción Definitiva de la Obra.

444XXXX000 CUENTA CONTABLE DE EDIFICICACION O INSTALACION QUE CORRESPONDA 635.900
4.2. Obras e Instalaciones en Curso Adjudicadas a Empresas Contratistas Externas

¾ La empresa contratista enviará a la Unidad de Equipamiento y Operaciones los Estados de
Pagos correspondientes. Estos estados de pagos deberán contar con la aprobación de la
Inspección Técnica de Obras y de la Dirección de Administración y Desarrollo Institucional.
¾ Será responsabilidad de esta última Dirección Superior, incluir con cada Estado de Pago, una
copia del Contrato firmado por las partes y del Decreto que lo autoriza.
¾ Es importante señalar que con cada Estado de Pago se debe indicar cuando sea necesario
aplicar algún descuento, conforme a lo convenido en el Contrato correspondiente.
¾ La Unidad de Presupuesto deberá revisar los estados de pago y enviarlos con Visto Bueno al
Encargado de Cuentas por Pagar.
90 de 95
¾ El Encargado de Cuentas por Pagar contabilizará los Estados de Pago de la siguiente

manera:

¾ En esta etapa el Encargado de Cuentas por Pagar deberá cerciorarse de si el Contrato

estipula algún descuento por Garantía, ya que de ser así, tendrá que aplicarlo en el
“Calendario de Pagos” a fin de que quede reflejado en el devengo del documento.
¾ La Unidad de Tesorería procederá a efectuar el pago correspondiente.

¾ Una vez terminada la Obra, la Unidad de Equipamiento y Operaciones, deberá enviar al

Encargado de Cuentas por Pagar el Informe de Recepción Definitiva de la Obra.
444XXXX000 CUENTA CONTABLE DE EDIFICICACION O INSTALACION QUE CORRESPONDA 635.900

5. Bienes en Préstamos o Comodato

¾ En el caso de los bienes que la Universidad entregue en Préstamo o Comodato a otras
instituciones, será obligación del Directivo responsable, Jefe de Unidad o Jefe de Proyecto
informar a la Sección de Activo Fijo. Dicho préstamo o comodato deberá estar autorizado por la
Dirección General de Finanzas. La Sección de Activo Fijo deberá registrar esta condición en el
Sistema de Activo Fijo, actualizando sus códigos de ubicación.
¾ En el caso de los bienes que la Universidad reciba en Préstamo o Comodato desde otras
instituciones, el Directivo responsable, jefe de Unidad o Jefe de Proyecto deberá informar a la
Sección de Activo Fijo, la cual deberá verificar la existencia física de los bienes y codificarlos con
un distintivo que indique la condición de bienes recibidos en comodato o préstamo.
¾ Los bienes señalados en el presente procedimiento deberán ser registrados además por la
Unidad de Contabilidad en las respectivas cuentas de orden.
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6. Leasing
¾ Un "Leese" es un contrato mediante el cual una persona (Lessor o arrendador) natural o jurídica,
traspasa a otra (Lessee o arrendataria) el derecho a usar un bien físico a cambio de alguna
compensación, generalmente un pago periódico y por un tiempo determinado, al término del cual
el arrendatario tiene la opción de comprar el bien, renovar el contrato o devolver el bien.
¾ Las operaciones “Leasing” están reguladas por el Boletín Técnico No. 22.
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APENDICE IV: PLAN DE CUENTAS DEL ACTIVO FIJO
Los bienes de activo fijo deben contabilizarse en las cuentas de Bienes de Uso correspondientes. Estas
cuentas tienen por finalidad proporcionar información sobre los bienes tangibles que pueden ser
agregados a la actividad del Estado.
Dada la gran diversidad de bienes no negociables que conforman el activo fijo de la Universidad, se ha
definido una serie de Tipos de Bienes, cuyos códigos y descripciones reflejan coherentemente el Plan de
Cuentas vigente:
1. Cuentas de Bienes de Uso Depreciables
1.1. Cuentas de Bienes Tangibles

En estas cuentas se incluyen los bienes tangibles que sufren disminuciones en su valor, tanto por
efectos del uso como por el paso del tiempo.
CUENTA CUENTA
TIPO ACTIVO DESCRIPCION
PRESUPUESTARIA INVERSION REAL
002 EDIFICACIONES 1240302000 4440101000
003 VEHICULOS TERRESTRES 1240202000 4443101000
004 INSTALACIONES 1240304000 4441101000
005 MAQUINAS EQUIPOS Y HERRAMIENTAS 1240101000 4441601000
006 EQUIPOS COMPUTACIONALES 1240102000 4441602000
007 MOBILIARIO 1240103000 4443601000
008 INSTRUMENTOS MUSICALES 1240101000 4441601000
009 NO ASIGNADO NO NO
011 BIENES DE MUSEO Y SIMILARES 1240105000 4421101000
012 OBRAS EN CURSO 1240306000 4430101000
013 EDIFICACIONES EN TERRENOS EN COMODATO 1240303000 4440102000
014 VEHICULOS MARÍTIMOS 1240201000 4442601000
1.2. Cuentas de Bienes Intangibles

