A R T E A U L A A S O C I A C I Ó N C U LT U R A L

Guía para solicitar y justificar

subvenciones municipales
 Para que una Asociación ciudadana solicite y justifique de forma efectiva
una subvención municipal hay que seguir los siguientes pasos:

1. Leer con detenimiento las Bases Reguladoras para la concesión de la

subvención.

2. Comprobar que nuestro proyecto se desarrollará en el año de la con-

vocatoria.

En caso de que tenga una duración superior a un año, tendremos que

presentar un presupuesto concreto para la parte del proyecto que se ejecute
en el año de la convocatoria.

3. Comprobar en las Bases -en el epígrafe “Objeto y finalidad”- que nues-

tro proyecto o actividades se ajustan a la finalidad o el objeto de dichas ayu-
das.

Por ejemplo, si la convocatoria de ayudas tienen como finalidad “promo-

ver la creación, desarrollo y difusión de contenidos, productos, programas y
servicios culturales o potenciar la formación, profesionalización y vertebración
del sector cultural…” la Asociación podría solicitarlas para organizar talleres de
creación literaria en el barrio, excursiones a la biblioteca municipal, exposicio-
nes fotográficas, cursos de dibujo y pintura para los vecinos, etc…

4. En el epígrafe “Conceptos subvencionables” se describen con exacti-

tud las partidas que pueden ser cubiertas por la subvención. Hay que compro-
bar que las cantidades que vamos a solicitar pertenecen a estos conceptos.
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Por ejemplo: gastos generales como luz, agua, teléfono, etc. sueldos y
salarios, materiales de oficina, etc.

Hay que leer detenidamente en cada convocatoria cuáles son los con-
ceptos subvencionables para no llevarnos después sorpresas desagradables.

Las subvenciones más comunes en el Servicio de Participación Ciudada-

na y en los Distritos son:

-Proyectos de Ciudad o Proyectos de Distrito. Ejemplo: subvenciones para

la atención y reinserción sociolaboral de colectivos vulnerables; subvenciones
a proyectos de acción social para cubrir necesidades alimentarias en la ciudad
de Sevilla o en algún distrito, subvenciones para el desarrollo de proyectos de
apoyo a familias con menores y/o adolescentes con discapacidad; etc.

-Proyectos específicos. Ejemplo: actividades con motivo de la celebra-

ción del día de Andalucía, del Día de la Constitución, jornadas, conciertos, ex-
posiciones, veladas, cabalgatas, etc…
 -Gastos Generales de Funcionamiento

-Subvenciones en especie. Ejemplos: viajes y excursiones; castillos hin-

chables; animación sociocultural; servicios de alquiler, transporte, montaje y
desmontaje de escenarios; alquiler, transporte, instalación y manejo de equi-
pos de iluminación y sonido; transporte, colocación y recogida de sillas, mesas,
vallas, etc…

-Material Escolar en algunos distritos

5. En las Bases de la subvención debemos comprobar el ámbito territo-

rial que se establece para la ejecución del proyecto.

Cuando optemos a subvenciones municipales, nuestro proyecto deberá

realizarse en el municipio de Sevilla o en un Distrito de la ciudad: Casco Anti-
guo, Macarena, Nervión, Cerro-Amate, Sur, Triana, Norte, San Pablo-Santa Jus-
ta, Este-Alcosa-Torreblanca, Bellavista-La Palmera, Los Remedios.
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6. ¿Cuántos proyectos podemos presentar a una misma subvención?

Tenemos que comprobar en las bases si podemos presentar un solo proyecto a
dicha subvención, o si tenemos la opción de presentar más de uno.

7. Al presentar nuestro presupuesto, tenemos que tener claro qué por-

centaje máximo del coste total presupuestado nos pueden subvencionar, y
qué cantidad subvencionable límite establecen las bases. Estos porcentajes se
describen en “Conceptos subvencionables”.

Por ejemplo, si en las bases se especifica que “Se podrá conceder hasta
un máximo del 75% del coste presupuestado en la solicitud” y el coste total de
nuestro proyecto es de 3.000 euros, debemos saber que nos subvencionarían
hasta 2.250 euros.

