MANUAL BÁSICO DE CONTABILIDAD

Introducción a la Contabilidad
La contabilidad refleja y resume con números lo que le está sucediendo a su negocio en el mundo
real. Proporciona un método uniforme de presentar la condición financiera de la compañía a los
operadores, propietarios, banqueros e inversionistas. La contabilidad le permite medir el progreso de
su negocio y proporciona un criterio para medir los resultados de su compañía contra los resultados
de otras compañías.
Sistema de Partida Doble
El Sistema de Partida Doble es el método aceptado de la contabilidad mundial. El Sistema de Partida
Doble, como su nombre lo sugiere, requiere dos asientos por cada evento financiero. Pero, ¿que es
un asiento? Un asiento es realizado cuando usted asigna un importe a una cuenta. Si usted depositara
$100.00 en la cuenta de cheques de la corporación, el asiento podría verse como sigue:
Cuenta Importe
Chequera de la Empresa $100.00
Sin embargo, este asiento refleja solo un lado de la transacción. No le dice de donde provino el
dinero. Si estos $100.00 se originaron de una venta al menudeo, el asiento podría verse como sigue:
Cuenta Importe
Ventas al Menudeo $100.00
Estos dos asientos, cuando se colocan juntos, componen un doble asiento parecido a esto:
Cuenta Importe Importe
Chequera de la Empresa $100.00
Ventas al Menudeo $100.00
Como puede ver, usted ahora tiene un doble asiento, que refleja de donde provino el dinero y a
donde se fue. Esto es la función básica del sistema de partida doble.

Cuentas

El sistema de partida doble asigna los importes a las cuentas, los importes son fáciles, pero, ¿que hay
de las cuentas?
Las cuentas son categorías que usted utiliza para organizar su negocio. Existen seis tipos de cuentas
básicos:
Activos = Todas las cosas que un negocio tiene. Los activos incluyen cuenta de
cheques, inventario, mobiliario, etc. Si alguien le debe dinero, el dinero que le
deben es considerado como un activo.
Pasivos = Todas las cosas que un negocio debe, los pasivos incluso préstamos, tarjetas
de crédito, etc. Si usted debe dinero a alguien, este se considera como un
pasivo.
Capital = El capital es lo que sobra cuando usted resta sus pasivos de sus activos.
Ingresos = El dinero recibido por los productos y/o servicios vendidos.
Costo de Ventas = El costo directo de los productos y/o servicios vendidos. Materia prima, costo
de mano de obra, etc. son cuentas usuales de costo de ventas.
Gastos = El dinero pagado para operar el negocio, Herramientas, renta, servicio postal,
etc. son cuentas usuales de gastos.
Es una buena idea revisar esta lista y tomar unos minutos para pensar como debería usted utilizar
estos seis tipos de cuentas para organizar su negocio.

Estados Financieros

Estos seis tipos de cuentas —activos, pasivos, capital, ingresos, costo de ventas, y gastos— están
organizadas en dos estados financieros básicos: el balance general y el estado de resultados.
Las cuentas de activos, pasivos y capital se combinan para pintar un cuadro de la condición
financiera de un negocio en un punto del tiempo. Ellas se encuentran en el balance general. Las
cuentas de ingresos, costo de ventas y gastos se combinan para mostrar el resultado financiero
durante un periodo de tiempo. Ellas se encuentran en el estado de resultados.
Balance General = Un cuadro de la condición financiera de un negocio en un punto en el
tiempo. Contiene las cuentas de activos, pasivos y capital.
Estado de Resultados = El resultado financiero de un negocio durante un periodo de tiempo.
Contiene las cuernas de ingresos, costo de ventas y gastos.
Por ejemplo, si usted fuera a producir un balance general y un estado de resultados para Marzo del
2005, el estado de resultados mostrará las entradas (ingresos) y salidas (gastos) de dinero del negocio
para el mes completo de Marzo. El balance general mostrará la condición financiera de la compañía
en Marzo 31 del 2005 (activos, pasivos y capital).
El balance General. El balance general muestra la condición financiera de su negocio en un punto
del tiempo. Lista sus cuentas de activos, pasivos y capital.
Si examina la definición de estos tres tipos de cuenta, usted puede ver que ellos definen un punto del
tiempo. Los activos igualan todas las cosas que usted tiene en un punto del tiempo mientras que los
pasivos igualan todas las cosas que usted debe en un punto del tiempo. El capital es la diferencia
naturalmente, en el mismo punto en el tiempo. Por eso es que la definición del balance general es la
condición financiera de la compañía en un punto en el tiempo dado.
¿Entonces por qué se llama balance general? ¿Porqué no llamarlo estado de la condición financiera”
o ‘resumen del negocio”? Como el capital es lo que sobra después que usted resta sus pasivos de sus
activos, se deriva que los activos deben ser iguales a los pasivos más el capital. Y así es como un
balance general es presentado. Las cuentas de activos son totalizadas por un lado y las cuentas de
pasivos y capital son totalizadas por el otro lado. Cuando concuerdan los dos totales, lo cual debe ser
en un sistema de partida doble, ellas son consideradas en balance.
El Estado de Resultados. El estado de resultados muestra el desempeño de un negocio durante un
periodo de tiempo. Los resultados son reportados para un mes, trimestre, año o algún otro periodo de
tiempo. El estado de resultados lista sus cuentas de ingresos, costo de ventas y gastos. Las cuentas de
costo de ventas y de gastos son muy similares. Los negocios utilizan dos diferentes tipos de cuentas
para distinguir entre los costos directos relacionados a las ventas y los costos de operación de un
negocio.
Los costos de ventas y gastos son restados de los ingresos para calcular la utilidad (o pérdida) del
periodo. Por esos es que el estado de ingresos también es llamado Estado de Resultados.
Dónde se enlazan el Balance General y el estado de Resultados. Existe un enlace entre los dos
estados financieros. Es un enlace importante y un concepto clave. La utilidad o pérdida neta del
estado de resultados es asentada automáticamente a la sección de capital del balance general.
Si esto no sucede el balance general no podría balancearse. Abajo encuentra un ejemplo básico de
este asiento especial para hacer breve este ejemplo suponga que la única transacción que tiene lugar
fue la venta al menudeo por $100. Los libros se verían como esto:
Estado de Resultados

