Proceso de compra

En el proceso normal de compras, obtención y consecución de la materia prima o insumos,

importantes y significativas para el desarrollo y función oportuno y acertado de una
organización o empresa es necesario tener muy presente la relación existente con la gestión
de calidad por cuanto es de suma importancia; por lo que un acceso para muchos de los
procesos es sin lugar a dudas el departamento de compras desde la ISO 9001, métodos de
representación misional como procesos de carácter de apoyo que despliega una
organización. Ya que la gestión impacta directamente en los resultados y logros que la
empresa busca, si se tiene en cuenta que la importancia va concertada principalmente a
los resultados económicos de la empresa, la calidad del producto final, la satisfacción del
cliente y la confianza del cliente interno respectivamente.

PROCESO DE COMPRAS

El proceso de compra son las fases por las que pasa una persona desde que se da cuenta
que tiene una necesidad hasta que adquiere un producto o servicio para resolverla.

Identificar los productos críticos a comprar: Los productos críticos son aquellos que hacen
parte del negocio pero con ellos van relacionado aspectos negativos hacia el mismo, al
identificar que productos son críticos se debe seguir una reagrupación de aspectos que son
característicos de dichos productos o servicio que comercializa la empresa, y con ello
entablar diferencias entre un producto crítico y no crítico, también a qué proceso pertenece
y el producto final, es importante resaltar si el producto impacta, si se compra en paquetes,
como también resultaría provechoso mostrar cómo sería el carácter crítico que estos
poseen, si bien se puede llamar índice de criticidad.

Definir especificaciones del producto a comprar: En toda organización se deben establecer

y de forma definida la metodología y responsabilidades para comunicar las necesidades de
compra a los proveedores para realizar las compras y que la metodología sea transmitida al
proveedor, las especificaciones para el proceso de compra están encadenados con
requisitos de manera definida: Por ejemplo, cantidad, material, forma, medidas, fechas, etc.
Dichos requisitos son muy variables en función del sector y necesidades de la organización.

Planear las compras: Para los programas de compras se emplea pronóstico de demanda
definido y con ello se induce a notar el tipo de ganancia el cual establece la comercialización
de un producto más que otro, dado que los tipos de productos ofrecen un tipo de demanda
dependiendo los gustos de los compradores, adicional a los anterior, es importante las
cantidades a comprar y el momento justo que se debe realizar dicha acción de compra.

Evaluar y seleccionar proveedores: Toda organización o empresas en funcionamiento debe

disponer siempre de una lista destacada de los proveedores capaces de satisfacer las
necesidades de compra que brinda la empresa o en algunos casos organizaciones amplias.
Para la selección de un proveedor, la organización debe aplicar una evaluación que permita
resaltar las funciones de capacidad de hacer el suministro directo de los productos para
comercializar ya obtenidos por la empresa, ya que la empresas igualmente pueden ofrecer
productos es de anotar que esto también aplica a empresas que brinden servicios.

Realizar el trámite de compra: Una vez ha sido seleccionado el proveedor, el Jefe de

Compra elabora lo que se le llama la "Orden de compra" y obtiene la autorización del
ordenador del gasto, asegurándose de contar con la aprobación de la Junta Directiva

Verificar el producto comprado: Los productos que han sido entregados por los
proveedores previamente seleccionados deben ser supervisados e inspeccionados antes
de ser incluidos en los procesos de la organización, siempre se debe realizar esta acción al
recibido solicitado, realizándose una breve inspección, prueba, ensayo, entre otros
aspectos necesarios del producto.

Re-evaluar proveedores: la mayoría de las organizaciones tienen alrededor de cientos de

proveedores y sin embargo, los clasifican por proveedor de carácter crítico o no crítico en
función de su impacto en el sistema de gestión de calidad. Por lo que establecen criterios
como evaluaciones para considerar un proveedor crítico y a estos proveedores les hacen
la evaluación de desempeño, lo cual puede ser permitido por la norma, pues esta específica
que el tipo y grado de control sobre el proveedor depende del impacto sobre el producto
final.

Tomar acciones en el proceso de compra (correctivas, preventivas y mejora): La medición

del proceso de compras nos permitirá tomar acciones para las respectivas correcciones y
con ello la consecuente mejora para la contribución al equilibrio esencial de toda empresa,
resaltando que tener riesgos asociados a la compra hacen más fácil el esclarecimiento de
acciones correctivas y preventivas que podemos adelantar.
Importancia del proceso de compras en la organización

Resultados económicos en la empresa: Tener buenas relaciones con los proveedores, lo

que supone obtener competitividad en los costos de los productos que se obtienen,
capacidad de negociación y selección de los artículos y proveedores idóneos para mi
empresa, impacta en el desarrollo económico que ésta presente en los ciclos de tiempo.

Calidad del producto final: La calidad de mis materias primas o insumos impactará
directamente en el resultado de mis procesos y con ello, en la percepción del cliente.

Satisfacción del cliente: Como lo mencioné anteriormente, las entradas de un proceso

dimensionan la calidad que el producto tendrá al final.

Confianza del cliente interno: Definimos cliente interno como la salida de cada proceso. El
departamento de compras provee los suministros a otros procesos necesarios para realizar
su labor. Si estos no son aptos, creara conflictos en el desarrollo de los objetivos de los otros
procesos.
 CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN DEL PROCESO DE COMPRA
INTERNOS EXTERNOS
Donde se recopila las características Son los requisitos legales, y normas
específicas del producto o servicio a vender, internacionales, donde se ajustan las
siendo cuantitativos o cualitativos características estándares que debe
pertenecientes al producto a vender, tener cada producto.
comprar, cantidad, y criticidad entre otros
Donde se carga cada metodología del proceso Catálogos de los equipos, necesarios
de compra y subcontrataciones. para obtener el producto o servicio a
realizar.
Documentos alimentados de los datos y Hojas de seguridad, y de utilidad de la
resultados de la selección y evaluación de materia prima o insumos, con las cuales
proveedores que hacen parte de la empresa y se obtendrá el producto y servicio.
los que están en el proceso evaluativo.
En este se describe tanto el producto como el La orden de compra, facturas y Registros
plazo solicitado, así como otros de lo comprado
condicionantes entre los que se encuentran el
presupuestos, plazos de entrega, y
características del producto entre otros.
Todos aquellos que contengan la realización
de los pedidos, como el proceso de la
aprobación del pedido.
Los datos del pedido, los requisitos que
describen claramente el producto, para la
aprobación del producto, del sistema de
calidad, para la cualificación del personal,
procedimientos, procesos y equipo, el plazo
solicitado, otros datos como el presupuesto,
condiciones de entrega, requisitos para la
aprobación del producto.

Documentos de las órdenes de

compra/subcontratación con la finalidad de
asegurar que los productos y servicios
cumplen con los requisitos especificados.
Formato de la hoja de pedido de compra,
formato de la hoja de pedido de
subcontratación, formato de la hoja de
evaluación de proveedor, que son el registro
de la información solicitada a los proveedores
para su aceptación, formato de la hoja de no
conformidad de producto (para compras),
formato de la hoja de no conformidad de
servicio (para subcontrataciones).