En estas cuentas se incluyen los bienes intangibles que sufren amortizaciones por el paso del
tiempo.
CUENTA CUENTA
000 LICENCIAS DE SOFTWARE 1240107000 4430701000
000 BIENES ADQUIRIDOS POR CONTRATO LEASING 1240308000 4430600000
000 REMODELACIONES E INFRAESTRUCTURAS 1240305000 4444601000
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2. Cuentas de Bienes de Uso No Depreciables

En esta agrupación se incluyen las cuentas de aquellos bienes que no sufren disminuciones en su
valor, ni por efectos del uso ni por el paso del tiempo. Se diferencian, a su vez, las cuentas que
corresponden a Bienes de Inversión Real de las de Bienes con Control Administrativo.
2.1. Cuentas de Inversión Real
CUENTA CUENTA
001 TERRENOS 1240301000 4420101000
010 OBRAS DE ARTE 1240104000 4420601000
011 BIENES DE MUSEO Y SIMILARES 1240105000 4421101000
012 OBRAS EN CURSO 1240306000 4430101000
000 MUEBLES Y AFINES EN ELABORACION 1240108000 4430601000
2.2. Cuentas con Control Administrativo
CUENTA CUENTA CONTROL

PRESUPUESTARIA ADMINISTRATIVO
096 LICENCIAS DE SOFTWARE CONTROL ADMIN. 1240107000 3220707000
097 EQUIPOS COMPUTACIONALES CONTROL ADMINI. 1240102000 3220702000
098 MOBILIARIO CONTROL ADMIN. 1240103000 3220703000
099 MAQUINAS Y EQUIPOS CONTROL ADMIN. 1240101000 3220701000
3. Cuentas de Bienes en Tránsito

En estas cuentas se incluyen los bienes en proceso de construcción, recepción o instalación.
CUENTA CUENTA CUENTA CONTROL

PRESUPUESTARIA INVERSION REAL ADMINISTRATIVO
012 OBRAS E INSTALACIONES EN CURSO 1240306000 4430101000 NO
000 MUEBLES Y AFINES EN ELABORACION 1240108000 4430601000 NO
94 de 95
4. Cuentas de Depreciación Acumulada y Depreciación del Ejercicio

En estas cuentas se incluyen las depreciaciones efectuadas a los bienes de uso depreciables en
relación a su período de utilización económica. Estas cuentas complementan la valuación de las
cuentas de bienes de uso depreciables:
CUENTA DEP. CUENTA DEPRECIACION

ACUMULADA DEL EJERCICIO
001 TERRENOS NO NO
002 EDIFICACIONES 4470101000 3640101000
003 VEHICULOS TERRESTRES 4473101000 3642601000
004 INSTALACIONES 4470601000 3641101000
005 MAQUINAS EQUIPOS Y HERRAMIENTAS 4471101000 3641601000
006 EQUIPOS COMPUTACIONALES 4471601000 3641901000
007 MOBILIARIO 4473601000 3643101000
008 INSTRUMENTOS MUSICALES 4471101000 3641601000
009 NO ASIGNADO NO NO
010 OBRAS DE ARTE NO NO
011 BIENES DE MUSEO Y SIMILARES NO NO
012 OBRAS E INSTALACIONES EN CURSO NO NO
013 EDIFICACIONES EN TERRENOS EN COMODATO 4470102000 3640102000
014 VEHICULOS MARÍTIMOS 4472601000 3642101000
000 LICENCIAS DE SOFTWARE NO NO
000 BIENES ADQUIRIDOS POR CONTRATO LEASING NO NO
000 MUEBLES Y AFINES EN ELABORACION NO NO
000 REMODELACIONES E INFRAESTRUCTURAS NO NO
5. Cuentas de Corrección Monetaria

En estas cuentas se regula el valor de los bienes al término de cada ejercicio, que es necesario
realizar como consecuencia de la inflación.
DESCRIPCION CUENTA CONTABLE
CUENTA CORRECCION MONETARIA 5610301000