Ingreso 100.00
Costo de bienes 0.00
Gastos 0.00
Utilidad o perdida 100.00

Balance General
Activos
Chequera de la Corporación 100.00
Pasivos 0.00
Capital
Utilidades o pérdidas 100.00cr
Total de pasivos y capital 100.00cr

Este balance general y estado de resultados refleja el asiento realizado anteriormente por la venta al
menudeo de $100.00. Usted realizó un doble asiento: $100.00 a la cuenta de cheques y $100.00 a la
cuenta de ingresos por ventas. Asumiendo que no existen otros asientos, el balance general y estado
de resultados deberían verse como los de arriba.
En el ejemplo, la cuenta de capital para la Utilidad o Pérdida refleja el asiento automático de la
utilidad por $100.00. Sin éste, las cuentas de activo no igualarían el total de las cuentas de pasivos y
capital, y el balance general no estaría balanceado.

Cargos y Abonos

Una vez que usted haya dominado los seis tipos de cuentas y los dos estados financieros, los
siguientes conceptos a aprender son los cargos y abonos. En el sistema de partida doble, todo
importe es clasificado como un impone de cargo o un importe de abono. Y cada una de las seis tipos
de cuentas — activos, pasivos, capital, ingresos, costos de ventas y gastos—-son clasificadas como
cuentas de cargo o cuentas de abono. Las cuentas de activos, costos de ventas y gastos son llamadas
cuentas de cargos porque sus saldos generalmente son importes de cargo. Los otros tres tipos de
cuenta son cuentas de abono porque sus saldos generalmente son importes de abono.
Aunque es de gran ayuda tener un buen conocimiento de como trabajan los cargos y los abonos, no
es necesario para utilizar EASY. En la mayoría de las transacciones, EASY calcula los importes
correctos de cargo y abono por usted.
Como los cargos y abonos no siguen ninguna regla obvia, es difícil recordar cuales cuentas
normalmente tienen un saldo deudor. Si usted recuerda que los activos son cargos, se deduce que los
pasivos y capital son abonos. Si usted recuerda que las ventas son abonos, se deduce que los costos
de ventas y gastos son cargos.
En el balance general, los activos —las cosas que usted tiene— son buenos y son cargos. Los
pasivos —las cosas que usted debe— son malos y son abonos. En el estado de resultados, las cuentas
de ingresos —las entradas de dinero— son buenas y son abonos. Las cuentas de gastos —salidas de
dinero—son malas y son cargos. El siguiente diagrama muestra las cuentas y el signo que ellas
llevan (saldo normal).

Cuenta Saldo Normal Descripción

Activos cargo = Todas las cosas que un negocio tiene.
Pasivos abono = Todas las cosas que un negocio debe.
Capital abono= La diferencia entre lo que se tiene y lo que se debe.
Ingresos abono = El dinero recibido por productos y/o servicios
vendidos.
Costo de Ventas cargo = El costo directo de los productos y/o
servicios vendidos.
Gastos cargo = El dinero pagado para operar el negocio.
La Regla Básica de los Cargos y Abonos. Toda transacción del sistema de partida doble debe estar
balanceada; esto es, los importes de los cargos deben ser iguales a los importes de los abonos.
Algunos Ejemplos. Su cuenta de cheques es un activo. Los activos son cuentas deudoras. Si su
cuenta de cheque tiene $100.00, un contador diría que tiene un saldo deudor de $100.00. Para
registrar el depósito, usted cargaría la cuenta. Para registrar un retiro, usted abonada la cuenta.
Los pasivos son lo opuesto a los activos; ellos son cuentas acreedoras. Si usted tiene una tarjeta de
crédito con un saldo de $500.00, un contador diría que tiene un saldo acreedor de $500. Cuando
usted realiza un cargo a la tarjeta usted abonaría la cuenta. Cuando usted paga el cargo de la tarjeta,
usted carga la cuenta.
Las cuentas de ingresos son cuentas acreedoras. Para registrar una venta, simplemente abone la
cuenta de ingresos.
Las cuentas de gastos (y costos de ventas) son cuentas deudoras. Para registrar una factura de
herramientas, solo cargue la cuenta de gastos.
Una Transacción Sencilla. Ahora, veamos la venta al menudeo de $100.00 del principio de este
capítulo. Usted vende productos equivalentes a cien dólares y deposita el dinero en su cuenta de
cheques. Agregue $100.00 a la cuenta de ventas al menudeo al asentar un abono de $100.00.
Agregue $100.00 a su cuenta de cheques al asentar un cargo de $100.00. El importe del cargo es
igual al importe de abono; la transacción está balanceada.
Conclusión. Como usted pudo haber adivinado, por ahora el sistema de partida doble puede y ha
causado una gran confusión. Un asiento sencillo parece simple, pero mientras diferentes tipos de
asientos son agregados a los libros de la compañía, el sistema se vuelve más complejo y más difícil
de entender. Nosotros diseñamos EASY para hacer la mayor parte de la contabilidad confusa.