8. Hay que conocer también qué cantidad económica mínima de sub-

vención establecen las bases. Esto dependerá de la disponibilidad presupues-
taria con la que cuente la Administración en cada convocatoria.

9. Debemos tener en cuenta que muchas subvenciones municipales son

incompatibles con otras solicitadas para el mismo proyecto. Es decir, no po-
demos solicitar varias subvenciones para un mismo proyecto. Este punto viene
bien claro en las Bases Reguladoras de las Subvenciones.

10. En las Bases Reguladoras, encontraremos un apartado denominado

“Beneficiarios”, donde debemos detenernos para comprobar que nuestro en-
tidad pueda optar a la subvención:
 a) Comprobar que los fines de nuestra asociación estén relacionados con
las actividades que se subvencionan.

b) Comprobar que nuestra asociación no concurre con determinadas cir-

cunstancias que nos impidan solicitar la subvención:

Estar condenados mediante sentencia firme a la pena de pérdida de po-

sibilidad de obtener subvenciones o ayudas públicas.
Ser insolventes, hallarse declarados en concurso, estar sujetos a inter-
vención judicial, etc…
Ser culpables, con resolución firme, en alguna causa con la Administra-
ción.
No estar al corriente en las obligaciones tributarias o frente a la Seguri-
dad Social
No estar al corriente de pago de obligaciones por reintegro de subven-
ciones
Tener la residencia en un paraíso fiscal
No incurrir en ninguna prohibición prevista en la Ley Orgánica 1/2000,
de 22 de marzo, reguladora del Derecho de Asociación.

11. Una vez hemos decidido solicitar la subvención debemos rellenar la

solicitud correspondiente y hacerlo correctamente, tal y como se explica en las
Bases Reguladoras.

Generalmente el modelo de solicitud viene incluido en el “Anexo I” de las

Bases, que normalmente se pueden descargar en la página web de la Adminis-
tración que convoca.

12. Junto a la solicitud, hay que entregar otra documentación adicio-

nal. Normalmente se trata de:
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a) La escritura de constitución o los Estatutos de la Asociación.

b) NIF o CIF de la persona, entidad, institución o fundación solicitante.
c) Documentos que justifiquen por parte de la Administración que la
persona que firma la solicitud ostenta actualmente el cargo de representante
de la Asociación.
d) DNI de la persona representante que firma la solicitud de la subven-
ción.
e) Una declaración responsable del solicitante de no estar incurso en
causas de incompatibilidad o prohibición para obtener subvenciones.
f ) Una declaración responsable del solicitante sobre la obtención o peti-
ción de otras subvenciones o ayudas para el mismo proyecto.
g) Documentación bancaria acreditativa de la titularidad de la cuenta del
solicitante donde haya que realizarse el pago de la subvención.
h) Un certificado de estar al corriente de sus obligaciones con la Agencia
Tributaria, con la Seguridad Social y con el Ayuntamiento de Sevilla.
 13. La solicitud de la subvención debe estar acompañada por la redac-
ción del Proyecto detallado para el que solicitamos la ayuda. En este proyecto
debemos incluir los siguientes puntos:

a) Título del proyecto

b) Descripción breve.
c) Objetivos del proyecto.
d) Destinatarios, indicando número y características.
e) Contexto social en el que se inserta nuestro proyecto.
f ) Participantes en el proyecto.
g) Recursos humanos, materiales y económicos con los que contaremos
para realizarlo.
h) Fecha de ejecución del proyecto.
i) Herramientas de comunicación pública del proyecto.
j) Medidas para la atención a la diversidad y políticas de igualdad de géne-
ro que se contemplan.
k) Desarrollo y aplicación de la ayuda que se solicita.
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14. Además debemos presentar un Presupuesto detallado de ingresos y

gastos de nuestro proyecto.

Elaboraremos un cuadro de ingresos y otro de gastos. Donde ambas

cantidades deben coincidir.

En el apartado de ingresos especificaremos los otros ingresos disponi-

bles, además de la ayuda. Es decir, debe figurar la cantidad solicitada junto al
resto de recursos con los cuenta la entidad para este proyecto. Estas aportacio-
nes ajenas a la ayuda podrán ser excepcionalmente en especie.