CUENTA CORRECCION MONETARIA DEPRECIACION 3710101000
95 de 95

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MANUAL DE

IQUIQUE – Octubre 2008

BASE DOCUMENTAL REDACTADO, MODIFICADO Y

AÑO 2006 AÑO 2008 Fecha: 17-10-2008 Fecha: 29-10-2008

1. ASPECTOS GENERALES .............................................................................................................................. 6

9. SOLICITUD DE BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO............................................................................. 78

2. CUENTAS DE BIENES DE USO NO DEPRECIABLES........................................................................... 94

En consecuencia, se ha elaborado el presente Manual de Procedimientos Administrativos de Activo Fijo,

En particular, se refiere al registro, tratamiento, cuidado y disposición de estos bienes, de manera de

3. AMBITO DE APLICACIÓN DEL MANUAL

4. DEFINICION DE BIENES DE ACTIVO FIJO

5. POLITICA GENERAL DE GESTION

d) Tampoco se permitirá al personal Administrativo o Académico, que adopten actitudes reticentes

6. FUNCIONES DE LA SECCION DE ACTIVO FIJO

7. CICLO DE VIDA DEL ACTIVO FIJO

ETAPA 1: ETAPA 2: ETAPA 3: ETAPA 4:

1) REQUISICION 5) VIDA UTIL 9) CONTROL DE BIENES 12) SINIESTROS

2) ADQUISICION 6) DESEMBOLSOS CAPITALIZABLES 10) CORRECCION MONETARIA 13) BAJA

3) CONTABILIZACION 7) MOVIMIENTOS DE BIENES 11) DEPRECIACION

4) INCORPORACION 8) ESPECIAL EQUIPOS PORTATILES

1) REQUISICION PARA LA COMPRA DE BIENES

¾ El código de ubicación física se obtiene del Catastro de Ubicaciones, publicado en

¾ Sólo el personal autorizado podrá realizar compras de activos fijos a nombre de la

¾ Después que el Encargado de Adquisiciones conceda la recepción conforme al pedido, a

Para efectos prácticos, el orden descendente de entrega de la documentación de respaldo

a) Clasificación de Bienes de Activo Fijo

I. Bienes de Uso con Inversión Real

IV. Excepciones a los Bienes de Uso como Gastos de Gestión

MÁQUINAS, MAQUINARIAS Y EQUIPOS EQUIPOS COMPUTACIONALES MOBILIARIO

PROCEDIMIENTO PARA CONTABILIZACIONES DE ACTIVO FIJO

CUENTA NOMBRE DE CUENTA DEBE HABER

CUENTA NOMBRE DE CUENTA DEBE HABER

¾ Seguidamente, se mencionan algunas de las inconsistencias que pudiera encontrar:

• En el caso de Bienes de Inversión Real, deberán ser imputados a la Cuenta Contable

9 Adquisición directa 9 Leasing 9 Permuta

¾ Cuando ya esté asignado el código de inventario, se continúa con la impresión de las

9 Intensidad de utilización del bien (1,2 o más turnos)

6) EROGACIONES CAPITALIZABLES Y NO CAPITALIZABLES

a) Erogaciones Capitalizables (Inversión)

9 Renovación o reemplazos totales de una unidad.

b) Erogaciones No Capitalizables (Gastos)

A continuación se presentan algunas de las principales situaciones sobre estos desembolsos:

b) Traslado Temporal de Bienes

¾ El Encargado de Activo Fijo procederá a verificar físicamente que el traslado temporal se

c) Control de Salida de Activos Fijos

¾ La distribución del documento será la siguiente:

d) Control Salidas Especiales de Activo Fijo

• Autorización Permanente Para Administrativos: A diferencia del anterior, este motivo se

9 Adjuntar Fotocopia de Factura o SRF, para acreditar la propiedad del Bien; o en

¾ No se podrá autorizar, bajo ninguna circunstancia, el formulario Control Salidas Especiales

e) Desvinculación Laboral de Funcionarios

8) ESPECIAL EQUIPOS PORTATILES

1. ADQUISICION Y RESGUARDO DE EQUIPOS PORTATILES

En este contexto, la Universidad no se ha quedado ajena a esta creciente tendencia y

A continuación se detallan las etapas de este Procedimiento Específico:

1.5. ORDEN DE COMPRA

9 Criterios de Activación de Bienes:

CANT. DESCRIPCION VALOR UNITARIO VALOR TOTAL CUENTA PRESUPUESTARIA

1.6. RECEPCION DEL DESPACHO Y ACTA DE ENTREGA Y RECEPCION DE ACTIVO FIJO

1.7. DEVENGADO DE LA FACTURA

9 Criterios de Activación de Bienes:

VALOR VALOR CUENTA

Posteriormente, se debe anexar el Comprobante de Traspaso a todo el legajo anterior y en este