Contabilidad con Base al Efectivo contra Contabilidad Acumulativa

En los negocios existen dos tipos de contabilidad: con base al flujo de efectivo y acumulativa. En la
contabilidad con base al flujo de efectivo usted registra los ingresos el día que usted recibe los pagos
del cliente y registra los egresos el día que usted paga las facturas. En la contabilidad acumulativa
usted registra los ingresos el día que son vendidos, no cuando el cliente los paga. Usted registra los
gastos el día que usted recibe los bienes o servicios, no cuando usted llega a pagarlos.
Con la contabilidad acumulativa, una cuenta de cuentas por pagar es utilizada para “ajustar el tiempo
de sus compras, y una cuenta de cuentas por cobrar es utilizada para “ajustar el tiempo” de sus
ventas.
Un Ejemplo Sencillo. Usted vende $100.00 de productos en Enero con términos de 30 días. Esto
significa que usted obtendría el pago hasta Febrero. Como envió los artículos en Enero, con la
contabilidad acumulativa, usted debe registrar la venta en Enero aunque no haya recibido dinero.
Al contabilizar esta transacción usted debe tener una cuenta de activo para registrar el dinero que le
deben. Esta usualmente es llamada una cuenta de cuentas por cobrar. Para registrar la venta, en
Enero usted abonaría su cuenta de ingresos con $100 y pasaría a su cuenta de cuentas por cobrar un
cargo por $100.00. Cuando usted obtiene el pago en Febrero, usted sacaría el dinero de su cuenta de
cuentas por cobrar y lo colocaría en su cuenta de cheques, al abonar las cuentas por cobrar, y
cargando su cuenta de cheques.
 GLOSARIO DE TERMINOS