Ejm: Las cuotas de los asociados, otras ayudas o subvenciones con las
que cuente la Asociación, aportación de material por parte de alguna entidad
privada (cámaras de fotos, proyector de películas, material de pintura, etc…).

En el apartado de gastos podemos incluir los sueldos de los monitores,

los sueldos del personal de administración que trabaje para dicho proyecto,
los gastos de difusión publicitaria de nuestro proyecto, los gastos corrientes de
nuestro local.

Ejm: alquiler del inmueble, agua, electricidad, teléfono, conexión a Inter-

net, material de oficina, limpieza, mantenimiento y conservación, etc.

15. Tenemos que presentar también una Memoria de las actividades

similares realizadas anteriormente por nuestra Asociación.

Ejm. Si solicitamos ayuda para un taller de pintura, presentaremos una

memoria con otras actividades culturales o artísticas similares realizadas con
anterioridad donde demostremos nuestra experiencia en este ámbito (cursos
de dibujo artístico, talleres de óleo, exposiciones de artistas del barrio, etc…).
 16. En el apartado “Criterios de Valoración”, debemos comprobar qué
criterios empleará la administración a la hora de valorar nuestro proyecto. To-
dos estos aspectos debemos incluirlos y destacarlos al redactar nuestro Pro-
yecto.

Ejm. Que sea un proyecto innovador, singular, que coopere o colabore

con otros agentes culturales, la calidad del proyecto, la concreción del mismo,
la viabilidad del proyecto, la metodología de evaluación del mismo, etc…

17. Hay que cumplir con el Plazo límite para presentar nuestra solicitud,
en función de lo establecido en las Bases, teniendo en cuenta los días hábiles,
los días naturales, los periodos y las fechas concretas establecidas.
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Debemos prestar atención a la consideración de ‘días hábiles’. Se entien-

de que son días hábiles todos, salvo los domingos y los declarados festivos. Los
sábados, en general, salvo que sean festivos, se han considerado hasta hoy días
hábiles a efecto de cómputo de plazos. Aunque con la con la entrada en vigor
de la Ley 39/2015, a partir del día 2 de octubre de 2016, los sábados se exclu-
yen.

Si un día es hábil en nuestro municipio o nuestra Comunidad Autónoma,

y es inhábil en la sede del órgano administrativo donde vamos a solicitar nues-
tra subvención, o a la inversa, se considerará inhábil en todo caso.

En lo referente al registro electrónico, que entra en vigor el 2 de oc-

tubre de 2017, se rige a efectos del computo de plazos por la fecha y la hora
oficial de la sede electrónica de acceso.

El registro electrónico debe:

a) Permitir la presentación de documentos todos los días del año duran-

te 24 horas.
b) El inicio del computo de los plazos vendrá determinado por la fecha y
hora de presentación en el registro electrónico de cada Administración u Orga-
nismo.

Si se produce una incidencia técnica que imposibilite el funcionamiento

ordinario del sistema y hasta que se solucione, la Administración podrá deter-
minar una ampliación de los plazos no vencidos, debiendo publicar en la sede
electrónica la incidencia técnica y la ampliación del plazo.
 ¿Por qué el Registro electrónico?

La nueva Ley 39/2015 de Procedimiento Administrativo Común, tiene

como objetivo claro regular las relaciones entre las administraciones y los ciu-
dadanos, teniendo en cuenta el desarrollo de las tecnologías de la información
y la comunicación, por lo que la tramitación electrónica se determina como la
vía principal, siendo la excepción la tramitación en papel. La Ley establecía de
plazo para su entrada en vigor el 2 de octubre de 2016, aunque ofrece un año
más para la puesta en marcha del registro electrónico y del punto de acceso
general electrónico de la Administración.

A la hora de solicitar nuestra subvención a través del registro electrónico,

debemos tener en cuenta que debemos identificarnos electrónicamente ante
la administración pública a través de cualquier sistema con un registro previo
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que permita garantizar nuestra identidad. Podemos identificar nuestra firma

electrónica con tres sistemas principales:

Certificado electrónico
Sello electrónico
Sistemas de clave concertada (identificación) y otros que las administra-
ciones públicas consideren válido.