Abono En el lado “derecho” del diario (un importe de cargo ocupa el

lado izquierdo), un importe de abono incrementa el saldo de las
cuentas con un saldo acreedor y reduce el saldo de las cuentas
con un saldo deudor.
Las cuentas que regularmente llevan un saldo acreedor son las
cuentas de pasivo, capital e ingresos.
Acciones Comunes El interés de los propietarios en la compañía. Está comprendido
del importe invertido por los propietarios más las utilidades del
ejercicio actual y las utilidades de ejercicios anteriores.
Aclarado Un cheque o depósito está aclarado cuando su banco ajusta el
saldo de su cuenta para éste.
Actividad Algo para lo cual usted desea registrar los ingresos y egresos.
En EASY una actividad puede ser un centro productivo, una
línea de producto o cualquier otro subconjunto de su negocio
que requiere un estado de resultados por separado.
Activos Los activos son cosas que usted tiene. Su cuenta de cheques es
una cuenta de activo. También lo es su computadora. Si alguien
debe dinero, también es un activo.
Los activos que se pueden convenir en efectivo dentro de un
periodo relativamente corto (menos de un año) son Llamados
activos circulantes. Las cosas que toman tiempo en convertirse
en efectivo, como el edificio de una fabrica, son llamadas
activos fijos.
Los activos generalmente tienen un saldo deudor.
Activos Circulantes Los activos que se convertirán en efectivo dentro del ciclo
normal de operaciones de un año, o menos, son llamados
activos circulantes.
Algunos de sus activos circulantes son sus cuentas de cheques y
cuentas de ahorros, la cuenta de cuentas por cobrar y la caja
chica. Los activos circulantes generalmente no pierden su valor
durante el tiempo.
Los activos circulantes regularmente tienen un saldo deudor.
Como regla general, entre más nuevo es un activo más cerca se
encuentra del inicio de su catálogo de cuentas.
Activos Fijos Los activos que tienen una vida relativamente larga. Sus
edificios, carros y computadoras son activos fijos.
Los activos fijos generalmente son depreciados; esto es, ellos
pierden algo de su valor mientras los utiliza.
Agenda Un registro de los eventos para cada registro del expediente.
Antigüedad: Cuentas por Cobrar El número de días entre la facturación a un cliente y una fecha
de antigüedad (generalmente el día de hoy).
Antigüedad: Cuentas por Pagar
Año Fiscal
Aplicar Nota de Débito
Aplicar Nota de Crédito
Artículo
Balance General
Balance de Comprobación
Capital
El número de días entre la recepción de una factura de un
proveedor y una fecha de antigüedad (generalmente el día de
hoy).
El periodo de 12 meses que usted utiliza para definir su año
contable. EASY no requiere que concuerde con el año
calendario. EASY también proporciona 13avo. periodo
opcional para realizar los ajustes de fin de año que usted no
desea que afecten a un mes en particular.
Cuando devuelve algo aun proveedor, usted debe registrar una
compra que tenga un saldo acreedor negativo. Esta es llamada
nota de débito. Liquidar este importe negativo es llamado
Aplicar Nota de Débito.
Utilice la función Aplicar Notas de Débito para depositar un
cheque de reembolso del proveedor o para aplicar el importe a
otra compra abierta.
Cuando alguien devuelve algo, usted registra una factura que
tiene un saldo deudor negativo. Esta es llamada nota de crédito.
La liquidación de este importe negativo es llamada Aplicar
Nota de crédito.
Utilice la función Aplicar Notas de Crédito para elaborar un
cheque de reembolso o para aplicar el importe a otra factura
abierta.
Una unidad de la lista de artículos de EASY. Un artículo puede
ser un inventario físico, como un par de zapatos, o puede ser no
físico como una hora de su tiempo.
El balance general es una fotografía de la condición financiera
de una compañía en un punto del tiempo. Un balance general
contiene un listado de las cuentas de activos, pasivos y capital
de la compañía.
Es llamado balance general porque el valor total de las cuentas
de activo siempre es igual al valor total de las cuentas de pasivo
y capital.
Es un reporte que muestra toda la actividad para una cuenta o
cuentas dentro de un rango seleccionado de fechas. Muestra el
saldo de la cuenta al principio del rango de fechas, la actividad
dentro del rango de fechas, y el saldo final, al final del rango de
fechas.
El balance de comprobación es una herramienta de utilidad para
revisar sus asientos antes de realizar su proceso de fin de
periodo.
El valor neto de una compañía. La parte de capital de una
compañía es igual a sus activos menos sus pasivos.
Capital es un tipo de cuenta en EASY. Generalmente lleva un
saldo acreedor. Algunas cuentas de capital comunes son
 Resultado del Ejercicio, Resultado de Ejercicios Anteriores y
Capital en Acciones.
Capital Invertido La cantidad de dinero pagado por las acciones comunes arriba
del valor par.
Cargo En el lado “izquierdo” del diario (el importe de abono ocupa el
lado “derecho”, un importe de cargo incrementa el saldo de las
cuentas con un saldo deudor y reducen el saldo de las cuentas
con un saldo acreedor.
Las cuentas que regularmente llevan un saldo deudor son las
cuentas de activo, costo ventas y gastos.
Catálogo de Cuentas Una lista de todas sus cuentas de activos, pasivos, capital,
ingresos, costo de ventas, gastos, otros ingresos, y otros gastos.
Categoría Un código de una letra utilizado para ordenar y seleccionar los
registros del expediente.
Centros Productivos Un subconjunto de su negocio para el cual usted desea registrar
los ingresos y gastos.
EASY llama actividades a los centros de costos.
Cliente Alguien a quien usted le vende bienes o servicios. Con EASY,
usted debe registrar un cliente antes que usted pueda registrar el
saldo de una cuenta por cobrar.
Compra Abierta Una compra con un saldo acreedor pendiente.
Compra Cerrada Una compra que ha sido pagada completamente.
Compra Histórica Una compra realizada antes de utilizar el módulo Compras y
Cuentas por Pagar de EASY.
EASY requiere que usted registre las compras históricas que
componen el saldo de la cuenta ligada de cuentas por pagar
antes que usted pueda utilizar el módulo Compras y Cuentas
por Pagar.
Compra Pendiente Con EASY cuando realiza una compra pero aun no ha recibido
los bienes o servicios, usted puede elaborar una compra
pendiente.
Una compra pendiente no registra la compra ni incrementa su
inventario. Simplemente conserva la compra archivada para ser
registrada cuando los bienes o servicios son recibidos.
Un pago aplicado a una compra pendiente es tratado como un
depósito.
Conciliar El proceso de revisar que sus registros concuerden con los
registros del banco.
Costo de Ventas Algunas veces llamado “costo de los bienes vendidos”, este tipo
de cuenta trabaja en forma similar a una cuenta de gastos. La
única diferencia es dónde aparece en el estado de resultados.
Las cuentas de costos de ventas aparecen después de sus
cuentas de ingresos, antes de las cuentas de gastos. Los costos
 de ventas son restados de sus ingresos para producir la utilidad
bruta. Sus gastos son restados de su utilidad bruta para producir
la “utilidad neta”.
Con EASY, no se necesita que ud. utilice las cuentas de costo
de ventas.
Costo del Artículo El costo de un artículo del inventario. EASY utiliza el costo
promedio. Esto es, integra el costo de todas sus compras de los
artículos actualmente en existencia y lo divide por el número de
artículos.
Cuenta Las cuentas son categorías que usted desea utilizar para
organizar su negocio. Las cuentas en EASY son una de las ocho
categorías: activos, pasivos, capital, ingresos, costo de ventas,
gastos, otros ingresos, otros gastos.
Cuenta Contra Una cuenta que por lo regular lleva el saldo opuesto de las
cuentas del mismo tipo. Los activos, por ejemplo, regularmente
tienen un saldo deudor. Una cuenta contra-activo común es la
depreciación acumulada de un activo.
Al utilizar una cuenta contra, usted puede mostrar el
equivalente de $12,000 de un carro de la compañía al listar el
activo como un precio de compra de $15,000 seguido por el
saldo de -$3,000 de la cuenta de depreciación acumulada.
Cuenta de Caja Donde el dinero es conservado entre dejar las manos del cliente
y es depositado en el banco. Muchos negocios establecen su
cuenta de caja como una cuenta de activo.
Cuenta de Control Una cuenta de control en EASY es utilizada para agrupar juntas
otras cuentas para tener claridad en los reportes. Usted no puede
afectar una transacción a una cuenta de registro.
Cuenta de Registro Una cuenta de EASY a las cuales pueden ser asignadas
transacciones.
Cuentas de Reparto En EASY, cuando elabora un cheque o registra un depósito, las
cuentas de reparto son las cuentas de gastos, ingresos, etc., que
balancean la transacción.
Cuenta Ligada Las cuentas ligadas son las que utiliza EASY para afectar sus
transacciones de inventario, ventas y compras. Por ejemplo,
cuando liga sus cuentas de cuentas por cobrar, usted está
indicándole a EASY que cuentas afectan el saldo deudor de una
venta.
Cuentas Malas El dinero que le deben y que tiene muy poca posibilidad de que
sean pagadas. Muchos negocios crean una cuenta contra activo
para aproximar el valor de sus cuentas malas. De esta forma,
ellos tienen una idea clara del valor actual de sus activos.
Cuentas por Cobrar Lo que alguien le debe por los artículos o servicios enviados.
En EASY, la cuenta de cuentas por cobrar es una cuenta de
activo. En cualquier momento que usted registre una venta en el