La firma electrónica será obligatoria para:

a)formular solicitudes
b) presentar declaraciones responsables o comunicaciones.
c) Interponer recursos
d) Desistir de acciones
e) Renunciar a derechos.

Las personas físicas podrán elegir si se comunican a través de medios

electrónicos o no salvo que estén obligadas. Sin embargo, las personas ju-
rídicas, como es el caso de las Asociaciones vecinales, están obligadas a
relacionarse con la Administración a través de medios electrónicos.

18. Es muy importante tener claro que si nos aprueban la ayuda:

a) Estamos obligados a ejecutar y justificar el 100% de la actividad

subvencionada
b) La cuantía económica no se podrá utilizar para otros fines distin-
tos a los solicitados.
c) Tendremos que ejecutar nuestro proyecto en el año en curso.
d) La justificación de la cantidad concedida deberá presentarse den-
tro del plazo establecido en las bases.
 e) Para la justificación de las subvenciones de proyectos específicos
y para las de gastos de funcionamiento, o de subvenciones en especie, existe
un modelo anexo a las Bases denominado ‘Cuadernillo de justificación’, que
debemos rellenar adecuadamente, donde incluiremos la siguiente informa-
ción:

1. Memoria en la que describiremos la actividad realizada explicando los

objetivos logrados.
2. Resumen económico explicativo de los gastos realizados imputables a
la subvención recibida.
3. Recibos y facturas originales de los gastos realizados generados por
la actividad objeto de la subvención, en los que deberá constar el nombre del
beneficiario y demás requisitos legalmente exigibles en relación a su conteni-
do.
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4. Declaración responsable del representante legal de la entidad de que

el proyecto subvencionado ha sido ejecutado íntegramente en los términos en
que fue solicitado, y haciendo referencia expresa a los medios de difusión (si
se exigen en las Bases), las fechas y lugares en que llevó a cabo dicha difusión.
Así mismo constará que el importe de la subvención ha sido destinado en su
integridad a las actividades para las que fue concedida.
5. Carta de pago expedida por la Tesorería del Ayuntamiento de Sevilla
acreditativa del reintegro de la cantidad no invertida, en su caso.
6. Cualquier documentación que se le solicite con el fin de controlar el
destino dado a las subvenciones para los que fue concedida la subvención.

No serán admisibles como justificación los gastos realizados para el cum-

plimiento de fines diferentes para los que fue concedida la subvención.

Los gastos deberán detallarse con precisión, no admitiéndose conceptos

como “gastos diversos”, “otros gastos”, “gastos varios” y conceptos similares.

Tampoco se admitirán como documentos justificativos las tarjetas tele-

fónicas, tickets, facturas o recibís de bares, restaurantes, taxis, etc...

f ) En caso de que no hayamos realizado correctamente la justifica-

ción de la subvención, la Administración nos concederá un plazo de varios días
(que se indicarán en las Bases), a contar desde la notificación del requerimien-
to, para subsanar los errores. Si transcurre el plazo y no los hemos corregido,
tendremos que proceder al reintegro de la subvención en los términos estable-
cidos en la convocatoria y en la normativa aplicable.
 19. El pago de la subvención se realizará en la cuenta bancaria propor-
cionada en la solicitud.

Hay que tener en cuenta que seguramente habrá que adelantar parte
del dinero. Pues tras la firma de la aceptación de la subvención nos abonarán
primero una parte de la cantidad otorgada (el porcentaje concreto vendrá es-
pecificado en las Bases, puede ser el 75% u otro porcentaje menor). Y cuando
finalicemos las actividades, tras presentar todos los documentos justificativos
de los pagos, nos abonarán la cantidad restante.

20. Pueden solicitarnos la devolución de la subvención, incluso con in-

tereses, en determinados casos:

a) Haber falseado las condiciones requeridas u ocultado determina-

dos datos.
b) Incumplir la actividad o el proyecto subvencionado.
c) No justificar los gastos de forma correcta.
d) No cumplir con algunos de los puntos establecidos en las bases.
e) Resistirnos o negarnos a que la Administración compruebe o con-
trole aspectos financieros o económicos de nuestra Asociación relacionados
con los fondos percibidos.