Cuentas por Pagar
Depósitos a Proveedores
Depósitos de Clientes
Depreciación
Depurar
Descuento: Compra al Mayoreo
Descuento: Pronto Pago
Diario
Diario General
módulo Ventas y Cuentas por Cobrar el saldo no pagado de la
venta es agregado al saldo de su cuenta de cuentas por cobrar.
Cada vez que usted registra un pago del cliente, utilizando la
función Aplicar Pagos del módulo Ventas y Cuentas por
Cobrar, el importe es restado del saldo de su cuenta de cuentas
por cobrar.
Lo que usted le debe a alguien por los artículos o servicios
recibidos. En EASY la cuenta de cuentas por pagar es una
cuenta de pasivo. En cualquier momento que usted registre una
compra en el módulo Compras y Cuentas por Pagar, el saldo no
pagado de la compra es agregado a su cuenta de cuentas por
pagar. Cada vez que usted paga una factura, utilizando la
función Realizar Pagos del módulo de Compras y Cuentas por
Pagar, el importe es restado del saldo de su cuenta de cuentas
por pagar.
Los anticipos pagados por los bienes O servicios aún no
recibidos. Los depósitos a proveedores son conservados en una
cuenta de tipo activo.
Los anticipos recibidos por los bienes O servicios aún no
enviados. Los depósitos de los clientes son conservados en una
cuenta de tipo pasivo. Cuando un cliente realiza un pago contra
venta pendiente, EASY lo trata como un depósito.
La asignación de gastos al costo de un activo durante un
periodo de tiempo.
La mayoría de los contadores crean una cuenta contra-activo
para registrar la depreciación de un activo. Vea Cuenta Contra.
Una transacción típica de depreciación abona la cuenta contra
activo y carga a una cuenta de gastos de depreciación. La
depreciación es registrada a menudo como un asiento al diario
general.
El acto de borrar la información vieja. EASY le permite depurar
asientos de diario, ventas cenadas, compras cerradas, y eventos
(Agenda).
El importe descontado de un costo de un artículo debido a un
arreglo especial del proveedor o cliente.
El importe descontado del saldo deudor a cambio de pagar
dentro de un número de días previamente acordado.
Un diario es una herramienta para organizar sus asientos
contables. EASY, agrupa todos los asientos en uno de seis
diarios: General, Egresos, Ingresos, Ventas, Compras, O
Inventario.
Un diario simplemente es una herramienta para organizar.
Un diario es una herramienta de organización de gran ayuda.
Liga las transacciones parecidas para un fácil acceso. En EASY
 el diario general registra las transacciones que no pertenecen a
los diarios de Ventas, Compras, Inventario, Egresos e Ingresos.
Días de Descuento El número de días de una venta o compra dentro los cuales el
pago del saldo deudor da el derecho al deudor a un descuento.
Egresos de Efectivo “La salida de dinero”. Todo el dinero asignado con las
funciones Elaborar cheques, Anticipo (Compra), Realizar
Pagos, y Elaborar Cheques de Reembolso (Aplicar Notas de
Crédito) es registrado como un egreso de dinero y asentado en
el Diario de Egresos.
Empezar Nuevo Año Después que han sido registradas todas las transacciones de un
año fiscal, usted debe empezar un año fiscal nuevo.
Además de depurar sus transacciones viejas, empezar un año
fiscal nuevo pasa el saldo de la cuenta resultado del ejercicio a
la cuenta resultado de ejercicios anteriores e inicializa a cero el
saldo de sus cuentas de ingresos, costos de ventas y gastos.
Estado de Resultados También llamado estado de ingresos, el estado de resultados
muestra el desempeño de su compañía durante un periodo de
tiempo. Un estado de resultados de EASY empieza con los
ingresos. Luego resta los costos de ventas para producir una
utilidad bruta. Los gastos son restados de la utilidad bruta para
producir la utilidad de operación. Las cuentas de otros ingresos
son agregadas a la utilidad de operación y las cuentas de otros
gastos son restadas de la utilidad de operación para producir la
utilidad neta.
Estados Financieros El balance general y el estado de resultados. El balance general
es la imagen financiera de su compañía en un punto del tiempo.
El estado de resultados muestra el desempeño financiero
durante un periodo de tiempo.
Factura El registro escrito de una venta.
EASY maneja dos tipos de factura: artículos o servicios. Una
factura de artículos es utilizada para vender las cosas de su lista
de artículos. Una factura de servicios es utilizada para vender
las cosas que usted no tiene en su lista de artículos.
Factura de Artículos El registro escrito de una venta de algo de la lista de artículos de
EASY.
Factura de Servicios El registro escrito de una venta de algo que no se encuentra en
la lista de artículos de EASY.
Factura Pendiente Con EASY, cuando realiza una venta pero aún no han sido
enviados los bienes o servicios, usted puede elaborar una venta
pendiente.
Una factura pendiente no registra la venta, ni reduce su
inventario. Simplemente conserva la factura archivada para ser
registrada cuando los bienes o servicios son enviados. Un pago
aplicado a una factura pendiente es tratado como un depósito.
Fecha de Envío
Fecha de Próximo Evento
Fin de Año
Flujo de Efectivo
Fuera de Balance
Gastos
Gastos Acumulados
Gastos Pagados por Adelantado
Información de la Compañía
Ingreso
Ingreso de Efectivo
La fecha en la cual una venta pendiente o compra pendiente es
enviada. Si una venta pendiente no es enviada a partir de esta
fecha de envío, un aviso es afectado a la Lista de Pendientes de
EASY.
En la Agenda de EASY, la fecha de próximo evento es la fecha
que usted prometió estar en contacto con la persona.
Una vez que el contacto es realizado usted borrara la fecha del
próximo evento de la agenda. De lo contrario, esta se mostrará
en su Lista de Pendientes.
El final de su año Fiscal. No necesariamente concuerda con el
final del a calendario. Vea Empezar Nuevo Año.
El flujo neto de las entradas de dinero menos las salidas de
dinero durante un rango de fechas seleccionado.
Cuando el total de los importes de abono es igual al total de los
importes de cargo en una transacción, se encuentra fuera de
balance.
EASY no le permite registrar una transacción fuera de balance.
Los costos asociados con la operación de un negocio. Gastos
con un tipo de cuenta en EASY. Generalmente lleva un saldo
deudor.
Estos son los gastos por los bienes o servicios recibidos, pero
que aún no han sido facturados. Una vez facturados se
convierten en una cuenta por pagar.
Algunas veces usted paga (generalmente un servicio) por
anticipado antes de recibir. Los gastos pagados por adelantado
son activos.
Un buen ejemplo de los gastos pagados por adelantado es su
pago de seguros. Supongamos que su seguro cuesta $100.00
mensuales. Al principio del año, usted paga $1,200.00 por un
seguro anual. El importe $1,200.00 es un gasto pagado por
adelantado y es registrado como un activo. Cada mes, mientras
“hace uso’ de su seguro. Usted necesita pasar $100.00 de la
cuenta de activo de gastos pagados por adelantado a su cuenta
de gastos por seguros.
Encontrada en el módulo Sistema, la información de la
compañía contiene el nombre, domicilio, RUC, además de la
información relacionada con el año fiscal de su compañía.
Entrada de una venta de bienes o servicios. Ingresos es un tipo
de cuenta en EASY. Generalmente lleva un saldo acreedor.
Las entradas de dinero. Todo el dinero asignado con las
funciones Realizar Depósitos, Anticipos en Ventas, Aplicar
Pagos y Depositar Reembolsos (Aplicar Notas de Débito) es
registrado como un ingreso de efectivo y asentado en el Diario
de Ingresos.
Ingresos Netos
Intereses Moratorios
Inventario
Invertir
Mayor General
Mes de Conversión
Método Acumulativo
Método con Base al Efectivo
Nota de Débito
Nota de Crédito
Número de Cuenta
Orden de Compra
El total de todas las cuentas de ingreso menos la suma de sus
gastos y costos de ventas. También llamado Utilidad Neta.
El importe agregado a un saldo pendiente como un cargo por
pagos retrasados.
Los artículos físicos conservados para ventas posibles a un
cliente. La mayoría de los contadores registra un valor del
inventario en una cuenta de activo circulante.
El proceso de contrarrestar o neutralizar una transacción
equivocada al registrar una nueva transacción con los mismos
importes, pero con signos opuestos.
Este es donde se encuentra junta toda su información contable
(ventas, compras, inventario, ingresos, egresos). Usted puede
trazar sus estados financieros (balance general y estados de
resultados) a partir del mayor general.
El mes en el cual usted comienza a registrar transacciones en
EASY.
Este es un método contable que registra la venta o compra de
bienes y servicios en el momento en que ellos son enviados, no
en el momento en que son pagados.
Lo opuesto al método de la contabilidad acumulativa. El
método de la contabilidad con base al efectivo registra la venta
o compra de bienes y servicios en el momento que ellas son
pagadas, no cuando son enviadas.
En EASY una nota de débito es una factura con un saldo deudor
negativo.
Generalmente causada por una devolución o un ajuste, la nota
de débito es ajustada utilizando la función Aplicar Notas de
Débito. Ahí usted puede depositar un cheque de reembolso del
proveedor o aplicar el importe a otra cuenta por pagar abierta.
En EASY, una nota de crédito es una venta con un saldo deudor
negativo.
Generalmente causada por una devolución o ajuste, una nota de
crédito es ajustada con La función Aplicar Notas de Crédito.
Ahí usted puede elaborar al cliente un cheque de reembolso o
aplicar el importe a otra cuenta por pagar abierta.
El número de cuenta es lo que identifica la cuenta. Las cuentas
de EASY deben tener un número único.
El registro escrito de una compra a un proveedor. EASY maneja
dos tipos de órdenes de compra: artículos o servicios. Una
orden de compra de artículos es utilizada para comprar cosas de
su lista de artículos. Una orden de compra de servicios es
utilizada para comprar cosas que no están en su lista de
artículos.
Orden de Compra de Artículos El registro escrito de una compra de algo de la lista de artículos
de EASY.
Orden de Compra de Servicios El registro escrito de una compra de algo que no se encuentra
en la lista de artículos de EASY.
Otras Compras Utilizadas en EASY para registrar las compras de no-artículos
que no requieren una orden de compra impresa.
Otras Ventas Utilizadas en EASY para registrar las ventas de no-artículos que
no requieren una factura impresa.
Otros Gastos Un tipo de cuenta de EASY utilizado para registrar los gastos
que no están directamente relacionados con las operaciones de
su compañía.
Utilice las cuentas de otros gastos para registrar los gastos que
están fuera de la operación normal de su negocio, como los
intereses de los préstamos, multas, etc. Cuando usted observa su
estado de resultados, EASY reduce estos costos de los costos de
operación y le da una imagen más clara de sus operaciones.
Las cuentas de otros gastos generalmente tienen un saldo
deudor.
Otros Ingresos Un tipo de cuenta de EASY utilizado para registrar los ingresos
que no están directamente relacionados con las operaciones de
su compañía.
Utilice las cuentas de otros ingresos para registrar los ingresos
que están fuera de la operación normal de su negocio, como los
ingresos por intereses. Cuando usted observa su estado de
resultados, EASY, reduce estos ingresos de sus ingresos de
operación y le da una visión más clara de sus operaciones.
Las cuentas de otros ingresos generalmente tienen un saldo
acreedor.
Pasivo Los pasivos son las cosas que usted debe. Su préstamo de
capital para trabajar es un pasivo. Su cuenta de cuentas por
pagar, que es lo que usted le debe a alguien por una compra,
también es un pasivo.
Los pasivos que se deben dentro del siguiente año son llamados
“pasivos circulantes” o “pasivos a corto plazo”. Cuando un
pasivo se debe por más de un año, es llamado “pasivo a largo
plazo”.
Los pasivos regularmente tienen un saldo acreedor.
Pasivos a Largo Plazo Algo que usted debe que lo tiene que pagar por al menos un
año.
Pasivo Circulante Los pasivos que se pagan dentro del ciclo normal de
operaciones de un año, o menos, son llamados pasivos
circulantes o pasivos a corto plazo.
Cuando registra un pasivo que se va a pagar durante los
siguientes años, muchos contadores lo dividen en dos pasivos.

Periodo Cerrado
Periodo Contable
Proceso de Fin de Periodo
Proveedor
Proveedor Principal
Presupuestos
Registro de Auditoria
Resultado Ejercicios Anteriores
Resultado del Ejercicio
La parte que se va a pagar dentro del siguiente año es asignada
como un pasivo a corto plazo, el resto es asignado a un pasivo a
largo plazo.
Un periodo contable en el cual todos los asientos están
completos. EASY no requiere que usted activamente cierre un
periodo. Sin embargo, con la función Configurar a EASY usted
puede prevenir la afectación accidental de un periodo cerrado.
Un subconjunto de su año fiscal, EASY trata los meses como
un periodo contable separado. Además EASY proporciona un
l3avo. Periodo opcional para los ajustes del fin de año.
Los pasos seguidos cuando todos los asientos han sido
realizados para un mes. En EASY estos pasos incluyen:
• Conciliar sus cuentas bancarias
• Utilizar el balance de comprobación para verificar sus
asientos.
• Imprimir sus estados financieros
• Respaldar su información
• Cambiar el mes de afectación accidental de la función
Configurar a EASY.
Alguien a quien usted le compra bienes o servicios. En EASY
usted debe registrar un proveedor antes que usted pueda
registrar el saldo de una cuenta por pagar.
En EASY, el proveedor principal es el proveedor al cual usted
generalmente compra un artículo en particular.
Cuando su Lista de Pendientes dice que usted se encuentra por
debajo de un artículo, si el artículo tiene un proveedor principal,
seleccione la flecha e EASY, crea automáticamente una orden
de compra.
La actividad neta mensual esperada de una cuenta. Los
presupuestos son útiles para la planeación del futuro y el
análisis del desempeño actual contra el desempeño planeado.
Una lista de las transacciones que componen el saldo de una
cuenta o cuentas.
El dinero de utilidades de años anteriores que ha sido dejado en
la compañía.
Al final de un año fiscal cualquier utilidad o pérdida de dinero
durante el año fiscal es transferido a la cuenta resultado de
ejercicios anteriores.
La cuenta resultado de ejercicios anteriores de una cuenta de
capital.
El resultado del ejercicio es una cuenta de tipo capital. Su saldo
es igual a sus ingresos menos el costo de ventas y gastos. El
resultado del ejercicio cero al principio de un año fiscal,
 Mientras transcurre el año fiscal, el resultado del ejercicio es
conservado como el total corriente.
Cuando usted empieza un nuevo año fiscal el resultado del
ejercicio es inicializado a cero al pasar su saldo a la cuenta
llamada Resultados de Ejercicios Anteriores.
Resumir Transacción Una función de EASY que le permite observar un asiento de
diario antes que sea registrado. La función Resumir
Transacción, es de particular ayuda para aquellas transacciones,
como las facturas y órdenes de compra, para la cuales el asiento
de diario no es inmediatamente obvio.
La función Resumir Transacción es encontrada en el menú
consulta.
Saldo La suma de todo el dinero agregado y restado de una cuenta.
Saldo de Apertura El valor de una cuenta a partir de su mes de conversión a
EASY.
Saldo Histórico El saldo de una cuenta antes de convertir sus registros a EASY.
Usted no necesita registrar los saldos históricos en EASY.
Sistema de Partida Doble Un método contable en el cual cada asiento está balanceado con
otro asiento.
Un sistema de partida doble correcto siempre proporciona un
conjunto balanceado de libros; esto es, el valor total de sus
cuentas de activos será igual al valor total de sus cuentas de
activos y capital.
Sistema de Punto de Venta Registra e imprime facturas mientras son realizadas para el
cliente.
Términos de Crédito Los términos son los acuerdos que gobiernan el número de días
entre el envío y el pago, los descuentos por pronto pago y los
cargos de intereses moratorios.
Con EASY, usted puede establecer los términos asumidos para
todos los clientes cuando registra sus cuentas ligadas de cuentas
por cobrar con la función.
Usted puede pasar por alto los términos asumidos para cada
registro.
Transacción Un asiento en EASY que afecta una cuenta o cuentas.
Transacciones Repetitivas Una asiento contable que es realizado periódicamente, como la
nómina semanal, renta mensual, etc.
EASY le permite establecer cheques, depósitos y asientos al
diario general repetitivos.
Utilidad La utilidad tiene diferentes formas:
El total de todas las cuentas de ingresos menos sus costos de
ventas es llamado “utilidad bruta”.
 El total de todas sus cuentas de ingresos menos sus costos de
ventas y sus gastos es llamado “utilidad de operación”.
Cuando usted resta las cuentas de otros gastos y agrega las
cuentas de otros ingresos a la utilidad de operación usted tiene
una utilidad neta”.
Utilidad Bruta La utilidad bruta son sus ingresos menos los costos de yernas.
Utilidad Neta El total de todas las cuentas de ingresos menos la suma de sus
gastos y costos de ventas. También llamado “Ingresos Netos”.
Utilidad de Operación Su utilidad antes de considerar los tipos de cuenta “otras
compras” y “otros gastos”.
Valor Par Es el importe establecido de as acciones de una compañía. La
mayoría de las veces tiene muy poco que hacer con el valor
actual de la acción.
Venta Abierta Una venta con un saldo deudor pendiente.
Venta Cerrada La venta que ha sido pagada completamente.
Venta Histórica Una venta realizada antes de utilizar en módulo Ventas y
Cuentas por Cobrar de EASY. EASY requiere que usted
registre las ventas históricas que componen el saldo de la cuenta
ligada de cuentas por cobrar antes que usted pueda utilizar el
módulo Ventas y Cuentas por Cobrar.
Además, EASY conserva mensualmente las cifras de las ventas
de un artículo, cliente o agente. Marque la opción Historia de
Ventas en la ventana de información del articulo o registro